Méthode pour diriger une assemblée de conseil

Chevaliers
De Colomb
Méthode pour diriger une
assemblée de conseil
Disposition de la Salle de Réunion d’un conseil
DRAPEAU DRAPEAU
NATIONAL DU VATICAN
DRAPEAU
PROVINCIAL
TRÉSORIER
SECRÉTAIRE
FINANCIER
DRAPEAU
C. DE C.
GRAND
SECRÉTAIRE
CHEVALIER AUMÔNIER ARCHIVISTE
BANNIÈRE
AVOCAT
X
X
INTENDANT
X
X
X
X
TABLE DES SALUTATIONS
PRÉSIDENTS ET
DIRECTEURS DES
PROGRAMMES ET
DU RECRUTEMENT
X
CÉRÉMONIAIRE
CHANCELIER
DÉPUTÉ GRAND CHEVALIER
MEMBRES
MEMBRES
MEMBRES
VIGILE
EXTÉRIEUR
VIGILE
INTÉRIEUR
ENTRÉE
Le présent document a pour objet de donner un aperçu des responsabilités du Grand Chevalier. Alors qu’il
préside aux réunions du conseil, il doit connaître et suivre la procédure des assemblées délibérantes décrite
dans ce livret. La totalité de la procédure figure dans l’ouvrage Robert’s Rules of Order. Au Canada
francophone, consultez le code Morin, le Guide de procédure des assemblées délibérantes du l’Université de
Montréal ou La procédure d’une assemblée de la Fédération des comités de parents du Québec.
Responsabilités du Grand Chevalier
Cérémonial1
1.
2.
3.
4.
5.
Coordonner l’installation des officiers du conseil avec le député de district.
Programmer des séances de Premier Degré et en faire la publicité.
S’entendre avec le Député de district pour les Deuxième et Troisième Degrés.
Organiser une messe pour les frères décédés.
Présider la remise des certificats, cartes et insignes aux Membres honoraires et aux Membres
honoraires à vie.
6. Appliquer le rituel aux assemblées régulières du conseil, tel que celui du Premier Degré, du membre
honoraire ou du membre honoraire à vie.
Devoirs
1. Nommer un aumônier pour le conseil. Le Grand Chevalier discute avec le Député Grand
Chevalier et les Syndics et soumet une recommandation à l’Ordinaire du diocèse pour la
nomination d’un prêtre ou d’un Évêque comme aumônier du conseil. La nomination sera faite
selon les règles établies par l’évêque du diocèse dans lequel le conseil se trouve.
2. Nommer un directeur du recrutement pour superviser et mettre en œuvre les plans d’action pour le
recrutement, la conservation et la promotion de l’assurance du conseil. (Le directeur du
recrutement s’entend avec le Grand Chevalier pour la nomination des présidents de comité.)
3. Nommer le directeur des programmes pour organiser et pour mettre en œuvre les programmes de
service du conseil. (Les Directeurs des Programmes de Service s’entendent avec le Grand Chevalier
pour la nomination des directeurs des activités d’Église, de communauté, de conseil, de famille, de
la culture de la vie et de jeunesse.)
4. Nommer les comités permanents (c’est-à-dire, l’admission, le recrutement, la conservation).
5. Fixer et présider les réunions des membres de l’exécutif (Les Officiers doivent se rencontrer au moins
une fois par mois.)
6. Surveiller régulièrement les performances du conseil quant à ses objectifs et aux prix pour le
recrutement, l’assurance et le programme de service.
7. Nomination d’un comité d’admission, et veiller à son bon fonctionnement. Le comité d’admission
est constitué du chancelier et de six autres membres du conseil.
8. Reconnaître les « membres honoraires » et les « membres honoraires à vie ». Les détails sur les
exigences et le rituel les concernant figurent dans le livret des ressources pour responsables des
Chevaliers de Colomb (nº 5093-F).
9. Reconnaître les mérites d’anciens Grands chevaliers, du chevalier de l’année, des chefs de file de la
communauté, etc.
1
Tout le rituel doit être strictement suivi tel que décrit. Chaque conseil doit tenir au moins deux réunions par mois dont au moins
une sera une réunion régulière pour disposer des affaires du conseil. Pour tout renseignement supplémentaire, se référer au « Livret
des ressources pour responsables des Chevaliers de Colomb » (nº 5093-F); au « Manuel du Grand Chevalier » (nº 915-F) et aux
« Charte, Règlements et Constitution des Chevaliers de Colomb » (nº 30-F).
2
10. Remplir le Rapport semestriel de vérification du conseil (nº 1295-F) avec les Syndics. Consultez le
Livret des ressources pour responsables des Chevaliers de Colomb (nº 5093-F).
11. Veiller à remplir les formulaires et à rédiger les rapports de conseil, le Rapport annuel d’activités
fraternelles (nº 1728) et les autres documents nécessaires, et à les transmettre au Conseil suprême en
temps opportun.
12. Établir et maintenir l’équipe du conseil pour l’admission au premier degré.
13. Organiser une présence des Chevaliers de Colomb aux visites au salon mortuaire et aux services
commémoratifs pour les frères décédés. Formuler les résolutions et les condoléances à l’endroit des
familles des membres décédés (Résolution de condoléances nº 1450-F).
14. Veiller à préparer les rapports annuels de tout officier et de tout comité permanent pour les dossiers
du conseil et pour les nouveaux officiers.
15. Commencer toutes les réunions à l’heure qui a été fixée et veiller à la diriger en bonne et due forme.
Lignes directrices du Grand Chevalier pour les réunions
d’officiers de conseil
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Appel à l’ordre par le Grand Chevalier.
