ministere de la region de bruxelles-capitale - e

CAHIER SPECIAL DES CHARGES
N°31-2016/ACTIRIS
Appel d’offre ouvert
Marché de services
Organisation d’évènements
TABLE DES MATIÈRES
Dérogations aux règles générales d’exécution (R.G.E.)
1.
Clauses administratives
1.1
Dispositions administratives générales
1.1.1. Objet, description et durée du marché
1.1.2. Législation sur les marchés publics
1.1.3. Mode de passation
1.1.4. Pouvoir adjudicateur
1.1.5. Droit d’accès et critères de sélection qualitative
1.1.6. Contenu et établissement de l’offre
1.1.7. Cas particulier des offres remises en groupement sans personnalité juridique
1.1.8. Dépôt de l’offre
1.1.9. Ouverture des offres
1.1.10. Délai d’engagement des soumissionnaires
1.1.11. Critères d’attribution
1.1.12. Mode de détermination (et de contrôle) des prix
1.1.13. Révision des prix
1.1.14. Variante(s)
1.1.15. Clause d’exécution
1.2
Dispositions administratives particulières
1.2.1. Fonctionnaire dirigeant
1.2.2. Cautionnement
1.2.3. Renseignements complémentaires
1.2.4. Assurances
1.2.5. Délai d’exécution
1.2.6. Délai de paiement
1.2.7. Réception
1.2.8. Responsabilités et manquements
1.2.9. Engagements particuliers pour le prestataire de services
1.2.10. Règlement des litiges
2.
3.
Clauses techniques
Formulaire d’offre
Csc n°31-2016- ACTIRIS
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Dérogations aux règles générales d’exécution (R.G.E.)
Dans le présent cahier spécial des charges, il est dérogé aux articles suivants de l’AR du 14 janvier 2013
établissant les règles générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics :
Article 25 : Le montant du cautionnement est fixé pour l’ensemble des prestations réalisées dans le cadre
du marché conclu. Dès lors, un montant de 5% du total estimé du marché (300 000 euros par an sur 3
ans) est demandé en cautionnement. Il s’agit de simplifier la procédure de cautionnement et d’éviter un
dépôt de caution à chaque nouveau bon de commande.
Article 19 : Le pouvoir adjudicateur acquiert les droits de propriété intellectuelle de toutes les réalisations
nées de l’exécution du marché.
1. Clauses administratives
1.1. Dispositions administratives générales
1.1.1. Objet, description et durée du marché
Objet
Actiris souhaite faire appel à une société pour l’organisation de divers évènements coordonnés par le
service de Communication externe.
Description
Actiris est l’Office Régional Bruxellois pour l’Emploi. Les cibles prioritaires sont les chercheurs d’emploi,
les employeurs et les partenaires d’Actiris.
Dans ce contexte, Actiris compte organiser plusieurs fois par an des évènements à destinations de ces
différents publics. Il s’agirait d’environ 5 événements par an avec un budget annuel estimé d’environ
300.000€1.
Actiris souhaite confier à une agence externe l’organisation de ces évènements dont le nombre,
l’envergure et les thématiques sont variables. L’organisation pourra comporter différents aspects :
définition (en concertation avec Actiris) du concept de l’évènement, organisation logistique (salle, catering,
signalétique, accueil,…), création de supports (vidéos, powerpoints/Prezi,…), gestion des invitations,
gestion des inscriptions (modules online), animation lors de l’évènement,…
Il s’agit d’un marché à quantités présumées dit « à commandes », les prestations seront donc
commandées au fur et à mesure des besoins.
Durée du marché
Le marché prend cours le premier jour calendrier qui suit le jour où l’adjudicataire a reçu la notification de
la conclusion du marché et est conclu pour une durée de 3 ans. Chaque partie peut néanmoins mettre fin
de manière anticipée au contrat à la fin de la première ou de la deuxième année, à condition que la
notification à l’autre partie soit faite par lettre recommandée au moins 90 jours calendrier avant la fin de la
première ou de la deuxième selon le cas. Dans ce cas, la partie qui doit subir la résiliation du contrat, ne
peut réclamer des dommages et intérêts à cet effet. L’exécution des services prévus au présent cahier
spécial des charges doit, dans tous les cas, être terminée dans le délai prévu, aux délais d’exécution.
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Cette estimation ne constitue pas un engagement du pouvoir adjudicateur.
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1.1.2. Législation sur les marchés publics
Le présent marché est réglé par les dispositions du présent cahier spécial des charges.
Sauf dérogation expresse, le marché est également soumis aux dispositions et conditions suivantes :
– Loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures
et de services (ci-après dénommé Loi 2006)
– Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de
marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services ;
– Arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs
classiques (ci-après dénommé AR 2011) ;
– Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics
et des concessions de travaux publics (ci-après dénommé AR 2013) ;
– Ordonnance du 8 mai 2014 relative à l'inclusion de clauses environnementales et éthiques dans
les marchés publics
– Ordonnance du 8 mai 2014 relative à l'inclusion de clauses sociales dans les marchés publics
– Circulaire du 5 février 2009 relative à l'insertion de critères écologiques et de développement
durable dans les marchés publics de fournitures et de services et modifiant la circulaire
ministérielle du 8 juillet 1993 relative à l'Eco-consommation et à la gestion des déchets dans les
administrations publiques régionales en Région de Bruxelles-Capitale
– Circulaire du 4 octobre 2012 relative aux clauses sociales dans les marchés publics de la Région
de Bruxelles-Capitale
– tous les compléments et modifications ultérieures des lois et arrêtés royaux mentionnés cidessus.
