Guide d`administration à l`intention des FC canadiennes

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MANUEL DE
RESSOURCES
DES FCC
301-75 rue Albert Street, Ottawa Ontario K1P 5E7 T 613 236 2664 F 613 236 1621 cfc-fcc.ca
Guide d’administration
à l’intention des
FC canadiennes
2008
FC-PAIRS: Fondation communautaire - Perfectionnement, appui, innovation, réseautage, savoir
réception de dons, d’établissement de reçus et de dépôt que les vérificateurs
assortissent leurs rapports de vérification d’organismes de bienfaisance de
réserves.
•
Les événements qui marquent les débuts de votre fondation communautaire sont
d’importance historique. Conserver l’information d’intérêt à propos de vos
origines, de vos donateurs, de vos subventions, de vos partenaires et de vos
initiatives communautaires. Plus tard, vous pourrez aisément raconter la « petite
histoire » de votre fondation.
J’espère que ce guide saura vous être utile dans vos activités courantes.
Monica Patten
Présidente et chef de la direction
Fondations communautaires du Canada
Mai 2008
Guide d’administration à l’intention des FC canadiennes
© CFC 2008 édition
3
REMERCIEMENTS
Guide d'administration à l'intention des fondations communautaires canadiennes
Directrice du projet : Jane Humphries, vice-présidente, Organisation et développement
professionnel
Contenu : La première version du présent guide a été produite en 1998 et mise à jour en 2003.
La présente version a été réalisée par Liz Palmieri, directrice générale, Niagara Community
Foundation
Conception : Carrie Nixon, coordonnatrice de projet, FCC
Traduction : Josée Roy
Information :
[email protected]
Tél. : 613.236.2664
© 1998, 2003 et 2008 – Guide d'administration à l'intention des fondations communautaires canadiennes –
Utilisation et adaptation du matériel des FCC
Les Fondations communautaires du Canada se sont engagées à partager leurs ressources et leurs
connaissances. De nombreuses publications des FCC sont disponibles gratuitement sur Internet. Vous
pouvez vous procurer les autres auprès des FCC.
Les guides des FCC sont conçus pour leurs fondations communautaires membres, qui peuvent copier et
adapter ce document pour leur usage exclusif.
Dans le cas des autres organismes, les références à ce guide ou la reproduction d’extraits doivent
s’accompagner de la mention du nom complet du document, de sa date de publication et des FCC. Les
organismes qui souhaitent adapter le document ou en utiliser des sections substantielles doivent
communiquer avec les FCC au 1.613.236.2664 ou à [email protected].
4
Table des Matières
INTRODUCTION ..................................................................................6
SECTION I – INSTALLATION ET TENUE D’UN BUREAU ................8
SECTION II – MISE EN PLACE DE SYSTÈMES DE GESTION
FINANCIÈRE ......................................................................................12
SYSTÈME DE COMPTABILITÉ ................................................................................ 13
SYSTÈME BANCAIRE .............................................................................................. 17
VÉRIFICATION.......................................................................................................... 21
EXIGENCES LIÉES AUX DÉCLARATIONS D’IMPÔT ET AU STATUT
D’ORGANISME DE BIENFAISANCE ........................................................................ 23
SECTION III – PROCESSUS DE GESTION DES DONS ..................26
SECTION IV – SYSTÈME / PROCESSUS DE
SUBVENTIONNEMENT .....................................................................28
SECTION V – DOSSIERS – SYSTÈME DE CLASSEMENT ............33
SECTION VI – GESTION DU PERSONNEL .....................................37
SECTION VII – SOUTIEN ADMINISTRATIF AU CONSEIL
D’ADMINISTRATION .........................................................................39
EN CONCLUSION..............................................................................42
5
INTRODUCTION
Souvent, l’établissement et la tenue de systèmes administratifs présentent un défi de
taille pour les fondations communautaires naissantes et de petite taille (groupe 1).
Comme elles ne disposent que de peu d’employés, voire d’aucun, les membres de leur
conseil d’administration doivent tenter de concilier l’élaboration des politiques et leurs
rôles de gouvernance avec les tâches courantes d’exploitation de leur fondation.
Nous savions fort bien, durant la conception et l’élaboration de ce guide, qu’il existe de
nombreuses façons de mener à bien les tâches essentielles à la bonne gestion et à la
bonne administration d’une fondation communautaire. La taille, l’emplacement, le
personnel, etc., sont tous des facteurs déterminants. Il s'agit bel et bien d'un guide où
sont présentées des « pratiques exemplaires » et où sont abordées des questions et
des considérations qui vous aideront à établir ou à modifier vos systèmes
d'administration.
Il vous faut, pour administrer votre fondation communautaire, examiner aussi bien les
politiques et décisions que doit prendre le conseil d’administration que les systèmes et
procédures nécessaires à l’application de ces politiques. Et dans le but de vous aider à
ne jamais négliger ces deux aspects lors de l’élaboration de vos systèmes et
procédures, le Guide d’administration vous propose de brèves descriptions des
politiques à adopter et des décisions à prendre par le conseil d’administration. Pour de
plus amples renseignements sur le rôle de gouvernance du conseil d’administration,
reportez-vous aux documents complémentaires intitulés Gouvernance et de gestion à
l’intention des fondations communautaires canadiennes et Manuel de cadres de
politique et de modèles.
Le plan stratégique qu’ont élaboré et approuvé les membres de votre conseil
d’administration (CA) devrait encadrer vos efforts en vue d’établir vos systèmes
administratifs.
Quant au plan opérationnel élaboré par votre directeur général ou les membres de votre
CA, selon la composition du personnel de votre fondation, il sera mis en œuvre grâce à
l’exploitation de vos systèmes administratifs.
Sept importants secteurs de responsabilité administrative sont abordés dans le présent
guide, et ils le sont du point de vue des besoins des fondations communautaires de
petite taille, naissantes ou en voie de revitalisation comptant peu ou pas de personnel. Il
est possible que certaines sections contiennent davantage de détails et d’information
que ce dont vous avez besoin dans l’immédiat. Nous espérons cependant que ce guide
vous servira de cadre au fur et à mesure de votre croissance.
Voici les principaux secteurs administratifs des fondations communautaires abordés
dans le guide :
6
SECTION I
Installation et tenue d’un bureau
SECTION II
Mise en place de systèmes de gestion financière
a) Système de comptabilité
b) Système bancaire
c) Vérification
d) Exigences liées aux déclarations d’impôt
et au statut d’organisme de bienfaisance
SECTION III
Processus de gestion des dons
SECTION IV
Systèmes / processus de subventionnement
SECTION V
Dossiers – Système de classement
SECTION VI
Gestion du personnel
SECTION VII
Soutien administratif au conseil d’administration
Vous trouverez dans chacune de ces sections :
•
Une liste des questions et des points à examiner dont vous devriez tenir compte
au moment de mettre en œuvre les éléments présentés dans la section, de même
qu’une liste générale des mesures clés qui s’imposent.
•
Des références, le cas échéant, à savoir le renvoi à d’autres ressources,
notamment au document complémentaire Gouvernance et de gestion à l’intention
des fondations communautaires canadiennes et à des publications de l’Agence du
revenu du Canada qui traitent de questions fiscales propres aux organismes de
bienfaisance.
•
Un tableau des mesures à prendre prévoyant un espace en vue d’ajouter « qui fait
quoi » et « quand ». Sous la rubrique « Exemples », nous vous indiquons quand des
exemples ou modèles sont proposés. Vous pourrez aussi y ajouter les vôtres à titre
de référence.
