Convention d`utilisation des installations sportives

CONVENTION D’UTILISATION
DES INSTALLATIONS SPORTIVES
Préambule : Cette convention définit :
Les modalités de mise à disposition de l’équipement sportif aux
établissements et associations dûment autorisés par la Ville.
Les responsabilités de la Ville et des établissements et associations.
La présente convention annule toutes dispositions antérieures ou
contraires aux dispositions décrites ci-dessous.
La présente convention est signée entre
et
LA VILLE DE LIGNE
33 Rue de l’Hôtel de Ville
44850 LIGNE
Représentée par Monsieur Maurice PERRION
Conseiller Général, Maire de la commune.
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I - CADRE JURIDIQUE
Responsabilités de la Ville
La Ville est responsable de la structure (bâtiments et matériels) tant sur la plan de l’entretien général
que de la conformité des installations aux réglementations en matière de sécurité.
La Ville renonce à tous les recours qu’elle serait en droit d’exercer au moment du sinistre contre les
établissements, associations ou personnes privées utilisant les locaux communaux avec l’accord du
Conseil Municipal ou des Services de la Mairie, et notamment les occupants. Toutefois, si la
responsabilité de l’occupant, auteur ou responsable du sinistre, est engagée, la Ville peut, malgré sa
renonciation, exercer son recours dans les limites où cette assurance produit ses effets.
Responsabilités de l’établissement ou de l’association
L’établissement ou l’association est responsable :
- des dégradations matérielles causées par ses utilisateurs pendant les horaires
qui lui sont réservés.
- de la sécurité de ses utilisateurs (encadrement suffisant, bonne utilisation des
équipements)
- du public non pratiquant présent lors des séances ou des manifestations
exceptionnelles.
II - CADRE CIVIQUE GENERAL
A – Exigences liées aux biens
Les exigences liées aux biens concernent :
-
les locaux
les matériels
Article 1 – Les locaux
1--1 – Les locaux mis à disposition
Article 1
Les locaux mis à disposition sont :
Les vestiaires
Les salles
Les sanitaires
Les rangements
Le bar
Le plateau sportif
L’aire de grands jeux
En cas de partage de vestiaires par plusieurs établissements ou associations, il et demandé
aux représentants de chaque établissement ou association de faire preuve de bonne volonté
afin que chacun puisse disposer de place suffisante pour se changer.
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1--2 – Modalités de mise à disposition
Article 1
Les salles sont mises à disposition selon un planning prédéfini début juin et validé de
manière définitive fin juin après connaissance exacte des emplois du temps de chaque
établissement et associations et après accord de l’Adjoint aux Sports.
L’établissement des pré-plannings s’effectue lors d’une réunion de concertation ayant lieu
courant juin à laquelle seront invités les Directeurs d’établissements scolaires, les Présidents
d’associations sportives utilisatrices, la Commission municipale des Sports ainsi que le
personnel municipal directement concerné par la gestion des équipements sportifs.
Le planning complet de l’utilisation des salles est affiché dans le hall du complexe sportif.
La Ville adresse à chaque établissement et association le planning d’utilisation pour l’année
scolaire à venir.
Les Présidents d’associations concernées transmettront à la mairie début septembre et en
cours d’année leurs plannings de manifestations sportives et toutes modifications liées à ces
plannings.
L’ouverture et la fermeture des portes est sous la responsabilité du personnel encadrant du
groupe.
Les utilisateurs devront restituer les locaux en bon état de rangement et de propreté et
veiller à l’extinction des lumières lorsqu’ils sont les derniers à quitter les installations.
Toute observation particulière sur l’état des locaux lors de l’arrivée des utilisateurs devra
être consignée par le représentant de l’établissement ou de l’association sur le registre
d’observations disponible dans le bureau.
La Ville décline toute responsabilité en cas de vols commis dans les vestiaires.
L’accès aux salles destinées à la pratique sportive se fait obligatoirement avec des
chaussures adaptées à la discipline pratiquée et au revêtement de sol, et est exclusivement
réservé aux personnes autorisées à utiliser l’équipement.
