Créer des etiquettes avec les couples Word/Excel, OpenOfficeWriter

CRÉER DES ÉTIQUETTES AVEC WORD et EXCEL
Objectif : Préparer des étiquettes comprenant le nom et l’adresse de chaque responsable afin de les coller sur
des enveloppes pour les élections.
Exemple :
1 étiquette pour chaque responsable
Il faut procéder à l’extraction des données des responsables dans le module directeur. Reportez-vous aux
pages 5 et 6 .
1. Préparer le ficher source sous EXCEL
a) Supprimez les colonnes inutiles pour ne conserver que celles nécessaires à l’édition des
étiquettes.
b) En cas de fratrie, la ligne de coordonnées de chaque responsable apparaîtra pour chaque
enfant, vous pouvez les supprimer pour ne pas créer d’étiquettes superflues.
Pour ces deux opérations, reportez-vous à la page 11.
c) Enregistrer le document en le nommant par exemple «liste-type parents .xls» sur le bureau
ou dans un dossier.
Exemple de fratrie
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2. Préparer le modèle-type d’étiquettes sous WORD
a) Ouvrez une page de WORD
OUTILS Publipostage
Une fenêtre d’aide au publipostage apparaît.
Trois étapes sont nécessaires.
.
1ère étape : créer le document principal
Cliquez sur
•
•
•
Créer
Puis Étiquettes de publipostage…
Puis sur Fenêtre active
2ème étape : Ouvrir la source de données
Cliquez sur
•
•
Obtenir les données
Puis Ouvrir la source de données…
Une fenêtre de navigation apparaît dans laquelle
vous devez chercher et ouvrir le fichier
«liste-type parents .xls».
Attention, vous devrez sélectionner dans type de
fichiers : «tous fichiers» sinon vous ne le
trouveriez pas.
Dans la fenêtre suivante «Nom ou plage de
cellules», validez «Feuille de calcul entière».
Cliquez sur OK.
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CRÉER DES ÉTIQUETTES AVEC WORD et EXCEL
Dans la fenêtre suivante, cliquez sur
«Préparer le document principal».
La fenêtre «Options pour les étiquettes»,
apparaît.
Dans la zone «Numéro de référence»,
sélectionnez le type d’étiquettes conforme
à votre modèle. Ce type est indiqué sur la
boîte d’étiquettes.
Vous pouvez également vérifier les
dimensions des étiquettes dans la zone
«Description».
Cliquez sur OK.
Si vous ne trouvez pas un modèle
correspondant à vos étiquettes, vous
pouvez créer un modèle à leurs
dimensions.
Cliquez sur Nouvelle étiquette …
Renseignez tous les paramètres
Nommez ce nouveau modèle dans la zone
«Référence de l’étiquette»
Exemple : Étiquettes 8x2
Cliquez sur OK.
Le
nouveau
modèle
d’étiquettes
personnalisées apparaît dans la liste des
modèles d’étiquettes dans la zone
«Numéro de référence»
Cliquez sur OK pour utiliser ce modèle.
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CRÉER DES ÉTIQUETTES AVEC WORD et EXCEL
Dans la fenêtre «Étiquettes», cliquez sur «Insérer
champ de fusion». La liste des entêtes de colonne
du fichier Excel apparaît.
Sélectionnez chaque champ l’un après l’autre pour
constituer l’étiquette-type.
Insérez un espace entre chaque champ.
Vous pouvez également aller à la ligne avec la
touche ENTRÉE.
Cliquez sur OK.
3ème étape : la fusion des données
Le document principal et la source de données sont
prêts pour la fusion.
Cliquez sur «Fusionner».
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CRÉER DES ÉTIQUETTES AVEC WORD et EXCEL
Dans la fenêtre «Publipostage», cliquez une nouvelle fois
sur «Fusionner».
Un nouveau document WORD s’ouvre contenant les étiquettes personnalisées. Veillez à enregistrer ce
document.
Vous pouvez faire toutes sortes d’étiquettes
Étiquettes prénoms en maternelle, noms etc..
Il suffit de sélectionner les colonnes de sources de données.
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CRÉER DES ÉTIQUETTES AVEC TEXTE et CLASSEUR de OO
1. Préparer le ficher source sous Classeur de OO
a) Supprimez les colonnes inutiles pour ne conserver que celles nécessaires à l’édition des
étiquettes.
b) En cas de fratrie, la ligne de coordonnées de chaque responsable apparaîtra pour chaque
enfant, vous pouvez les supprimer pour ne pas créer d’étiquettes superflues.
