MISSIONS DE LA FEDERATION FRANÇAISE DES BANQUES

FEDERATION FRANCAISE DES BANQUES ALIMENTAIRES
Gentilly, le 15 novembre 2002
N/Réf : BD/YB/JMD/MFQ
PREAMBULE
La Fédération Française des Banques Alimentaires est une association qui a pour membres
en NOVEMBRE 2002 :
Les Banques Alimentaires agréées par elle
Cinq associations caritatives nationales à savoir : Emmaüs, l'Armée du salut, la
Fédération Protestante, Les Equipes Saint-Vincent, la Société de Saint-Vincent
de Paul.
Quelques personnes physiques ayant rendu ou rendant des services au niveau
national et bénéficiant du statut de "membres d'honneur".
Cette Fédération a été créée à Paris le 4 octobre 1985 par la Banque Alimentaire d'Ile-deFrance et la Banque Alimentaire du Maine-et-Loire. Elle est membre fondateur de la
Fédération Européenne des Banques Alimentaires.
La dernière révision des statuts portant changement du siège social a été entérinée à
l'Assemblée Générale ordinaire du 21 juin 2000.
BUT et MISSIONS
La Fédération Française des Banques Alimentaires a été créée pour rassembler la communauté
des Banques Alimentaires.
La mission de la Fédération est identique dans chaque pays membre de la Fédération
Européenne des Banques Alimentaires.
Les documents de référence sont :
1) Les statuts de la Fédération Française des Banques Alimentaires article 1 & 6.
2) La charte des Banques Alimentaires dont la signature engage réciproquement les
deux parties.
3) Les statuts type et règlement intérieur type des Banques Alimentaires.
La mise en œuvre de ces missions est explicitée dans la 2ème partie du document.
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LES MISSIONS
1 – PRINCIPES GENERAUX
1.1- La Charte, communauté de valeurs
La Fédération Française des Banques Alimentaires est témoin et garante d'une communauté de
valeurs définies par la Charte. Chaque structure adhère en connaissance de cause à cette
communauté de valeurs qui repose sur :
1–
des objectifs communs : lutte contre la faim et la malnutrition, en premier lieu en
luttant contre le gaspillage.
2–
les mêmes principes de fonctionnement : le don et le partage de denrées se
traduisant par : pas d'achat ni de vente, pas de distribution directe.
1.2 - Fédération
Fédérer, c'est rassembler la communauté autour du projet commun défini par la Charte :
en initiant une analyse permanente de la malnutrition et sous-nutrition des
populations en situation de pauvreté.
en provoquant une réflexion sur la situation présente et l'avenir des Banques
Alimentaires.
en favorisant les échanges d'expérience entre les membres sur les plans régionaux
et nationaux.
en consolidant les résultats d'activité et financiers des Banques Alimentaires.
2 – REPRESENTATION - COMMUNICATION
2.1 -Représentation
Etre l'interlocuteur unique auprès des institutions nationales publiques et privées, notamment :
pour les attributions et répartitions d'approvisionnements de portée nationale.
pour représenter les Banques Alimentaires dans les différentes instances de
réflexion et de proposition portant sur la précarité, la nutrition, l'hygiène
alimentaire.
2.2 - Communication
Définir et promouvoir une politique de communication externe et interne, notamment auprès
des organismes professionnels, des entreprises, du grand public.
3 – ANIMATION - FORMATION DU RESEAU
3.1 - Animation
Animer c'est promouvoir le développement et l’adaptation du réseau des Banques
Alimentaires, afin de mieux répondre aux besoins des populations en difficulté par
l’intermédiaire des associations. L'animation doit se décliner au niveau régional et local.
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3.2 - Formation
Former c'est conseiller et accompagner sur le plan technique en entreprenant toute action
notamment en matière :
d'hygiène alimentaire
de connaissance et d'évolution des réglementations
de gestion comptable et financière
de gestion des approvisionnements et des stocks
des pratiques d’aide alimentaire des associations.
4 – DELEGATION ET CONTROLE
Il n'y a pas de délégation sans contrôle.
Par l'attribution du label B.A., la F.F.B.A. est garante auprès des pouvoirs publics et des
donateurs (entreprises, personnes, associations) de l'utilisation des dons en conformité avec la
Charte .
Les contrôles s’exercent dans les domaines suivants :
l’organisation générale (respect de la Charte, statuts, légalité des opérations, image, etc…)
la gestion financière et la comptabilité matière.
le respect des procédures.
les relations avec les institutionnels, les donateurs, les associations distributrices
(exemple : GMS, industries agro alimentaires).
Tout manquement jugé grave par le Conseil d’Administration fera l’objet d’une notification et
pourra aller jusqu’au retrait du label avec l’arrêt des services apportés par la Fédération.
5 – RELATION AVEC LA F.E.B.A.
La F.F.B.A membre fondateur de la F.E.B.A participe à son action et lui apporte son soutien.
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LEUR MISE EN ŒUVRE.
En application des missions définies ci-avant :
représenter
animer
coordonner
contrôler
La liste des procédures et pratiques existantes en 2001 a été établie et classée sous les mêmes
rubriques que les missions.
1 – PRINCIPES GENERAUX : ADHESION DE NOUVELLES B.A
Bien que l'ensemble du territoire soit couvert, certaines B.A. ont une action pluridépartementale avec des antennes départementales : celles-ci ont vocation à se
transformer pour prendre leur autonomie en s'implantant près des regroupements de
population qui sont aussi sources d'approvisionnement.
La Fédération, gardienne de la Charte, étudiera avec la plus grande attention les
candidatures d’associations qui demanderont leur adhésion.