Article 2 – Le matériel
2--1 – Identification du matériel
Article 2
Tout le matériel appartenant à la Ville et mis à la disposition des établissements scolaires est
identifié par un marquage spécifique et référencé dans un inventaire.
2--2 – Liste de matériel mis à disposition et modalités d’utilisation
Article 2
La liste du matériel appartenant à la Ville et mis à la disposition des établissements
scolaires et associations pour la pratique de leur activité sportive est présentée en annexe 1.
1
Lorsque cela s’avèrera nécessaire pour des raisons de sécurité et de préservation, une notice
d’utilisation du matériel sera rédigée et mis à disposition des utilisateurs par voie d’affichage
dans la salle. Le directeur de l’établissement ou le président de l’association s’engage à
transmettre ces consignes à son personnel encadrant.
Toute utilisation de matériel pour une activité autre que celle pour lequel il est prévu doit
faire l’objet d’une demande écrite auprès de la Ville.
L’utilisation de matériel n’appartenant pas à cette liste ou selon les modalités d’utilisation
contraires à celles préconisées est sous l’entière responsabilité de l’établissement ou de
l’association.
Il est formellement interdit de pratiquer dans les salles de sport une activité nécessitant de
frapper un ballon avec le pied, à l’exception essentiellement des ballons prévus à cet effet et
sous réserve d’une acceptation préalable de l’Adjoint aux Sports.
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L’utilisation du matériel de sonorisation est liée à une demande écrite auprès de la Ville
ainsi qu’au dépôt d’un chèque de caution de 500 euros. Une vérification de ce matériel par le
personnel municipal chargé de l’entretien des salles sera systématiquement effectuée à
chaque utilisation.
2--3 – Ajout de matériel complém
complémentaire
Article 2
entaire
Toute adjonction de matériel complémentaire à la liste présentée en annexe 1 qu’elle soit
temporaire (pour une manifestation exceptionnelle) ou définitive doit faire l’objet d’une
demande écrite auprès de la Ville. L’installation de cet équipement ne deviendra effective
qu’après accord écrit de l’Adjoint aux Sports et fourniture par la Directeur de l’établissement
ou le Président de l’association de tous justificatifs relatifs à la conformité des équipements
aux règles de sécurité en vigueur.
Article
2--4 – Entretien du matériel
Arti
cle 2
La Ville s’engage à mettre à disposition du matériel en parfait état de fonctionnement et ayant
été vérifié conformément à la réglementation en vigueur.
Tout équipement déclaré non conforme suite au contrôle de sécurité sera immédiatement
enlevé afin de préserver la sécurité des utilisateurs. Le Directeur d’établissement ou président
d’association utilisatrice de la salle sera immédiatement averti par courrier.
Les réparations ainsi que l’entretien courant seront effectués par la Ville.
Toutes les opérations d’entretien seront consignées sur le registre prévu à cet effet par l’agent
municipal chargé de cet entretien.
2--5 – Rangement du matériel
Article 2
Les utilisateurs sont tenus de procéder au rangement du matériel qu’ils ont utilisé aux
emplacements prévus à cet effet.
2--6 – Dégradations ou dysfonctionnements
Article 2
Le représentant de l’établissement ou de l’association indiquera sur la main courante les
dégradations constatées ainsi que les dysfonctionnements éventuels.
B – Exigences liées aux personnes
Article 3 – Encadrement, surveillance des pratiquants et appel des secours
3--1 – Encadrement et surveillance
Article 3
L’encadrement et la surveillance sont sous la responsabilité du Directeur d’établissement ou
Président d’association.
Ce dernier s’assurera que le personnel encadrant dispose de la qualification requise pour
encadrer l’activité dont il est responsable. La Ville pourra demander les attestations de
formation correspondantes.
Le personnel encadrant doit être présent du début à la fin de la réservation de l’équipement
ou jusqu’au départ des derniers utilisateurs de son groupe.
