TRAITEMENT DES OPÉRATIONS COLLECTIVES

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TRAITEMENT DES
OPÉRATIONS COLLECTIVES
Guide de l’intégration de fichier
Traitement des opérations collectives - Guide de l’intégration de fichier 3
2 Traitement des opérations collectives - Guide de l’intégration de fichier
Sommaire
Introduction
Votre espace Internet Directeo vous permet de transmettre en toute sécurité et confidentialité les données
indispensables au traitement des opérations de vos salariés : mise à jour de la signalétique salariés, réserve
spéciale de participation, intéressement, versements volontaires, abondement (selon le dispositif d’épargne
salariale de votre entreprise).
Introduction.................................................................................................................................................... p.3
TRAITEMENTS COLLECTIFS.................................................................................................................................................................. p.3
COMMENT REMPLIR VOS FICHIERS EXCEL......................................................................................................................................... p.3
Vous pouvez procéder :
• par saisie unitaire, salarié par salarié,
• par intégration de fichier Excel.
Partie 1 : signalétique salariés
Remarque : Même pour quelques saisies, nous vous conseillons de procéder par intégration de fichiers Excel.
En effet, vous complétez hors connexion le fichier au format attendu (par exemple à partir d’extractions de
votre logiciel de paye) puis vous vous connectez pour effectuer la transmission.
PRINCIPE GÉNÉRAL................................................................................................................................................................................. p.3
1. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCEL..............................................................................................................................p.4
La qualité de vos envois est garantie : Le site effectue un contrôle en ligne de vos données.
Vous êtes informé(e) en temps réel des anomalies détectées, et vous les corrigez.
Ainsi les données sont immédiatement exploitables.
2. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCEL « PRÊT À L’EMPLOI ».......................................................................................p.5
3. UNE FOIS VOTRE FICHIER COMPLÉTÉ OU MODIFIÉ, TRANSMETTEZ-LE EN QUELQUES CLICS........................................... p.6
3.1 - 1 er cas : votre fichier est correct, il est intégré.................................................................................................................p.8
3.2 - 2nd cas : votre fichier est incorrect, il est rejeté................................................................................................................p.9
4. DESCRIPTION DU FICHIER................................................................................................................................................................p.10
Partie 2 : opérations collectives
1. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCEL............................................................................................................................p.12
2. TRANSMETTRE VOTRE FICHIER EXCEL..........................................................................................................................................p.13
2.1 - 1 er cas : votre fichier est correct, il est intégré...............................................................................................................p.17
2.2 - 2nd cas : votre fichier est incorrect, il est rejeté..............................................................................................................p.19
3. DESCRIPTION DES FICHIERS............................................................................................................................................................p.19
3.1 Calcul de la répartition effectué par le teneur de compte..............................................................................................p.19
3.2 Calcul de la répartition effectué par votre entreprise.....................................................................................................p.20
3.2.1 Transmission des montants et du (ou des) support(s)s de placement sélectionné(s)
par vos salariés sans abondement..................................................................................................................................p.20
3.2.2 Transmission des montants et du (ou des) support(s) de placement sélectionné(s)
par vos salariés avec abondement...................................................................................................................................p.20
3.2.3 Transmission des montants de quotes-parts.
Envoi d’un bulletin d’option permettant au salarié d’effectuer son choix d’affectation...................................p.21
Partie 3 : données de pilotage
1. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCEL............................................................................................................................p.22
2. TRANSMETTRE VOTRE FICHIER EXCEL..........................................................................................................................................p.23
2.1 - 1er cas : votre fichier est correct, il est intégré................................................................................................................p.26
2.2 - 2nd cas : votre fichier est incorrect, il est rejeté..............................................................................................................p.27
3. DESCRIPTION DU FICHIER................................................................................................................................................................p.27
A NOTER
Pour réaliser vos opérations dans les meilleures conditions, la configuration de poste recommandée est la suivante :
Navigateur : Internet Explorer de Microsoft / Connexion « haut débit » / Configuration écran : 1280 x 1024 pixels / Suppression des « cookies » et « fichiers
temporaires » (pour cela rendez-vous dans le menu « Outils > Options Internet » de votre navigateur).
