SUPREME HEADQUARTERS ALLIED POWERS EUROPE GRAND

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SUPREME HEADQUARTERS ALLIED POWERS
EUROPE
GRAND QUARTIER GÉNÉRAL DES PUISSANCES ALLIÉES
EN EUROPE
B-7010 SHAPE, BELGIUM
J8 Finance Division
Acquisition Management Branch
BP 27/A, Building 101 Room
7010 SHAPE
Date:
OBJET
31 mars 2015
:
REFERENCE :
Tel:
Fax:
0032-(0)65-44-2240
0032-(0)65-44-3542
POC:
Email:
Giuseppe COL
[email protected]
IFB-MWB-SH-15-02
APPEL D’OFFRES POUR UN CONTRACT DE SERVICE DE LOCATION DE BUS
AVEC CHAUFFEUR POUR L’ACTIVITE «TRIPS & TOURS» DU SHAPE MWB.
Directive BI-SC 60-70 du 22 décembre 2004.
Madame, Monsieur,
Votre société est invitée à participer à l’appel d’offres pour la location de bus avec chauffeur pour l’activité
«Trips & Tours» du SHAPE MWB.
La date de fermeture de cet appel d’offres est fixée au jeudi 30 avril 2015 à 16.00 heures (Heure Europe
Centrale). Conformément à la directive BI-SC 60-70, l’ouverture des offres n’est pas publique. UNE
OFFRE PARTIELLE N’EST PAS ACCEPTEE
Les documents suivants font partie intégrante de l’appel d’offres.
a.
Accusé de réception;
b.
L’appel d’offres IFB-MWB-SH-15-02:
Partie I:
Instructions pour la soumission des offres,
Partie II:
Clauses générales,
Partie III: Clause particulières, spécifications techniques.
L’appel d’offres pourra être consulté sur le site internet du SHAPE en cliquant sur le lien suivant:
http://www.aco.nato.int/financeandacquisition/formal-biddings.aspx
Nous attirons votre attention sur la partie I, Instructions pour la soumission des offres, qui spécifie les
procédures à suivre lorsque vous soumettez votre offre.
Vous êtes priés de compléter et renvoyer l’annexe – ACCUSE DE RECEPTION
Sincères salutations,
(Original signé)
Giuseppe COL
Chief, Contract Management
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ACCUSE DE RECEPTION
(A compléter et envoyer par mail à [email protected] et
[email protected])
VEUILLEZ COMPLETER CLAIREMENT, NE PAS UTILISER DE CACHET
DE:
SOCIETE: -----------------------------------------------------------------------------------------------------ADRESSE: --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADRESSE E-MAIL: -----------------------------------------------------------------------------------------SITE INTERNET: --------------------------------------------------------------------------------------------TELEPHONE: ------------------------------------------------------------------------------------------------FACSIMILE:---------------------------------------------------------------------------------------------------POINT DE CONTACT:--------------------------------------------------------------------------------------
TO:
GRAND QUARTIER DES PUISSANCES ALLIEES EN EUROPE (SHAPE)
J8/FINANCE & ACQUISITION DIVISION – Acquisition Management Branch
REF:
IFB-MWB-SH-15-02 – Contrat de service pour la Location de bus avec chauffeur
pour l’activité «Trips & Tours» du SHAPE MWB.
Accusé de réception de l’appel d’offres
OBJET:
Par la présente, nous confirmons avoir reçu l’appel d’offres IFB-MWB-SH-15-02 et ses annexes.
COCHER LA CASE APPROPRIEE
( )
A ce jour, sans engagement de notre part, nous avons l’intention de participer à l’appel d’offres.
( )
Nous n’avons pas l’intention de participer à l’appel d’offres pour la/les raison(s) suivante(s) :
……………………………………………………………………………………………………………………
et notre société peut être supprimée de la liste pour cet appel d’offres.
NOTE:
Seuls les soumissionnaires, ayant indiqué leur intention de participer, recevront la
correspondance relative à cet appel d’offres. Sauf indication contraire, la correspondance
sera envoyée à l’adresse indiquée ci-dessus.
Date: ---------------------------------------------- Signature : -----------------------------------------------------------------------Nom et Titre : -------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------
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IFB-MWB-SH-15-02
Appel d’offres pour la « Location de bus avec chauffeur pour l’activité «Trips & Tours» du SHAPE MWB.
SUPREME HEADQUARTERS ALLIED POWERS
EUROPE
GRAND QUARTIER GÉNÉRAL DES PUISSANCES ALLIÉES
EN EUROPE
LOCATION DE BUS AVEC CHAUFFEUR
POUR L’ACTIVITE «TRIPS & TOURS» DU SHAPE MWB
PARTIE I
INSTRUCTIONS POUR LA SOUMISSION DES OFFRES
IFB-MWB-SH-15-02
Partie I - Page 1 sur 25
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TABLE DES MATIERES
PARTIE I INSTRUCTIONS POUR LA SOUMISSION DES OFFRES ..................................... 4 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. GENERALITE......................................................................................................................... 4 DEFINITIONS......................................................................................................................... 4 ELIGIBILITE ........................................................................................................................... 4 DUREE DU CONTRAT .......................................................................................................... 4 AMENDEMENT OU ANNULATION DE CET APPEL D’OFFRES ......................................... 5 DEMANDES DE CLARIFICATION DE LA PART DES SOUMISSIONNAIRES ..................... 5 ATTESTATION DE CONFORMITE ....................................................................................... 5 DUREE DE VALIDITÉ DE L’OFFRE ...................................................................................... 6 CONTENU DE L’OFFRE........................................................................................................ 6 SOUMISSION DE L’OFFRE .................................................................................................. 6 PROLONGATION DE LA PERIODE DE REMISE DES OFFRES ......................................... 7 CLOTURE DES OFFRES ...................................................................................................... 7 OFFRES TARDIVES .............................................................................................................. 7 RETRAIT DE L’OFFRE .......................................................................................................... 8 ÉVALUATION DES OFFRES................................................................................................. 8 CLARIFICATION DES PROPOSITIONS ............................................................................... 8 ATTRIBUTION DU CONTRAT ............................................................................................... 8 COMMUNICATIONS ET CONTACTS ................................................................................... 8 Pièce Jointe 1 de la partie I - Contenu de l’offre / checklist ............................................................ 10 Pièce Jointe 2 de la partie I - Inscription des fournisseurs/entrepreneurs du SHAPE ..................... 11 Pièce Jointe 3 de la Partie I - Attestation de Conformité .................................................................. 12 Pièce Jointe 4 de la partie I - IFB-MWB-SH-15-02 – Proposition de Prix ....................................... 13 Pièce Jointe 5 de la partie I - Etiquette d’envoi .............................................................................. 14 PARTIE II CLAUSES GENERALES ....................................................................................... 16 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. DEFINITIONS....................................................................................................................... 16 DROIT APPLICABLE ........................................................................................................... 16 ORDRE DE PRIORITÉ ........................................................................................................ 16 POUVOIRS .......................................................................................................................... 16 STATUT DU CONTRACTANT ............................................................................................. 16 PROTECTION DU CONSOMMATEUR .............................................................................. 16 RESPONSABILITE DU CONTRACTANT ............................................................................ 16 PERSONNEL DU CONTRACTANT ..................................................................................... 16 SOUS-TRAITANTS .............................................................................................................. 16 AUTORISATION D’EXÉCUTION ......................................................................................... 17 SÉCURITÉ ........................................................................................................................... 17 CONTRÔLE D’ACCÈS......................................................................................................... 17 ASSURANCES..................................................................................................................... 17 HYGIÈNE, SÉCURITÉ ET PRÉVENTION DES ACCIDENTS DU TRAVAIL ....................... 17 MATÉRIEL DU CONTRACTANT ......................................................................................... 18 MATERIEL FOURNI PAR LE SHAPE.................................................................................. 18 PROTECTION ET COUVERTURE DU SHAPE................................................................... 18 CLIENT PRIVILÉGIÉ............................................................................................................ 18 EXEMPTION DE TAXES ..................................................................................................... 18 GARANTIE DE BONNE EXÉCUTION ................................................................................. 18 DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR DU CONTRAT ................................................................. 18 Partie I - Page 2 sur 25
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22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. DUREE DU CONTRAT ........................................................................................................ 18 OPTIONS ............................................................................................................................. 18 MODIFICATIONS ................................................................................................................. 18 NOTIFICATION DE RETARD PAR LE CONTRACTANT .................................................... 19 INDEMNITÉ CONTRACTUELLE DE RETARD ................................................................... 19 RETARD CAUSE PAR LE SHAPE ...................................................................................... 19 ARRET DES TRAVAUX ....................................................................................................... 19 LITIGES................................................................................................................................ 19 RESILIATION POUR INEXÉCUTION .................................................................................. 20 RESILIATION POUR RAISON DE CONVENANCE DU SHAPE ......................................... 20 CLAUSE PARTICULIERE DE RESILIATION ...................................................................... 21 RECEPTION ........................................................................................................................ 21 FACTURATION .................................................................................................................... 21 PAIEMENTS......................................................................................................................... 21 RECLAMATION ................................................................................................................... 21 AUDIT................................................................................................................................... 21 CORRUPTION ET LIBÉRALITÉS ILLICITES ...................................................................... 21 DIVULGATION D’INFORMATIONS/ COMMUNIQUÉS ....................................................... 21 ADMINISTRATION DU CONTRAT ET COMMUNICATIONS .............................................. 21 PARTIE III. CLAUSES PARTICULIERES ET SPECIFICATIONS TECHNIQUES ............. 22 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. ETENDUE DU CONTRAT.................................................................................................... 22 DUREE DU CONTRAT ........................................................................................................ 22 SPECIFICATIONS TECHNIQUES GENERALES DES VEHICLES ..................................... 22 DEPLACEMENTS TYPE...................................................................................................... 23 TYPE D’AUTOBUS .............................................................................................................. 24 REMARQUES ...................................................................................................................... 24 ASSURANCES..................................................................................................................... 24 ORIGINE .............................................................................................................................. 24 PRIX ..................................................................................................................................... 24 REVISION DES PRIX .......................................................................................................... 24 COMMANDES DE SERVICES ............................................................................................ 25 FACTURATION ET PAIEMENT ........................................................................................... 25 Partie I - Page 3 sur 25
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PARTIE I
INSTRUCTIONS POUR LA SOUMISSION DES OFFRES
1.
