document au format PDF

REGLEMENT INTERIEUR
DE L’ASSOCIATION HOUSTON ACCUEIL
Sommaire
1.
2.
3.
4.
Préambule
Origine
Objet
Ressources
- Adhésions
- Sponsors
- Annonceurs publicitaires
5. Administration
- Président
- Conseil d’Administration
- Bureau
- Membres du Bureau
6. Organisation de l’Association
- Accueil
- Adhérents
- Hôtesses de quartier
- Chargés d’activités
- Comité
7. Dispositions diverses
1. Préambule
Le règlement intérieur précise les statuts de l’Association. Il fixe les modalités pratiques de la vie
de l’Association. Ses dispositions sont applicables à tous les adhérents de l’Association.
Le règlement intérieur est établi par le Bureau et soumis à l’approbation du Conseil
d’Administration.
Une édition intégrale, mise à jour, figure en ligne sur le site de l’Association.
Depuis plus de trente ans l’Association fonctionne exclusivement avec des membres du Bureau
féminins. Néanmoins toutes les fonctions sont ouvertes sans discrimation de sexe.
2. Origine
Houston Accueil est une organisation créée en 1979 par Marie-Louise Thiers, Présidente, Lorraine
Darmayan, Vice-Présidente, Jeannine Chaban, Trésorière, Odette Ferrand, Secrétaire et Geneviève
Payan, réglée par un code de l’honneur oral. Ce dernier a été formalisé lors du dépôt des « Articles
of Incorporation » de l’Association auprès du Secrétaire d’Etat à Austin et enregistrés le 21
octobre 1985 sous le charter number 771534-1.
Houston Accueil est une association de droit texan à but non lucratif, fondée sur le bénévolat, libre
de toute influence politique, confessionnelle ou commerciale, affiliée à la FIAFE (Fédération
Internationale des Accueils Français et Francophones à l’Etranger). Son Conseil d’Administration
et sa gestion du Bureau sont indépendants des appuis matériels et moraux qui lui sont accordés.
Règlement Intérieur Houston Accueil
1
3. Objet
Le but de Houston Accueil est d’accueillir, d’informer et de promouvoir la compréhension et
l’amitié entre ses adhérents français, francophones, francophiles et les citoyens américains. En
organisant des activités, des événements et des rencontres, l’Association permet à ses adhérents de
rencontrer d’autres français expatriés mais aussi des francophones de la région d’accueil et de
faciliter l’intégration des familles dans le milieu américain. C’est un lieu de rayonnement de la
langue et de la culture française, constituant un organe d’informations et de renseignements sur la
vie pratique de tous les jours, à l’exclusion des demandes d’emploi, de stage ou de logement.
Houston Accueil s’adresse à tous, sans aucune distinction sociale, politique, confessionnelle ou de
nationalité.
4. Ressources
Les ressources proviennent des cotisations des adhérents et de dons de sponsors pour le
fonctionnement de l’Association d’une part, des annonces publicitaires contribuant au
financement des moyens de communication (journal, annuaire, brochure, etc) d’autre part.
Adhésions
Il est possible d’adhérer à tout moment de l’année.
Le montant des cotisations est fixé par le Trésorier et le Président, en accord avec le Bureau.
Le renouvellement de la cotisation des adhérents est dû au 1 er juillet et au plus tard le 30
septembre de chaque année. Au-delà de cette date limite, les personnes n’ayant pas renouvelé leur
adhésion ne bénéficieront plus des activités et des publications.
A partir du 1er janvier, la cotisation est à demi-tarif.
Les cotisations doivent être payées par chèque ou en espèces. Aucun remboursement de cotisation
ne peut être exigé.
Sponsors
Il peut être fait appel à des sponsors pour aider à organiser des événements particuliers.
Annonceurs publicitaires
Il est donné priorité aux annonceurs dont l’activité présente un intérêt direct pour les adhérents ou
la communauté francophone. Le tarif des annonces est fixé chaque année par le Bureau pour
couvrir les frais d’impression et d’envoi du journal, de l’annuaire et de toute autre publication
votée en Conseil d’Administration.
En cas de dissolution de l’Association, les fonds restant inemployés seront reversés à une
association caritative ou de recherche médicale, à but non lucratif, sur décision du Conseil
d’Administration.
5. Administration
L’administration de Houston Accueil est régie par un Conseil d’Administration et un Bureau.