7
SECTION I – INSTALLATION ET TENUE D’UN BUREAU
POINTS À EXAMINER :
Assurez-vous, au moment d’entreprendre cette étape, d’être bien au fait des points à
examiner, questions et préoccupations qui suivent :
•
Évaluez vos besoins – Avez-vous besoin d’un bureau?
•
Cernez vos besoins pour les trois à cinq prochaines années, au moins, et
choisissez un emplacement qui tiendra compte de votre croissance prévue. Ces
aspects sont importants pour faire des économies : papier à en-tête, documents
de promotion, etc. En outre, un « domicile permanent » permet à votre fondation
de se faire connaître dans la communauté et de se forger une image
professionnelle.
•
N’oubliez pas qu’il importe que votre fondation projette l’image d’une
organisation de calibre professionnel, d’une organisation efficiente, cohérente,
sachant exécuter du travail de qualité et intervenir de façon opportune, une
image qu’elle parviendra à parfaire en établissant sa crédibilité et en gagnant la
confiance de sa communauté.
•
Sachez trouver un juste équilibre entre une organisation qui est réputée un
intervenant communautaire efficace, efficient et légitime et une organisation trop
tape-à-l’œil ou extravagante.
•
Faites dès le départ l’acquisition de l’équipement, des systèmes informatiques et
des logiciels appropriés et obtenez la formation nécessaire afin de pouvoir les
utiliser rapidement et de façon efficace. À la longue, ce sera certainement plus
rentable.
•
Veillez à contracter les assurances nécessaires :
¾ Responsabilité des administrateurs et dirigeants
¾ Autres besoins d’assurance :
-
Feu, vol, biens, etc.
Responsabilité civile
Indemnisation pour accidents du travail (de compétence provinciale)
¾ Le conseil d’administration doit savoir ce pour quoi il POURRAIT être tenu
responsable :
Donateurs :
Mauvaise administration des fonds
Subventionnement inapproprié
Placements : Choix du gestionnaire de placements
Actes illégaux – fraude par un membre du personnel
ou du conseil d’administration
8
Employés :
Rémunération et indemnité de cessation d’emploi des
Employés
Paiement au Receveur général des retenues à la
source prélevées sur le salaire des employés
MESURES CLÉS :
• Évaluer les besoins en locaux et équipement de bureau
•
Trouver des locaux
•
Choisir l’équipement de bureau
•
Évaluer les besoins d’assurance et faire le nécessaire pour obtenir la protection
appropriée
•
Mettre au point un système en vue de bien communiquer avec la communauté –
téléphone, courrier, télécopieur, courriel, etc.
•
Créer des produits de communication – papier à en-tête, etc.
MESURE
QUI
QUAND
EXEMPLES
1. Au moment opportun, conclure un contrat / prendre les
dispositions pour se doter de locaux.
Chercher des locaux qui conviennent au personnel
actuel et à la croissance de la fondation.
Options :
•
•
•
locaux obtenus à titre gracieux;
locaux partagés avec un organisme à but non lucratif
établi, bien tenir compte des risques pour votre image
des liens entre le partenaire et la fondation
communautaire (p. ex., Centraide - United Way);
locaux privés loués.
Nota : Surtout si la fondation ne compte que du
personnel à temps partiel, chercher un emplacement où
il sera possible d’avoir recours à d’autres services
comme le ramassage et la livraison de demandes de
subvention, la livraison de colis par des services de
messagerie, etc.
2. Il faut aussi tenir compte des salles de réunion du CA et
des comités. Il pourrait s’agir d’une salle à partager avec
une organisation de plus grande taille, de locaux
communautaires ou de l’accès à une salle de réunion
fournie par un membre du CA.
9
3. Établir un système de classement des contrats, des baux
d’équipement, etc., et un système de rappel, notamment
pour assurer le suivi des renouvellements, le moment
venu.
4. Installer un système téléphonique et de réception et
disposer d’une adresse postale en vue d’assurer de
bonnes communications avec la communauté.
Options :
• avoir recours à un service téléphonique professionnel
jusqu’à l’installation du bureau;
• confier à contrat ou partager les tâches de réception
(téléphone et accueil) avec un centre de bénévoles /
un musée local, Centraide, etc.;
• utiliser une case postale;
• recruter des bénévoles (si des membres du CA se
portent volontaires, ils devront se rappeler de faire
une nette distinction entre leur rôle de membre du
conseil d’administration et de membre du personnel
bénévole).
5. Cerner les besoins d’assurance et faire le nécessaire
pour obtenir la protection appropriée.
• Vérifier les exigences provinciales relativement à
l’admissibilité à une assurance responsabilité civile
des administrateurs et des dirigeants.
• Faire approuver par le CA la politique sur la
responsabilité des administrateurs et des dirigeants.
• Choisir un courtier d’assurance.
Consulter
Conseils et
outils no 19,
« Assurance
responsabilité
civile des
administrateurs
et des
dirigeants »
(février-mars
2001, mis à
jour en janvier
2003)
6. Dès les débuts de la fondation, mettre au point un
système de classement et de conservation des dossiers.
Ces dossiers serviront de fondement aux activités
futures. (Consulter la Section V pour plus de détails.) Il
peut y avoir lieu de consulter un secrétaire ou adjoint
administratif expérimenté pour obtenir de l'aide dans
l'élaboration de lignes directrices de classement.
7. Équipement de bureau :
•
•
Téléphone, répondeur téléphonique, ordinateur,
courriel, télécopieur, classeur, etc. (il est possible de
faire faire les photocopies).
Se munir dès le départ d’un système informatique de
pointe de façon à faire des économies à long terme
10
et à pouvoir fonctionner de manière rentable et
efficace, moyennant un minimum d’employés.
Recommandations : Un système informatique exploitant
Windows XP (Professional ou Home) ou MS Office XP
(version professionnelle) devrait suffire aux besoins de la
fondation. Quickbooks 2007 constitue un excellent
progiciel de comptabilité pour les fondations
communautaires de moyenne et de petite taille. Le
système doit absolument être doté d’un antivirus comme
Norton 2007 (on recommande Norton Systemworks
2007) ou McAfee 2007. 1
8. Créer des produits de communication, du papier à entête, etc. (consulter le guide Marketing et
communications à l'intention des fondations
communautaires canadiennes des FCC pour de
l’information et des idées à ce sujet).
1
Au moment de la rédaction du présent guide, il s’agissait de l’information la plus à jour (avril 2008).
11
SECTION II – MISE EN PLACE DE SYSTÈMES DE GESTION
FINANCIÈRE
Il appartient au conseil d’administration de superviser la gestion financière de votre
fondation communautaire en élaborant et en approuvant des politiques financières de
même qu’en adoptant un processus de contrôle permanent. Obtenez de l’aide
professionnelle dès les premières étapes de la mise en place de vos systèmes de
gestion financière.
Votre fondation communautaire doit disposer d’un système de gestion financière qui lui
permettra de faire le suivi et d’élucider des questions du genre :
•
Quel est notre actif à court terme?
•
De combien de fonds disposons-nous? Combien y en a-t-il dans chaque
catégorie (à savoir fonds avec restrictions, sans restrictions, orientés par le
donateur)?
•
Placements :
¾ À combien se chiffrent nos placements?
¾ Quel est le taux de rendement actuel de nos placements?
¾ A combien s’élèvent nos frais d’administration courants?
- Frais de placement
- Droits de garde
•
Comment réglons-nous les frais d’administration?
•
De quel montant disposons-nous pour l’attribution de subventions?
