Atelier d`initiation

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Atelier d’initiation
Initiation au courrier électronique
Contenu de l’atelier
Qu’est-ce que le courrier électronique?.......................................................................................................... 1
Les adresses électroniques ......................................................................................................................... 1
Services de courrier..................................................................................................................................... 1
Courrier en erreur ....................................................................................................................................... 2
Création et utilisation d’un compte dans Outlook .......................................................................................... 2
Création d’un compte d’utilisateur ............................................................................................................. 2
Paramètres du compte ............................................................................................................................... 3
Déconnexion du compte ............................................................................................................................. 4
Entrer à nouveau dans votre compte d’utilisateur ..................................................................................... 4
Travailler avec les courriels dans Outlook ....................................................................................................... 5
Boîte de réception....................................................................................................................................... 5
Archivage..................................................................................................................................................... 5
Courrier indésirable .................................................................................................................................... 5
Brouillons .................................................................................................................................................... 5
Messages envoyés ...................................................................................................................................... 5
Messages supprimés ................................................................................................................................... 5
Menu Outlook .................................................................................................................................................. 6
L’utilisation des contacts dans Outlook ........................................................................................................... 6
Accès à la gestion des contacts ................................................................................................................... 6
Création d’un contact ................................................................................................................................. 6
Modification d’un contact........................................................................................................................... 7
Suppression d’un contact............................................................................................................................ 7
Envoi d’un courriel ........................................................................................................................................... 7
Sélection d’un contact dans un courriel ..................................................................................................... 8
Insérer une pièce jointe .............................................................................................................................. 9
© SADC Centre-de-la-Mauricie 2013
Qu’est-ce que le courrier électronique?
Les mots « courrier électronique, e-mail ou courriel » désignent un service de transfert de messages
envoyés via Internet. Ce service est comparable à celui de la poste : les messages envoyés sont dirigés dans
la boîte aux lettres électronique du destinataire.
Il existe plusieurs avantages liés à l’utilisation du courrier électronique. En effet, il est possible d’envoyer
des messages partout dans le monde en quelques secondes, et ce, gratuitement. Il est aussi possible
d’échanger des fichiers de différents formats. L’utilisation du courrier électronique est donc l’équivalent,
sur ordinateur, des services postaux réguliers.
Les adresses électroniques
Pour recevoir et consulter des messages, il est indispensable de posséder une adresse électronique et un
service de courrier électronique.
Les adresses électroniques ont une forme bien précise. Elles peuvent être présentées sous la forme
suivante : [email protected].
Le nom est la partie que vous pouvez définir vous-même. C’est la partie de l’adresse qui vous représente.
C’est pourquoi, en règle générale, on utilise notre prénom et nom de famille (ou nos initiales) pour définir
le nom. Exemple : [email protected]
L’organisation est la partie qui définit votre fournisseur Internet (celui que vous avez à votre domicile, par
exemple), ou l’organisation qui vous permet d’avoir accès à vos courriels (au travail ou sur un site Internet
d’envoi de courriels). Exemple :
[email protected] (exemple d’adresse à domicile, fournisseur Cogeco)
[email protected] (adresse pour la SADC Centre-de-la-Mauricie, organisme du milieu de travail)
Le domaine représente souvent le pays dans lequel l’organisation se situe. Cependant, certains domaines
diffèrent de ce système et utilisent le .com (commerces), .net (organisation gérant le réseau), .org
(organisations non commerciales), etc. Au Canada, nous incluons souvent dans le domaine le nom de la
province. Exemple : [email protected]
N.B. Dans l’utilisation des adresses électroniques, nous ne devons pas utiliser de lettre accentuée (é, è, à, ç,
etc.) et il est préférable d’utiliser des lettres minuscules.
Services de courrier
Il existe des sites internet qui nous permettent de créer un compte gratuitement et ensuite utiliser leurs
services pour recevoir et envoyer des messages. Beaucoup connaissent déjà Hotmail. Depuis peu, Microsoft
a fait la transition d'Hotmail vers Outlook. L’interface a été complètement refaite. Elle est plus épurée et
facile à manipuler. Il existe aussi d'autres sites gratuits du même genre qu’Outlook (exemple : Yahoo,
Google Mail). Si vous avez un fournisseur internet qui vous permet de vous connecter à internet chez vous,
vous avez aussi un courrier électronique de votre fournisseur (exemple : Cogeco, Sympatico, Vidéotron…).
