nOva - Pôle Services à la Personne PACA

Mémento pour les Organismes
de Services à la Personne (OSP)
Dernière mise à jour : novembre 2011
Version nOva V3
Extranet nOva
Table des matières
Bienvenue dans l'Extranet Nova.......................................................................................................... 5
Quoi de neuf dans nOva ? .................................................................................................................... 6
Première connexion .............................................................................................................................. 7
nOva - Prise en main ............................................................................................................................. 8
Les acteurs .......................................................................................................................................... 8
Structure, menus et navigation ............................................................................................................ 9
Consultation et mise à jour ................................................................................................................ 10
nOva - Principe de saisie des demandes.......................................................................................... 12
Plusieurs dispositifs ........................................................................................................................... 12
Trois types de demandes................................................................................................................... 13
Saisie d'une demande ....................................................................................................................... 14
Comprendre les informations inscrites dans la demande.................................................................. 14
Modification d'une demande .............................................................................................................. 16
Division de la demande...................................................................................................................... 16
Instruction d'une demande d'agrément.............................................................................................. 16
Le support nOva .................................................................................................................................. 18
Annexe : Lexique et définitions ......................................................................................................... 19
iii
Extranet nOva
Bienvenue dans l'Extranet Nova
Ce document a été conçu pour vous aider dans la prise en main et dans l'utilisation de l'Extranet
nOva.
Vous y trouverez :
•
les dernières évolutions de nOva : lisez cette partie si vous êtes déjà utilisateur de nOva ;
•
le principe de la saisie et du suivi des demandes en ligne : lisez cette partie si vous
souhaitez modifier votre périmètre de déclaration et/ou d'agrément ;
•
la prise en main de nOva et ses principes généraux de fonctionnement : structure de page,
navigation, droits d'accès, ... Commencez par cette partie si vous êtes un nouvel utilisateur de
nOva.
•
Une annexe « Lexique et définitions » proposant des définitions et compléments
d’informations sur les notions importantes de nOva.
Désormais, avec l'Extranet nOva V3, vous gérez vos données en ligne, vous saisissez vos suivis
d'activité et vous faites vos demandes en ligne.
nOva V3
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Extranet nOva
Quoi de neuf dans nOva ?
Les changements de nOva V3 (23/11/2011)
•
Désormais, pour les activités hors du champ de l'agrément, une simple Déclaration saisie
dans l'Extranet sera suffisante.
•
Quelle que soit la nature de la demande, vous pourrez la saisir dans l'Extranet et suivre son
traitement.
•
nOva gère les quatre dispositifs réglementaires : Déclaration / Agrément / Agrément par
équivalence / Renouvellement automatique.
•
La saisie de vos demandes : activité hors champ de l'agrément, activité dans le champ de
l'agrément, abandon de déclaration ou d'agrément.
•
Le numéro d'agrément change dès modification de votre périmètre pour être ensuite
immuable.
nOva V3
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Extranet nOva
Première connexion
Vous venez de recevoir vos identifiants d'accès à l'Extranet nOva, suite à une inscription en ligne
ou par l'intermédiaire de votre UT.
Votre UT gestionnaire est celle du département de votre siège social.
•
Vérifiez et complétez vos données dans les différents onglets de votre fiche, notamment
votre agrément ou votre demande en cours. Si vous relevez des erreurs et que vous ne
pouvez pas les modifier, contactez votre gestionnaire UT.
•
Si vous avez demandé un agrément, vous pouvez suivre l'avancée de l'instruction dans
l'onglet Demandes & Recours.
•
Veillez à bien renseigner vos données commerciales qui sont publiées dans l'annuaire du
site de l'ANSP (www.servicesalapersonne.gouv.fr).
Un aperçu dans l'onglet Commercial vous permet de visualiser l'affichage de vos données dans
l'annuaire.
Pensez à créer des zones d'intervention pour toutes vos implantations.
•
nOva V3
Consultez les FAQ, vous trouverez certainement des informations utiles à votre première
utilisation de nOva.
7
Extranet nOva
nOva - Prise en main
Voici une présentation des principes et modes opératoires de base, utilisables dans nOva : quelle que
soit la tâche que vous souhaitez effectuer, vous devez comprendre et maîtriser les points suivants :
Les acteurs
L'organisme
Les Organismes de Services à la Personnes accèdent à leurs données via l'Extranet nOva.
Ils peuvent :
• mettre à jour certaines de leurs données administratives et leurs données commerciales,
• saisir leur activité,
• faire leur demande d'agrément en ligne et de renouvellement.
Les UT
Les UT interviennent à plusieurs niveaux :
•
•
•
•
Elles contrôlent la cohérence des données des organismes de leur département et les
valident.
Elles ont accès à l'ensemble des données des organismes de leur département, en
consultation et en modification : gestion des agréments, des certifications, des réclamations,
des pièces jointes, ...