Vos besoins :
• Un système de suivi des donateurs
•
Des instruments de placement
•
Un système de subventionnement
Dans cette section sont abordés les points suivants :
• Système de comptabilité
•
Système bancaire
•
Vérification
•
Exigences liées aux déclarations fiscales et au statut d’organisme de
bienfaisance
12
SYSTÈME DE COMPTABILITÉ
•
Obtenez sans tarder de l’aide de professionnels. Les problèmes éprouvés des
les premières étapes et les mauvaises habitudes prises tôt peuvent avoir des
répercussions à long terme.
•
Retenez les services d’un comptable expérimenté en comptabilité d’organismes
à but non lucratif. Cette personne devra faire preuve de « bon sens » et être en
mesure de discuter avec des profanes et leur donner des explications qu’ils
comprendront.
•
Si possible, utilisez un système informatique. Options :
¾ Quick Books
¾ Simply Accounting
¾ ACCPAC
¾ FIMS (système de gestion de l’information pour les fondations [Foundation
Information Management System]) – un programme intégré à l’intention
des fondations communautaires de très grande taille
¾ Respectez les règlements de l’Institut canadien des comptables agréés.
•
Assurez-vous que tous les membres du CA comprennent bien les principes de
comptabilité des organismes à but non lucratif (consulter le guide Gouvernance
et gestion).
RÉFÉRENCE ET SOUTIEN :
•
Règlements de l’Institut canadien des comptables agréés (ICCA), Not for Profit
Reporting Guide de l’ICCA (« Not-for-Profit Financial Reporting Guide »,
Series 4400, disponible à l’adresse suivante :
http://weblink.icaa.ab.ca/pdf/not_for_prof.pdf ou aux Service des commandes de
l’ICCA en composant le 1-800-268-3793 ou par courriel au [email protected]).
•
A Discussion Paper on Accounting for Small Community Foundations, Frank
Williams, C.A., Okanagan Community Foundation (consulter la TROUSSE
D’OUTILS du Guide d’administration).
•
Conseils et outils des FCC no 44, « Nouveau cadre de réglementation des
instruments financiers au Canada ».
MESURES CLÉS :
Établir des systèmes relativement aux éléments suivants :
13
¾ Gestion des fonds d’exploitation
¾ Comptes débiteurs / créditeurs
¾ Rentrées et sorties de fonds
¾ Salaires
•
Comptabilité des fonds
•
Placements et taux de rendement
¾ Regroupement de fonds
•
Réception de subventions (dont en transit) et déboursés
•
Subventions approuvées / à verser
MESURE
1. Établir et faire approuver le budget de
fonctionnement
QUI
QUAND
EXEMPLES
Établi par le
directeur
général et
approuvé par
le CA
2. Se doter de systèmes de comptabilité
•
•
•
Faire appel à des professionnels dès les
premières étapes en vue d’obtenir des conseils
et de faire examiner la structure financière.
Respecter les règlements de l’Institut canadien
des comptables agréés (Not for Profit Reporting
Guide de l’ICCA), révisé en 1997).
Consulter une autre fondation communautaire
pour savoir comment elle a élabore son plan
comptable
3. Fonds d’exploitation
•
•
Prévoir une section distincte pour les fonds
d’exploitation dans les registres comptables.
Salaires :
¾ Effectuer manuellement la saisie des
salaires jusqu’à ce que la fondation compte
entre cinq et dix employés.
¾ S’enregistrer auprès de l’Agence du revenu
du Canada en vue d’obtenir un numéro
d’employeur et les exigences liées aux
déclarations et aux retenues salariales.
Tél. : 1-800-959-7775 (français)
1-800-959-5525 (anglais)
¾ Examiner les régimes d’avantages sociaux
destinés aux petits groupes (se jumeler à un
14
autre groupe, p. ex., Centraide-United Way,
peut-être avec les FCC).
¾ Vérifier les règlements provinciaux
relativement à l’indemnisation des accidents
du travail, impôt-santé des employeurs ou
d'autres coûts obligatoires liés aux
employés.
4. Placements et taux de rendement
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Créer un comité chargé d’élaborer des objectifs
et des lignes directrices en matière de
placement, lequel devrait compter, à titre de
membre sans droit de vote, un représentant de
la société de placement de la fondation.
Examiner les règlements provinciaux et
fédéraux concernant les placements.
Élaborer des politiques sur le rendement des
placements et établir les paramètres de
placement (pourcentage du portefeuille en
obligations, etc.). Définir les points de référence
qui déclencheront un examen des paramètres et
la composition du portefeuille (p. ex., de 3 à
5 millions de dollars).
Sélectionner un conseiller en placement de
l’extérieur qui se chargera de la garde du
portefeuille de la fondation. Options : société de
fiducie, courtier exécutant, maison de courtage à
service complet, etc.
Prévoir des réunions régulières d’examen des
placements en vue de faire le suivi du
rendement des placements par rapport aux
points de référence établis et analyser les taux
de rendement à long terme escomptés.
Examiner annuellement les objectifs et les lignes
directrices en matière de placement.
Mettre au point des systèmes de suivi et de
production de rapports (peut être fait au départ
au moyen d’un chiffrier ou d’une base de
données).
Distribuer les rapports au comité de placement
et au conseil d’administration.
À la fin de l’exercice, déterminer le montant tiré
des placements de l’année.
À partir du montant des revenus défalqués des
droits de garde et des frais d’administration, le
comité de placement, de concert avec le
trésorier, doit faire une recommandation au
conseil d’administration relativement au
contingent des versements (à savoir 5 % en
CA
CA / comité
Pour plus de détails,
consulter le Guide de
développement de
fonds des FCC et le
guide Gouvernance et
gestion
Consulter le Manuel
de cadres de politique
et de modèles des
FCC et Principales
politiques des
fondations
communautaires
canadiennes
Consulter le Manuel
de cadres de politique
et de modèles des
FCC pour un exemple
d'une politique de
gestion des dépenses
15
subventions au cours de la prochaine année).
• Organiser des réunions entre les membres du
comité de placement et le conseiller externe (à
moins que le conseiller ne siège déjà au comité
en tant que membre sans droit de vote).
5. Rendre des comptes au conseil d’administration
Les budgets annuels doivent être approuvés par le
CA. Présenter les états financiers de l’exercice
écoulé à chacune des réunions du CA. Étudier le
rendement de la fondation par rapport au budget
approuvé.
Comité /
directeur
général
16
SYSTÈME BANCAIRE
Afin de pouvoir délivrer des reçus pour dons de bienfaisance et ouvrir des comptes
bancaires à titre d’organisme à but non lucratif, votre fondation doit avoir le statut
d’organisme de bienfaisance / à but non lucratif (consulter le Manuel de démarrage
d’une fondation communautaire des FCC).
MESURES CLÉS :
• Ouvrir des comptes
•
Déterminer les procédures d’autorisation – deux signatures, membres du
personnel et du conseil d’administration
•
Établir un processus de gestion de la réception, du suivi et de
l’enregistrement des espèces et des chèques
•
Instaurer un système de petite caisse
MESURE
1. Choisir un établissement bancaire.
QUI
QUAND
EXEMPLES
Options : Certaines fondations communautaires
traitent avec le même établissement bancaire et pour
leurs services de garde et pour leurs services
bancaires.
2. Ouvrir des comptes.
Options :
• Compte d’opérations – utilisé pour les dépenses
courantes (loyer, salaires, fournitures, etc.).
• Compte de subventions – utilisé uniquement aux
fins des subventions versées à la communauté. Il
importe de consigner séparément chaque
subvention afin que la fondation communautaire
dispose de « données historiques ».