1
Courrier en erreur
Il arrive, lorsqu’on envoie un message à un destinataire X, que l’on reçoive un message d’erreur de
l’administrateur du courrier. Ceci se produit lorsque l’on tape une erreur dans l'adresse d’un destinataire.
Le serveur de courriels nous renvoie notre message en nous indiquant la raison du refus de livraison. En
général, vous trouverez, dans la zone « sujet » et dans le texte du courrier, la raison du refus. Souvent, c’est
que le domaine n’est pas valide ou que la personne est inconnue dans le domaine que vous avez indiqué.
Création et utilisation d’un compte dans Outlook
Aux fins de cette formation, nous utiliserons le système de messagerie Outlook, soit Hotmail amélioré, le
système le plus utilisé de nos jours et donnant accès à divers services. De plus, peu importe où l’on se
trouve, nous pouvons y accéder sans aucun problème, à partir de n’importe quel ordinateur connecté à
Internet. Ce système est accessible à l’adresse Internet suivante : www.outlook.com
N.B : Il ne faut pas confondre outlook.com et application Outlook de Microsoft Office. outlook.com est un
site internet qui permet, gratuitement, de créer et utiliser les services d’un courrier éléctronique.
L’application Outlook de Microsoft Office est une application que nous installons dans notre ordinateur.
Après configuration d’un compte de courrier, l’application nous permet d’utiliser un service.
Création d’un compte d’utilisateur
Avant tout, il est important de vous créer un compte d’utilisateur. Notez que cette étape doit être faite une
seule et unique fois et qu’à l’avenir, vous n’aurez qu’à entrer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe
pour avoir accès à vos courriels.
1.
Ouvrez Internet Explorer.
2.
Inscrivez www.outlook.com dans votre barre d’adresse et faites « Entrée ».
3.
Cliquez sur le lien
qui se trouve dans la partie droite de la page.
4.
Vous devriez voir apparaître une page comme celle-ci :
2
5.
Vous devez remplir tous les champs. Cliquez sur J’accepte pour terminer. Si tout fonctionne vous
devriez voir la page ci-dessous. Sinon, vous devez analyser la page et corriger l’erreur avant de
recliquer sur J’accepte.
6.
Cliquez sur Atteindre la boîte de réception.
N.B. : Toutes adresse déjà crées avec hotmail.com dans le passé, continues de fonctionner sur outlook.com
Paramètres du compte
Vous pouvez visualiser ou modifier des informations reliées a votre compte Outlook.
1.
2.
En haut à droit cliquez sur le bouton représentant votre nom.
Dans le menu cliquez sur Paramètres du compte.
3.
La page ci-dessous ouvrira.
4.
Pour un aide mémoire, veuillez inscrire sur les lignes ci-dessous votre adresse de courriel (Email) et
votre mot de passe.
3
Adresse de courriel : _________________________________________Mot de passe : ________________
5.
6.
Dans le futur, vous pourriez avoir besoin de changer votre mot de passe. Vous pouvez le changer en
cliquant sur Modifier le mot de passe.
Pour fermer la page internet Résumé du compte, cliquez sur le X à droit de l’onglet Compte
Microsoft.
Déconnexion du compte
1.
2.
En haut à droit cliquez sur le bouton représentant votre nom.
Dans le menu cliquez sur Déconnexion.
Entrer à nouveau dans votre compte d’utilisateur
1.
2.
3.
4.
5.
6.
4
Ouvrez Internet Explorer.
Une fois Internet Explorer ouvert, tapez www.outlook.com dans votre barre d’adresse en haut de
l’écran et appuyez sur « Entrée ».
Dirigez-vous alors vers la partie droite Compte Microsoft pour accéder à votre boîte aux lettres. Vous
devez vous identifier en inscrivant votre adresse de messagerie ainsi que votre mot de passe.
Ne pas cocher Maintenir la connexion. Vous pouvez le faire que quand vous êtes chez vous car cela
implique que les prochaines fois que vous taperez outlook.com dans la barre d’adresse d’Internet
Explorer, vous n’aurez pas à vous identifier.
Cliquez sur Se connecter.
Si le message ci-dessous apparaît, c’est que vous avez fait une erreur en inscrivant vos informations.
Vous devez les réinscrire puis appuyer sur le bouton Se connecter de nouveau.
Travailler avec les courriels dans Outlook
Après avoir saisi votre adresse de messagerie et votre mot de passe, vous entrez dans
votre compte. La section d’Outlook qui nous intéresse se situe à gauche de la page qui
apparaît à l’écran. Cette section affiche les différentes fonctions du courrier électronique.