Prière (par l’Aumônier du conseil ou le Grand Chevalier).
Aperçu de la correspondance et discussion sur les dispositions à recommander au conseil.
Aperçu, avec les officiers, les directeurs et les présidents, du calendrier de programmes et d’activités.
Rapport des officiers.
Rapport des directeurs des effectifs et des programmes. Évaluer les résultats concernant le
recrutement, la conservation et la performance à la promotion de l’assurance à l’égard du prix du
Conseil Étoile. Évaluer les activités parrainées par le conseil et la participation des membres.
Discuter des actions à venir.
Rapport sur les obligations financières du conseil et remarques du Trésorier.
Examen par le secrétaire financier de l’état des comptes de membres.
a. 1er avis : 15 jours avant la date de facturation.
b. 2e avis : 30 jours plus tard
i. Si un membre ne paie pas la cotisation dans les 30 jours suivant la date d’envoi du
deuxième avis, le Secrétaire financier fournit au comité de conservation le nom, l’adresse,
le numéro de téléphone et le montant en souffrance du membre pour en faire le suivi.
ii. Si les efforts du comité s’avèrent infructueux, le Secrétaire financier, à la demande du Grand
Chevalier, transmet au membre une Lettre d’avertissement du Chevalier suprême (KA1),
signée par le Grand Chevalier.
c. Si le membre n’a toujours pas payé sa cotisation 15 jours après la date de l’envoi de la lettre
d’avertissement et qu’aucune disposition satisfaisante n’a été prise, un Avis de l’intention
conserver le membre (nº 1845-F) est rédigé et signé par le Secrétaire financier et le Grand
Chevalier.
d. Si le membre n’a toujours pas payé sa cotisation 60 jours après la transmission de l’Avis de
l’intention de conserver le membre et qu’aucune disposition satisfaisante n’a été prise, le conseil
peut remplir un Document-fiche de membre (nº 100) en cochant « Suspension » dans la
section 2 — cotisation en souffrance.
Rapport du comité de conservation.
Examen du rapport du comité d’admission ainsi que des demandes d’adhésion à être traitées.
3
11. Faire l’inventaire des fournitures de conseil et passer les commandes nécessaires auprès du portail
Internet www.knightsgear.com.
12. Bien de l’Ordre.
13. Prière de Clôture (Aumônier ou Grand Chevalier).
Directives pour diriger une assemblée de conseil
v Appel à l’ordre. (Le Grand Chevalier est debout quand il préside à la réunion.)
w Le Grand Chevalier — (Un coup de maillet) — Frères, nous allons procéder à l’ouverture de
l’assemblée de ce Conseil au premier degré; toute personne dans cette salle qui n’a pas encore
reçu les honneurs de ce degré est priée de se retirer. Que l’on ferme les portes maintenant et que
les sentinelles occupent leurs places respectives. (En cas d’absence, le Grand Chevalier doit
immédiatement désigner des sentinelles par intérim.)
v Rapport du Cérémoniaire sur les cartes de membres
w Le Grand Chevalier — Vénérable Cérémoniaire, pouvez-vous affirmer que tous ici présents sont
en possession de la carte de membre en règle? (Le Cérémoniaire salue et procède à la vérification
des cartes de membres.)
w Le Cérémoniaire — Vénérable Grand Chevalier, (Il salue) j’affirme que tous ici présents sont
en possession de la carte de membre en règle. (Il salue le Grand Chevalier et le Député Grand
Chevalier.)
v Prière.
w Le Grand Chevalier — Frères, implorons maintenant la bénédiction du Dieu Tout-Puissant en
récitant à haute voix le Notre-Père. (Quatre coups de maillet. L’aumônier ou le Grand Chevalier
commence la prière.)
v Serment d’allégeance ou tout autre geste patriotique affirmant notre loyauté (Trois coups de
maillet, un coup en guise de conclusion.)
v Appel des officiers
w Le Grand Chevalier — Le Secrétaire archiviste fera l’appel des officiers. (Deux coups. Le
Secrétaire archiviste fait l’appel de tous les officiers. Le Cérémoniaire répond de son siège pour
les officiers appelés. Dès que l’officier appelé est déclaré présent, il s’assoit. Le Grand Chevalier
doit nommer des officiers par intérim pour prendre la place de ceux qui sont déclarés absents.)
2
v Chant d’ouverture
w Le Grand Chevalier — Frères, nous allons maintenant chanter l’Ode d’ouverture. (Trois coups;
à la fin, un coup.)
3
v Message de l’Aumônier. Pour l’aumônier c’est l’occasion d’offrir aux membres de l’instruction sur
un aspect de la foi catholique, des réflexions sur la vie spirituelle ou des mots appropriés pour
l’occasion.
v Approuver le compte rendu de la dernière réunion
w Le Grand Chevalier — Est-ce qu’il y a des corrections à faire au compte rendu de la dernière
réunion? … il est adopté tel que lu.
v Rapport du comité d’admission et lecture des formules de demande d’adhésion
v Le vote des membres sur les candidats proposés (nouveaux membres, réadmissions, demandes
d’adhésion renouvelées, transferts)
2
v Initiations
v Rapport du Grand Chevalier
4
v 2 Rapport du Trésorier
v 2 Lecture par le Grand Chevalier des recettes émises par le Trésorier au Secrétaire financier et des
pièces justificatives de dépôt
2
v Lecture des comptes et communications
v Rapport du Secrétaire financier sur les recettes de l’Assemblée
v 2 Rapport du Vérificateur et des Syndics
v 2 Rapport du Chancelier sur les vocations
v 2 Rapport des Comités des programmes (Le Grand Chevalier fait appel aux directeurs des effectifs
et du programme qui présentent leurs directeurs de comités pour leurs rapports.)