Elles gèrent les demandes.
Elles font le suivi des campagnes de remontée.
Les CG
Les Conseils Généraux peuvent consulter les données des organismes exerçant sur leur
département.
Ils saisissent dans nOva :
• leurs avis dans le cadre d'une demande d'agrément,
• leurs autorisations.
Ils peuvent également :
• créer et mettre à jour des organismes et des implantations sur leur département
• créer et mettre les autorisations concernant leur département et saisir les options choisies par
ces organismes (choix d'exercer avec l'agrément ou l'autorisation).
nOva V3
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Extranet nOva
Le support nOva
Pour tout problème de connexion, vous pouvez contacter le support par courriel :
lien "Contact" présent dans le pied de page au bas de votre écran.
Cliquez sur le
=> Votre gestionnaire de courriel s'ouvre : posez votre question, le support vous répondra aussi vite
que possible.
Structure, menus et navigation
Cliquez sur l'un des liens pour plus d'informations :
Le bandeau
Le bandeau supérieur de chaque page vous propose des fonctions génériques :
Un clic sur le logo "Extranet nOva" vous permet de retourner à votre page d'accueil : l'onglet
Identification de votre fiche.
nOva V3
9
Extranet nOva
Le menu
Sous le bandeau supérieur de la page, les entrées du menu de nOva vous propose de :
• consulter / modifier la fiche de votre organisme et faire vos demandes en ligne en cliquant
sur "Votre organisme",
• de saisir votre activité (mensuelle et annuelle) en cliquant sur "Votre activité'
• terminer votre session de travail en quittant l'application : cliquez sur "Déconnexion", vous
retournez à la page de login.
•
accéder à la Foire Aux Questions (FAQ) en cliquant sur le bouton
pour consulter les
questions / réponses des utilisateurs susceptibles de vous aider. Vous pouvez également
poser des questions.
•
afficher l'aide contextuelle de la page où vous vous trouvez en cliquant sur le bouton
.
Afin d'éviter toute erreur de manipulation, les menus sont désactivés lorsque vous accédez à une page de mise
à jour : vous devez Valider ou Annuler votre saisie avant de pouvoir changer de page.
La page de contenu
Quel que soit le menu que vous utilisez, vous êtes tout d'abord positionné sur une page de
consultation. Si vous possédez les droits pour modifier cette page, un bouton Modifier est affiché au
bas de cette page et vous permet d'accéder à la page de saisie.
Le pied de page
Dans le pied de page, vous trouvez :
•
•
•
•
le numéro de version de l'application,
un lien vers les Mentions légales pour un affichage dans une fenêtre secondaire,
un lien Contact pour envoyer un courriel au support de l'Extranet,
un Retour vers le haut de la page en cours de consultation.
Consultation et mise à jour
Les pages de données peuvent être simples ou comporter plusieurs onglets. Ainsi, votre "fiche
Organisme" contient plusieurs onglets :
•
•
•
nOva V3
Identification pour les informations administratives générales,
Implantations, affiché si votre organisme possède plusieurs établissements et/ou bureaux,
Déclarations & Agréments qui affiche le détail de l'agrément courant ainsi que l'historique des
agréments précédents,
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Extranet nOva
•
•
•
Intervention et Certification, contenant notamment l'historique des modes d'intervention de
l'Organisme,
Demandes & Recours, pour saisir une demande d'agrément et suivre son avancement. Dans
cet onglet, également, un historique de vos recours éventuel.
Commercial pour toutes vos informations commerciales immédiatement disponibles sur le
3211 et le site Internet de l'ANSP.
Les pages de consultation contiennent généralement un bouton Modifier si vous disposez d'un
droit de modification sur l'enregistrement : vous accédez alors en mise à jour à la page
correspondante.
Dans les pages de mise à jour :
• Les menus deviennent inactifs pour éviter des erreurs de manipulation : vous devez Valider
ou Annuler votre saisie avant de pouvoir accéder à d'autres pages.
• Les champs obligatoires sont signalés par un astérisque (*) et encadrés en rouge
• Cliquez sur le bouton Valider pour effectuer les contrôles de cohérence : si aucune erreur
n'est détectée, votre saisie est enregistrée et vous retournez à la page de détail, actualisée en
conséquence.
• Cliquez sur le bouton Annuler pour revenir à la page de détail sans enregistrer vos saisies
éventuelles.
Les données saisies écrasent les données existantes : il n'y a pas d'historisation des
modifications, sauf spécificités fonctionnelles (historique des agréments, des certifications).