Président
Le Président de l'Association est également le Président du Conseil d'Administration.
Il est obligatoirement francophone.
Il coordonne les actions de l'Association et propose les axes stratégiques. Il est investi de tous les
pouvoirs nécessaires à la conduite des affaires de l'Association.
Règlement Intérieur Houston Accueil
2
Il préside les réunions du Bureau, du Comité et du Conseil d’Administration. Il représente
l’Association auprès des autres organismes extérieurs (Etat du Texas, Consulat, FIAFE, autres
associations, Chambre de Commerce, …). En son absence, il délègue ses pouvoirs à un VicePrésident.
Le Président veille avec le Trésorier sur les comptes de l'Association et détient la signature du
compte bancaire.
Le Président est coopté par le Bureau et sa nomination fait l'objet d'un vote à la majorité des
Administrateurs du Conseil d'Administration. Le mandat d'un an, renouvelable deux fois, court du
1er février au 31 janvier.
Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration est un organe de contrôle et de validation de l’activité de
l’Association.
Le Conseil d'Administration se compose du Président de l’Association et de trois administrateurs
au minimum, douze au maximum. Sont membres ex officio du Conseil d'Administration : le
Consul Général et son adjoint, le Président sortant de l'Association lorsqu'il est toujours domicilié
à Houston. Peuvent s'y ajouter des représentants de société ayant du personnel expatrié
francophone et des membres honoraires.
Les membres du Bureau sont invités, sans droit de vote.
Les administrateurs sont cooptés et leur nomination fait l'objet d'un vote à la majorité des
administrateurs présents ou représentés. Ils sont disponibles afin d'être consultés par le Bureau
pour les affaires relatives à la conduite de l'Association.
Un membre du Conseil d'Administration désirant donner sa démission doit le faire par écrit au
Président du Conseil d'Administration et propose son remplaçant.
Le Conseil d’Administration se réunit deux fois par an au minimum. Le Président ou tout
administrateur peut demander la convocation d’un Conseil d’Administration en réunion
exceptionnelle.
Les membres du Conseil d’Administration reçoivent un rapport annuel sur l’activité de
l’Association lors de la réunion du Conseil d’Administration de mai. Ce rapport annuel comporte
un rapport moral décrivant les projets menés pendant l’année ainsi que le bilan comptable
provisoire de l’Association. A l’automne, un rapport annuel financier définitif (bilan et compte de
résultat) et le budget prévisionnel de l’exercice en cours sont soumis à l’approbation du Conseil
d’Administration. Un quitus moral est accordé en mai et un quitus financier à l’automne.
Les décisions sont soumises à un quorum de la moitié des administrateurs présents ou représentés,
le Président de l’Association ayant seule voix prépondérante en cas d’égalité des voix.
Bureau
Le Bureau est composé du Président de l’Association, d’un ou plusieurs Vice-Présidents, d’un
Trésorier, d’un Secrétaire Général, d’un Gestionnaire du fichier, d’un Webmestre, d’un
Responsable du journal, d’un Responsable des annonceurs, d’un Responsable de l’accueil, d’un
Responsable des hôtesses, d’un Responsable des activités. Tous les membres du Bureau peuvent
potentiellement occuper une fonction de Vice-Président, à l’exception du Trésorier.
Un responsable ne peut cumuler plus de deux activités au sein du Bureau. Les fonctions de
Président, Secrétaire Général et Trésorier ne sont pas cumulables entre elles.
Chaque membre du Bureau, y compris le Président, est nommé par cooptation et doit être
bénévole. A l’exception du Président, la fonction des membres du Bureau n’est pas limitée dans la
durée. La nomination au sein du Bureau se fait avec l’accord de la majorité des membres du
Bureau, au vu des compétences et de la disponibilité du candidat.
Règlement Intérieur Houston Accueil
3
Des commissions peuvent être ponctuellement créées en fonction des besoins (exemple : réédition
du Guide de bienvenue). Le responsable d’une commission peut être invité à participer à une
réunion de Bureau ou de Conseil d’Administration.
Chaque membre du Bureau tient informé le Président du bon suivi de son activité. Ce dernier peut
intervenir auprès des membres pour préserver la bonne entente et la bonne tenue de l’Association
dans le cadre des activités qu’ils ont acceptées.
