CHD Vendée - Agences Régionales de Santé

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CHD Vendée - Agences Régionales de Santé
SROS Biologie médicale et coopérations
Retour d’expérience des Pays de Loire
Yvon RICHIR / Valérie SANSOUCY
CHD Vendée
Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon
85925 La Roche-sur-Yon cedex 9
Le contexte du projet
• Une CHT initiée fin 2012 (convention constitutive
validée par l’ARS en juin 2014) à l’échelle de la
Vendée
• Un projet médical de territoire: une vingtaine de
thématiques:
•
•
•
cliniques,
médico-techniques dont la biologie,
transversales
• Une volonté de la FHF régionale de présenter fin
2014- début 2015 un projet régional de biologie
publique
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La Biologie Médicale en Vendée
Démographie
- 642 000 habitants
au 1er janv. 2014
- 840 00 habitants en 2040
Superficie : 6 720 km2
Etablissements hospitaliers
- CHD Vendée
- CHLVO (Challans)
- CH Fontenay le Comte
- CHCL (les Sables d’Olonne)
- Hôpital des Collines
Vendéennes (la Chataigneraie)
- CHS Mazurelle
Laboratoires de biologie
médicale public :
Etablissements avec biologie
publique:
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- CHD Vendée
- CHLVO
- CH Fontenay le Comte
Les enjeux de la restructuration de la Biologie
- Accréditation des laboratoires de Biologie
- Concentrations des laboratoires privés et aspect de
concurrence
- Disparition des remises
pérenniser une offre publique et le support interne aux
établissements par une restructuration des laboratoires de
Biologie Médicale.
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ETS de la CHT Biologie Médicale
Objectifs de la réorganisation collective de leurs activités
• Accréditation commune
• Maintien d’un laboratoire sur chaque établissement de
proximité pour les analyses urgentes
• Centralisation de la biologie non urgente
• Maintien de l’intérêt professionnel des biologistes de
chaque site ; renforcement du support et conseil aux
cliniciens, possibilité de spécialisation des biologistes
• Réintégration d’analyses sous traités hors région par effet
de volume
• Efficience économique (investissements et achats
communs, réduction des coûts de production) en
garantissant aux cliniciens une
qualité de rendu d’examens
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Quelques chiffres
de la Biologie Médicale en Vendée
Consultations
externes
Patients
hospitalisés
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Quelques chiffres
de la Biologie Médicale en Vendée
Description des indicateurs
CH Fontenay-leComte
CHD Vendée
CH Loire
Vendée Océan
Total
ACTIVITE ET FINANCES
Volume d’activité 7 188 206 34 012 242
Sites LRSY et
global (en nombre de
Montaigu :
B+BHN)
30 825 996
2013
Site Luçon :
3 186 246
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10 065 270 51 265 718
En pratique : une démarche projet
réflexive, constructive, ascensionnelle
La constitution d’un comité de pilotage pluri professionnel
Mise en place de groupes de travail :
• Ressources humaines
• Logistique
• Système d’informations
• Achats / Equipement biomédical
• Analyse de gestion
• Démarche qualité : accréditation
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Missions des groupes de travail
• Etat des lieux (volumes et types d’activité)
• Proposition de scénarii
• Présentation collégiale en COPIL, discussions décisions
Un calendrier défini :
- Groupes de travail constitués en février 2014,
- Validation du scénario économique en novembre 2014,
- Mise en place du GCS : janvier 2015
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Emergence des scénarii
Périmètre du projet défini :
La biologie médicale, hors activités éventuellement effectuées par
les laboratoires (ex : dépôt de sang)
Après discussion auprès des cliniciens sur les analyses d’urgence à
maintenir sur les sites de proximité, émergence de 2 scénarii
Scénario 1 :
Site principal : transfert de la biologie froide
Marqueurs tumoraux, sérologie, électrophorèse des protéines