N.B. : Si vous ne voyez pas exactement les noms de dossiers comme l’image ci-contre,
vous devez cliquez sur la petite flèche situé à gauche de Dossiers.
Boîte de réception
C’est à l’intérieur de la boîte de réception que les nouveaux messages sont stockés. En accédant à ce
dossier, vous avez la liste des courriels reçus, le nom des personnes vous les ayant envoyés, leur sujet et la
date à laquelle ils ont été envoyés.
Archivage
Dossier qui sert a archiver vous courriels.
Courrier indésirable
Ce dossier contient tous les messages jugés indésirables. Supposons que vous recevez un message qui ne
vous est pas destiné ou ayant un contenu offensant et vulgaire, vous pouvez éviter de recevoir d’autres
courriels du même type à nouveau. Vous n’avez qu’à cocher le message que vous jugez indésirable et à
cliquer sur l’option Courrier indésirable en haut du message. Lorsque vous faites cette action, si le même
destinataire tente de vous envoyer un courriel à nouveau, celui-ci sera automatiquement envoyé dans le
dossier nommé Courrier indésirable.
Brouillons
Ce dossier contient tous les messages que vous avez commencés à écrire et qui sont inachevés. Hotmail ne
garde pas automatiquement un message inachevé en mémoire. C’est vous qui devez enregistrer votre
message en tant que brouillon pour qu’il soit sauvegardé. Lorsque vous êtes dans la page d’écriture d’un
courriel, c’est l’option Enregistrer le brouillon qui vous permettra d’effectuer cette action. Lorsque vous
serez prêt à achever votre message, vous n’avez qu’à retourner dans ce même dossier et sélectionner le
message en question.
Messages envoyés
Ce dossier contient la liste de tous les messages que vous avez envoyés. Le destinataire, la date d’envoi et le
sujet sont indiqués pour chaque message.
Messages supprimés
Les messages que vous supprimez de votre boîte de réception ou de tout autre dossier se retrouvent dans
le dossier Messages supprimés. Lorsque vous supprimez à nouveau vos messages dans le dossier Messages
supprimés, ils seront définitivement supprimés.
5
Menu Outlook
1.
En haut à gauche cliquer sur la flèche à droit d’Outlook.
dessous ouvrira.
-
La mini fenêtre ci-
Courrier : En cliquant sur le carré bleu pale, vous retournez à votre boîte de réception.
Contacts : En cliquant sur le carré rouge, vous aurez accès à vos contacts.
Calendrier : En cliquant sur le carré mauve, vous pouvez avoir un accès au calendrier.
SkyDrive : En cliquant sur le carré bleu foncé, vous avez accès à votre hébergement et stockage en
ligne que Microsoft vous offre.
L’utilisation des contacts dans Outlook
Le service Outlook vous offre la possibilité d’utiliser un carnet d'adresses qui vous permet de stocker les
informations concernant les personnes et les sociétés avec lesquelles vous communiquez. Les données que
vous pouvez enregistrer sont les adresses postales, les adresses de messagerie, les différents numéros de
téléphone et tout autre type d'information telles que les anniversaires ou dates importantes des personnes
ou sociétés que vous contactez le plus souvent.
En entrant ces personnes dans votre carnet d'adresses, vous conservez toutes les informations les
concernant. De plus, Outlook vous permettra de sélectionner, dans une liste, la ou les personnes à qui vous
voulez envoyer un courriel.
Accès à la gestion des contacts
Pour avoir accès aux options de gestion des contacts :
1.
En haut à gauche, cliquez sur la flèche pour accéder au menu
Outlook.
2.
Cliquez sur le carré rouge, Contacts.
Création d’un contact
1.
2.
3.
6
Lorsque la section Contacts est à l’écran, appuyez sur le bouton
Nouveau qui est situé en haut.
Entrez, dans chacun des champs, les informations que vous
connaissez sur la personne en question. Évidemment, vous devez
absolument entrer une adresse de courrier électronique. Si vous le
désirez, vous aurez plusieurs champs comme ceux ci-dessous à
remplir.
Enregistrez votre nouveau contact en cliquant sur l’option
Enregistrer.
Modification d’un contact
Pour modifier un contact, vous devez vous trouver dans le menu Contacts.
1.
À gauche, cliquez sur le nom du contact pour lequel vous désirez faire des changements.
2.
En haut, sur la barre rouge, cliquez sur l’option Modifier.
3.
La page du contact apparaîtra et vous n’aurez qu’à remplacer ou ajouter les nouvelles informations.