w Directeur des effectifs (recrutement)
w Directeur des programmes
n Directeur des activités religieuses
n Directeur des activités communautaires
n Directeur des activités fraternelles
n Directeur de la culture de la vie
n Directeur des activités familiales
n Directeur des activités de la jeunesse
v Rapport du coordinateur de la Table ronde paroissiale
v Rapport des Comités permanents
v Affaires reportées
v 2 Affaires nouvelles (Quand il y a élection à l’ordre du jour, cet article doit être le premier dans les
affaires nouvelles.)
v Rapport du Quatrième Degré
v Rapport de l’Agent d’assurance
v Rapport du Député de district
v 2 Le Bien de l’Ordre
w Le Grand Chevalier — Avant de procéder au « Bien de l’Ordre », laissez-moi demander s’il y a
un frère présent qui connaît un membre de notre conseil ou un membre de l’Ordre malade ou
éprouvé qui aurait besoin d’aide? (Si des membres sont mentionnés, quatre coups de maillet.
L’aumônier ou le Grand Chevalier anime une prière pour les malades ou les personnes
éprouvées. Un coup de maillet)
w Le Grand Chevalier — L’Ordre du jour va être maintenant dirigé par le Vénérable Conférencier;
j’espère que tous prendront plaisir à l’instruction de cette assemblée. (Le Conférencier alors
préside, mais le Grand Chevalier peut terminer cet ordre d’affaires s’il le désire.)
v Prière de clôture
w Le Grand Chevalier — Frères, nous allons maintenant clore cette assemblée. Mettons-nous à
genoux et prions pour demander à vivre toujours dans la charité, que Dieu bénisse notre travail,
qu’il nous aide à garder nos engagements pour sa plus grande gloire et qu’il accorde le repos
éternel à nos frères disparus. (Quatre coups de maillet. L’aumônier ou le Grand Chevalier
commence la prière. Un coup de maillet à la clôture)
2
v Chant de clôture
w Le Grand Chevalier — Nous allons maintenant chanter notre chant de clôture de cette
assemblée. (Trois coups de maillet. À la fin, un coup comme conclusion) — Je déclare
maintenant cette assemblée ajournée.
2
Les articles marqués d’un astérisque à l’ordre du jour peuvent être omis à une assemblée régulière autre que la réunion d’affaires. Les procès-verbaux de l’assemblée d’affaires
et de toutes les autres assemblées doivent être lus à l’assemblée régulière. Les officiers portent leurs bijoux à toutes les assemblées.
3
« Ou en tout autre temps » — article 125 (13).
5
Usage du maillet
Un coup — les membres du conseil se rassemblent ou s’assoient; une affaire a été conclue;
Deux coups — les officiers du conseil se lèvent;
Trois coups — l’ensemble des membres se lèvent;
Quatre coups — tous s’agenouillent pour prier.
Procédure des assemblées délibérantes
La procédure des assemblées délibérantes permet de veiller au bon déroulement des réunions et à la prise
en compte efficace des affaires. Elle est un moyen formel et structuré pour ensemble débattre une question
et peser le pour et le contre jusqu’à ce qu’on puisse en venir à une entente.
Motions
L’expression « motion » renvoie à la procédure par laquelle une question est soumise à l’attention du
conseil. Lorsque qu’un membre déclare : « Je propose que nous donnions 50 $ envers l’achat d’équipement
de jeu pour l’école », il émet une motion. Lorsque la motion est examinée, souvent on y réfère comme
« la question ».
Le conseil peut être saisi d’une affaire de deux manières :
1. par simple motion;
2. par résolution.
Après en avoir été saisi, le conseil gère la motion et la résolution de la même façon.
La motion est habituellement courte et sa présentation n’exige pas beaucoup de préparation. Elle n’est
généralement pas écrite avant d’être présentée. Dans la mesure du possible, cependant, il est préférable
de l’écrire.
La résolution souvent est longue, issue d’une réflexion et d’une planification soignées. Toujours écrite, elle
est formulée de façon semblable à ce qui suit :
Étant donné qu’il y a beaucoup de garçons et de filles dans notre milieu,
Étant donné que ces garçons et filles ont participé au club d’enfants ou d’adolescents, mais qu’ils
sont à présent sans direction ni supervision,
Qu’il soit résolu que le conseil assume la responsabilité de leur fournir de la direction et de la
supervision pendant la prochaine année, et que ces tâches soient confiées au Comité des
enfants ou des adolescents.
Quatre types de motions
Certaines ayant priorité sur d’autres, les motions sont habituellement catégorisées en quatre groupes :
ordinaires, subsidiaires, incidentes et de privilège.
Motion ordinaire : La motion ordinaire sert à déposer devant le conseil une question pour examen. Elle
peut être formulée comme simple motion ou comme résolution. On ne peut pas la présenter alors que le
6
conseil discute d’une autre question, et elle passe après les autres types de motions. La motion ordinaire
permet de :
1.
2.
3.
4.
adopter une motion ou une résolution;
modifier un règlement administratif;
annuler ou rejeter une mesure précédente;
ratifier ou confirmer une mesure prévue.
La motion ordinaire n’est généralement pas recevable si elle s’écarte d’un règlement administratif du
conseil (à moins qu’elle vise à modifier le règlement) ou qu’elle s’écarte des Charte, Règlements et
Constitution de l’Ordre des Chevaliers de Colomb.