Le Conseil d'Administration de la Fédération vérifiera :
leur projet en conformité avec la Charte
leurs statuts et règlement intérieur qui doivent être conformes à la mission des
Banques Alimentaires et au modèle type
Sur place, les conditions de fonctionnement et les équipements.
Lorsque le Conseil d'Administration aura donné son accord, la Fédération assurera un
suivi particulier pendant le temps nécessaire.
2 – REPRESENTATION – COMMUNICATION
2.1 – Représentation
La Fédération entretient des contacts réguliers avec les Ministères et les structures
européennes concernées par son action, pour obtenir leur concours et leur présenter les
résultats de l'action du réseau.
La Fédération est l'interlocuteur au niveau national des organismes et associations.
La Fédération recherche des sources de financement pour se donner les moyens
nécessaires à son action et pour aider l'investissement des B.A. Notamment, elle
entreprend des actions du type marketing pour développer, au niveau national, des
partenariats avec les entreprises du secteur agroalimentaire ou d'autres sociétés dans le
cadre du mécénat.
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La Fédération entreprend toute action pour obtenir des dons de denrées :
auprès de ministères concernés.
auprès de l’Union Européenne.
auprès des entreprises agroalimentaire dans le cadre de "contrat"
auprès des grands distributeurs par la signature de "convention cadre"
auprès des fédérations et groupements de producteurs.
La Fédération met en place, gère les outils administratifs de répartition de ces dons entre
les Banques Alimentaires.
2.2 – Communication
La Fédération définit la stratégie de communication, à ce titre :
1) Elle protége le label "Banque Alimentaire".
2) Elle définit l'image graphique du réseau des Banques Alimentaires, outil de base de la
communication et veille à son application.
3) Elle développe des campagnes de communications nationales auprès du grand public
notamment pour la collecte nationale.
La Fédération fournit aux Banques Alimentaires le matériel de communication à image
nationale.
La Fédération Française des Banques Alimentaires est l'éditeur de :
un bulletin interne d'information
la revue "la Chronique"
La Fédération organise les congrès périodiques.
3 – ANIMATION - FORMATION
3.1 - Animation
- Procédures
La Fédération Française des Banques Alimentaires fournit aux Banques Alimentaires le
"guide de fonctionnement" définissant les procédures de fonctionnement d'une Banque
Alimentaire rappelant la Charte et l'éthique. Ce document est mis à jour en fonction des
besoins.
- Réunions
La Fédération Française des Banques Alimentaires organise des réunions annuelles avec
les Banques Alimentaires sur des thèmes communs à tous, comme :
L'approvisionnement et les relations avec le secteur agroalimentaire, les
producteurs agricoles et le secteur de la distribution.
La distribution et la relation avec les associations.
La communication.
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Elle peut également initier d'autres rencontres pour :
La gestion des stocks.
La tenue de la comptabilité.
L'hygiène et la sécurité alimentaire.
ou sur tout autres thèmes.
Elle veille et participe à la tenue régulière de réunions régionales.
- Technique et management
La Fédération met à disposition des Banques Alimentaires ses compétences techniques
dans les principaux domaines, notamment :
froid
conservation des aliments
transport
organisation des entrepôts
participation aux recherches sur la malnutrition.
ressources humaines
Elle s'engage, au nom des Banques Alimentaires, à faire appliquer les règlements de la
DGAL et de la DGCCRF qui concernent les Banques Alimentaires en matière d’hygiène et
de sécurité alimentaire.
- Informatique et réseau
Dans un soucis de cohérence la Fédération définit la politique de gestion et communication
et propose les outils nécessaires.
Elle met à disposition des Banques Alimentaires :
un service conseil pour l’équipement en matériel et en logiciels du commerce.
le logiciel de gestion de stocks.
…
- Assurance
La Responsabilité Civile des Banques Alimentaires est couverte dans le cadre d'un contrat
groupe, (cf guide de fonctionnement )
3.2 - Formation
La Fédération propose des cycles de formation, met à disposition des formateurs, fournit
la documentation notamment en matière d'hygiène alimentaire, d'éducation
nutritionnelle, d'informatique, de gestion d'entrepôt, de comptabilité, accueil, écoute,
etc…
4 – DELEGATION ET CONTRÔLE
4.1 - Suivi des Banques Alimentaires par la Fédération
En signant la Charte, chaque Banque Alimentaire s'engage à fournir dans les délais
prévus à la F.F.B.A. tous les documents nécessaires au suivi de son activité.
Information sur les dates de réunions des Conseil d'Administration et
Assemblée Générale puis transmission des comptes rendus correspondants.
Envoi mensuel de la comptabilité matière.
Envoi trimestriel des formulaires de comptabilité générale. (compte de
résultat, bilan, trésorerie).
Ces éléments sont consolidés régulièrement par la Fédération et présentés en Assemblée
Générale annuelle des Présidents.
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Au delà, la Fédération Française des Banques Alimentaires procède par le canal des Banques
Alimentaires, à des enquêtes auprès des associations pour mieux connaître leurs actions et les
moyens dont elles disposent afin d’apporter une aide alimentaire aux personnes défavorisées.
4.2 – Audit
La Fédération Française des Banques Alimentaires s'est dotée d'un service d'audit interne
des Banques Alimentaires. Suivant un calendrier annuel, des représentants mandatés par
le Président de la F.F.B.A procèdent à un audit sur le fonctionnement et la gestion des
Banques Alimentaires.
Chaque audit fait l'objet d'un compte rendu comportant des recommandations adressées
au Président de la Banque Alimentaire concernée.
En cas de difficulté grave, la Fédération peut-être amenée à mandater un audit extérieur.