Les obligations découlant des documents cités ci-dessus régissent le marché à l'exclusion de toute autre
clause contraire, contenue notamment dans l'offre et les conditions générales de l'adjudicataire.
1.1.3. Mode de passation
Le marché est un marché de services et il sera attribué selon la procédure de l’appel d’offres ouvert
(publicité belge), conformément aux articles 3, 5°, et 25 de la loi précitée du 15 juin 2006. Il s’agit de
services visés dans l’Annexe II B de cette même loi puisqu’il s’agit essentiellement de la mise en place
d’événements. Cela inclut des services de restauration, des services récréatifs ou encore culturels ainsi
que de services non repris dans l’Annexe II A de la loi précitée du 15 juin 2006.
Le pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité pour des services nouveaux consistant dans la répétition
de services similaires conformes à un projet de base de procéder par procédure négociée sans publicité,
conformément à ce qui est déterminé par l’article 26§1, 2°b de la loi du 15 juin 2006 relative aux marchés
publics.
1.1.4. Pouvoir adjudicateur
Le pouvoir adjudicateur est l’Office régional bruxellois de l’Emploi, dénommé Actiris, sis Boulevard
Anspach 65 à 1000 Bruxelles, représenté par Monsieur Grégor Chapelle, Directeur général et Madame
Caroline Mancel, Directrice générale adjointe.
1.1.5. Mode de détermination (et de contrôle) des prix
Le marché est à bordereau de prix : Marché dans lequel les prix unitaires des différents postes sont
forfaitaires et les quantités sont présumées ou exprimée dans une fourchette ; le prix est payé sur la base
des quantités effectivement commandées et mises en œuvre.
Les prix sont énoncés en chiffres et en lettres en EUR (une précision jusqu’à quatre chiffres après la
virgule est autorisée).
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Les prix sont établis HTVA. Le taux et le montant de TVA en vigueur au moment de l’offre doivent être
indiqués distinctement sous une rubrique prévue à cet effet dans le modèle de soumission.
Le soumissionnaire est censé avoir inclus dans les prix tant unitaires que globaux tous les frais et
impositions généralement quelconques grevant le marché selon l’article 19 AR 2011, à l’exception de la
TVA.
Sont notamment inclus dans le prix :
1° la gestion administrative et le secrétariat ;
2° le déplacement, le transport et l'assurance ;
3° la documentation relative aux services ;
4° la livraison de documents ou de pièces liés à l’exécution ;
5° les emballages ;
6° la formation nécessaire à l'usage ;
7° le cas échéant, les mesures imposées par la législation en matière de sécurité et de santé des
travailleurs lors de l'exécution de leur travail.
8° les frais de traduction
1.1.6. Droit d’accès et critères de sélection qualitative
Le formulaire d'offre doit être accompagné des pièces suivantes :
Situation juridique du soumissionnaire - références requises (critères d'exclusion)
Par le seul fait de participer à la procédure de passation du marché, le soumissionnaire atteste qu’il ne se
trouve pas dans un des cas d’exclusion visés aux §§ 1er et 2 de l'article 61 de l’arrêté royal du 15 juillet
2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques.
Actiris consultera via Digiflow directement les 4 documents suivants :
-
l’attestation prouvant que le soumissionnaire est assujetti à la TVA provenant de la banque de
données TVA
l’attestation de paiement des cotisations sociales provenant de la banque de données ONSS
l’attestation de paiement des obligations fiscales professionnelles provenant de la banque de
données du SPF Finances perception et recouvrement
l’attestation de non-faillite ou de situations non similaires de la Banque Carrefour des Entreprises
(BCE)
Les soumissionnaires étrangers doivent fournir :
un certificat délivré par l’autorité compétente du pays concerné qui prouve que le soumissionnaire est
en règle en matière de cotisations de sécurité sociale (Le soumissionnaire doit, suivant compte arrêté
au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, avoir transmis à l’autorité compétente
toutes les déclarations requises jusque et y compris celles relatives à l’avant-dernier trimestre civil
écoulé par rapport à la date limite de réception des offres).
- un certificat délivré par l’autorité compétente du pays concerné qui prouve que le soumissionnaire est
en règle par rapport à ses obligations fiscales professionnelles selon les dispositions légales du pays
où il est établi. L’attestation porte sur la dernière période fiscale écoulée avant la date limite de
réception des offres.
- les comptes annuels des 3 derniers exercices
- l’attestation prouvant que le soumissionnaire est assujetti à la TVA provenant de la banque de
données TVA
- l’attestation de non-faillite ou de situations similaires
Lorsqu’un ou plusieurs des documents ne sont pas délivrés dans le pays concerné, il peu(ven)t être
remplacé(s) par une déclaration sous serment ou par une déclaration solennelle faite par l’intéressé
-
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devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays
d’origine ou de provenance.
