La Ville de Quiberon recrute

La Ville et Station Classée de Tourisme de Quiberon
Surclassée de 20 000 à 40 000 habitants
recrute
Un(e) coordinateur(trice) événementiel et associatif (remplacement d’un congé maternité) pour
er
la période du 1 avril 2016 au 30 septembre 2016
Sous la responsabilité de la cheffe du pôle Communication/ culture/ animations/ événementiel, en
relation avec les services du pôle et des autres services de la mairie, et en accord avec l'ensemble
des partenaires du projet, le coordinateur assurera le suivi de différents événements et sous la
responsabilité du chef du pôle Jeunesse / sports et vie associative, le coordinateur assurera la
gestion de la vie associative et de la maison des associations.
Vous devrez :
Coordination logistique :
La coordination logistique englobe la prise en charge de l'ensemble des éléments logistiques,
techniques et administratifs nécessaires à l'organisation des différents événements organisés par la
Ville de Quiberon, ou par des organismes extérieurs (associations, organismes privés…)
- Montage de projets d’événement ;
- Gestion des partenariats y compris avec les services de la Ville ;
- Prise en charge des démarches administratives (autorisation Mairie, Préfecture, assurances...) et de
sécurité des personnes ;
- Organisation des lieux : recherche de salles, …
- Accueil des participants : réservation des hébergements, information des participants, organisation
des repas, catering, gestion des déplacements dans la ville ;
- Coordination des référents techniques (régies, techniciens, artistes...) ;
- Pour assurer l'organisation matérielle et technique des événements organisés par la Ville, l’appel aux
bénévoles peut être nécessaire (mobilisation et coordination des bénévoles, répartition des tâches,
encadrement des bénévoles pendant l'évènement).
Gestion Administrative :
- Consultation de prestataires, devis, évaluation de besoins matériels...
- Gestion des inscriptions ;
- Gestion de base de données, gestion des contacts, des contrats, génération de mailings, badges,
commandes, suivi de facturation...
- Conception, planification et mise en œuvre du temps d'accueil administratif des participants
(orientation des participants) ;
- Suivi des dossiers administratifs.
Gestion de la vie associative :
- Suivi administratif : organisation, règlements, conventions ;
- Relation aux associations : gestion des accès, prise en compte des demandes des associations ;
- Gestion de la maison des associations.
Votre profil :
La personne recrutée pour cette mission de coordination événementielle et associative devra veiller à
multiplier les partenariats sur des champs de compétences variés.
Connaissances attendues :
- Culture générale, actions culturelles et touristiques ;
- Maitriser les outils informatiques (traitement de texte, tableur, bases de données, listes de
diffusion,...) ;
- Disposer de connaissances techniques permettant d’identifier les enjeux sur la préparation technique
d’événements (règlementation...) ;
- Connaissance du milieu associatif et de sa réglementation.
Compétences attendues :
- Compétences d'organisation (planifier ses tâches, gérer son temps, définir des priorités, utiliser des
outils de travail, se coordonner avec d'autres, contrôler les résultats...)
- Compétences de conduite de projet (définition, pilotage, suivre budgétaire et administratif, animer les
partenariats, ...).
Contraintes particulières :
Adapter ses horaires en fonction des contraintes du service : travail en soirée et le week-end pour
couvrir les événements.
Savoir-être attendu :
- Témoigner d'une réelle capacité relationnelle, de dialogue et d'un fort intérêt pour le travail d'équipe ;
- Faire preuve de rigueur, d'autonomie, de disponibilité et de réactivité ;
- Faire preuve d'une capacité d'adaptation ;
- Avoir le souci du service, être attentif aux autres (veiller à la qualité de l'accueil et au bien-être des
participants ainsi qu'au bon déroulement de leur séjour) ;
- Discrétion professionnelle.
er
Poste à temps complet à pourvoir du 1
maternité)
avril au 30 septembre 2016 (remplacement d’un congé
Rémunération : statutaire
Contractuel accepté
Contact : Mme Walter Florence, responsable du Pôle Communication, Culture, Animations :
[email protected]
Candidature à adresser à :
Monsieur Le Maire
Hôtel de Ville
7 rue de Verdun
CS 90801
56178 QUIBERON CEDEX
Adresse : 7, rue de Verdun – CS 90801 – 56178 QUIBERON CEDEX – Tél. : 02 97 30 24 00
Télécopie : Services Administratifs 02 97 30 24 11 – Services Techniques 02 97 30 24 09
www.ville-quiberon.fr
-
E-mail : [email protected]