organisation du travail des agents d`un service des sports
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organisation du travail des agents d`un service des sports
ORGANISATION DU TRAVAIL DES AGENTS D'UN SERVICE DES SPORTS : LA VILLE DU MANS Historique Si des équipements sportifs existaient (mais en très petit nombre), c'est en 1965 que se met en place un service des sports (21 agents). C'est à partir de 1968 que les équipements sportifs actuels se construisent….. Aujourd'hui ce ne sont pas moins de 40 complexes sportifs qui existent représentant 194 surfaces de jeux don : 21 terrains de football en herbe, 06 terrains de football en falun 5 terrains de football en synthétique, 1 terrain de hockey sur gazon synthétique, 3 terrains de rugby ou de football américain engazonnés, 1 surface de jeu dédiée au base-ball auxquelles s'ajoutent 2 murs d'escalades, 4 salles de tennis de table, 4 salles dédiées à la gymnastique, une vingtaine de courts extérieurs de tennis (dont une douzaine en accès libre)et 2 courts couverts de tennis, 2 piscines, 1 espace aquatique sportif et ludique. 250 clubs sportifs manceaux fréquentent nos équipements sportifs pour 41 000 licenciés autour de 85 disciplines sportives. C'est en 1982 que le service des Sports devient autonome. Aujourd'hui, il dépend de la Direction des Activités Éducatives qui comprend les services Éducation/Restauration scolaire, Production Repas, Enfance/Petite Enfance, Jeunesse, la Mission socio-éducative et action territorialisée. Il compte un total de agents. Il est dirigé par un Directeur, une Directrice adjointe et un coordinateur technique. Composé d'1 Direction administrative et 5 secteurs d'activité : 1 • • • • • • Direction Administrative Secteur Piscines Secteur Manifestations sportives Secteur Atelier Secteur maintenance Secteur Gymnases et terrains SECTEUR GYMNASES ET TERRAINS ORGANIGRAMME (voir diapositives) LOGICIEL DE GESTION DES CRENEAUX HORAIRES, DES HORAIRES DES AGENTS, DES COUTS DE FONCTIONNEMENT : PLANITECH Le secteur administratif est composé de la façon suivante : Le coordonnateur général : 1 rédacteur chef surtout chargé d'assurer la fonction de rédaction des courriers administratifs, d'établir les rapports sur le fonctionnement, de superviser l'ensemble des agents de son secteur, relais avec les autres secteurs du service des sports Les agents administratifs 1 adjoint administratif principal 2ème classe chargée de la gestion des créneaux horaires d'entraînement des clubs, des occupations par les établissements scolaires du second degré. A cela s'ajoute la gestion des convention d'occupation pour ces derniers et du suivi comptable des recettes avec le Conseil Général et le Conseil Régional. Mise à jour du fichier des clubs surtout sur PLANITECH…. 1 adjoint administratif en charge de la gestion des agents (congés, absences, horaires) et des compétitions de weekend…. Polyvalence des uns et des autres. Nous faisons aussi le coût de fonctionnement des installations sportives afin de le communiquer aux associations sportives dans le cadre de la loi ATR. Des documents récapitulatifs sont régulièrement établis en ce sens communiqués à la Direction, aux élus…. 2 Le contrôleur sécurité 1 contrôleur de travaux en charge de la vérification avec organisme agréé (NORMETEC) du mobilier sportif du service des sports à laquelle s'ajoute les mesures de formation liées à la sécurité pour les agents (produits d'entretien, incendie, habilitation électrique, nacelle, chariot élévateur….) L'encadrement technique Chargé de la gestion des agents sur le terrain (congés, remplacement, organisation particulière) ils sont le relais indispensables entres les agents et le secteur administratif. Ils ont un secteur géographique déterminé à gérer. Ils collectent les demandes de travaux et les transmettent auprès des services techniques compétents , déposent plainte en cas d'effractions, suivent les travaux sur les sites, assurent les gestions budgétaires des crédits, bons de commandes, devis au quotidien, gestions des stocks, du matériel sportif (filets, poteaux de volley,….) ces sont 3 agents de maîtrise qui travaillent 36h30 par semaine, de 8h00 à 18h00 du lundi au vendredi. 1 seul est logé par nécessité absolue de service et il assure 1 semaine sur 2 des astreintes de nuit de 18 heures à 8 heures le lendemain matin. LES AGENTS ou PREPOSES Ils sont au nombre de 51 (49 titulaires ou stagiaires) + 2 contractuels. 47 hommes et 4 femmes. 