Le Bureau dispose des pleins pouvoirs pour la gestion au jour le jour de l’Association dans les
limites fixées par les statuts.
Le Président ou un membre du Bureau pourra se rendre tous les ans à l’Assemblée Générale de la
FIAFE à Paris afin d’y entretenir des liens privilégiés avec son Association.
Membres du Bureau
Vice-Président. Le ou les Vice-Présidents se verront confier des missions par délégation du
Président. Ils peuvent également remplacer temporairement le Président en cas d’absence de celuici.
Trésorier. Le Président et le Trésorier ont conjointement le pouvoir d’ouverture, de gestion et de
fermeture des comptes bancaires de l’Association. Le Trésorier exerce ses fonctions sous la
responsabilité du Président. Il reçoit délégation du Bureau pour exercer son mandat. Il assure la
tenue des comptes de l’Association. Les comptes bancaires fonctionnent sous la seule signature du
Trésorier ou du Président jusqu’à un seuil fixé par le Conseil d’Administration à 1000 $. Au-delà
de ce seuil de 1000 $, les comptes bancaires fonctionnent sous la signature conjointe du Président
et du Trésorier.
Il doit mettre à disposition ses livres de comptes à tout Administrateur de l’Association qui en fait
la demande.
Secrétaire Général. Le Secrétaire Général a la responsabilité des comptes rendus des réunions de
Bureau, du Comité, du Conseil d’Administration et de toute commission créée par le Bureau. Cela
implique la rédaction, la diffusion et la conservation des comptes rendus. Il réalise toutes les
opérations administratives qui lui sont déléguées par le Président.
Gestionnaire du fichier. Il gère la base de données des adhérents, enregistre les adhésions, les
départs et autres informations relatives aux adhérents. Il centralise les inscriptions aux divers
événements organisés par l’Association. Il est responsable de la publication de l’annuaire
paraissant en octobre. Il a en charge la relève du courrier de la PO Box de l’Association.
Webmestre. Il assure en temps réel la mise à jour du site internet de Houston Accueil (calendrier,
rubriques, petites annonces, pages professionnelles, album photo, etc).
Responsable du journal. Il a en charge la coordination et la réalisation des journaux de
l’Association.
Responsable des annonceurs. Il assure le suivi, l’actualisation et la relance des annonceurs pour le
journal, l’annuaire et le site Internet.
Responsable des hôtesses. Il coordonne et dynamise l’action des hôtesses qui assurent l’accueil
par quartier. Il est également responsable de l’envoi aux adhérents des messages électroniques
d’informations générales.
Responsable des activités. Il coordonne l’ensemble des bénévoles chargés des activités, les
contacte régulièrement pour recueillir les informations relatives au fonctionnement de chaque
activité (thème, date et lieu). Il réalise le calendrier mensuel des activités figurant sur le site
Internet et le journal. Il est le contact privilégié des bénévoles souhaitant prendre en charge une
activité, nouvelle ou déjà existante.
Règlement Intérieur Houston Accueil
4
Responsable de l’accueil. Il assure la responsabilité de la permanence hebdomadaire de
l’Association. Il organise des rencontres tout au long de l’année permettant l’accueil des nouveaux
venus par les anciens (café de lancement des activités en septembre, café d’au revoir en mai, ...). Il
est un contact privilégié des futurs et nouveaux adhérents.
Le rôle de chaque membre du Bureau est précisé dans des définitions de fonction.
Les décisions de Bureau sont prises à la majorité des membres présents ou représentés du Bureau
avec un minimum de 50 % des membres du Bureau.
Archives de l’Association. L’Association doit garder une comptabilité complète et exacte, les
comptes rendus de toutes les réunions et le fichier des adhérents. Cela incombe respectivement
aux Trésorier, Secrétaire Général et Gestionnaire du fichier.
6. Organisation de l’Association
Accueil
Le pré-accueil, par message électronique adressé à [email protected] est un contact
privilégié établi à distance avec l’Association pour ceux qui projettent de venir s’installer à
Houston.
Une permanence hebdomadaire est proposée gratuitement à toute personne francophone à
Houston. Un membre de l’Association assure l’accueil et répond aux questions de vie pratique de
tout nouvel arrivant, facilitant son installation et son orientation, et l’informe sur l’Association.
Chaque nouvel adhérent est ensuite orienté vers son hôtesse de quartier.