Les données modifiées sont donc directement intégrées dans la base, les UT ayant
toutefois la possibilité de contrôler et modifier les données erronées.
nOva V3
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Extranet nOva
nOva - Principe de saisie des demandes
Plusieurs dispositifs
Le secteur des services à la personne met en œuvre plusieurs dispositifs réglementaires :
•
La déclaration
Vous devez déclarer les activités SAP que vous souhaitez exercer en vous engageant à
respecter la Condition d'Activité Exclusive (CAE).
La déclaration vous permet de faire bénéficier vos clients d'avantages fiscaux importants.
Dans quelques cas (gérés par nOva), vous pouvez bénéficier d'une dispense de Condition d'Activité
Exclusive, à condition de vous engager à tenir une comptabilité analytique permettant d'isoler les SAP.
•
L'agrément
Certaines activités sont soumises à agrément : vous devez déposer une demande d'agrément
et obtenir cet agrément avant de pouvoir exercer ces activités.
L'obtention de l'agrément vous confère le droit d'exercer les activités concernées, sur
les départements indiqués.
Deux types d'activités sont donc distingués :
o Les activités hors champ de l'agrément : une simple déclaration suffit pour les
exercer,
o Les activités du champ de l'agrément, concernant des populations fragiles :
l'agrément est un préalable à leur exercice, et la déclaration permet de bénéficier de
l'avantage fiscal.
•
L'agrément par équivalence : pour les organismes disposant d'une Autorisation du Conseil
Général, l'agrément SAP est accordé sans instruction pour les activités et départements
correspondants.
•
Le renouvellement automatique : l'agrément doit être renouvelé tous les 5 ans.
Ce renouvellement fait l'objet d'un processus de renouvellement normal qui doit être engagé
plus de 6 mois avant la date d'échéance de l'agrément.
Les organises disposant d'une certification peuvent toutefois bénéficier d'un renouvellement
automatique, à condition que leur certification concerne :
o chaque activité agréée,
o au moins une implantation par département d'agrément.
nOva gère ces quatre dispositifs de façon transparente : vous pouvez formulez vos demandes en
indiquant simplement les activités et départements concernés, en précisant vos engagements, et
nOva déterminera le ou les dispositifs concernés et les processus de gestion à mettre en œuvre.
nOva V3
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Extranet nOva
Trois types de demandes
Demande validée automatiquement si vous êtes dans les cas suivants :
•
•
•
vous souhaitez renouveler un agrément simple,
vous souhaitez exercer des activités hors du champ de l'agrément,
vous souhaitez réduire votre périmètre d'exercice (suppression d'activités hors ou dans le
champ de l'agrément) et/ ou des départements d'exercice.
Processus : Faire une demande "Ajout / Modification".
Dés lors que vous avez accepté la CAE. L'effet de la déclaration est immédiat, aucun délai
d'instruction n'est nécessaire.
Cas spécifique : vous pouvez souhaiter faire un abandon :
o de l'engagement CAE : vos clients ne bénéficieront plus des avantages fiscaux
associés
o de toutes les activités du champ de l'agrément : vous n'êtes plus tenu de respecter le
cahier des charges de l'agrément.
Processus : Faire une demande "Abandon".
Demande à valider par l'UT si vous êtes dans les cas suivants :
•
•
Vous disposez d'autorisations CG portant sur les activités et départements demandés : vous
pouvez être agréé par équivalence sans instruction. Votre dossier doit toutefois être validé par
votre gestionnaire UT.
Vous souhaitez renouveler votre agrément qualité et vous disposez de toutes les
Certifications nécessaires.
Processus : Faire une demande "Ajout / Modification" ou une demande de Renouvellement
(Voir ci-dessous Demande à instruire). nOva appliquera le traitement qui convient, celui d'une
simple validation par votre UT.
Demande à instruire si vous êtes dans les cas suivants :
•
•
Vous souhaitez exercer des activités du champ de l'agrément.
Vous souhaitez ajouter des départements d'exercice pour une ou plusieurs de vos activités
agréées.
Processus :
Lors de la saisie de la demande, toutes les pièces justificatives demandées sont listées : vous
pouvez placer les documents demandés directement dans nOva. Ces documents seront
immédiatement exploitables par votre gestionnaire UT. Sinon, procédez par courrier électronique
ou postal.
Une fois votre saisie terminée, vous pourrez suivre dans votre onglet "Demandes & Recours"
l'avancée du traitement de cette demande.
Votre demande sera complète et traitée dans un délai de 3 mois lorsque tous les documents
obligatoires seront en possession de votre gestionnaire UT.
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Extranet nOva
Dans tous les cas, vous recevrez :
•
•
un récépissé de déclaration, si vous acceptez l'engagement lié à la Condition d'Activité
Exclusive : il mentionnera toutes les activités et départements concernés (activités hors
champ ou dans le champ de l'agrément).
un arrêté d'agrément, si votre demande concerne des activités du champ de l'agrément : il
mentionnera les activités et départements d'agrément.
