Appel d`Offres : Développement du Système d`Information

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Appel d’Offres :
Développement du Système
d’Information
Contacts :
Arnaud Humbert-Droz ou Florence de Mengin Fondragon
[email protected]
SOMMAIRE
1. Présentation Valdelia .............................................................. 4
1.1. À propos de Valdelia 4
1.2. Organisation interne de Valdelia
5
1.3. Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE)
5
2. Périmètre des prestations ....................................................... 6
2.1. Les besoins de la société
6
2.2. Les phases du projet global 6
3. Information sur la procédure de remise des offres ............ 7
3.1. Site internet Valdelia 7
3.2. Questions des candidats
7
3.3. Date limite de réponse
7
3.4. Format de la réponse 7
3.5. Les contacts
8
3.6. Validité des réponses 8
3.7. Notification
9
3.8. Critères de sélection 9
3.9. Déroulement de l’Appel d’Offres
3.10. Contrat
10
10
3.11. Restitution des Appels d’Offres
10
4. Exigences générales ............................................................. 11
4.1. Durée du contrat
11
4.2. Sous-Traitants 11
4.3. Assurances
11
4.4. Respect réglementaire
12
4.5. Propriété des cotations
12
5. Définition et périmètre du service ...................................... 12
5.1. Le projet
12
5.2. Technologie et méthodologie employées 13
5.3. Le planning de rélisation
13
Appel d’Offres Développement du Système d’Information de Valdelia
2
5.4. Continuité du services
14
5.5. Gestion des bugs et des anomalies 14
5.6. Livrables et documentation 14
5.7. Validation
14
5.8. Maintenance et garanties
15
5.9. Propriétés intellectuelles
16
5.10. Prestations complémentaires
16
6. Facturation .............................................................................. 16
7. Le prix ....................................................................................... 17
7.1. Bordereaux de prix
17
7.2. Confidentialité et validité de la cotation 17
7.3. Les pénalités et litiges 17
8. Évolution du système d’information ................................... 18
3
1. Présentation Valdelia
1.1. À propos de Valdelia
Valdelia est un éco-organisme à but non lucratif agréé par le ministère de
l’Écologie, du Développement Durable et de l’Énergie, en charge
d’organiser la filière de recyclage du mobilier professionnel en fin de vie.
Créé par des industriels du secteur en réponse à la règlementation du
Grenelle 2 de 2010, et plus particulièrement au décret du 6 janvier 2012
relatif à la gestion des déchets d’éléments d’ameublement (DEA)
professionnels, Valdelia assure pour le compte de ses adhérents la prise
en charge de la collecte et du traitement des DEA sur l’ensemble du
territoire national.
Financé depuis le 1er mai 2013 par une éco-contribution affichée sur le
prix de vente de tout mobilier professionnel neuf, Valdelia propose une
solution globale aux entreprises (TPE, PME, industrie) et collectivités
(scolaire, santé, loisir, culture, hôpitaux, commercial), ainsi qu’aux hôtels,
cafés ou restaurants.
Cette nouvelle filière de valorisation BtoB du mobilier professionnel en fin
de vie a pour ambition de répondre aux objectifs ambitieux fixés par les
pouvoirs publics, à savoir : atteindre un taux de réutilisation et recyclage
de 75% à l’horizon 2017.
VALDELIA en 2013 c’est : 5 821 tonnes de DEA collectées, 360 chantiers,
400 points de collecte et 1 268 metteurs sur le marché adhérents
(fabricants, distributeurs, importateurs).
4
1.2. Organisation interne de Valdelia
1.3. Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE)
Conscient des enjeux sociétaux liés à l’économie circulaire et aux filières
REP, Valdelia s’est lancé en 2014, dans une démarche de Responsabilité
Sociétale des Entreprises (RSE). L’objectif pour Valdelia est de mesurer,
maitriser et assumer les impacts de ses décisions et activités sur la société
et sur l'environnement, se traduisant par un comportement éthique et
transparent qui :
 Contribue au développement durable, y compris à la santé et
au bien-être de la société,
 Prend en compte les attentes des parties prenantes,
 Respecte les lois en vigueur tout en étant en cohérence avec
les normes internationales de comportement,
 Est intégré dans l'ensemble de l'organisation et mis en œuvre
dans ses relations.