Situation financière et économique du soumissionnaire – références requises
Le soumissionnaire communiquera au pouvoir adjudicateur lors de la remise de son offre :
Le soumissionnaire doit avoir réalisé au cours d’un des trois derniers exercices un chiffre d’affaires relatif
aux activités directement liées aux services décrits dans le présent cahier spécial des charges, égal à
1.000.000 EURO. Il joindra à son offre une déclaration relative à ce chiffre d’affaires réalisé pendant les
trois derniers exercices.
Capacité technique du soumissionnaire - références requises (critères de sélection)
Le soumissionnaire communiquera au pouvoir adjudicateur lors de la remise de son offre :
Le soumissionnaire doit disposer du personnel suffisamment compétent pour pouvoir exécuter le marché
convenablement.
Le soumissionnaire joint à son offre un relevé reprenant le personnel qui sera mis en œuvre lors de la
réalisation du marché. Dans ce document, le soumissionnaire mentionne les diplômes dont ce personnel
est titulaire, ainsi que les qualifications professionnelles et l’expérience.
Le soumissionnaire joint à son offre une liste reprenant les trois services les plus importants qui ont été
effectués au cours la dernière année, avec mention du montant et de la date et les destinataires publics
ou privés. Les services sont prouvés par des attestations émises ou contresignées par l’autorité
compétente ou, lorsque le destinataire était un client privé par une attestation du client ou à défaut par
une simple déclaration du prestataire de services. L’un de ces services sera explicité et détaillé afin
d’expliquer l’événement organisé.
Le soumissionnaire joint également à son offre une preuve de son expérience dans l’organisation
d’événements depuis au moins 10 ans. Il prouvera également qu’au cours de cette période, il a géré
l’organisation d’au moins 15 événements de plus de 300 personnes.
1.1.7. Contenu et établissement de l’offre
L’offre devra être établie conformément au modèle de soumission – offre administrative et de prix.
Pour être prise en considération, l’offre doit être rédigée sur le texte imprimé, annexé au présent Cahier
spécial des charges. Toute offre établie sur d’autres documents devra porter l’attestation de l’adjudicataire
que ces documents sont conformes au modèle prévu dans le cahier spécial des charges. Toute rature,
surcharge et mention complémentaire ou modificative, tant dans l’offre que dans les annexes qui seraient
de nature à influencer les conditions essentielles du marché, telles que le prix, les délais de livraisons, les
conditions techniques, doivent être signés par l’adjudicataire ou son mandataire.
L’offre sera établie dans l’une des deux langues officielles de la Région de Bruxelles-Capitale, à savoir en
français ou en néerlandais.
Afin de respecter la Circulaire du 5 février 2009 relative à l’insertion de critères écologiques et de
développement durable dans les marchés publics de fournitures et de services, il est demandé aux
soumissionnaires de remettre l’offre en format papier (de préférence recyclé), ne contenant aucun
plastique (tant pour l’enveloppe que pour le dossier contenant l’offre). Ceci sera pris en compte dans les
critères écologiques (voir clauses techniques)
L’offre et la documentation en version papier seront accompagnées de leur version électronique.
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Les documents joints à l’offre engagent le soumissionnaire au même titre que les clauses et conditions du
présent cahier spécial des offres.
Ils seront signés et datés, sous la mention : « Dressé par le soussigné, pour être joint à mon offre de ce
jour ».
Le soumissionnaire établit son offre en néerlandais ou français et complète l'inventaire sur le modèle
annexé au cahier des charges le cas échéant. Si le soumissionnaire établit son offre sur d'autres
documents que le formulaire prévu, il supporte l'entière responsabilité de la parfaite concordance entre les
documents qu'il a utilisés et le formulaire.
Tous les documents établis ou complétés par le soumissionnaire ou son mandataire sont datés et signés
par celui-ci.
Lorsque l'offre est signée par un mandataire, celui-ci mentionne clairement son (ses) mandant(s). Le
mandataire joint à l'offre l'acte authentique ou sous seing privé qui lui accorde ses pouvoirs ou une copie
de la procuration.
Toutes ratures, surcharges et mentions complémentaires ou modificatives, tant dans l'offre que dans ses
annexes, qui seraient de nature à influencer les conditions essentielles du marché, telles que les prix, les
délais, les conditions techniques, doivent également être signées par le soumissionnaire ou son
mandataire.
Le prix de l'offre sera exprimé en EURO.
Les éventuelles réductions doivent toujours être décomptées du prix unitaire et ne sont pas indiquées
séparément.
1.1.8. Cas particulier des offres remises par un groupement sans personnalité juridique
Les soumissionnaires peuvent remettre une offre en groupement sans personnalité juridique (exemple :
société momentanée).
Lorsqu’une offre est remise sous forme de groupement sans personnalité juridique et ce, en vertu de
l’article 51, §2 de l’AR 2011, l’offre doit être signée par chaque associé et préciser la personne
chargée de représenter le groupement vis-à-vis du pouvoir adjudicateur. ACTIRIS n’aura comme
interlocuteur que cette personne, qui engagera valablement le groupement pour tout acte généralement
quelconque dans l’exécution du contrat.