TRAITEMENTS COLLECTIFS
La rubrique « Traitements Collectifs »
vous permet d’accéder directement
à la « signalétique », au « Pilotage »,
à la « Participation », à « L’intéressement »,
au « Versement volontaire », et aux « Bordereaux ».
PRINCIPE GÉNÉRAL
Toutes vos opérations (intéressement, participation,
versements volontaires, signalétique salariés), se font
de la même façon en deux étapes :
1) Mise à jour des données salariés de votre entreprise :
• à la création de votre entreprise: vous devez
nous communiquer les coordonnées de vos
salariés.
• Si vous nous avez déjà communiqué ces
informations : vous pouvez les consulter sur
Directeo, procéder aux mises à jour (changement
d’adresse, coordonnées bancaires, date de
départ…) et créer de nouveaux salariés.
Rubrique « VOS ENTREPRISES / SALARIES ».
Attention !
• Les changements d’adresse et coordonnées
bancaires seront pris en compte uniquement si le
salarié n’a pas mis à jour lui-même ces données
au préalable.
2) Transmission des éléments liés à l’opération
(participation, intéressement…)
Rubrique à choisir dans le menu « TRAITEMENTS
COLLECTIFS ».
COMMENT REMPLIR VOS FICHIERS EXCEL ?
•
•
•
•
•
Les colonnes en gras et rouge sont obligatoires,
les autres sont optionnelles.
Si certaines colonnes ne vous concernent pas, ne
les complétez pas et surtout ne les supprimez pas.
Ne modifiez pas les libellés des en-têtes de colonnes.
Ne modifier pas le nom de l’onglet du fichier
Votre fichier doit être trié par identifiant (ordre
croissant ou décroissant). Sur les chiffres : pas de
«,» mais des «.».
En passant la souris sur la ligne des en-têtes de
colonnes (et plus particulièrement sur le petit triangle
rouge), des commentaires vous indiquent comment
compléter les colonnes.
Important :
• Si vos données proviennent d’extractions de logiciel
paye, n’oubliez pas d’enregistrer votre fichier Excel
au format 97/2003. (Fichier / enregistrer sous /
type de fichier 97/2003.xls). Ce format ne tolérant
pas les caractères spécifiques en provenance des
extractions, votre fichier s’intègrera correctement
sur le Web.
Partie 1
Signalétique salariés
1. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCEL
2. TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE FICHIER EXCEL « PRÊT À L’EMPLOI »
Dans ce cas, complétez le modèle téléchargé à partir d’extractions de votre logiciel de paie.
Une fois enrichi, il vous suffit de nous le transmettre.
Vous pouvez télécharger un fichier reprenant l’ensemble de la signalétique des salariés existante sur notre base.
Après avoir mis à jour les informations, il vous suffira de nous le transmettre.
1. Cliquez sur « Vos entreprises », puis sur « Salariés ».
Vous accédez alors à la liste des salariés pour une entreprise souhaitée :
Vous pouvez à tout moment choisir et changer l’entreprise de connexion dans la liste
déroulante à droite si vous êtes correspondant de plusieurs entreprises.
Vous pouvez à tout moment choisir et changer
l’entreprise de connexion dans la liste déroulante
à droite.
2. Sélectionnez « Créer et modifier la signalétique des salariés » dans le menu de droite
« Vous souhaitez ».
2. Sélectionnez « La signalétique des salariés »
sous « Télécharger dans votre infocentre »
dans le menu de droite « Vous souhaitez ».
3. L’accès au fichier de la signalétique pré-renseignée
des salariés s’effectue via le menu « Etats de gestion »
en cliquant sur le lien « Prête à l’emploi - Signalétique
salariés ».
3. Téléchargez le modèle en cliquant sur « Modèle de fichier signalétique ».
Vous pouvez vous déconnecter pour préparer votre fichier.
