Marche à suivre pour accéder par Internet aux données

Marche à suivre pour
accéder par Internet
aux données des
statistiques d’admission
avec le logiciel Excel
31 mars 2016
BCI
MARCHE À SUIVRE POUR ACCÉDER PAR INTERNET
AUX DONNÉES DES STATISTIQUES D’ADMISSION AVEC LE LOGICIEL EXCEL
TABLE DES MATIÈRES
1.
Pour les utilisateurs d’Excel 2007, 2010 et 2013
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1.1 Première connexion à la base de données ..................................................... 4
1.2 Accès à une base de données déjà utilisée .................................................... 7
1.3 Accès à la base de données à partir d’un fichier Excel contenant déjà un ou des
tableaux croisés dynamiques ....................................................................... 9
1.4 Exemple d’un tableau croisé dynamique........................................................ 9
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AUX DONNÉES DES STATISTIQUES D’ADMISSION AVEC LE LOGICIEL EXCEL
Il est possible de produire un tableau croisé dynamique (Pivot Table) dans Excel à partir de données
externes. Plus particulièrement, il est possible d’utiliser des cubes de données sur un serveur à l’aide
d’un accès par Internet en utilisant le logiciel Excel. Pour ce faire, vous devez suivre les étapes
suivantes selon si vous êtes utilisateur de la version d’Excel 2010 et 2013, ou de celle de 2007.
1. POUR LES UTILISATEURS D’EXCEL 2007, 2010 ET 2013
1.1 PREMIÈRE CONNEXION À LA BASE DE DONNÉES
Si vous vous êtes déjà connecté à la base de données, allez au point 1.2, page 7.
1. Ouvrez un nouveau document dans
Excel.
2. Cliquez dans l’onglet Données.
3. Cliquez sur Autres sources (Excel 20102013) ou À partir d’autres sources
(Excel 2007).
4. Sélectionnez Provenance :
Analysis Services.
5. Dans le nom du serveur, entrez l’adresse
Web suivante :
https://cube.bciqc.ca/olap/msmdpump.dll
6. Sélectionnez Utiliser le nom d’utilisateur
et le mot de passe suivants.
7. Entrez le nom d’utilisateur et le mot de
passe qu’on vous a remis.
8. Cliquez sur Suivant.
Note : Si vous ne vous souvenez plus de vos
codes d’accès, veuillez en faire une
demande écrite à :
[email protected]
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9. Dans la base de données affichée à
l’écran, intitulée STADM, sélectionnez en
dessous, s’il y en a plus d’un, le cube qui
vous intéresse.
10. Cliquez sur Suivant.
11. Dans la fenêtre suivante, le Nom du
fichier apparaît. Entrez, si vous le
désirez, une Description (pour permettre à
d’autres personnes que vous, si nécessaire, de
comprendre à quoi votre connexion de données fait
ou entrez un nouveau Nom
convivial.
Ces deux informations apparaîtront dans
Connexions existantes lors de votre
prochaine connexion.
référence)
12. Il est TRÈS important de ne pas cocher
la case Enregistrer le mot de passe
dans le fichier.
Cliquez sur Terminer.
Important!
13. Choisissez le type de rapport que vous
voulez produire entre le tableau croisé
dynamique ou la représentation d’un
graphique. Par défaut, Excel vous
propose le tableau croisé dynamique.
14. Choisissez ensuite l’endroit où vous voir
apparaître le type de rapport choisi. Par
défaut, Excel vous propose la première
cellule de la feuille de calcul existante.
15. Cliquez sur OK.
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16. La Liste de champs de tableau croisé
dynamique est maintenant disponible.
17. La feuille Excel devrait présenter les
informations contenues dans le cube qui
serviront à produire le graphique ou le
tableau croisé dynamique.
18. Si vous obtenez ce message d’erreur, et
que vous utilisez Excel 2007 ou 2010, il
est possible que vous deviez installer sur
votre poste une mise à jour. Pour
installer cette mise à jour, vous devez
suivre les étapes présentées dans le
document disponible sur le site du BCI :
« Marche à suivre pour résoudre le
problème d’accès aux données des
statistiques d’admission avec le logiciel
Excel 2007 ou 2010 ».
19. Si, après avoir installé la mise à jour,
vous obtenez toujours un message
d’erreur, nous vous invitons à
communiquer avec nous à l’adresse
[email protected].
20. Veuillez toutefois noter que le problème
d’accès aux données est résolu avec la
version Excel 2013.
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1.2 ACCÈS À UNE BASE DE DONNÉES DÉJÀ UTILISÉE
Lors d’un nouvel accès à un cube ayant déjà été utilisé, il n’est plus nécessaire d’exécuter le point 1.1
(étapes 1 à 17 des pages 4 à 6), car ce cube fait maintenant partie des connexions existantes de votre
logiciel Excel. Toutefois, vous devrez à nouveau saisir votre mot de passe afin d’accéder aux données du
cube.
1. Ouvrez Excel.
2. Cliquez Données.
3. Cliquez sur Connexions existantes.
4. La liste des Connexions existantes
apparaît dans la nouvelle fenêtre.
Sélectionnez la base de données désirée.
5. Cliquez sur Ouvrir.
6. Choisissez le type de rapport que vous
voulez produire entre le tableau croisé
dynamique ou la représentation d’un
graphique. Par défaut, Excel vous propose
le tableau croisé dynamique.
7. Choisissez ensuite l’endroit où vous voulez
voir apparaître le type de rapport choisi.
Par défaut, Excel vous propose la
première cellule de la feuille existante.
8. Cliquez sur OK.
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9. Entrez le mot de passe, lié à votre nom
d’utilisateur, qu’on vous a remis.
10. Cliquez sur suivant.
11. La Liste de champs de tableau croisé
dynamique est maintenant disponible.
12. La feuille Excel devrait présenter les
informations contenues dans le cube qui
serviront à produire le graphique ou le
tableau croisé dynamique.
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1.3 ACCÈS À LA BASE DE DONNÉES À PARTIR D’UN FICHIER EXCEL CONTENANT DÉJÀ UN OU DES
TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES
Si vous avez déjà produit des tableaux croisés dynamiques à partir de la base de données des statistiques
d’admission, cette option vous permettra de remettre à jour les données de ces tableaux.
1. Lorsque vous êtes dans votre tableau,
cliquez sur l’onglet Actualiser.
2. Sélectionnez Actualiser tout.
1.4 EXEMPLE D’UN TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE
Pour obtenir un exemple d’un tableau croisé dynamique créé avec les données des statistiques
d’admission, accéder au lien suivant :
http://www.crepuq.qc.ca/spip.php?rubrique504&lang=f
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BUREAU DE COOPÉRATION INTERUNIVERSITAIRE
500, rue Sherbrooke Ouest, bureau 200, Montréal (Québec) H3A 3C6
http://www.bci-qc.ca
Téléphone : 514 288.8524