De plus, en vertu de l’article 66 de l’AR 2011, tous les renseignements et indications qui doivent être
fournis aux termes du présent cahier spécial des charges le sont pour chaque membre du groupement.
1.1.9. Dépôt de l’offre
Au plus tard le 22 septembre 2016 avant 11 heures.
L’offre signée, ainsi que ses annexes, qui sont établies sur le formulaire annexé au présent document,
peuvent également être envoyées par la poste avec l’indication suivante : Offre – Cahier spécial des
charges n°31-2016 – Appel d’offre ouvert - Marché de services - Objet, à l’attention de Marc Njeim,
Boulevard Anspach 65 - 1000 Bruxelles.
En cas d’envoi par la poste sous pli recommandé ou ordinaire, ce pli scellé est glissé dans une seconde
enveloppe fermée portant comme indication :
Office régional bruxellois de l’emploi - ACTIRIS
A l’attention de Marc Njeim
OFFRE – Organisation d’événements
CAHIER DES CHARGES N° 31-2016 - Actiris
65, Bd Anspach
Csc n°31-2016- ACTIRIS
7
1000 Bruxelles
Remarque
-
Les enveloppes autocollantes pouvant être ouvertes et refermées sans trace ne sont pas
autorisées. Le pli doit être définitivement scellé.
Les soumissions qui sont livrées par taxipost ou par un service de courrier express ne sont pas
considérées comme un envoi recommandé.
1.1.10. Ouverture des offres
La séance d’ouverture des offres aura lieu le 22 septembre 2016 dans le local 521 à 11 heures (Actiris,
Rue Marché aux Poulets 7, 1000 Bruxelles).
Chaque offre doit parvenir au président de la séance avant qu’il déclare la séance ouverte. Seules les
offres qui parviennent au président de la séance avant qu’il déclare la séance ouverte, peuvent être
acceptées.
Toutefois, une offre tardive est acceptée pour autant que le pouvoir adjudicateur n’ait pas encore conclu le
marché et que l’offre ait été envoyée sous pli recommandé au plus tard quatre jours calendrier avant la
date de la séance d’ouverture.
1.1.11. Délai d’engagement des soumissionnaires
Les soumissionnaires sont tenus de maintenir leur offre pendant 90 jours calendrier prenant cours le
lendemain du jour de l’ouverture des offres.
1.1.12. Critères d’attribution
Le pouvoir adjudicateur attribuera le marché au soumissionnaire qui aura remis l’offre régulière la plus
intéressante en tenant compte des critères d’attribution pondérés mentionnés ci-dessous :
a. Qualité de l'offre de services (20 points)
- la compréhension de la mission et prise en compte des besoins (4 points)
- la clarté de l’offre et son caractère complet (4 points)
- l’analyse du portfolio des trois événements réalisés, demandés au point 1.1.6 (4 points)
- l’appréciation de l’équipe mise à disposition (4 points)
- la méthode de travail et d’évaluation (4 points)
b. Analyse d’une proposition d’événement (60 points)
Les soumissionnaires doivent réaliser une proposition d’événement pour la Remise des Labels Diversité
2016. Le briefing de cet événement se trouve au point 2 de ce cahier spécial des charges. Sur base
de la proposition complète du soumissionnaire, le pouvoir adjudicateur l’évaluera sur différents
critères :
- la créativité des concepts proposés (ex : proposition d’activités et d’outils interactifs lors de l’évènement)
(10 points)
- le choix du lieu en adéquation avec l’événement (10 points)
- la proposition d’outils pour l’envoi d’invitations et pour les inscriptions (10 points)
- la proposition de catering (offre variée, économie sociale,..) (10 points)
- la proposition de retro-planning pour les évènements (10 points)
- la qualité de la proposition en fonction du budget proposé (10 points)
c. Prix (20 points)
Les soumissionnaires remettront dans leur offre un tableau reprenant les prix d’une série de services :
- La création graphique et technique d’un emailing d’invitation (4 points)
- La création technique et graphique d’un module d’inscription en ligne (4 points)
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- La couverture vidéo d’un événement suivie de la réalisation de deux vidéos (1 min et 5 min) (4 points)
- Réalisation et mise en page aux couleurs de l’événement d’un power point de 15 slides (4 points)
- 5h de travail d’un junior project manager et d’un senior project manager (4 points)
1.1.13. Révision des prix
Pour le présent marché, une révision des prix peut seulement être appliquée pour les fluctuations des
salaires et des charges sociales des collaborateurs du prestataire de services. Cette révision des prix est
applicable tant en moins qu’en plus et peut être appliquée à l’initiative du pouvoir adjudicateur et du
prestataire de services. En cas de demande de révision des prix, cette dernière ne sera déclarée
recevable que si les justificatifs du comité paritaire compétent du prestataire de services ont été joints à la
demande de révision des prix. Il ne peut être appliqué qu’une révision des prix par an2 (lors de chaque
anniversaire de la conclusion3).
Pour le calcul de la révision des prix, la formule suivante est d’application :
P = Po x (s x x,xx4) + x,xx5 (=F)
S
Les lettres minuscules se rapportent aux données valables à la date d’application de la révision des prix6.
Les lettres majuscules se rapportent aux données valables 10 jours avant la date limite de réception des
offres7.
