Domaine n° 5 : Gestion de l`information

MINISTÈRE DE L'ALIMENTATION, DE L’AGRICULTURE ET DE LA PÊCHE
EXAMEN PROFESSIONNEL D’ACCÈS AU CORPS
DES INGENIEURS DE L’AGRICULTURE ET DE L’ENVIRONNEMENT
-----------------------SESSION 2010
------------------------
Épreuve écrite d’admissibilité n° 2
Domaine n° 5 : Gestion de l'information
Sujet n° 2 : Systèmes d'information
----------------Durée : 3 heures – Coefficient 3
Le sujet contient 24 pages (libellé du sujet inclus).
Liste des documents joints :
Document 1 :
Analyse préalable et mise en œuvre d'une gestion
électronique des documents dans les services de la
DDAFxx
pages 3 à 8
Document 2 :
Présentation de la DRAAFyy et de son système
d'information
pages 9 à 11
Document 3 :
La gestion électronique des documents
pages 12 à 14
Document 4 :
Les solutions logicielles de GED
pages 15 à 22
Document 5 :
Lexique
pages 23 à 24
Vous devez vérifier que le document global contient bien 24 pages
Si ce n’est pas le cas, signalez-le immédiatement.
1/24
SUJET
Vous êtes responsable du système d'informations d'une Direction Régionale de l'Alimentation, de
l'Agriculture et de la Forêt (DRAAFyy).
Votre Directeur, nouvellement nommé, souhaite organiser une gestion documentaire au sein de
la DRAAFyy (documents bureautiques et courriers).
Dans son précédent poste de Directeur de la DDAFxx, il utilisait une gestion documentaire
basée sur un serveur de fichiers. Une arborescence et des règles de nommage des fichiers
avaient été définies.
Il avait particulièrement apprécié la facilité de classement et de recherche des documents, ainsi
que la facilité de diffusion des informations intra et inter service.
Il souhaite savoir si une telle solution peut être adaptée au contexte de la DRAAFyy en prenant
en compte les contraintes suivantes :
• la solution devra être opérationnelle dans les 6 prochains mois
• aucun budget n'est alloué à l'opération
• toute la DRAAFyy devra utiliser cette gestion documentaire
Pour vous aider dans votre analyse, votre Directeur vous fournit le document présentant la
réflexion de l'organisation de la documentation de la DDAFxx.
Vous rédigerez une note pour votre Directeur, où vous jugerez de la faisabilité de sa demande.
Vous indiquerez en particulier :
• votre proposition d'organisation de la documentation : solution technique retenue,
organisation de l'arborescence, règles de nommage
• l'organisation à mettre en place pour mener à bien ce projet
• les conditions de réussite du projet : méthode d'évaluation et d'améliorations
• une analyse des risques majeurs
• un macro-planning de déploiement
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DOCUMENT 1
Analyse préalable et mise en œuvre d'une gestion électronique des
documents dans les services de la DDAFxx**
1) Problématique et besoins en matière de partage de l'information et d'archivage
La DDAF** compte 80 agents environ, et plusieurs centaines de milliers de fichiers y sont
utilisées.
Le responsable des systèmes d'information a relevé les besoins de sa structure quant au bon
usage de l'information :
1. Travailler en équipe et avec diverses procédures
2. Assurer un minimum d'autonomie des agents avec une information facilement localisable et
mobilisable
3. Assurer la portabilité de l'information
2) Situation initiale de la DDAFxx en matière de partage de l'information et d'archivage
2.1) Une gestion conjointe de documentation sur papier et de documentation électronique
● Une documentation sur papier classée dans des supports physiques non mutualisés
(localisations et appellations différentes, accessibilité non gérée),
● Une documentation dématérialisée dispersée (sur les serveurs, les postes de travail, sur
messagerie ou en sauvegarde externe), sans plans de classification et de nommage
unifiés,
● Une sécurisation insuffisante et mal maîtrisée (sauvegarde des serveurs seulement).
2.2) Une gestion parcellisée de la documentation
● Une gestion documentaire par service, par métier, par application, par poste de travail ou
par messagerie individuelle
● Des échanges entre groupes d'utilisateurs difficiles (multiplication des exemplaires)
● Une organisation des supports de stockage et d'archivage laissée au libre-arbitre des
utilisateurs
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2.3) Conséquences
● Conséquences budgétaires
 Dépenses excessives (consommables, supports et lieux de stockage, maintenance)
● Conséquences organisationnelles
 Accès et partage difficiles (classement et nommage des fichiers non unifiés)
 Mauvaise maîtrise du versionning**
 Mauvaise gestion des postes de travail
 Difficulté d’usage en cas de nomadisme
 Continuité de service non assurée
 Sous-emploi des données
 Suivi archaïque du courrier
 Perte de place (redondance de fichiers)
 Classement peu adapté à la transversalité de certaines missions
● Conséquences en terme de sécurité
 Accès aux documents non totalement sécurisés
 Pertes possibles de documents
 Pas de politique d'archivage périodique systématique
● Conséquences humaines
 Mauvaise responsabilisation des agents
 Mutualisation insuffisante de la documentation
3) Solutions envisageables
L'objectif est de mettre en place un procédé informatisé visant à organiser et gérer des
informations et des documents électroniques mettant principalement en œuvre des systèmes
d'acquisition, de classement, de stockage, d'archivage des documents. C'est donc une gestion
électronique des documents ou GED*.