Saisie d'une demande
La saisie s’effectue dans une page unique proposant une succession de blocs selon votre
demande. nOva guide votre saisie et s'adapte automatiquement à votre demande. Laissez-vous
guider !
nOva analyse votre demande et affiche les blocs de saisie correspondant. Ainsi :
•
Pour une demande d'activités hors du champ de l'agrément :
o cochez les activités et engagez vous sur la CAE.
o fin de la saisie.
•
Pour une demande d'activités dans le champ de l'agrément :
o cochez les activités,
o engagez-vous sur le respect du cahier des charges,
o si vous disposez d'une autorisation, saisissez-là et placez le document si vous le
possédez au format électronique ;
o engagez-vous sur la CAE,
o la liste des pièces justificatives à fournir s'affiche : placez les documents que vous
possédez au format électronique ;
o fin de la saisie.
Si vous avez fait une demande mixte (activité hors et dans champ de l'agrément), nOva vous
proposera de diviser votre demande :
• Une Déclaration, pouvant être traitée automatiquement et prendra effet immédiatement.
• Une demande d'agrément sera instruite dans les délais prévus.
Vous pouvez supprimer une demande tant que votre gestionnaire UT n'y a fait aucune saisie (vérification de
pièces justificatives par exemple).
Vous ne pouvez déposer une autre demande tant qu’une demande de même type est en cours de
traitement. Au maximum, une demande à valider (rapidement) et une demande à instruire (dans les trois mois)
Comprendre les informations inscrites dans la demande
Une analyse différentielle
nOva effectue une analyse différentielle de votre demande par rapport à l'arrêté courant à la date de
la demande afin d'en déterminer le type et le sous-type et proposer ainsi le traitement adéquat.
La représentation de cette différence est exprimée au travers de trois données :
• Variation du nombre total d'activités.
• Variation du nombre d'activités du champ de l'agrément.
• Variation du nombre de départements.
Ce différentiel est affiché dans liste des Demandes & recours.
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Extranet nOva
Exemple : Ci-dessus, l'organisme réduit son périmètre de 7 activités agréées (-7A) sur 16 et
n'exercera plus dans 1 département (-1Dp).
Vous pouvez ainsi vérifier rapidement la bonne adéquation entre votre demande et le traitement
que nOva va effectuer.
Les différents statuts d'une demande
Les statuts permettent de visualiser l'avancement du traitement d'une demande. Ainsi, selon le
type de demande :
•
•
Pour une Déclaration, votre demande passe de "En cours" à "Décidée" dès acceptation de la
CAE et validation de votre saisie.
Pour une demande d'agrément, plusieurs statuts comme indiqués dans ce tableau :
Les statuts des pièces justificatives
Les statuts permettent de connaître l'état de complétude de votre dossier. Une fois complet, vous
recevez un mail vous en avertissant avec une date d'échéance de traitement de votre demande.
Les statuts sont :
• Attendue : document non fourni.
• Reçue (par l’UT) : document reçu par l'UT (placé par vous dans l'Extranet, ou reçu par mail ou
par courrier postal).
Lorsque toutes les pièces justificatives sont "reçues", votre dossier est complet
nOva V3
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Extranet nOva
•
•
Refusée (par l’UT) : le document fourni n'est pas valide, vous devez en fournir un autre. Si
une date d'échéance a été générée, elle est annulée. Dés réception de la pièce manquante,
une nouvelle date d'échéance sera calculée par nOva.
Vérifiée (par l’UT) : document vérifié par l'UT. Lorsque toutes les pièces justificatives sont
"vérifiées", votre dossier est transmis au(x) CG/UT pour demande d'avis.
Modification d'une demande
Vous pouvez modifier une demande tant que votre UT n'est pas encore intervenue (vérification
d'une pièce justificative).
nOva affiche des boutons Modifier tant que la modification est encore possible :
Ensuite, si besoin, contactez votre gestionnaire UT pour soit modifier des éléments, soit abandonner
la demande.
Division de la demande
Lorsque la demande saisie contient une partie sans et avec instruction, nOva vous propose de
diviser cette demande. Selon le cas, nOva génère :
• Une Déclaration, pouvant être traitée automatiquement et qui prend effet aussitôt.
• Une demande d'agrément qui devra être instruite ou simplement validée (cas d'une demande
d'agrément par équivalence, d'un renouvellement automatique).
Confirmez ou infirmez cette proposition. A défaut, la demande composite sera de type "Demande
à instruire" c'est-à-dire avec un délai d'instruction de 3 mois maximum.
Instruction d'une demande d'agrément
Lors de la saisie de la demande toutes les pièces justificatives demandées sont listées : vous
pouvez placer les documents demandés directement dans nOva. Ces documents seront
immédiatement exploitables par votre gestionnaire UT. Sinon, procédez par courrier électronique ou
postal.