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3--2 – Dispositions à prendre en cas d’accident
Article 3
Le représentant de l’établissement ou de l’association est responsable de l’appel des secours
en cas d’accident survenant à l’un de ses utilisateurs ou personnel encadrant. Afin d’alerter les
secours un téléphone est mis à disposition des établissements scolaires et associations, dans le
hall. Les appels 15, 17,18 et 112 sont gratuits.
Une trousse à pharmacie et un brancard sont à la disposition des utilisateurs des
équipements dans le cadre des premiers soins et se situent dans l’infirmerie. La pharmacie,
régulièrement vérifiée quant à son contenu par le personnel municipal chargé de l’entretien,
sera complétée par la Ville au fur et à mesure de son utilisation.
Le représentant de l’établissement ou d’association adressera un courrier à Monsieur le
Maire précisant les conditions de survenue de l’accident.
Article 4 – Accès au public pendant les séances d’E.P.S.
Aucun public non pratiquant n’est admis pendant les séances d’E.P.S. dispensées par les
établissements scolaires.
Dans les autres cas, le public non pratiquant ne doit pas pénétrer dans la zone sportive
réservée aux utilisateurs (vestiaires, surfaces de jeux). Un espace spécifique leur est réservé
(gradins ou périmètre autour de la surface de jeux).
L’accès du public est sous l’entière responsabilité de l’établissement ou de l’association.
Article 5 – Comportement général
Les personnes ayant accès aux salles doivent respecter les consignes suivantes :
• pas de consommation de boissons conditionnées en bouteille de verre
• pas de consommation de boissons alcoolisées
• interdiction absolue de fumer dans l’ensemble du complexe sportif
• les animaux sont interdits à l’intérieur des équipements du complexe sportif.
La consommation des boissons et nourriture n’est autorisée que dans le hall au niveau du
bar. Par ailleurs les organisateurs de manifestations sportives se conformeront à la
réglementation en vigueur dans le cadre de l’ouverture temporaire des débits de boissons.
C – Exigences liées au fonctionnement
Article 6 – Respect des horaires
L’établissement ou l’association s’engage à ne pas dépasser les horaires indiqués sur le
planning étant entendu que ces horaires ne concernent que le temps de mise à disposition de
l ‘équipement.
Par ailleurs, l’établissement est tenu d’informer la Ville par écrit 1 semaine à l’avance dans
la mesure du possible,
possible lorsque des cours ou entraînements sont annulés.
Article 7 – Respect de la propreté et du bon état de fonctionnement des installations
L’établissement ou l’association s’engage à restituer les locaux dans le même état qu’à son
arrivée (propreté des locaux, rangement du matériel).
Toute dégradation constatée par le personnel municipal chargé de l’entretien et dont la
responsabilité est attribuée à l’établissement ou l’association sera notifiée par écrit au
Directeur de l’Etablissement ou le Président d’association. Le montant de la réparation lui sera
-5facturé.
De même, tout auteur d’actes de vandalisme sera immédiatement sanctionné par son
exclusion des installations. Réparation des dommages lui sera exigée.
En cas de problèmes liés à la sécurité des biens et des personnes, la Ville se réserve le droit
de fermer les locaux sans indemnisation pour les utilisateurs.
Article 8 – Modification des créneaux d’utilisation
Toute modification du planning qu’il s’agisse d’une utilisation de créneau supplémentaire ou de
permutation avec un autre établissement ou association doit être soumise par écrit à l’Adjoint
aux Sports. Chaque demande sera étudiée et donnera lieu à une réponse écrite.
Article 9 – Utilisation des installations pour des manifestations exceptionnelles
On entend par manifestation exceptionnelle toute utilisation des installations pour une activité
autre que l’enseignement d’une discipline sportive.
Toute demande de manifestation exceptionnelle organisée sur les créneaux réservés à
l’entraînement ou sur d’autres créneaux doit faire l’objet d’une demande écrite auprès de la
Ville, au minimum 3 mois avant la date de la manifestation.
manifestation
- Ce courrier doit préciser
• La date de la manifestation
• Horaires de début et de fin et précision quant à une coupure éventuelle le midi
• La nature de la manifestation
• L’équipement supplémentaire à mettre à disposition
• Le nombre de participants et de spectateurs attendus
La Ville donnera systématiquement une réponse écrite à toute demande.
