Excel 2002 Mémento

Excel 2002
Microsoft
Initiation
Fac similé
Ce fac-simile contient la table des matières et
une partie d'un chapitre
Mémento
AVERTISSEMENT
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d’une part, que les « copies ou reproductions strictement réservées à l’usage
privé du copiste et non destinées à une utilisation collective », et, d’autre part,
que les analyses et les courtes citations dans un but d’exemple et d’illustration,
« toute représentation ou reproduction intégrale, ou partielle, faite sans le
consentement de l’auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause, est illicite »
(alinéa 1 er de l’article 40).
Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit,
constituerait donc une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants
du Code pénal.
TSoft © - Paris - Mars 2002
Référence : PK0229
Excel 2002 - Mémento Initiation
Auteurs : Bernard BOYER - Patrick MORIÉ
TSoft
10, rue du Colisée
75008 Paris
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Tél. : 01 56 88 29 64
Fax : 01 53 76 03 64
SOMMAIRE
1 - ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Lancer Excel ..............................................................................................4
Quitter Excel ou basculer ............................................................................6
La fenêtre d’Excel .......................................................................................7
Les menus .................................................................................................9
Les barres d’outils..................................................................................... 10
Paramètres d’affichage ............................................................................. 12
Paramètres généraux................................................................................ 13
Paramètres de calcul ................................................................................ 14
Remarques diverses ................................................................................. 15
Utiliser l’aide............................................................................................. 16
2 - GERER LES CLASSEURS
Créer un classeur ..................................................................................... 22
Enregistrer un classeur ............................................................................. 23
Ouvrir et fermer un classeur ...................................................................... 27
Manipuler les feuilles de calcul .................................................................. 31
Mise en page............................................................................................ 33
Impression ............................................................................................... 36
Rechercher un classeur ............................................................................ 39
Fenêtres et volets ..................................................................................... 40
3 - CREER ET MODIFIER UN TABLEAU
Saisie des données................................................................................... 44
Déplacements dans la feuille..................................................................... 46
Sélection de cellules ................................................................................. 47
Insertion et suppression ............................................................................ 48
Copier des cellules ................................................................................... 49
Déplacer/Effacer des cellules .................................................................... 52
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4 - CREER UNE FORMULE
Créer une formule..................................................................................... 54
Référence aux cellules .............................................................................. 56
Liaisons entre feuilles................................................................................ 59
Utiliser les étiquettes ................................................................................. 62
Utiliser les noms ....................................................................................... 63
Calcul matriciel ......................................................................................... 66
5 - METTRE EN FORME UN TABLEAU
Lignes et colonnes .................................................................................... 68
Police, taille et attributs ............................................................................. 69
Alignement et position ............................................................................... 70
Format des nombres ................................................................................. 72
Bordure et motif........................................................................................ 73
Format automatique de tableau ................................................................. 75
Mise en forme conditionnelle ..................................................................... 76
Les styles................................................................................................. 77
6 - LES FONCTIONS D’EXCEL
Utiliser une fonction .................................................................................. 80
Mathématiques et trigonométrie................................................................. 82
Statistiques .............................................................................................. 85
Science.................................................................................................... 89
Finance et comptabilité ............................................................................. 91
Date et heure ........................................................................................... 95
Logique et information............................................................................... 96
Recherche et matrices .............................................................................. 97
Manipulation de texte................................................................................ 98
Index ....................................................................................................... 99
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Gérer les
classeurs
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CRÉER UN CLASSEUR
Dans Excel, le document de base est un classeur contenant par défaut trois
feuilles de calcul. Ce nombre est paramétrable dans les options. Au
démarrage d’Excel, un nouveau classeur est automatiquement créé et affiché
à l’écran. On peut créer un nouveau classeur basé sur le modèle par défaut,
basé sur un modèle spécifique ou encore basé sur un classeur existant.
Créer un classeur basé sur le modèle par défaut
Cliquer sur ce bouton dans la barre d’outils Standard, ou appuyer
sur
-N.