N’oubliez pas d’Enregistrer les modifications lorsque vous aurez terminé.
Suppression d’un contact
Pour supprimer un contact, vous devez vous trouver dans le menu Contacts.
1.
À gauche cliquez sur le contact que vous désirez supprimer.
2.
En haut, sur la barre rouge, cliquez sur l’option Supprimer.
3.
Après cette opération, votre contact aura disparu.
Envoi d’un courriel
1.
2.
3.
4.
5.
Accédez à la section Boîte de réception.
Cliquez ensuite sur l’option Nouveau en haut, dans la barre bleu.
Une nouvelle page s’ouvrira dans laquelle vous pourrez composer votre message.
Faites afficher les champs Cc/Cci.
Pour faire afficher les champs Cc/Cci, il vous suffit de cliquer sur Champs Cc/Cci.
6.
Dans cette page, vous aurez divers champs à remplir avant de pouvoir envoyer le courriel. Les voici :
 Le champ À est celui dans lequel vous devez inscrire l’adresse de la personne à qui vous voulez
envoyer le message.
 Le champ Cc signifie « Copie conforme ». Vous pouvez donc y inscrire l’adresse de la personne à
qui vous voulez envoyer une copie.
 Le Champ Cci signifie « Copie conforme invisible » L’adresse que vous inscrivez dans ce champ ne
sera pas connue (sera invisible) à ceux dont l’adresse se situe dans le champ À ou dans le champ
Cc.
 Le champ Objet indique le sujet général du message.
 La plus grande zone de texte est celle où vous tapez le message.
7
7.
Lorsque vous allez taper votre message, il est possible pour vous de changer le style de la police et la
couleur de votre police.
Style de la police de caractères
Sélectionnez le texte à modifier et dans la barre d’outils de Mise en forme,
cliquez sur :
pour mettre le texte en gras
pour mettre le texte en italique
pour souligner le texte.
Choix de la police de caractères
cliquez sur
et puis ensuite sur le nom de police à appliquer.
Taille de la police de caractères
cliquez sur
et sur la taille à appliquer.
Couleur de la police de caractères
cliquez sur
et sur la couleur à appliquer.
Alignement du texte
cliquez sur :
pour aligner le texte à gauche
pour aligner le texte au centre
8.
pour aligner le texte à droite
Émoticônes
Pour insérer un émoticône, cliquez sur le petit bonhomme sourire dans la barre
d’outils de Mise en forme et cliquez sur celui que vous voulez insérer.
Une fois que vous avez terminé de compléter votre courriel, cliquez en haut dans la barre bleu sur
l’option Envoyer pour confirmer l’envoi de votre courriel.
Sélection d’un contact dans un courriel
Pour sélectionner un contact dans un courriel, vous devez être dans la page d’écriture d’un courriel. Êtesvous capable de vous rendre à cette page? Vous pouvez revoir la section précédente.
1.
Une fois dans la page d’écriture d’un courriel, cliquez directement sur le À bleu.
2.
La fenêtre suivante apparaît :
8
3.
4.
Cliquez sur le ou les contacts à qui vous voulez envoyer un courriel. Les contacts s’ajouteront
automatiquement au message. Cliquez à coté de la liste de contact pour fermer la fenêtre. Si la
personne à qui vous voulez envoyer un courriel n’est pas dans vos contacts, il s’agit de taper l’adresse
de la personne à droite du À dans la zone blanche.
De retour à la page d’écriture d’un courriel, le ou les contacts que vous aurez sélectionnés seront
automatiquement inscrits directement dans le champ À.
Insérer une pièce jointe
Si vous désirez ajouter un fichier quelconque afin que le destinataire puisse le recevoir en même temps que
votre message, vous devez ajouter ce que l’on appelle une « pièce jointe ». L’ajout d’une pièce jointe se fait
avant d’envoyer le message.
1.
2.
3.
Sur la barre bleu, cliquer sur Insérer.
Dans le menu contextuel, cliquer sur Fichiers en tant que pièces jointes.
Ensuite, la boîte de dialogue suivante apparaîtra :
4.
Recherchez sur votre ordinateur le fichier que vous désirez joindre et cliquez sur le bouton Ouvrir
pour confirmer votre choix.
Vous reviendrez ensuite à la page originale d’édition de votre message.
5.
N.B. : Si vous faites le bouton Ouvrir sur un dossier, veuillez noter que ce sera le dossier qui s’ouvrira et non
le dossier qui sera ajouté à la pièce jointe.
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