L`Impérial Rallye

Informations générales
Les visas des équipages :
Nous nous chargeons des formalités d’obtention des visas pour les français
uniquement (pour les autres ressortissants : nous contacter).
Nous remettre votre passeport 35 jours avant le départ.
Vous devrez nous faire parvenir la photocopie des trois premières double pages de
votre passeport le plus rapidement possible.
Pour les non-ressortissants français, veuillez nous consulter pour connaître les
formalités à accomplir puis nous renvoyer la photocopie de votre visa obtenu 35 jours
avant le départ du rallye pour la communiquer aux autorités indiennes.
Avant le départ de Paris pour chaque voiture :
Contrôle de toutes les voitures par le mécanicien désigné par l’organisateur
(obligatoire), Daniel Corso.
Date et rendez-vous à définir selon un planning qui sera établi deux mois avant le
départ et dont nous vous tiendrons informés ultérieurement.
Expertise (obligatoire) par l’expert du rallye Christian Huet un mois avant le départ,
(contrôle qui sera effectué dans le lieu technique désigné par l’expert).
Tous ces documents devront être remis à l’organisateur 30 jours avant le départ.
Ils seront conservés par l’organisateur pendant toute la durée du rallye et seront
restitués à chaque propriétaire en fin de rallye.
Lieu de départ pour l’aéroport (porte Dauphine Paris 16ème arrondissement) :
Toutes les voitures s’y verront remettre leur dossier logistique et marquages avant le
départ pour l’aéroport Roissy Charles de Gaulle (plaques + stickers de portières +
logos des partenaires).
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Carburant :
IMPORTANT : les voitures devront n’avoir que 20% d’essence dans leur réservoir
(afin d’être aux normes réglementaires en vigueur dans le transport aérien).
Toutes les voitures devront être équipées de cosses papillon neuves afin de pouvoir
débrancher leurs batteries plus facilement (avant l’embarquement) et les rebrancher à
l’arrivée.
Le taux d’octane pour l’essence en Inde est de 89 et de 93 (très raffiné).
Toutes les voitures au sans plomb pourront utiliser le 93.
Pour les autres voitures, il faudra prévoir un additif plombé à rajouter dans chaque
plein de 93 et en indiquer la quantité afin d’enregistrer leur nombre total sur une
facture pro forma avec les pièces détachées.
Un plein d’essence sera prévu dès l’arrivée en Inde, seuls les propriétaires euxmêmes pourront l’effectuer ou l’organisateur avec son équipe.
Assurances :
Toutes les voitures seront assurées pour le transport sur la base de leur valeur
donnée à dire d’expert.
Une assurance transport (ad valorem) sera contractée par l’organisateur pour le
transport des voitures.
Une assurance responsabilité civile sera contractée par l’organisateur en cas de
faute de celui-ci.
Il est prévu une assurance annulation, assistance & rapatriement, et bagages :
contrat ELVIA N° 303 272 – options 1 et 2 comprise dans le prix de vente : (dont vous
avez le détail dans le contrat ci-joint).
Toutes les voitures devront avoir au minimum une assurance responsabilité civile
automobile (carte verte valable minimum 4 mois après la date de fin du rallye).
Une tous risques serait néanmoins préférable (nous consulter).
Les participants déchargent l’organisateur de toute responsabilité découlant de
l’usage de leur véhicule pour tous dommages corporels ou matériels, causés aux tiers
ou à eux-mêmes dans quelque condition que ce soit durant le rallye.
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Garantie annulation :
Vous pouvez être amené à renoncer à votre voyage. Afin d’éviter les frais importants
que votre annulation pourrait entraîner, nous vous proposons une garantie annulation
qui vous couvre dès votre inscription. Cette garantie est, bien sûr, facultative mais nous
vous la recommandons vivement, elle doit être contractée au moment de l’inscription
(nous l’avons incluse dans notre prix de vente).
Si vous ne voulez pas de cette assurance vous devez nous le signaler pas écrit par
lettre recommandée au moment du versement de votre 1er acompte et vous devez nous
fournir votre propre contrat d’assurance que nous pouvons refuser ci-les conditions
d’assurance ne nous semblent pas suffisantes aux adaptation de votre voyage spécial
en Inde.