5
2. Périmètre des prestations
2.1. Les besoins de la société
Valdelia doit disposer d’un système informatique complet pour l’activité
de l’éco-organisme Valdelia. Ce système se compose notamment de :
1- Un site internet Valdelia qui permet la présentation des activités
de l’Eco-organisme et l’interface entre ce dernier et ces parties
prenantes (adhérents, prestataires, détenteurs) via l’accès à leur
espace dédié de gestion.
2- Un système interne de gestion des activités de Valdelia et de
toutes les parties prenantes, via la création d’un système de
traçabilité des opérations, d’interface comptable et de
reporting
3- Un système de business intelligence
Ce projet se divise en trois phases :
 La phase A de conception du système informatique global en
fonction des besoins de chaque service et parties prenantes et
réalisation du cahier des charges fonctionnel du SI (phase
terminée)
 La phase B de réalisation de ce système
 La phase C de mise en place du système, intégration des
données
historiques,
formation
des
acteurs
et
accompagnement au déploiement de la solution.
Une maintenance sera nécessaire.
2.2. Les phases du projet global
Phase A : La conception : écriture du CDC et des spécifications métier
Phase B : La réalisation du système et mise en exploitation
Phase C :
 Mise en place, déploiement, formation de tous les acteurs
 Maintenance
 Mise à jour et évolution
Les phases B et C font l’objet du présent appel d’offres. La phase A s’est
terminée le 30 juin 2014.
6
3. Information sur la procédure de
remise des offres
3.1. Site internet Valdelia
Valdelia dispose d’un site internet : www.valdelia.org sur lequel un espace
est dédié aux appels d’offres pour le système d’information :
http://www.valdelia.org/Systeme_Information/ .
3.2. Questions des candidats
Tout candidat a la possibilité de poser des questions, par courriel
([email protected]) avant le 18 ou 25 juillet 2014 à 12h00.
3.3. Date limite de réponse
Les dossiers complets de candidatures (cf §3.4.) devront être reçus au plus
tard le lundi 8 septembre 2014 à 12h00.
3.4. Format de la réponse
Tous les documents demandés devront être transmis par courriel sur
[email protected], en main propre ou par voie postale, sous format
informatique (CD/clé USB), à l’adresse ci-dessous au plus tard le 8
septembre 2014 à 12h00 :
VALDELIA – Réponse aux Appels d’Offres
11 rue HEINRICH
92100 BOULOGNE-BILLANCOURT
Composition du dossier de candidature :
 Un bordereau de prix détaillé par point du projet;
 Présentation de la société/du groupe ;
 Le mémoire technique dans lequel est décrit les techniques de
développement, la composition des prix, le planning détaillé
d’exécution du projet, les dates de remises des livrables
intermédiaires, les dates d’acceptation des livrables intermédiaires,
l’évaluation des risques et leur gestion, les propositions de
7
maintenance, de suivi du projet, les moyens humains et matériels
utilisés en interne, les moyens humains et matériels nécessaire chez
Valdelia pour la bonne exécution du projet, la gestion des bugs,
criticité et corrections, les méthodologies de déploiement, la
formation des utilisateurs, la maintenance, les garanties, etc. ;
3.5. Les contacts
Le contact commercial
Le contact commercial sera, pendant toute la durée du contrat,
l’interlocuteur du service achat.
Lors de la phase de négociation, il sera l’interlocuteur de Valdelia pour la
phase de discussion sur les dossiers de candidature.
Il sera présent lors des réunions de suivi de projet avec le service achat.
Il sera contacté par le service achat à chaque litige constaté.
Il sera le garant auprès de Valdelia du suivi des documents administratifs à
fournir (contrat, facturation, etc.).
