AGENCE DE LA FONCTION PUBLIQUE DU CANADA
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AGENCE DE LA FONCTION PUBLIQUE DU CANADA LE RÉSEAU DU LEADERSHIP RAPPORT SUR LA SURVEILLANCE DE LA CLASSIFICATION DES POSTES DE LA DIRECTION SERVICE CORRECTIONNEL DU CANADA Le 1 juillet 2007 RAPPORT DE LA SURVEILLANCE DE LA CLASSIFICATION DES POSTES DE LA DIRECTION SERVICE CORRECTIONNEL CANADA TABLE DES MATIÈRES Page RÉSUMÉ ....................................................................................................1 CONTEXTE ...............................................................................................3 OBJECTIF..................................................................................................3 MÉTHODOLOGIE ...................................................................................3 APERÇU GÉNÉRAL DE LA CLASSIFICATION À SCC...................4 Structure et mandat de l’organisation ..........................................................4 Taille et organisation....................................................................................4 Lieu de travail des titulaires des postes de direction ………………...........5 Organisation et classification des postes de direction de Service correctionnel Canada .....................................................................5 CRITÈRES D’UNE GESTION EFFICACE DU PRGRAMME DE CLASSIFICATION ..................................................................................5 RÉSUMÉ DES OBSERVATIONS...........................................................6 Délégation des pouvoirs...............................................................................6 Respect des politiques, normes et lignes directrices de l’AFPC..................6 Application du Plan d’évaluation des postes du groupe de la direction et des postes repères.............................................................7 Pertinence de la documentation ...................................................................7 Pratiques exemplaires ..................................................................................8 CONCLUSION ..........................................................................................8 ANNEXE A Observations et recommandations propres aux postes ANNEXE B Plan d’action en réponse au rapport de la surveillance ANNEXE C Plan d’action et résultats attendus en réponse aux observations et recommandations propres aux postes RÉSUMÉ Contexte Pour maintenir le système de classification des postes en bon état et veiller à son amélioration constante, l’Agence de la fonction publique du Canada (AFPC) a entrepris une initiative pluriannuelle de surveillance dans le but de faire l’examen du programme de classification des postes de la direction (EX) dans des ministères et organismes choisis au sein de l’administration publique centrale. Au titre de cette initiative, le Réseau du Leadership a examiné le Programme de classification des postes EX de Service correctionnel Canada (SCC). Objectif L’examen avait pour objet d’évaluer la qualité globale du programme de classification des postes EX et l’application de la norme de classification de ces derniers à SCC. Résumé des observations Un échantillon de 40 postes a fait l’objet de l’examen, soit 28 % des postes EX que le Commissaire a la délégation de classifier. Les observations et recommandations propres à chaque poste sont rassemblées à l’annexe A. Le Réseau du Leadership a constaté que le SCC disposait d’un certain nombre de pratiques exemplaires pour administrer son programme de classification du groupe EX, notamment : • l’administrateur général (commissaire du Service correctionnel) a approuvé personnellement les mesures de classification des postes EX-01 à EX-03, conformément à la Politique sur la délégation des pouvoirs de réorganisation et de classification des postes du groupe de la direction; • le SCC a appliqué les politiques, normes et lignes directrices de l’AFPC dans la gestion et la prestation du programme de classification des postes EX; • l’Unité de l’organisation et de la classification ministérielle de SCC a dressé des lignes directrices pour aider à la prestation du programme de classification. Le Réseau du Leadership a aussi constaté des problèmes à régler soit : • l’absence de documents requis sur la classification dans certains dossiers de postes; • des erreurs techniques dans l’application de la norme de classification du groupe EX, lors de l’évaluation de certains cas; 1 • certaines incohérences entre la documentation au dossier et le niveau du poste autorisé. Conclusion Le SCC a déjà pris des mesures pour régler les problèmes indiqués dans le rapport de la surveillance de la classification. Il a dressé un plan d’action détaillé, que le Réseau du Leadership a accepté. Le plan d’action fait l’objet des annexes B et C. Le RL est disponible pour fournir à SCC des services de soutien, de consultation et d'interprétation pour la mise en œuvre des mesures convenues et la production des résultats attendus dans les délais déterminés. Le RL effectuera un examen de suivi un an après que le SCC aura reçu le présent Rapport de l’examen de surveillance de la classification afin de vérifier si les mesures ont été prises pour régler les problèmes et tenir compte des observations et recommandations des présentes. 2 CONTEXTE L’une des grandes priorités de l’Agence de la fonction publique du Canada (AFPC) est d’assurer l’intégrité du programme de classification en raison du rôle fondamental de la classification dans les programmes de gestion et de rémunération des ressources humaines au sein de la fonction publique du Canada, et de l’ampleur des dépenses publiques connexes de plus de 13 milliards de dollars 1 annuellement. Pour maintenir le système de classification des postes en bon état et veiller à son amélioration constante, l’Agence de la fonction publique du Canada (AFPC) a entrepris une initiative pluriannuelle de surveillance dans le but de faire l’examen du programme de classification des postes de la direction (EX) dans des ministères et organismes choisis. Service correctionnel Canada (SCC) était l’un d’eux. OBJECTIF L’examen visait à évaluer l’exercice de la délégation de pouvoirs de l’administrateur général en matière d’organisation et de classification des postes EX afin de s’assurer de la cohérence et de l’équité des principes d’organisation et de l’application du Plan d’évaluation des postes EX. MÉTHODOLOGIE L’examen