Comment implanter du coaching structuré

TRUCS DU CONSEILLER
Comment implanter du coaching structuré
Volume 2, numéro 2
Par Nicole Vachon, associée
Quand on pense au coaching de formation à la
tâche, on l'associe souvent à « formation sur le
tas », avec ce que cette expression génère
comme perception négative. Pourtant le coaching
peut être aussi structuré que les autres méthodes
de formation.
Ce truc du conseiller répond à la question :
« Comment transformer du coaching non
structuré en une méthode de formation uniforme,
structurée et qui donne des résultats concrets et
mesurables ? »
Considérons cette transformation comme un
projet à implanter de façon stratégique en tenant
compte des facteurs de réussite. Je vous expose
ici les conditions de succès et les trucs pour les
mettre en place lorsque, « dans la vraie vie », tout
n'est pas parfait...
Difficulté : De prime abord, vous semblez être le
seul à y croire assez fort et vous n'êtes pas dans
les opérations.
Trucs : Portez le flambeau au début et donnezvous comme premier objectif d'identifier à qui
vous le passerez. Préparez-vous à offrir
beaucoup de soutien et de coaching à celui ou
celle que vous aurez identifié(e), sans toutefois
prendre sa place.
2. Obtenir l'appui réel de la direction,
l'engagement des gestionnaires et la
collaboration du syndicat. L'appui de la
direction est communiqué à travers des messages
et attentes clairs auprès des gestionnaires et
employés impliqués. La direction achète le projet
et est prête à payer le juste prix. Ce prix à payer,
c'est, entre autres, libérer du temps, ajuster les
attentes de rendement en fonction du projet et de
son échéancier. C'est aussi souvent accepter une
baisse de productivité à court terme parce qu'on
croit à l'efficacité à moyen et plus long terme.
Quant au syndicat, informez-le dès le début du
projet, discutez des moyens mis de l'avant pour
pallier au temps-ressource consacré au projet
(ex. : ajout de personnel ou de temps
supplémentaire), prévoyez comment sera
reconnue la contribution des coachs.
Difficulté : On doute de la nécessité de structurer
ce type de formation.
7 CONDITIONS DE SUCCÈS ET DES TRUCS
POUR SURMONTER LES DIFFICULTÉS
1. Avoir un porteur de flambeau qui croit au
projet, qui est prêt à consacrer temps et énergie à
le gérer, qui saura le défendre, le promouvoir,
faire adhérer et coacher les intervenants. Ce chef
de projet est crédible et pour cela il est un
opérationnel reconnu dans son milieu. Le
responsable formation joue surtout un rôle-conseil
auprès du chef de projet et l'accompagne tout au
long du projet.
Trucs : Présentez le projet en faisant valoir les
avantages pour l'entreprise, pour les
gestionnaires, pour les coachs et pour les
employés à former. Démontrez le retour sur
investissements si on met en place du coaching
structuré, ou ce qu'il en coûte de continuer à faire
une formation sur le tas. Cependant, attention de
donner l'heure juste en faisant aussi voir les
impacts opérationnels d'une telle implantation.
3. Impliquer les divers intervenants dès le
début du projet. Plus les coachs, supérieurs
immédiats, formateurs, conseillers participent à la
réalisation du projet, plus le projet est ajusté à
leurs besoins et plus il est facile de gérer au fur et
à mesure les résistances, les contraintes et les
Tél. : 514 849-1210, poste 33
Pour conseiller
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les coachs a aussi comme avantage de leur fournir un modèle de coaching.
difficultés potentielles.
Difficulté : Tout le monde y croit (comment peuton être contre la vertu… ?), mais personne n'est
prêt à s'engager concrètement.
6. Développer des outils simples qui
uniformisent et structurent le coaching. Ces outils
sont conçus par des coachs qui ont reçu la
formation nécessaire. Il s'agit d'outils comme un
plan de coaching, un guide de coaching, des
aides à la tâche, des grilles d'évaluation, des
outils de suivi pour le supérieur immédiat, etc.
Trucs : Proposez un comité de travail composé
des divers intervenants. Précisez la contribution
attendue selon la fonction de chacun et la
participation requise en termes d'activités, de
durée et d'échéancier. Élaborez le plan de projet
avec eux.
4. Identifier des coachs. Le choix des coachs est
crucial dans un programme de formation où ils
sont les principaux intervenants. C'est sur une
base volontaire qu'ils s'engagent dans cette
démarche. Outre le fait d'avoir l'expertise contenu
et de pouvoir se rendre disponible, ils doivent
remplir les critères de base d'un bon coach :
qualités interpersonnelles, capacités de
conceptualiser et simplifier son expertise,
autonomie et sens de l'organisation, crédibilité
auprès de ses pairs, du syndicat et de la direction.
Difficulté : Ce ne sont pas les meilleurs candidats
qui se montrent spontanément intéressés ou le
choix est limité par le nombre restreint qui
possède l'expertise requise.
Trucs : Définissez un processus de sélection
rigoureux. Développez et publicisez un profil du
candidat recherché avec les critères de base, les
qualités requises, les exigences et les engagements à respecter. Coachez au besoin ceux qui
sélectionnent les coachs. Si votre bassin potentiel
est limité, répartissez les responsabilités de
coaching selon les compétences naturelles.
Certains peuvent, par exemple, concevoir les
outils, d'autres, donner le coaching. Ajustez la
formation des coachs en conséquence.
Difficulté : On part de loin, les processus de
travail sont peu ou pas documentés, les coachs
n'ont pas l'habitude de concevoir.
Trucs : Définissez des standards et des
exemples à partir desquelles les coachs
apprendront et développeront leur matériel.
Constituez un « kit » modèle qu'ils pourront
reproduire.
7. Évaluer périodiquement les résultats et
assurer un suivi efficace. Si le projet est
d'envergure, un pilote permet d'évaluer et de
s'ajuster avant une implantation massive. Le
démarrage du projet suscite plus facilement
l'enthousiasme et mobilise les ressources
nécessaires. Dans le feu de l'action, on priorise
souvent ce qui est urgent, pas nécessairement ce
qui est important et donne des résultats à long
terme. Assurer un suivi régulier permet de se
remobiliser dans l'action pour éviter que le ballon
ne se dégonfle.
Difficulté : En théorie, tout le monde est
convaincu de l'importance de l'évaluation et du
suivi. Dans la réalité, c'est ce qu'on laisse tomber
plus facilement.
5. Former les coachs. En fonction des
responsabilités des coachs dans le projet, la
formation vise une mise à niveau de leur expertise
contenu, le développement des habiletés à
coacher une autre personne, la formation à la
conception d'outils de coaching, la formation à
l'utilisation des outils développés par d'autres.
Difficulté : L'écart est grand entre les
compétences requises et les compétences
actuelles des coachs.
Trucs : Ne réinventez pas la roue. Intégrez
l'évaluation et le suivi aux mécanismes existants
de communication et d'information (ex. : point à
l'ordre du jour d'une réunion régulière, envoi de
courriel, mémo sur babillard, etc.). Le chef de
projet et le responsable formation s'efforcent
d'être eux-mêmes des modèles de suivi.
Nicole Vachon peut vous conseiller dans
l'implantation de coaching structuré et pour la
formation de vos coachs en entreprise. Consultez
notre calendrier de sessions publiques pour la
date de notre prochaine session « Coacher pour
former ».
Trucs : Faites de la formation en groupe sur les
techniques de coaching et faites du coaching pour
assurer une intégration et donner du renforcement
en fonction des difficultés individuelles. Coacher
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