Pour ces deux opérations, reportez-vous à la page 11.
c) Enregistrer le document en le nommant par exemple «Parents .sxc» sur le bureau ou dans
un dossier.
2. Préparer le modèle-type d’étiquettes sous Open Office
a) Ouvrez le traitement de texte de Open Office
b) Créez une nouvelle source de données
-
OUTILSSource de données
Cliquez sur Nouvelle source de données
Renommez «Source de données 1» par Parents
Dans la zone «Type de BD», sélectionnez Classeur
-
Cliquez sur le bouton à droite de la zone «URL de la source de données»
Sélectionnez le fichier Parent .sxc sur le bureau ou dans le dossier dans lequel il a été
sauvegardé puis cliquez sur Ouvrir.
Le chemin et le nom du fichier s’inscrivent dans la zone «URL de la source de données»
Cliquez sur OK.
-
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CRÉER DES ÉTIQUETTES AVEC TEXTE et CLASSEUR de OO
c) Sélectionnez la source de données et le format d’étiquettes
FICHIERNouveauÉtiquettes
La fenêtre «Étiquettes» va permettre de sélectionner la source de données, les champs à insérer , le format
d’étiquettes etc…
Onglet Étiquettes
-
Dans la zone «Base de données», sélectionnez la source de données Parents
Dans la zone «Table», sélectionnez Feuille 1
Vous devez à présent sélectionner les champs de la base de données que vous souhaitez voir figurer sur
l’étiquette :
-
Dans la zone «Champ de BD», sélectionnez un champ (ex : Nom responsable) et faites-le
passer dans l’encadré à gauche en cliquant sur le bouton avec la flèche.
Répéter cette opération pour chaque champ en laissant des espaces entre le nom et le prénom
du responsable et en allant à la ligne après le prénom et l’adresse.
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Onglet Format
À régler selon le format de vos étiquettes.
- Vérifiez tous les paramètres (Exemple : planches de 2 colonnes sur 4 lignes)
- Cliquez sur Enregistrer …
- Dans la zone «Type», donnez le nom du format de vos étiquettes (Exemple : planche 2X4)
Onglet Options
Terminez le paramétrage sur l’onglet Options.
-
Cochez «Page entière»
Cochez «Synchroniser le contenu»
Cliquez sur «Nouveau document»
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CRÉER DES ÉTIQUETTES AVEC TEXTE et CLASSEUR de OO
L’écran ci-dessous apparaît alors ainsi que la fenêtre «Synchroniser les étiquettes».
Si vous changez la forme d’un champ : exemple «Nom Responsable » en gras, le fait de cliquer sur
Synchroniser les étiquettes apporte la modification à toutes les étiquettes.
3. Fusionner les données
-
-
AFFICHAGESource de données : une fenêtre comportant la source de données s’ouvre
au-dessus de la fenêtre existante.
Sélectionnez une ligne de la source de données en cliquant sur le bouton à gauche de celleci : une flèche y apparaît.
Cliquez sur l’icône «Données dans les champs»
-
La première étiquette apparaît complétée par les champs indiqués
Cliquez sur «Synchroniser les étiquettes»
Toutes les étiquettes apparaissent complétées du même nom – pas d’inquiétude !
-
Cliquez sur la touche F4 pour masquer la source de données.
-
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4. Générer les étiquettes
-
OUTILSmailing : la fenêtre «Mailing» apparaît
Cochez «À partir de ce document »
Cliquez sur OK.
-
Une seconde fenêtre «Mailing» apparaît
Si vous souhaitez conservez les planches d’étiquettes créées, cochez «Fichier»
-
Cliquez sur le bouton à droite de la zone «Chemin»
Sélectionnez le répertoire dans lequel vous souhaitez sauvegarder les étiquettes puis cliquez
sur OK.
Le chemin s’inscrit dans la zone.
Cochez «Saisie manuelle» et indiquer en face un nom de fichier (Exemple : étiquettes)
Cliquez sur OK.
La fenêtre «Enregistrer sous» apparaît : enregistrez le modèle-type d’étiquettes
-
Le CLASSEUR de OO a créé autant de fichiers qu’il y a de planches d’étiquettes à imprimer. Ces planches
sont nommées «etiquettes0», «etiquettes1», «etiquettes2», «etiquettes3» etc…
Il faut ensuite ouvrir chacun des documents générés pour les
imprimer. A l’ouverture de ces documents la boîte de dialogue
ci contre apparaît.
Il faut cliquer sur NON pour obtenir le résultat voulu.
Vous obtenez alors les étiquettes désirées que vous pouvez imprimer.
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