de la surveillance de la classification de SCC comprend une évaluation de la gestion du programme de classification du ministère en fonction des politiques, directives et pratiques en matière d’organisation et de classification du ministère, ainsi qu’une évaluation de dossiers de classification et d’autres documents. L’évaluation de ces pratiques et documents : Indique dans quelle mesure les politiques, normes et lignes directrices de l’AFPC sont respectées; Indique si la documentation et l’information en dossier sont pertinentes; Donne un aperçu général des pratiques de gestion des ressources humaines à SCC. Les données qualitatives sur la gestion du programme de classification et sur les cas exigeant des explications et devant faire l’objet de discussions ont été recueillies durant les interviews et les consultations avec la haute direction. Les données quantitatives l’ont été durant l’analyse des dossiers de classification du ministère effectuée par un consultant en classification ayant de l’expérience dans l’application du Plan d’évaluation des postes du groupe EX et des postes repères qui s’y rapportent. 1 Ce chiffre est fondé sur les statistiques du Secrétariat du Conseil du Trésor, pour l’exercice 2004-2005, relativement à la masse salariale et aux avantages monétaires rattachés à l’administration publique centrale. 3 Au moment de l’examen, SCC comptait 140 postes EX. Une méthode d’échantillonnage a permis d’évaluer globalement la cohérence de l’application du Plan d’évaluation des postes du groupe de la direction. Quarante postes ont été sélectionnés afin d’être examinés. L’examen de la surveillance de la classification comprend : Une évaluation de la qualité des décisions prises par l’administrateur général (commissaire du Service correctionnel) en matière de délégation de pouvoirs liés à l’organisation et à la classification; Des recommandations visant à améliorer la gestion générale du programme de classification des postes EX; Le relevé des pratiques exemplaires et l’évaluation de leur pertinence pour l’ensemble de la fonction publique. APERÇU GÉNÉRAL DE LA CLASSIFICATION À SCC Structure et mandat de l’organisation Le Service correctionnel du Canada, en tant que composante du système de justice pénale et dans la reconnaissance de la primauté du droit, contribue à la sécurité publique en incitant activement et en aidant les délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois, tout en exerçant sur eux un contrôle raisonnable, sûr, sécuritaire et humain. Le SCC est dirigé par le commissaire du Service correctionnel, qui relève du ministre de Sécurité publique Canada. L'administration centrale, située à Ottawa, veille à la planification générale ainsi qu'à l'élaboration des politiques de l'organisme, tandis que les cinq administrations régionales mettent en oeuvre les activités du SCC dans les établissements des différentes régions. Taille et organisation Le SCC compte trois niveaux de gestion : bureau national, bureaux régionaux et établissements / bureaux de district. Il emploie environ 14 500 personnes et ses établissements et installations dans les collectivités fonctionnent 24 heures sur 24, 365 jours par année. Le SCC gère les peines de deux ans ou plus, prépare les détenus à une mise en liberté sans danger pour le public et en temps opportun, surveille et aide les délinquants en liberté sous condition et sous ordonnance de surveillance de longue durée. Au cours d’une journée type, on compte 12 400 délinquants dans des établissements correctionnels fédéraux et 8 300 délinquants sous responsabilité fédérale placés sous surveillance dans la collectivité. Le SCC possède cinq bureaux régionaux et gère 54 pénitenciers, 16 centres correctionnels communautaires et 71 bureaux de libération conditionnelle, de même que 200 maisons de transition au Canada. 4 Lieux de travail des titulaires de postes EX Au moment de l’examen de surveillance de la classification, le SCC comptait 140 postes de direction répartis comme suit : 64 à l’administration centrale 11 dans la région de l’Atlantique 18 au Québec 18 en Ontario 15 dans les Prairies 14 en Colombie-Britannique. Organisation et classification des postes EX à Service correctionnel Canada Au début de l’examen de surveillance de la classification, on a donné à l’équipe une vue d’ensemble de la prestation des services de classification et d’organisation au ministère. L’équipe a donc recueilli les informations suivantes : Le personnel de la Direction de la gestion des ressources humaines de SCC est chargé de la prestation des services de classification des postes EX; Plusieurs examens opérationnels étaient en cours au moment de l’examen (études des bureaux de libération conditionnelle et un examen des établissements); Un comité d’examen organisationnel avait été fondé depuis peu; Des lignes directrices internes sont en cours d’élaboration, notamment : o Les lignes directrices sur les postes génériques; o Les lignes directrices sur l’utilisation des services de consultation afin de dresser les descriptions de travail. CRITÈRES D’UNE GESTION EFFICACE DU PROGRAMME DE CLASSIFICATION EX Les postes EX sont classés selon les trois instruments de politique suivants : • • • Politique sur la délégation des pouvoirs de réorganisation et de classification des postes du groupe de la direction; Plan d’évaluation des postes du groupe de la direction et postes repères du groupe de la direction Guide de rédaction des descriptions des postes de cadres. Les objectifs de la Politique sur la délégation des pouvoirs de réorganisation et de classification des postes EX sont les suivants : • • Fournir aux administrateurs généraux suffisamment de pouvoirs en matière de réorganisation pour qu'ils puissent s'acquitter de leurs responsabilités; Faire en sorte que le plan de classification des postes EX soit appliqué d'une manière équitable et uniforme à l'échelle de la fonction publique; 5 • Veiller à l'utilisation appropriée des titres de sous-ministre adjoint principal (SMAP), de sous-ministre adjoint (SMA) et des autres titres d'administrateur général adjoint. Les indicateurs clés qui déterminent une gestion efficace du programme d’organisation et de classification EX et qui ont servi au présent examen sont : • • • Le respect, par l’administrateur général, de l’orientation fournie dans la Politique sur la délégation des pouvoirs de réorganisation et de classification des postes du groupe de la direction; La mesure dans laquelle