GENERALITE
Le but de cet appel d’offres est d’adjuger un contrat pour la location de bus avec chauffeur pour
l’activité «TRIPS & TOURS» du SHAPE MWB. Le soumissionnaire fournira tous les véhicules, le
personnel pour l’exécution de ce service. Les prix remis seront fermes et définitifs.
2.
DEFINITIONS
2.1. Le terme « soumissionnaire potentiel » désigne la personne ou la société qui a complété
et retourné l’accusé de réception joint à la lettre de transmission du présent appel d’offres
et qui a indiqué ainsi son intention, sans engagement, de participer à l’appel d’offres.
2.2. Le terme « soumissionnaire » désigne la personne ou la société qui a soumis une offre
dans le cadre de cet appel d’offres.
2.3. Le terme « adjudicataire » ou « contractant » désigne la personne physique, la firme ou
l’entreprise à qui le contrat a été adjugé.
2.4. Le terme « Officier des Contrats » désigne la personne qui exécute et gère le contrat pour
le compte du Grand Quartier Général des Puissances Alliées en Europe (SHAPE).
2.5. Le terme « jour » fait référence à des jours calendrier.
2.6. Le terme « OTAN » réfère à l’Organisation du Traité de l’Atlantique Nord.
2.7. Le terme « ACO » réfère au Commandement Allié Opérations.
2.8. Le terme « SHAPE » réfère au Grand Quartier Général des Puissances Alliées en
Europe, situé à 7010 SHAPE, Belgique.
2.9. Le terme « MWB » réfère au Morale & Welfare Branch du Grand Quartier Général des
Puissances Alliées en Europe, situé à 7010 SHAPE, Belgique.
3.
ELIGIBILITE
Cet appel d’offres est ouvert aux firmes :
4.
-
des pays membres de l’OTAN (28) et travaillant dans le secteur ;
-
ayant, durant ces trois dernières années, eu au moins trois contrats de même type et de
même ampleur que cet appel d’offre.
DUREE DU CONTRAT
4.1. Le contrat entrera en vigueur au 1er juin 2015 et sera d’application jusqu’au 31 mai 2016.
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4.2. Il pourra ensuite être prolongé durant 2 périodes consécutives d’un an selon les besoins
ainsi que les disponibilités financières du SHAPE MWB.
Sa prolongation dépendra également des performances de la société lors de l’exécution
du contrat. L’évaluation de ces dernières sera effectuée par le biais du “Système
d’Evaluation Continue du Contractant” et jouera un rôle majeur dans l’attribution des
options mentionnées ci-dessus.
4.3. L’exercice de l’option pour le renouvellement annuel s’effectuera au plus tard 15 jours
avant l’expiration du contrat initial ou de son renouvellement ultérieur, par l’envoi d’une
lettre officielle.
4.4. L'EXTENSION PAR TACITE RECONDUCTION D’UN CONTRAT NE SERA, EN AUCUN
CAS, ACCEPTEE PAR L'OFFICIER DES CONTRATS.
5.
AMENDEMENT OU ANNULATION DE CET APPEL D’OFFRES
5.1. Le SHAPE se réserve le droit d’amender ou d’annuler un ou plusieurs termes, conditions
ou provisions de cet appel d’offres avant sa date de clôture. Un ou des amendement(s) à
l’appel d’offres vous l’annoncera (ont).
5.2. Le SHAPE se réserve le droit d’annuler à tout moment tout ou partie de cet appel d’offres.
Le SHAPE décline toute reconnaissance de quelque paiement que ce soit : le retrait de
l’appel d’offres ne donnera, en aucun cas, matière à remboursement des frais que le
soumissionnaire aura encourus pour la préparation ou la soumission de son offre. Toute
action entreprise par le soumissionnaire sera considérée comme acceptation de cette
clause. En cas d’annulation de l’appel d’offres préalablement à l’ouverture des offres, les
offres reçues seront retournées non-ouvertes à l’expéditeur si celui-ci en fait la demande.
6.
DEMANDES DE CLARIFICATION DE LA PART DES SOUMISSIONNAIRES
6.1. Les soumissionnaires potentiels devront demander des compléments d’informations le
plus tôt possible. Toute demande d’information souhaitée par un soumissionnaire en ce
qui concerne la signification ou l’interprétation de cet appel d’offres, des clauses, des
spécifications etc. devra être demandée par écrit (lettre ou fax) à l’Officier des Contrats.
Ce dernier devra recevoir ces demandes de clarification, au plus tard 10 jours calendriers
avant la date de clôture des soumissions ;
6.2. Toute information communiquée à un soumissionnaire potentiel ne sera transmise à tous
les soumissionnaires potentiels, et considérée comme amendement à cet appel d’offres
que si ce type d’information est nécessaire aux autres soumissionnaires pour le dépôt de
leur soumission ou si l’absence d’une telle information peut être préjudiciable aux autres
soumissionnaires. Toute explication ou instruction verbale ne liera nullement l’Officier des
Contrats, à moins d’avoir été confirmée par écrit
7.
ATTESTATION DE CONFORMITE
7.1. Le soumissionnaire doit établir leur offre en proposant un maximum de conformité avec
les termes, conditions et exigences de l’appel d’offres et ses clarifications et/ou
amendements ultérieurs. Le soumissionnaire peut proposer des variantes vis-à-vis de la
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mise en œuvre spécifique et de détails opérationnels, à condition que les besoins
fonctionnels et la performance soient entièrement satisfaits.
7.2. Chaque soumissionnaire devra inclure dans son offre une attestation de conformité
(Annexe 3 de la Partie I). Le soumissionnaire y consignera toutes les divergences de sa
proposition par rapport aux provisions du contrat préconisé. En cas de divergence entre
le certificat de conformité, d’une part, et toutes constatations, explications ou
commentaires transmis, ces derniers prévaudront sur le certificat de Conformité quant à la
détermination de la conformité réelle de l’offre.
8.
DUREE DE VALIDITÉ DE L’OFFRE
Les offres seront valables pour une période de nonante (90) jours calendrier à dater de la date
de clôture de l’appel d’offres. Le SHAPE se réserve le droit de demander une extension de
cette durée de validité si la conclusion du contrat ne pouvait survenir durant cette période. Les
soumissionnaires ont le droit d’accorder ou de refuser cette extension de la durée de validité ;
un refus sera considéré comme un retrait de l’offre.
9.
CONTENU DE L’OFFRE
Au minimum, l’offre comprendra les documents suivants en version papier et électronique :
1)
Une table des matières pour la proposition entière (Annexe 1);
2)
Les nom, adresse, point of contact, numéro de téléphone, fax, e-mail et site internet du
soumissionnaire ;
3)
Le formulaire d’inscription (Annexe 2 à la Partie I) ;
4)
L’Attestation de Conformité (Annexe 3 à la Partie I) ;
5)
Les références d’au moins 3 contrats/accords, endéans les 3 dernières années,
d’ampleur similaire aux besoins spécifiés dans l’appel d’offres.
Pour chaque
contrat/accord, la liste spécifiera :
La référence du contrat (si d’application) ;
La date de début du contrat ;
La date de fin du contrat ;
La valeur du contrat ;
Le nom du client ;
Le point de contact du client capable de donner des renseignements, en spécifiant
son nom, téléphone et fax.
6)
10.
La remise de prix. La proposition de prix sera fournie sur le document joint (Annexe 4
à la Partie I). Tous les prix seront remis en Euro.
SOUMISSION DE L’OFFRE
10.1. L’offre sera rédigée en français ou en anglais;
10.2. La soumission sera placée dans une enveloppe ou un paquet scellé dont les dimensions
ne dépasseront pas 10x30x37 cm. L’enveloppe ou le paquet scellé contiendra tous les
documents listés dans la Pièce Jointe 1, Partie I. Parmi ces documents, l’« Offre de
Prix » sera placée dans une enveloppe scellée.
La soumission portera l’étiquette fournie en Pièce Jointe 5 à la Partie I ;
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10.3. Les offres seront soumises par courrier postal, par porteur ou déposées personnellement.
Les offres peuvent être déposées, à toute heure, dans le coffre de dépôt sécurisé installé
au poste de garde principal « Berlin Gate ». Les offres peuvent aussi être remises, entre
les mains d’un membre du personnel de la Section SHAPE Contract Management, au
Bâtiment 101 (extensions SHAPE : 2314 ou 4882), les jours ouvrables entre 09h00 et
11h45 ou entre 13h30 et 16h30 (le vendredi jusque 15h00). Si aucun membre du
personnel de la Section SHAPE Contract Management n’est disponible, l’offre sera
déposée dans le coffre de dépôt sécurisé.
10.4. Pour atteindre le SHAPE, situé près de Mons, prendre la sortie Nr. 23 sur l’autoroute E 19
(Bruxelles-Paris), suivre la direction “SHAPE” puis le parking visiteur « P VISITOR » et se
présenter au poste de garde « Berlin Gate ».
11.