3.1) Principes de base
● Trouver une solution globale et non par service
● Partager toute l'information, sauf les dossiers réservés
● Dématérialiser la documentation
 Finalités :
Gagner de la place
Améliorer la productivité
 Besoins :
Numériser les documents sur papier par scanner
Généraliser les formats Pdf**, XML**, HTML**
● Organiser la classification de la documentation
 Finalités :
Gagner de la place
Améliorer la productivité
Améliorer le fonctionnement du service (continuité, mutualisation, réponses aux
usagers, etc...)
 Besoins :
Gérer les documents en mode bureautique
Élaborer un plan de classification des dossiers
Créer un plan de nommage et d'indexation des documents
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● Définir la politique de stockage et d'accès
 Finalités :
Gagner de la place
Améliorer la productivité
Améliorer le fonctionnement du service (continuité, mutualisation, réponses aux
usagers, etc...)
 Besoins :
Ranger obligatoirement les documents (Workflow**)
Gérer les droits d'accès à la documentation
Mettre donc en place une politique de la documentation avec obligation de suivi par
tous les agents du service déconcentré.
● Définir une gestion des documents
 Finalités :
Gagner de la place
Améliorer la productivité
Améliorer le fonctionnement du service (continuité, mutualisation, réponses aux
usagers, etc...)
Optimiser l'archivage
Faciliter la mise à jour et la consultation
Respecter les normes de qualité
 Besoins :
Contrôler la création des documents
Élaborer des modalités de classement des documents
Gérer les règles et les durées de conservation des documents
Assurer une diffusion contrôlée des documents
Assurer un accès sécurisé à la documentation
3.4) Les étapes
● Réaliser un plan de nommage des fichiers
 Avec date, rédacteur, destinataire, objet, version, type
● Réaliser un plan de classement
Cinq approches parallèles: géographique, thématique, transversale, documentaire, et pour
le système d'informations géographiques (SIG).
 Le niveau géographique regroupe les dossiers techniques, classés par niveau
géographique, puis par thèmes, dont le niveau de gestion est indissociable et
confondu avec un échelon territorial (chasse, pêche, assainissement,
aménagement foncier, etc...): syndicat de l'eau potable, communes, communautés
de communes, etc...
 Tout ce qui n'est pas géographique est thématique (avec les mêmes thèmes
que sous la géographie): infrastructures, forêt, environnement, agriculture, etc...
 Le niveau transversal regroupe le fonctionnement horizontal de la structure
(pour l'ensemble de la DDAF et par service), le fonctionnement des groupes de
travail, un répertoire par service, un niveau individuel. Le niveau DDAF réunit tout
ce qui concerne le fonctionnement interne de la structure comme le budget, la
logistique, le personnel, etc... Un niveau externe est prévu pour les groupes, les
entités et les missions auxquelles la DDAF participent: préfecture, autres
ministères, etc...
• Le niveau documentaire regroupe toute la documentation nécessaire au
fonctionnement de la structure. Elle aurait pu être classée dans l'arborescence
thématique mais cela demanderait de créer des thèmes intermédiaires, ce qui n'est
pas lisible
 Le système d'informations géographiques regroupe les couches
 Pas de niveau organisationnel dans le classement (service, cellule, groupe de
travail, personne), car il est géré par l'attribution des droits d'accès
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● Organiser les droits d'accès aux fichiers
 Les premiers niveaux de l'arborescence sont figés.
 Les droits à l'écriture sont gérés par l'appartenance à des groupes.
 La gestion des droits est fixée par les services.
● Choisir sa solution technique
On peut envisager :
 Une gestion électronique des documents sans progiciel particulier.
 Une gestion électronique des documents avec un progiciel (libre ou propriétaire)
4) Mise en place de la solution choisie en DDAFxx
Chronologie de mise en place du classement des données:
● Classement en interne dans le service de l'aménagement rural dans un premier temps, en
2004
● Élaboration d'une logique de classement pour la DDAF appliquée dans le service de
l'aménagement rural et du secrétariat général en 2005. Un état des lieux de la donnée et
des pratiques locales a préalablement été réalisé.
● Généralisation du classement à la DDAF en 2006
La documentation juridique a été classée en premier.
4.1) Principe du classement des données
● Le disque du serveur de fichiers est découpé en 5 volumes, et aucun fichier n'est
sauvegardé sur les postes de travail, sauf la messagerie. Les messages en interne ne
comportent pas de pièces jointes.
● On retrouve les cinq niveaux de l'arborescence du disque notés plus haut: volume
transversal, volume géographie, volume thématique, volume SIG, volume documentation.
Il faut noter que toute la documentation juridique est classée au même endroit.
