Exercice Negoce

Prélude 7 ERP
Exercice d’apprentissage
de gestion d’une
entreprise de négoce
Gérard BAGLIN - Groupe HEC
Prélude 7 ERP
1
Objet de l’exercice :
• Saisie de commandes
• Préparation des expéditions
• Établissement de factures clients
• Enregistrement des règlements clients
• Gestion du stock
• Calcul des réapprovisionnements selon des règles préétablies
• Passation de commandes aux fournisseurs
• Enregistrement des réceptions de marchandises
• Enregistrement des factures fournisseurs
• Paiement des fournisseurs
La situation
La société Léon Cavagnac est un grossiste en produits alimentaires du terroir.
Elle approvisionne ses produits auprès de producteurs régionaux et les revend à des
magasins situés dans les principales villes. Lorsque le stock est insuffisant, on doit passer
des commandes auprès des fournisseurs.
Bases de données pour l'exercice :
NEGOCE0.ppz : Tables, Articles, Clients, Fournisseurs, Stocks initiaux
NEGOCE1.ppz : Commandes clients entrées mais non validées, ni expédiées, ni
facturées
NEGOCE2.ppz : Expéditions réalisées et facturées, paiements clients enregistrés
NEGOCE3.ppz : Commandes fournisseurs entrées mais non validées, ni
réceptionnées
Prélude 7 ERP
2
Installer et démarrer Prélude,
Ouvrir le dossier Négoce
Si Prélude 7 ERP n’est pas encore installé sur votre ordinateur
•
Insérer le CD-Rom
•
Cliquer sur Setup.exe dans le répertoire Install
•
Accepter les options par défaut jusqu’à la fin de l’installation
Inutile de redémarrer l’ordinateur
Pour appeler le logiciel, cliquer sur l'icône Prélude 7 ERP qui
se trouve sur le bureau.
Cliquer sur le bouton OK. Si nécessaire, cliquer sur OK pour
valider l’astuce du jour.
La fenêtre de gestion des dossiers est présentée.
Rechercher le fichier correspondant au stade où vous voulez
démarrer Negoce0.ppz, Negoce1.ppz, Negoce2.ppz
Negoce3.ppz puis cliquer sur OUVRIR.
Le dossier Negoce a été préparé et contient déjà un certain
nombre de données, ce qui rend la découverte des fonctions
de Prélude plus rapide.
Sélectionner le menu Fichiers, onglet Préférence, puis l'option
Commentaire. La fenêtre de saisie d'un commentaire sur le
dossier est présentée. Entrer les noms des personnes qui
travaillent sur ce nouveau dossier et cliquer sur OK.
Utilisation de Prélude 7 ERP
Manipulation des fenêtres
Beaucoup de fenêtre peuvent se trouver superposées lors des
diverses manipulations du logiciel.
Pour revenir à la fenêtre précédente, cliquer sur la flèche bleu
vers la gauche qui se trouve dans la barre d’icônes.
Pour fermer toutes les fenêtres, cliquer sur la flèche rouge vers
le haut.
L’accès aux fonctions se fait de trois façons :
- par les menus traditionnels (les options non accessibles
apparaissent en grisé),
– par le panneau menu qui se trouve dans la partie gauche de
l’écran (l’utilisateur peut se créer une liste des fonctions
auxquelles il accède le plus fréquemment – les favoris),
– par les icônes de la barre supérieure (la fonction appelée est
annoncée lorsque l’on place la souris sur l’icône) ; un click droit
fait en général apparaître la liste correspondante.
Prélude 7 ERP
3
Saisie des données
Tout au long de cet exercice, des données seront saisies dans
les différentes fenêtres de Prélude 7 ERP. On notera que les
données ainsi saisies sont automatiquement enregistrées lors
de la fermeture de la fenêtre correspondante. Lorsque
certaines informations ne sont pas précisées dans l'énoncé,
cela signifie que les valeurs proposées par défaut dans
Prélude 7 ERP doivent être conservées.
Prélude 7 ERP
4
Politique de livraison
L’entreprise ne veut livrer que des commandes complètes pour éviter des frais d’expédition
supplémentaires.
Cela est précisé dans l’onglet Livraisons de la fenêtre Préférences (menu Fichiers). La
politique de livraison est fixée à Commandes complètes.
Tables de références
Les diverses entités gérées font appel à des données de structure communes qui sont
enregistrées dans des tables. Elles sont précisées lors de la mise en place du dossier et sont
rarement modifiées.