Site de proximité : cytologie (NFS), hémostase, biochimie d’urgence,
bactériologie. 12 % de l’activité du CHLVO, 15 % de l’activité du CH FLC
Scénario 2 : Site principal : transfert de la bactériologie
15 % de l’activité du CHLVO, 12 % de l’activité du CH FLC
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Groupe de travail
Ressources humaines
Personnels
médicaux et non médicaux
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Groupe de travail Ressources Humaines
Etat des lieux des RH au sein de chaque établissement
Description des indicateurs
Nombre de
biologistes
Nombre de
cadres
Nombre de
techniciens
Nombre d’aides de
laboratoire
Nombre d’adjoints
des cadres
Nombre de
secrétaires
CH Fontenay-leCHD Vendée
Comte
RESSOURCES HUMAINES
La Roche
Luçon
CH Loire Vendée Total
Océan
En personnes
physiques
2
5,5
0,5
3
11
En ETP
1.6
5,5
0,5
3
10.6
En personnes
physiques
En ETP
En personnes
physiques
En ETP
1
2
1
4
0,6
1,6
0.2
0.5
2.9
11
40
9
14
74
10.5
37.05
7,95
12.5
68
En personnes
physiques
En ETP
En personnes
physiques
En ETP
En personnes
physiques
En ETP
4
/
/
3,75
1
/
3
1
6
1
/
2
2.5
5,05
1
1.1
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5
4.25
1
1
12
9.65
Groupe de travail Ressources Humaines
Harmonisation des effectifs :
- Selon les scenarii
- En maintenant les compétences pour les analyses urgentes
Scénario 1 :
• Maintien des effectifs globaux mais en intégrant les postes
supplémentaires liés à la qualité et à l’accréditation
Scénario 2 :
• Transfert de postes de techniciens de laboratoire sur le site principal
• Adéquation des compétences aux exigences des postes de travail
• Participation des biologistes des sites de proximité à l’activité du site
principal
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Groupe de travail logistique
Analyse des flux existants
- Transports programmés ; Transports urgents
Un recueil de données en prenant en compte l’objectif général de
transmissions des résultats à J+1 à garantir auprès des cliniciens
- Scénario 1 : transfert de la biologie froide sur le site principal
1 transport programmé du lundi au samedi avec un dépôt des prélèvements :
11h00 pour le CHLVO, 14h00 pour le CH FLC
- Scénario 2 : transfert de la bactériologie en 2017
3 transports programmés par jour du lundi au vendredi
• CHLVO : 9h00, 11h00, 17h30
• CH FLC : 10h00, 14h00, 17h30
2 navettes le samedi (12h00, 17h00)
,1 navette le dimanche (16h00)
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Groupe de travail logistique
1. Analyse du relevé des impondérables (conditions de transport,
transport urgents pour LCR et hémocultures +) élargie aux
transports de PSL, chimiothérapies, pharmacie et ACP
2. Etat des lieux des marchés de transport en cours, avec la fin de
validité de chaque marché pour envisager des contrats communs
3. Etude des coûts de transport : coût de la fonction transport dans
chaque établissement, puis coût comparatif des différents scénarii
d’organisation du transport.
Conclusion du recueil des différents éléments
Elaboration d’ une consultation multi-établissement
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Groupe de travail
Système d’informations
3 SIL différents
- CHD Vendée : Synergie (Technidata)
- CH FLC : Hexalis agfa
- CHLVO : Biowin NG (DL Santé)
Une sollicitation des éditeurs associée à un travail de
paramétrage au sein des 3 établissements afin de
concevoir un SIL commun et communiquant
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Groupe de travail achats /
matériel biomédical
Un inventaire des matériels de laboratoire , des
maintenances et des réactifs associés pour les
établissements suivants a été réalisé :
• le CHLVO Challans
• le CH Fontenay le Comte
• le CHD Vendée
Objectif : prévoir selon les échéances, l’état de l’art du
parc de matériel : les futurs investissements, les
contrats de maintenance, les marchés de réactifs et
consommables.
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Quelle solution juridique?