les décisions en matière de classification sont prises conformément au Plan d’évaluation des postes EX; La pertinence de la documentation sur la classification des postes EX, les pratiques et procédés administratifs. RÉSUMÉ DES OBSERVATIONS Des entrevues ont eu lieu auprès de la haute direction pour obtenir une vue d’ensemble de la gestion du programme de classification. Un échantillon de 40 postes a fait l’objet de l’examen, soit 28 % des postes EX que le Commissaire a la délégation de classifier. Les observations se fondent sur les renseignements recueillis au cours des entrevues et de l’analyse des 40 dossiers. Ces renseignements témoignent de la gestion générale du programme de classification au ministère. Dans l’ensemble, le SCC a fait des progrès notables concernant la prestation du programme de classification des postes de la direction. Cependant, il reste des questions à régler, comme le démontrent les constatations suivantes : Délégation des pouvoirs Le SCC a intégré le programme de classification aux discussions et activités de planification de la gestion des ressources humaines et des activités ainsi qu’à la planification stratégique. L’administrateur général (commissaire du Service correctionnel) approuve lui-même les mesures de classification des postes EX-01 à EX-03, conformément à la politique. Respect des politiques, normes et lignes directrices de l’AFPC Nous n’avons relevé aucun problème important. Le SCC gère le programme de classification des postes EX et en effectue la prestation en utilisant les politiques, normes et lignes directrices de l’AFPC. De plus, l’Unité de l’organisation et de la classification ministérielle a élaboré ou modifié les lignes directrices en fonction de ce programme. 6 Application du plan d’évaluation des postes du groupe de la direction et des postes repères L’équipe d’évaluation a relevé des problèmes de classification dans 32 % des décisions examinées. Les problèmes vont d’erreurs techniques dans l’application du Plan, à la classification de postes EX alors que la documentation révèle qu’ils ne répondent pas aux exigences de ce groupe. Se reporter à l’annexe A, Observations et recommandations propres aux postes. En plus de l’examen de postes choisis au hasard, l’équipe chargée de l’examen a évalué la cohérence globale des cotations. Elle a été incapable de comprendre les différences entre les cotations attribuées aux postes de directeur d’Établissement dans l’ensemble du ministère, malgré les différences dans la complexité et les défis propres aux postes (diversité de la population, niveau de sécurité des établissements, nombre d’employés et budgets). Comme il n’y avait aucune progression logique dans la cotation de la compétence et de l’initiative créatrice et comme certaines cotations de la finalité semblaient ne pas être appropriées, l’équipe n’a pas pu conclure que la cotation de ces postes était cohérente et équitable. Recommandation Il est recommandé que Service correctionnel Canada prenne connaissance des recommandations liées à chaque poste (voir Annexe A) et dresse un plan en conséquence. Il est recommandé que Service correctionnel Canada entreprenne l’examen des descriptions de travail et des cotations attribuées aux postes de directeur d’Établissement pour qu’il y ait cohérence des évaluations et des classifications de postes. Comme le présent examen est fondé sur un échantillonnage, il est recommandé que Service correctionnel Canada évalue les observations et détermine s’il y a lieu d’entreprendre des mesures correctives plus vastes. Pertinence de la documentation L’équipe a relevé des problèmes liés à la documentation dans 40 % des dossiers. Certaines lacunes étaient mineures tandis que d’autres revêtaient une plus grande importance, telle l’absence de documents de classification clés. Dans certains cas, l’absence de ces documents a empêché l’équipe de déterminer si le ministère faisait bon usage du plan d’évaluation des postes du groupe de la direction et des postes repères. Se reporter à l’annexe A, Observations et recommandations propres aux postes. Recommandation Il est recommandé que Service correctionnel Canada veille à ce la documentation requise sur les postes soit à jour dans les dossiers. 7 Pratiques exemplaires Lors de l’examen, qui a eu lieu d’avril à juin 2005, l’administrateur général (commissaire du Service correctionnel) avait établi des comités supérieurs chargés d’apporter soutien et conseils relativement aux problèmes de gestion des ressources humaines. Ces comités donnent à l’administrateur général des conseils sur les questions liées à la gestion des ressources humaines et contribuent à la prise de décisions cohérentes et transparentes en matière d’organisation et de classification. L’équipe chargée de l’examen a constaté que la classification et l’organisation au ministère ne bénéficiaient pas de ressources suffisantes et ce, depuis de nombreuses années. Le ministère a déployé des efforts pour intéresser des conseillers en classification et organisation accrédités ainsi que des gestionnaires des ressources humaines expérimentés. De plus, il a donné de la formation et du perfectionnement à l’interne aux employés intéressés à poursuivre une carrière en ressources humaines. L’Unité de l'organisation et de la classification ministérielles a élaboré ou modifié les lignes directrices du ministère pour faciliter la prestation du programme de classification. Le ministère dispose par exemple de lignes directrices sur l’élaboration et la mise en oeuvre des descriptions de travail, de lignes directrices sur les points saillants de la politique de l’AFPC et sur les normes de présentation et la documentation. Le ministère a aussi exercé un plus grand contrôle du recours aux services de consultants et ces derniers ont été tenus de travailler en étroite collaboration avec le personnel de Organisation et classification ministérielles CONCLUSION Le SCC a déjà pris des mesures pour régler les problèmes indiqués dans le rapport de l’examen de surveillance de la classification des postes EX. Il a dressé un plan d’action détaillé, que le Réseau du Leadership a accepté. Vous trouverez le plan d’action aux annexes B et C. Le RL est disponible pour fournir des services de soutien, de consultation et d'interprétation à SCC pour la mise en œuvre des mesures convenues et la production des résultats attendus dans les délais déterminés. Le RL effectuera un examen de suivi un an après que le SCC aura reçu le présent Rapport sur la surveillance de la classification des postes de la direction afin de vérifier si les mesures ont été prises pour régler les problèmes et tenir compte des observations et recommandations des présentes. 