Six tables de référence sont utilisées dans cet exercice ; elles peuvent être consultées via le
menu Données techniques, option Tables :
Table des unités
Une seule unité est utilisée : UN, unité
Table des magasins
Un seul magasin est utilisé : MAG, magasin général
Table des taux de TVA
On n’utilisera ici que le taux normal noté 2, à 19.6%
Table des catégories d’articles
On utilise uniquement la catégorie par défaut (notée *) ; elle fait référence au taux de
TVA 2, taux normal
Table des conditions de paiement
Cette table définit les modes de calcul de la date d’échéance des factures (avec
escompte éventuel). On utilisera le mode COMPTANT pour les clients.
Pour les fournisseurs, divers modes de paiement sont possibles :
FM : fin de mois
30JFM : 30 jours fin de mois
30JFM10 : 30 jours fin de mois le 10 du mois suivant
ESC200 : comptant avec escompte de 2%
Table des modes de règlement
Cette table définit les moyens de paiement utilisés par les clients (ou ceux que l’on
utilise pour payer les fournisseurs). On utilisera le mode CHK (chèque) pour les
clients et le mode VIR (virement pour les fournisseurs).
Prélude 7 ERP
5
Les clients
Une liste de clients a été entrée. Les fiches Clients peuvent être consultées par le
menu Commercial, option Liste des clients. En voici la liste :
Les fournisseurs
Une liste de fournisseurs a été entrée. Les fiches Fournisseurs peuvent être
consultées par le menu Achats, option Fournisseurs. En voici la liste :
Pour chaque fournisseur, consulter son Catalogue à partir de la fiche Fournisseur
(bouton Catalogue).
Prélude 7 ERP
6
Les articles et les stocks initiaux
Une petite sélection de 20 articles (parmi plus de 200) a été entrée. Examiner la liste des
articles (menu Données techniques, option Liste des articles).
Nous sommes le 2 janvier 2006. Pour ces articles, un inventaire a été réalisé le 30 décembre
2005 (par le menu Logistique, option Inventaire). Consulter les stocks de ces articles qui se
trouvent tous dans le magasin MAG (menu Logistique, option Stocks par article et option
Stocks par magasin).
Prélude 7 ERP
7
1) Saisie des commandes clients (service Commercial)
Les 10 commandes à saisir apparaissent dans le tableau ci-dessous.
Pour saisir les commandes clients, la procédure est la suivante :
1. Appeler la fenêtre de gestion des commandes client (menu Commercial, option
Commandes Clients).
2. Cliquer sur le bouton NOUVELLE. Un numéro de commande est affecté.
3. Pour sélectionner un client, utiliser les boutons de navigation ou cliquer sur le bouton
CLIENTS.
4. Sur la fenêtre de gestion des clients, apparaissent
- le code du client,
- le nom du client,
- les conditions de paiement dans la liste déroulante.
Revenir à la gestion des commandes en fermant la fenêtre ou en cliquant Retour.
Le code du client que l’on vient de sélectionner est reporté dans la zone correspondante
de la commande.
5. Les commandes sont livrables si possible immédiatement. Saisir la date courante comme
date de livraison (raccourci : cliquer sur le libellé « Date de livraison », la date courante
est automatiquement reportée).
6. Cliquer sur le bouton LIGNES. Accepter l’enregistrement.
La fenêtre de saisie des lignes de commandes est affichée.
7. Cliquer sur le bouton NOUVELLE. Un numéro de ligne est affecté.
8. Entrer le code de l’article commandé par le client. On peut faire une recherche en
cliquant sur l’icône de liste qui se trouve à droite de la zone : la liste des articles est
affichée. Sélectionner une ligne et cliquer sur OK. Le code est reporté dans la ligne de
commande.
9. Saisir la quantité commandée pour l’article.
10. Valider par OK.
Revenir au point 7 pour entrer les autres lignes de commandes éventuelles ou.
revenir à la gestion des commandes en fermant la fenêtre ou en cliquant sur la flèche
bleue.
11. On voit sur la commande les lignes qui ont été saisies. S’il manque une ligne ou s’il y a
une erreur, on peut revenir à la fenêtre de saisie des lignes par le bouton LIGNES.
Si tut est bon, on valide la commande par le bouton VALIDER. Attention : la commande
n’est plus modifiable après validation. Confirmer la validation.