4. Après avoir saisi les critères de recherche dans l’onglet, on accède à la page affichant la liste totale des salariés.
5. Cliquez sur « Télécharger » pour conserver le fichier.
Il vous reste ensuite à effectuer les modifications directement sur le fichier téléchargé, puis vous pouvez passer à l’étape 3.
Il vous reste ensuite à compléter le fichier excel, en suivant les consignes rappelées précédemment.
Partie 1
3. UNE FOIS VOTRE FICHIER COMPLÉTÉ OU MODIFIÉ, TRANSMETTEZ-LE EN QUELQUES CLICS
4. Le bouton « Enregistrer votre fichier » lance le contrôle et l’intégration du fichier.
1. Via le menu « Vos entreprises » - « Salariés », cliquez sur le lien « Créer et modifier la signalétique des salariés »
puis sélectionnez « Intégrer un fichier de mise à jour salariés » OU via le menu « Traitements collectifs > signalétique ».
2. Joignez votre fichier Excel en cliquant sur « Ajouter votre fichier ».
5. Les données sont contrôlées en temps réel. Veuillez patienter jusqu’à la fin du chargement.
3. Cliquez sur « Parcourir » puis « Ajouter » pour sélectionner et enregistrer le fichier que vous venez de préparer.
Partie 1
3.1 - 1 er cas : Votre fichier est correct, il est intégré
3.2 - 2nd cas : Votre fichier est incorrect, il est rejeté
6. Cliquez sur « Continuer » pour passer à l’étape suivante.
Votre fichier peut comporter des zones pour lesquelles des anomalies non bloquantes sont présentes.
Elles n’empêchent pas la mise à jour des autres zones correctes.
7 bis.Récupérer la liste des erreurs.
Un reporting est téléchargeable au format Excel en cliquant sur le lien suivant.
Il vous suffit de faire les modifications sur votre fichier excel initial.
Une fois votre fichier corrigé, vous pouvez à nouveau procéder à une intégration de fichier en cliquant sur « Créer et
modifier la signalétique des salariés » du menu « Vos entreprises / Salariés ».
7. Les saisies sont terminées.
Nous vous communiquons la référence de votre intégration.
Partie 1
4. DESCRIPTION DU FICHIER
Format & Commentaires
Zone
Identifiant
Zone obligatoire
- Alphanumérique sur 15 caractères maximum
Matricule
Alphanumérique sur 30 caractères maximum
Code Qualité
Zone obligatoire
- Numérique sur 1 caractère :
1 : Monsieur
2 : Madame
3 : Mademoiselle
Code qualité du numéro INSEE.
Sinon pas de valeur par défaut.
Nom
Zone obligatoire
Prénom
Zone obligatoire
Situation du salarié
Sous statut
Date entrée
Zone obligatoire
- Alphanumérique sur 1 caractère :
P : présent
S : sorti
R : retraité
C= Commun (par défaut)
E= Expatrié ( pour statut =S)
I= Impatrié (pour statut= P ou S)
P= Pré-retraité (pour statut= R)
T= Transferé (pour statut= S)
M= Muté (pour statut = S)
Column
Date au format : JJ/MM/AAAA
Format and comments
Date sortie
Zone obligatoire si le Code situation est ‘S’ ou ‘R’
Date entrée période
précédente
Date sortie période
précédente
Default value
Format and comments
Column
Valeur par défaut
Cette référence commune à BNPP et à
l’entreprise identifie de manière unique
le salarié dans l’entreprise (numéro de
sécurité sociale sans la clé ou
matricule interne).
Langue édition relevés
Zone obligatoire
- Alphanumérique sur 3 caractères :
Voir dans l'onglet d'aide : liste des codes langues
Adresse électronique
Alphanumérique sur 50 caractères maximum.
Clé IBAN
4 premiers caractères de l'IBAN.
- code ISO du pays sur 2 caractères
- clé IBAN sur 2 caractères
Numéro de compte
Numéro du compte bancaire du salarié sur lequel seront effectués les différents règlements.