P = prix révisé ;
Po = prix de l’offre ;
s et S = coûts salariaux (charges sociales incluses) ;
F : partie non révisable comprenant les frais fixes et les bénéfices.
La révision des prix ne peut être appliquée que si l’augmentation ou la diminution du prix à exécuter à la
suite de la demande ou si la demande de révision des prix atteint au moins 3 % par rapport au prix
mentionné dans l’offre (pour la première révision des prix) ou par rapport au dernier prix révisé accepté ou
imposé (à partir de la deuxième révision des prix)8.
1.1.14. Variante(s)
Aucune variante libre n’est autorisée.
Aucune variante obligatoire n'est prévue.
Aucune variante facultative n'est prévue.
Une période d’un an est dans la majorité des cas une proposition équitable, vu que l’impact inflatoire sur les salaires et charges
sociales est actuellement très limité. Ce qui peut provoquer les plus grandes fluctuations sont surtout les adaptations salariales
appliquées à la suite d’une CCT existante ou d’une nouvelle CCT.
3
Ceci n’est qu’une des possibilités. Le pouvoir adjudicateur peut choisir un autre moment. Mentionnez toujours ce moment dans le
cahier spécial des charges !
4
Remplir le pourcentage qui est d’application pour le marché (p.e. 0,80 = 80 %)
5
Remplir le pourcentage pour la partie non révisable (p.e. 0,20 = 20 %). Attention : le pourcentage peut être choisi librement par le
pouvoir adjudicateur et ne doit donc plus s’élever à au moins 20 %!
6
Cette date est, dans des circonstances normales, la date de réception de la lettre du prestataire de services concernant la
demande de révision des prix.
7
Il s’agit de la date présumée sur laquelle le soumissionnaire a basé son prix ou ses prix mentionné(s) dans son offre.
8
Cette formule oblige le prestataire de services à prendre une marge bénéficiaire d’au moins 3 %. Si le pouvoir adjudicateur estime
cependant que ce pourcentage est trop élevé ou trop faible, il peut être modifié, pour autant que le pouvoir adjudicateur reste
équitable (surtout en cas d’augmentation du pourcentage).
2
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1.1.15. Clause d’exécution
Le soumissionnaire s’engage, jusqu’à la complète exécution du marché, à respecter les 8 conventions de
base de l’OIT, en particulier :
L’interdiction du travail forcé (conventions n° 29 concernant le travail forcé ou obligatoire, 1930, et n° 105
sur l’abolition du travail forcé, 1957) ;
Le droit à la liberté syndicale (convention n° 87 sur la liberté syndicale et la protection du droit syndical,
1948) ;
Le droit d’organisation et de négociation collective (convention n° 98 sur le droit d’organisation et de
négociation collective, 1949) ;
L’interdiction de toute discrimination en matière de travail et de rémunération (conventions n° 100 sur
l’égalité de rémunération, 1951 et n° 111 concernant la discrimination (emploi et profession), 1958) ;
L’âge minimum fixé pour le travail des enfants (convention n° 138 sur l’âge minimum, 1973), ainsi que
l’interdiction des pires formes du travail des enfants (convention n° 182 sur les pires formes du travail des
enfants, 1999)
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1.2. Dispositions administratives particulières
1.2.1. Fonctionnaire dirigeant
Le fonctionnaire dirigeant du présent marché est Monsieur Sander Laridon, Directeur de la
Communication.
Ce fonctionnaire est habilité à :
-
diriger et contrôler l’exécution du marché ;
réceptionner les factures se rapportant au présent marché.
Le prestataire de services ne peut se prévaloir du fait que cette surveillance a été exercée pour prétendre
être dégagé de sa responsabilité lorsque les services sont refusés pour défauts quelconques.
1.2.2. Cautionnement
1.2.2.1. Montant du cautionnement
Le montant du cautionnement exigé est fixé à 5% du montant global initial du marché HTVA et arrondi à la
dizaine d’euros supérieure. Le marché étant estimé à 300 000 euros par an HTVA.
1.2.2.2. Constitution du cautionnement
Le cautionnement doit être constitué par le prestataire de services dans les trente jours calendrier suivant
la conclusion du marché.
L’adjudicataire constitue le cautionnement dans ce délai de l’une des façons suivantes :
1° en numéraire : par le virement du montant au numéro de compte de la Caisse des Dépôts
et Consignations ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire à celle de ladite
Caisse, ci-après dénommé organisme public remplissant une fonction similaire ;
2° en fonds publics : par le dépôt de ceux-ci entre les mains du caissier de l'Etat au siège de la
Banque nationale à Bruxelles ou dans l'une de ses agences en province, pour compte de la
Caisse des Dépôts et Consignations, ou d'un organisme public remplissant une fonction
similaire;
3° sous forme de cautionnement collectif : par le dépôt par un organisme exerçant légalement
cette activité, d'un acte de caution solidaire auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations
ou d'un organisme public remplissant une fonction similaire;
4° par une garantie accordée par un établissement de crédit satisfaisant au prescrit de la
législation relative au statut et au contrôle des établissements de crédit ou par une entreprise
d'assurances satisfaisant au prescrit de la législation relative au contrôle des entreprises
d'assurances et agréée pour la branche 15 (caution) : par l'acte d'engagement de
l'établissement de crédit ou de l'entreprise d'assurances.