Le contact développement
Le contact technique sera, pendant toute la durée du contrat,
l’interlocuteur du service gestion de projet informatique.
Il sera présent à toutes les réunions de suivi de projet et devra pouvoir
répondre à toutes les questions techniques/opérationnelles.
En cas de changement de contact commercial ou technique, Valdelia
devra être informé par courrier.
3.6. Validité des réponses
Les éléments des réponses seront valables jusqu’au 14 octobre 2014. Tout
dossier incomplet ne sera pas pris en compte.
8
Valdelia se réserve le droit de rejeter toute cotation dans son intégralité
remise par le prestataire ainsi que toute cotation ne répondant pas à la
demande de Valdelia.
Valdelia se réserve également le droit de négocier les éléments de
réponse des candidats.
3.7. Notification
Valdelia notifiera à chaque candidat :
 La réception de son dossier de candidature ;
 Sa sélection à la phase de négociation, en cas de besoin ;
 La décision finale de Valdelia sur son dossier.
Ces notifications se feront par mail à l’attention du contact commercial
désigné dans le dossier.
3.8. Critères de sélection
La sélection des offres se fera selon 2 critères :
 Les choix techniques (60%) : La compréhension de la filière, du
cahier des charges fonctionnels, les méthodes de développement,
le mode de développement, les solutions techniques proposées, le
planning, la validation des documents et des livrables, les livrables,
le respect du cahier des charges, la gestion des risques et des
alertes, la maintenance du système, les méthodes de test et de
déploiement proposées, la gestion des bugs, les formations des
utilisateurs, la disponibilité du contact technique, les clients/projets
de référence de projets similaires, en taille et en complexité métier,
les garanties sur les logiciels, sur la documentation, les moyens
matériels et humains mis à disposition du projet…
 Le prix (40%) : La cotation remise par candidature sera un élément
de discussion lors de la phase de sélection finale des dossiers de
candidature.
9
3.9. Déroulement de l’appel d’offres
11 juillet au 25 juillet 2014 : Questions par mail et retour consolidé à tous les
candidats pour évacuer les premières interrogations
11 août au 22 août 2014 : Rencontre avec chaque candidat qui le souhaite
pour présenter les processus et répondre aux questions plus complexes
25 août 2014 : envoi d'un complément d'appel d'offres avec les processus et
réponses suite aux rencontres individuelles
Réponse finale attendue le 08 septembre 2014
15 septembre au 19 septembre 2014 : sélection de 3 candidats et
soutenances
21 septembre au 26 septembre 2014 : négociation et projet de contrat avec 2
finalistes
29 septembre 2014 : Sélection finale du candidat
06 octobre 2014 : Démarrage du développement
3.10. Contrat
Le présent document, les réponses aux questions, le dossier du candidat
retenu (BP, tableau des pénalités,…) et les éléments de négociation
seront intégrés au contrat, un contrat de service à engagement de
résultat. Ce dernier devra être signé au plus tard le 6 octobre 2014.
3.11. Restitution des appels d’offres
Valdelia répondra de façon individuelle aux questions particulières de
tous les candidats qui en feront la demande. Les demandes de précisions
et demandes de rendez-vous devront être faites par mail à
[email protected] ou par courrier à :
Valdelia - Réponse aux Appels d’Offres
11 rue HEINRICH
92100 BOULOGNE-BILLANCOURT
10
4. Exigences générales
4.1. Durée du contrat
Le contrat couvre la période du 6 octobre 2014 au 31 décembre 2017
(développement et maintenance du SI). Toutes les informations et
chiffrages concerneront cette période.
Dans le cas de non-respect par le prestataire de ses obligations
contractuelles, la durée contractuelle pourra être écourtée sans possibilité
de recours ou d’indemnité.
En cas d’interruption imprévue des prestations, même partielle, pour
quelque cause que ce soit, le titulaire devra prendre, en urgence, les
mesures nécessaires à la continuité du service et en aviser Valdelia dans
les délais les plus courts.
