MAIL-IN BALLOT INSTRUCTIONS

MAIL-IN BALLOT INSTRUCTIONS
Contents of Mail-In Ballot Package
• These Instructions on how to complete the Mail-In Ballot;
• A copy of the complete information package;
• A ballot;
• An outer, postage-paid return envelope marked “Envelope No. 1” and pre-addressed to the Chief
Referendum Officer; and
• A second, inner envelope, marked “Envelope No. 2” and “Ballot”, and having the Voter
Declaration Form pre-printed on the back for insertion of the completed ballot.
Deadline for returning the Ballot envelopes with Ballot inside
In order for your vote by mail to be valid, it must be received by the Chief Referendum Officer by
8:00 p.m. on Friday October 12 2007 (being the close of polls on the last roving poll day). If returning
the Ballot envelopes with Ballot inside by way of mail, ensure you leave enough time for the package
to arrive by this deadline. Ballot envelopes received after that time will not be opened and will be
considered “invalid ballots”.
How to complete the Mail-In Ballot Package
You may exercise that Mail-In Ballot in the following manner:
a) Mark the ballot by placing a cross, check mark or other mark in the circle next to the word “Yes”
and its French and Cree equivalents or the circle next to the word “No” and its French and Cree
equivalents, so as to clearly indicate your response to the Referendum Question.
b) Fold the ballot in a manner that conceals the mark indicating your response.
Note: If required, you may enlist the assistance of another person in marking your ballot. If you
do so, then ensure that this person also completes and signs, along with you, the appropriate portion of Voter Declaration Form printed on the outside of the inner envelope marked
“Envelope No. 2” and “Ballot”, prior to completion of step e), below.
c) Place the ballot into the inner envelope marked “Envelope No. 2” and “Ballot”, and seal that envelope.
Note: If more than one Mail-In Ballot Package was provided to your household, you must ensure
that only one (1) ballot goes into any one (1) inner envelope.
d) Complete and sign the Voter Declaration Form printed on the outside of the back of Envelope No. 2
(ensure that any person assisting you in marking the ballot also completes and signs the applicable
portion of the form).
e) Place the inner envelope marked “Envelope No. 2” and “Ballot” in the outer, pre-addressed,
envelope marked “Envelope No. 1”, and seal that envelope by affixing over the envelope lip the
“security seal” that is provided for this purpose.
f) Mail or deliver the outer envelope marked “Envelope No. 1” with its sealed contents to the Chief
Referendum Officer. You are responsible for ensuring it is in the office of the Chief Referendum
Officer before the deadline noted above.
Requesting a replacement Ballot
If you inadvertently spoil or lose the ballot from the Mail-In Ballot Package, you may obtain another if:
a) you return the spoiled ballot to the Chief Referendum Officer; or
b) in the case where you cannot return the ballot which had been provided in the Mail-In Ballot
Package, you instead provide a written affirmation, signed by you in the presence of and witnessed
by the Chief Referendum Officer, a Justice of the Peace or a commissioner for oaths, and which
states that you have spoiled, discarded or lost the ballot included in the Mail-In Ballot Package, and
will abstain from later using it in the event the ballot is later found.
Not Exercising Mail-In Ballot and Instead Voting at a Polling Centre
or Roving Poll
If, after receiving the Mail-In Ballot Package, you decide not to use it and instead wish to vote in person at a
polling centre or a roving poll, you will be entitled to do so if:
a) you return the Mail‑In Ballot to the Local Referendum Officer in charge of the polling centre or to the
Scrutineer in charge of the particular polling station within the polling centre or to the Scrutineer in
charge of the roving poll (as applicable) at which you attend in order to exercise your vote; or
b) in the case where you cannot return the ballot which had been provided in the Mail-In Ballot
Package, you instead provide a written affirmation, signed by you in the presence of and witnessed
by the Local Referendum Officer in charge of that polling centre or by the Deputy Local Referendum
Officer assisting him or her, or by the Scrutineer in charge of the particular polling station within
the polling centre, or the Scrutineer in charge of the roving poll, or by a Justice of the Peace or a
commissioner for oaths, and which states that you have spoiled, discarded or lost the ballot included
in the Mail-In Ballot Package, and will abstain from later using it in the event the ballot is later found.
For more information, please call the toll-free number: 1-888-761-1655.
INSTRUCTIONS CONCERNANT
LE SCRUTIN POSTAL
Contenu de la trousse de scrutin postal
• Les présentes instructions sur la manière de compléter le bulletin de vote postal;
• Une copie de la trousse d’information;
• Un bulletin de vote;
• Une enveloppe extérieure de retour prépayée portant la mention « Enveloppe No 1 » et
préadressée au directeur du scrutin référendaire; et
• Une seconde enveloppe intérieure portant la mention « Enveloppe No 2 » et « Bulletin de vote »
contenant à l’endos le formulaire de déclaration de la personne ayant droit de vote, destiné à recevoir
le bulletin de vote complété.