PROLONGATION DE LA PERIODE DE REMISE DES OFFRES
Tout soumissionnaire peut demander directement à l’Officier des Contrats de prolonger la
période de remise des offres. Cependant, la demande devra être envoyée, par écrit à l’Officier
des Contrats, dans les 10 jours calendriers de la clôture des offres et devra être motivée.
L’Officier des Contrats du SHAPE pourra souverainement décider d’accorder ou non cette
prolongation.
12.
CLOTURE DES OFFRES
Les offres doivent parvenir au SHAPE au plus tard le jeudi 30 avril 2015 à 16.00 heures
(Heure Europe Centrale), ou à la date autorisée lors d’une prolongation. A cette date et heure,
l’appel d’offres sera clôturé.
13.
OFFRES TARDIVES
Le soumissionnaire s’assurera que son offre est remise au SHAPE avant, ou au plus tard, au
moment de la date et de l’heure de clôture de l’appel d’offres. Les offres reçues après cette
date et heure seront considérées comme des offres tardives. Les offres tardives ne seront
prises en considération que jusqu’au moment de l’attribution du contrat et pour autant que le
retard résulte uniquement de l’un des faits suivants:
-
Un retard imputable au système de distribution officiel mis en place par le gouvernement,
c’est-à-dire pour lequel le soumissionnaire n’est pas responsable. Ce fait ne sera
cependant accepté que si l’offre a été envoyée au plus tard cinq (5) jours calendrier avant
la date de clôture de l’appel d’offres, par courrier enregistré ou par courrier certifié, et qu’un
cachet officiel des services postaux ou un accusé de réception ont été obtenus.
Note: Les services de courrier commerciaux ou les compagnies de livraison de colis ne
sont pas considérées comme des agences gouvernementales.
-
La manipulation fautive de la part du personnel du SHAPE, lors de la réception de l’offre ou
après celle-ci.
Dans tous les autres cas, les offres tardives ne seront pas prises en considération pour
l’attribution du marché. Ces offres seront considérées comme non avenues et seront retournées
fermées au soumissionnaire, à ses frais.
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14.
RETRAIT DE L’OFFRE
Un soumissionnaire peut retirer son offre jusqu’au moment (date et heure) de l’ouverture des
offres, et ceci par demande écrite ou par fax envoyé à l’Officier des Contrats du SHAPE. L’offre
sera retournée fermée au soumissionnaire, à ses frais.
15.
ÉVALUATION DES OFFRES
L’évaluation des offres et de la manière dont celles-ci répondent le plus adéquatement possible
aux exigences posées relève de la responsabilité du SHAPE et sera basée sur les informations
communiquées par les soumissionnaires. Le SHAPE ne sera pas tenu responsable quant à la
recherche, la localisation ou la confirmation de toute information qui ne serait pas clairement
stipulée et accessible dans l’offre.
Les offres seront évaluées sur les trois (3) critères ci-après :
(1) La soumission des documents administratifs et techniques demandés (oui ou non),
(2) La conformité technique des produits/services proposés (oui ou non),
(3) Le coût/prix (le plus bas).
16.
CLARIFICATION DES PROPOSITIONS
Durant tout le processus d’évaluation des offres, le SHAPE se réserve le droit de clarifier les
offres reçues afin de résoudre les éventuelles possibilités de non-conformité.
17.
ATTRIBUTION DU CONTRAT
Le Comité d’Adjudication des Contrats (CAC) attribuera le contrat au soumissionnaire dont
l’offre techniquement conforme représentera la solution la plus économique pour le SHAPE et
démontrera que le soumissionnaire est parfaitement capable de remplir les obligations de
l’appel d’offres.
18.
COMMUNICATIONS ET CONTACTS
18.1. En première instance, toute communication concernant cet appel d’offres entre un
soumissionnaire potentiel, un soumissionnaire et le SHAPE, s’effectuera uniquement par
l’intermédiaire de l’Officier des Contrats du SHAPE. Du personnel sera désigné afin
d’assister l’Officier des Contrats dans l’administration de cet appel d’offres. Aucun autre
contact avec d’autres membres du personnel du SHAPE ne sera autorisé. Le but visé est
de maintenir l’égalité et la compétitivité de tous les soumissionnaires.
18.2. Points de contact
Mr. Giuseppe COL, Officier des Contrats
Tel: +32 (0)65.44.22.40 - Fax: +32 (0)65.44.35.42
Adresse email: [email protected]
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ou
Mme Pascale DEFOSSEZ, Acheteuse
Tel: +32 - (0)65 - 44.23.14 - Fax: +32 –(0)65 – 44.35.42
Adresse email: [email protected]
18.3. Toute correspondance sera adressée à :
J8 FINANCE & ACQUISITION DIVISION
Acquisition Management Branch
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Boîte 27/A
7010 SHAPE, Belgique
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Pièce Jointe 1 de la partie I
Contenu de l’offre / checklist1




1
Le formulaire d’inscription (Annexe 2) ;
L’Attestation de Conformité (Annexe 3) ;
Les références d’au moins 3 contrats/accords, endéans les 3 dernières années, d’ampleur
similaire aux besoins spécifiés dans l’appel d’offres (format de présentation libre) ;
La proposition de prix (Annexe 4).
Cette pièce jointe est destinée à vous aider à vérifier que vous soumettez tous les documents/informations
requis par le SHAPE. Pour plus d’information concernant les titres ci-dessous, veuillez vous référer aux
explications détaillées fournies dans la Partie I.
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Pièce Jointe 2 de la partie I - Inscription des fournisseurs/entrepreneurs du SHAPE
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(*) = Champ obligatoire pour une inscription complète.
A) Domaine d’activité
Les codes SIC (Standard Industrial Classification) / UNSPS Codes (*) United Nations Standard Products and
Services Codes (2 à 8 chiffres) identifient le type d’activité de votre entreprise. Information disponible sur le site
http://www.siccode.com/ or http://www.unspsc.org/ . Veuillez sélectionner au moins un code.
SIC/UNSPS Code: ______________ SIC/UNSPS Code: _____________ SIC/UNSPS Code: _______________
B) Information Entreprise
Numéro DUNS¹ (*): ______________ Code CAGE²:_________ Numéro de TVA³ : _______________________
Nom légal de l’entreprise (*):
______________________________________________________________
Adresse du siège social (*):
_______________________________________________________________
Localité (*): ___________________________ Code postal (*):______ Pays (*): _________________________
Tél : ___________________ Fax : __________________ E-mail (*):
________________________________
Page Web URL de l’entreprise (Adresse du site Web de l’entreprise)4: _________________________________
Date de création de l’entreprise (*) (JJ/MM/AAAA) :_______________ Nombre d’employés (*): ______________
Type d’entreprise5 (*):
_______________________________ Chiffre d’affaire annuel (*): _______________
C) Personne habilitée à engager votre société dans le cadre de cet appel d’offres
Nom, prénom:_______________________________________ Fonction/titre: __________________________
Tél: _____________________ Fax: _____________________ E-mail: ________________________________
Pour tout renseignement complémentaire, contactez le +32(0)65-442314 ou [email protected]
¹ Système de numérotation universel de données (DUNS) – Si vous ignorez votre numéro DUNS, vous pouvez
contacter la personne ci-dessus.
² Code d’identification de fabricant de l’OTAN, si disponible.
³ Numéro de TVA obligatoire pour les entreprises et entrepreneurs indépendants de l’UE.
4
Exemple: http://www.example.com or http://example.com .
5
Choisissez l’un des types suivants : Société / Travailleur indépendant / Entité gouvernementale / Entité de
l’OTAN.
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Pièce Jointe 3 de la Partie I Attestation de Conformité1
Par la présente, nous reconnaissons avoir lu et compris tous les documents de l’appel d’offres IFBMWB-SH-15-02. Notre proposition, en réponse à votre sollicitation, répond aux spécifications de cet
appel d’offres et du contrat qui en résulterait à l’exception de:
Clause
Description de l’exception
.................................... ........................................................................................................................
.................................... ........................................................................................................................
.................................... ........................................................................................................................
.................................... ........................................................................................................................
.................................... ........................................................................................................................
.................................... ........................................................................................................................
.................................... ........................................................................................................................
.................................... ........................................................................................................................
.................................... ........................................................................................................................
.................................... ........................................................................................................................
(si nécessaire, ajouter un feuillet)
Date : .........................
Signature : ..................
Nom & Titre : ..............
Société : .....................
N/référence pour cette offre : ..............................................................................................................
1
Les soumissionnaires doivent établir leur offre en totale conformité avec les termes, conditions et exigences de l’appel d’offres et ses
clarifications et/ou amendements ultérieurs. Le soumissionnaire peut uniquement proposer des variantes vis-à-vis de la mise en œuvre
spécifique et de détails opérationnels, à condition que les besoins fonctionnels et la performance soient entièrement satisfaits. En cas de
divergence entre le certificat de conformité et les évidences détaillées ou les explications/commentaires fournis, les évidences /
commentaires détaillés prévaudront quant à la détermination de la réelle conformité de l’offre. SHAPE se réserve le droit de ne pas
accepter les variantes proposées par le soumissionnaire et, en conséquence, de disqualifier le soumissionnaire pour cet appel d’offres.