4.2. Sous-Traitants
Un prestataire peut utiliser autant de sous-traitants qu’il le souhaite pour
réaliser la prestation pour Valdelia. Il devra s’assurer que tous ses soustraitants sont en conformité avec la réglementation en vigueur.
Le prestataire peut à n’importe quel moment changer de sous-traitant, s’il
conserve la même qualité de prestation rendue à Valdelia. Il devra en
informer Valdelia avant le démarrage de la nouvelle sous-traitance.
4.3. Assurances
Le Prestataire souscrit et maintient pendant toute la durée du présent
contrat, les polices d’assurance Responsabilité Civile Professionnelle, tant
délictuelles que contractuelles, auprès d’une compagnie d’assurance
reconnue de l’Union Européenne.
Une copie des certificats d’assurance devra être envoyée à Valdelia au
début de chaque année du contrat.
11
4.4. Respect réglementaire
Le titulaire s’engage à appliquer les textes législatifs et réglementaires en
vigueur notamment en matière de sécurité sociale, législation du travail,
législation fiscale …
Valdelia se réserve le droit de s’assurer à tout moment et par tout moyen
que les prescriptions du présent paragraphe sont respectées. En cas de
défaillance du prestataire, elle peut se substituer à lui et aux frais de celuici.
4.5. Propriété des cotations
Tous les éléments de cotations soumis à Valdelia deviennent la propriété
de Valdelia dans leur totalité. En aucun cas, il ne pourra être demandé à
Valdelia un remboursement des coûts ou des dépenses qui auraient pu
être engagés dans le cadre de la préparation de vos réponses.
5. Définition et périmètre du service
Accessible via une simple connexion internet et avec un matériel
informatique léger, le Système d’Information (SI) de Valdelia sera le lieu
d’échange de toutes les informations, données,... Toutes les opérations
devront faire l’objet de saisie et/ou documentation sur le SI de Valdelia
selon les procédures mises en place et diffusées à l’ensemble des parties
prenantes de Valdelia. Tous les éléments de traçabilité devront être
renseignés et garantiront la bonne exécution du marché.
5.1. Le projet
L’annexe 1 décrit de façon très précise les spécifications métiers dont
Valdelia a besoin. Le candidat devra donc proposer la solution qu’il
compte mettre en œuvre pour réaliser le système d’information de
Valdelia en respectant spécifiquement ce document. Tout delta par
rapport à ce document devra être détaillé et motivé et devra être soumis
à l’acceptation de la direction générale de Valdelia.
12
5.2. Technologie et méthodologie employées
Le candidat est libre d’utiliser la technologie qu’il souhaite :
développement complet, développement d’une partie du projet et
adaptation de système existant pour le reste… Cependant ses choix
devront être expliqués, motivés et répondre précisément aux
spécifications demandées en annexe 1.
La priorisation des fonctionnalités est laissée à la libre interprétation du
candidat dans la mesure où le planning général, négocié entre le
prestataire et Valdelia, est respecté.
Le candidat devra détailler la ou les méthodologies projet qu’il souhaite
mettre en œuvre (méthodes agiles, CMMI,…).
5.3. Le planning de rélisation
Le planning envisagé est le suivant :
 06 octobre 2014 : Démarrage du développement
 5 janvier 2015 : livraison de la partie adhérent
 30 mars 2015 : mise en test de la partie « Opérations » chez
quelques prestataires pilotes. (3 mois de test, à valider)
 déploiement de la solution « Opérations » en juillet/août 2015 et
formation des utilisateurs.
Le planning des livraisons et de déploiement indiqué est indicatif. Il pourra
être modulé en fonction des exigences du projet. Le candidat pourra
proposer, dans son mémoire, un autre planning selon ses ressources. Le
prestataire et Valdelia définiront un planning réalisable sans pour autant
pénaliser les utilisateurs.