Motion subsidiaire : La motion subsidiaire sert à modifier, à soutenir ou à rejeter une motion ordinaire
autrement que par le vote. Elle doit être réglée avant la motion ordinaire et passe après la motion de
privilège ou la motion incidente. La motion subsidiaire permet de :
1. reporter la question indéfiniment :
a. Une motion subsidiaire sert à écarter la motion ordinaire la durée de la réunion sans devoir
régler la motion par un vote. Elle est irrecevable quand une autre personne a la parole. La
motion doit être appuyée par un second, ne peut pas être modifiée, peut être débattue et est
adoptée par majorité simple.
b. Exemple : « Je propose de reporter à plus tard le don de 400 $ à l’école. »
2. modifier la motion ordinaire :
a. Une motion subsidiaire sert à changer la motion ordinaire avant qu’elle ne soit réglée. Elle est
irrecevable quand une autre personne a la parole. La motion doit être appuyée par un second,
est sujette à débat si la motion à modifier peut l’être, peut être modifiée et est adoptée par
majorité simple.
b. Exemple : « Je propose de modifier la motion en insérant “Sainte Marie” après le mot “école”. »
3. soumettre la question à un comité :
a. Une motion subsidiaire sert à confier l’objet de la motion ordinaire à l’examen par un petit
groupe. Elle est irrecevable quand une autre personne a la parole. La motion doit être appuyée
par un second, peut être modifiée et débattue, et est adoptée par majorité simple.
b. Exemple : « Je propose de confier au Comité des finances la question du don de 400 $ à l’école
Sainte-Marie pour déterminer si le montant répond aux besoins de l’école. »
4. reporter la question à un temps déterminé :
a. Une motion subsidiaire sert à reporter la décision sur l’objet de la motion ordinaire. Elle est
irrecevable quand une autre personne a la parole. La motion doit être appuyée par un second,
peut être modifiée et débattue, et est adoptée par majorité simple dans la plupart des cas.
b. Exemple : « Je propose de reporter à la prochaine réunion du conseil la question du don de
400 $ à l’école Sainte-Marie. »
5. limiter ou prolonger le débat :
a. Une motion subsidiaire sert à limiter ou à prolonger le débat ou à limiter le nombre de fois
qu’un membre peut s’exprimer sur l’objet de la motion ordinaire. Elle est irrecevable quand une
autre personne a la parole. La motion doit être appuyée par un second, ne peut pas être
débattue, peut être modifiée, et est adoptée par une majorité de deux tiers des voix.
b. Exemple : « Je propose de limiter le débat en concédant cinq minutes de parole à chaque
membre. »
7
6. clore le débat sur la motion ordinaire :
a. Une motion subsidiaire sert à clore le débat pour procéder immédiatement au vote. Elle est
irrecevable quand une autre personne a la parole. La motion doit être appuyée par un second,
ne peut pas être débattue ni modifiée, et est adoptée par une majorité de deux tiers des voix.
b. Exemple : « Je propose de procéder immédiatement au vote. »
7. classer la question :
a. Une motion subsidiaire sert à mettre temporairement de côté la motion ordinaire. La motion
doit être appuyée par un second, ne peut pas être débattue ni modifiée, et est adoptée par une
majorité simple.
b. Exemple : « Je propose de mettre la question temporairement de côté. »
On a énuméré les motions subsidiaires en ordre d’importance par rapport à la motion ordinaire, mais
elles doivent être considérées en ordre inverse. Par conséquent, la motion visant à classer une question a
priorité sur toutes les autres, alors que la motion visant à modifier la motion ordinaire a priorité sur la
motion visant à reporter la question indéfiniment.
Motion de privilège : La motion de privilège se rapporte au bien-être du conseil ou d’un membre
quelconque. En raison de son importance concernant les membres individuels, elle a priorité sur toute
autre question. La motion de privilège permet de :
1. rappeler à l’ordre du jour :
a. Une motion de privilège oblige les membres en réunion à se conformer au déroulement prévu
de la réunion, ou à se pencher sur un autre point, général ou particulier. Elle est recevable
même si une autre personne a la parole. La motion ne nécessite pas de second, ne peut pas être
débattue ni modifiée, et ne nécessite pas de vote à moins que les membres souhaitent mettre
l’ordre du jour de côté, ce qui exigerait deux tiers des voix.
b. Exemple : « Je rappelle les membres à l’ordre du jour. »
2. poser une question de privilège :
a. Une motion de privilège permet à un membre de faire une demande ou une motion concernant
les droits et les privilèges du conseil ou d’un des membres, et d’obliger d’en débattre immédiatement. Elle est recevable même si une autre personne a la parole, mais par courtoisie on
attend que le membre ayant la parole ait fini de parler avant de la proposer. La motion ne
nécessite pas de second, ne peut pas être débattue ni modifié et il incombe au Grand Chevalier
de la régler. (Nota – Si la question de privilège est posée comme motion ordinaire, elle peut
être débattue, modifiée et réexaminée, et doit être adoptée par majorité simple.)
b. Exemple : « Vénérable Grand Chevalier, je soulève une question de privilège concernant le
conseil. »
3. prendre une pause :
a. Une motion de privilège permet de demander une courte pause pendant la réunion pour
reprendre ensuite là où les délibérations ont été interrompues. Elle est irrecevable si une autre
personne a la parole. La motion ne peut pas être débattue ni modifiée, et est adoptée par
majorité simple.
b. Exemple : « Je propose une pause de 20 minutes. »
4. mettre fin à la réunion :
a. Une motion de privilège sert à demander de mettre immédiatement fin à la réunion. Elle est
irrecevable si une autre personne a la parole. La motion doit être appuyée par un second, ne
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peut pas être modifiée ni débattue, et est adoptée par majorité simple.
b. Exemple : « Je propose de mettre fin à la réunion. »
5. fixer le moment auquel la réunion prendra fin (lorsqu’une question n’est pas réglée) :
a. Une motion de privilège permet de déterminer l’heure de la fin de la réunion. Elle est
irrecevable si une autre personne a la parole. La motion doit être appuyée par un second, ne
peut pas être débattue, peut être modifiée et est adoptée par majorité simple.
b. Exemple : « Je propose de mettre fin à la réunion à 8 h 30. »
On a énuméré les motions de privilège en ordre d’importance par rapport à la motion ordinaire, mais
elles doivent être considérées en ordre inverse. Ainsi, la motion visant à fixer le moment auquel la réunion
prendra fin a priorité sur la motion visant à mettre fin à la réunion, puis sur la motion visant à prendre
une pause.