L'organisation des différents volumes est la suivante (toute l'arborescence n'a pas été
développée ici) :
Géographie
Communes
Commune1
Agriculture
Amenagement
Eau
Environnement
Foret
Infrastructure
Commune2
Commune3
CommunautesCommunes
SyndicatHydraulique
SyndicatAssainissement
SyndicatEauPotable
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Thématique
Agriculture
AidesDeveloppementRural
AidesExceptionnelles
AidesPac
ControlesSur Place
OrganismesAgriculture
VieExploitationsAgricoles
Amenagement
Eau
Generalites
ConnaissanceSuivi
Financements
GestionPlanification
Organismes
PoliceEau
PolitiquesEau
Environnement
Chasse
Nature
Peche
Nuisances
Foret
Infrastructures
Transversal
Ddaf
ArretesPrefectoraux
BudgetInterne
BudgetMap
BudgetMedd
Logistique
Modeles
Personnel
ProjetStrategique
Externe
Groupes
Services
Directeur
EquipeDirection
AmenagementRural
EconomieAgricole
Environnement
EquipementRural
LoisSociales
SecretariatGeneral
SystemeInformation
Documentation
Agriculture
Amenagement
Eau
Assainissement
Commercial
Réglementation
Technique
EauEnvironnement
EauPotable
RessourceEnEau
Environnement
Foret
Infrastructures
PublicationPeriodique
Transversal
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● L'agent chargé d'une affaire crée un dossier Pdf (avec page de garde et signets), si
possible avec un modèle. Il y intègre quotidiennement les pièces dématérialisées. Les
documents papier sont détruits (sauf ceux sujets à contentieux). A ce niveau l'agent crée
l'arborescence du dossier qui lui convient.
● Une affaire est organisée en deux sous-dossiers:
• un sous-dossier « en cours » pour des fichiers à mettre à jour périodiquement, ou des
fichiers modèles
• un sous-dossier « définitif » pour des fichiers non modifiables (courrier signé,
documents reçus, carte à une date donnée, etc...)
4.2) Gestion des droits d'accès aux données
● Lecture des fichiers pour tous les agents, sauf exceptions (personnel, contentieux)
● Écriture autorisée en fonction de la compétence de l'agent
● Les droits sont gérés par la mission des systèmes d'information
● Pas de répertoire commun à plusieurs services
4.3) Sauvegarde
● Sur bandes automatiquement tous les mois
● Tous les jours pour les fichiers de format Pdf sur le serveur dédié.
● Exportation et synchronisation quotidiennes sur les ordinateurs portables

* voir DOCUMENTS 3-4(GED)
** voir DOCUEMENT 5 (lexique)
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DOCUMENT 2
Présentation de la DRAAFyy et de son système d'information
1) Organigramme général
Direction Régionale de l'Alimentation, de l'Agriculture et de la Forêt de la région YY
Directeur et Adjoint du Directeur
S
e
r
v
i
c
e
s
Secrétariat Général
SG
Service Régional
de l'Economie
Forestière,
Agricole et des
Territoires SREFAT
RH
Agiculture
Environnement AgroAlimentaire
Gestion des
établissements
Programmation
coordination
des actions
sanitaires
Forêt Bois
Inspection de
l'apprentissage
Qualité de l'offre
alimentaire
Enquêtes
FEADER
Développement rural
Examens
concours
Contrôles et
inspections
sanitaires
Valorisation de
la donnée SIG
P
ô Finances Performances
l
e
s
Logistique
Système d'Information
Service
Régional de la
formation et du
développement
SRFD
Service
Régional de
l'Alimentation
SRAL
Service
information et
statistique
économique
SRISE
FranceAgriMer
FAM
Analyse
Diffusion
Accompagnement
des filières
Contrôles
Interventions
Prospective
emploi
Synthèses
Conjonture
2) Ressources humaines
2.1) Les agents de la DRAAF**
● 180 agents (y compris ceux du SRAL et de FAM)
● Sur 4 sites, dont 3 dans d'autres départements (antennes du SRAL et Informations sur le Marché)
● Chaque pôle est sous la responsabilité d'un responsable de pôle, placé sous l'autorité du chef de
service concerné
2.2) Les agents du pôle des systèmes d'information
● 3 agents à temps plein : le responsable de pôle, et deux assistants
● Un assistant s'occupe de l'assistance et de la maintenance, et l'autre de l'administration de la
donnée
● Le responsable de pôle anime et gère le pôle, assure la gestion du SI et la coordination avec les
autres services. Il peut participer au Comité de Direction au côté du Secrétaire Général
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3) Le système d'information
3.1) Parc
Avant la mise en place du projet Milux (voir plus bas):
● 12 serveurs sous Windows NT4 (serveurs d'authentification), 2000 et 2003
● 160 postes de travail et 20 portables, sous Windows XP
3.2) Réseau
● Réseau du Ministère de l'Alimentation, de l'Agriculture et de la Pêche: Morea
● Liaisons entre sites distants par site FTP
3.3) Organisation de la donnée
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Chaque utilisateur peut sauvegarder ses fichiers sur son poste de travail
Un répertoire est prévu sur le serveur de fichiers pour chaque service
Classement libre par chaque service dans son répertoire
Pas de plan de nommage des fichiers
Droits d'accès gérés par groupes sur le serveur de fichiers
Administration de la donnée par le pôle SI
Valorisation de la donnée par le SRISE
Sauvegarde: voir organisation de l'opération Milux
Environ 25 Go de données
3.4) Le projet national Milux
● Objectifs du projet
• Homogénéiser les architectures en SD
• Améliorer le niveau de qualité des services bureautiques
• Optimiser la gestion et la sécurité des services bureautiques
• Garantir l'optimisation économique du dispositif
• Proposer aux structures une offre de service renforcée en matière d'assistance
• Accompagner les réformes des DRAAF
● Périmètre
• Concerne les serveurs bureautiques (authentification, sauvegarde, serveurs de fichiers et
serveurs d'impression)
• Sous Linux RedHat
• Les serveurs sont fournis par le Ministère aux structures avec un accompagnement technique.
