Date - Bennett Insurance Agency

No. 2011-08
Date:
November 18, 2011
Category:
Administrative
To:
Plan Administrators
Subject:
Important Information Regarding Salary/Earnings Updates
Importance of
salary/earnings
updates
Most Benefit Plans base the amount of Life and/or Disability insurance provided to insured
employees on the current salary/earnings of the employee. For this reason, it is extremely
important that you communicate current salary/earnings information to Empire life
for all insured employees.
Failure to communicate current salary data to Empire Life can have a serious impact on
employees should they become disabled (e.g. Notice of a salary increase communicated at
the time of claim will not be processed until the employee is again actively at work. This
means that a disabled employee or beneficiary may receive a lower than expected benefit
amount, relative to the employee’s earnings at the time of claim).
Important
things to
remember
Important things to remember when communicating changes in employee salary/earnings:
•
•
•
Procedures for
communicating
salary/earnings
updates
For changes to an hourly wage rate, be sure to indicate the normal number of hours
worked per week by the employee.
For changes to salary amount, be sure to indicate if the salary frequency is weekly,
monthly or annual.
If your Plan insures commission earnings, please communicate the commission
earnings annually, at the time T4 calculations are prepared in respect of the previous
year. Remember to communicate commissions as a separate amount, independent
from base salary.
If you have been set up to process transactions on our Website, you can process
salary/earnings changes in the normal manner on-line.
However, if you have several salaries to change, you can send the list to us, and we will
process them for you. Include the following information in alpha or certificate number order:
•
•
•
•
•
Group Number
First and Last Name
Certificate Number
Salary Amount, and
Salary Effective Date
You can email this information to [email protected] or fax to 1-888-8419145.
Contact us
If you have any questions, please contact our Customer Service Unit at 1-800-267-0215, or
by email at [email protected].
™Trademark of The Empire Life Insurance Company.
Policies are issued by The Empire Life Insurance Company.
Group Bulletin 2011-08
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No. 2011-08
Date :
Le 18 novembre 2011
Catégorie :
Administrative
Destinataires :
Administrateurs de régimes
Objet:
Renseignements importants concernant les mises à jour sur les salaires/gains
Importance des
mises à jour sur
les
salaires/gains
La plupart des régimes d’indemnisation basent le montant d’assurance vie et/ou d’invalidité
fourni aux employés sur le salaire/les gains actuels de l’employé. Par conséquent, il est
extrêmement important que vous communiquiez l’information concernant le
salaire/les gains courant(s) à l’Empire Vie pour tous les employés assurés.
Le fait de ne pas communiquer les données liées au salaire courant à l’Empire Vie peut
avoir des répercussions importantes sur les employés s’ils devenaient invalides (par ex. :
un avis d’augmentation de salaire communiqué au moment de la demande de règlement
ne sera traité que lorsque l’employé sera activement de retour au travail. Ceci veut dire
qu'un employé invalide ou un bénéficiaire recevra un montant d’indemnités moindre que
celui auquel il s'attendait par rapport à son salaire au moment de la demande de
règlement.
Points
importants à
retenir
Points importants à retenir lorsque vous communiquez des changements apportés au
salaire/aux gains d’un employé :
¾
¾
¾
Procédures
pour
communiquer
les mises à jour
sur les
salaires/gains
Pour les changements apportés au taux de rémunération horaire, assurez-vous
d'indiquer le nombre normal d'heures de travail par semaine pour le ou les employés
visés.
Pour les changements apportés au salaire, assurez-vous d’indiquer si la périodicité du
salaire est hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.
Si votre régime assure les revenus de commissions, veuillez communiquer
annuellement les revenus de commission au moment du calcul pour les feuillets T4 de
l'année précédente. Nous vous prions de communiquer les commissions à titre de
montant distinct, indépendant du salaire de base.
Si vous avez été habilité à traiter des opérations sur notre site Internet, vous pouvez traiter
les changements apportés aux salaires/gains en ligne de la manière habituelle.
Toutefois, si vous devez changer les salaires de plusieurs employés, vous pouvez nous
faire parvenir une liste que nous traiterons pour vous. Veuillez inclure les renseignements
suivants en ordre alphabétique ou en ordre de numéro de certificat :
• Numéro du groupe
• Prénom et nom de famille
• Numéro de certificat
• Salaire
• Date d’effet du salaire
Vous pouvez envoyer ces renseignements par courriel à l’adresse
[email protected] ou par télécopieur au 1 888 841-9145.
Pour
communiquer
avec nous
MC
Si vous avez des questions à ce sujet, veuillez communiquer avec notre Service à la
clientèle par téléphone au 1 800 267-0215 ou par courriel à l'adresse
[email protected].
Marque de commerce de L’Empire, Compagnie d’Assurance-Vie.
Les polices sont établies par L’Empire, Compagnie d’Assurance-Vie.
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Communiqué de la collective n 2011-08
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