Matrice forces/faiblesses
GCS de moyens
Forces
-
Répartition équitable
des ressources
Co-gestion des
fonctions support
GCS exploitant
-
Faiblesses
-
-
Plusieurs
organisations,
plusieurs
accréditations
Gestion plus rigide
nécessitant une
ingénierie
administrative plus
forte
-
Convention de coopération
Répartition équitable
des ressources
Rigueur de gestion et
co-gestion
Unicité de
l’organisation, une
accréditation
-
Souplesse de gestion
Unicité de l’organisation,
une accréditation
Gestion plus rigide
nécessitant une
ingénierie
administrative plus
forte
-
Régime juridique pour la
TVA et les marchés
publics très incertain
Relation contractuelle
dans l’allocation des
ressources
Moindre co-gestion
Absence de personnalité
juridique : un
établissement porte
l’activité
-
-
Organisation en GCS exploitant
• Mise en commun de moyens
matériels et humains (transport,
équipements, personnel…) pour
exploiter en commun un
laboratoire multisite.
• Un laboratoire, plusieurs
plateaux techniques, une
accréditation.
• Convention constitutive et
règlement intérieur définissant
les instances de la coopération.
• Facturation aux établissements
selon un EPRD annuel, en
fonction de l’activité et des
ressources mobilisées
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Organisation en GCS groupement de
commande
• Acheteur groupé
• Achats : moyens mis en
commun
• Report des charges
d’achat des
établissements sur le GCS
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Groupe de travail
Analyse de gestion
- Etablir des règles de recueil de données
- Elaborer les tableaux de bord de recueil des
données
- Définir les recettes et dépenses hors CGS et GCS
- Transmettre les éléments s’inscrivant dans le
périmètre du GCS
- Finaliser les modèles économiques des 2 scénarii
à partir des éléments organisationnels définis par
les groupes de travail (décembre 2014)
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Groupe de travail
Démarche qualité : accréditation
Une assurance qualité du GCS possible par :
• La préparation commune à l’accréditation Cofrac
• L’harmonisation des pratiques et des documents
• La mutualisation des moyens et des professionnels
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Groupe de travail
Démarche qualité : accréditation
Des objectifs communs :
• Amener le laboratoire à l’accréditation
• Etablir le manuel assurance qualité (MAQ) du GCS
• Définir une politique qualité commune et veiller à sa
mise en pratique
• Réaliser une revue de direction au minimum une fois
par an qui définira les objectifs et les indicateurs à
mettre en place pour l’année et à partir de la 2e
revue faire une synthèse de l’année passée
• Entrer dans une démarche d’amélioration continue
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Groupe de travail
Démarche qualité : accréditation
• RH : 1 biologiste RAQ , 1 technicien qualité
0,2 cadre de santé
• Le choix via une mise en concurrence d’un
accompagnement externe : choix réalisé en
septembre 2014
• Une politique qualité GCS
• Le choix d’un logiciel commun pour :
- la gestion documentaire,
- la gestion des stocks….
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Articulation avec le projet
régional FHF biologie publique
- Pilotage par le directeur du CHD Vendée d’un groupe
régional avec l’ensemble des établissements publics
détenteurs d’autorisation de biologie, dont les deux
CHU
- Travail entre les deux CHU en cours pour se partager
des analyses spécialisées
- Travail par les CHU avec les CH sur les analyses
confiés par les CH aux laboratoires privés (biomnis,
cerba) pour que ces analyses soient effectuées par
les CHU, avec organisation logistique adéquate
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Vigilances
• Diversité de culture d’établissements et de services
• Projet porté collectivement par les professionnels
• Traitement rapide de la thématique systèmes
d’informations
• Respect de l’élaboration de l’échéancier de mise en
œuvre du projet
• Maîtrise des coûts en particulier logistique
• Maintient du coût du B < 0,20
• Transparence du projet pour les professionnels et les
organisations syndicales
CHD Vendée
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La CHT Biologie Médicale
en Vendée
Une dynamique implicative de chacun des acteurs
Un changement certain, initiateur d’un décloisonnement et
fondateur d’un dialogue communautaire
Convention constitutive et règlement intérieur en cours de
finalisation
Un GCS de biologie prêt pour son déploiement
en janvier 2015
« Agir en homme de pensée et penser en homme d’action » Henri
BERGSON
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SROS Biologie médicale et coopérations
Retour d’expérience des Pays de Loire
Merci de votre attention
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