Assistant en relations européennes et internationales Campus de

Assistant en relations européennes et internationales
Campus de Metz
Contexte
L’Ecole Nationale Supérieure d’Arts et Métiers est un établissement public à caractère scientifique, culturel et
professionnel placé sous la tutelle du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche, il fait partie des
grands établissements créés par le code de l’éducation.
Au service des besoins du monde socio-économique, L’ENSAM a pour mission principale la formation initiale
d’ingénieurs généralistes aux disciplines du génie mécanique et du génie industriel, la formation professionnelle
tout au long de la vie, la recherche et l’innovation
Le campus de Metz accueille 420 étudiants et stagiaires. Il compte 50 personnels enseignants-chercheurs,
enseignants et doctorants, et, 49 personnels administratifs et techniques.
La recherche est mise en œuvre au sein de 2 laboratoires : le Laboratoire multi tutelle d’Etudes des
Microstructures et de Mécanique des Matériaux (LEM3) et le Laboratoire de Conception, Fabrication et
Commande (LCFC).
Activités principales
Rattaché hiérarchiquement au responsable du service, le gestionnaire est affecté au Service d’Assistance à
l’Enseignement et à la Recherche (SAEER 5 personnes) et travaille également en lien fonctionnel avec la
directrice des relations européennes et internationales (Direction Générale Paris) et la cellule des relations
internationales locale (3 personnes). Il est chargé de la coordination et de l’organisation administrative des
relations internationales du Campus et des activités en découlant (scolarité internationale des étudiants, mobilité
en général, etc.), y compris sur les missions à caractère national.
Il/elle aura pour activités :
-Piloter les aspects logistiques, administratifs, financiers de l’accueil des étudiants, chercheurs étrangers et des
délégations étrangères
-accompagner les étudiants ENSAM dans leurs formalités concernant la mobilité en lien avec le responsable de
parcours (information sur les parcours, inscriptions, bourses, rédaction d’un guide...) et recenser les étudiants en
mobilité
-Organiser et animer en lien avec le chargé de mission des Relations Internationales, des activités (ateliers,
rencontres, présentations) liés à la mobilité internationale (mobilité académique, stage, projet en laboratoire)
-accueillir (démarches administratives, logement, visa) et suivre (contrat d’études) les étudiants internationaux
- Mettre en place des actions de communication en interne et en externe pour tous les publics (notamment les
étudiants)
-Elaborer et mettre à jour une base de données des relations internationales du campus : conventions, tableaux
de bord, suivi d’indicateurs….
-préparer les jurys de diplômes des étudiants en parcours franco-allemands et franco-américains
-convertir, récupérer et envoyer les notes et les saisir dans le logiciel dédié
-assurer le suivi administratif des projets avec financement géré par le campus, liés aux missions/déplacements à
l’international et effectuer les opérations administratives mentionnées dans le calendrier de l'UFA
-participer au forum franco-allemand
-gérer au niveau local les aspects administratifs liés aux sélections internes des étudiants (séjour d’études et
stages) : organisation visio, entretien de motivation, transmission de pièces administratives...)
-diffuser les appels d’offres européens et internationaux destinés aux différentes entités de l’organisme
-S’impliquer dans des réseaux professionnels, notamment pour les actions communautaires
-Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
-Contribuer à la réalisation de rapports, réponses aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la
production et les moyens de la structure
-Établir et proposer un budget, en lien avec le chargé de mission, contrôler sa répartition et son exécution et faire
le suivi et l'analyse des dépenses
-organiser les visites et manifestations des partenaires internationaux sur le campus et évènements extérieurs
-apporter des éléments d'information sur le devenir professionnel des étudiants issus des parcours bi-diplômants
-réaliser le suivi des étudiants et personnels en séjour à l'étranger notamment de termes de sécurité
-Etre l’interlocuteur des organismes régionaux en lien avec les activités des RI (collectivités territoriales,
bourses…) et des autorités consulaires en relation avec la DREI/DFI-REI Pôle mobilité
-représenter le campus de Metz dans les réunions du réseau relations internationales auprès de la DREI et
auprès de la DGAF de l'établissement si besoin
-Participer aux tâches ponctuelles du service, notamment la préparation de la rentrée, participation aux
inscriptions administratives, préparation de la remise des diplômes, élections usagers aux Conseils de l’école
Déplacements occasionnels en Allemagne
Compétences linguistiques : compréhension et expression écrite et orale en allemand et en anglais
Compétences requises
Vous avez une connaissance générale de l’enseignement supérieur liés aux échanges académiques (expérience
d’expatriation serait un plus) ; vous savez rédiger des comptes rendus, des rapports et des notes ; vous maîtrisez
les outils de gestion et de communication informatiques : pack office, TIC (internet-messagerie), vous savez
transmettre l’information sur des supports appropriés : tableaux de bord ;vous savez appliquer et faire appliquer
les textes réglementaires, vous savez organiser le classement et la conservation des documents et informations
traités et savez planifier les activités et les échéances.
Qualités requises
- Vous avez de bonnes qualités relationnelles ;
- Vous êtes à l’écoute des besoins des usagers du service
- vous savez travailler en équipe et rendre compte de manière autonome;
- vous respectez la confidentialité ; vous respectez l’usager ;
- vous êtes rigoureux organisé et méthodique
- vous savez être réactif et anticiper
Informations complémentaires
Poste disponible au 1/01/2016
Poste ouvert aux titulaires (Technicien de Recherche et de Formation ou Assistant Ingénieur) et aux contractuels
(à partir de 1537 € brut mensuel, selon expérience- contrat d’un an renouvelable)
Emploi : catégorie B/A - quotité : 100%
Candidature
CV détaillé et lettre de motivation à adresser à Liliane ECCLI-GROPPE, Responsable Administratif, 4 rue
Augustin Fresnel 57078 Metz Cedex 03 – [email protected]
Pour tout renseignement sur les missions :
Katarzyna DZIADOSZ-MAGRON, tél. : 03 87 37 54 30 poste 285