Créer un classeur en se basant sur un modèle spécifique
• Fichier/Nouveau pour afficher le volet Office Nouveau classeur si celui-ci
n’apparaît pas dans la partie droite de la fenêtre
• Dans la partie supérieure de cette liste, cliquer sur le nom d’un modèle
récemment utilisé
Ou
• Cliquer sur un groupe de modèles (les modèles généraux sont ceux
installés sur votre disque dur, les modèles sur mes sites Web sont ceux
disponibles sur le réseau intranet de votre entreprise et les modèles sur
Microsoft.com sont ceux proposés par Microsoft sur son site Web)
• Dans le premier cas, cliquer sur un onglet, chacun correspondant à une
catégorie de modèles
• Sélectionner l’icône associée au modèle à utiliser
• Cliquer «OK»
Créer un classeur en se basant sur un classeur existant
• Fichier/Nouveau pour afficher le volet Office Nouveau classeur si celui-ci
n’apparaît pas dans la partie droite de la fenêtre
Dans le volet Office, cliquer sur ce lien.
• Sélectionner le dossier, puis le nom du classeur
• Cliquer «Créer»
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ENREGISTRER UN CLASSEUR
Le premier enregistrement
Cliquer sur ce bouton dans la barre d’outils Standard, ou
Fichier/Enregistrer, ou appuyer sur
-S.
(a)
(b)
(c)
(d)
Enregistrer le classeur localement, dans le dossier Mes documents
Cliquer sur ce bouton dans la partie gauche du dialogue.
• Taper en (c) un nom pour le classeur (il peut comporter jusqu’à 255
caractères et les espaces sont autorisés)
• Sélectionner en (d) un format pour le classeur
• Cliquer «Enregistrer»
Enregistrer le classeur localement, dans un dossier quelconque
• Dérouler la liste (a) et sélectionner une unité de disque
• Double-clic en (b) sur le dossier dans lequel on souhaite enregistrer le
classeur (répéter la procédure s’il s’agit d’un sous-dossier)
• Taper en (c) un nom pour le classeur
• Sélectionner en (d) un format pour le classeur
• Cliquer «Enregistrer»
Enregistrer le classeur sur le bureau de Windows
Le classeur sera alors disponible sous la forme d’une icône posée sur le
bureau de Windows.
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Cliquer sur ce bouton dans la partie gauche du dialogue.
• Taper en (c) un nom pour le classeur
• Sélectionner en (d) un format pour le classeur
• Cliquer «Enregistrer»
Enregistrer le classeur dans le dossier des Favoris
Le dossier des Favoris est un dossier local rapide d’accès que l’on utilise pour
stocker les documents que l’on utilise souvent.
Cliquer sur ce bouton dans la partie gauche du dialogue.
• Taper en (c) un nom pour le classeur
• Sélectionner en (d) un format pour le classeur
• Cliquer «Enregistrer»
Enregistrer le classeur dans un dossier partagé
Pour enregistrer le classeur dans un dossier partagé sur le réseau local de
l’entreprise ou dans un dossier Web sur un serveur intranet ou sur Internet.
Cliquer sur ce bouton dans la partie gauche du dialogue.
Attention : avec certaines versions de Windows, ce dossier
s’appelle Dossiers Web.
• Double-clic en (b) sur un dossier partagé ou un site Web, puis sur un de ses
sous-dossiers
• Taper en (c) un nom pour le classeur
• Sélectionner en (d) un format pour le classeur
• Cliquer «Enregistrer»
Dialogue des Propriétés
On peut demander à ce que le dialogue des Propriétés s’affiche
automatiquement lors du premier enregistrement d’un classeur. Il permet
d’indiquer le titre du document, son sujet, l’auteur, etc.
• Outils/Option, onglet Général
• Cocher xAfficher la fenêtre des Propriétés
• Cliquer «OK»
Par la suite, pour réviser les propriétés d’un classeur :
• Fichier/Propriétés, onglet Résumé
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Les enregistrements suivants
Cliquer sur ce bouton dans la barre d’outils Standard, ou
Fichier/Enregistrer, ou appuyer sur
-S, ou encore sur
-
.