Voir Remplir la demande
Une fois votre saisie terminée, vous pourrez suivre dans votre onglet "Demandes & Recours"
l'avancée du traitement de cette demande.
Voir : Comprendre les informations inscrites dans la demande
nOva V3
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Extranet nOva
Votre demande sera prise en compte lorsque tous les documents obligatoires seront en
possession de votre gestionnaire UT : vous recevrez un mail de complétude dés cet instant.
Au fur et à mesure de l'avancée du traitement, des blocs supplémentaires s'affichent dans votre
demande :
• Toutes vos pièces justificatives sont reçues et vérifiées : un bloc Avis CG s'affiche.
• Tous les avis des avis CG / UT sont saisis : un bloc Décision s'affiche.
Dés saisie de la décision par votre gestionnaire UT, vous recevez par mail contenant le détail de
cette décision.
nOva V3
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Extranet nOva
Le support nOva
Pour vous accompagner dans la prise en main et ensuite l'utilisation de nOva, un dispositif de support
a été mis en place :
•
un mémento pour vous aider à la prise en main de l'Extranet : vous pouvez le télécharger à
partir de la page d'accueil de la FAQ.
Accessible à tout moment dans la bandeau de l'application :
• une FAQ où vous trouverez les réponses aux questions les plus fréquemment posées en
cliquant sur
•
une page d'aide contextuelle en cliquant sur
.
Votre navigateur va peut-être bloquer l'apparition de la fenêtre secondaire contenant l'aide, ou tout du
moins vous demander de valider cette ouverture.
Selon les navigateurs une barre jaune ou une petite popup s'affiche : faites un clic droit et cliquez sur
"Accepter toutes les popup venant de ce serveur".
Vous pouvez aussi consulter cette aide dans sa totalité à partir d'une page d'aide contextuelle.
Voir Utiliser cette aide
•
Un lien Contact dans le pied de page de nOva pour envoyer un courriel au support technique
de nOva, avec un rappel automatique de vos identifiants et votre gestionnaire UT placé en
copie.
Annexes :
nOva V3
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Extranet nOva
Annexe : Lexique et définitions
Abandon d'une demande........................................................................................................................... 19
Activité mandataire .................................................................................................................................... 19
Activité prestataire ..................................................................................................................................... 19
Agrément ................................................................................................................................................... 20
Agrément par équivalence......................................................................................................................... 20
Certification et renouvellement d'agrément automatique ........................................................................... 20
Code INSEE et code postal ....................................................................................................................... 21
Contacter l'UT............................................................................................................................................ 21
Date de fin de campagne........................................................................................................................... 22
Quelques informations sur les éléments de saisie du TSA........................................................................ 22
La Déclaration ........................................................................................................................................... 23
Les activités hors champ de l'agrément..................................................................................................... 23
Types d'actes............................................................................................................................................. 23
Mandataire / Prestataire : saisie de la masse salariale (EMA)................................................................... 24
Masse salariale.......................................................................................................................................... 25
Numéro de déclaration / Numéro d'agrément ............................................................................................ 25
Retrait d'agrément : dans quels cas ? ....................................................................................................... 25
Saisie de l'activité ...................................................................................................................................... 25
Types et sous types d'une demande ......................................................................................................... 26
Validité de l'acte dans le temps ................................................................................................................. 26
Condition d'Activité Exclusive et Dispense ................................................................................................ 27
Cas particuliers de saisie pour le TSA ....................................................................................................... 27
Abandon d'une demande
A tout moment l'organisme peut souhaiter abandonner sa demande. Il peut le faire dans l'Extranet,
ou l'indiquer à l'UT qui l'enregistrera dans l'Intranet.
De même, l'UT peut abandonner une demande lorsque les PJ demandées ne sont pas fournies.
Activité mandataire
L'organisme agréé propose le recrutement de travailleurs à un particulier employeur et peut
accomplir pour lui les formalités administratives d'emploi de ces travailleurs.
Activité prestataire
L'organisme fournit des prestations de services aux personnes. Les intervenants qui réalisent la
prestation sont salariés de la structure qui propose les services.
En mode prestataire, le "prêt de main d'oeuvre autorisé" est mis en oeuvre par les associations
intermédiaires et les filiales des entreprises de travail temporaire. Dans ce mode, l'intervenant est
nOva V3
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Extranet nOva
salarié de la structure mais il est mis à la disposition du client qui exerce par délégation certaines
responsabilités de l'employeur relatives aux conditions de travail.
Agrément
L'agrément est obligatoire pour certaines activités destinées à des publics fragiles (enfants de
moins de trois ans, personnes âgées ou handicapées, familles en difficulté). Il nécessite une
instruction et l'avis du président du Conseil général.