Adhérents
Est adhérente chaque personne à jour de sa cotisation annuelle, courant du 1er juillet au 30 juin, et
qui s’engage à respecter le Règlement Intérieur de l’Association et la Charte de l’adhérent.
Hôtesses de quartier
Leur mission est d’accueillir les nouveaux adhérents de leur quartier qui leur sont signalés par le
Gestionnaire du fichier, de les informer sur les aspects pratiques du quartier, de répondre aux
questions et de favoriser les rencontres avec les autres familles du quartier. Elles font la promotion
des activités de l’Association. Les hôtesses sont ainsi un lien de proximité entre les adhérents et
l’Association.
Un budget annuel est attribué par le Bureau à chaque quartier en fonction du nombre de familles et
fait l’objet d’une comptabilité sur justificatifs présentés au Trésorier.
Chargés d’activité
Tout adhérent de Houston Accueil peut proposer de créer, de poursuivre ou de reprendre la gestion
d’une activité si celle-ci est en sommeil.
Les activités, occasions de sortie et événements sont aussi divers que les compétences et la
disponibilité des adhérents de l’Association.
Un budget est attribué par le Bureau pour chaque activité et fait l’objet d’une comptabilité sur
justificatifs présentés au Trésorier.
Comité
Le Comité est composé des membres du Bureau, des hôtesses de quartier et des chargés d’activité.
Il se réunit au moins deux fois par an, notamment à l’automne pour déterminer les grands
événements de l’année et en mai pour organiser les remplacements des bénévoles.
Les membres du Comité sont bénévoles et ont les mêmes obligations que les adhérents de
l’Association.
Règlement Intérieur Houston Accueil
5
7. Dispositions diverses
Perte de la qualité d’adhérent
En cas d’infraction aux statuts ou pour motif grave, le Bureau peut décider de la radiation d’un
adhérent. Cette exclusion peut être décidée au cours d’une réunion exceptionnelle de Bureau à
laquelle 51 % des membres du Bureau doivent être présents ou s’être fait représenter en adressant
une procuration écrite ; chaque membre du Bureau ne peut accepter plus de deux procurations. En
cas de ballottage, le Président a pouvoir de décision.
Responsabilité
Houston Accueil ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable en cas d’incidents survenus
lors de visites, sorties ou autres activités.
Liste des baby-sitters
La liste des baby-sitters publiée par l'Association ne peut être utilisée qu'à des fins de baby-sitting.
Elle est réservée aux membres de l’Association et à leurs enfants âgés de plus de 14 ans.
Houston Accueil décline toute responsabilité et ne serait être tenu pour responsable en
cas d'incident ou d'accident survenu lors d'un baby-sitting.
Pour les enfants mineurs voulant figurer sur la liste de baby-sitting, il est demandé aux parents ou
tuteur légal de signer une décharge dégageant ainsi Houston Accueil de toute responsabilité et de
poursuites éventuelles en cas d'incident ou d'accident survenu lors d'un baby-sitting.
Chiens
Les chiens ne sont pas admis lors des sorties familiales, y compris lors du Grand Accueil de
rentrée.
Le présent règlement intérieur a été établi par le Bureau et soumis à l’approbation du Conseil
d’Administration en date du 18 novembre 2010.
Amendement : Ce règlement intérieur peut être modifié par le Conseil d’Administration par un
vote à la majorité.
Un exemplaire est remis à la FIAFE à Paris.
Règlement Intérieur Houston Accueil
6
CHARTE DE L’ADHERENT
Je suis à jour de mon adhésion.
Je participe dans la bonne humeur aux activités de Houston Accueil, conscient du travail
bénévole accompli par les responsables des différentes activités et dans le respect des règles
de sécurité.
Je préviens le responsable de l’activité de ma présence ou de mon absence, tout
particulièrement lors d’occasions telles que sortie ou repas.
Je réponds rapidement aux invitations aux différents événements organisés par Houston
Accueil (soirées, sorties, ...) afin d’en faciliter l’organisation et d’éviter le travail de relance.
Je préviens le gestionnaire du fichier de tout changement de coordonnées (adresse, téléphone,
email, ...) afin de recevoir entre autres le journal, les programmes et courriers.
Je n’utilise pas l’annuaire des membres ou les listes de diffusion à des fins commerciales ou
professionnelles.
Règlement Intérieur Houston Accueil
7