Aucun dialogue n’est affiché et la version à l’écran remplace et écrase la
dernière version enregistrée. Enregistrez souvent un classeur en cours de
modification !
Enregistrer un classeur sous un autre nom
• Fichier/Enregistrer sous, ou appuyer sur
Le même dialogue que celui affiché à l’occasion d’une première sauvegarde
apparaît.
• <Nom de fichier> : taper un autre nom pour le classeur
• Cliquer «Enregistrer»
Enregistrer un classeur dans un autre dossier
• Fichier/Enregistrer sous, ou appuyer sur
Le même dialogue que celui affiché lors d’une première sauvegarde apparaît.
• Sélectionner un autre dossier
• Cliquer «Enregistrer»
Enregistrer l’espace de travail
Pour enregistrer tous les classeurs ouverts ainsi que la taille et la position des
fenêtres. Un fichier de ce type possède l’extension .XLW et s’ouvre comme
n’importe quel classeur.
• Fichier/Enregistrer un espace de travail
• Taper un nom pour le fichier
• Cliquer «Enregistrer»
Changer le dossier d’enregistrement par défaut
• Outils/Options, onglet Général
(a)
• Taper son chemin et son nom en (a)
• Cliquer «OK»
Changer le format d’enregistrement par défaut
• Outils/Options, onglet Transition
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• <Enregistrer les fichiers Excel sous> : sélectionner un format (page Web,
ancienne version d’Excel, Texte, etc.)
• Cliquer «OK»
Protéger un classeur avec un mot de passe
• Fichier/Enregistrer si le classeur n’a pas encore été enregistré, sinon
Fichier/Enregistrer sous
• Cliquer «Outils» dans la barre d’outils, puis sur Options générales
(a)
(b)
• Taper en (a) le mot de passe nécessaire pour pouvoir ouvrir le classeur
(attention, Excel fait la différence entre les majuscules et les minuscules)
• Taper en (b) le mot de passe nécessaire pour pouvoir modifier le classeur
• Cliquer «OK»
• A la demande d’Excel, retaper le ou les mots de passe
• Cliquer «OK», puis «Enregistrer»
Enregistrement automatique
La sauvegarde automatique enregistre à intervalles réguliers (paramétrable)
le classeur présent à l’écran dans un fichier temporaire. Attention : cette
sauvegarde ne remplace pas l’enregistrement normal et ne sera utile qu’en
cas d’extinction accidentelle de l’ordinateur ou de redémarrage brutal après
un blocage.
Dans ce cas, lors du prochain lancement du programme, Excel affichera le
volet Office Récupération de document. Si un classeur a été enregistré
automatiquement avant l’incident, son nom apparaît dans le volet Office suivi
du terme [Récupéré]. Il suffit de cliquer sur son nom pour l’afficher, puis sur le
bouton «Fermer» pour masquer le volet Office.
Pour activer l’enregistrement automatique :
• Outils/Options, onglet Enregistrer
• Cocher xEnregistrer les informations de récupération automatique
• A côté, taper l’intervalle de temps souhaité entre deux enregistrements
automatiques
• Cliquer «OK»
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OUVRIR ET FERMER UN CLASSEUR
Notez que, par défaut, lors de l’ouverture d’un classeur, Excel vérifie s’il
contient des macros susceptibles d’abriter des virus et le signale par un
message le cas échéant :
Si cette vérification n’est pas activée sur votre poste, vous pouvez la réclamer
en passant la commande Outils/Macro/Sécurité.
Ouvrir un classeur récemment utilisé
Si le classeur à récupérer est l’un des quatre derniers à avoir été utilisés :
• Dérouler le menu Fichier
En bas de ce menu, cliquer sur le nom du
classeur ou taper le numéro qui précède son
nom.
Ou
• Fichier/Nouveau pour afficher le volet Office Nouveau classeur
Dans la partie supérieure du volet Office,
cliquer sur le nom du classeur à ouvrir.
Remarque : le nombre de documents apparaissant en bas du menu ou dans
le volet peut être modifié en passant la commande Outils/Options, onglet
Général, dans la zone <Paramètres>.