• Les serveurs et les licences serveurs sont fournis et financés.
• Un serveur Linda V3 pour les SIG sera fourni.
• La sauvegarde des statistiques est réalisée au niveau national (StatLinux)
● Déploiement à la DRAAFyy
• Le serveur d'authentification est installé et la migration de domaine est réalisée
• Les serveurs de sauvegarde viennent d'être installés :
➔ 3 disques internes 500 Go en RAID5
➔ 5 disques externes 500 Go USB2
➔ avec sauvegarde:
1 semaine sur disques internes
1 sauvegarde complète et 4 incrémentales par semaine
5 semaines sur disques externes
5 sauvegardes complètes hebdomadaires pour externalisation
➔ avec logiciel de sauvegarde:
ARKEIA v8.0
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● Le serveur de fichier sera installé au cours du deuxième semestre 2010
Il sera alors proposé une arborescence type du disque de ce serveur et un
plan de nommage (non obligatoires)
● Qui fait quoi :
•
Le CISI** assure le pilotage du projet.
•
Le CERI/RMAP** assure le déploiement technique :
➔ l'administration technique (installation, mise à jour) des machines (système
d’exploitation et des modules logiciels)
➔ la surveillance des serveurs Milux, gestion sauvegarde LINDA3
➔ le marché de maintenance(système exploitation et serveurs)
•
L'équipe locale des informaticiens assure :
➔ la migration vers le nouveau domaine : intégration des serveurs locaux et des
postes de travail dans le nouveau domaine
➔ la gestion quotidienne des services : création des comptes, des groupes et des
habilitations, gestion des sauvegardes bureautiques, restaurations des fichiers,
➔ l'hébergement de ces serveurs dans des locaux appropriés tels que définis
dans la PSSI**

** Voir DOCUMENT 5 (lexique)
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DOCUMENT 3
La gestion électronique des documents
1) Définition de la gestion électronique des documents
Un article de Wikipédia, l'encyclopédie libre.
(http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_électronique_des_documents)
La Gestion Électronique des Documents ou GED désigne un procédé informatisé visant à
organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Il met
principalement en œuvre des systèmes d'acquisition, de classement, de stockage, d'archivage des
documents (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers). La GED participe
aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d'échanges d'informations. C'est un processus
de finalité qui découle du cycle de vie du document. La GED peut permettre un gain de temps et d'argent
énorme pour les organisations. En effet, elle permet l'indexation des documents et surtout la numérisation
qui comprime le « volume papier ». La GED fait appel à des algorithmes statistiques afin de classer et
retrouver les documents par pertinence. Selon une étude de serdaLAB, le laboratoire d'études du groupe
Serda, le marché de la GED et de la gestion de contenu atteint 1,1 milliard d'euros en 2008, en
progression de 8%.
Il existe 4 étapes majeures dans la GED :
● L'acquisition des document
● Le classement des documents
● Le stockage des documents
● La diffusion des documents
1.1) Acquisition des documents
L'acquisition peut s'effectuer par :
● L'intégration de documents papiers existants : c'est, pour les documents papiers, la
numérisation grâce à des scanners. Lorsque c'est possible et utile, les documents
numérisés peuvent alors être triés via une technologie de RAD**. Il est possible d'extraire
des informations des images numérisées en mettant en œuvre une technologie de LAD**.
Cette technologie peut utiliser des techniques d' OCR**, de reconnaissance de codes à
barres et d' ICR** comportant par exemple des règles de vérifications linguistiques sur les
mots reconnus.
Les documents papiers peuvent ensuite être détruits (soit parce qu'ils n'ont pas d'intérêt,
soit parce que la valeur probatoire (ou probante) des copies électroniques est certaine) ou
archivés.
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● L'intégration de documents électroniques existants : une autre famille de documents est
constituée des documents électroniques comme les fichiers bureautiques, les fichiers Pdf,
… Enfin, la dernière famille de documents intégrable est constituée des documents
COLD** qui proviennent de systèmes d'éditique**.
● La production de documents électroniques : elle peut être le résultat d'une ou de plusieurs
procédures managées par différents agents de l'entreprise grâce à un logiciel
d'informatique de groupe (groupware ou collecticiel). Le document peut aussi être obtenu
par un logiciel d'informatique décisionnelle à partir d'un modèle disponible via l'outil.
● L'échange de documents électroniques : il s'effectue lorsque deux organismes partenaires
souhaitent partager des documents électroniques. Ils peuvent alors procéder à une
interconnexion de leurs systèmes d'information par un dispositif d'EDI (Échange de
Données Informatisé) moyennant le respect d'un même format de données normalisé.
Quel que soit le moyen par lequel le document intègre le système de gestion, il peut souvent
passer par une chaîne de validation ou workflow afin d'aboutir à une version finale approuvée par les
utilisateurs concernés. Le workflow lié à la validation d'un document est paramétrable et prend en compte
les droits d'accès et les profils des utilisateurs du système ; il agit le plus souvent sur le statut, la version
et la visibilité du document.
1.2) Classement des documents
L'indexation constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son
exploitation. On distingue à ce titre :
● L'indexation par type : elle offre une description formelle du document en utilisant ses
métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc.) dont le vocabulaire est standardisé
afin de permettre l'utilisation de ces métadonnées par le plus grand nombre d'outils de
recherche.