Outre la conformité aux activités éligibles au dispositif, il impose le respect d'un cahier des charges
visant à s'assurer de la capacité de l'organisme à fournir une prestation de qualité et ce, via
l'affectation de moyens humains, matériels et financiers proportionnés à cette exigence.
Voir aussi : Pour plus d'informations sur les activités à agrément, rendez-vous sur le site de
l'agence à la rubrique "clic-pratik". www.servicesalapersonne.gouv.fr
Les activités soumises à agrément préalable sont les suivantes :
• Garde Enfant -3 ans
• Accomp/Déplac. Enf. -3 ans
• Aide Personnes Agées
• Aide/Accomp. Fam. Fragilisées
• Garde Malade
• Aide Mobilité/Transports PA
• Conduite Véhicule perso.
• Transp/Accomp. PA hors dom
• Assistance Pers. Handicapées
• Interprète Langue des Signes
La durée d'un agrément est de 5 ans.
Agrément par équivalence
Uniquement pour les organismes prestataire ayant une autorisation du Conseil Général portant
sur ses activités.
L’agrément a une durée limitée par celle de l’autorisation : des agréments de 5 ans,
renouvelables sans instruction (mais avec validation de l’UT), jusqu’au terme de l’autorisation.
L’agrément par équivalence est limité au seul mode d’intervention prestataire, et éventuellement
par l’infra-territorialité de l’autorisation.
Pour dépasser ces limites, l’organisme bénéficiant d’un agrément par équivalence peut demander un
agrément classique : au terme de l’instruction, les limitations induites par l’équivalence seront
supprimées.
Certification et renouvellement d'agrément automatique
En cas de renouvellement d’agrément, si toutes les activités agréées font l’objet de certifications
valides à la date d’effet, un renouvellement automatique est prononcé, sans nécessiter d’instruction.
nOva V3
20
Extranet nOva
Autre condition : si l'organisme possèdent plusieurs implantations dans plusieurs département, au
moins une implantation par département doit être certifiée.
Les certifications sont définies par Implantation et par type d’activité.
La saisie des certifications est assurée par votre gestionnaire UT à partir des documents que vous
lui fournissez.
La certification est ensuite consultable dans l'onglet Interventions & Certifications.
Code INSEE et code postal
Code postal
Le code postal est créé par la poste pour faciliter l'acheminement du courrier. Une ville peut posséder
plusieurs codes postaux, et inversement, un code postal peut rassembler plusieurs villes. Il s'agit d'un
code "bureau postal". Il arrive donc fréquemment que les petites villes se partagent un seul et même
bureau postal, et que les grandes villes se voient divisées suivant plusieurs bureaux postaux.
Contrairement à une idée reçue, les deux premiers chiffres d'un code postal ne détermine pas
forcément le département d'une ville.
Code INSEE
Le code Insee est un code officiel de classification. Il est alphanumérique et contient 5 ou 6 chiffres.
Le troisième chiffre (souvent "0") est fréquemment oublié. Il correspond au territoire :
• France métropolitaine : "0"
• Guadeloupe : "1"
• Martinique : "2"
• Guyane : "3"
• Réunion :"4".
Les deux premiers chiffres du code Insee déterminent le département
Exemple
Insee
!"
Contacter l'UT
Pour tous les changements de votre fiche que vous ne pouvez saisir vous même, ou tout changement
concernant votre agrément envoyez un mail à votre UT :
MENU VOTRE ORGANISME
ONGLET IDENTIFICATION
[ PAGE DE CONSULTATION ] :
Dans l'encart Adresses :
• Cliquez sur l'icone
précédent le nom de votre UT gestionnaire.
• Votre gestionnaire de mail s'ouvre avec le destinataire pré-renseigné et votre identifiant nOva
notifié dans l'objet du mail.
nOva V3
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Extranet nOva
Date de fin de campagne
Date butoir pour effectuer votre saisie (EMA, TSA ou bilan annuel) : au-delà de cette date votre
organisme n'est plus publié dans l'annuaire du site de l'ANSP.
Rendez-vous dans le menu Activité et renseignez le rapport d'activité manquant : votre organisme
sera à nouveau automatiquement publié dans l'annuaire et ce dès la validation de votre saisie.
Quelques informations sur les éléments de saisie du TSA
•
Heures d'intervention à domicile effectuées et Masse salariale de l'année : toutes les
activités de votre agrément en cours sont listées. Pour chacune d'elles, saisissez le nombre
d'heures effectuées dans la colonne qui convient, soit Prestataire, soit Mandataire.
Arrondissez les heures, ne mettez pas de virgules (le format de la cellule va
automatiquement enlever les décimales et séparer les milliers).
dont euro pris en charge : montant réglées à l'OASP par un organisme tiers (Conseil général,
caisse de retraite, mutuelle, compagnie d'assurance,...)