Ouvrir un classeur
Cliquer sur ce bouton dans la barre d’outils Standard, ou
Fichier/Ouvrir, ou appuyer sur
-O.
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(a)
(b)
Si le dossier affiché n’est pas celui qui contient le classeur à ouvrir :
• Dérouler la liste (a) et sélectionner une unité de disque
• Double-clic en (b) sur le dossier dans lequel se trouve le classeur
• Sélectionner en (b) le nom du classeur à ouvrir
• Cliquer «Ouvrir»
Boutons de navigation
La partie gauche du dialogue affiche plusieurs icônes qui sont des raccourcis
vers certains dossiers souvent utilisés. Cliquer sur l’un de ces boutons pour
en afficher le contenu.
Affiche la liste des derniers documents et dossiers que vous
avez utilisés.
Affiche le contenu du dossier Mes documents, qui est le
dossier d’enregistrement proposé par défaut par les
applications Office.
Affiche la liste des documents que vous avez placés dans le
dossier Favoris, soit à l’aide du bouton «Outils» de ce
dialogue, soit avec votre navigateur Web.
Affiche la liste des dossiers partagés et des dossiers Web
auxquels vous avez accès. Avec certaines versions de
Windows, ce dossier s’appelle Favoris réseau.
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Types d’ouverture
Dans le dialogue d’ouverture de fichiers, une petite flèche est associée au
bouton «Ouvrir». Elle déroule une liste d’options qui permettent d’ouvrir le
document en lecture seule, d’en ouvrir une copie, ou de l’ouvrir dans un
navigateur Web s’il s’agit d’une page Web.
Détails de la barre d’outils
(a)
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(f)
(g)
(b)
(c) (d) (e)
(f)
(g)
Dossier précédemment affiché.
Pour remonter d’un niveau dans l’arborescence des dossiers.
Ouvre la page de recherche d’Internet Explorer.
Supprime le document sélectionné.
Crée un nouveau dossier.
Types d’affichage pour la liste des documents.
Outils divers : ajout du document aux Favoris, impression, propriétés du
document, etc.
Ouvrir un espace de travail
Cliquer sur ce bouton dans la barre d’outils Standard, ou
Fichier/Ouvrir, ou appuyer sur
-O.
• Sélectionner le dossier dans lequel se trouve le fichier
• Sélectionner le nom du fichier à ouvrir
Un fichier d’espace de travail possède l’extension xlw et
dispose d’une icône particulière.
• Cliquer «Ouvrir»
Cas de l’ouverture simultanée d’un même classeur
Quand un classeur se trouve dans un dossier partagé, il est possible qu’un
utilisateur cherche à ouvrir un classeur déjà en cours d’utilisation sur un autre
poste. Dans ce cas, Excel affiche le dialogue suivant :
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Pour consulter le classeur sans pouvoir le modifier
• Cliquer «Lecture seule»
Pour ouvrir une copie du classeur en lecture seule
Le principe consiste à ouvrir une copie du classeur en cours d’utilisation, puis
à être prévenu quand il sera refermé par l’autre utilisateur.
• Cliquer «Notifier»
Vous recevrez en temps voulu un message de ce type :
• Cliquer «Lecture-écriture» pour accéder au classeur
Ouvrir un classeur endommagé
Si un classeur Excel a été endommagé, le programme peut tenter de
récupérer une partie de son contenu.
Cliquer sur ce bouton dans la barre d’outils Standard, ou
Fichier/Ouvrir, ou appuyer sur
-O, ou encore sur
•
•
•
•
.
Sélectionner le dossier dans lequel se trouve le classeur
Sélectionner le nom du classeur
Cliquer sur la flèche associée au bouton «Ouvrir»
Cliquer sur Ouvrir et réparer
Fermer un classeur ou abandonner les modifications
• Fichier/Fermer, ou cliquer sur la case de fermeture de sa fenêtre
Si le classeur a été modifié, Excel affiche un message d’alerte :
• Cliquer sur l’un de ces boutons
– «Oui» : enregistre le classeur et le retire de l’écran.
– «Non» : abandonne les dernières modifications et ferme le classeur.
– «Annuler» : retourne au document sans rien faire.
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