● L'indexation par concepts ou mots-clés : elle vise plutôt le contenu du document pour
faciliter les opérations de recherche. Il peut s'agir ici, pour le concepteur du système ou le
créateur du document, de recenser les termes qui apparaissent le plus souvent ; on parle
alors d'indexation statistique. Il peut aussi s'agir d'un système plus évolué où le concepteur
sélectionne les termes dans un thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchie
ou d'équivalence) en rapport avec le document.
1.3) Stockage des documents
La problématique du stockage est incontournable. La non prise en compte de cet aspect peut
entraîner des situations critiques. Les problématiques sont les suivantes :
● Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents.
Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l'importance des données,
offrir un faible temps d'accès.
● L'organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents
(texte, vidéo, image,etc.) de leurs provenances, états, types, etc.
● La durée de conservation doit aussi être considérée afin de permettre une épuration
périodique du système, en vue de faciliter le stockage et d'alimenter les archives. À cet
effet, le système doit prendre en compte une sortie vers un archivage définitif dans une
plateforme d'archivage électronique dédiée à cet usage.
● Le lieu de stockage doit être différent pour plus de sécurité de données en cas d'incendie.
● Les sauvegardes doivent être mise en œuvre avec une périodicité en adéquation avec les
impératifs de l'entreprise.
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1.4) Diffusion des documents
La diffusion des documents peut se faire via l'internet ou l'intranet. Certains éditeurs de logiciels
GED proposent une consultation client léger qui fournit toute ou partie des fonctionnalités de consultation
et d'indexation des documents dans un navigateur web. Selon une étude serdaLAB, l'amélioration de
l'accès à l'information et le partage des informations sont les principales motivations dans les projets de
gestion électronique de documents.
2) Pourquoi une solution de gestion documentaire ?
Extrait du Livre Blanc Smile – GED Open Source – Thomas CHOPPY et Nicolas RICHETON
La décision de mettre en œuvre une solution de gestion documentaire résulte encore souvent
d’une crise, d’une tension dans la gestion des documents. Une situation qui nécessite la mise en place
d’une organisation plus structurée du travail et d’une traçabilité autour des documents que seule
l’informatique est à même de fournir.
Les crises peuvent se manifester de bien des façons, par exemple par l’impossibilité de retrouver
un document important en version électronique, lorsque sa version papier n’est plus disponible. Il y a
donc des pertes de mémoire au niveau de l’organisation. Alors que les tensions peuvent résulter de
difficultés chroniques de réutiliser la version électronique d’un document papier ou de temps perdu à des
tâches de recherche (mémoire), de réutilisation de documents (modèle)… Il s’agit ici de perte de
productivité.
La gestion documentaire fait partie des processus qualité (ISO 9001, 14001) et si l’utilisation d’un
logiciel de gestion documentaire n’est pas requise pour s’y conformer, elle permet d’appliquer les normes
en matière de gestion documentaire au-delà de la stricte application des critères qualité.
Le retour sur investissement est difficile à calculer pour ce type d’application de gestion car, d’une
part il repose sur l’évaluation de nombreux critères immatériels et d’autre part l’outil vient presque
toujours en remplacement d’un mode de fonctionnement existant, et seule une évaluation avant/après,
sur des critères difficiles à quantifier, permettrait une évaluation du différentiel.

** Voir DOCUMENT 5 (lexique)
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DOCUMENT 4
Les solutions logicielles de GED
1) Les solutions libres
1.1) Alfresco
Extrait du Livre Blanc Smile – GED Open Source – Thomas CHOPPY et Nicolas RICHETON
Alfresco est un éditeur anglais fondé en 2005 par d'anciens dirigeants de Documentum et
Business Object.
C’est une solution complète qui propose l’ensemble des fonctionnalités attendues : métadonnées,
types de documents, workflow,** collaboration, gestion des versions, recherche, intégration bureautique…
A noter que Alfresco propose également un composant puissant de gestion de contenu web. Cette
partie est cependant un peu moins mature que le reste de l’application et ne permet pas d’interaction
poussée entre les documents et les contenus web.
Le comportement d’Alfresco est entièrement paramétrable et l’ajout de nouvelles fonctionnalités
est possible au moyen d’APIs de différents niveaux : du simple script au composant Java, en passant par
des web services.
Alfresco est distribué en deux versions : Une version « Community », gratuite sous licence GPL,
et une version « Entreprise », qui nécessite une souscription annuelle et donne accès à la garantie de
l’éditeur ainsi qu’aux mises à jour intermédiaires.
Cette solution dispose d’une forte dynamique de développement et de communication ainsi que
d’une communauté d’utilisateurs et de développeurs importante. On notera l’existence du site Alfresco
Forge2 , qui héberge de nombreux plug-ins.