• Compte de placement – regroupe les fonds
conservés à perpétuité. Il convient de retenir les
services d’un conseiller en placement
indépendant pour faciliter la gestion de ces fonds.
• Tous les dons aux fonds de capital sont déposés
dans le compte de placement; le gardien y puise,
en temps opportun, pour faire l’acquisition de
valeurs mobilières.
17
•
Les fonds en transit (qui ne sont pas conservés à
perpétuité) sont déposés dans le compte de
subventions. Règle générale, ces fonds sont
versés en subventions au cours de l’année.
3. Déterminer qui pourra autoriser, par sa signature,
des transactions dans le(s) compte(s) – minimum de
deux personnes (habituellement le directeur général
et un membre du CA – si la fondation n'a pas de
personnel, le trésorier est normalement un des
signataires autorisés). La décision du conseil
d’administration DOIT être approuvée lors d’une
réunion et consignée dans le procès-verbal.
CA
4. Obtenir de la documentation et des fiches de
signature de l’établissement bancaire. Les banques
exigent dorénavant aux signataires des comptes
d’entreprise de présenter une preuve d’identité avec
photo.
5. Instaurer, s’il y a lieu, un système de demande de
chèque ou encore déterminer lequel des signataires
autorisés paraphera les factures aux fins d’autoriser
les paiements et de préparer les chèques (le
directeur général ou le trésorier).
6. Faire d’abord signer les chèques par le membre
autorisé du personnel, puis par le membre du CA.
Certaines fondations communautaires ont fixé un
plafond au-dessous duquel deux employés ont
l’autorisation de signer (p. ex., un plafond de 1 000 $
ou de 500 $). Ces autorisations doivent être dûment
approuvées par les membres du CA et être
clairement indiquées sur les cartes de signature de
la banque.
7. Processus d’établissement de reçus
• Indiquer sur les reçus officiels le numéro
d’organisme de bienfaisance enregistré et :
¾ Faire imprimer la mention « fonds de dotation
permanent » pour lorsqu’il s’agit de dons au
fonds de capital;
¾ Rayer la mention « fonds de dotation
permanent » lorsqu’il s’agit de dons en transit
ou de dons aux opérations;
¾ utiliser des reçus ordinaires – sans le numéro
18
•
•
d’enregistrement d’organisme de bienfaisance
– pour les autres types de reçus.
Consigner immédiatement les espèces et
chèques reçus dans le système informatique ou
manuellement dans le registre afin de toujours
conserver une trace écrite des montants reçus.
Confier l’enregistrement des sommes reçues à
une autre personne que celle chargée de
préparer les états financiers ou d’effectuer les
dépôts pour obtenir un rapport de vérification
sans réserve (le vérificateur aura ainsi
l’assurance que tous les dons et encaissements
ont été correctement reçus et déposés).
¾ Une personne ouvre le courrier
¾ Une personne établit les reçus
¾ Une personne effectue les dépôts
•
•
•
Indiquer sur les reçus à quel compte les fonds
ont été portés pour donner l’assurance au
vérificateur que le donateur sait à quelles fins
sont destinés ses fonds (à savoir fonds généraux
de dotation ou fonds XYZ?). Si le donateur n’a
pas donné de précisions en ce sens,
communiquer avec lui afin de confirmer où ira
l’argent. Il convient de disposer d’une politique
précisant que les montants pour lesquels la
fondation n’a reçu aucune directive sont versés
dans des fonds généraux sans restrictions.
Tenir un registre regroupant des copies des
chèques de même que des directives ou des
lettres des donateurs confirmant dans quel
compte la fondation a déposé chacun des
chèques de donateurs. Les formulaires de
versement établis lors des dépôts à
l’établissement bancaire peuvent aussi servir à
cette fin.
Effectuer chaque mois le rapprochement des
reçus afin faire gagner du temps au vérificateur
en fin d’exercice.
8. Apposer le timbre du numéro de compte approprié
sur tous les chèques et les remettre à l’employé des
finances chargé de les consigner dans le livret des
dépôts à la banque.
19
9. Un système de petite caisse convient pour les
menues dépenses imprévues (un montant de 50 $
devrait suffire).
•
•
•
Préparer un reçu ou une pièce justificative avant
de remettre l’argent.
Préparer un sommaire des dépenses une fois les
réserves de la petite caisse épuisées afin
d’obtenir un nouveau chèque de petite caisse.
Comptabiliser les dépenses de la petite caisse –
les affecter aux comptes de dépenses
appropriés.
20
VÉRIFICATION
•
Vous devez retenir les services d’un vérificateur indépendant (ne faisant pas
partie du conseil d’administration).
•
Si la vérification est subventionnée ou offerte à titre gracieux, sachez qu’il est fort
probable que le vérificateur ne sera pas disponible durant la période allant du
début de février au milieu de mai.
•
La justesse de la vérification est grandement tributaire de la façon dont votre
information est organisée au moment de la présenter au vérificateur.
•
Ne prévoyez faire effectuer la vérification qu’une fois que vous connaîtrez le taux
de rendement annuel du capital investi, que vous aurez calculé vos frais
d’administration annuels, que vous aurez affecté les produits des placements
aux divers fonds et que vous aurez achevé l’exercice d’attribution de
subventions.
•
Le vérificateur s’emploiera à trouver des motions ou directives à l’appui de
chacune des transactions. Préparez à l’avance des réponses aux éventuelles
questions du vérificateur.
MESURES CLÉS :
•
Nommer le vérificateur lors de l’assemblée générale annuelle (par le CA)
•
Déterminer exactement les renseignements à consulter par le vérificateur
•
Fournir tous les dossiers pertinents assortis des pièces appropriées
MESURE
1. Nommer le vérificateur lors de l’assemblée générale
annuelle (par le CA) – motion consignée dans le
procès-verbal.
QUI
QUAND
EXEMPLES
CA
2. Demander au vérificateur, un mois avant la
vérification, la liste des documents requis.
3. Donner des consignes au vérificateur – concernant
le mandat du comité de vérification, etc. (Ces
consignes doivent être intégrées soit dans le mandat
du comité des finances, soit dans les règlements
administratifs.)
4. Remettre au vérificateur :
21
•
•
•
•
•
•
•
La disquette contenant les données comptables,
s’il la demande; tenter, dans la mesure du
possible, un logiciel compatible.
Les états financiers mensuels assortis de tous les
documents à l’appui.
Tous les rapprochements bancaires effectués au
cours de l’année.
Les procès-verbaux du conseil d’administration
de l’année – mettre en évidence les résolutions
(motions) portant sur l’attribution de subventions.
(L’on peut présenter au CA, aux fins
d’approbation, un sommaire global des
subventions en une seule et même occasion. Il
faut alors lui soumettre séparément les diverses
subventions non incluses dans le sommaire pour
approbation. Les procès-verbaux des réunions du
CA doivent étayer ces approbations.)
Les documents d’appui concernant les dons et
les rentrées de fonds.
Les reçus – reçus pour dons de bienfaisance et
livret de reçus ordinaires.
Le livret de dépôts, les talons de chèque et tous
les autres renseignements bancaires (c.-à-d.
relevés de transferts électroniques, etc.).
22
EXIGENCES LIÉES AUX DÉCLARATIONS D’IMPÔT ET AU STATUT
D’ORGANISME DE BIENFAISANCE
•
Pour conserver votre statut d’organisme de bienfaisance, il faut produire, en
temps opportun, des déclarations d’impôt exactes. Il est primordial de respecter
le délai de présentation à l’Agence du revenu du Canada des formulaires dûment
remplis et exacts, à défaut de quoi vous pourriez perdre votre statut d’organisme
de bienfaisance.