Responsabilités
Conformément à l’article 23 de la loi N° 92-645 du 13 juillet 1992, Groupe Ormes,
(organisateur Technique) (N° de Siret : 443 428 602 000 41), titulaire de la licence
d’Etat N°075 05 0057 a souscrit une Police Responsabilité Civile Professionnelle
auprès de la compagnie Gan Eurocourtage contrat N° 86 367 542.
Sa garantie financière est souscrite auprès de l’APS (Association Professionnelle de
Solidarité du tourisme 15, av Carnot - 75017 Paris)
et Tem International (organisateur de l’événement)
Ne pourront être tenu responsable des conséquences des événements suivants :
Perte ou vol des billets d’avion (les compagnies aériennes ne délivrant pas de
duplicata).
Défaut de présentation ou présentation de documents d’identité et/ou sanitaires
périmés ou d’une durée de validité insuffisante (passeport, visas, certificat de
vaccination….) au poste de police de douane ou d’enregistrement. En cas de défaut
d’enregistrement, il sera retenu 100% du montant total du voyage.
Incidents ou événements imprévisibles et insurmontables d’un tiers étranger
intervenant pendant le voyage tels que : guerres, troubles politiques, grèves extérieures
à Ormes et Tem International incidents techniques extérieurs à Ormes et Tem
International, encombrement de l’espace aérien, intempéries, retards, pannes, perte ou
vol de bagages ou d’autres effets.
Le ou les retards subis ayant pour origine les cas visés ci-dessus ainsi que les
modifications d’itinéraire qui en découleraient éventuellement ne pourraient entraîner
aucune indemnisation à quelque titre que ce soit, notamment du fait de la durée du
programme initialement prévu ou de retard à une correspondance.
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Les éventuels frais additionnels liés à une perturbation (taxe, hôtel, parking….)
resteront à la charge du participant.
Annulation imposée par des circonstances ayant un caractère de force majeure
et /ou pour des raisons liées à la sécurité des clients et /ou sur injonction d’une autorité
administrative.
Responsabilité du transporteur :
La responsabilité des compagnies aériennes, participant le cas échéant au voyage
présenté, ainsi que celle des représentants, agents ou employés de celle-ci, est limitée
dans le cas de dommages, plaintes ou réclamations de toute nature, au transport
aérien des passagers et de leurs bagages exclusivement, comme précisé dans les
conditions de transport régies par la Convention de Varsovie.
La réglementation des vols à tarifs spéciaux n’autorise pas, même en cas de force
majeure, le remboursement des trajets non effectués si ce n’est celui des frais annexes
entraînés par une telle situation.
En outre, le transporteur aérien se réserve le droit, en cas de force majeure,
d’acheminer les clients par tout mode de transport de son choix, sans qu’aucun
dédommagement ne puisse être revendiqué par les participants.
Pièces détachées :
Une caisse de pièces détachées (cantine en métal) sera autorisée et vivement
conseillée par voiture (poids maximum 15 kg, forfait surcoût 100 euros/ kg et
transportée par fret aérien avec les voitures). Il est recommandé de ne mettre dans le
coffre des voitures que les pièces de première urgence (une liste de pièces
préconisées vous sera fournie ultérieurement).
Ces cantines seront à votre disposition le jour du départ afin que vous puissiez y
mettre vos pièces avant leur embarquement avec les autos.
Une liste très exhaustive des pièces détachées (y compris celles se trouvant dans le
coffre) devra être établie par chaque participant (suivant un tableau, que vous recevrez
prochainement) afin de permettre à l’organisateur d’établir une facture totale pro forma
d’exportation pour faciliter le passage en douane sous carnet ATA avec les voitures.
Un mois avant la date du départ nous devrons communiquer la liste de ces pièces
aux services des douanes.
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Si vous avez des outils spécifiques à votre auto n’oubliez pas de les emporter,
Liquide de refroidissement à votre charge,
Liquide de frein à votre charge.