1 agent bénéficie d'un logement de fonction (elle assure des astreintes en soirée à partir de 18 heures jusqu'à 8 heures le matin) Les grades se répartissent comme suit : AGENT AGENT AGENT AGENT D'ENTRETIEN D'ENTRETIEN QUALIFIE TECHNIQUE TECHNIQUE QUALIFIE NATURE DE LA FONCTION : Lecture de la FICHE DE POSTE La répartition des taches s'évalue ainsi : entretien surveillance, accueil 3 Il est à signaler que dans la cadre de l'embauche d'un agent d'entretien, celui-ci est affecté dans un premier temps sur un site où il va être pris en charge par une agent-formateur qui va lui montrer durant une semaine : • les techniques du nettoyage • initiation à la technique de traçage d'un terrain de football. Info : nous n'assurons pas l'entretien des terrains de en herbe (tonte, etc….) - Espaces Verts LES DOCUMENTS DIFFUSES AUPRES DES AGENTS Voir les diapositives DES 35 HEURES AU PROTOCOLE D'ACCORD C'est à compter du 1er janvier 2001 que s'applique le principe de la réduction du temps de travail à 35 heures hebdomadaires. Dans le cadre du protocole d'accord, je cite "…il faut rechercher le renforcement de la qualité du service public. Ainsi, à chaque fois que cela apparaîtra nécessaire, une extension de l'amplitude d'ouverture devra être une préoccupation : ouverture méridienne, fermeture au public plus tardive, permanence de week-end. Il nous fallait respecter les données suivantes : • présence maximale de personnel sur les créneaux d'ouverture des sites sportifs (8 heures du matin jusqu'à 22 heures ; et ce, du lundi au samedi) et de 8 heures à 18 heures le dimanche • ouvertures des sites avec créneaux de soirée du 1er septembre au 15 juin de l'année suivante même pendant les vacances scolaires • exception durant les vacances des fêtes de fin d'année où il n'y a pas de créneaux d'entraînement en soirée et durant les vacances d'été depuis la mi juin ; horaires des agent et des sites sportifs : 8h00/12h00 et 14h00/17h00. Le protocole d'accord fixait fonctionnement de la manière suivante : les modalités de • pas plus de 6 jours de travail consécutif sans une journée de repos • durée maximale de travail journalier fixée à 10 heures 4 • à titre exceptionnel, l'amplitude de travail journalière ne peut excéder 14 heures (12 heures au niveau des textes) • 11 heures de repos minimum entre la fin du travail et la reprise Les valorisations horaires • application d'une valorisation de 3 % du temps travaillé dans le cas des horaires coupés-décalés (coupure supérieure à 3 heures) • application d'une valorisation de 10 % des heures effectuées au delà de 18h30, 14 % à partir de 21 heures en soirée ou avant 8 heures • dans le cadre du travail de dimanche ou des jours fériés sur la base de 8 heures journalières, paiement de 50 % des heures effectuées en heures supplémentairement simples et 50 % des heures. Cette organisation du travail a amené l'élaboration d'une grille de travail sur deux semaines et qui s'applique à 95 % des agents du secteur. (diapositive) Quelques agents peuvent ne travailler que du lundi au vendredi sur la base de 7 heures par jour pour raison médicale ou spécificité du site (terrain d'entraînement de l'équipe professionnelle MUC 72). La plupart des sites ont deux agents ; 4 sites ont 3 agents ou plus…. 1 week-end/deux pour les agents mais avec des aménagements horaires afin de couvrir l'ensemble des créneaux horaires. PARTICULARISME DU TRAVAIL DU SOIR Une organisation telle que celle du service des ports sur les sites en soirée est soumise aux aléas des absences de personnel : congés, arrêt maladie, …. il devient donc nécessaire de prévoir la fermeture des sites sportifs sans agent. C'est pourquoi un véhicule avec deux agents (sur la base du volontariat, 2 titulaires incontournable ont été choisis - en fonction de leurs connaissances des sites sportifs et de leur capacité à gérer tout disfonctionnement - parmi nos agents, auxquels s'ajoutent 6 agents complémentaires). Le véhicule circule jusqu'à 23 heures environ pour pallier à ces défaillances de personnel. Un planning de tournée de fermetures est établi chaque jour. En cas de problème (lumière disjoncté, marche forcée des lumières, absence de remise en fonction d'alarme), l'agent logé par nécessité absolue de service d'astreinte en soirée (18 heures-8 heures le 5 lendemain matin) peut intervenir avec son propre véhicule de service. PARTICULARISME DU WEEK-END Le service des sports met en place une organisation spécifique destinée à accueillir l'ensemble des compétitions de week-end. Tout d'abord, un véhicule de service va circuler le samedi de 8 heures le matin jusqu'à 23 heures, 23 heures 30 avec trois agents : un circule le matin et l'après-midi ; deux autres prennent le relais à partir de 18 heures 30. Le dimanche, un agent tourne de 8 heures à 18 heures. Un cadre du service des sports reste d'astreinte le samedi et le dimanche de 8 heures à 18 heures. Il est en liaison par téléphone portable. Un agent logé par nécessité absolue de service reste d'astreinte de 18 heure à 8 heures le lendemain matin. Les agents sont affectés dans la mesure du possible sur leur site habituel s'ils ont des créneaux de match. Par contre, s'ils n'ont rien sur leur site, ils assureront une demie journée de nettoyage. Ils sont ensuite affectés sur d'autres sites ou il y a manque de personnel…. Un planning de week-end est diffusé avec la tournée de courrier du jeudi ; toutefois une édition définitive est tirée le vendredi à destination du cadre d'astreinte, de l'agent logé en astreinte de nuit et des agent en véhicule service. En cas de match de Ligue 1 de football sur le week-end, un passe général accès au stade est mis à disposition. LES UTILISATEURS ASSOCIATIONS SPORTIVES Entraînement Chaque année, en mai, le service adresse à chaque président d'association sportive un courrier leur demandant d'adresser une demande de renouvellement de créneaux horaires d'entraînement. En fonction des réponses adressées, et après mise en service de la nouvelle saison sur PLANITECH, il est procédé aux enregistrements dès la 2ème quinzaine de juillet…. Ce n'est qu'après avoir procédé à la totalité des enregistrements, que nous pouvons examiner les nouvelles demandes. 