12. On peut maintenant procéder à la préparation de l’expédition. Cliquer sur le bouton
PREPARER. La fenêtre de préparation est affichée. Si toutes les marchandises
commandées sont disponibles, la commande peut être expédiée. Cliquer sur le bouton
OK. Si le stock est insuffisant, les commandes ne sont pas préparées.
Les bordereaux de préparation sont communiqués au service d’expédition.
Prélude 7 ERP
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Tableau des commandes clients à saisir, à expédier et à facturer
N° commande
Ligne
00000001
001
002
003
00000002
001
002
00000003
001
002
00000004
001
002
00000005
001
00000006
001
002
00000007
001
002
005
00000008
001
002
003
004
00000009
001
00000010
001
002
003
004
005
Prélude 7 ERP
Client
Article
75001
13240
03072
07011
69001
03115
07772
13001
01944
07642
33001
01073
03115
31001
13076
59001
13240
02193
54001
13076
76001
13076
06420
01190
03126
44001
01073
06001
02193
03126
07616
07642
03115
Nom Client
Quantité
Paris
1
1
2
Lyon
2
5
Marseille
5
2
Bordeaux
4
1
Toulouse
3
Lille
2
1
Nancy
2
Rouen
2
2
1
1
Nantes
1
Nice
1
2
1
2
3
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2) Expédition des commandes (service Logistique)
Appeler la fonction Expédition des commandes clients (menu Logistique).
Faire apparaître successivement les bordereaux de préparation de commande.
Au moyen de ces bordereaux, les magasiniers effectuent les soties de stock puis procèdent
à l’emballage et à l’expédition des commandes.
Cliquer sur OK pour valider l’expédition d’un bordereau.
Si tous les articles ont pu être expédiés, la commande est soldée.
3) Facturation des expéditions (service Commercial)
On doit facturer les commandes expédiées. Appeler la fenêtre de facturation (menu
Commercial, option Facturation Clients).
On y trouve les lignes de commandes qui ont été expédiées.
1. Cliquer sur NOUVELLE pour créer une nouvelle facture.
2. Cliquer sur LIVRAISONS NON FACTUREES. La liste des bordereaux d’expédition non
facturés est présentée. Sélectionner le premier et OK.
Le code du client, ses conditions de règlement et la liste des marchandises expédiées
sont affichés.
3. Il faut maintenant rajouter les frais de port. Cliquer sur le bouton AJOUTER… La fenêtre
de ligne supplémentaire est présentée.
4. Faire apparaître l’article FRAIS. Valider par OK. La facture est maintenant complète.
5. Valider la facture par OK. On peut afficher la facture telle qu’elle sera éditée en cliquant
sur le bouton AFFICHER.
6. Les factures étant normalement prépayées, on peut enregistrer directement le règlement
du client. Cliquer sur le bouton REGLEMENT.
Saisir un montant de règlement égal au montant TTC de la facture. Cliquer sur la ou les
lignes de facture dans la colonne Lettrage pour procéder immédiatement au lettrage
c’est-à-dire au rapprochement des factures et des règlements.
On s’est aperçu que les stocks étaient insuffisants pour livrer immédiatement toutes les
commandes reçues.
On peut maintenant examiner :
-
les bordereaux d’expéditions (menu Logistique, option Bordereaux d’expédition),
-
l’état des stocks (menu Logistique, option Stocks par magasin),
-
les lignes de commandes qui n’ont pu être servies (menu Commercial, option
Carnet de commandes),
-
l’analyse des manquants (menu Commercial, option Analyse des manquants), par
commande, par article et par client,
-
les statistiques de ventes (menu Commercial, option Statistiques par article et
option Statistiques par client), qui font apparaître les commandes, les expéditions et
les retards,
-
le chiffre d’affaires réalisé (menu Commercial, option Chiffre d’affaires réalisé),
-
les comptes clients individuels (menu Commercial, option Comptes clients),
Prélude 7 ERP
10
-
la balance des comptes clients (menu Commercial, option Balance Clients),
Prélude 7 ERP
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4) Calcul des réapprovisionnements
Les articles sont gérés par un système à point de commande.
Par mesure de simplification, les points de commande de tous les articles ont été fixés à 10
et la quantité commandée à 20.
On peut examiner cette politique de réapprovisionnement dans la fiche article, onglet
Paramètres.
Lancer un calcul des besoins (menu Planification, option Calcul des besoins).
Examiner la liste des ordres d’achat suggérés (menu Planification).