De nombreuses améliorations sont prévues à court terme dans la feuille de route, parmi
lesquelles :
● La notion de réseaux pour les groupes de travail et la collaboration
● Des espaces projets : avec tableaux de bord et calendriers par projet
● Un mécanisme de discussion par mail
● Des indicateurs de présence des acteurs du projet
● Un suivi de l'activité (qui fait quoi dans mes groupes d'intérêt)
● Le support de OpenSocial
● Des blogs par espace
● Une nouvelle interface en technologie Flex, accompagnée d'un SDK
Domaines : GED, WCM**
Résumé
Source : http://sites.google.com/site/conseilscomparatifsgedgratuits/les-ged-intuitives
● Abonnement obligatoire à partir de 16 125 euros par CPU **(environ 50 utilisateurs)
● Points forts :
15/24
•
Rapidité, robustesse
•
Étendue fonctionnelle
● Points faibles :
•
Complexe à configurer (fichiers XML)
● Fonctionnalités :
•
Business Process/Workflow
•
Gestion des emails
•
Recherches fulltext
•
Sauvegarde de recherches
•
Gestion des droits
•
Authentification LDAP/SSO
•
Records management
•
Archivage légal
•
Web Content Management
● Serveurs :
• Windows Server 2003, 2000
•
Red Hat Enterprise Linux 5
•
Sun Solaris 10
● Clients :
• Windows 2000, XP,Vista
•
Mac OS X
1.2) Nuxeo EP
Extrait du Livre Blanc Smile – GED Open Source – Thomas CHOPPY et Nicolas RICHETON
Nuxeo est une société française qui produit une solution de GED open source depuis 2001.
Autrefois éditeur de la solution Nuxeo CPS en Zope/Python, Nuxeo a migré sa solution de GED en Java
début 2007. Il s'agit d'une solution complète, en environnement J2EE : métadonnées, types de
documents, workflow, collaboration, gestion des versions, recherche, avec cependant une intégration
bureautique assez légère pour le moment.
L’outil se distingue par son éditeur de thèmes, entièrement graphique qui permet de personnaliser
son interface, et par son architecture totalement modulaire qui facilite le développement, la maintenance
et la réutilisation de fonctionnalités additionnelles.
Cette solution est relativement jeune, mais bénéficie des années d’expérience du produit Nuxeo CPS. La
première version de Nuxeo EP (5.0), à laquelle il manquait certaines fonctions importantes, est sortie
début 2007. La version 5.1 bien plus complète est sortie fin août 2007.
16/24
De nombreuses évolutions sont prévues à court terme dans la feuille de route, telles que :
● un mécanisme de discussion par mail
● la mise à disposition d'une technologie de widgets (gadgets Web)
● des outils de gestion des formats vidéo
● l'introduction d'outils collaboratifs tels que les blogs et wiki qui permettront donc de gérer
des contenus Web et d'outil de communication instantanée
● la détection de doublons
● la nouvelle version de LiveEdit qui améliorera l'intégration à MS Office et OpenOffice
Domaine : GED
Résumé
Source : http://sites.google.com/site/conseilscomparatifsgedgratuits/les-ged-intuitives
● Gratuit (licence LGPL)
● Points forts :
• Windows Server 2003, 2008
•
Un mécanisme de discussion par mail
•
Gratuité des licences, pas d'abonnement obligatoire
•
Étendue fonctionnelle
•
Flexibilité
•
Capacités d'extension et d'intégration aux systèmes d'informations existants
● Points faibles :
Complexe à configurer Business Process/Workflow
● Fonctionnalités :
•
Gestion des emails
•
Recherches fulltext
•
Sauvegarde de recherches
•
Gestion des droits
•
Authentification LDAP/SSO
•
Records management
•
Archivage légal
•
Web Content Management
● Serveurs :
•
Windows Server 2000, 2003,2008
•
RedHat Linux 3.x, 4.x, 5.x
•
Sun Solaris 9.x, 10.x
17/24
● Clients :
•
Windows XP,Vista, Mac OS X
1.3) KnowledgeTree
Extrait du Livre Blanc Smile – GED Open Source – Thomas CHOPPY et Nicolas RICHETON*
Knowledge Tree3 est une solution de GED développée par la société Sud Africaine
JamWarehouse. Elle dispose d’un ensemble complet de fonctionnalités : métadonnées, workflows,
gestion des versions, recherche ainsi que de plusieurs applications qui permettent une bonne intégration
dans l’environnement bureautique : explorateur de référentiel, intégration à Microsoft Office, gestion des
mails depuis Outlook, et application de gestion de scanners.
Cette solution est disponible sous plusieurs licences, selon les fonctionnalités souhaitées et le
nombre d’utilisateurs.
Une première édition, open source et gratuite, est proposée sans support, sans l’intégration aux
outils bureautiques et sans la gestion des scanners.
Les deux autres éditions disposent de la totalité des fonctionnalités, de support de la part de
l’éditeur, et se différencient uniquement par le nombre d’utilisateurs et de processeurs autorisés.
Résumé
Source : http://sites.google.com/site/conseilscomparatifsgedgratuits/les-ged-intuitives
Abonnement annuel obligatoire à partir de 1675€ pour 20 licences (licences GPL gratuites)
● Points forts:
•
Installation très rapide: 10 minutes
•
Simplicité d'utilisation
•
Rapidité de la prise en main
● Points faibles:
•
20 utilisateurs minimum
● Fonctionnalités
•
Business Process/Workflow
•
Gestion des emails
•
Recherche fulltext
•
Sauvegarde de recherche
•
Gestion des droits
•
Records management
•
Authentification LDAP
● Serveurs:
•
Red Hat Enterprise Linux 4 and 5 (32-bit x86)
•
SUSE Linux Enterprise Server 9 and 10 (32-bit x86)
•
Ubuntu 6.06 LTS, 8.04.2 LTS (32-bit x86)
•
Microsoft Windows 2003 Server SP1 (32-bit, 64-bit)
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● Clients:
•
Windows XP Professional SP2 (32-bit), Vista (32-bit)
1.4) Synthèse
Extrait du Livre Blanc Smile – GED Open Source – Thomas CHOPPY et Nicolas RICHETON*
Remarquons que dans le domaine de la gestion documentaire, les solutions réellement matures
sont portées par des éditeurs qui s’appuient sur un modèle open source qui implique le plus souvent une
contractualisation avec l’éditeur. L’étendue des attentes fonctionnelles pour ce type d’application et leur
caractère stratégique expliquent largement cette caractéristique. En effet, il s’agit de traiter l’information à
la fois opérationnelle et vitale des organisations, le support d'un éditeur est donc largement justifié dans
ce contexte.