Délai de retour de l’enveloppe contenant le bulletin de scrutin postal
Pour être valide, le bulletin de vote par scrutin postal doit être reçu par le directeur du scrutin
référendaire au plus tard à 20 heures le vendredi, 12 octobre 2007 (c’est-à-dire à l’heure de fermeture des bureaux de scrutin au dernier jour du scrutin itinérant). Si vous avez l’intention de retourner
l’enveloppe contenant le bulletin de vote par la poste, assurez-vous de prévoir une période de temps
suffisante pour que votre envoi arrive à destination avant l’échéance précitée. Les enveloppes-retour
contenant les bulletins de vote reçus après l’échéance ne seront pas ouvertes et les bulletins de vote
qu’elles contiennent seront considérés comme
« Bulletins non valides »).
Comment compléter le bulletin de scrutin postal
Vous pouvez exercer votre droit de vote postal de la manière suivante :
a) Marquez le bulletin de vote en y apposant une croix, une coche ou toute autre marque dans le cercle
situé à côté du mot « Oui » ainsi que son équivalent anglais ou cri ou dans le cercle situé à côté du
mot « Non ») ou et de votre équivalent anglais et cri, de manière à indiquer clairement votre choix eu
égard à la question référendaire.
b) Pliez le bulletin de vote de manière à ce que votre choix ne soit pas visible.
Note : Si vous le désirez, vous pouvez requérir l’assistance d’une autre personne afin qu’elle vous
aide à marquer votre bulletin. Si c’est le cas, assurez-vous que cette personne complète et
signe tout comme vous, la portion approprié du formulaire de déclaration de la personne
ayant droit de vote située au verso de la face extérieure de l’enveloppe identifiée comme
« Enveloppe No 2 » et « Bulletin de vote » avant de compléter l’étape e) ci-dessous.
c) Placez le bulletin de vote dans l’enveloppe intérieure identifiée comme « Enveloppe No 2 » et
« Bulletin de vote » et scellez l’enveloppe.
Note : Dans le cas où plus d’une trousse de scrutin postal aurait été envoyée à votre résidence,
vous devez vous assurer qu’un seul bulletin de vote soit placé par enveloppe intérieure.
d) Complétez et signez le formulaire de déclaration de la personne ayant droit de vote imprimé au
verso de l’Enveloppe No 2 (assurez-vous que la personne qui vous a aidé à marquer votre bulletin
complète et signe elle aussi la portion qui s’applique à elle sur ledit formulaire)
e) Placez l’enveloppe intérieure identifiée comme « Enveloppe No 2 » et « Bulletin de vote » à l’intérieur
de l’enveloppe préadressée portant la mention « Enveloppe No 1 » et scellez celle-ci en affixant le
«seau de sécurité» qui est inclus pour cette fin endessus de rabat de l’enveloppe.
f) Postez ou livrez l’enveloppe extérieure portant la mention « Enveloppe No 1 » avec son contenu
scellé au directeur du scrutin référendaire. Il est de votre responsabilité de vous assurer que le
tout parviendra au directeur du scrutin référendaire avant l’échéance ci-haut mentionné.
Demande de remplacement de bulletin de vote
Si par inadvertance vous avez gâché ou perdu le bulletin de vote contenu dans la trousse de scrutin postal qui
vous a été envoyée, vous pouvez en obtenir un autre si :
a) Vous retournez le bulletin de vote gâché au directeur du scrutin référendaire; ou
b) Dans le cas où vous ne pouvez retourner ledit bulletin de vote qui vous a été envoyé dans la trousse de
scrutin postal, vous faites parvenir en lieu et place une déclaration écrite signée par vous en présence
du directeur du scrutin référendaire, d’un juge de paix ou d’un commissaire à l’assermentation énonçant
que vous avez gâché ou égaré ou perdu le bulletin de vote qui vous a été envoyé dans la trousse de
scrutin postal et que vous vous abstiendrez d’utiliser ce bulletin s’il était retrouvé.
Non exercice du vote par scrutin postal et vote dans un centre de
scrutin ou par scrutin itinérant
Si après avoir reçu une trousse de scrutin postal vous décidez de ne pas l’utiliser et donc de voter à un centre
de scrutin ou à un bureau de scrutin itinérant, vous pouvez le faire, si :
a) vous retournez ledit bulletin au directeur local du scrutin référendaire responsable du centre de
scrutin ou au scrutateur responsable du bureau de scrutin situé dans ce centre ou au scrutateur
responsable de l’équipe de scrutin itinérant auquel vous voulez voter, le cas échéant; ou
b) dans le cas où vous ne seriez pas en mesure de retourner le bulletin qui vous a été envoyé dans la
trousse de scrutin postal, vous pourrez fournir au scrutateur responsable d’un bureau de scrutin du
centre de scrutin où vous désirez voter ou responsable d’une équipe de scrutin itinérant, une déclaration écrite assermentée par le directeur local du scrutin référendaire responsable de ce centre ou par
son adjoint ou par le scrutateur responsable de l’équipe de scrutin itinérant ou par un juge de paix ou
un commissaire à l’assermentation à l’effet que vous avez gâché, égaré ou perdu le bulletin de vote
que l’on vous a envoyé dans la trousse de vote postal et que vous vous abstiendrez d’utiliser ce
bulletin de vote s’il était retrouvé.
Pour obtenir plus de renseignements, appelez le numéro de téléphone sans frais : 1-888-761-1655.