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Pièce Jointe 4 de la partie I IFB-MWB-SH-15-02 – Proposition de Prix
PROPOSITION DE PRIX
Mr.____________________________________________________________ agissant pour le compte
de la société _______________________________________________________________________
propose de fournir au SHAPE les services décrits ci-après selon les termes et provisions du présent
appel d’offres et selon le tableau ci-dessous:
BUS MIXTE
BUS
CAPACITE
1 à 150 Kms
(€/km HTVA)
151 à 250 Kms
(€/km HTVA)
251 à 350 Kms
(€/km HTVA)
+/- 20 PLACES
+/- 34 PLACES
+/- 50 PLACES
AUTOCAR DE LUXE POUR VOYAGES A L’ETRANGER
BUS
CAPACITE
1 à 250 Kms
(€/km HTVA)
251 à 500 Kms
(€/km HTVA)
501 à 750 Kms
(€/km HTVA)
Long courrier
avec 2ème chauffeur)
(€/km HTVA)
+/- 32 PLACES
+/- 49-54 PLACES
+/- 60 PLACES
+/- 80 PLACES
______________________________________________________________________
(Signature du soumissionnaire)
(Date)
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IFB-MWB-SH-15-02
Pièce Jointe 5 de la partie I Etiquette d’envoi
(L’étiquette ci-dessous est complétée par le soumissionnaire et fixée/collée sur l’enveloppe
extérieure ou le colis expédié au SHAPE
(Couper suivant la ligne)
OFFRE SCELLEE POUR L’APPEL D’OFFRES : IFB-MWB-SH-15-02
DATE DE CLOTURE: 30 avril 2015, 16h00
Sera exclusivement ouvert par :
le Comité d’Adjudication des Contrats (CAC)
EXPEDITEUR:
…………………………….
…………….………………
…………….………………
…………….………………
TO: SHAPE
J8 - AQM/CONTRACT MANAGEMENT SECTION
POST BOX 27/A,BLDG 102
B - 7010 SHAPE, BELGIUM
NATO UNCLASSIFIED
NATO UNCLASSIFIED
IFB-MWB-SH-15-02
GRAND QUARTIER DES PUISSANCES ALLIEES EN EUROPE
LOCATION DE BUS AVEC CHAUFFEUR
POUR L’ACTIVITE «TRIPS & TOURS» DU SHAPE MWB
PARTIE II
CLAUSES GENERALES
IFB-MWB-SH-15-02
Partie II - Page 15 sur 25
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PARTIE II
CLAUSES GENERALES
1.
DEFINITIONS
4.
Dans le cadre du contrat, les termes indiqués ci-dessous se définissent
comme suit :
a.
Le terme « SHAPE » signifie le Grand Quartier Général des Puissances
Alliées en Europe, sis à B-7010 SHAPE, Belgique ;
b.
Le terme « OTAN » désigne l’Organisation du Traité de l’Atlantique
Nord ;
c.
Le terme « Officier des Contrats » désigne la personne habilitée à
passer et administrer les contrats au nom et pour le compte du SHAPE.
Seules les personnes dûment mandatées ont l’autorité pour engager le
SHAPE ;
d.
Le terme « Représentant Technique de l’Officier des Contrats » ou
« COTR » désigne la personne appointée par l’Officier des Contrats dans
le but d’assurer le respect des spécifications techniques du contrat ;
e.
le terme “Responsable des Commandes” désigne la personne
appointée, par écrit, par l’Officier des Contrats pour passer les
commandes auprès du fournisseur ;
f.
Le terme « Contractant » désigne la personne (physique ou morale) à
laquelle le contrat est adjugé et pour le compte de qui les personnes
dûment autorisées l’exécuteront ;
g.
Le terme « Bon de Commande » désigne le document contractuel
utilisé par le SHAPE pour passer commande de fournitures et de
services;
h.
Le terme « jours » fait référence à des jours calendrier.
2.
2.1.
Sauf s’il en est disposé autrement dans le contrat, celui-ci sera régi
et interprété conformément aux lois en vigueur dans le Royaume
de Belgique ;
2.2.
Durant l’exécution du contrat, le contractant et son personnel (en
ce compris, le cas échéant, le personnel des sous-contractants) se
conformeront à la législation belge, aux directives de l’OTAN et du
SHAPE/Directives de Service Intérieur.
2.3.
3.
Les modifications apportées au contrat, qu’ils s’agissent d’amendements,
d’ajouts ou de suppressions, ainsi que les instructions qui en dérivent, ne
seront exécutoires que si elles sont formulées par écrit par l’Officier des
Contrats.
5.
Les parties agiront de bonne foi.
Le contrat n’inclut pas
uniquement des termes spécifiques mais tient compte des
pratiques légales et locales du lieu où le contrat doit être exécuté
ainsi que du type métier auquel le contrat se rapporte.
6.
PROTECTION DU CONSOMMATEUR
SHAPE est une organisation internationale sans but lucratif, les biens et
services fournis dans le cadre de ce contrat sont destinés à sa propre
consommation et ne feront l’objet d’aucun commerce. C’est pourquoi, le
contractant consent à considérer le SHAPE comme un consommateur et
à lui faire bénéficier de toutes les protections accordées par les
règlements sur la protection du consommateur (par exemple, toutes les
directives européennes applicables en la matière). Spécifiquement, le
contractant s’engage à faire bénéficier le SHAPE de toutes les garanties
et protection octroyées aux consommateurs par n’importe quelle
réglementation.
RESPONSABILITE DU CONTRACTANT
Le contractant est responsable de l’exécution de toutes les dispositions
du contrat. Il ne peut déléguer ses droits ni transférer ses obligations
sans l’autorisation préalable de l’Officier des Contrats du SHAPE.
8.
PERSONNEL DU CONTRACTANT
8.1.
Le contractant fournira et paiera, suivant les besoins, le personnel
qualifié nécessaire à une exécution performante des services qui
font l’objet du contrat ; il respectera strictement la législation belge
du travail, ainsi que les autres règlements applicables au
personnel qu’il emploie, notamment en matière de barèmes et de
sécurité sociale. A cet égard, le SHAPE se réserve le droit de
demander au contractant de soumettre une copie du contrat
d’emploi pour ce personnel.
8.2.
Les privilèges et immunités accordés au personnel du SHAPE
constituent un droit exclusif qui, à ce titre, n’est pas transférable au
contractant et à son personnel. Cette disposition porte également
sur le droit d’accès aux installations gérées ou exploitées par les
services de la communauté du SHAPE et sur leur utilisation.
ORDRE DE PRIORITÉ
Sauf disposition contraire du contrat, les contradictions que celui-ci
pourrait contenir seront aplanies en observant les priorités suivantes :
1er La Partie I du contrat ;
2ème Les Dispositions Particulières et les Spécifications Technique
(Partie III) ;
3ème Les Clauses Générales (Partie II) ;
4ème L’offre du Contractant ou la proposition acceptée par le SHAPE.
STATUT DU CONTRACTANT
Le statut du contractant est celui d’un contractant indépendant, il est
expressément entendu que ni le contractant (ni son personnel), ni ses
sous-traitants ne seront d’aucune manière considérés comme des
employés, fonctionnaires ou agents de l’OTAN.
7.
DROIT APPLICABLE
POUVOIRS
9.
SOUS-TRAITANTS
Les documents ci-dessus sont parties intégrantes du contrat.
9.1.
Le contractant pourra engager tous les sous-traitants qu’il juge
utiles à la bonne exécution du contrat ; le contractant restera
responsable de l’administration et de la performance de tous les
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sous-traitants dont il garantit l’adéquation aux normes de qualité
attendues par le SHAPE.
9.2.
La désignation d’un sous-traitant doit être approuvée par l’Officier
des Contrats du SHAPE avant la sous-traitance de toute part du
contrat, elle sera soumise à la présentation des mêmes documents
que pour le personnel du contractant employé sur le SHAPE,
conformément à la clause intitulée « PERSONNEL DU
CONTRACTANT ».
9.3.
Même si un sous-traitant est agréé, le contractant reste
responsable envers le SHAPE de toutes les obligations qu’il
assume en vertu du contrat.
9.4.
Sauf autorisation expresse de l’Officier des Contrats, la soustraitance sera limitée aux personnes et firmes, membres des pays
de l’OTAN.
9.5.
Le cas échéant, le sous-traitant devra se procurer tous les permis
et licences nécessaires à l’exécution du contrat, sans frais pour le
SHAPE.
9.6.
Sauf accord particulier entre les sous-traitants et le SHAPE, la
résiliation du présent contrat entraîne automatiquement la
résiliation de tous les contrats de sous-traitance.
10.
12.
-
Que tous les permis et licences nécessaires dans le cadre du
contrat ont été obtenus et ;
-
Que lui-même et ses sous-traitants se conforment aux lois, aux
décrets, à la législation belge du travail, ainsi qu’aux autres
règlements applicables au personnel qu’ils emploient ;
-
qu’aucune charge additionnelle ne sera opposée au SHAPE pour
ce qui est des autorisations d’exécution des travaux.
11.1. Dans le domaine de la sécurité, le contractant doit se conformer à
tous les critères édictés en la matière par le SHAPE et par
l’autorité nationale de sécurité ou par l’organisme de sécurité du
Royaume de Belgique désigné ;
11.2. Le contractant est responsable de la protection des informations
classifiées de l’OTAN, ainsi que de toutes les autres informations
réputées sensibles qui lui sont confiées ou qui sont produites par
lui dans le contexte de l’exécution du contrat. Il s’engage à ne
communiquer à quiconque, hormis aux membres de son
personnel, les renseignements qui lui sont fournis en vue de
l’exécution du contrat, ni aucune information à laquelle il aurait
accès, quelque soit sa nature. Il s’engage à ne pas communiquer
ces informations et à ne pas les utiliser dans quelque but que ce
soit. Pareillement, le personnel du contractant employé sur le
SHAPE sera tenu au même respect de la confidentialité ;
11.3. Toute violation de sécurité, qu’elle soit soupçonnée ou avérée,
sera immédiatement portée par le contractant à la connaissance
de l’Officier des Contrats, de l’Officier de Sécurité du SHAPE, à
l’autorité nationale de sécurité ou à l’autorité belge de sécurité
désignée ;
11.4. Le contractant doit veiller à ce que les membres de son personnel
soient informés de ce qu’ils sont susceptibles d’être fouillés, de
même que leurs véhicules, lorsqu’ils entrent au SHAPE ou quittent
le quartier général ;
ASSURANCES
13.1. Le contractant s’engage à souscrire et payer, en dehors de toute
intervention financière du SHAPE, toutes les assurances en
matière d’accident du travail, de responsabilité de l’employeur ou
autres types d’assurances requis par la législation belge ;
13.2. Le contractant est tenu de souscrire à ses frais et payer pendant
toute la durée de l’exécution du contrat une assurance
responsabilité civile appropriée couvrant, d’une part, les dégâts
matériels causés aux installations du SHAPE, en cas d’incendie,
par exemple, et, d’autre part, les accidents corporels. La police
d’assurance sera soumise à l’Officier des Contrats pour
vérification.