•
Il est fortement recommandé de retenir les services d’un expert-comptable qui
s’y connaît en organismes à but non lucratif ou à tout le moins de pouvoir en
consulter un.
EXIGENCES LIÉES AUX DÉCLARATIONS D’IMPÔT
•
Déclarations de revenu des employés :
•
¾ Formulaires TD1 – à remplir par les employés et à conserver dans les
dossiers du personnel
¾ Versements de l’employeur au Receveur général
¾ Déclaration provinciale s’il y a lieu (p. ex., impôt-santé des employeurs de
l’Ontario)
TPS (taxe sur les produits et services)
•
TVP (taxe de vente provinciale) – uniquement si vous vendez des produits
•
TVH (taxe de vente harmonisée – taxe sur les produits et services et taxe de
vente provinciale combinées)
•
Impôt fédéral – Déclaration d’impôt des organismes de bienfaisance :
¾ T3010F – Déclaration de renseignements des organismes de
bienfaisance enregistrés
¾ T4033A-F – Comment remplir la déclaration de renseignements des
organismes de bienfaisance enregistrés
RÉFÉRENCE ET SOUTIEN
•
Guide de développement de fonds des FCC.
•
Règles de fonctionnement de l’Agence du revenu du Canada
•
L’Agence du revenu du Canada propose des ateliers sur la façon de remplir les
déclarations d’impôt des organismes de bienfaisance. Rassemblez un groupe
d’organismes à but non lucratif dans votre communauté et organisez un atelier.
23
•
Communiquez avec la directrice de FC-PAIRS ou avec votre coordonnateur
régional des FCC pour participer à des groupes d’entraide et obtenir de la
formation sur des questions administratives, financières et fiscales particulières.
MESURE
QUI
1. TD1 – Inscrire chaque nouvel employé sur la liste de
paye dès la première semaine d’emploi ou apporter
sans tarder tout changement de statut chez un
employé (état matrimonial, etc.) dans le but de
déterminer le montant de retenue d’impôt à la source
– classer les changements dans le dossier de
l’employé.
QUAND
2. Demander un formulaire d’enregistrement auprès de
l’Agence du revenu du Canada de façon à obtenir le
numéro d’entreprise (NE) de la fondation (ce qu’on
appelait auparavant le numéro d’organisme de
bienfaisance enregistré).
Dans les
plus brefs
délais
EXEMPLES
3. TPS – Les organismes à but non lucratif sont
admissibles à un remboursement de 50 %.
Accumuler la TPS. Entrer les crédits à mesure que
sont enregistrés les chèques dans le système de
comptabilité.
4. Produire la demande de remboursement de TPS au
terme de chaque trimestre en remplissant le
formulaire fourni par l’Agence du revenu du Canada
(règle générale, les petits organismes peuvent
présenter des déclarations annuelles).
Demande de
rembour-sement
de la TPS/TVH
pour organismes
de services
publics et de TPS
pour gouvernements autonomes
à : http://www.craarc.gc.ca/F/pbg/gf
/gst66/gst6607f.pdf
5. Déterminer la fréquence de versement des salaires –
chaque semaine, aux deux semaines ou au mois.
6. Calculer les montants de la prime au RPC, de la
cotisation à l’assurance-emploi (a.-e.) et de l’impôt à
déduire du revenu de chaque employé en utilisant
les registres fournis par l’Agence du revenu du
Canada (ou un système informatisé).
Nota : Après l’enregistrement, l’Agence du revenu du
Canada fait automatiquement parvenir à la fondation
des manuels de référence (se reporter à la section II,
Système de comptabilité, 3).
24
7. Calculer la part de l’employeur des versements – À
l’heure actuelle, le montant de la prime au RPC est
le même que celui de l’employé et le montant de la
cotisation à l’a.-e. est 1,4 fois celui de l’employé.
8. En utilisant le formulaire fourni par l’Agence du
revenu du Canada, totaliser la part de l’employeur et
la part de l’employé et effectuer des versements
mensuels auprès de l’Agence à titre de retenues
salariales (montants dus le 15e jour du mois suivant).
Il est parfois possible de faire des versements
trimestriels. Communiquer avec le bureau de
l’Agence de revenu du Canada le plus près.
9. Certaines provinces autorisent une exemption de la
TVP au titre du matériel d’enseignement imprimé
(bulletins, rapports annuels, dépliants, etc.). Pour
tous les autres documents, la TVP est simplement
portée aux dépenses.
10. Déclaration fédérale – Agence du revenu du Canada
– statut d’organisme de bienfaisance (formulaires
disponibles dans le site Web de l’Agence à
http://www.cra-arc.gc.ca/tax/charities/menu-f.html) :
•
•
•
Formulaire T3010(F) – À présenter dans les six
mois suivant la fin de l’exercice financier
Formulaire T4033(F) – Obtenir un exemplaire
auprès de l’Agence du revenu du Canada
Information relative aux contingents des
versements
Formulaire
RC4108, Les
organismes de
bienfaisance
enregistrés et la
Loi de l’impôt sur
le revenu,
disponible à
http://www.craarc.gc.ca/F/pub/tg
/rc4108/
Formulaire T4033
disponible à
http://www.craarc.gc.ca/F/pub/tg
/t4033a/LISEZMOI.html
Outre le formulaire T4033 (F), la fondation doit
préparer un addenda faisant état :
•
•
•
•
du nom de chacun des donataires reconnus ou
des bénéficiaires de subvention au cours de
l’année d’imposition;
du numéro d’entreprise (NE) de l’organisme de
bienfaisance de chaque donataire;
du lieu (ville);
du montant de la subvention (si l’organisation a
obtenu plus d’une subvention, consigner le
montant total).
25
SECTION III – PROCESSUS DE GESTION DES DONS
•
La réponse appropriée à donner aux donateurs est fonction de l’importance et de
la nature du don.
•
Soyez au courant du taux de rendement en vigueur et de la politique de calcul de
ce taux (il arrive que des fondations de petite taille ne déposent les fonds reçus
qu’une seule fois par mois – ainsi, en attendant le prochain dépôt, elles perdent
des intérêts sur les chèques importants).
•
Délivrez un reçu pour don de bienfaisance ou un reçu ordinaire à chaque fois
que vous recevez des fonds (sauf lorsqu’il s’agit d’un remboursement de
comptes débiteurs).
RÉFÉRENCE À D’AUTRES SOURCES DE RENSEIGNEMENTS :
•
Reportez-vous au Guide de développement de fonds à l’intention des fondations
communautaires canadiennes et au document Legal Aspects of Charitable Gifts
(dimension juridique des dons de bienfaisance) – publié en anglais seulement –
des FCC pour plus de détails et pour des descriptions de la façon de gérer
d’autres dons.
•
Gifts and Official Donations Ernst & Young – Consulter la TROUSSE D'OUTILS
du Guide d'administration
•
Conseils et outils no 10, « Receipting Donations » (en anglais seulement).
MESURES CLÉS :
• Délivrer des reçus officiels conformément aux exigences de l’Agence du revenu
du Canada
•
Établir des modes de réception des dons – espèces, chèques, Visa, retraits
automatiques, etc. – se reporter à la section Système bancaire
•
Instaurer un processus de délivrance de reçus officiels
MESURE
1. Délivrer des reçus officiels conformément aux
exigences de l’Agence du revenu du Canada.
Règle pratique :
• Si le don est sensé devenir la propriété de la
fondation, délivrer un reçu pour don de
bienfaisance (fonds de dotation permanent).
