Levée de fonds par le mécénat pour les événements organisés par

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Levée de fonds par le mécénat pour les événements organisés par les
chapitres de l'Internet Society
La tenue d'un atelier, séminaire, conférence ou événement spécial peut être une activité
coûteuse pour un chapitre de l'ISOC. Les dépenses de location de salle, traiteur,
déplacements des conférenciers, accès haut débit, équipements et imprimerie peuvent
facilement dépasser les recettes qu'apportent les droits d'inscriptions des participants.
C'est pour cette raison que de nombreux chapitres de l'ISOC demandent une aide
financière supplémentaire pour leurs événements sous la forme d'un mécénat. Cela peut
être fait sans sacrifier l'intégrité de votre événement ou de votre chapitre.
Comprendre pourquoi les entreprises sont mécènes d'événements
Pour bien réussir le mécénat, vous devez commencer par bien comprendre pourquoi
votre événement intéresse l'entreprise. Les événements offrent aux entreprises une
occasion unique de promouvoir leurs produits auprès de publics clés. Comme les
événements rassemblent un grand nombre de personnes d'un secteur, d'une profession
ou d'une communauté donnée, ils permettent aux entreprises mécènes de communiquer
d'importants messages ou de faire affaires avec de nombreux clients ou prospects en
une seule fois et en un seul lieu.
Définissez ce que vous pouvez offrir à vos sponsors et développez un prospectus.
Pour recruter des mécènes, vous devez déterminer les avantages que votre événement
offre, les chiffrer et les énumérer de manière claire et concise. Un événement bien
planifié vous offre plusieurs avantages pouvant être regroupés et vendus, sous forme de
mécénat, à des entreprises intéressées. Approchez votre événement comme un
magasin et faites l'inventaire de tous les avantages que vous pouvez offrir aux mécènes.
Il peut s'agir d'avantages tangibles et d'une multitude d'occasions d'être reconnu jusqu'à
l'événement et pendant l'événement. Prenez le temps de préparer une liste complète.
Cela donnera de meilleurs résultats lorsque vous passerez à la phase de recrutement.
Voici une liste des éléments relatifs à votre événement et pouvant être parrainés :
Collations
 Petits déjeuners continentaux
 Pauses
 Déjeuners
 Réceptions et dîners
Internet Society
Galerie JeanMalbuisson, 15
CH-1204 Genève
Suisse
Tél. : +41 22 807 1444
Fax : +41 22 807 1445
http://www.isoc.org
1775 Wiehle Ave.
Suite 201
Reston, VA 20190,
États-Unis
Tél. : +1 703 439 2120
Fax : +1 703 326 9881
Email : [email protected]
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Prévoyez de reconnaître chaque mécène de repas avant le repas ou la pause et placez
le nom ou le logo de l'entreprise à côté de l'événement parrainé sur vos programmes
imprimés et en ligne. Vous pouvez également placer un panneau présentant le logo du
mécène à l'entrée de la zone de dîner ou de pause. Si la collation est servie assise,
pensez à réserver une place pour le mécène à la table du maître de cérémonie.
Temps du programme
 Conférenciers d’honneur
 Sessions individuelles
 Divertissements
Reconnaissez les entreprises qui parrainent un conférencier, une séance ou un
divertissement tout comme vous le feriez pour le mécène d'un repas, notamment au
micro, dans les programmes et avec des panneaux. Pensez également à inviter un
représentant de la société mécène à assister à la présentation du conférencier ou de la
séance.
Cadeaux
 Cordons pour badges
 Sacs publicitaires
 Porte-documents
 Bloc-notes Stylos
 Clés USB
 Hubs multiports
 Calculatrices
 Tapis de souris
S'il y a suffisamment de participants, vous devriez pouvoir acheter des articles-cadeaux
comme ceux-là à un prix réduit et les faire imprimer avec le logo de l'entreprise mécène.
Les grands articles peuvent même permettre d'y apposer deux logos : celui du mécène
et un logo créé pour votre événement. Les mécènes aiment distribuer des cadeaux car
leur valeur promotionnelle s'étend au-delà de la durée de l'événement. Donnez-leur un
prix suffisamment élevé pour payer pour le coût du cadeau mais aussi pour payer une
partie des dépenses de l'événement.
Autres éléments
 Accès Internet
 Tables d'exposition
 Inscription ou passes gratuits
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Si l'accès à Internet est considéré comme nécessaire pour votre événement, il est
judicieux de trouver un mécène prêt à payer les frais ou à offrir l'accès comme une
contribution en nature. Les mécènes aiment les tables d'exposition ou les stands car ils
leur permettent de rencontrer en face-à-face les participants, de partager des
informations et de développer des prospects. Une ou plusieurs inscriptions gratuites à
votre événement sont également considérées comme de précieux avantages pour vos
mécènes.
