Procès-verbal de la réunion de la Table en gestion de documents et

Procès‐verbal de la réunion de la Table en gestion de
documents et de l’information Laval, Laurentides,
Lanaudière, Montréal, Outaouais, tenue le 28 octobre
2014à9heures,àlaCommissionscolairedeLaval.
Présences :
Mme France Cloutier
Mme
Mme
Mme
Mme
Mme
Mme
Mme
Mme
Valérie Dénommée, trésorière
Julie Duchesne, secrétaire
Line Fafard
Ya Mei Lin
Nathalie Prazeres, présidente
Diane Robert
Manon Sarrazin
JoAnna Wrench
Comité de gestion de la taxe scolaire
de l’île de Montréal
C.s. de Laval
C.s. Lester-B.-Pearson
C.s. des Samares
Collège Lionel-Groulx
C.s. des Affluents
C.s. Sir-Wilfrid-Laurier
C.s. de la Rivière-du-Nord
C.s. English-Montréal
Pierrette Billot
François Cardinal
Michel Goyer
Deborah Kane
Alena Krytskaya
Francine Lalonde
Viviane Laurendeau
Lina Marcoux
Ruth Mercier
Diane Roy
Marie-Josée Tessier
C.s. des Hauts-Bois-de-l’Outaouais
C.s. Pierre-Neveu
C.s. des Laurentides
C.s. Lester-B.-Pearson
C.s. Western Québec
C.s. au Cœur-des-Vallées
C.s. Marguerite-Bourgeoys
C.s. des Draveurs
C.s. de la Seigneurie-des-Mille-Îles
C.s. des Portages-de-l’Outaouais
C.s. de la Seigneurie-des-Mille-Îles
Absences :
Mme
M.
M.
Mme
Mme
Mme
Mme
Mme
Mme
Mme
Mme
1. LECTURE ET ADOPTION DE L’ORDRE DU JOUR
Sur la proposition de France Cloutier, l’ordre du jour suivant est adopté à l’unanimité :
1. Lecture et adoption de l’ordre du jour
2. Procès-verbal
2.1. Adoption du procès-verbal de la réunion du 13 mai 2014
2.2. Suivi du procès-verbal de la réunion du 13 mai 2014
2.2.1.
Art. 5.3 Compte rendu congrès AAQ
3. Adoption du rapport annuel 2013-2014
4. Adoption du bilan financier 2013-2014
5. Élections à l’exécutif
5.1. Secrétariat
6. Communication, correspondance, information
6.1. Comité en gestion de documents du Centre et de l'Est du Québec
6.1.1.
Compte rendu de la réunion du 20 septembre 2013
Table en gestion de documents et de l’information
Laval, Laurentides, Lanaudière, Montréal, Outaouais
-1-
28 octobre 2014
6.2. Comité de gestion documentaire de la Montérégie et de l’Estrie
6.2.1.
Compte rendu de la réunion du 7 juin 2013
6.2.2.
Compte rendu de la réunion du 27 septembre 2013
6.2.3.
Compte rendu de la réunion du 22 novembre 2013
6.2.4.
Compte rendu de la réunion du 31 janvier 2014
6.3. Liste des membres
6.4. Retour sur les appels à tous lancés par les membres de la Table LLLMO
6.4.1.
Archivage des comptes de taxes
6.4.2.
Conservation des fiches de l’élève et horaire
6.5. Formulaire d’adhésion
6.5.1.
Remettre le document complété
6.6. Numérisation
7. Objectifs 2014-2015
8. Gestion des documents
8.1. Plan de classification - suivi
8.2. Dossiers élèves : papier ou électronique
8.3. Documents d’équité salariale
9. BAnQ/FCSQ – Recueil des délais de conservation des documents des commissions
scolaires du Québec – juin 2013
9.1. Questions sur le recueil
10. Comités
10.1. Comité de révision de la brochure
10.1.1.
Traduction de la brochure
10.2. Liste des membres des comités
10.3. Site Internet
10.3.1.
Accès au site
10.4. Comité de communication et perfectionnement
11. Échanges sur les processus de gestion des documents technologiques
11.1. Courriel sur Cloud
11.2. Clé de voûte
12. Protection des renseignements personnels et accès à l’information
12.1. Cas vécus
12.1.1.
Reconnaissance d’une attestation de formation «Préposé aux
bénéficiaires»
13. Divers
13.1. Requête pour autorisation d’exercer un recours collectif
13.2. IMDS – Sollicitation pour numérisation
13.3. Futur des archives scolaires si abolition ou fusion des commissions scolaires
14. Levée de la réunion
2. PROCÈS-VERBAL
2.1. Adoption du procès-verbal de la réunion du 13 mai 2014
Sur la proposition de Valérie Dénommée, le procès-verbal de la réunion du 13
mai 2014 est adopté à l’unanimité après avoir fait les corrections suivantes :


sous « Commission scolaire Sir-Wilfrid-Laurier » (p. 5), un seul projet devrait
s’y retrouver et s’intituler « Élaboration du plan de classification »;
sous « Commission scolaire des Samares » (p. 5), enlever le dernier projet.
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28 octobre 2014
2.2. Suivi du procès-verbal de la réunion du 13 mai 2014
2.2.1. Compte rendu du congrès AAQ
Cinq membres présents à la réunion en cours ont participé au congrès de
l’AAQ. Voici les sujets qui les ont le plus intéressés :