Activités en euro : Certaines prestations ne peuvent être quantifiées en heures à domicile :
Livraison de Repas à Domicile, Télé et Visio Assistance, Mise en Relation, Coordination et
Intermédiation). L'unité retenue pour les quantifier est le chiffre d'affaires.
•
Pour les Heures Intervention Prestataire / Heures Intervention Mandataire : saisissez
également le nombre d'heures prises en charge. Il s'agit du nombre d'heures payées
directement par un organisme ouvrant des prestations sociales légales ou facultatives, et
notamment :
o pour les personnes âgées : APA (allocation personnalisée d'autonomie), prise en
charge au titre de l'action sociale d'une caisse de retraite, de l'aide sociale
départementale, ou de l'aide sociale facultative des CCAS ;
o pour les personnes handicapées : PCH (prestation de compensation du handicap) ou
ACTP (allocation compensatrice pour tierce personne) ;
o pour les familles : prise en charge au titre de l'aide sociale à l'enfance ou de l'action
sociale de la CNAF ou de la MSA ;
o pour la garde d'enfants : PAJE (prestation d'accueil du jeune enfant) ou prise en
charge par l'action sociale de la CNAF, du département ou de la commune.
La comptabilisation des "heures prises en charge" vise à distinguer les heures financées en tout ou
partie par l'aide sociale de celles payées par le particulier lui-même. Ce sont les heures directement
réglées par un organisme tiers (Conseil général, caisse de retraite, mutuelle, compagnie
d'assurance,...)
Selon votre mode de fonctionnement, saisissez le nombre de personnes correspondant
aux différents profils :
o Intervenants de l'organisme (mode prestataire) : salariés intervenant au domicile
de particuliers en activité le 31 décembre de l'année de référence. Assurez-vous de la
cohérence entre l'effectif recensé au 31 décembre et les effectifs déclarés selon leur
type de contrat et leur sexe.
Le temps partiel se définit par une durée du travail inférieure à la durée légale de travail (35
heures par semaine).
o
nOva V3
Intervenants salariés du particulier employeur (mode mandataire) : l'organisme
agréé propose le recrutement de travailleurs à un particulier employeur, et peut
accomplir, pour lui, les formalités administratives d'emploi de ces travailleurs.
22
Extranet nOva
o
Masse salariale : montant total des salaires versés par l'organisme, charges
comprises (salaires bruts). Comptez l'ensemble des personnels (intervenants +
administratifs), à l'exclusion des intervenants exerçant dans le cadre d'organismes
sous mode mandataire.
La Déclaration
La Déclaration est un engagement :
•
d’acceptation de la CAE qui engage l’organisme à n’exercer que des activités SAP et permet
à ses clients de bénéficier d’exonérations fiscales et sociales,
• ou, en cas de dispense, de tenir une comptabilité analytique identifiant les SAP.
Rappel des 3 cas de dispense de CAE :
1. Votre catégorie juridique (associations intermédiaires, communes, CIAS, CCAS,
EPCI...).
2. Votre situation particulière (régies de quartier, convention au titre de l’action
sociale, établissements de santé, centres de santé, crèches).
3. Vous avez au moins une autorisation CG, quelle que soit la nature de cette
autorisation.
Toute Déclaration (Nouvelle déclaration, Modification déclaration, Réduction de périmètre) est traitée
automatiquement tant lors d'une inscription en ligne que lors d'une saisie dans l'Extranet.
Les activités hors champ de l'agrément
L'exercice des activités hors champ de l'agrément s'exerce sur l'ensemble du territoire national.
Une simple déclaration auprès de votre gestionnaire UT suffit à exercer (sous réserve ensuite de
contrôles éventuels a postériori).
Pour plus d'informations sur les activités à agrément, rendez-vous sur le site de l'agence à la
rubrique "clic-pratik". www.servicesalapersonne.gouv.fr
Types d'actes
Les types d'acte dépendent de l'engagement CAE pris ou non par l'organisme et du type d'activité
concernés, selon le tableau ci-dessous.
Les sous-types d'acte administratif sont présentés dans le tableau ci-dessous :
nOva V3
23
Extranet nOva
Mandataire / Prestataire : saisie de la masse salariale (EMA)
Exemples de saisies masse salariale mandataire et masse salariale de l'établissement dans un
EMA : en bleu l'exemple de saisie.