1.2.2.3.Justification du cautionnement
La justification se donne par la production au pouvoir adjudicateur :
1° soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d'un organisme
public remplissant une fonction similaire;
2° soit d'un avis de débit remis par l'établissement de crédit ou l'entreprise d'assurances;
3° soit de la reconnaissance de dépôt délivrée par le caissier de l'Etat ou par un organisme
public remplissant une fonction similaire;
4° soit de l'original de l'acte de caution solidaire visé par la Caisse des Dépôts et Consignations
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ou par un organisme public remplissant une fonction similaire;
5° soit de l'original de l'acte d'engagement établi par l'établissement de crédit ou l'entreprise
d'assurances accordant une garantie.
1.2.2.4. Libération du cautionnement
Le cautionnement sera libéré en une fois après la réception définitive de l’ensemble des services, sur
demande écrite du prestataire de services.
1.2.3. Renseignements complémentaires
Les questions relatives à l’objet proprement dit du marché peuvent être posées à Anne-Laure Nonat :
[email protected].
Les questions juridiques relatives au cahier spécial des charges ou à la procédure suivie peuvent être
posées par e-mail à madame Anne-Françoise Vokar : [email protected] et/ou monsieur Olivier Laame :
[email protected]
1.2.4. Assurances
L'adjudicataire contracte les assurances couvrant sa responsabilité en matière d'accidents de travail et sa
responsabilité civile vis-à-vis des tiers lors de l'exécution du marché.
Dans un délai de trente jours à compter de la conclusion du marché, l'adjudicataire justifie qu'il a souscrit
ces contrats d'assurances, au moyen d'une attestation établissant l'étendue de la responsabilité garantie
requise par les documents du marché.
À tout moment durant l'exécution du marché, l'adjudicataire produit cette attestation, dans un délai de
quinze jours à compter de la réception de la demande du pouvoir adjudicateur.
1.2.5. Délai d’exécution
Le prestataire de services sera informé des dates d’exécution au plus tard 30 jours à l’avance. Celles-ci
sont formulées sous forme d’un bon de commande au prestataire.
Le bon de commande est adressé au prestataire de services soit par envoi recommandé soit par fax, soit
par mail, soit par tout autre moyen permettant de déterminer la date d’envoi de manière certaine.
Les échanges de correspondance subséquents relatifs au bon de commande {et à l’exécution des
services} suivent les mêmes règles que celles prévues pour l’envoi du bon de commande chaque fois
qu’une partie désire se ménager la preuve de son intervention.
En tout état de cause, les réclamations relatives au bon de commande ne sont plus recevables si elles ne
sont pas introduites dans les 15 jours de calendrier à partir du premier jour qui suit celui où le prestataire
de services a reçu le bon de commande.
1.2.6. Délai de paiements
Le pouvoir adjudicateur dispose d'un délai de vérification de 30 jours de calendrier à compter de la date
de la fin des services ayant donné lieu au bon de commande. Ce délai prend cours le lendemain de la
réception des documents faisant l’objet du marché ou, en l’absence de tels documents, sur demande du
prestataire de services.
Le paiement du montant dû au prestataire de services est effectué dans les 30 jours de calendrier à
compter de l'échéance du délai de vérification, pour autant que le pouvoir adjudicateur soit, en même
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temps, en possession de la facture régulièrement établie ainsi que des autres documents éventuellement
exigés. Ladite facture vaut déclaration de créance.
La facture doit être libellée en EURO.
1.2.7. Réception
Le pouvoir adjudicateur dispose d'un délai de vérification de trente jours à compter de la date de la fin des
services ayant donné lieu au bon de commande, constatée conformément aux modalités fixées dans les
documents du marché, pour procéder aux formalités de réception et en notifier le résultat au prestataire
de services. Ce délai prend cours pour autant que le pouvoir adjudicateur soit, en même temps, en
possession de la liste des services prestés ou de la facture.
Lorsque les services ayant donné lieu au bon de commande sont terminés avant ou après cette date, le
prestataire de services en donne connaissance par envoi recommandé au fonctionnaire dirigeant et
demande de procéder à la réception. Dans ce cas, le délai de vérification de trente jours prend cours à la
date de réception de la demande du prestataire de services.
La réception pour les services ayant donné lieu au bon de commande est définitive.
1.2.8. Responsabilité et manquements
Responsabilité
Le prestataire de services assume la pleine responsabilité des fautes et manquements présentés dans les
services
fournis.
Par ailleurs, le prestataire de services garantit le pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont
celui-ci est redevable à des tiers du fait du retard dans l’exécution des services ou de la défaillance du
prestataire de services.
Manquements
Il est fait application de la section 7 de l’AR du 14 janvier 2013 établissant les règles générales
d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics. Le prestataire de services peut
se voir infliger, selon les cas, des pénalités (article 45), des amendes pour retard (article 46), des mesures
d’office (article 47) ou d’autres sanctions (article 48).
1.2.9. Engagements particuliers pour le prestataire de services
Confidentialité
Le prestataire de services s’engage à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et
organisationnelles utiles afin de préserver la confidentialité des données personnelles traitées.