Motion incidente : La motion incidente survient à l’occasion de l’examen d’une autre motion et doit être
réglée avant de passer à l’adoption d’une motion ordinaire ou d’une motion subsidiaire. La motion
incidente peut être présentée ainsi, notamment :
1. point d’ordre :
a. Une motion incidente sert à rétablir le règlement lorsqu’il y a entorse. Elle est recevable même
si une autre personne a la parole. La motion doit être appuyée par un second, elle n’est pas
sujette à débat à moins que le Grand Chevalier la soumette aux membres, et elle n’est pas
modifiable. Le Grand Chevalier décide de la motion à moins qu’il la soumette au vote
majoritaire des membres du conseil en séance.
b. Exemple : « Vénérable Grand Chevalier, point d’ordre. »
2. appel de la décision du président de l’assemblée :
a. Une motion incidente permet d’exprimer son désaccord avec la décision du Grand Chevalier
et de demander aux membres d’arbitrer le différend par un vote majoritaire. La motion doit
être proposée au moment de la décision et doit être appuyée par un second. Elle n’est pas
modifiable et peut être débattue.
b. Exemple : « J’en appelle de la décision du président. »
3. suspension des règles :
a. Une motion incidente sert à écarter un règlement du conseil (autre qu’un règlement
administratif, un principe fondamental du droit parlementaire ou une règle protégeant les
droits de base d’un individu ou les membres absents). Elle est recevable même si une autre
personne a la parole. La motion doit être appuyée par un second, ne peut pas être débattue ni
modifiée, et doit être adoptée par deux tiers des voix pour suspendre un ordre de préséance ou
un ordre des délibérations, ou par majorité simple pour suspendre une règle permanente.
b. Exemple : « Je propose de suspendre les règles et de passer aux affaires nouvelles avant de
passer aux affaires reportées. »
4. opposition au fait de discuter d’une question :
a. Une motion incidente permet d’empêcher que l’on discute de la motion ordinaire. Elle est
généralement recevable même si une autre personne a la parole. La motion ne nécessite pas
de second, ne peut pas être débattue ni modifiée, et doit être adoptée par deux tiers des voix.
b. Exemple : « Je m’oppose au fait de discuter de cette question. »
5. retrait d’une motion
a. Une motion incidente permet de retirer sans passer au vote une motion en cours de discussion.
9
Elle est recevable même si une autre personne a la parole. La motion ne nécessite pas de second,
ne peut pas être débattue ni modifiée, et doit faire l’objet du consentement général du conseil.
En cas d’opposition, le Grand Chevalier peut demander un vote majoritaire.
b. Exemple : « Je demande le retrait de la motion visant à donner 400 $ à l’école. »
Comment faire une motion
On reconnaît généralement l’à-propos de la procédure suivante pour formuler une motion.
1. Le membre demande la parole en suivant les étapes suivantes :
o Se lève. (À part dans les très petites réunions ou les réunions informelles, le Grand Chevalier
devrait aussi se lever.)
o S’adresse au Grand Chevalier en disant « Vénérable Grand Chevalier », et échange un salut (le
membre fait le signe du secteur vertical de la Croix, représentatif du poteau, du haut vers le bas,
avec le bras, la main ouverte).
2. Le Grand Chevalier donne le droit de parole au membre en énonçant son nom et en échangeant le
salut (le Grand Chevalier fait le signe du secteur horizontal de la Croix, représentatif de la traverse, de
gauche à droite, avec le bras, la main ouverte). Le membre ne présente sa motion qu’après avoir obtenu
le droit de parole du Grand Chevalier.
3. Le membre énonce la motion avec soin, habituellement en disant : « Je propose […] » ou
« Je propose l’adoption de la motion suivante : […]. » Il est préférable de disposer d’une version
écrite de la motion avant la réunion.
4. Si la motion doit être appuyée par un second, elle doit l’être avant d’être discutée. En l’absence d’un
second, la motion est écartée. Tout membre en règle, autre que le membre ayant proposé la motion,
peut appuyer la motion. Le second peut rester assis et déclarer, simplement « J’appuie la motion ».
5. Le Grand Chevalier répète intégralement la motion, habituellement en déclarant : « Une motion
visant à […] a été proposée et appuyée. Y a-t-il discussion à ce sujet? »
6. La motion est ensuite soumise à discussion. Pour y participer, les membres doivent suivre la
procédure susmentionnée (étape 1) pour obtenir le droit de parole, soit :
o S’adresser au président : « Vénérable Grand Chevalier », et échanger le salut avec lui.
o Obtenir le droit de parole de la part du Grand Chevalier qui énonce le nom du membre et
échange le salut avec lui.
Une qualité de Grand Chevalier consiste à encourager la discussion pour que les faits et les mérites de
la question soient révélés et que les membres puissent voter avec plus d’intelligence. Une discussion
approfondie aide à rendre les réunions du conseil plus inclusives et plus intéressantes. Le présentateur
de la motion dispose habituellement de l’occasion pour ouvrir la discussion et pour y mettre fin.