IBAN sans les 4 premiers caractères (qui doivent être renseignés dans la colonne "Clé IBAN")
Attention, les zones "Code BIC" et "Clé IBAN" doivent être renseignées
Code BIC
Code SWIFT de l'établissement bancaire (Bank Identifier Code).
8 ou 11 caractères.
Etablissement
Zone obligatoire si l’entreprise possède des établissements
Division
Service
Catégorie socio professionnelle
Alphanumérique sur 2 caractères :
Liste des codes Catégories Socio Professionnelles dans l'onglet Aide
Date naissance
Zone obligatoire si l’entreprise propose du PERCO ou
PERCOI piloté et que l’entreprise est étrangère.
Département naissance
- 20 pour la Corse
- 99 pour l'étranger
Libellé communeColumn
naissance
Alphanumérique sur 32 caractères Format and comments
Pays naissance
Liste des codes pays dans l'onglet d'aide.
NIN
Alphanumérique sur 9 caractères.
N° d'identification Nationale pour les salariés étrangers
NIF
Alphanumérique sur 20 caractères
Code d’identification fiscale mis en place au niveau européen
Adresse (complément destination)
38 caractères maximum
UPI
Adresse (complément
géographique)
Alphanumérique sur 25 caractères
Code d’identification universelle
Address
Zone obligatoire
Adresse (complément lieu)
Code postal
Zone obligatoire
- Numérique sur 5 caractères
- Si étranger : 99999
Ville
Zone obligatoire
- Alphanumérique sur 38 caractères
Code pays
Zone obligatoire si le code postal est 99999.
Liste des codes pays dans l'onglet d'aide du fichier.
Résident fiscal
Zone obligatoire numérique sur 1 caractère :
- R = Résident soumis
- S = Résident non soumis
- N = Non Résident
- C = Résident CEE
TNS
TNS (Travailleur Non Salarié)
- Alphanumérique sur 1 caractère :
- O : Oui
- N : Non
CC
(Conjoint collaborateur) - Alphanumérique sur 1 caractère :
- O : Oui
- N : Non
FRA (France)
Default value
FRA (France)
Default value
FRA=France
Partie 2
Opérations collectives
2. TRANSMETTRE VOTRE FICHIER EXCEL
1. Cliquez sur « Vos entreprises », puis sur « Opérations ».
Vous accédez alors à la liste des opérations pour une entreprise souhaitée.
1. Refaites le même chemin que précédemment :
Menu > « Vos entreprises » / « Opérations » > Choisir le type d’opération ou menu «Traitements collectifs».
2. Vous pouvez à tout moment choisir et changer d’entreprise dans la liste déroulante à
droite.
3. Sélectionner l’opération que vous souhaitez effectuer dans le menu de droite « Vous
souhaitez» ou «Traitements collectifs».
La transmission de fichier est illustrée ci-dessous par l’exemple d’une participation.
Le principe est le même pour les autres opérations.
2. Sélectionnez le type de données que vous souhaitez nous transmettre*.
4. Téléchargez le modèle en cliquant sur le type de fichier souhaité*.
* La liste est paramétrée suivant votre convention de tenue de compte
* La liste est paramétrée en fonction des prestations de l’entreprise (convention de tenue de compte)
Partie 2
Cliquez sur « Parcourir » pour sélectionner le fichier que vous venez de préparer.
Puis cliquez sur « Ajouter » afin d’enregistrer votre fichier.
3. Indiquez les caractéristiques de l’opération*.
Puis cliquez sur « Continuer ».
Attention !
Pas de «,»,
uniquement des
«.» pour la saisie
des données.
Le bouton « Enregistrer votre fichier » lance le contrôle et son intégration.
4. Joignez votre fichier Excel : Cliquez sur « Ajouter votre fichier ».
* La liste est paramétrée en fonction des prestations de l’entreprise (convention de tenue de compte).
Partie 2
5. Les données sont contrôlées en temps réel.
Veuillez patienter jusqu’à la fin du chargement.