14.
SÉCURITÉ
CONTRÔLE D’ACCÈS
Avant de commencer à travailler au SHAPE, les membres du personnel
du contractant doivent être en possession de leur carte d’accès et de
l’autorisation d’accès pour leur véhicule. Pour obtenir ces documents,
une demande doit être introduite auprès du COTR; un délai de quinze
jours est à prévoir. Les cartes d’accès ont une validité limitée, les
renouvellements éventuels sont à demander quinze jours avant la date
d’expiration. Le contractant qui n’aura pas demandé à temps les cartes et
permis d’accès n’aura pas le droit de réclamer une indemnité pour le
temps perdu ni la possibilité de postposer la date d’achèvement prévue
dans le contrat.
13.
AUTORISATION D’EXÉCUTION
Le contractant certifie :
Que ses sous-traitants et lui-même ont été dûment autorisés à
effectuer les travaux requis et à travailler en Belgique ;
11.
11.7. Le contractant accepte de mettre fin immédiatement à l’emploi, au
SHAPE, de tout employé dont la présence serait jugée indésirable
par celui-ci, et cela, le jour même où la notification lui en est
donnée par l’Officier des Contrats ou par l’Officier de Sécurité du
SHAPE sans que ce dernier doive en préciser la raison ; le SHAPE
ne peut en aucun cas être tenu responsable des conséquences
d’une telle décision.
HYGIÈNE, SÉCURITÉ ET PRÉVENTION
DES ACCIDENTS DU TRAVAIL
14.1. Le contractant devra se conformer aux législations et règlements
européens et belges, en matière de sécurité au travail ainsi qu’aux
règlements en matière de sécurité, santé et hygiène ;
14.2. Si, dans le cadre de l’exécution du contrat, l’Officier des Contrats
avertit le contractant par écrit d’un manquement aux critères de
sécurité, d’hygiène et de salubrité régis par la législation ou les
règlements nationaux ou locaux, et que le contractant néglige de
prendre les mesures nécessaires pour remédier à la situation,
l’Officier des Contrats pourra ordonner l’arrêt total ou partiel des
travaux jusqu’à ce que les mesures correctives soient prises.
L’interruption du travail à la suite d’un ordre donné dans ces
circonstances ne donne pas au contractant le droit de demander
une adaptation financière du contrat ou une quelconque autre
forme de remboursement en compensation des pertes ou de
l’accroissement des coûts qui en résultent ;
14.3. L’Officier de Sécurité du SHAPE et les autorités belges
compétentes peuvent, à tout moment, vérifier que le contractant se
conforme effectivement à la présente clause.
14.4. Le contractant se conformera au Règlement Général Belge pour la
Protection du Travail ainsi qu’aux lois et règlements fédéraux et
régionaux en matière de sécurité du travail ainsi qu’avec les
règlements en vigueur au SHAPE relatifs avec la protection de la
santé, la sécurité et l’hygiène.
11.5. Le sous-traitant et son personnel sont soumis aux mêmes
exigences de sécurité que le contractant ;
11.6. Le contractant s’engage à fournir à l’Officier de Sécurité du
SHAPE une fiche d’information sur tous les membres de son
personnel avant leur entrée en service, en utilisant le formulaire
remis par l’officier en question ;
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15.
SHAPE, et le prix des éléments en question sera réduit en
conséquence ;
MATÉRIEL DU CONTRACTANT
Le contractant fournira tout l’équipement nécessaire à la bonne exécution
du contrat. Il entretiendra son équipement durant toute la durée du
contrat afin d’éviter retard ou accident.
16.
19.
MATERIEL FOURNI PAR LE SHAPE
16.1. Le SHAPE peut fournir au contractant, aux fins d’utilisation dans le
cadre du contrat exclusivement, les matériels et fournitures décrits
dans la Partie III de celui-ci (appelés ci-après « matériel fourni par
le SHAPE »), aux moments et aux endroits spécifiés dans le
contrat.
16.2. Le SHAPE conserve la propriété du matériel ainsi fourni. Le
contractant tiendra un inventaire adéquatement contrôlé du
matériel fourni par le SHAPE.
16.3. Dès que du matériel fourni par le SHAPE lui est livré, le
contractant assume les risques qui lui sont inhérents et devient
responsable de sa perte ou des dégâts qui lui sont causés, sauf
pour ce qui est de l’usure normale ou s’il s’agit de biens
consommables utilisés dans le cadre de l’exécution du contrat.
16.4. A la fin du contrat, le contractant restituera les biens appartenant à
l’OTAN, selon les instructions ou les autorisations de l’Officier des
Contrats.
16.5. Le contractant n’apportera aucune modification au matériel fourni
par le SHAPE, à moins qu’il n’y ait été expressément autorisé par
l’Officier des Contrats ou par son représentant.
17.
PROTECTION ET COUVERTURE DU
SHAPE
17.1. Le contractant est tenu de garantir à tout moment le SHAPE, ainsi
que ses agents, représentants et employés, contre des actions,
demandes d’indemnisation, frais ou dépenses, de quelque nature
que ce soit, résultant d’actes ou d’omissions du contractant ou de
ses agents, représentants ou employés ;
17.2. Le contractant doit couvrir le SHAPE et dégager celui-ci de toute
responsabilité en cas de demande en réparation de dommages
causés à des personnes ou aux biens du contractant ou de tiers
résultant de la possession ou de l’emploi, par le contractant, de
biens fournis par le SHAPE, installations et réseaux de viabilités
compris ;
17.3. Le contractant indemnisera tous les dommages aux biens,
installations et réseaux de viabilité, causés par le contractant, ses
agents, représentants, employés ou par ses sous-traitants, et
résultant de sa présence au SHAPE dans le cadre de ce contrat ;
17.4. Le contractant assumera l’entière responsabilité pour les
dommages causés ou la perte de ses biens entreposés au SHAPE
dans le cadre de ce contrat, il dégagera le SHAPE de toute
responsabilité en la matière, à l’exception de dommages ou perte
qui résulteraient d’acte volontaire ou de la négligence des agents,
représentants ou employés du SHAPE.
18.
18.2. Dans ce contexte, le terme « prix » signifie le prix de base, avant
l’octroi, selon la réglementation nationale, de tous bonus,
réductions de droits d’exportation, taxes ou autres réductions.
EXEMPTION DE TAXES
En vertu des accords OTAN/SHAPE, les biens et services fournis dans le
cadre de ce contrat sont exempts de taxes, droits et autres charges
similaires.
Cependant, si celles-ci devaient être imposées par la
législation nationale du fournisseur, le soumissionnaire inclura la liste et
les montants de taxes, droits et autres charges similaires incorporées
dans son offre, avec leur justification ;
20.
GARANTIE DE BONNE EXÉCUTION
20.1. Si le contrat prévoit que le contractant doit déposer une garantie
de bonne exécution en faveur du SHAPE, celle-ci devra être
constituée par une garantie bancaire sous forme de chèque
certifié, de chèque de banque, de lettre de crédit irrévocable, ou
tout autre instrument financier émis par une institution financière
acceptable aux yeux de l’Officier des Contrats ;
20.2. Les garanties bancaires limitées ou qui expirent automatiquement
ne sont pas acceptées ;
20.3. La garantie bancaire représentera généralement dix pourcent
(10%) du montant contractuel ou du montant contractuel estimé ;
20.4. La garantie bancaire devra être fournie à l’Officier des Contrats
endéans les 30 jours de l’attribution du contrat.
21.
DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR DU
CONTRAT
Le contrat entrera en vigueur à la date d’apposition de la dernière
signature par l’une des parties contractantes, ou à une date
expressément spécifiée dans la partie I du contrat.
22.
DUREE DU CONTRAT
La durée du contrat est indiquée dans la Partie I de celui-ci.
23.
OPTIONS
SHAPE aura le droit d’exercer une ou plusieurs options, entièrement ou
partiellement, aux termes et conditions prévues dans le contrat.
CLIENT PRIVILÉGIÉ
24.
18.1. Le contractant certifie que les prix fixés dans le contrat sont aussi
avantageux que ceux consentis aux gouvernements, organismes,
firmes, organisations ou individus achetant, dans des conditions
identiques, des quantités comparables à celles prévues par le
contrat. Au cas où, dans des circonstances identiques, le
contractant offrirait à un client l’un ou l’autre des éléments couverts
par le contrat, en quantités pratiquement identiques, moyennant
des prix inférieurs à ceux fixés dans le contrat, il devra en avertir le
MODIFICATIONS
24.1. Les modifications apportées au contrat, qu’ils s’agissent
d’amendements, d’ajouts ou de suppressions, ainsi que les
instructions qui en dérivent, ne seront exécutoires que si elles sont
formulées par écrit par l’Officier des Contrats et signées par les
deux parties de la même manière que le présent contrat ;
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24.2. A tout moment, l’Officier des Contrats peut, par écrit, apporter des
changements dans les limites du champ d’application général du
contrat;
calculé, et une modification écrite du contrat enregistrera cet
ajustement. L’ajustement concernera également les délais de
livraison, d’exécution ou toute autre clause contractuelle affectée
par ce retard ou cette interruption. Cependant, aucun ajustement
ne sera rédigé sous cette clause pour tout retard ou interruption (i)
qui serait dû à toute autre cause, y compris la faute ou la
négligence du contractant, ou (ii) pour lequel un ajustement est
prévu ou exclu par une autre clause du présent contrat ;
24.3. Si de telles modifications impliquent une augmentation ou une
diminution des coûts ou du temps requis pour exécuter le contrat,
un ajustement équitable sera fait au montant du contrat. Le
contrat sera alors modifié par écrit pour refléter cette modification ;
24.4. Le fait de ne pas parvenir à un accord sur un ajustement équitable
du prix constituera un litige relatif à une question de fait au sens de
la clause « LITIGES » du présent contrat. Ce litige ne pourra en
aucun cas constituer une excuse pour le contractant de ne pas
procéder aux modifications du contrat.