7. Après qu’une motion visant à clore le débat est appuyée par un second et adoptée, la motion
ordinaire est mise au vote. Dans un esprit de charité, on devrait encourager la tenue d’une
discussion exhaustive avant d’adopter la motion visant à clore le débat.
Comment modifier une motion
Un amendement est présenté pour modifier une motion à l’examen. L’amendement permet de faire l’une
de quatre opérations :
10
1.
2.
3.
4.
Ajouter un mot ou plus ou une phrase ou plus à la motion.
Éliminer un mot ou plus ou une phrase ou plus de la motion.
Remplacer la motion par une autre.
Remplacer des mots de la motion ou les disposer autrement.
Comme la motion ordinaire, l’amendement doit être appuyé par un second. Il est sujet à débat en autant
que la motion à être modifiée est sujette à débat, et il est modifiable.
L’amendement est proposé de l’une des deux façons suivantes :
o « Je propose d’amender la motion pour qu’elle se lise ainsi […]. »
o « Je propose d’amender la motion en […]. »
Appuyé, l’amendement doit être mis au vote avant de mettre au vote la motion que l’on veut modifier. S’il
est adopté, la motion est révisée en conséquence et mise au vote. Si l’amendement est rejeté, la motion est
mise au vote telle qu’elle a été proposée à l’origine.
Dans le cas d’un amendement à un amendement, le sous-amendement est toujours mis au vote en
premier. Si le sous-amendement est adopté, l’amendement est alors mis au vote tel qu’amendé.
Façons de voter
Après la discussion, le Grand Chevalier répète la motion, soit verbalement, soit en demandant au Secrétaire
de le faire. Ensuite, il soumet la motion au vote de l’une de quatre façons communément utilisées :
1. Vote de vive voix : « En faveur (oui) » ou « Contre (non) ». Le vote de vive voix est probablement
le plus commun. Cependant, il comprend des avantages et des inconvénients :
o Avantages :
a) C’est la façon la plus expéditive.
b) C’est une façon très satisfaisante si la question a peu d’importance et qu’il n’y a pas de doute au
sujet du souhait de la majorité.
o Inconvénients :
a) Le groupe minoritaire pourrait hausser le ton et étouffer la voix de la majorité.
b) Le Grand Chevalier est en mesure de favoriser un côté si le vote est serré.
c) Le côté s’exprimant le premier (toujours le côté en faveur) jouit d’un avantage psychologique.
Ainsi, un membre ayant l’intention de voter contre la motion pourrait changer d’idée à la
dernière seconde ou s’abstenir de voter s’il perçoit que la majorité des membres sont favorables
à la motion.
2. Vote debout ou à main levée : Cette méthode permet de pallier les deux premiers inconvénients du
vote de vive voix, car la majorité et la minorité sont clairement identifiables. Cette méthode est
recommandée dans le cas de toute question importante, si l’on n’a pas recours aux deux prochaines
méthodes, et pour dissiper toute ambiguïté quant au résultat du vote.
3. Vote par appel nominal (pour ou contre) : Cette méthode permet de consigner le nom des membres
dans le compte rendu de la réunion. Par conséquent, les organes délibérants l’utilisent fréquemment.
4. Vote par bulletin : Cette méthode exige plus de temps. On distribue aux membres des feuillets de
papier sur lesquels inscrire le nom du candidat préféré ou le résultat préféré (oui ou non). Pour
expédier le processus, on peut choisir des préposés à la collecte des feuillets et au compte des voix.
o Avantages :
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a) Discrétion. Aucune influence des uns sur les autres.
b) Précision. Chacun des membres présents a l’occasion de voter et le processus de décision est juste.
c) On ne connaît pas le résultat avant le compte des bulletins.
Le vote du Grand Chevalier
Le Grand Chevalier dirige le débat et, dans la plupart des cas, devrait le plus possible faire preuve
d’impartialité. Cependant, s’il choisit de voter, prière de noter que :
o si son vote produit l’égalité des voix, la motion est rejetée;
o s’il y a égalité des voix sans son vote, le Grand Chevalier peut choisir de voter pour l’adoption
ou le rejet de la motion.
Prière de noter la particularité du vote par bulletin : Dans le cas de cette méthode de voter, le Grand
Chevalier doit voter de la même manière que les autres membres et son vote n’a pas l’aspect décisif qu’il
aurait dans les autres cas.
Comment élire les officiers
Les officiers du conseil devraient toujours être élus par bulletins. Il y a trois façons communes de
recommander des candidats :
1. Mise en candidature sur proposition verbale et élection par bulletins.
o Méthode satisfaisante et expéditive
2. Un bulletin informel pour indiquer son choix, suivi d’une élection par bulletin officiel.
o Méthode la moins susceptible d’offusquer l’un ou l’autre des candidats
3. Recommandations par un comité des candidatures, soit une liste des charges à combler et un ou
deux noms par charge.
o Permet de connaître les qualités des candidats par rapport à leurs charges respectives
Dans tous les cas, on continue la mise aux voix jusqu’à ce qu’un des candidats obtienne la majorité des voix.
Établir des dossiers détaillés
Les dossiers détaillés sont un atout précieux. Ils sont une description exacte de ce que les comités et les
officiers effectuent dans une réunion d’affaires. Il y a deux sortes de dossiers : le compte rendu et le rapport.
Le compte rendu devrait être exhaustif.
Le Secrétaire consigne le compte rendu des réunions, soit dans le Procès-verbal de l’archiviste (nº1403),
disponible chez knightsgear.com, soit dans un dossier d’un autre format.