Valdelia change la totalité de ses prestataires de collecte et traitement
au 1er janvier 2015. Il est donc handicapant, pour la filière, de former tous
les prestataires à un ancien système et de les laisser s’y habituer trop
longtemps. C’est pour cela que le nouveau système d’information doit
être fiable le plus tôt possible, en 2015. Cependant, Valdelia ne souhaite
pas précipiter des étapes essentielles au détriment du bon
fonctionnement du système d’information à mettre en place. Le planning
d’exécution de ce projet devra donc tenir compte de ces deux
exigences (le plus tôt possible sans dégradé la qualité).
13
5.4. Continuité du services
Etant donné que pendant un laps de temps donné, l’activité de Valdelia
devra être géré par l’ancien système d’information, le candidat devra
proposer à Valdelia un planning et une méthodologie de continuité de
services pour les prestataires de collecte et de traitement de Valdelia.
5.5. Gestion des bugs et des anomalies
Une anomalie est la manifestation d'une non-conformité d’une fourniture
à ses spécifications. Le candidat proposera une échelle définie de criticité
de ces anomalies, avec un délai moyen de résolution selon la criticité et
un engagement de résolution dans un délai maximum. Tout dépassement
de ce délais de résolution entrainera des pénalités telles que définient
dans le contrat de prestation.
5.6. Livrables et documentation
Devront être décrits dans le mémoire technique toutes les livraisons
documentaires nécessaires à la conduite du projet et la gestion ultérieure
du SI dont les documents d'assurance qualité, le plan de développement
logiciel, documentation de conception, documentation de sécurisation,
documentation de validation vierge, les modes d’emploi utilisateurs et
administrateur
TOUS LES DOCUMENT SONT SOUMIS
CONTINUATION DES DEVELOPPEMENTS.
A
ACCEPTATION
AVANT
5.7. Validation
Le candidat proposera un protocole de validation des différentes étapes
du projet.
Le candidat détaille dans sa réponse les outillages et moyens de tests qu'il
faudra mettre en place pour finaliser la réception du système
d’information par Valdelia. Les modalités et le planning de déroulement
de la recette finale et de la livraison du document de validation rempli
devront être expliquées.
14
5.8. Maintenance et garanties
La maintenance ou garantie vise à maintenir ou à rétablir un bien dans
un état spécifié afin que celui-ci soit en mesure d'assurer un service
déterminé.
La garantie se déclinera en 4 critères :
 Garantie de bon fonctionnement et d’endurance : cette
garantie concerne l’hébergement et les prestations
livrées.
 Garantie contre les défauts à caractère systématique :
Un défaut à caractère systématique est un défaut de
développement ou d’hébergement ne permettant pas
au système de satisfaire aux spécifications techniques
contractuelles, conduisant à un dysfonctionnement
identique et répétitif, affectant les prestations.
 Garantie logicielle : les prestations et délais de garantie
seront définis dans le contrat. Le prestataire garantit que
les logiciel, codes et modèles fournis sont capables, lors
de leur remise à Valdelia, de réaliser les fonctions décrites
dans les documents qui les accompagnent et dans les
spécifications techniques contractuelles (annexe 1).Le
prestataire s’engage à remédier à tout défaut de
fonctionnement inacceptable qui lui serait signalé par
Valdelia pendant la durée de 12 mois à compter de la
réception.
 Garantie applicable à la documentation : Le prestataire
devra s’engager à corriger la documentation livrée sans
en modifier la conception sous réserve que les erreurs lui
soient signalées dans le délai défini dans le contrat
suivant la date de prise d’effet de la réception de la.
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5.9. Propriétés intellectuelles
Le candidat devra s’assurer qu’il est bien propriétaire de l’ensemble des
informations et données nécessaires à la réalisation des prestations
demandées et qu’elle détient ou détiendra l’ensemble des droits
d’auteurs attachés aux prestations de la commande, notamment en cas
d’adaptation de modules existants. Le candidat garantira Valdelia contre
toute réclamation ou action intenté pour violation d’un droit de propriété
de quelque nature que ce soit appartenant à un tiers et relatif à la
présente consultation.