25.
NOTIFICATION DE RETARD PAR LE
CONTRACTANT
25.1. Si le contractant rencontre des difficultés à remplir les exigences
du contrat, ou s’il anticipe des difficultés à respecter le délai de
livraison ou d’exécution, le contractant avisera immédiatement
l’Officier des Contrats, par écrit et il lui fournira tous les détails
pertinents.
Ces informations seront considérées de nature
administrative, en aucun cas, cette provision ne pourra être
considérée comme une justification pour le non-respect du
calendrier de livraison ou d’exécution, ou de renon aux droits et
compensations prévus par la loi ou par les termes du présent
contrat ;
25.2. Si le délai résulte d’un cas de force majeure et que dès la
survenance de cette cause, le contractant communique tous les
détails utiles, par écrit à l’Officier des Contrats, il peut solliciter un
délai supplémentaire raisonnable pour l’exécution de ses
obligations prévues dans le contrat.
Si, malgré ce délai
supplémentaire, le contractant reste incapable pour cause de force
majeure d’exécuter ses obligations et d’assurer ses responsabilités
dans le cadre du contrat, SHAPE a le droit de suspendre ou
résilier le contrat conformément à la clause « INEXECUTION ».
27.2. Sous cette clause, aucune réclamation ne sera acceptée (i) pour
les coûts intervenus plus de vingt (20) jours avant la notification
écrite par le contractant à l’Officier des Contrats du fait ou de
l’absence de fait et (ii) à moins que la réclamation du montant
indiqué ne soit certifiée par écrit aussitôt après la fin du retard ou
de l’interruption, et au plus tard à la date du paiement final prévu
dans le contrat ;
27.3. Sous cette clause, aucune réclamation ne sera acceptée pour un
délai résultant de la restriction d’accès aux installations du SHAPE
conséquente à la conduite d’exercices de sécurité ou de sûreté à
condition que ces restrictions ne dépassent pas cinq (5) jours
ouvrables sur une période d’un an, et que ces restrictions soient
communiquées par écrit, par l’Officier des Contrats au contractant
au moins dis (10) jours avant leur survenance.
28.
ARRET DES TRAVAUX
28.1. L’officier des Contrats peut à tout moment, par notification écrite
au contractant, exiger l’arrêt de tout ou partie de l’exécution du
contrat ; et ce durant une période de nonante (90) jours suivant
l’ordre donné au contractant et pour une période à convenir entre
les parties. Un tel ordre sera considéré comme un « ordre d’arrêt
d’exécution » selon les termes de la présente clause. Dès
réception de cet ordre, le contractant prendra toutes les mesures
nécessaires pour minimiser l’incidence des coûts imputables à cet
arrêt d’exécution. Endéans, la période de nonante (90) jours, ou
endéans la prolongation convenue entre les deux parties, l’Officier
des Contrats :
a.
26.
INDEMNITÉ
RETARD
CONTRACTUELLE
DE
Pour chaque jour calendrier de retard, le contractant devra payer au
SHAPE, en lieu et place des dommages-intérêts réels, une indemnité de
retard contractuelle forfaitaire correspondant à 0,1% du prix contractuel
total, moins les frais de manutention, le coût du transport et les taxes, et
pouvant atteindre au maximum 10% du prix contractuel. Néanmoins, le
SHAPE peut résilier tout ou partie du contrat de la manière prévue dans la
clause « INEXECUTION » : dans ce cas, le contractant sera redevable,
outre les coûts additionnels prévus dans ladite clause, de l’indemnité
contractuelle de retard jusqu’au moment où le SHAPE pourra
raisonnablement espérer obtenir la livraison ou l’exécution de fournitures
ou de services similaires. Le contractant ne sera pas redevable de
l’indemnité contractuelle pour des retards liés à des facteurs qui
échappent à son contrôle et pour lesquels il n’y a ni faute ni négligence de
sa part, au sens défini dans la clause « INEXECUTION » : lorsque de
telles circonstances surviennent, sous réserve des dispositions de la
clause « LITIGES », l’Officier des Contrats vérifiera les faits et l’étendue
du retard et prolongera le délai d’exécution du contrat s’il estime à
l’examen des faits qu’une prorogation se justifie.
27.
pourra annuler l’ordre d’arrêt d’exécution ;
b. résilier le travail concerné par l’ordre d’arrêt d’exécution selon
les termes de la clause « Résiliation pour raison de Convenance
du SHAPE ».
28.2. Si un ordre d’arrêt d’exécution est annulé selon les provisions de la
présente clause, ou si la période de l’ordre d’arrêt d’exécution ou
de sa prolongation expire, le contractant reprendra l’exécution. Un
ajustement équitable du prix ou du délai de livraison ou des deux
aura lieu et les termes du contrat seront modifiés pour refléter
cette modification, si :
a.
l’ordre d’arrêt d’exécution engendre une augmentation du
temps requis ou des coûts directement applicables à
l’exécution de tout ou partie du contrat ;
b.
le contractant soumet une demande d’ajustement endéans
les trente (30) jours après la fin de la période d’arrêt
d’exécution ; si l’Officier des Contrats décide que les faits
justifient une telle action, il pourra soumettre une
réclamation à n’importe quel moment avant la date du
paiement final du présent contrat.
28.3. Si un ordre d’arrêt d’exécution est annulé et que l’exécution du
contrat est résiliée pour raison de convenance du SHAPE, les
coûts engendrés par cet ordre d’arrêt d’exécution seront négociés
avec les termes de résiliation.
RETARD CAUSE PAR LE SHAPE
29.
27.1. Si l’exécution de tout ou partie du présent contrat est retardée ou
interrompue à la demande expresse du SHAPE dans le cadre de
l’administration de ce contrat, que cette demande n’est pas
expressément ou implicitement autorisée par le contrat, ou qu’elle
n’est pas faite dans le délai spécifié dans le contrat (ou si aucun
délai n’est prévu, qu’elle n’est pas faite endéans un délai
raisonnable), un ajustement prenant en compte les coûts
supplémentaires engendrés par ce retard ou cette interruption sera
LITIGES
29.1. Tous les litiges susceptibles d’apparaître dans le cadre de
l’exécution du contrat feront l’objet d’un règlement à l’amiable entre
l’Officier des Contrats et le contractant.
29.2. Si l’Officier des Contrats et le contractant ne parviennent pas à
régler le litige à l’amiable, celui-ci sera porté devant les tribunaux
belges compétents, en ce compris le conseil d’arbitrage, sauf
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disposition contraire du contrat. Si le litige est porté devant la
justice, le contractant s’engage à ne pas recourir aux tribunaux de
la juridiction du lieu de son siège social mais de recourir aux
tribunaux belges compétents.
30.
31.2. Après avoir reçu un avis de résiliation, et sauf instruction contraire
de l’Officier des Contrats, le contractant :
a.
interrompt les travaux contractuels à la date et dans la
mesure spécifiées dans l’avis de résiliation ;
b.
ne passe plus d’autres commandes ni de contrats en
sous-traitance couvrant du matériel, des services ou
des installations, exception faite de ceux qui sont jugés
nécessaires à l’achèvement de la partie des travaux
contractuels à laquelle il n’est pas mis fin ;
c.
met un terme à toutes les commandes et à tous les
contrats passés en sous-traitance dans la mesure où ils
se rapportent à l’exécution des travaux auxquels il est
mis fin en vertu de l’avis de résiliation ;
d.
règle toutes les dettes et demandes de dommagesintérêts résultant de l’annulation des commandes et de
la résiliation des contrats de sous-traitance avec, dans
la mesure où elles sont nécessaires, l’approbation ou la
ratification de l’Officier des Contrats, lesquelles, pour
les besoins de la présente clause, seront sans appel;
e.
transfère au SHAPE la propriété et effectue la livraison
des éléments suivants, de la manière, dans la mesure
et au moment indiqués par l’Officier des Contrats :
RESILIATION POUR INEXÉCUTION
30.1. Sous réserve des dispositions des paragraphes ci-dessous, le
SHAPE peut, par un avis d’inexécution signifié par écrit au
contractant, résilier tout ou partie du contrat dans l’une ou l’autre
des circonstances suivantes :
a.
b.