Par ailleurs la Ville se réserve la possibilité d’utiliser les locaux à titre exceptionnel. Dans ce
cas, elle en informera préalablement les utilisateurs par écrit.
Article 10 – Stationnement des véhicules à proximité des installations
Le responsable de l’établissement ou association veillera à ce que les utilisateurs des
équipements ne stationnent leurs véhicules que sur les emplacements réservés, en respectant
les places réservées aux handicapés. Il est formellement interdit de stationner sur les trottoirs
et devant l’accès réservé aux pompiers.
Article 11 – Enregistrement des observations
observations
Le représentant de l’établissement ou de l’association est tenu d’enregistrer les observations
liées à l’état de l’équipement ou de propreté des locaux lors de son arrivée. Il devra informer la
Ville des dégradations, détériorations ou dysfonctionnement qui seraient constatés dans les
locaux ou sur l’équipement afin de procéder aux réparations le plus rapidement possible
De même, le personnel municipal chargé de l’entretien indiquera l’état dans lequel les
installations lui sont restituées après l’utilisation par l’établissement ou l’association.
• ces observations seront notées sur le registre d’observations prévu à cet effet.
Toute dégradation constatée par le personnel municipal chargé de l’entretien
fera l’objet d’un procès-verbal de constat qui sera soumis à la signature du
Directeur de l’établissement ou Président de l’association puis transmis à la
mairie. Les frais de réparation seront facturés à l’établissement ou
l’association.
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Article 12 – Contrôle d’accès
Le complexe sportif est équipé d’un contrôle d’accès (lecteur de badges) et dispose de ce fait
d’un historique régulièrement étudié. Le Directeur d’établissement ou Président d’association
procédera à une mise à jour des détenteurs de badges placés sous sa responsabilité début
septembre, et en communiquera la liste par écrit à la Ville.
La perte ou la détérioration du badge (à l’exception de l’usure normale) sera facturée 20
euros à son utilisateur.
Toutes les clés utilisées dans le cadre de l’activité sportive doivent être replacées sur le
tableau se trouvant dans le bureau.
A la fin des cours ou entraînements le personnel encadrant s’assurera de la fermeture des
issues. Un double badgeage devant le lecteur extérieur de l’entrée principale (devra être
systématiquement effectué en cas de départ anticipé. L’alarme sera systématiquement remise
en état de fonctionnement dès lors que l’établissement ou l’association sera le dernier
utilisateur de la soirée.
En cas de déclenchement d’alarme une entreprise de gardiennage est chargée d’intervenir.
S’il s’avère que l’utilisateur est responsable de ce déclenchement (portes non fermés, mot de
passe non communiqué …), l’intervention pourra lui être facturée.
III – APPLICATION DE LA CONVENTION
La Ville et le Directeur de l’établissement ou Président d’association s’engagent à diffuser la
présente convention auprès de leur personnel et à assurer les termes de cette dernière.
Afin de faciliter les relations entre les deux co-contractants, deux interlocuteurs sont
désignés :
Interlocuteurs de la Ville :
- Contact : Philippe PERROT - [email protected] - Tél. 02.40.77.00.08
- Correspondance : Valérie PRONO, Adjointe aux Sports.
Interlocuteurs de l’établissement ou association :
- Contact :
- Correspondance :
Les personnels municipaux chargés de la gestion et de l’entretien du complexe sportif sont
habilités à rappeler aux utilisateurs des installations l’exigence et le contenu de cette
convention et également de les faire appliquer.
Le non respect des termes de cette convention sera notifié par écrit au Directeur de
l’établissement ou Président d’association. Si aucune amélioration n’est constatée, la Ville se
réserve le droit de suspendre ou de résilier la mise à disposition des équipements sportifs à
l’établissement ou l’association.
Fait à Ligné le
Mr le Directeur de
(ou Président de)
(cachet, signature)
Mr le Maire
(cachet, signature)
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