Document Management System (DMS)

Gérer des documents avec Magnolia – Document Management System (DMS)
Grâce à Magnolia vous pouvez facilement et rapidement gérer tous les documents que vous
souhaitez introduire sur votre site internet. Pour cela, vous disposez sur Magnolia le
Document Management System (DMS). Vous pouvez réunir tous les documents au même
endroit et les relier plus tard grâce à Magnolia avec n’importe quelle page de votre site
internet. Pour cela, vous devez charger chaque document une seule fois, même si vous
souhaitez proposer leur téléchargement en plusieurs endroits de votre site internet. Ces
documents sont facilement modifiables: lorsque vous souhaitez charger une nouvelle
version, vous ne le faites également qu’une seule fois. Partout où votre document peut être
téléchargé sur votre site, la nouvelle version sera automatiquement insérée.
Les documents, qui sont en mode DMS, seront aussi entièrement indexés: par une
recherche sur la page internet ou par une recherche sur google, le titre et le contenu de ce
document seront pris en compte.
Pour charger un document en mode DMS, procédez de la façon suivante:
1) Connectez-vous sur Magnolia. Après le login, vous vous trouvez sur la console
d’administration, sur laquelle la structure de votre page internet est reproduite.
2) Cliquez à gauche de la page de navigation sur le bouton de menu « documents ». Vous
voyez maintenant un dossier, qui porte le même nom que votre page internet (URL).
3) Ouvrez le dossier en cliquant sur le +.
4) Vous pouvez aménager une propre structure, dans laquelle vous créez un nouveau sousdossier. Vous pouvez aussi directement charger les documents à chaque niveau. Soyez
attentifs que vous pouvez présenter sous forme de liste un seul document ou l’ensemble des
documents contenus dans un dossier. Aussi structurez votre contenu de façon à avoir dans
un seul dossier les documents concernant un même thème. Plus tard, vous pourrez
facilement nommer ce dossier comme source sur une page internet et montrer sous forme
de liste tous les documents contenus dans ce dossier.
Source: http://www.sagw.ch/fr/sagw/oeffentlichkeitsarbeit/tipps-der-woche/tipp05-dms.html
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5) Pour créer un nouveau dossier, cliquez en dessous de la fenêtre sur le bouton de
commande « nouveau dossier ». Un dossier est créé avec le nom « untitled ». Vous pouvez
renommer ce dossier en cliquant deux fois sur le mot « untitled ». Vous pouvez également
utiliser d’autres fonctions comme copier ou déplacer. Pour cela marquez le dossier en
cliquant une fois dessus et cliquer ensuite sur le curseur droit de la souris.
6) Pour créer un nouveau document dans un dossier, marquez (en cliquant une fois) sur le
dossier et ensuite cliquez sur le bouton de commande « nouveau document » en dessous de
la fenêtre. Une nouvelle fenêtre s’est maintenant ouverte dans laquelle vous pouvez charger
le document et entrer des descriptions et des propriétés complémentaires.
Source: http://www.sagw.ch/fr/sagw/oeffentlichkeitsarbeit/tipps-der-woche/tipp05-dms.html
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7) Dans le champ « fichier », cliquez à droite sur le bouton de commande « choisir un
fichier ». Une nouvelle fenêtre s’ouvre dans laquelle vous pouvez voir le data-system de
votre ordinateur. Marquez le document que vous souhaitez charger et cliquez sur le bouton
de commande « ouvrir ». La fenêtre est maintenant fermée et les données sont introduites
dans le masque de saisie.
8) Vous pouvez à présent saisir une description et choisir la langue du document.
9) Passez sur l’onglet « Meta données » pour saisir d’autres informations relatives au
document. Ces informations concernent les directives OpenAccess, appliquées lors de la
mise en ligne de votre document sur internet et de sa mise à disposition comme
OpenAccess-Document.
Source: http://www.sagw.ch/fr/sagw/oeffentlichkeitsarbeit/tipps-der-woche/tipp05-dms.html
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10) Lorsque vous avez saisi toutes les données, cliquez sur le bouton de commande
« enregistrer ». La fenêtre est maintenant fermée et les données sont à présent affichées en
mode DMS.
Pour proposer le téléchargement d’un document ou d’une liste de document sur votre
site internet, procédez de la façon suivante:
1) Connectez-vous sur Magnolia. Après le login, vous vous trouvez sur la console
d’administration, sur laquelle la structure de votre page internet est reproduite.
2) Cliquez à gauche de la page de navigation sur le bouton de menu « web site ». Ouvrez la
rubrique internet souhaitée dans la console d’administration en cliquant une fois dessus.
Ensuite, cliquez sur le bouton de commande «ouvrir une page». La rubrique en mode de
travail est maintenant ouverte dans une nouvelle fenêtre.
3) Faites dérouler la page jusqu’en bas et cliquez sur la barre inférieure de commande
Magnolia (de couleur verte) sur le bouton de commande «Nouveau». Une nouvelle fenêtre
s’ouvre dans laquelle tous les types de contenu à votre disposition sont listés.
Source: http://www.sagw.ch/fr/sagw/oeffentlichkeitsarbeit/tipps-der-woche/tipp05-dms.html
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4) Choisissez le type de contenu « Document » en activant le bouton. Dans la même fenêtre,
un nouveau masque de saisie est maintenant chargé.
5) A droite du champ « choisir un document ou un dossier », cliquez sur le bouton de
commande « parcourir un document ». Une nouvelle fenêtre s’ouvre maintenant relative à la
liste des documents en mode DMS.
a) pour saisir une liste de documents, marquez un dossier en cliquant une fois
dessus. Ensuite, cliquez sur le bouton de commande « confirmer ». La liste de
documents se ferme et le lien d’accès est maintenant inscrit dans le champ.
b) Pour saisir un seul document, ouvrez la structure en cliquant sur + jusqu’au
moment où vous trouvez le document souhaité. Marquez le en cliquant une fois
dessus. Ensuite cliquez sur le bouton de commande « confirmer ». La liste des
documents se ferme et le lien d’accès est maintenant inscrit dans le champ.
6) Vous pouvez choisir si vous souhaitez montrer sur votre page internet la description saisie
dans le mode DMS pour chaque document. Dans l’affirmative, activez l’option « afficher la
description ».
7) Pour insérer le paragraphe de contenu sur la page internet, cliquez sur le bouton de
commande « enregistrer ». La fenêtre se ferme et la rubrique est à nouveau chargée.
8) Passez à nouveau sur la console d’administration en cliquant sur le bouton de commande
vert « Console d’administration » à gauche en bas de la page de navigation.
9) Ouvrez la structure de votre page en cliquant sur le + jusqu’au moment où vous voyez la
rubrique sur laquelle vous avez modifié ou intégré un paragraphe. Dans la colonne
« status », cette rubrique est marquée d’un point jaune
10) Choisissez cette rubrique en cliquant une fois dessus.
11) Activez la rubrique (publication) par un click sur le bouton de commande « activer la
page ». les documents sont maintenant en ligne.
Source: http://www.sagw.ch/fr/sagw/oeffentlichkeitsarbeit/tipps-der-woche/tipp05-dms.html
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