si le contractant ne livre pas les fournitures ou n’exécute
pas les services dans les délais prescrits dans le présent
document, ou dans les limites des prorogations
éventuellement accordées ;
si le contractant ne respecte pas une disposition
quelconque du contrat, ou s’il omet de faire progresser les
travaux, à un point tel qu’il compromet l’exécution du contrat
telle qu’elle est définie dans celui-ci ;
et si, dans l’une ou l’autre de ces circonstances, il ne remédie pas
à la situation dans les dix jours (ou éventuellement une période
plus longue accordée par écrit par l’Officier des Contrats) suivant
la réception de l’avis d’inexécution émis par l’Officier des Contrats ;
30.2. Si le SHAPE résilie le contrat, dans son intégralité ou en partie, de
la manière prévue au paragraphe ci-dessus de la présente clause,
il est en droit d’acquérir des fournitures ou des services identiques
à ceux faisant l’objet du contrat résilié et de réclamer au
contractant le remboursement des éventuels coûts additionnels
occasionnés par ces acquisitions. Le contractant est tenu de
poursuivre l’exécution des éléments du contrat qui ne sont pas
résiliés en vertu des dispositions de la présente clause ;
30.3. Hormis pour ce qui est de la défaillance des sous-traitants, le
contractant ne peut être tenu responsable des coûts
supplémentaires si la non-exécution du contrat est due à des
causes qui échappent à son contrôle sans qu’il y ait faute ou
négligence de sa part. Si la non-exécution du contrat est due au
défaut d’exécution d’un sous-traitant, et si ce défaut d’exécution a
lui-même des causes qui échappent au contrôle du contractant et
du sous-traitant, sans qu’il y ait faute ou négligence de la part de
l’un d’entre eux, le contractant ne pourra être tenu pour
responsable des coûts supplémentaires occasionnés par le défaut
d’exécution, sauf si les fournitures ou les services à assurer par le
sous-traitant auraient pu être fournis par d’autres sources dans
des délais permettant au contractant de respecter les termes du
contrat ;
30.4. Si, après notification de la résiliation du contrat conformément aux
dispositions de la présente clause, il est déterminé, pour une
raison quelconque, que, en vertu des dispositions de cette clause,
le contractant n’était pas en défaut ou que le défaut était
excusable, et pour autant que le contrat contienne une clause
prévoyant la résiliation pour raison de convenance du SHAPE, les
droits et obligations des parties seront les mêmes que si la
notification avait été faite en vertu de ladite clause ;
30.5. Les deux parties sont tenues d’agir de bonne foi. Le contrat ne se
limite pas aux seules clauses expresses, mais s’étend à la
législation et aux usages propres au lieu où il doit être exécuté
ainsi qu’au secteur d’activité auquel il se rapporte.
31.
RESILIATION POUR RAISON
CONVENANCE DU SHAPE
DE
f.
-
les pièces fabriquées, les travaux en cours,
les travaux terminés ;
-
les plans, terminés ou partiellement réalisés
seulement, les dessins, les informations et
autres éléments qui, si le contrat avait été
exécuté, auraient dû être fournis au SHAPE ;
finit d’exécuter le volet des travaux auquel il n’est pas
mis fin par l’avis de résiliation ;
31.3. Après réception de l’avis de résiliation, le contractant soumet à
l’Officier des Contrats sa demande d’indemnisation au titre de la
résiliation, dans les formes prescrites par l’Officier des Contrats.
Cette demande doit être soumise sans tarder, et dans tous les cas
trois mois au plus tard après la date de prise d’effet de la
résiliation. A défaut pour le contractant de soumettre sa demande
dans les délais prescrits, l’Officier des Contrats peut, en se basant
sur les informations qui lui sont connues, déterminer le montant
éventuellement dû au contractant du fait de la résiliation, et payer
alors le montant ainsi déterminé ;
31.4. Dès réception de la demande d’indemnisation, si le contractant et
l’Officier des Contrats s’entendent sur le montant à verser, l’Officier
des Contrats fera effectuer le paiement au contractant. Si le
contractant et l’Officier des Contrats ne parviennent pas à
s’entendre sur le montant total à payer au contractant par suite de
la résiliation conformément à la présente clause, l’Officier des
Contrats paiera les montants qu’il aura lui-même fixés au
contractant. La somme totale payée au contractant, dans le cadre
de ce paragraphe, ne pourra dépasser le prix contractuel total
diminué, d’une part, du montant des paiements effectués et,
d’autre part, du prix contractuel des travaux non terminés ;
31.5. Sauf disposition contraire du contrat ou de la législation applicable,
le contractant, à partir de la date de prise d’effet de la résiliation et
pendant une période de trois ans suivant le règlement définitif
intervenu dans le cadre du contrat, conservera et mettra à la
disposition du SHAPE, à tout moment, pour autant que cela soit
raisonnable, en ses propres bureaux, mais sans charges directes
imputées au SHAPE, tous ses livres, dossiers d’archive,
documents et autres justificatifs en relation avec les coûts et les
dépenses supportés par le contractant dans le cadre du contrat et
liés aux travaux auxquels il a été mis fin en vertu de la présente
clause, ou, dans la mesure approuvée par l’Officier des Contrats,
des photos, microphotographies ou autres reproductions certifiées
conformes de ceux-ci.
31.1. Conformément à la présente clause, le SHAPE peut mettre fin à
l’exécution des travaux prévus dans le cadre du contrat, soit en
totalité, soit en partie, si l’Officier des Contrats estime qu’une telle
mesure est avantageuse pour le SHAPE. Toute cessation des
travaux de cette nature se fera par la remise d’un avis de
résiliation au contractant, spécifiant dans quelle mesure il convient
de mettre fin à l’exécution des travaux couverts par le contrat et la
date à laquelle la résiliation prend effet ;
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32.
CLAUSE
PARTICULIERE
RESILIATION
DE
36.
RECLAMATION
L’adjudicataire ne pourra réclamer aucune somme due si elle n’a pas été
préalablement approuvée par écrit par l’Officier des Contrats.
32.1. Si, durant le cours du contrat, l’une des parties se trouve dans
l’une des situations ci-après :
a.
Décès, incapacité ou extinction de son entité légale ;
b.
Faillite, banqueroute, concordat, ou toute autre
situation légale qui l’empêche de prendre d’autres
engagements financiers ;
c.
Changement d’activité tel qu’il devient incompatible
avec les termes du présent contrat ;
alors, l’une ou l’autre des parties sera autorisée à résilier le contrat
après notification écrite sous couvert de cette clause à l’autre
partie concernée. Cette résiliation sera considérée comme une
résiliation pour convenance et deviendra effective à la date de sa
notification ;
32.2. Néanmoins, le SHAPE peut résilier immédiatement le présent
contrat, sans dédommagement ou préavis, s’il se trouve dans
l’impossibilité pour cause de force majeure de poursuivre le
contrat, ou si l’OTAN subit une réorganisation majeure ou cesse
d’occuper les installations actuelles.
33.
RECEPTION
33.1. La réception est l’action par laquelle le SHAPE reconnaît que le
contractant s’est pleinement acquitté de ses obligations et que les
livraisons sont terminées et prêtes à l’emploi.
33.2. Sans préjudice des autres dispositions du contrat, la réception ou
le refus de fournitures ou de services se fera aussitôt que possible
après leur livraison ou leur achèvement.
34.
FACTURATION
Sauf stipulation contraire dans le contrat, les factures seront préparées et
adressées en un exemplaire original et deux copies et contiendront le
numéro de contrat, référence de l’article, la description des fournitures ou
des services du contrat, les dimensions, les quantités, les prix unitaires (à
l’exception des taxes et droits pour lesquels l’exonération est applicable),
les totaux prolongés.
35.
37.
Les auditeurs du SHAPE ou toute autre personne désignée par l’Officier
des Contrats auront le droit d’inspecter et auditer les livres comptables du
contractant, de faire les visites d’inspection ou les audits considérés
comme nécessaires pour vérifier une stricte conformité de toutes les
provisions du présent contrat et des directives applicables du SHAPE.
38.
CORRUPTION
ILLICITES
ET
LIBÉRALITÉS
38.1. Le contractant certifie que ni lui ni ses agents ou représentants
n’ont offert ou donné une gratification d’aucune sorte à aucun
membre du personnel du SHAPE dans le but de s’assurer
l’attribution d’un marché ou un traitement favorable au regard de
l’attribution, de la modification ou de l’exécution du contrat ;
38.2. Le SHAPE peut, par lettre recommandée, mettre fin au contrat
sans préavis s’il est constaté, après enquête engagée par lui, que
des libéralités (sous forme de divertissements ou de cadeaux ou
sous une autre forme) ont été proposées ou consenties par le
contractant au personnel du SHAPE dans la perspective de
l’attribution du contrat ou de toute décision à prendre concernant
son exécution.
39.
DIVULGATION
COMMUNIQUÉS
D’INFORMATIONS/
39.1. Aucun communiqué (ni aucun film, message public, photo, etc.)
concernant l’objet du contrat ou une quelconque partie de celui-ci
par le contractant n’est autorisé sans l’accord préalable et écrit de
l’Officier des Contrats ;
39.2. De plus, le contractant n’utilisera d’une quelconque manière le
nom, l’emblème ou le sceau officiel de l’OTAN et/ou du SHAPE
dans le cadre de ses affaires ou autrement.
40.
PAIEMENTS
AUDIT
ADMINISTRATION DU CONTRAT ET
COMMUNICATIONS
35.1. Le paiement des fournitures et des services sera effectué dans le
mois suivant la réception de factures en bonne et due forme et
acceptables, lesquelles seront présentées après la livraison ou
l’achèvement des travaux, l’inspection et la réception ;
40.1. Le contractant adressera toutes les demandes, tous les avis,
toutes les communications relatives au présent contrat à l’Officier
des Contrats ;
35.2. Aucun paiement ne sera effectué pour des fournitures non livrées,
des travaux non exécutés ou des services non rendus dans le
cadre du contrat ;
40.2. Toutes les demandes, tous les avis, toutes les communications
seront adressés à l’adresse indiquée en Partie I, par écrit, par fax,
par mail ou en main propre ;
35.3. Les paiements se feront dans la (les) devise(s) du contrat, et tous
les frais connexes seront à la charge du contractant ;
40.3. Toutes les demandes, tous les avis, toutes les communications
seront rédigés en langue anglaise et porteront la référence du
contrat ;
35.4. Le SHAPE ne prendra à sa charge aucun coût lié aux garanties
financières que le contractant est tenu de présenter en vertu du
contrat.