Tout le contenu de la réunion d’affaires devrait figurer dans le compte rendu, y compris les motions,
adoptées ou rejetées, ainsi que le nom des membres qui les ont proposées et appuyées. Il n’est pas nécessaire
d’inscrire les détails de la discussion, mais on devrait indiquer les voix en faveur et les voix contre les motions
si les votes ont été comptés. Il n’y a pas lieu de retenir les opinions ou les observations personnelles.
Le compte rendu de la réunion doit être lu à la prochaine réunion et, le cas échéant, corrigé.
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Rapports
De temps en temps, les officiers et les comités doivent soumettre des rapports, parfois mieux présentés sous
forme écrite, comme les rapports d’une réunion à une autre, et les rapports annuels.
Rapports d’une réunion à une autre
Les rapports d’une réunion à une autre ne sont pas nécessairement présentés à toute réunion.
o Le rapport du Trésorier devrait comprendre l’argent reçu par le conseil et l’argent dépensé.
Le Trésorier doit balancer soigneusement les chiffres et garder un état de l’argent en main.
Le Trésorier n’est pas autorisé à dépenser de l’argent sans en avoir reçu l’ordre écrite du Secrétaire
financier et signée par le Grand Chevalier.
o On devrait s’attendre à recevoir un rapport des comités, particulièrement des comités
permanents.
o Quand un rapport est attendu, mais qu’il n’y a pas de rapport à soumettre, le président du
Comité déclare : « Le Comité _______________ n’a pas de rapport à soumettre. »
o Un rapport devrait comprendre un dossier des réunions tenues par le comité, le travail
accompli, tout plan d’avenir, ainsi que tout ce que le comité juge comme étant d’importance.
Accomplir un travail grâce aux comités
Un comité est habituellement composé de trois ou cinq membres (chiffre impair) choisis en vue d’examiner
une question particulière ou d’accomplir un travail quelconque.
Les comités offrent deux avantages considérables. Premièrement, une question peut être examinée plus
longuement et sous plus de perspectives. Deuxièmement, les comités sont un moyen pour déléguer des
responsabilités au sein du conseil.
Un comité est sujet aux mêmes règles que le conseil, mais peut agir plus librement.
Le Grand Chevalier établit les comités en y affectant des membres.
Expressions d’assemblée délibérante
Affaires nouvelles — questions soulevées une première fois et qui n’ont pas fait l’objet de discussions
officielles
Affaires reportées — motions proposées à une réunion précédente et faisant toujours l’objet de
discussions
Amendement — une modification d’une motion précédente (peut être débattu et réexaminé)
Amender — modifier une motion au moyen d’une autre motion.
Annulation — motion qui vise à annuler une décision prise par le conseil alors qu’il est trop tard pour
réexaminer la décision. L’annulation peut être proposée comme nouvelle motion à toute réunion, sans
être privilégiée. Selon l’intensité du sentiment, la motion pourrait être faite pour « rayer la décision du
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dossier ». Si la motion est adoptée, le Secrétaire écrit par-dessus la partie visée du compte rendu : « rayé
du dossier par ordonnance du conseil, le (date) ».
Appel de la décision du président de l’assemblée — motion incidente. Tout membre en désaccord avec
une décision du Grand Chevalier peut mettre la question au vote du conseil. La motion est recevable
même si une autre personne a la parole. Le membre se lève et déclare : « J’en appelle de la décision du
président. » Si la motion est appuyée, le Grand Chevalier doit demander : « Devrait-on maintenir la
décision du président? » La motion ne peut pas être modifiée mais peut être réexaminée. Un vote à
égalité des voix maintient la décision du président.
Bulletin — une façon de voter
Classer la question — motion subsidiaire visant à reporter l’examen d’une question à un moment plus
convenable, mais souvent considérée comme une façon subreptice de rejeter une motion qui, le cas échéant,
restera toujours classée. Si elle est adoptée, la motion visant à classer la question comprend tout ce qui s’y
rapporte. Elle ne peut pas être débattue ni modifiée.
Clore le débat sur la motion ordinaire — « Je propose de procéder immédiatement au vote » est une
motion subsidiaire visant à clore le débat et à mettre au vote la motion ordinaire devant le conseil. La
motion ne peut pas être débattue ni modifiée, et est adoptée par une majorité de deux tiers des voix.
Comité ad hoc — comité formé dans un but particulier. Lorsque son objectif est atteint, le comité est
habituellement supprimé automatiquement. Cependant, s’il n’a pas fini son travail, il peut demander
l’autorisation de se réunir de nouveau.
Comité permanent — comité formé pour une longue durée, souvent une année. Ce genre de comité
figure fréquemment dans les règlements administratifs.
Compte rendu — rapport écrit des délibérations d’une réunion, rédigé par le Secrétaire
De vive voix — une façon de voter
Fixer le moment auquel la réunion prendra fin — motion de privilège qui a priorité sur toute autre motion
Lever la séance — mettre fin à la réunion
Majorité relative — groupement de voix plus important que celui des concurrents. La majorité relative
peut être une majorité simple, mais pas nécessairement.
Majorité simple — total constituant un nombre de voix supérieur à la moitié des votes
Mise en candidature — recommandation du nom d’une personne en vue d’une élection pour doter le
poste d’une charge à remplir. Il ne s’agit pas d’une motion et ne nécessite pas de second.
Motion — procédure par laquelle une question est soumise à l’examen du conseil
Motion simple — motion ordinaire présentée simplement
Obtenir le droit de parole — pouvoir s’exprimer, soit en vue de présenter une motion, soit en vue de
participer à la discussion
Opposition au fait de discuter d’une question — motion incidente visant à éviter l’examen d’une
question jugée non pertinente ou inappropriée. La motion peut être proposée à la suite de toute motion
ordinaire, mais seulement au moment de l’introduction de la motion ordinaire et avant d’en débattre.