8 Annexe A OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS PROPRES AUX POSTES Service correctionnel Canada RENSEIGNEMENTS SUR LE POSTE OBSERVATIONS RECOMMANDATIONS Postes à l’administration centrale EX-02 Poste : 027040 Gestionnaire de projet, Projet de renouvellement du Système de gestion des délinquants (SGD) EX-02 Poste : 022102 Directeur général de la planification stratégique et des politiques EX-01 Poste : 023183 Dir. exéc., Association Internationale des affaires correctionnelles et pénitentiaires EX-01 Poste : 021549 Directeur, Opérations de réinsertion sociale EX-01 Poste : 000576 DG, évaluation et examen des programmes EX-01 Poste : 029203 Directeur de la sécurité et de la sûreté EX-01 Poste : 021190 Directeur de la dotation, formation et du perfectionnement Rien à signaler Aucune mesure à prendre Rien à signaler Aucune mesure à prendre Documentation en dossier incomplète. Aucun organigramme signé et daté. À corriger au prochain examen du poste. Documentation en dossier incomplète. Aucun organigramme signé et daté. Documentation en dossier incomplète. Aucun organigramme signé et daté. Documentation en dossier incomplète. Aucun organigramme signé et daté. Le poste est absent de l’organigramme. À corriger au prochain examen du poste. À corriger au prochain examen du poste. À corriger au prochain examen du poste. Clarifier la structure et la fonction du poste au sein de l’organisation, et mettre à jour et évaluer la description de travail en faisant référence aux postes repères et en tenant compte de la relativité externe. 1 RENSEIGNEMENTS SUR LE POSTE EX-01 Poste : 027216 Directeur général intérimaire des services de soins de santé EX-01 Poste : 027220 Directeur exécutif, engagement des citoyens EX-02 Poste : 000092 Directeur des programmes de réinsertion sociale EX-03 Poste : 023824 Commissaire adjoint, Communications et engagement des citoyens EX-02 Poste : 022294 Directeur général, vérification et accréditation OBSERVATIONS Poste de durée déterminée, terminé depuis le 28 février 2001 Documentation en dossier incomplète. Au moment de la création du poste, le commissaire a signé le formulaire TB330. Note au dossier indiquant que la documentation serait versée au dossier en avril 2001. La hiérarchie a changé depuis le dernier examen du poste. La justification en dossier ne correspond pas à la cotation sur le formulaire TB330. Aucune justification en dossier. Par conséquent, nous n’avons pas pu déterminer si le niveau est correct. Note en dossier datée du 1er avril 2005 à l’effet que la description de travail est en cours de révision. Cotation de la finalité incorrecte. La justification indique un impact contributif mais accorde un impact dominant. Proposons F5C 350, ou F2P 350. Aucun impact sur le niveau. RECOMMANDATIONS Si le poste est encore nécessaire, il faudrait le mettre à jour et l’évaluer pour tenir compte de l’organigramme actuel. Autrement, le poste devrait être aboli. La documentation obligatoire devrait être versée au dossier. Clarifier la structure et la fonction du poste au sein de l’organisation, et mettre à jour et évaluer la description de travail en faisant référence aux postes repères et en tenant compte de la relativité externe. Clarifier la structure et la fonction du poste au sein de l’organisation, et mettre à jour et évaluer la description de travail en faisant référence aux postes repères et en tenant compte de la relativité externe. À corriger au prochain examen du poste. 2 RENSEIGNEMENTS SUR LE POSTE EX-02 Poste : 000640 Directeur général, design organisationnel et ressources OBSERVATIONS RECOMMANDATIONS Cotation de l’initiative créatrice incorrecte. Accorde le même pourcentage pour l’initiative créatrice au superviseur et aux subordonnés, ce qui est inacceptable. Une correction du pourcentage n’aurait aucun impact sur le niveau de classification du poste. De plus, il y a une incohérence entre le titre sur le formulaire TB330 et la documentation. Erreur technique dans l’évaluation de l’initiative créatrice. Recommandons G4 (57 %) au lieu de F4 (57 %). G convient davantage étant donné l’absence d’expertise ou d’orientation d’un organisme central et que le titulaire du poste est l’expert du ministère. Le changement de cotation n’aura aucun impact sur le niveau. À corriger au prochain examen du poste. EX-01 Poste : 000528 Directeur, Division des affaires des détenus Poste confirmé en 1998 comme un poste n’appartenant pas au groupe EX. Aucune autre mesure prise. EX-01 Poste : 000171 Directeur, Gestion financière EX-01 Poste : 030321 Directeur, Bureau de gestion moderne Rien à signaler. Clarifier la structure et la fonction du poste au sein de l’organisation, et mettre à jour et évaluer la description de travail en faisant référence aux postes repères et en tenant compte de la relativité externe. Aucune mesure requise. EX-03 Poste : 020825 Sous-commissaire pour les femmes Dernier examen du poste en 2004. Aucune justification en dossier. Impossible de déterminer si le niveau de classification est correct. À corriger au prochain examen du poste. Verser en dossier la justification. 3 RENSEIGNEMENTS SUR LE POSTE EX-03 Poste : 000069 Directeur général, Programmes à l’intention des contrevenants et réinsertion sociale EX-03 Poste : 027986 Directeur général, Gestion des connaissances et élaboration des politiques OBSERVATIONS RECOMMANDATIONS L’évaluation ne concorde pas avec le Plan d’évaluation des postes du groupe de la direction. Un écart d’une seule cote entre le facteur compétence du superviseur et du poste n’est pas acceptable. L’évaluation ne concorde pas avec le Plan d’évaluation des postes du groupe de la direction et n’est pas appropriée. La cotation du facteur compétence est identique à celle du poste de superviseur, ce qui est inacceptable. Recommandons FIII3 608. La cotation de la finalité n’est pas acceptable. Il est difficile de déterminer la finalité appropriée puisque la partie « dimensions » de la description de travail est incomplète. Il semble que la cotation du poste ait été recommandée par le superviseur. Par conséquent, l’évaluation de la valeur du travail n’est pas objective. Clarifier la structure et la fonction du poste au sein de l’organisation, et mettre à jour et évaluer la