Le prestataire de services et ses collaborateurs sont liés par un devoir de réserve concernant les
informations dont ils ont connaissance lors de l’exécution de ce marché. Ces informations ne peuvent en
aucun cas être communiquées à des tiers sans l’autorisation écrite du pouvoir adjudicateur. Le prestataire
de services peut toutefois faire mention de ce marché en tant que référence.
Engagements
Le prestataire de services s’engage à faire exécuter le marché par les personnes indiquées dans l’offre,
sauf cas de force majeure. Les personnes mentionnées ou leurs remplaçants sont tous censés participer
effectivement à la réalisation du marché. Les remplaçants doivent être agréés par le pouvoir adjudicateur.
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1.2.10. Propriété intellectuelle
Le pouvoir adjudicateur acquiert les droits de propriété intellectuelle de toutes les réalisations nées de
l’exécution du marché.
1.2.11. Règlement des litiges
Le présent marché est régi par le droit belge aussi bien quant à son exécution, que quant à son
interprétation. Seuls les tribunaux de Bruxelles seront compétents.
Le pouvoir adjudicateur et le prestataire de services doivent, avant de soumettre leur différend à une
instance judiciaire, entreprendre toutes les démarches nécessaires afin de trouver un règlement à
l’amiable au différend.
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2. Clauses techniques
Briefing des caractéristiques de l’événement Remise des Labels Diversité pour lequel le soumissionnaire
doit réaliser une proposition.
2.1. Évènement Diversité
2.1.1 Contexte
Chaque fin d’année, le Service Diversité d’Actiris organise une “Remise des labels de la diversité”
pour féliciter et encourager les entreprises ayant clôturé avec succès un plan de diversité ou un
plan de consolidation dans le cadre de la politique de diversité en Région de Bruxelles-Capitale
(RBC).
La remise des labels constitue l’opportunité par excellence pour les employeurs qui s’appliquent à
promouvoir la diversité, de se rencontrer et d’échanger leurs expériences et bonnes pratiques en
la matière. Il est très important que la remise des labels puisse s’organiser chaque année pour
montrer aux entreprises que la promotion de la diversité sur le marché de l’emploi demeure une
priorité indispensable pour Actiris et pour le Ministre de l’Emploi.
La prochaine journée Diversité aura lieu le 9 décembre 2016.
Le profil des personnes invitées :
- Les Directeurs ou responsables GRH des entreprises concernées
- La direction Actiris ainsi que le Ministre Bruxellois de l’Emploi
- La presse
- Des membres du personnel d’Actiris
2.1.2 Concept
2.1.2.1 Type d’événement
Il s’agit d’une journée basée sur des workshops et qui se conclut sur la remise des labels.
2.1.2.2 Objectif
La journée a pour objectif de mettre en avant les actions de diversité réalisée dans les entreprises
bruxelloises afin d’étendre cette pratique dans un maximum d’entreprise. La visibilité presse est
donc également importante.
2.1.2.3 Evaluation
Mise en place d’une procédure d’évaluation pour analyser le résultat de la journée en termes de
d’appréciation des entreprises présentes et de visibilité de l’action.
2.1.2.4 Style
L’événement comporte deux parties : un aspect plus de réflexion avec des workshops et l’autre
plus festive avec une cérémonie officielle de remise de labels.
2.1.2.5 Informations pratiques




Date : 09 décembre 2016
Budget : 60.000€
Timing : une demi- journée
Lieu : A définir, mais doit être choisi en concertation avec Actiris afin d’être représentatif
en fonction du thème de la journée. Il doit se situer en Région de Bruxelles Capitale, être
facilement accessible en transport en commun, et adapté aux personnes à mobilité
réduite. L’endroit doit permettre l’organisation de 4 ateliers et de conférences : chaque
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
participant pourra participer à l’un des ateliers en plus des deux conférences qui se
déroulent en plénière.
Contenu de la journée :
- Discours par la direction
- Présentation d’un outil d’e-learning par le Centre d’Egalité des Chances
- Présentation de la nouvelle charte diversité
- Témoignage (vidéo ou live) d’un employeur ayant déjà eu le label diversité
- Présentation des 21 sociétés via petits clips et leurs réalisations au niveau de la diversité
- Petit poll (le plus innovant, la diversité dans une PME, une asbl, …)
- Discours et remise label Diversité par le Ministre de l’Emploi bruxellois.
- un lunch
- choix d’un workshop parmi les 4 proposés
Catering : lunch au budget modeste. Attention de faire appel à un traiteur de l’économie
sociale ou insertion socio-professionnel et de prévoir un buffet adapté aux différences
culturelles (hallal, kosher, végé…)
Nombre d’invités : 120
Nombre de participants : 100
Brochure : une carnet est distribué aux participants reprenant la liste des entreprises
labellisées, un programme de la journée et un mot d’accueil.
Label : Les entreprises labellisées reçoivent un cadre contenant le label ainsi qu’un petit
cadeau qui représente leur engagement dans la diversité.
Logo : le label diversité dispose déjà de son logo. L’événement Remise des labels doit donc
correspondre à ce logo ainsi qu’aux couleurs d’Actiris.