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La motion incidente est recevable même si une autre personne a la parole, ne nécessite pas de second, et
ne peut pas être débattue ni modifiée. Le Grand Chevalier peut décider de la motion ou demander :
« Le conseil examinera-t-il la question? » Pour écarter la motion ordinaire, la motion incidente doit être
adoptée par deux tiers des voix.
Point d’ordre — motion incidente visant à corriger une entorse à la procédure ou au comportement.
Tout membre peut obtenir le droit de parole et déclarer : « Vénérable Grand Chevalier, point d’ordre. »
Le membre énonce ensuite l’entorse et le Grand Chevalier décide du mérite de l’intervention. La motion
ne nécessite pas de second et n’est pas sujette à débat, mais le Grand Chevalier peut demander l’opinion
des autres membres avant d’énoncer sa décision. La motion n’est pas modifiable, mais peut être réexaminée.
Prendre une pause — motion de privilège pour demander une période de repos ou une intermission sans
mettre fin à la réunion. Si la motion précise l’heure de reprise des délibérations, la motion ne peut pas être
débattue ni modifiée. Si l’heure n’est pas précisée, cependant, la motion peut être débattue et modifiée.
Question — motion ordinaire débattue devant le conseil. Pour clore le débat et mettre la motion au vote,
les membres peuvent déclarer : « question, question ».
Question de privilège — question concernant la santé des membres, formulée ainsi : « Vénérable Grand
Chevalier, question de privilège. » Le Grand Chevalier déclare ensuite : « Que le frère Chevalier exprime
sa préoccupation », puis décide du mérite de la question. La motion est recevable même si une autre
personne a la parole. Elle ne nécessite pas de second, ne peut pas être débattue, ni modifiée ni réexaminée.
Quorum — nombre de membres présents exigé pour qu’une assemblée puisse valablement délibérer et
prendre une décision. À moins que les règlements administratifs le précisent autrement, ce nombre est
habituellement une majorité.
Rappeler à l’ordre du jour — motion de privilège visant à faire respecter l’ordre dans lequel le conseil
a prévu les délibérations. Un vote est nécessaire pour modifier l’ordre du jour établi par le conseil.
Rapports — comptes rendus (préférablement écrits) ou conclusions des officiers ou des comités soumis
pour examen et approbation pendant une réunion du conseil.
Réexamen — motion visant à réexaminer une décision antérieure qui semble injuste par la suite, pour
la corriger ou la modifier. La motion doit être proposée par une personne ayant voté en faveur de la
décision. Elle ne peut pas être modifiée ni réexaminée. Si la motion est adoptée, la question originale est
réexaminée devant le conseil et a habituellement la même priorité qu’une motion ordinaire.
Résolution — motion ordinaire de type officiel
Retrait — motion incidente visant à retirer une motion. Elle ne peut pas être débattue ni modifiée, mais
peut être réexaminée. S’il n’y a pas eu de décision ni d’amendement, la motion peut être retirée par la
personne l’ayant proposée, mais avec le consentement du second et du Grand Chevalier.
Réunion — durée pendant laquelle le conseil est rassemblé sans qu’il y ait levée de séance. La procédure
d’appel à l’ordre d’une séance après une levée de séance représente le début d’une autre réunion.
Robert’s Rules of Order — guide standard et source officielle (en anglais) de la procédure des assemblées
délibérantes. À consulter concernant de nombreux points détaillés. (Le Canada francophone dispose de
codes de procédure équivalents, p. ex., le code Morin, le Guide de procédure des assemblées délibérantes
du l’Université de Montréal ou La procédure d’une assemblée de la Fédération des comités de parents du
Québec.)
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Seconder — appuyer une motion présentée par une autre personne
Soumettre la question à un comité — motion subsidiaire permettant de confier une question à un
comité. Il est préférable de nommer le comité dans la motion s’il s’agit d’un comité permanent ou, s’il
s’agit d’un nouveau comité, de former le comité. La motion peut être débattue et modifiée en changeant
le comité ou en lui donnant des directives plus précises.
Sujette à débat — qualité d’une motion ou d’une question. Le débat doit toujours procéder selon les règles
de procédure.
Suspension des règles — motion incidente proposée exceptionnellement pour expédier les affaires
reportées. Adoptée habituellement à l’unanimité, elle ne peut pas être modifiée ni réexaminée.
Scrutin unanime — bulletin de vote déposé par le Secrétaire en faveur d’un membre qui est seul à être
mis en candidature pour occuper une charge et que personne ne conteste. Habituellement son exécution
se fait à la suite de la directive « élu à l’unanimité » donnée par le Grand Chevalier au Secrétaire. S’il y a
objection, cependant, une mise au vote ordinaire est nécessaire.
Vote en Chambre — Tout membre non satisfait du résultat d’un vote annoncé par le Grand Chevalier
peut déclarer : « Vote en Chambre », ce à quoi le Grand Chevalier répond : « On demande un vote en
Chambre : que les membres en faveur de la motion se lèvent. » Le Grand Chevalier affecte des préposés
qui procèdent au compte des personnes debout. Énonçant le résultat, il reprend : « Que les membres
contre la motion se lèvent. » Les préposés procèdent de nouveau au compte des personnes debout, et le
Grand Chevalier énonce le résultat.
Vote par appel nominal — méthode de voter par laquelle chaque membre est appelé à se prononcer pour
ou contre une motion
Vote par assis et levé — façon de voter par laquelle les membres expriment leur choix en se levant
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10318-F 11/15