description de travail en faisant référence aux postes repères et en tenant compte de la relativité externe. Clarifier la structure et la fonction du poste au sein de l’organisation, et mettre à jour et évaluer la description de travail en faisant référence aux postes repères et en tenant compte de la relativité externe. Rien à signaler Aucune mesure à prendre Rien à signaler Aucune mesure à prendre Postes régionaux EX-02 Poste : 009617 Sous-commissaire adjoint, région des Prairies EX-02 Poste : 012846 Sous-commissaire adjoint des Opérations 4 RENSEIGNEMENTS SUR LE POSTE EX-02 Poste : 002082 Sous-commissaire adjoint EX-01 Poste : 026331 Directeur des opérations régionales (CORCAN) EX-01 Poste : 026334 Directeur des opérations régionales (CORCAN) EX-01 Poste : 000721 Sous-commissaire adjoint des Opérations OBSERVATIONS La mise à jour de la description de travail et de la justification remontent à 1993. Aucune décision prise à l’époque en matière de classification. L’impact partagé relativement à la cotation de la finalité n’est pas acceptable d’après la documentation en dossier. La justification porte sur les recettes produites mais pour recevoir une cote d’impact partagé, il faudrait savoir comment les décisions communes en matière de dépenses sont prises. Mêmes observations que pour le poste 026331. L’évaluation ne respecte pas le Plan d’évaluation des postes du groupe de la direction. L’indice d’ampleur de la finalité n’a pas été appliqué au budget de fonctionnement pour mesurer la finalité. Aucun poste repère n’a servi à la justification. RECOMMANDATIONS La documentation obligatoire devrait être versée au dossier. Il est peu probable qu’une modification de la cote de la finalité ait un impact sur le niveau du poste. Par conséquent, il y aurait lieu de corriger la cotation au prochain examen du poste. Il est peu probable qu’une modification de la cote de la finalité ait un impact sur le niveau du poste. Par conséquent, il y aurait lieu de corriger la cotation au prochain examen du poste. Clarifier la structure et la fonction du poste au sein de l’organisation, et mettre à jour et évaluer la description de travail en faisant référence aux postes repères et en tenant compte de la relativité externe. 5 RENSEIGNEMENTS SUR LE POSTE CONSTATATIONS RECOMMANDATIONS Postes de district EX-02 Poste : 005395 Directeur du district de Montréal EX-02 Poste : 005578 Directeur de district – Est/Ouest Rien à signaler Aucune mesure à prendre Problèmes de documentation. La nouvelle classification était rétroactive pour un an. Cependant, la description de travail était datée de deux ans après la date d’effet. Le formulaire TB330 n’a pas été signé par l’administrateur général. Aucun problème de classification à régler. Apporter les correctifs à la documentation. Postes dans les établissements Lorsque les postes sont évalués individuellement, la plupart des cotes semblent appropriées. Par contre, lorsqu’ils sont analysés en groupe, les cotes accordées ne semblent pas tenir compte des disparités qui existent entre ces mêmes postes, par exemple le niveau de sécurité des établissements, la diversité de la population, la taille et le budget des établissements, etc. Les cotations ne semblaient pas refléter une progression logique de l’échelle de cotation du savoir-faire ou de la résolution de problème fondée sur les différences entre les établissements. L’équipe a examiné les dossiers des postes de directeur suivants : EX-01 EX-02 EX-01 EX-02 EX-01 EX-02 EX-01 EX-02 EX-01 EX-02 EX-01 Poste : 004357 Poste : 003633 Poste : 007060 Poste : 006250 Poste : 008241 Poste : 083350 Poste : 012797 Poste : 011101 Poste : 011564 Poste : 014036 Poste : 021818 Établissement Drummond Établissement Archambault Fernbrook Pénitencier de Kingston Établissement de Beaver Creek Établissement de Joyceville Centre Grierson Établissement Drumheller Grande Cache Établissement de Kent Ferndale et Elbow Lake Il est recommandé que Service correctionnel Canada entreprenne un examen des descriptions de travail et des cotations affectées aux postes de directeur pour assurer la cohérence des évaluations et des classifications de postes. 6 RENSEIGNEMENTS SUR LE POSTE CONSTATATIONS RECOMMANDATIONS L’équipe a examiné les postes de directeur suivants. Elle a relevé des problèmes dans les deux postes suivants, qui doivent être réglés. EX-01 Poste : 002286 Directeur, Montée StFrançois EX-01 Poste : 013034 Directeur, Établissement William Head La dernière décision en dossier concerne la transposition du poste de SM à EX. Les cotations ont été attribuées dans la base de données sur les postes, mais il n’y a pas de justification des cotations en dossier. Rien ne prouve que le poste ait été examiné depuis sa conversion de SM à EX en 1992. La description de travail a été mise à jour en 1998, mais il n’y a pas de justification ni de formulaire TB330 en dossier. Examiner l’évaluation du poste en faisant référence aux postes repères et en tenant compte de la relativité externe. Examiner l’évaluation du poste en faisant référence aux postes repères et en tenant compte de la relativité externe. Verser en dossier les documents de classification appropriés. 7 Annexe B SERVICE CORRECTIONNEL CANADA PLAN D’ACTION EN RÉPONSE AU RAPPORT DE LA SURVEILLANCE DE LA CLASSIFICATION Mars 2007 DIRECTION DU DESIGN ORGANISATIONNEL ET DES RESSOURCES TABLE DES MATIÈRES Page 1. CONTEXTE……………………………………………………………1 2. PROBLÈMES DÉTERMINÉS ET PLAN D’ACTION……………….1 2.1 Application du Plan d’évaluation des postes du groupe de la direction et des postes repères ……………………………….1 2.1.1 Recommandations……………………………………….