6 Rencontres sportives Dans le cadre des championnats de football, la Ligue du Maine de Football et le District de Football de la Sarthe adressent l'intégralité des championnats des clubs du Mans. Pourtant en juillet le service adresse à ces instances sportives la répartition des équipes sur les terrains de la Ville du Mans. Ces enregistrements sont réalisés durant les vacances d'été. En ce qui concerne tous les autres championnats (volley, basket, hand, rugby, etc.…) ce sont les clubs qui adressent soit par courrier, soit fax soit mail, les calendriers des rencontres avec les horaires du match. C'est à partir de la mi septembre que l'ensemble des compétitions sont enregistrés. Ainsi aujourd'hui, ce sont près de 53 000 créneaux horaires déjà enregistrés…. L'an passé, le chiffre était de 62 500 créneaux horaires en fin d'années. Les compétitions de prestige ou exceptionnelles bénéficient d'un traitement particulier : à savoir d'abord trouver l'équipement….. Tous les enregistrements de championnats ou d'entraînements donnent lieu à l'édition d'un document signé de l'élu aux sports et adressé au club. Pour certaines difficultés, l'élu voire la Commission des Sports peuvent être appelés à statuer. Les établissements scolaires Chaque année, les professeurs d'enseignement sportif du second degré et supérieur transmettent leurs plannings d'occupation. En cas de problème, le service peut-être amené à faire des arbitrages. Mais cela est rare. Pour les écoles primaires et maternelles ce sont les directeurs qui font la demande. Par contre, pour une activité spécifique telle que l'escalade, les calendriers de rencontres sportives ce sont les conseillers pédagogiques qui nous transmettent leurs demandes DOCUMENTS CONTRACTUELS CONVENTION D'UTILISATION ET REGLEMENT Le règlement intérieur Le précédent datait de 1979. Le besoin d'actualiser ce document devenait urgent de façon à s'adapter aux nouvelles habitudes des utilisateurs et au règle d'accueil dans les E.R.P. Après une enquête auprès d'autres collectivités cela a permis la rédaction d'un nouveau document destiné à fixer les règles d'utilisation d'un équipement sportif par les clubs en priorité. 7 La Convention d'utilisation Aucun document contractuel digne de ce nom existait au Mans. Un texte modeste apparaissait sur le courrier de réservation, mais il n'était guère exhaustif. Un travail de refonte complet basé sur des documents existant dans d'autres collectivités a permis d'élaborer un texte conséquent sur les règles d'utilisation d'un équipement sportif par le club…. Examinés et approuvés par la Commission des Sports, les deux documents ont été adoptés le 25 janvier de cette année au cours d'un Conseil Municipal exceptionnel consacré au sport et en présence des clubs de la Ville du Mans, invités pour l'occasion…. Le règlement intérieur a été affiché dans l'ensemble des équipements sportifs et transmis à chaque club…. Le document de la convention d'utilisation à laquelle s'adjoignent les créneaux d'entraînements du club ont pu être intégré dans la banque des documents imprimables de PLANITECH. Il a pu être possible d'éditer ainsi pas moins de 150 conventions avec planning de créneaux d'entraînement prêts pour la double signature de l'élu aux Sport et du Président du club. Ces documents ont été remis à la majorité des présidents invités par la Commission des Sports lors d'une soirée rencontre en vue d'expliciter ces documents afin d'attirer l'attention des participants sur les problèmes liés à la sécurité. Accueil favorable des uns et des autres. L'expérience sera renouvelée chaque année. CA POURRAIT ETRE MIEUX Difficultés pour s'assurer de la présence des agents sur les sites dans les créneaux horaires qu'ils doivent respecter. Encore trop peu de nos équipements ont une alarme. Meilleure répartition du personnel sur les sites sportifs ; un document est à l'étude afin de proposer une nouvelle donne au niveau des agents afin d'encourager la mobilité…. Valorisation des sites sportifs : travaux de rénovation 8 A VENIR 2 nouveaux terrains synthétiques football 1 équipement nouveau dédié aux arts du cirque 1 équipement nouveau dédié à la gymnastique pouvant accueillir des compétitions 1 anneau cycliste et peut-être un nouveau stade de football pour les rencontres MUC 72 en ligue 1…. 9