40.4. Toute discussion, négociation entre le contractant, l’Officier des
Contrats et/ou le COTR seront enregistrés dans des minutes.
Elles seront signées par les personnes dûment autorisées du
contractant et du SHAPE. Toutes les minutes constituent un
résumé des discussions et des actions spécifiques à prendre par
les parties.
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PARTIE III.
CLAUSES PARTICULIERES ET SPECIFICATIONS TECHNIQUES
1.
ETENDUE DU CONTRAT
Il s’agit d’un contrat à prix déterminé pour la location de bus avec chauffeurs pour
l’activité « Trips & Tours » du SHAPE MWB.
Le contractant fournira le personnel et les véhicules pour assurer le service en accord
avec les critères minimum de services définis ci-après.
2.
DUREE DU CONTRAT
2.1. Le contrat entrera en vigueur au 1er juin 2015 et sera d’application jusqu’au 31
mai 2016.
2.2. Il pourra ensuite être prolongé durant 2 périodes consécutives d’un an selon les
besoins ainsi que les disponibilités financières du SHAPE MWB.
Sa prolongation dépendra également des performances de la société lors de
l’exécution du contrat. L’évaluation de ces dernières sera effectuée par le biais
du “Système d’Evaluation Continue du Contractant” et jouera un rôle majeur
dans l’attribution des options mentionnées ci-dessus.
2.3. L’exercice de l’option pour le renouvellement annuel s’effectuera au plus tard 15
jours avant l’expiration du contrat initial ou de son renouvellement ultérieur, par
l’envoi d’une lettre officielle.
2.4. L'EXTENSION PAR TACITE RECONDUCTION D’UN CONTRAT NE SERA,
EN AUCUN CAS, ACCEPTEE PAR L'OFFICIER DES CONTRATS.
3.
3
SPECIFICATIONS TECHNIQUES GENERALES DES VEHICLES
3.1
Les véhicules seront techniquement fiables et dans un excellent état3 de
marche.
3.2
Les véhicules fournis par le transporteur seront conformes aux normes et règles
d’entretien stipulées par les règlements de sécurité édictés par la législation
belge, de manière à ne nuire ni à la santé, ni à la sécurité des passagers.
Tant sur le plan technique qu’au niveau de l’aspect général.
Partie III - Page 22 sur 25
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4.
3.3
Les véhicules seront équipés d’un système de chauffage et de ventilation en
excellent état de fonctionnement de manière à ne nuire ni à la santé, ni à la
sécurité des passager
3.4
Les véhicules seront dans un état de propreté irréprochable tant intérieurement
qu’extérieurement. Ils disposeront également de sièges recouverts de tissu.
DEPLACEMENTS TYPE
Le tableau ci-dessous reprend les déplacements type des locations de bus avec chauffeurs.
# VOYAGES
PAR AN
HEURE
DEPART
PERIODE DE
L'ANNEE
DESTINATION
HEURE
RETOUR
KM
A/R
1
7:00
mai
3 NUITEES A BOLESLAVIECK/REPUBLIQUE
TCHEQUE
00:00
2 000
1
6:00
juillet
3 NUITEES A PRAGUE (IDEM)
22:30
1 900
2
6:00
mai / décembre
3 NUITEES A BERLIN
22:30
1 600
1
6:00
décembre
NUITEE MARCHE DE NOEL A NURENBERG (GE)
01:00
1 300
23:00
1 000
3
7:00
juin
1 NUITEE: VISITE DE STONEHENGE, SALISBURY &
OXFORD
1
7:00
décembre
NUITEE MARCHE DE NOEL A STRASBOURG (FR)
22:00
900
2
6:00
mai
2 NUITEES EN NORMANDIE (+ VISITES)
21:00
900
2
4:30
printemps /
automne
1 JOURNEE A LONDRES
01:30
700
2
8:00
avril / décembre
1 NUITEE A LONDRES
21:30
700
1
5:30
juin
JOURNEE A COCHEM (GE)
23:00
700
1
6:00
avril
JOURNEE AU PARC FANTASIA LAND (GE)
23:00
600
1
6:00
avril
JOURNEE A ZAANSE SCHAANS (NL)
21:30
600
1
7:00
septembre
JOURNEE A BERNCASTEL (GE)
01:30
600
1
5:45
JOURNEE SHOPPING A OBERHAUSEN
23:00
600
3
7:30
JOURNEE A EURODISNEY
00:00
550
3
7:00
JOURNEE A AMSTERDAM
23:00
550
1
7:30
janvier
février, août,
octobre
janvier, mai
septembre
avril
JOURNEE A KEUKENHOF (NL)
22:00
550
1 JOURNEE A PARIS
23:30
500
6
7:00
mars/mai/août,
octobre/décembre
1
7:00
février
JOURNEE A COLOGNE (GE)
22:30
500
1
7:30
avril
JOURNEE AU PARC EFTELING (NL)
22:30
400
1
7:30
avril
JOURNEE AU PARC ASTERIX (FR)
22:30
400
1
7:00
novembre
JOURNEE A TRIER (GE)
23:00
400
1
7:00
janvier
JOURNEE SHOPPING A ROESMAL (NL)
22:00
400
1
9:00
février
JOURNEE A VALKENBURG (NL)
19:30
350
1
7:00
décembre
JOURNEE A AACHEN / MOSCHAUS (GE)
23:00
350
1
6:00
mars
JOURNEE A MAASTRICHT (NL)
21:45
300
1
10:00
novembre
JOURNEE AU CHAMP DE BATAILLE DE FLANDRE
20:00
250
1
10:00
novembre
JOURNEE AU CHAMP DE BATAILLE DE LA SOMME
20:00
200
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5.
TYPE D’AUTOBUS
A. BUS MIXTE
 De 20 à 50 places assises pour adultes.
 Type bus scolaire, équipés de ceinture de sécurité et d’un système d’air
conditionné, en excellent état de fonctionnement.
B. AUTOCARS DE LUXE POUR LES VOYAGES A L’ETRANGER
 De 35 à 75 places assises pour adultes.
 Sièges matelassés avec un minimum de 30 cm d’espace pour les jambes.
 Des accoudoirs.
 Confortables et équipés au minimum d’un système d’air conditionné,
équipement vidéo, toilette, le tout en excellent état de fonctionnement.
6.
REMARQUES
6.1. Dans son offre, le soumissionnaire devra certifier sa capacité de pouvoir louer à
SHAPE 2 à 3 bus (double-étages inclus) le même jour – dans un délai de
demande de 48 heures éventuellement – et ce même pendant la haute saison.
6.2. De par son offre, le soumissionnaire acceptera le fait que s’il n’est pas capable
de couvrir une demande de transport avec ses propres véhicules, il arrangera un
transport équivalent ou alternatif sans changement de tarif pour le SHAPE
7.
ASSURANCES
Le soumissionnaire fournira la preuve que ses véhicules sont couverts en cas
d’accident, par une assurance pour les personnes transportées (dommages corporels
ou décès sans plafond quant au montant de la couverture) ainsi que toutes assurances
légales couvrant les véhicules.
8.
ORIGINE
Le soumissionnaire doit s’assurer que les services fournis proviennent de pays
membres de l’OTAN/SHAPE.
9.
PRIX
Les prix fournis dans le cadre de cet appel d’offres seront HTVA. En pièce jointe 4 de
la partie I, dans la proposition de prix, deux tableaux reprennent les différentes
catégories de bus avec les variations de distance. Un coût kilométrique sera fourni
par catégories de bus. Tout autre frais (par exemple : hôtel et repas du chauffeur,
parking, autoroute) sera détaillé séparément lors de la facturation.
10.
REVISION DES PRIX
10.1
Aucune révision des prix ne sera autorisée pendant la période initiale du
contrat, malgré d’éventuelles augmentations des coûts.
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10.2
11.
En cas de prolongation du contrat au-delà de la période initiale, toute
demande éventuelle de révision des prix sera obligatoirement accompagnée
des pièces justificatives telles que: décision d'Associations Professionnelles
reconnues, Chambre Syndicale, etc.
Il est à noter que l'application éventuelle d'une hausse de prix n'entrera en
vigueur qu'après sa notification à et son acceptation par l’Officier des
Contrats. Un avenant à l'accord-cadre de base reprendra les nouveaux prix.
COMMANDES DE SERVICES
Les commandes seront adressées sous forme de lettres de commande indiquant les
services à prester.
12.
FACTURATION ET PAIEMENT
12.1. Le contractant soumettra une facture pour paiement pour chaque service
effectivement presté.
12.2. Les paiements seront effectués en EURO trente (30) jours après la date de
réception d’une facture dûment justifiée et valable, soumise après livraison,
inspection et acceptation des fournitures ou des services.
12.3. Chaque facture sera adressée à SHAPE RESOURCE MANAGEMENT, BP 11 –
7010 SHAPE et comportera :
- Ses référence et date d’émission ;
-
Le numéro bon de commande ;
-
La description des services
-
le prix unitaire (en excluant les taxes et services) ;
-
Le montant total à payer ;
-
Les détails bancaires nécessaires à l’exécution du paiement.
12.4. Le principe général appliqué par le Quartier Général est que le paiement ne
pourra avoir lieu avant que tous les termes du contrat ne soient remplis par le
contractant;
12.5. Chacune des parties supportera ses propres frais pour les paiements bancaires
électroniques effectués dans l’exécution de ce contrat.
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SUPREME HEADQUARTERS ALLIED POWERS EUROPE GRAND

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