Nous allons maintenant transformer ces ordres d’achat suggérés en ordres d’achat fermes :
Appeler la fonction d’affermissement des OA (menu Planification) ; accepter la date du
jour.
Examiner les programmes directeurs de tous articles (menu Planification, option
Programmes directeurs).
3) Passation de commandes aux fournisseurs
Nous allons maintenant réapprovisionner le stock en passant des commandes auprès des
fournisseurs. On part des ordres d’achat fermes et on les transforme en commandes
fournisseurs.
Appeler la fenêtre des commandes fournisseurs (menu Achats).
Cliquer sur le bouton NOUVELLE pour créer une nouvelle commande.
Cliquer sur LISTE OA. Sont présentés la liste des ordres d’achat fermes. Sélectionner le
premier et cliquer sur OK. Le fournisseur et la date de livraison sont reportés.
Intégration des ordres d’achat
Pour intégrer des ordres d'achat fermes (OA) dans cette commande procéder comme suit :
Cliquer sur OA. Sont affichés tous les ordres d’achat fermes pour le fournisseur dont la date
de besoin est inférieure ou égale à la date de livraison de la commande.
Cliquer ensuite sur SEL TOUT puis OK, de manière à transférer l'information des ordres
d'achat dans la commande.
Valider la commande en cliquant sur VALIDER.
Passer une deuxième puis à une troisième commande en suivant la même procédure.
On a ainsi transformé tous les ordres d‘achat fermes en commandes fournisseurs.
Appeler la fonction Réceptions attendues (menu Achats).
Appeler la fonction Engagements (menu Achats).
Prélude 7 ERP
12
Réception d’une commande fournisseur
On va maintenant réceptionner les commandes que l’on a passées aux fournisseurs. On
avance dans le temps d’une semaine.
Positionner la date courante au 06.01.2006 (menu Fichier, fonction Autre date).
Cliquer sur le menu Logistique, option Réception commande fournisseur. Mettre la date
du jour comme date de mouvement. Se positionner sur la zone Numéro de commande et
sélectionner la première commande à réceptionner (via les boutons d’aide à la recherche).
Les lignes de commande s’affichent. Cliquer sur TOUTES.
La commande est soldée.
Répéter cette procédure pour les deux autres commandes.
Il est alors possible de visualiser l'état des stocks des articles correspondants (menu
Logistique, option Stocks par article). Sélectionner l’un des articles que l’on vient de
réceptionner ; examiner les stocks et cliquer sur le bouton MOUVEMENTS).
Sélectionner le mouvement EC (Entrée sur commande fournisseur) et cliquer sur le bouton
DETAIL.
Enregistrement de la facture du fournisseur
Nous allons maintenant enregistrer la facture du fournisseur.
Cliquer sur Achats, option Factures Fournisseurs.
Cliquer sur NOUVELLE. Cliquer sur le bouton Livraison non facturées. Sélectionner la
première livraison non facturée. Le code du fournisseur est reporté sur la facture.
La liste des réceptions non facturées en provenance du fournisseur est affichée.
Le montant hors taxes, le montant de la TVA et le montant TTC sont affichés. La date
d’échéance a été calculée.
Taper dans la zone N° facture fournisseur un numéro quelconque puis valider par OK.
Répéter cette opération pour les autres fournisseurs.
Examiner le compte des fournisseurs (menu Achats, option Comptes Fournisseurs).
Examiner la Balance des comptes fournisseurs (menu Achats).
Examiner l’échéancier fournisseurs (menu Achats).
Paiement du fournisseur
Nous devons payer comptant une facture.
Appeler la fonction Paiements Fournisseurs (menu Achats).
Cliquer sur NOUVEAU puis appeler le fournisseur. Les factures échues sont affichées.
Cliquer sur chaque facture à payer dans la colonne Lettrage. Un groupe de quatre lettres est
affecté. Il permet de rapprocher factures et règlements.
Saisir un montant égal au montant total lettré. Cliquer sur OK.
Examiner le compte fournisseur et la balance des comptes fournisseurs (menu Achats).
Positionner la date courante au 28.02.2006 (menu Fichier, fonction Autre date).
Une autre facture fournisseur étant arrivée à échéance, il nous faut la payer…
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On suit la même procédure.
Positionner la date courante au 10.03.2006 (menu Fichier, fonction Autre date).
Une autre facture fournisseur étant arrivée à échéance, il nous faut la payer.
On suit la même procédure.
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