Durant le rallye, toutes les pièces détachées défectueuses remplacées devront être
conservées afin d’être conformes à la liste initiale pro forma en cas de contrôle des
douanes Indiennes lors de la réexpédition des voitures vers la France en fin de rallye.
Toutes les voitures devront être équipées d’un extincteur neuf aux dernières normes.
Ce dernier sera marqué du numéro de rallye de chaque voiture par l’organisateur afin
d’être mis dans une caisse séparée pour le transport et pouvoir être remis facilement
ensuite dans chaque voiture à l’arrivée en Inde.
Clefs de voiture :
Jeu de clef de contact et de coupe batterie en double (obligatoire pour toutes les
voitures) sous enveloppe scellée en cas de perte des originaux. Elles seront gardées
par Cyril Codron qui vous les restituera en fin de rallye.
Voitures d’assistance :
Il y aura 8 voitures d’assistance :
1 voiture d’organisation,
4 minis bus de 4 places pour transporter l’assistance, guides et autres,
1 camion plateau,
1 camion bagages,
1 camion atelier.
Dépannage :
Seul le remorquage sur plateau est assuré par notre assistance jusqu’à un
point de réparation. Si votre auto est jugée irréparable elle sera acheminée à
votre charge jusqu’à Udaipur (étape finale du rallye) ou elle sera entreposée.
Les voitures doivent en conséquence être irréprochables en mécanique et
avoir été complètement révisées, car la route est longue.
Rappel : Il n’y a pas de voiture de remplacement, il n’y a que des voitures
d’assistance.
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Assistance et encadrement pendant le rallye :
L’assistance sera composée de 18 personnes :
1 organisateur Français,
1 assistant ou assistante organisation,
1 photographe professionnel,
2 mécaniciens professionnels français très expérimentés,
1 assistant hôtel logistique,
2 guides Indiens parlant anglais et français,
2 accompagnateurs Indiens parlant anglais,
8 chauffeurs locaux.
Camion bagages :
Il n’y aura pas de bagages dans les coffres des autos, un service bagages étant
assuré par l’organisation durant tout le rallye.
Il est recommandé à chaque équipage de n’emporter que 2 valises et 1 sac
maximum.
Les valises seront au numéro des voitures avec des porte-étiquettes pour chacune
(fourni par le rallye) afin d’être plus facilement identifiables par l’assistant responsable.
Durant votre voyage, vous pourrez acheter ce que vous voulez dans la mesure ou
vos achats restent raisonnables en taille.
Photographe :
Un photographe professionnel sera spécialement détaché sur le rallye.
Un portfolio vous sera remis à votre retour avec un CD de tous les autres
participants.
Parking :
Un service de parking surveillé jour et nuit devant chaque hôtel est assuré
conjointement par l’organisation et les autorités locales.
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Transporteur auto
Air France Cargo KLM Transporteur officiel (sous réserve de changement),
ACI Transporteur Prestataire (sous réserve de changement),
Transitaire de Paris et Delhi (dédouanement inclus aller/retour) :
Cette société de transport (ACI) est connue dans le monde de la course pour sa
qualité de service hors normes et spécialisée dans les transports de voitures de haut
de gamme, de F1 , de prototypes , ses principaux clients sont : Michelin, Peugeot,
Mercedes et certains grands rallyes.
ACI transporte régulièrement des protos pour les constructeurs dans le monde entier
lors de présentation de voitures en avant-première mondiale.
Les voitures partent sur un vol direct Roissy /Delhi
Toutes les voitures seront mises chacune sur palette individuelle puis chargées dans
l’avion cargo sur les différents ponts supérieur et inférieur.
Le retour d’Inde /Paris se fera par containers de 40 pieds (2 autos par container) par
bateau.
Il n’y aura qu’un seul transitaire, un seul responsable s’occupera de toutes les
voitures en France et en Inde (aussi bien pour les papiers que pour le transit lui-même
aller / retour)
Sur place, un seul et unique prestataire s’occupera de décharger les voitures.