Logiciels de GID;
Loi sur les archives;
Cloud;
Big Data;
Projet de GID à l’UQAM;
Développement de compétences transversales;
Valeur de preuve des documents issus d’un transfert.
3. ADOPTION DU RAPPORT ANNUEL 2013-2014
Sur la proposition de Line Fafard, le rapport annuel 2013-2014 est adopté à l’unanimité
après avoir fait la correction suivante :

sous « Présidence » (p. 1), enlever le tiret après 2013-2014.
4. ADOPTION DU BILAN FINANCIER 2013-2014
Le bilan financier 2013-2014 est adopté sur la proposition de Julie Duchesne.
5. ÉLECTIONS À L’EXÉCUTIF
La présidente explique que des élections doivent être tenues au secrétariat de la Table.
5.1. Secrétariat
La secrétaire ayant prolongé son mandat pour une année supplémentaire en
2013-2014, ne souhaite pas poursuivre pour un nouveau mandat. Après un tour
de table, il appert qu’il n’y a pas de candidat pour ce poste. Après discussion, les
membres sollicitent Julie Duchesne pour un nouveau mandat au secrétariat,
avec le soutien de Manon Sarrazin.
Les membres élisent donc à l’unanimité madame Julie Duchesne, de la
Commission scolaire Lester-B.-Pearson, à titre de secrétaire de la Table LLLMO
pour les années 2014-2015 et 2015-2016. Les membres remercient
chaleureusement madame Duchesne pour son dévouement à la Table depuis
septembre 2011.
Table en gestion de documents et de l’information
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28 octobre 2014
6. COMMUNICATION, CORRESPONDANCE, INFORMATION
6.1. Comité en gestion de documents du Centre et de l'Est du Québec
6.1.1. Compte rendu de la réunion du 20 septembre 2013
Quelques commentaires sont apportés au sujet des articles 7, 10 et 16. Une
courte discussion s’ensuit concernant le versement des données nominatives
de Jade à Clé de voûte.
6.2. Comité de gestion documentaire de la Montérégie et de l’Estrie
6.2.1. Compte rendu de la réunion du 7 juin 2013
Les membres discutent brièvement de l’obligation de détenir le certificat de
naissance au dossier de l’élève (art. 7.2, p. 5).
6.2.2. Compte rendu de la réunion du 27 septembre 2013
Les membres prennent connaissance du nouveau nom du comité (art. 4, p.
3).
6.2.3. Compte rendu de la réunion du 22 novembre 2013
Quelques commentaires sont apportés au sujet des articles 6.5 et 8.3.
S’ensuit un échange sur la pertinence d’avoir un plan de classification
commun aux commissions scolaires.
6.2.4. Compte rendu de la réunion du 31 janvier 2014
Les membres commentent et témoignent de leurs préoccupations quant au
logiciel Clé de voûte (art. 5.2, p. 3). En effet, plusieurs membres ont été
informés que Clé de voûte ne fera pas partie de la suite Mozaïk et qu’il n’y
aura pas d’amélioration.
6.3. Liste des membres
La secrétaire informe les membres qu’elle a fait quelques modifications à la liste
des membres.
De plus, Diane Robert et JoAnna Wrench demandent à la présidente de relancer
la Commission scolaire de la Pointe-de-l’Île et la Commission scolaire de
Montréal quant à la délégation d’une personne à la Table.
Enfin, on retire le nom de Jacques Blanchard (CSSWL) de la liste des membres
puisque le projet auquel il était affecté en 2013-2014 n’a pas été reconduit dans
la nouvelle année.
6.4. Retour sur les appels à tous lancés par les membres de la Table LLLMO
6.4.1. Archivage des comptes de taxes
Line Fafard ne reçoit plus le papier et se questionne sur la validité de
conserver le tout dans le système TFP. La plupart des membres conservent
encore en format papier.
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6.4.2. Conservation des fiches de l’élève et horaire
Line Fafard veut connaître la façon de procéder des autres membres pour la
conservation de ces documents.
6.5. Formulaire d’adhésion
6.5.1. Remettre le document complété
Les membres remettent leur formulaire complété et signé. Un rappel sera fait
aux membres absents qui ne l’ont pas transmis par courriel.
6.6. Numérisation
Manon Sarrazin informe les membres que le Bureau de Coopération
Interuniversitaire (anc. CRÉPUQ) a produit un document intitulé « Guide de
gestion d’un projet de numérisation » (juillet 2014). Ce guide comprend, entre
autres, la définition d’un projet de numérisation de documents, l’initiation du
projet, l’évaluation du projet, l’exécution du projet, etc.
7. OBJECTIFS 2014-2015
Les membres ajoutent un objectif pour l’année 2014-2015 :