Mandataire
Prestataire
Masse salariale de
l'établissement
Cas 1
X
6 intervenants / 5
salariés
MS salariés + MS administratifs
Cas 2
Sans mandat de gestion :
masse salariale = 0
X
Cas 3
Avec mandat de gestion :
10 intervenants
X
MS administratifs
Exemple : 2 000 €
MS administratifs
Exemple : masse salariale = 15
000 €
Cas 4
Avec mandat de gestion :
10 intervenants
Exemple : masse salariale = 15
000 €
Exemple : 2 000 €
6 intervenants / 5
salariés
Cas 1 : mode prestataire uniquement
Cas 2 : mode mandataire uniquement sans mandat de
gestion
nOva V3
Exemple : 10 000 € + 2 000 € = 12 000 €
MS salariés + MS administratifs
Exemple : 10 000 € + 2 000 € = 12 000 €
Cas 3 : mode mandataire avec mandat de gestion
Cas 4 : mode prestataire et mode mandataire avec
mandat de gestion
24
Extranet nOva
Masse salariale
Montant total des salaires bruts versés par l'organisme (charges comprises à l'exception des charges
patronales). Comptez l'ensemble des personnels (intervenants + non intervenants).
Numéro de déclaration / Numéro d'agrément
A partir de nOva V3, le numéro d'agrément (simple et qualité) change : Le nouveau numéro SAP
remplace les numéros existants lors du premier arrêté produit dans le nouveau dispositif.
Le numéro SAP est unique et immuable.
"SAP" + votre numéro de SIREN".
Exemple : SAP424715134
Attention ! Votre numéro changera dés la première demande de changement de votre périmètre.
Retrait d'agrément : dans quels cas ?
Le code du travail (Article R7232-13) n’évoque le retrait de l’agrément que dans le cas d’irrespect
des obligations auxquelles sont astreints les OSP, à savoir lorsque l’organisme :
1. Cesse de remplir les conditions ou de respecter les obligations mentionnées aux articles R.
7232-4 à R. 7232-10 ;
2. Ne respecte pas les dispositions légales relatives à la santé et à la sécurité au travail ;
3. Exerce des activités autres que celles déclarées dans la demande d'agrément ;
4. N'est pas en mesure de justifier à tout moment du caractère exclusif de son activité de
service ;
5. Ne transmet pas au préfet compétent, avant la fin du premier semestre de l'année, le bilan
qualitatif et quantitatif de l'activité exercée au titre de l'année écoulée.
Le retrait d’agrément prévu par le code du travail pour ces motifs est donc une sanction
administrative.
Saisie de l'activité
Les formulaires de saisie dont vous disposez dans nOva sont :
•
•
nOva V3
Les États Mensuels d'Activités (EMA) sont à renseigner tous les mois.
Le Tableau de Suivi Annuel (TSA) et le Bilan Annuel sont annuels
25
Extranet nOva
Types et sous types d'une demande
Cette information est affichée dans la liste de demande et dans la demande elle-même :
Le type et le sous-type d'une demande doivent être déterminés par analyse différentielle : nOva
analyse ce qui change dans la situation de l'organisme.
Validité de l'acte dans le temps
nOva V3
26
Extranet nOva
Condition d'Activité Exclusive et Dispense
L’acceptation de la condition d’activité exclusive engage l’organisme à n’exercer que des activités
SAP et permet à ses clients de bénéficier d’exonérations fiscales et sociales.
Certains organismes peuvent être dispensés de CAE. 3 cas de dispense de CAE :
1. Votre structure juridique (associations intermédiaires, communes, CIAS, CCAS, EPCI...).
2. Votre situation particulière (régies de quartier, convention au titre de l’action sociale,
établissements de santé, centres de santé, crèches).
3. Vous avez au moins une autorisation CG, quelle que soit la nature de cette autorisation.
La dispense de CAE induit un engagement sur la tenue d’une comptabilité cantonnée
aux activités SAP.
Le refus de la CAE est mentionné dans la fiche annuaire de l’organisme (les clients ne pourront
pas bénéficier des déductions fiscales).
Attention ! Ce refus a pour effet la suppression de toutes les activités hors champ de
l'agrément.
Cas particuliers de saisie pour le TSA
•
Salarié intervenant et administratif : saisir deux temps partiels, l'un en administratif, l'autre
en intervenant.
•
L'entrepreneur individuel, y compris l'auto-entrepreneur :
o n'est pas un salarié ; il ne perçoit pas un salaire mais dégage un bénéfice
d'exploitation de son activité. Le montant des salaires bruts est égal à 0, donc pas de
masse salariale.
o cotise à un régime d'assurance maladie et de retraite spécifique le régime social des
indépendants. Les cotisations à ce régime ne sauraient être des cotisations sociales ;
ces dernières étant la part de cotisation versée par les employeurs au régime de
protection sociale de leurs salariés. Donc, pas de charges patronales.
•
Saisie particulière pour l'activité "Coordination / intermédiation" :
o Ne rien renseigner dans la colonne "Heures d'intervention", ni dans celle "Intervenant
de l'organisme"
o Masse salariale : c’est la somme des salaires bruts consacrés à la plate-forme
(addition des masses salariales des EMA de l’année + les salaires des personnes
mises à disposition).
o Bénéficiaires des services : ce sont les abonnés au 1er janvier + les nouveaux
abonnés.
nOva V3
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