Les voitures seront toutes déchargées à la main à leur arrivée en Inde puis stockées
dans un hangar couvert et gardé en attendant l’arrivée des participants sous réserve de
changement de programme, c’est-à-dire que Cyril Codron et son mécanicien pourraient
alors les emmener directement à l’Hôtel Impérial à Delhi afin quelles ne restent pas
sous douane.
A l’arrivée, ACI s’occupera de toutes les formalités de dédouanement en présence du
représentant de l’organisation.
Un responsable de l’organisation parisienne sera détaché tout spécialement pour
voyager avec les autos afin de superviser en direct toutes les opérations du voyage.
Il sera sur place au moment du débarquement et s’occupera de toutes les formalités à
remplir auprès des autorités locales.
Les voitures séjourneront pendant toute la durée du rallye sous carnet ATA et les
pièces détachées sous facture pro forma afin de faciliter leur circulation.
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De Paris à la zone de chargement, le photographe de l’organisation aura pour
mission de photographier le chargement dans l’avion cargo.
Ce dernier sera également à bord de l’avion cargo pour photographier les voitures au
déchargement si cela est possible (en attente de l’accord des autorités locales).
Transport des voitures au retour de Udaipur
Pendant que vous vous rendrez à Bombay pour prendre le vol de retour de Paris, les
voitures resteront sur le parking de l’hôtel (Lake Palace), gardé naturellement sous
haute protection à Udaipur.
Puis elles seront chargées le samedi 24 mars 2007 dans la journée par 6 ou 7 sur des
camions porte-voitures par l’organisateur et son mécanicien, à l’exclusion de toute
autre personne.
Elles seront ensuite acheminées par convoi, suivi par Cyril Codron, en personne et son
mécanicien afin d’être chargées dans leurs containers, soit au port de Mundra, soit au
port de Bombay.
Cyril Codron et son équipe ne rallieront la France qu’une fois l’embarquement des
voitures dans les containers et les formalités diverses terminées.
Transport des passagers au départ de Paris :
Rassemblement à l’aéroport de Roissy (les détails vous seront donnés par courrier)
Voyage en business class ou classe économique en fonction de votre choix.
Le staff du rallye sera en tenue siglée afin d’être facilement repéré par les
participants.
Encadrement par une équipe d’assistants du rallye au soin des participants pendant
tout le voyage et son parcours sur place.
Arrivée à Delhi :
Un service d’accueil nous attendra à l’aéroport afin de nous permettre d’effectuer les
formalités de douane au plus vite.
Un service à l’arrivée du vol sera également à votre disposition pour la prise en
charge des bagages qui seront acheminés directement à l’hôtel par bus en compagnie
de l’assistant responsable de l’organisation.
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Tous les bagages seront dispatchés dans les chambres à l’hôtel avant l’arrivée des
participants.
Un bus emmènera les participants directement à l’hôtel Impérial*****.
L’hôtellerie :
Dimanche 11 Mars
Lundi 12 Mars
Mardi 13 mars
Mercredi 14 Mars
Jeudi 15 Mars
Vendredi 16 Mars
Samedi 17 Mars
Dimanche 18 Mars
Lundi 19 Mars
Mardi 20 Mars
Mercredi 21 Mars
Jeudi 22 Mars
Vendredi 23 Mars
Samedi 24 mars
Delhi
Delhi
Agra
Jaipur
Jaipur
Bikaner
Jaisalmer
Jaisalmer
Jodhpur
Jodhpur
Kumbalgarh
Deogarh
Udaipur
Bombay
The Imperial*****
The Imperial*****
The Oberoi Amarvillas*****
The Taj - Jai Mahal Palace****
The Taj - Jai Mahal Palace****
The Laxmi Niwas Palace***
Gorbandh Palace***
Gorbandh Palace***
The Taj - Umaid Bhawan Palace*****
The Taj - Umaid Bhawan Palace*****
Aodhi ***
Deogarh Mahal***
The Taj - Lake Palace*****
Hilton Tower (Day use)
(Cette liste est non contractuelle l’organisation se réservant le droit de la modifier sans préavis pour
votre meilleur confort).
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