Trois produits sortent du lot : Alfresco, Nuxeo EP et Knowledge Tree.
S’ils ne disposent pas tous des mêmes fonctionnalités, ils rivalisent pour répondre à la majorité
des problématiques d’entreprise et disposent d’un très bon niveau de support, à la fois de leur éditeur,
des intégrateurs et de leur communauté. Le choix s’effectuera en fonction du contexte, sur les
fonctionnalités nécessaires, les possibilités d’intégration et le coût du support.
2) Les solutions propriétaires
2.1) EMC Documentum ©
● Infrastructure client
Source : http://france.emc.com/products/documentum-platform/client-infrastructure.htm
La plate-forme EMC Documentum fournit une infrastructure client dotée d’un framework et d’outils
permettant aux utilisateurs de traiter et d’exploiter les fonctions de gestion de contenu sur diverses
applications résidant sur leur poste de travail, un portail ou le Web. Notre infrastructure client offre toute la
flexibilité nécessaire aux entreprises pour qu’elles accédent rapidement et facilement au contenu requis.
La couche client de la plate-forme Documentum est constituée d’un framework d’interface basé
sur des composants, à partir duquel EMC fournit une suite complète d’applications facilitant l’accès au
référentiel d’EMC Documentum. Ceci inclut des interfaces utilisateurs, des outils d’administration ainsi
qu’une intégration avec les outils de création et les applications d’entreprise les plus courants.
Dans le cadre de l’architecture orientée services de la plate-forme Documentum, les applications de la
couche client sont assemblées à partir de composants réutilisables, élaborés via les services de gestion
de contenu issus des couches inférieures de l’architecture. Une application client EMC Documentum
regroupe des composants qui fonctionnent de concert pour atteindre un objectif métier précis.
Les mêmes composants peuvent apparaître dans d’autres applications client ou être vus comme
des portlets au sein d’un portail d’entreprise. Ce modèle de configuration commun est compatible avec
tous les modes applicatifs tels que les navigateurs autonomes, les portails et les intégrations
d’applications bureautiques. Le comportement de ces modèles est d’autant plus cohérent et unifié,
indépendamment des différents modes d’exploitation des applications par les utilisateurs.
Résumé
Source : http://sites.google.com/site/conseilscomparatifsgedgratuits/les-ged-intuitives
● Prix minimum de départ : non communiqué (Cout de 1000 licences: 557300 €)
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● Points forts : rapidité, robustesse : le temps de réponse moyen est de 0,86s pour 100000
utilisateurs connectés simultanément pendant 12H
● Points faibles : GED la plus chère du marché,complexe et longue à mettre en œuvre
● Fonctionnalités :
• Business Process/Workflow
• Gestion des emails
• Recherches fulltext
• Sauvegarde de recherches
• Gestion des droits
• Authentification LDAP/SSO
• Records management
• Archivage légal
• Web Content Management
● Serveurs :
• Windows Server 2003, 2008
• Red Hat Enterprise Linux 5
• Sun Solaris 10
● Clients :
• Windows 2000, XP,Vista
• Mac OS X
2.2)
Novaxel ©
Source : http://www.novaxel.com/Doc_novaxel/presentation.swf
La GED Novaxel permet la dématérialisation et l’organisation des dossiers d'une entreprise ou
d'un service, sous forme numérique.
Les dossiers de NOVAXEL sont classés et organisés selon un plan de classement préalablement
définie : Armoire → Rayons → Classeurs → Dossiers.
Imaginez une armoire électronique qui respecte votre organisation et rend accessible les dossiers
à l’ensemble de vos collaborateurs.
Les dossiers sont composés de plusieurs types de documents :
● Documents papiers numérisés (PDF, TIFF…)
● Documents bureautiques (Word, Excel, Power point, …)
● Editions informatiques (type spool d'impression …)
● Images
● Fax
● Mails
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L’ensemble des documents est consultable directement grâce au viewer NOVAXEL, sans faire
appel à l’application d’origine (Word, Excel, PPT, Imagine…).
Le logiciel NOVAXEL permet non seulement de répondre à des besoins de dématérialisation, mais
aussi à des besoins d’organisation et de maîtrise de l’information.
Résumé
Source : http://sites.google.com/site/conseilscomparatifsgedgratuits/les-ged-intuitives
● 1140 € pour 1 utilisateur ; 11960 € pour 20 utilisateurs ; Version gratuite destinée aux
particuliers
● Points forts :
• Efficacité du classement (il faut en moyenne 2 secondes pour retrouver un document
dans Novaxel)
•
Simplicité d'utilisation
•
Rapidité de la prise en main
• Compatibilité avec de nombreux formats de scanners (pas seulement les modèles
bureautiques utilisés habituellement par les solutions d’OCR)
● Fonctionnalités :
• Business Process/Workflow
• Gestion des emails
• Recherche fulltext
• Sauvegarde de recherche
• Gestion des droits
• Records management
• Authentification LDAP
● Serveurs:
• Windows 2003 et 2008
• Linux
● Clients :
• Windows XP et Vista
2.3) IBM Content Manager ©
Source : http://www-142.ibm.com/software/products/fr/fr/conman/
IBM Content Manager gère tous les types de contenus numérisés pour un grand nombre de
plateformes, de bases de données et d'applications.