A la fin du projet, le prestataire remettra à Valdelia l’intégralité des
sources des logiciels développés dans le cadre de ce projet ainsi que les
moyens et procédures de compilation afin que le maintien en condition
de fonctionnement, la modification, l’adaptation et la duplication soient
rendues possibles par Valdelia ou par un tiers.
5.10. Prestations complémentaires
Les modalités d’hébergement de ce système d’information font parties
intégrantes de cet appel d’offres. Le candidat est libre de proposer la
solution qui lui semble la plus adaptée aux besoins de Valdelia.
Le candidat devra proposer une prestation complémentaire de formation
des utilisateurs et un plan de formation général permettant à tous les
acteurs d’assurer la continuité de leurs prestations pour Valdelia.
6. Facturation
Le planning et les modalités de règlement des factures devront être
proposées par le candidat.
16
7. Le prix
7.1. Bordereaux de prix
Le candidat doit fournir à Valdelia un détail de sa cotation par poste
selon son planning et l’organisation de sa prestation. Le candidat devra, a
minima, proposer une cotation pour les prestations de développement,
de garanties/ maintenance, d’hébergement, d’adaptation, de
déploiement et de formation.
Le candidat indiquera également le prix des corrections, passé le délai de
garantie défini dans le contrat de prestation.
7.2. Confidentialité et validité de la cotation
Tous les documents et informations inclus dans cet appel d'offres ou en
relation avec cet appel d'offres ainsi que toutes les informations
supplémentaires qui pourraient être livrées pendant le processus de
sélection sont confidentielles et resteront la propriété de Valdelia. Les
documents de l'appel d'offres dans leur intégralité ou par extrait ne seront
rendus accessibles à aucun tiers, excepté sur demande d’un représentant
de l'État ou d’une autorité administrative compétente.
Les cotations reçues par Valdelia seront gardées confidentielles par
Valdelia et seulement accessibles par Valdelia. Les cotations ne seront
rendues accessibles à aucun tiers, excepté sur demande d’un
représentant de l'État ou d’une autorité administrative.
Valdelia conservera les dossiers des candidats retenus et non retenus
pendant toute la durée du marché.
7.3. Les pénalités et litiges
En cas de non-respect par le prestataire des procédures mise en place,
Valdelia pourra appliquer des pénalités à ses prestataires. Ces pénalités
seront définies dans le contrat de prestation.
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En cas de manquement à ses obligations, ces pénalités ne dispensent pas
le prestataire du risque de voir effectuer à ses frais la prestation de
traitement par une autre entreprise.
A chaque infraction constatée, Valdelia contactera le prestataire afin
d’étudier l’origine des problèmes et mettre en place avec lui des mesures
correctives. Dans le cas où les mesures correctives ne seraient pas
respectées, les pénalités seront appliquées.
Avant toute action contentieuse, les Parties chercheront, de bonne foi, à
régler à l’amiable leurs différends relatifs à la validité, l’exécution et à
l’interprétation du présent contrat au travers d’échange de courriers
(électroniques et/ou postaux). En cas de désaccord persistant, un rendezvous sera organisé afin de confronter les points de vue et effectuer toutes
les constatations utiles pour permettre de trouver une solution au litige. Un
compte rendu avec un relevé de décision sera rédigé.
A défaut d’accord amiable dans un délai de 30 jours à compter de la
notification du litige, tout différend né entre les parties, concernant la
validité, l’exécution, l’inexécution et/ou l’interprétation du présent contrat
sera soumis au Tribunal de Grande Instance dont dépend le siège social
de Valdelia qui sera seul compétent.
8. Évolution du système d’information
Pour des évolutions ultérieures du présent système d’information, Valdelia
aura la possibilité de faire des contrats en direct avec le prestataire
sélectionné sans passer par une procédure d’appel d’offres.
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Appel d`Offres : Développement du Système d`Information

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