• Si le don provient d’un autre organisme à but
QUI
QUAND
EXEMPLES
Consulter
Conseils et outils
o
n 10,
« Receipting
Donations »
26
•
•
•
•
non lucratif (de Centraide par exemple),
préparer alors un reçu ordinaire (Centraide a
déjà remis au donateur initial un reçu pour don
de bienfaisance).
Si le don est destiné à un « fonds en transit », il
ne constitue PAS un fonds de dotation
permanent – délivrer tout de même un reçu
officiel, mais en rayant la mention « à conserver
à perpétuité ».
Produire des reçus pour chaque montant
d’argent reçu en don (sauf exception, par
exemple, lorsque, pour souligner la retraite d’un
membre de longue date du CA, des fonds sont
recueillis auprès de chaque participant afin de
couvrir les frais de repas; aucun reçu n’est
délivré; l’argent est déposé dans l’encaisse et
utilisé pour acquitter la facture).
Les locaux « gratuits », les services en nature
et les événements spéciaux doivent être des
sources de revenu identifiables.
Dans le cas des services en nature, certaines
fondations communautaires utilisent un mode
d’échange de chèques. La fondation paie pour
le service reçu et le donateur lui remet en retour
un chèque d’un montant équivalent, après quoi
la fondation communautaire délivre un reçu
officiel.
2. Établir des procédures :
•
•
•
•
•
Obtenir du donateur qu’il précise à quel fonds
est destiné son don.
Préparer des reçus – en précisant que le don
est versé à un fonds de dotation permanent ou
non.
Annexer au reçu une lettre à l’intention du
donateur (consulter la Trousse d’outils de
subventionnement des FCC).
Consigner les reçus chaque mois dans le
système de comptabilité – en affectant
correctement les montants.
Effectuer des dépôts hebdomadaires, au
minimum.
27
SECTION IV – SYSTÈME / PROCESSUS DE
SUBVENTIONNEMENT
•
Votre fondation communautaire a une responsabilité de fiduciaire auprès de ses
donateurs. Aussi, vous devez documenter les succès – et les échecs – de vos
subventions. Peut-être que vos donateurs se préoccuperont de la FAÇON dont
est utilisé l’argent de leurs dons. Vous devez en tenir compte dans votre
processus.
•
Dimension qualitative et quantitative – Les fonds sont-ils dépensés là où les
donateurs l’avaient demandé? De plus en plus, les bailleurs de fonds exigent une
évaluation des résultats.
•
Il est très important de constituer une base de données à utiliser aux fins de la
publicité et de la reddition de comptes. Vous devriez constituer une base de
données sur les subventions consenties que vous pourrez consulter pour rendre
des comptes et pour préparer vos activités de promotion et de marketing.
•
Vous devez, dans le cadre de votre processus de subventionnement, tirer profit
des meilleures idées qui ont cours dans votre communauté. Devenez un
organisme subventionnaire proactif. Les petites communautés ont parfois
beaucoup de mal à y parvenir – en effet, comment concilier les réponses à
donner aux demandes de la communauté et la « satisfaction proactive des
besoins communautaires ».
•
Trousse d’outils de subventionnement des FCC – Reportez-vous aux lignes
directrices détaillées.
MESURES CLÉS :
•
Sorties de fonds – il faut tenir compte des contingents (consultez le formulaire
T3010)
•
Processus d’établissement des chèques de subvention – il faut observer les
exigences de l’Agence de revenu du Canada
•
Dossiers de subvention
¾ Numéro d’organisme de bienfaisance enregistré du subventionné
¾ Accusé de réception du chèque
•
Rapport sur l’utilisation des fonds :
¾ à l’Agence du revenu du Canada
28
¾ au donateur, le cas échéant
¾ au comité des subventions et au conseil d’administration
MESURE
1. Établir le calendrier des réunions du comité des
subventions.
Comité des
subventions
QUI
2. Élaborer une politique de subventionnement.
Comité des
subventions
3. Fixer les objectifs de sorties de fonds. Une fois
achevée la vérification, déterminer de quel montant
dispose la fondation aux fins de l’octroi de subventions
(selon le revenu des placements de l’année
précédente défalqué des frais d’administration). La
fondation devrait suivre, à cette fin, une politique de
plafonnement des dépenses préalablement approuvée
par son conseil d’administration.
CA et
comité de
placement
QUAND
EXEMPLES
Consulter le
Manuel de cadres
de politique et de
modèles des FCC
et Principales
politiques des
fondations
communautaires
canadiennes pour
des exemples de
politique de
subventionnement
Consulter le
Manuel de cadres
de politique et de
modèles des FCC
et Principales
politiques des
fondations
communautaires
canadiennes pour
un exemple de
politique de
plafonnement des
dépenses
4. Établir le calendrier des activités de subventionnement
et le rendre public.
5. Fournir de l’information au public et lui transmettre des
lignes directrices. Les bibliothèques peuvent parfois
servir de points de distribution des demandes de
subvention. Nota : Certaines fondations
communautaires diffusent de l’information sur
demande uniquement.
6. Établir et maintenir un système d’inscription en vue de
la gestion des subventions. La fondation qui consent
peu de subventions peut opter pour un système
manuel. Autrement, le mieux est d’utiliser un chiffrier
ou une base de données.
7. Répondre aux demandes de renseignements, vérifier
que les demandeurs sont des organismes de
bienfaisance enregistrés et transmettre les formulaires
de demande de subvention par la poste, par
télécopieur ou par courriel. Confirmer l’admissibilité
29
des demandeurs dès le début du processus afin
d’éviter les malentendus et les déceptions.
8. Consigner toutes les demandes de subvention dès
leur réception. Dater chaque demande au moyen d’un
timbre-dateur et attribuer un numéro à chacune.
9. Examen initial des demandes – communiquer avec le
demandeur s’il manque des renseignements. Utiliser
une liste de contrôle générique pour les demandes de
subvention.
10. S’il y a lieu, classer les demandes de subvention par
catégorie (jeunesse, éducation, arts, etc.) et leur
attribuer un code dans le système informatique. (Les
fondations communautaires de petite taille dont le
programme de subventionnement est de moindre
envergure n’ont peut-être pas à emprunter cette
démarche.)
11. Photocopies – code de couleur par catégorie.
Option – La fondation peut exiger des demandeurs
qu’ils lui fournissent un nombre suffisant d’exemplaires
pour chaque membre du comité d’examen. Elle pourra
ainsi réduire ses frais de photocopie.
12. Préparer l’ordre du jour de la réunion du comité
d’examen des subventions.
13. Remettre les demandes de subvention aux membres
du comité d’examen des subventions de même que
les lignes directrices en vue de l’évaluation des
projets.
14. Lors de la réunion du comité d’examen des
subventions, les membres discutent des demandes de
subvention et formulent des recommandations de
subventions.
15. Prendre des notes lors de la réunion du comité des
subventions et donner suite aux questions s’il y a lieu.
16. Préparer un rapport de subventions à l’intention du
comité des subventions et du conseil d‘administration
comprenant les renseignements suivants :
Consulter la
Section 7 de la
Trousse d’outils de
subventionnement
30
•
•
•
•
Demandes retenues – organisme et projet
Montant de la subvention par rapport au montant
demandé
Observations – inclure la source de financement si
elle a été déterminée
Liste des demandeurs dont la demande a été
rejetée de même que des montants demandés,
accompagnés d’un bref commentaire sur la raison
pour laquelle le projet n’a pas été retenu (p. ex.,
non conforme aux lignes directrices)
17. Présenter les recommandations de subventions au CA
aux fins de décision finale et d’approbation.