Basé sur une architecture distribuée multi-niveaux, il est suffisamment évolutif pour pouvoir passer
d'un seul service à toute une entreprise dispersée géographiquement.
● Prend en charge les contenus Web HTML et XML, les images de document, les
documents bureautiques électroniques, les sorties imprimées, les fichiers audio et vidéo.
● Fournit une infrastructure de contenu pour des solutions destinées par exemple à la mise
en conformité dans le contexte d'un secteur d'activité tel que celui des sciences de la vie,
qui est soumis à réglementation ; à la gestion des enregistrements, la gestion du cycle de
vie des documents, la gestion des e-mails dans Lotus Notes et Exchange Server, la
gestion des supports numériques et du contenu Web.
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● Prend en charge la réplication pour stocker et gérer les objets dans plusieurs
emplacements, ainsi que la mise en cache de réseau local transparente pour les
applications.
Résumé
Source : http://sites.google.com/site/conseilscomparatifsgedgratuits/les-ged-traitement-de-masse
● 432,95 € pour 1 licence
● Points forts :
• Rapidité, robustesse
• Étendue fonctionnelle
● Points faibles :
• Complexe à configurer (fichiers XML)Business Process/Workflow
● Fonctionnalités :
• Gestion des emails
• Recherches fulltext
• Sauvegarde de recherches
• Gestion des droits
• Authentification LDAP/SSO
• Records management
• Archivage légal
• Web Content Management
● Serveurs :
• Windows Server 2003, 2008
• AIX, Linux, Sun Solaris
● Clients:
• Windows XP, Vista
• Mac OS X

** Voir DOCUMENT 5 (lexique)
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DOCUMENT 5
LEXIQUE
CERI
Centre d'Etudes et de Réalisations informatiques du
l'Alimentation de l'Agriculture et de la Pêche, basé à Toulouse.
CISI
Centre d'Ingénierie des Systèmes d'Information. De la Sous-Direction des
Systèmes d'information du Ministère de l'Alimentation, de l'Agriculture et de la
Pêche.
COLD
Computer Output to Laser Disk. Technique informatique associée à l'extraction
de documents qui proviennent de flux d'impression, le plus souvent au format
Pdf, et regroupant de nombreux documents à conserver dans un système de
gestion électronique des documents (GED) ou d'archivage électronique des
documents (AED). Permet des recherches et des remises en forme de
documents.
CPU
Central Processing Unit. Processeur
DDAF
Direction Départementale de l'Agriculture et de la Forêt, aujourd'hui intégrée
dans une Direction Départementale des Territoire (et de la Mer) ou DDT(M).
DDE
Direction Départementale de l'Equipement, aujourd'hui intégrée dans une
Direction Départementale des Territoire (et de la Mer) ou DDT(M).
DRAAF
Direction Régionale de l'Alimentation, de l'Agriculture et de la Forêt
Editique
Ensemble des outils, services et moyens informatiques appliqués à l'édition
des documents.
FEADER
Fond Européen pour le Développement Rural
FranceAgriMer
Organisme résultant de la fusion des offices. A pour missions de mettre en
œuvre une plus grande cohérence dans l'orientation et le soutien des filières,
de devenir pour les professionnels, un lieu de concertation et d'échange, de
renforcer le suivi économique des filières, d'améliorer la réactivité dans la
gestion des crises.
HTML
Hypertext Markup Language- Format de données conçu pour représenter les
pages web.
ICR
Reconnaissance intelligente de caractères (extraction d'un contenu textuel
d'une page numérisée par scanner, par exemple).
LAD
Lecture Automatique de Document.
OCR
Ou ROC. Reconnaissance optique des documents.
Pdf
Portable Document Format. Langage de description de pages d'impression
créé par Adobe Systems. Préserve la mise en forme définie par l'auteur du
document quel que soit l'application d'impression ou de visualisation.
PSSI
Politique de Sécurité des Systèmes d'Information
RAD
Reconnaissance Automatique de Documents. Permet des tris électroniques de
documents sous forme d'images.
SDK
Software Development Kit. Kit de développement logiciel
23/24
Ministère
de
SIG
Système d'information géographique. Système d'information capable
d'organiser et de représenter des données alphanumériques spatialement
référencées, ainsi que de produire des cartes et des plans.
Versionning
Gestion des versions d'un document
WCM
Web Content Management System. Technologie de gestion des contenus
web.
Workflow
Flux d'informations au sein d'une organisation, comme la transmission
automatique de documents entre des personnes. Il décrit le circuit de
validation, les tâches, à accomplir entre les différents acteurs d'un processus,
les délais, les modes de validation, et fournit à chacun des acteurs les
informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche. Synonymes: « flux de
travaux », « gestion électronique des processus métier ».
XML
Extensible Markup Language- Langage informatique servant à stocker et
transférer des données de type texte. Facilite l'échange automatisé de
contenus entre systèmes d'information hétérogènes (interopérabilité).
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