……….1 2.2 Pertinence de la documentation……………………………………3 2.2.1 Recommandations……………………………………………….3 3. CONCLUSION………………………………………………………..3 ANNEXE C Plan d’action et résultats attendus en réponse aux observations et recommandations propres aux postes 1. Contexte L’Agence de la fonction publique du Canada (AFPC) a effectué un examen de surveillance de la classification des postes de direction et fait part de ses constatations à Service correctionnel Canada (SCC) en mai 2006. Elle a également présenté en annexe du rapport ses observations et recommandations propres à chaque poste (annexe C). SCC a dressé un plan d’action pour corriger les problèmes soulevés dans le rapport. Il est reconnu dans le rapport que l’administrateur général, c’est-à-dire le commissaire du Service correctionnel, approuve lui-même les mesures de classification des postes EX-01 à EX-03 conformément à la politique. Le ministère gère le Programme de classification des cadres supérieurs et en effectue la prestation en utilisant les politiques, normes et lignes directrices de l’AFPC. Depuis janvier 2006, l’administrateur général a le pouvoir d’effectuer la classification, de modifier cette dernière ou d’abolir les postes des niveaux EX-1 à EX-5, sauf en ce qui concerne les mesures s’appliquant aux niveaux EX-4 et EX-5 qui augmentent le nombre total de postes de ces niveaux ou de postes du groupe EX-5. Ces mesures doivent en effet être approuvées par le Conseil du Trésor. De plus, l’administrateur général est tenu de consulter l’AFPC avant d’approuver des mesures qui constitueraient des précédents ou modifieraient considérablement les relativités de classification interministérielles. Dans l’ensemble, le SCC a fait des progrès notables concernant la prestation du Programme de classification des cadres supérieurs, qu’il a améliorée. Ce plan d’action vise à apporter les mesures correctives qui s’imposent. 2. Problèmes déterminés et plan d’action 2.1 Application du Plan d’évaluation des postes du groupe de la direction et des postes repères L’équipe d’évaluation a relevé des problèmes de classification dans 32 % des dossiers examinés. Les problèmes vont d’erreurs techniques dans l’application du Plan à l’incohérence des cotations de certains postes comme les postes de directeur. 2.1.1 Recommandations a) Le ministère étudie les recommandations propres aux postes et dresse un plan pour apporter des correctifs. Mesure à prendre : Le ministère étudiera le tableau des observations et recommandations propres aux postes et mettra en oeuvre une solution pour régler les problèmes dans chaque cas. Critère mesurable : • Les critères détaillés sont présentés à l’annexe C. Délai : • Cette mesure sera mise en oeuvre pour la fin de l’exercice 2007-2008. 1 b) Le ministère entreprend un examen des descriptions de travail et des cotations attribuées aux postes de directeur d’établissement afin que les évaluations et classifications des postes soient cohérentes. Mesure à prendre : Les descriptions des postes de directeur d’établissement feront l’objet d’un examen. Critères mesurables : • Examen et analyse des descriptions de travail et justifications. • Le comité directeur dressera une approche réaliste et optimale de l’élaboration des descriptions de travail normalisées. • Il se peut qu’il soit impossible de ne dresser qu’une seule description de travail. On envisagera toutefois d’utiliser les descriptions de travail pour trouver une solution optimale afin de normaliser ces postes. • Un comité de la classification examinera et évaluera les descriptions de travail définitives. Délais : • L’examen et l’analyse seront terminées d’ici l’automne 2007. • L’élaboration et l’évaluation des descriptions de travail génériques seront terminées à la fin de l’exercice financier, soit le 31 mars 2008. c) Le ministère évalue les conclusions afin de déterminer si des mesures correctives s’imposent. Mesure à prendre : Donner la formation qui s’impose aux conseillers chargés de l’organisation et de la classification. Critères mesurables : • Élaboration et mise en oeuvre des procédés de classification des postes de direction (EX) et détermination des exigences relatives à la documentation. • Former des liens et appuyer une plus grande communication entre les membres de la collectivité de la classification des postes du groupe EX et les employés des autres disciplines des RH. Délais : • Élaboration et mise en oeuvre des procédés de classification des postes du groupe EX et des exigences relatives à la documentation d’ici la fin de l’exercice financier, soit le 31 mars 2007. 2.2 Pertinence de la documentation L’équipe chargée de l’examen a indiqué avoir constaté des problèmes liés à la documentation dans 40 % des dossiers. Certaines lacunes étaient mineures tandis que d’autres revêtaient une plus grande importance, telle l’absence de documents de classification clés. 2 2.2.1 Recommandations a) Il est recommandé que Service correctionnel Canada veille à ce la documentation requise sur les postes soit à jour dans les dossiers. Mesure à prendre : Veiller à ce que les procédés soient en place et connus de tous les conseillers et des employés des autres disciplines des RH en rapport avec les postes du groupe EX. Critères mesurables : • Élaboration, mise en oeuvre et explication des procédés relatifs à la classification des postes du groupe EX et des exigences en matière de documentation. • Diffusion des procédés au personnel des autres disciplines des RH pour assurer la cohérence du traitement des dossiers des postes du groupe EX. Délais : • L’élaboration et la mise en oeuvre des procédés seront terminées d’ici la fin de l’exercice financier, soit le 31 mars 2007. Ces procédés seront expliqués à tout le personnel faisant partie du Programme de classification des cadres supérieurs. Ils seront mis en application et feront l’objet d’un suivi régulièrement. 3. Conclusion L’intégrité du programme de classification des postes du groupe EX est une priorité pour le ministère. Par conséquent, l’équipe chargée de la classification de ces postes veillera à donner suite aux recommandations figurant dans le rapport. 3 Annexe C PLAN D’ACTION ET RÉSULTATS ATTENDUS EN RÉPONSE AUX OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS PROPRES AUX POSTES Service correctionnel Canada RENSEIGNEMENTS SUR LE POSTE OBSERVATIONS RECOMMANDATIONS PLAN D’ACTION DE SCC / RÉSULTATS ATTENDUS Postes à l’administration centrale EX-02 Poste : 027040 Gestionnaire de projet, Projet de renouvellement du Système de gestion des délinquants (SGD EX-02 Poste : 022102 Directeur général de la planification stratégique et des politiques EX-01 Poste : 023183 Dir. exécutif, Association Internationale des affaires correctionnelles et pénitentiaires EX-01 Poste : 021549 Directeur, Opérations de réinsertion sociale EX-01 Poste : 000576 DG, évaluation et examen des programmes Rien à signaler Aucune mesure à prendre Sans objet Rien à signaler Aucune mesure à prendre Sans objet Documentation en dossier incomplète. Aucun organigramme signé et daté. À corriger au prochain examen du poste. Un organigramme daté et signé sera versé au dossier au prochain examen du poste. Documentation en dossier incomplète. Aucun organigramme signé et daté. Documentation en dossier incomplète. Aucun organigramme signé et daté. À corriger au prochain examen du poste. Un organigramme daté et signé sera versé au dossier au prochain examen du poste. À corriger au prochain examen du poste. Un organigramme daté et signé sera versé au dossier au prochain examen du poste. 