2.1.3 Missions de l’agence
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
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

Piloter l’évènement avec les différents prestataires du début à la fin
Décliner notre concept selon notre demande ou proposer des idées créatives
alternatives
Travailler en collaboration avec l’équipe communication et la cellule Diversité d’Actiris
Dans le cadre de la thématique définie, participer à la conceptualisation de la journée
en veillant à l’interactivité tout au long des différentes interventions en utilisant
différentes techniques d’animation ou multimédia.
Trouver et réserver un lieu répondant à nos critères
S’occuper du catering répondant à nos critères
S’occuper des outils interactifs et techniques tout au long de l’évènement
2.1.4. Demandes supplémentaires :
Assurer la coordination logistique tout au long de l’événement
Prévoir des outils interactifs permettant par exemple la présentation des différentes sociétés et
leur réalisation au niveau de la diversité ainsi que des supports multimédia lors des ateliers
Prévoir la mise en place, la signalétique, le débarrassage, rangement et nettoyage du lieu
Avoir une approche durable tout au long du projet
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3. Formulaire d’offre
MODELE DE SOUMISSION – OFFRE ADMINISTRATIVE
1. Objet de la soumission
Cahier spécial des charges N°31-2016 - ACTIRIS
Objet du marché : Organisation
d’évènements
2. Identification
Office régional bruxellois de l’Emploi (Actiris)
Boulevard Anspach 65 à 1000 Bruxelles
_______________________________________________
Pouvoir adjudicateur
2.1.
:
Identité de la firme :
raison sociale ou dénomination : --------------------------------------------forme juridique : -----------------------------------------------------------------siège social : ---------------------------------------------------------------------nationalité : -----------------------------------------------------------------------téléphone : -----------------------------------------------------------------------fax : ----------------------------------------------
Représentée par le soussigné (nom, prénom, fonction):
……………………………………………………………………………………………………………………
……
agissant conformément aux pouvoirs conférés publiés au n°…………..des annexes au Moniteur
belge
ou
2.2.
Identité du soumissionnaire :
NOM et PRENOM : ---------------------------------------------------------------qualité ou profession : ------------------------------------------------------------domicile : -----------------------------------------------------------------------------
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nationalité :--------------------------------------------------------------------------téléphone : --------------------------------------------------------------------------fax : -----------------------------------------------
ou
2.3.
Pour les groupements sans personnalité juridique:
◧
NOM et PRENOM des soussignés : ---------------------------------------------------------------------------------
◧
qualité ou profession : ---------------------------------------------------------------------------------------------------
◧
domicile : -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
◧
nationalité :-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
◧
téléphone : -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
◧
email : ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
L’offre doit être signée par chaque associé, sous peine de nullité absolue de l’offre, et
préciser la personne chargée de représenter le groupement vis-à-vis du pouvoir
adjudicateur. :……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
2.4.
Numéro d’entreprise : ------------------------------------------------------------------------------------------------
2.5.
Personne à contacter, profil, numéro de téléphone et adresse mail :
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
s’engage sur ses ou sur leurs biens meubles et immeubles à exécuter, conformément aux clauses
et aux conditions du cahier spécial des charges le marché faisant l’objet de ce cahier spécial des
charges
3. Paiements
Compte financier :……………………………………………………………………………………………
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4. Détail des prix offerts
Les prix exprimés sont précisés jusqu'à quatre chiffres après la virgule.
objet
prix HTVA
prix TVAC
création graphique et technique d'un emailing
d'invitation
création graphique et technique d'un module
d'inscription en ligne
couverture vidéo d'un événement suivie de la
réalisation de deux vidéos (1 min et 5 min)
Réalisation et mise en page aux couleurs de
l'événement d'un power point de 15 slides
5 heures de travail d'un junior project manager
5 heures de travail d'un senior project manager
5. Délai d’exécution
Le délai d’exécution est de 30 jours calendrier à partir du lendemain de la date de notification de la
commande effectuée par le pouvoir adjudicateur.
6. Liste et nationalité des sous-traitants éventuels :
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
Tâches confiées aux sous traitant(s):
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
7. Documents
Sont joints à la présente soumission, les documents datés et signés exigés par le Cahier Spécial des
Charges qui régit le présent marché :
-
-
La preuve que le soumissionnaire ou fondé de pouvoir est apte à engager la société pour exécuter le
présent marché (soit par la référence aux annexes du Moniteur, soit par la remise de la décision du
mandant)
Le relevé du personnel mis en œuvre lors de la réalisation du marché
La proposition complète pour l’organisation de l’événement « Remise des Labels Diversité 2016 »
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8. Signature du soumissionnaire9
Par sa signature, le soumissionnaire s’engage, jusqu’à la complète exécution du marché, à respecter les
8 conventions de base de l’OIT mentionnées plus haut.
Fait à :
Date : ---------------------------------------------------------------NOM : ---------------------------------------------------------------QUALITE OU FONCTION : -------------------------------------------------------------------------------------
SIGNATURE : -----------------------------------------------------------
9
Joindre la preuve ou les références au Moniteur belge que la (les) personne(s) signataire(s) a (ont) bien
le pouvoir d’engager la (les) société(s) pour le présent marché public. La signature par une personne
non habilitée entraîne l’irrégularité absolue de l’offre.
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