Gala de l`ENTPE - MonteTaSoiree.com

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Gala de l’ENTPE
Gala de la promotion diplômée
Le 24 Janvier 2015 à Jarnioux (Rhône) – 700 participants
L’équipe organisatrice (nombre de personnes,
organisation, formation(s))
L’équipe Gala est composée de 32 étudiants des
promotions de 1ère et 2nde année de l'école.
Ils se répartissent dans 8 pôles : Trésorerie,
Communication externe, Communication interne, Relation
Artiste/DJ, Décoration, Animation, Traiteur/Boisson,
Transport.
Ils sont fixes et fonctionnent de manière transversale.
Plusieurs membres ont suivi des formations de sécurité :
premier secours, prévention alcool, prévention incendie.
Offre de consommation et bar
Les membres de l’équipe sont à la charge du service.
L’achat de nourriture, des boissons alcoolisées et des softs
était assuré par le biais de cartes à points de manière à
éviter les échanges monétaires pendant la soirée.
Actions de prévention et de réduction des risques
mises en place (y compris la gestion des départs)
Des éthylotests étaient à disposition des convives souhaitant rentrer
en voiture.
Le pôle de relation artiste/DJ est resté vigilant aux niveaux sonores
des concerts des artistes. Les discussions étaient alors possible entre
les convives dans la salle tout en profitant des concerts.
La salle inférieure du Manoir de La Garde disposait de deux caves
dont une était dédiée aux concerts et l'autre était un endroit
consacré au bar et aux discussions entre convives.
Le système de départ et de retour en bus a été dimensionné en
fonction de la demande. Un membre de l'équipe organisatrice était
présent sur chaque trajet pour l'encadrement.
Animations proposées
Sécurité & secours
Une équipe de 12 agents de sécurité ont veillé au bon
déroulement de la soirée en évitant ainsi tout
débordement.
Une équipe de la sécurité civile a été engagée en cas
d'urgence nécessitant un secours.
Aucun incident n'est à déclarer.
Trois concerts ont eu lieu : Mathieu Saïkaly, L’Entourloop
ainsi que Pyramid.
Des DJs de l’école occupaient les temps morts.
Les animations suivantes ont été proposées : un feu
d’artifice, un défilé de mode, une tombola, un
photomaton et un mur de shoot.
Evaluation de l’événement
Eco responsabilité
Uniquement 10 affiches en version papier sont imprimées
pour la promotion du gala.
Un écocup est offert à chaque convive pour limiter
l’utilisation de verre jetable.
Les cars et le covoiturage sont privilégiés pour les
déplacements aller et retour.
Les convives ont apprécié la soirée dans sa globalité, tout comme
l'équipe qui en était très satisfaite.
En matière d'organisation lors de la soirée, les points suivants ont
été bien respectés : le roulement ponctuel et rapide des équipes sur
les différentes tâches (vestiaire, bar, photo, rangement, navette), les
bars bien gérés par les membres de l'équipe sans débordement ainsi
qu'une bonne communication au sein de l'équipe lors de la soirée
pour la gestion des problèmes.