1 EX-01 Poste : 029203 Directeur de la sécurité et de la sûreté EX-01 Poste : 021190 Directeur de la dotation, formation et du perfectionnement EX-01 Poste : 027216 Directeur général intérimaire des services de soins de santé EX-01 Poste : 027220 Directeur exécutif, engagement des citoyens Documentation en dossier incomplète. Aucun organigramme signé et daté. Le poste est absent de l’organigramme. À corriger au prochain examen du poste. Clarifier la structure et la fonction du poste au sein de l’organisation, et mettre à jour et évaluer la description de travail en faisant référence aux postes repères et en tenant compte de la relativité externe. Poste de durée Si le poste est encore déterminée, terminé nécessaire, il faudrait le depuis le mettre à jour et l’évaluer 28 février 2001 pour tenir compte de l’organigramme actuel. Autrement, le poste devrait être aboli. Documentation en dossier incomplète. Au moment de la création du poste, le commissaire a signé le formulaire TB330. Note au dossier indiquant que la documentation serait versée au dossier en avril 2001. La documentation obligatoire devrait être versée au dossier. Un organigramme daté et signé sera versé au dossier au prochain examen du poste. Un examen de la description de travail et une évaluation à l’aide de la documentation en dossier seront terminés d’ici novembre 2007. Un examen du poste est en cours. Un examen de la description de travail et une évaluation à l’aide de la documentation en dossier seront terminés d’ici le 31 mars 2007. Un examen de la description de travail et une évaluation à l’aide de la documentation en dossier seront terminés d’ici le 31 mars 2008. Le plan d’action relatif au poste de superviseur, poste no 023824, EX-3 sera aussi dressé pour cette date (se reporter à la page 3). 2 EX-02 Poste : 000092 Directeur des programmes de réinsertion sociale La hiérarchie a changé depuis le dernier examen du poste. La justification en dossier ne correspond pas à la cotation sur le formulaire TB330. Clarifier la structure et la fonction du poste au sein de l’organisation, et mettre à jour et évaluer la description de travail en faisant référence aux postes repères et en tenant compte de la relativité externe. EX-03 Poste : 023824 Commissaire adjoint, Communications et engagement des citoyens Aucune justification en dossier. Par conséquent, nous n’avons pas pu déterminer si le niveau est correct. Note en dossier datée du 1er avril 2005 à l’effet que la description de travail est en cours de révision. Cotation de la finalité incorrecte. La justification indique un impact contributif mais accorde un impact dominant. Proposons F5C 350 ou F2P 350. Aucun impact sur le niveau. Clarifier la structure et la fonction du poste au sein de l’organisation, et mettre à jour et évaluer la description de travail en faisant référence aux postes repères et en tenant compte de la relativité externe. EX-02 Poste : 022294 Directeur général, vérification et accréditation À corriger au prochain examen du poste. Un examen de la description de travail et une évaluation à l’aide de la documentation en dossier seront terminés d’ici novembre 2007. Le plan d’action relatif au poste de superviseur, poste no 000069, EX-3 sera aussi dressé pour cette date (se reporter à la page 6). Un examen de la description de travail et une évaluation à l’aide de la documentation en dossier seront terminés d’ici le 31 mars 2008. La justification sera corrigée au prochain examen du poste. 3 EX-02 Poste : 000640 Directeur général, design organisationnel et ressources EX-03 Poste : 020825 Sous commissaire pour les femmes Cotation de l’initiative créatrice incorrecte. Accorde le même pourcentage pour l’initiative créatrice au superviseur et aux subordonnés, ce qui est inacceptable. Une correction du pourcentage n’aurait aucun impact sur le niveau de classification du poste. De plus, il y a une incohérence entre le titre sur le formulaire TB330 et la documentation. Erreur technique dans l’évaluation l’initiative créatrice. Recommandons G4 (57 %) au lieu de F4 (57 %). G convient davantage étant donné l’absence d’expertise ou d’orientation d’un organisme central et que le titulaire du poste est l’expert du ministère. Le changement de cotation n’aura aucun impact sur le niveau. À corriger au prochain examen du poste. La justification sera corrigée au prochain examen du poste. À corriger au prochain examen du poste. La justification sera corrigée au prochain examen du poste. 4 EX-01 Poste : 000528 Directeur, Division des affaires des détenus Poste confirmé en 1998 comme un poste n’appartenant pas au groupe EX. Aucune autre mesure prise. EX-01 Poste : 000171 Directeur, Gestion financière EX-01 Poste : 030321 Directeur, Bureau de gestion moderne Rien a signaler. EX-03 Poste : 000069 DG, Programmes à l’intention des contrevenants et réinsertion sociale Dernier examen du poste en 2004. Aucune justification en dossier. Impossible de déterminer si le niveau de classification est correct. L’évaluation ne concorde pas avec le Plan d’évaluation des postes du groupe de la direction. Un écart d’une seule cote entre le facteur compétence du superviseur et du poste n’est pas acceptable. Clarifier la structure et la fonction du poste au sein de l’organisation, et mettre à jour et évaluer la description de travail en faisant référence aux postes repères et en tenant compte de la relativité externe. Aucune mesure requise. Un examen de la description de travail et une évaluation à l’aide de la documentation en dossier seront terminés d’ici novembre 2007. Verser en dossier la justification. La justification sera versée au dossier d’ici novembre 2007. Clarifier la structure et la fonction du poste au sein de l’organisation, et mettre à jour et évaluer la description de travail en faisant référence aux postes repères et en tenant compte de la relativité externe. Un examen de la description de travail et une évaluation à l’aide de la documentation en dossier seront terminés d’ici novembre 2007. Sans objet. 