Option : Le comité des subventions peut être autorisé
à approuver les subventions et à faire rapport au
conseil d’administration. (Une telle délégation de
pouvoirs doit faire l’objet d’une motion dûment
consignée dans un procès-verbal du CA et doit être
clairement indiquée dans le mandat du comité des
subventions.) Règle générale, les fondés de pouvoir
peuvent approuver l’octroi de subventions jusqu’à
concurrence d’un certain montant (p. ex., 1 000 $ 2 000 $).
.
18. Faire parvenir les lettres d’approbation ou de refus aux
demandeurs (ne pas inclure de chèques à ce
stade-ci).
Consulter la
Section 9 de la
Trousse d’outils de
subventionnement
19. Indiquer dans les lettres d’approbation les conditions
de l’octroi de la subvention (les fondations
communautaires de petite taille peuvent parfois
combiner les étapes 17 et 18).
20. Enregistrer dans le système de gestion des
subventions les modalités, le calendrier des paiements
et les exigences de présentation de rapports.
21. Faire les versements de la subvention selon le
calendrier. Tirer les chèques des fonds appropriés.
22. Transmettre les chèques accompagnés d’une lettre
demandant un accusé de réception du chèque; en
faire tenir copie aux donateurs (s’il y a lieu).
Consigner les chèques dans les registres comptables.
31
23. Établir et tenir un rapport de situation des subventions.
• Indiquer le solde disponible dans chaque fonds et
les subventions ayant été approuvées, versées ou
non réglées.
• Ce rapport établit un cadre aux fins de la
production du rapport destiné à l’Agence de revenu
du Canada et à l’intention des vérificateurs.
24. Suivre l’évolution des projets subventionnés s’il y a
lieu (examen des rapports d’étape, visites sur place,
etc.).
25. Veiller à ce que le demandeur présente des
évaluations de projet provisoire et finale.
•
•
Recevoir les fonds non dépensés le cas échéant.
Certaines fondations communautaires octroient
des subventions « défi », auquel cas il se peut que
les fonds soient retenus jusqu’à satisfaction des
conditions.
26. Examiner les évaluations et fermer les dossiers.
32
SECTION V – DOSSIERS – SYSTÈME DE CLASSEMENT
•
Pour bien se conformer aux règles en matière de production de rapports et
constituer un dossier historique au profit de votre fondation communautaire, vous
devez disposer d’un bon système de classement des dossiers.
•
Des dossiers de donateurs et de subvention exhaustifs et faciles d’accès vous
seront vraiment utiles pour vos activités de promotion et de relations publiques.
•
Conseils et outils no 48, « Conservation et destruction des registres »
DOCUMENTS À CONSERVER :
DOSSIERS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
• Versions originales :
¾ du document d’enregistrement d’organisme de bienfaisance obtenu de
l’Agence du revenu du Canada;
¾ du document de constitution en société – provincial ou fédéral;
¾ des règlements administratifs et des révisions approuvées des règlements
administratifs.
•
Procès-verbaux signés des sept dernières années – il s’agit des dossiers légaux
de votre organisation rassemblant toutes les motions.
•
Politiques approuvées par le conseil d’administration dans chaque secteur de
responsabilité :
¾
¾
¾
¾
¾
•
Politiques financières, y compris politiques de placement
Politiques en matière de gestion du personnel et de ressources humaines
Politiques de subventionnement
Politiques administratives
Politiques de gouvernance du conseil d’administration, notamment en
matière de conflit d’intérêts, de confidentialité, de nominations, de
planification, etc.
La liste des membres du conseil d’administration et des comités comprenant :
¾
¾
¾
¾
les nom, adresse, etc.;
le poste occupé au CA et la durée du mandat;
la date d’entrée en fonction au CA et la date de départ;
les domaines de compétence.
33
DOSSIERS D’EXPLOITATION
• Dossiers financiers :
¾ Copies papier ou disquettes ou cédéroms de sauvegarde – entreposés à
l’extérieur du bureau.
¾ Documents soumis au vérificateur (consulter la Section II 2).
•
Reçus officiels – en ordre séquentiel, y compris tous les reçus annulés.
•
Disquettes de sauvegarde de tous les fichiers informatisés – mises à jour
mensuelles, conservées à l’extérieur du bureau.
•
Dossiers des donateurs comprenant les renseignements suivants :
¾
¾
¾
¾
¾
Nom
Personne-ressource
Adresse
Téléphone
Don
- Date – montant – directives / objet
- Autre – noms des proches, secteurs d’intérêt, etc.
Consulter le Guide de développement de fonds des FCC pour obtenir des
idées et de plus amples renseignements.
•
Fonds :
¾
¾
¾
¾
¾
Nom du fonds (année de constitution du fonds)
Donateur initial
Contributions par d’autres donateurs
Fonds désignés – où est affecté l’argent
Fonds orienté par le donateur – dispositions sur les mesures à prendre
advenant que le donateur ne soit plus en mesure de donner des directives
sur l’affectation des produits du fonds.
•
Dossier de toutes les conventions de fonds
•
Dossiers de subvention :
¾ Nom de l’organisme subventionné
¾ Adresse et coordonnées de la personne-ressource
¾ Numéro d’entreprise aux fins de production de la déclaration à l’Agence
du revenu du Canada
¾ Objet de la subvention
¾ Catégorie de subvention
¾ Montant demandé
¾ Montant de la subvention
¾ Numéro du chèque et date d’émission
¾ Rapport reçu du subventionné
¾ Rapport d’évaluation
34
¾ Commentaires
Consulter la Trousse d'outils de subventionnement des FCC pour obtenir des
idées et de plus amples renseignements.
•
Dossiers du personnel
¾ Nom et adresse des employés – dates d’entrée en fonction, de cessation
d’emploi, etc.
¾ Salaires
¾ Dossiers individuels des employés
¾ Évaluations
UTILISATION DE BASES DE DONNÉES et DE CHIFFRIERS
•
Ce dont vous devez faire le suivi – les donateurs, les fonds, les subventions, le
regroupement des produits des fonds, des placements, etc.
•
Logiciel – suggestions – ce que vous devriez rechercher :
Logiciels en vente libre – Les logiciels en vente libre – chiffriers et bases de
données – peuvent satisfaire à bon nombre des besoins en gestion des
subventions des fondations communautaires nouvelles et naissantes. Souvent –
et c’est avantageux – ces programmes font partie d’un système intégré de
logiciels compatibles avec vos programmes de traitement de textes et de
comptabilité. En outre, vous pouvez facilement convertir les données après une
mise à niveau ou si vous choisissez d’autres options logicielles.
Logiciels personnalisés – Dans le but de faire le suivi de leurs subventions,
certaines fondations communautaires ont développé leur propre logiciel
personnalisé ou en ont reçu un comme don en nature. Bien qu’au départ ce type
de produit puisse s’avérer fort utile, les fondations communautaires doivent tenir
compte de l’évolution rapide des technologies, de leur propre croissance et du
coût de maintien et de mise à niveau d’un tel logiciel, sans compter la
compatibilité de leur logiciel personnalisé avec des logiciels de traitement de
textes, de comptabilité ou autres.
Logiciel personnalisé des FCC – En 2008, les FCC élaborent un logiciel
intégré qui comprend les fonctions suivantes : comptabilité, gestion des
donateurs, gestion des subventions, et suivi des placements. Consulter le bureau
national pour obtenir plus de renseignements.
Vous trouverez dans la TROUSSE D’OUTILS de l’information concernant les
types les plus courants de logiciels utilisés par les membres des FCC disposant
d’un actif de moins de 2 millions de dollars.
35
MESURE
1. Instaurer un système de classement.
(Demander des conseils d’expert dès le début afin
d’éviter des problèmes à plus long terme.)