2.1 - 1 er cas : Votre fichier est correct, il est intégré
6. Téléchargez le reporting de l’opération.
Si le reporting est correct, vous pouvez alors « Valider » l’opération.
Si le reporting est incorrect, vous pouvez réintégrer un nouveau fichier en utilisant le bouton « Modifier » (retour à l’étape
de sélection du fichier Excel).
7. Choix du mode de paiement *.
Veuillez sélectionner les modalités de paiement de votre opération dans la liste déroulante.
Cliquez sur « Valider » pour passer à l’étape suivante.
Attention !
Si vous n’optez pas
pour le règlement par
prélèvement, veuillez
compléter le bordereau de
versement téléchargeable
en ligne. Adressez-le
ensuite à votre Chargé de
Comptes Entreprises.
* Cet écran ne sera pas présent si vous nous avez transmis un fichier de « temps de présence et salaire ».
Les modalités de paiement de votre opération collective dépendront de votre convention de tenue de compte.
Partie 2
Nous vous communiquons les références de votre opération et vous pouvez télécharger le bordereau de versement.
6 bis Récupérez la liste des erreurs.
Un reporting est téléchargeable au format Excel en cliquant sur le lien suivant
Nous vous conseillons d’enregistrer le fichier pour le modifier tranquillement.
Une fois votre fichier corrigé, vous pouvez à nouveau procéder à une intégration de fichier en cliquant sur « Modifier ».
Vous reviendrez sur l’étape 4 pour sélectionner votre fichier.
3. DESCRIPTION DES FICHIERS
Important !
Adressez ce document à
votre Chargé de Comptes
Entreprises. Il nous
est indispensable pour
poursuivre le traitement
de votre opération.
3.1 - Calcul de la répartition effectué par le teneur de compte
Identifiant
1254569874563
Temps de présence
12
Montant de salaire brut
30000
Zone obligatoire
Colonne
Longueur de champ
Information attendue
Identifiant
Oui
Numéro d’identification personnel du salarié
Temps de présence
Oui
Nombre entier, temps de présence du salarié
sur l’exercice considéré.
Montant de salaire brut
Oui
Salaire brut perçu par le salarié sur l’exercice
considéré, 2 décimales au maximum.
Partie 2
3.2 -Calcul de la répartition effectué par votre entreprise
3.2.1 - Transmission des montants et du (ou des) support(s)s de placement sélectionné(s)
par vos salariés sans abondement.
Code dispositif
Identifiant
12542
1254569874563
Colonne
Code formule
2254
Zone obligatoire
Montant de la quote-part
300
Numéro d’identification personnel du salarié.
Code dispositif
Oui
Code dispositif sélectionné par le salarié. Liste disponible sur Directeo.
Code formule
Oui
Code du support de placement sélectionné par le salarié.
Liste disponible sur Directeo. Si le salarié investit sur plusieurs supports, saisir une
nouvelle ligne « Identifiant/code dispositif/code support/Montant » pour ce salarié.
Montant de quote-part
Oui
Quote-part du salarié investie sur le support indiqué dans la ligne code dispositif/code
formule.
Montant net ou brut selon convention de tenue de compte.
2 décimales au maximum.
3.2.2 - Transmission des montants et du (ou des) support(s) de placement sélectionné(s)
par vos salariés avec abondement.
Colonne
Code dispositif
Code formule
Montant abondement
12542
2254
300
100
Zone obligatoire
Longueur de champ
Identifiant
Oui
15 caractères maximum Numéro d’identification personnel du salarié.
Code dispositif
Oui
10 caractères maximum Code dispositif sélectionné par le salarié. Liste disponible sur Directeo.
Code formule
Oui
10 caractères maximum Code du support de placement sélectionné par le salarié. Liste disponible sur Directeo.
Si le salarié investit sur plusieurs supports, saisir une nouvelle ligne « Identifiant/code
dispositif/code support/Montant » pour ce salarié.