Reconnaissance dans les médias
 Imprimés promotionnels (brochures, posters, prospectus)
 Site Web du chapitre, page Web d'événement
 e-newsletter
 Page introductive
 Programme sur site
 Panneaux, banderoles, toiles de fond
Les médias imprimés et en ligne liés à votre événement offrent de précieuses
opportunités de reconnaissance des mécènes (logos apposés) avant et pendant
l'événement. Il est possible d'offrir ces opportunités aux mécènes afin de les reconnaître
comme mécènes d'autres éléments ou il est possible de les regrouper et de les vendre
séparément. (Par exemple, si vous avez un mécène pour l'accès Internet, il est conseillé
de lui offrir la page introductive Internet.) Les opportunités de reconnaissance avant
l'événement, telles que brochures, sites Web et newsletter pour la promotion de
l'événement peuvent également être utilisées pour inciter les entreprises à s'engager tôt
en tant que mécène, par exemple, avant une échéance d'imprimerie.
Chaque événement offre différentes opportunités de mécénat. Pensez à votre propre
événement et public et établissez votre liste unique. Il vous est suggéré de récapituler les
possibilités de mécénat dans un prospectus de mécénat de 1 ou 2 pages comprenant
une description et un prix pour chaque possibilité ainsi que des informations de base sur
l'événement, le public attendu et des coordonnées d’un interlocuteur pour les mécènes.
Vous pouvez offrir ces possibilités individuellement ou les regrouper au sein d’offres de
mécénat à différents niveaux de prix (par exemple, Or, Argent et Bronze).
Développez votre liste de prospects
Une fois que vous avez déterminé les possibilités de mécénat pour votre événement,
que vous avez décidé des tarifs à appliquer et que vous les avez décrits dans un
prospectus, vous devez dresser une liste des mécènes potentiels. Vos meilleurs
prospects sont les entreprises et les organisations qui veulent communiquer ou faire des
affaires avec vos participants.
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Dressez une liste complète des prospects après avoir tenu compte des questions
suivantes :
 Quels genres de produits et services les participants à votre événement achètent-ils
ou utilisent-ils ? (Concentrez-vous sur les intérêts d'achat uniques de votre public.)
 Quelles entreprises de votre pays ou région offrent des produits ou services
correspondant à votre public ?
 Quelles entreprises de votre pays ou région emploient des personnes dont les
connaissances et les compétences professionnelles correspondent à celles de votre
public ? (Les entreprises souhaitent parfois parrainer un événement qui peut servir de
moyen de recrutement.)
 Quelles entreprises de votre pays ou région parrainent actuellement des
événements semblables pour des publics semblables ?
 Quelles entreprises ont montré un intérêt par rapport aux membres de votre chapitre
lors des événements précédents ?
La réponse à ces questions vous aidera à développer une liste des entreprises et
organisations à approcher pour le mécénat. Au travers du réseau qu'offre votre chapitre
de l'ISOC, identifiez une personne de chaque entreprise à approcher pour lui proposer le
mécénat de votre événement. Si aucune personne de votre chapitre n'a de contacts dans
une entreprise donnée, pensez à approcher les directeurs des services suivants :
marketing, relations publiques, gestion de la marque, gestion des produits, ressources
humaines, publicité, relations publiques et dons d'entreprise. Dans les grandes
entreprises, différents services peuvent s'intéresser à votre événement. Si le premier
directeur de service refuse, contactez-en un autre.
Recrutement de mécènes
Les e-mails et les sites Web sont des inventions merveilleuses, mais utilisées toutes
seules, elles ne vous permettront pas de décrocher des mécènes pour votre événement.
Demander le mécénat pour des événements de chapitre réussit le mieux lorsque l'on
contacte les personnes concernées par téléphone ou lorsqu'on les rencontre en face-àface.
Dans votre conversation, rappelez-vous que l'entreprise s'intéresse à votre événement
car il lui permettra d'atteindre votre public. Bien que votre prospectus offre un menu des
événements accompagnés de collations et de cadeaux, il vous faut souligner que le
mécénat donne à l'entreprise candidate accès à votre public unique. Vous pouvez même
fournir des informations démographiques expliquant le type de public que votre
événement devrait attirer : leurs fonctions, les secteurs qu'ils représentent et leur pouvoir
d'achat. Gardez le contact après votre conversation par l'envoi du prospectus de
mécénat et de détails supplémentaires pouvant influencer le prospect.
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Une fois que vous avez convaincu le prospect et que vous avez convenu du type ou du
niveau de mécénat, il est suggéré de faire un suivi avec un e-mail de confirmation, un
court contrat et une facture.
Suivi et reconnaissance finale
Une fois que vous avez confirmé vos mécènes d'événement et reçu paiement, il est
important de livrer les avantages promis. Ceci peut inclure le suivi des mécènes afin
d'obtenir les logos dans divers formats de fichiers, leur fournir des formulaires
d'inscription gratuits, les conseiller sur les emplacements dans la salle d'exposition, les
horaires d’exposition ou la coordination de leur participation au microphone. Il est
recommandé de tenir vos mécènes au courant de l'événement et de faire tout votre
possible pour vous assurer que l'événement soit un succès pour eux. Ce faisant, vous
allez développer un lien fort entre votre chapitre ISOC et le mécène. Ceci accroît la
possibilité que l'entreprise puisse renouveler son mécénat lors des futurs événements du
chapitre. Votre dernier acte doit comprendre une lettre de remerciement officielle à
chaque mécène.