QUI
QUAND
EXEMPLES
2. Confier à quelqu’un la responsabilité de tenir le
système de classement.
3. Mettre en place les systèmes informatiques
appropriés de tenue des dossiers.
4. Faire le nécessaire pour disposer de systèmes de
secours et conserver les disquettes / disques de
sauvegarde à l’extérieur du bureau.
5. Déterminer à qui sera confiée la tâche de tenir à jour
les dossiers du CA, les procès-verbaux, les
politiques, etc.
36
SECTION VI – GESTION DU PERSONNEL
•
Pour qu’un organisme soit efficace et que tout fonctionne rondement, il doit
absolument définir les rôles et les responsabilités des membres de son conseil
d’administration, de ses employés et de ses bénévoles, de même que le rôle du
président du CA et du directeur général. (Consulter le guide Gouvernance et
gestion à l'intention des fondations communautaires canadiennes des FCC pour
de plus amples détails.)
•
Le plan stratégique qu’auront élaboré le directeur général et les membres du CA,
et auquel ces derniers auront donné leur aval, devrait orienter les besoins et les
options en matière de dotation.
•
Les membres de CA qui s’acquittent de « tâches opérationnelles » de la
fondation doivent s’employer à séparer leurs rôles de membre du CA de leurs
responsabilités « opérationnelles ». Il arrive souvent, tout particulièrement chez
les nouvelles fondations communautaires de petite taille, que les membres du
CA jouent aussi un rôle d’« employé » au sein de la fondation.
•
Les connaissances professionnelles tant des employés rémunérés que des
conseillers bénévoles sont essentielles au maintien de la crédibilité et de l’image
professionnelle de votre fondation communautaire.
•
En vue d’attirer et de fidéliser des professionnels qualifiés, vous devez adopter
des politiques justes et équitables en matière de ressources humaines de même
qu’offrir des salaires concurrentiels.
MESURES CLÉS
1. Établir une structure organisationnelle et répartir les
responsabilités parmi les personnes suivantes :
•
•
•
•
QUI
QUAND
EXEMPLES
employés à temps partiel;
professionnels à temps plein;
bénévoles;
principaux conseillers (conseiller juridique, directeur
des placements).
2. Rédiger des descriptions de travail pour les employés à
temps plein et à temps partiel. (Il importe aussi de
préparer des descriptions claires et écrites des tâches
et des rôles des bénévoles s’acquittant de
responsabilités opérationnelles.)
Consulter le
guide Gouvernance et gestion
– TROUSSE
D’OUTILS de
gestion opérationnelle –, pour
des exemples
37
3. Fixer les échelles salariales.
4. Élaborer un processus de sélection / d’embauche du
personnel et de contrôle du rendement.
5. Élaborer des politiques de gestion du personnel traitant
des avantages sociaux, des congés de maladie, des
vacances, etc.
6. Se conformer aux lois sur l’emploi, sur les droits de la
personne, sur les impôts, sur les accidents du travail,
etc., et bien comprendre ce qu’il en est des relations
employeur-employé.
7. Établir un système de développement professionnel et
de formation et y affecté un pourcentage du budget.
8. Élaborer et mettre en oeuvre un programme de
bénévolat, y compris des séances d’orientation et de la
formation.
38
SECTION VII – SOUTIEN ADMINISTRATIF AU CONSEIL
D’ADMINISTRATION
•
Le conseil d'administration, par l'intermédiaire du secrétaire, s’acquitte souvent
des tâches de soutien administratif. Cependant, dès que la fondation
communautaire dispose d’un nouvel employé, c’est aussitôt à lui que sont
confiées ces fonctions. Le piège? Un conseil d’administration comptant de
nombreux membres peut accaparer une bonne partie du précieux temps de
l’employé, temps qu’il pourrait mieux utiliser à d’autres activités (p. ex.,
développement communautaire, subventionnement, promotion, etc.).
•
Il est rentable à long terme d’avoir recours à des systèmes, de l’équipement et
de la formation appropriés en vue d’exécuter rapidement et efficacement les
tâches, d’autant qu’ils serviront d’assises solides à la croissance future de votre
fondation communautaire.
PRINCIPALES TÂCHES :
•
Préciser les rôles respectifs des membres du conseil d’administration et des
employés, le cas échéant, et déterminer qui est chargé de prodiguer des
services de soutien administratif au conseil d’administration et quelle sera
l’étendue de ces services
•
Créer des systèmes de communication au profit du conseil d’administration
•
Instaurer des systèmes de gestion des réunions
•
Tenir les dossiers du conseil d’administration – procès-verbaux, motions,
politiques, etc.
•
Organiser une assemblée générale annuelle
MESURES CLÉS
1. Créer un système de communication pour le CA :
QUI
QUAND
EXEMPLES
Options : diffusion de messages par télécopieur,
courriel, par la poste, par chaînes d’appels
téléphoniques, etc.
2. Gestion des réunions – établissement du calendrier
des réunions, avis de convocation et distribution
des procès-verbaux, ordres du jour et
renseignements complémentaires.
Consulter le
guide
Gouvernance
et gestion –
TROUSSE
D’OUTILS
Activités du CA
–, pour des
exemples
39
3. Établir un système / format en vue de présenter de
façon simple et efficace les procès-verbaux des
réunions du CA.
4. Tenir les dossiers du CA (consulter la Section V).
•
•
•
•
Politiques
Procès-verbaux
Descriptions de travail à l’intention du CA
Coordonnées des membres du CA
5. Organiser une assemblée générale annuelle
(AGA) :
La plupart des fondations communautaires tiennent
une assemblée générale des administrateurs peu
de temps après la vérification de fin d’exercice. De
plus, bon nombre d’entre elles organisent des
événements publics en vue de rendre compte de
leurs activités de subventionnement.
Voici les facteurs dont il faut tenir compte lors de
l’organisation de l’AGA :
•
•
•
•
•
•
Respecter les règlements administratifs
concernant les avis de convocation.
Présenter les derniers états financiers vérifiés.
Distribuer les résolutions à l’ordre du jour – les
modifications aux règlements administratifs,
notamment, exigent l’envoi d’un préavis et la
distribution des modifications avant l’AGA.
Élaborer et utiliser un processus de nomination /
de vote pour les nouveaux membres du CA.
Déterminer avec quel cabinet d’expertscomptables la fondation recommande de traiter
aux fins de la vérification du prochain exercice.
Distribuer le rapport annuel.
(Prévoir également une activité en vue de souligner
les réalisations de la fondation communautaire et de
rendre public le rapport annuel puisqu’il s’agit de
l’un des plus importants documents de relations
publiques de l’année – consulter le guide Marketing
et communications à l'intention des fondations
communautaires canadiennes des FCC.)
40
6.
Prodiguer des services de soutien aux comités
du CA au besoin. Préciser les rôles et les
responsabilités.
41
EN CONCLUSION
Le Guide d'administration à l'intention des fondations communautaires canadiennes a
été conçu dans le but d'offrir aux fondations communautaires canadiennes une source
de soutien permanente au fur et à mesure de leur évolution. Pour obtenir de plus
amples renseignements ou des précisions concernant le contenu du guide, veuillez
communiquer avec :
301 – 75 rue Albert Street
Ottawa, Ontario
Canada K1P 5E7
Tél. : 1.613.236.2664
Site Web : www.cfc-fcc.ca
FC-PAIRS : Fondation communautaire – Perfectionnement, appui, innovation, réseautage, savoir
42

Guide d`administration à l`intention des FC canadiennes

Transcription

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