Montant de quote-part Oui
10 caractères maximum Quote-part du salarié investie sur le support indiqué dans la ligne code dispositif/code
formule.
Montant abondement
10 caractères maximum Même chose que pour Montant quote-part.
Remplir « o » si « pas d’abondement »
Oui
Longueur de champ
Oui
1254569874563
Identifiant
1254569874563 300
Identifiant
Identifiant
3.2.3 - Transmission des montants de quotes-parts.
Envoi d’un bulletin d’option permettant au salarié d’effectuer son choix d’affectation.
Colonne
Identifiant
Zone obligatoire
Oui
Montant de quote-part Oui
Longueur de champ
15 caractères maximum Numéro d’identification personnel du salarié.
10 caractères maximum Quote-part du salarié.
Partie 3
Données de pilotage
2. TRANSMETTRE VOTRE FICHIER EXCEL
Vous accédez alors à la liste des salariés pour une entreprise souhaitée :
1. Refaites le même chemin que précédemment :
Menu : « Vos entreprises » - « Salariés » - « Créer et modifier les données de pilotage des salariés ».
2. Vous pouvez à tout moment choisir et changer d’entreprise dans la liste déroulante
à droite.
3. Sélectionnez « Créer et modifier les données de pilotage des salariés » dans le menu
de droite « Vous souhaitez » ou par le menu « Traitements collectifs ».
2. Sélectionnez « Intégrer un fichier de mise à jour salariés ».
4. Téléchargez le modèle en cliquant sur « Modèle de fichier de données de pilotage ».
Partie 3
3. Joignez votre fichier Excel. Cliquer sur « Ajouter votre fichier ».
Cliquez sur « Parcourir » pour sélectionner le fichier que vous venez de préparer.
Puis cliquez sur « Ajouter » afin d’enregistrer votre fichier.
Le bouton « Enregistrer votre fichier » lance le contrôle et l’intégration du fichier.
4. Les données sont contrôlées en temps réel.
Veuillez patienter jusqu’à la fin du chargement.
Partie 3
2.1 - 1er cas : Votre fichier est correct, il est intégré
7. Cliquez sur « Valider » pour passer à l’étape suivante.
6. Récupérez la liste des erreurs.
Un reporting est téléchargeable au format Excel en cliquant sur le lien suivant.
Nous vous conseillons d’enregistrer le fichier pour le modifier tranquillement.
Votre fichier peut comporter des zones pour lesquelles des anomalies non bloquantes sont présentes.
Contrairement au rejet, les anomalies non bloquantes n’empêchent pas la mise à jour des autres zones correctes.
Nous vous communiquons la référence de votre intégration.
3. DESCRIPTION DU FICHIER
Zone
Format & Commentaires
Identifiant
Zone obligatoire
Code dispositif
Zone obligatoire
Profil de risque
Zone obligatoire
- libre
- Prudent
- Dynamique
- Equilibre
- A la carte
Horizon de placement
- Ne rien renseigné si le Profil de risque est « à la carte »
- Zone obligatoire si l’entreprise permet la saisie de l’horizon de
placement et que le profil de risque est différent de libre
- Date au format : MM/AAAA
Age d’objectif
Ne rien renseigné si le Profil de risque est « à la carte »
- Zone obligatoire si l’entreprise permet la saisie de l’horizon de
placement et que le profil de risque est différent de libre
- Numérique sur 2 caractères
Code formule du support de placement
Zone obligatoire si le profil de risque est « à la carte »
Alphanumérique sur 10 caractères maximum.
Pourcentage
Zone obligatoire si le profil de risque est « à la carte »
Numérique sur 3 caractères inférieur ou égal à 100%.
2 décimales possibles.
Valeur par défaut
Studio ERE - 09-14-008 - STD - septembre 2014
BNP Paribas Epargne & Retraite Entreprises est un Métier de BNP Paribas SA
BNP Paribas SA - Société Anonyme au capital de 2 492 414 944 euros
Siège social : 16, bd des Italiens 75009 Paris
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N° identifiant CE FR 76 662 042 449
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