Mise à jour de l’index des procès-verbaux de la Table.
Les membres conviennent de se partager cette nouvelle tâche.
8. GESTION DES DOCUMENTS
8.1. Plan de classification – suivi
Diane Robert présente sa démarche quant à la mise en place d’un cadre de
classement à la Commission scolaire Sir-Wilfrid-Laurier. Après avoir consulté les
plans des autres membres, elle a opté pour une cotation numérique pour faciliter
l’informatisation de cet outil. Cependant, les membres lui rappellent que presque
tous les logiciels sont paramétrables pour permettre la cotation numérique,
alphabétique ou alphanumérique.
8.2. Dossiers élèves : papier ou électronique
JoAnna Wrench se questionne sur les pratiques de conservation du bulletin
(papier ou numérique). Aucune règle de conservation ne stipule que le bulletin
papier doit se trouver au dossier de l’élève.
8.3. Documents d’équité salariale
France Cloutier s’interroge sur le délai de conservation de la déclaration des
Ressources humaines pour respecter la Loi sur l’équité salariale. Après
discussion, il est conseillé à madame Cloutier de consulter la Commission de
l'équité salariale afin d’avoir plus d’information et être en mesure de déterminer
un délai.
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28 octobre 2014
9. BANQ/FCSQ – RECUEIL DES DÉLAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
DES COMMISSIONS SCOLAIRES DU QUÉBEC – JUIN 2013
9.1. Questions sur le recueil
Les membres conviennent qu’il n’est plus nécessaire d’inviter une personne
ressource de BAnQ pour répondre aux questions soulevées par l’étude du
nouveau recueil. En effet, plusieurs réponses ont été fournies par des membres
qui ont communiqué avec BAnQ, ou bien par Viviane Laurendeau qui fait partie
du comité de refonte du recueil.
Comme plusieurs membres entreprennent la révision de leur calendrier, il est
entendu de maintenir le partage et l’échange d’information à la suite de
communications avec BAnQ, et ce, tout au long des travaux.
10. COMITÉS
10.1. Comité de révision de la brochure
10.1.1. Traduction de la brochure
Les membres du comité ont terminé la révision de la traduction. La version
anglaise ne comportera pas d’image. La dernière étape avant la diffusion
consiste à vérifier si un ISBN est nécessaire.
Valérie Dénommée a reçu une demande d’autorisation de diffusion de la
brochure française à la Commission scolaire des Bois-Francs.
10.2. Liste des membres des comités
Tel qu’adopté le 17 septembre 2013, il est prévu de revoir la composition des
comités en début d’année.
Après plusieurs années de travail au sein du Comité communication et
perfectionnement, mesdames Julie Duchesne et Manon Sarrazin décident de
laisser la place à du sang neuf. Mesdames Valérie Dénommée et Nathalie
Prazeres se portent volontaires pour les remplacer.
De plus, bien qu’elle ait travaillé au sein du Comité de révision de la brochure
depuis un certain temps déjà, on ajoute maintenant officiellement le nom de
Diane Robert à la liste des membres de ce comité.
11. ÉCHANGES
SUR LES
TECHNOLOGIQUES
PROCESSUS
DE
GESTION
DES
DOCUMENTS
11.1. Clé de voûte
Un membre mentionne qu’avec l’arrivée du logiciel Mozaïk, qui remplacera
plusieurs logiciels de la société GRICS, on ne sait pas ce qui adviendra de Clé
de voûte puisqu’il n’y a aucun développement prévu pour l’arrimage des deux
logiciels.
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12. PROTECTION DES
L’INFORMATION
RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
ET
ACCÈS
À
12.1. Cas vécus
Aucun cas vécu.
13. DIVERS
13.1. Demande spéciale de Jacques Dufour
La présidente transmet aux membres une demande de son patron, membre
fondateur de la Table. Ce dernier aimerait recevoir un porte-document
soulignant le 25e anniversaire de l’organisme. En raison de l’implication
importante de monsieur Dufour dès la naissance de la Table régionale LavalLaurentides-Lanaudière en gestion des documents administratifs et des archives
historiques, les membres acquiescent à cette demande à l’unanimité.
14. LEVÉE DE LA RÉUNION
Sur la proposition de Manon Sarrazin, la réunion est levée.
Présidente
Secrétaire
Table en gestion de documents et de l’information
Laval, Laurentides, Lanaudière, Montréal, Outaouais
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