5 EX-03 Poste : 027986 DG, Gestion des connaissances et élaboration des politiques L’évaluation ne concorde pas avec le Plan d’évaluation des postes du groupe de la direction et n’est pas appropriée. La cotation de facteur compétence est identique à celle du poste de superviseur, ce qui est inacceptable. Recommandons FIII3 608. La cotation de la finalité n’est pas acceptable. Il est difficile de déterminer la finalité appropriée puisque la partie « dimensions » de la description de travail est incomplète. Il semble que la cotation du poste ait été recommandée par le superviseur. Par conséquent, l’évaluation de la valeur du travail n’est pas objective. Clarifier la structure et la fonction du poste au sein de l’organisation, et mettre à jour et évaluer la description de travail en faisant référence aux postes repères et en tenant compte de la relativité externe. Au 15 mars 2007, le SCC avait aboli le poste 027986. Le ministère remettra à l’AFPC un exemplaire de la décision relative à la classification. Rien à signaler Aucune mesure à prendre Sans objet Postes régionaux EX-02 Poste : 009617 Sous commissaire adjoint, région des Prairies 6 EX-02 Poste : 012846 Sous commissaire adjoint des Opérations EX-02 Poste : 002082 Sous commissaire adjoint EX-01 Poste : 026331 Directeur des opérations régionales (CORCAN) EX-01 Poste : 026334 Directeur des opérations régionales (CORCAN) Rien à signaler Aucune mesure à prendre Sans objet La mise à jour de la description de travail et de la justification remontent à 1993. Aucune décision prise à l’époque en matière de classification. L’impact partagé relativement à la cotation de la finalité n’est pas acceptable d’après la documentation en dossier. La justification porte sur les recettes produites mais pour recevoir une cote d’impact partagé, il faudrait savoir comment les décisions communes en matière de dépenses sont prises. Mêmes observations que pour le poste 026331. La documentation obligatoire devrait être versée au dossier. Un examen de la description de travail et une évaluation à l’aide de la documentation en dossier seront terminés d’ici le 31 mars 2008. Il est peu probable qu’une modification de la cote de la finalité aura un impact sur le niveau du poste. Par conséquent, il y aurait lieu de corriger la cotation au prochain examen du poste. La justification sera corrigée au prochain examen du poste. Il est peu probable qu’une modification de la cote de la finalité aura un impact sur le niveau du poste. Par conséquent, il y aurait lieu de corriger la cotation au prochain examen du poste. La justification sera corrigée au prochain examen du poste. 7 EX-01 Poste : 000721 Sous-commissaire adjoint des Opérations L’évaluation ne respecte pas le Plan d’évaluation des postes du groupe de la direction. L’indice d’ampleur de la finalité n’a pas été appliqué au budget de fonctionnement pour mesurer la finalité. Aucun poste repère n’a servi à la justification. RENSEIGNEMENTS SUR LE POSTE Clarifier la structure et la fonction du poste au sein de l’organisation, et mettre à jour et évaluer la description de travail en faisant référence aux postes repères et en tenant compte de la relativité externe. OBSERVATIONS Un examen de la description de travail et une évaluation à l’aide de la documentation en dossier seront terminés d’ici octobre 2007. RECOMMANDATIONS PLAN D’ACTION DE SCC / RÉSULTATS ATTENDUS Rien à signaler Aucune mesure à prendre Sans objet Problèmes de documentation. La nouvelle classification était rétroactive pour un an. Cependant, la description de travail était datée de deux ans après la date d’effet. Le formulaire TB330 n’a pas été signé par l’administrateur général. Aucun problème de classification à régler. Apporter les correctifs à la documentation. La documentation exigée sera versée au dossier d’ici février 2007. Postes de district EX-02 Poste : 005395 Directeur du district de Montréal EX-02 Poste : 005578 Directeur de district – EST/OUEST 8 Postes dans les établissements Lorsque les postes sont évalués individuellement, la plupart des cotes semblent appropriées. Par contre, lorsqu’ils sont analysés en groupe, les cotes accordées ne semblent pas tenir compte des disparités qui existent entre ces mêmes postes, par exemple le niveau de sécurité des établissements, la diversité de la population, la taille et le budget des établissements, etc. Les cotations ne semblaient pas refléter une progression logique de l’échelle de cotation du savoir-faire ou de la résolution de problème fondée sur les différences entre les établissements. L’équipe a examiné les dossiers des postes de directeur suivants : EX-01 Poste : 004357 Drummond EX-02 Poste : 003633 Archambault EX-01 Poste : 007060 EX-02 Poste : 006250 Kingston EX-01 Poste : 008241 Beaver Creek EX-02 Poste : 083350 Joyceville EX-01 Poste : 012797 EX-02 Poste : 011101 Drumheller EX-01 Poste : 011564 EX-02 Poste : 014036 EX-01 Poste : 021818 Lake Établissement Établissement Fernbrook Pénitencier de Établissement de Établissement de Centre Grierson Établissement Il est recommandé que Service correctionnel Canada entreprenne un examen des descriptions de travail et des cotations affectées aux postes de directeur pour assurer la cohérence des évaluations et des classifications de postes. Un examen des postes de directeur commencera en janvier 2007 pour se terminer au 31 mars 2008. * Pour plus de renseignements, se reporter à la réponse du rapport. Grande Cache Établissement de Kent Ferndale et Elbow 9 L’équipe a examiné les postes de directeur suivants. Elle a relevé des problèmes dans les deux postes suivants, qui doivent être réglés. RENSEIGNEMENTS SUR LE POSTE EX-01 Poste : 002286 Directeur, Montée St- François EX-01 Poste : 013034 Directeur, Établissement William Head OBSERVATIONS La dernière décision en dossier concerne la transposition du poste de SM à EX. Les cotations ont été attribuées dans la base de données sur les postes, mais il n’y a pas de justification des cotations en dossier. Rien ne prouve que le poste a été examiné depuis sa conversion de SM à EX en 1992. La description de travail a été mise à jour en 1998, mais il n’y a pas de justification ni de formulaire TB330 en dossier. RECOMMANPLAN DATIONS D’ACTION DE SCC / RÉSULTATS ATTENDUS Examiner Un examen des l’évaluation du postes de poste en faisant directeur référence aux commencera en postes repères janvier 2007 et en tenant pour se terminer compte de la au 31 mars 2008. relativité externe. Examiner l’évaluation du poste en faisant référence aux postes repères et en tenant compte de la relativité externe. Verser en dossier les documents de classification appropriés. Un examen des postes de directeur commencera en janvier 2007 pour se terminer au 31 mars 2008. 10