Créer des PDF - romainTutoriel

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Ouvrir, Organiser et Créer des PDF
Théorie - Convertir en PDF
Il existe 3 grandes méthodes de travail pour la conversion en
PDF.
PDFMaker
Du fait de la notoriété de Microsoft Office, Adobe a développé
des macros spécifiques à la conversion des documents Office.
Ex PDF Writer, c’est maintenant PDFMaker.
Cette macro se charge dans Microsoft Office à l’installation
d’Acrobat et est recommandé pour la conversion en PDF de
documents simples. Un tableau, un courrier, une présentation
de 15 diapos…
Un document Word de 45 pages avec des images et des
tableaux (un rapport) ne convient pas à PDFMaker.
Imprimante PDF
Dans tous les logiciels, il est possible d’imprimer le document
en PDF en utilisant l’imprimante PDF. Elle s’installe
automatiquement lors de l’installation d’Acrobat.
Elle est généralement plus fiable et plus rapide que PDFMaker.
La différence est qu’elle ne connaît pas la nature du document
Office.
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Exemple de différences entre PDFMaker et
l’imprimante PDF pour la conversion des
documents Office.
Dans Word, le fait d’utiliser des chapitres Titre1, Titre 2,
Titre3… qui hiérarchise le document Word génère
automatiquement un panneau de signets dans le fichier PDF s’il
est convertit avec PDFMaker.
Dans PowerPoint, la transition entre les diapositives, le mode
plein écran n’est réalisé dans le PDF qu’à la condition d’avoir
converti la présentation avec PDFMaker.
Acrobat Distiller
C’est le noyau d’Acrobat, le programme sur lequel se base
toutes les versions d’Acrobat ainsi que toutes les macros de
PDFMaker.
Les boutons de la barre d’outils PDFMaker, l’imprimante
Acrobat sont en réalité une interface d’Acrobat Distiller.
Utilisation d’Acrobat Distiller
Dans le cas des fichiers EPS et PS, (qui sont également des
fichiers d’impression mais qui disparaissent de plus en plus car
le format PDF les remplace) on les convertit directement grâce
au Distiller.
Il se lance à partir du Menu Démarrer – Tous les programmes
ou dans le menu Options avancées d’Acrobat Professionnel.
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En pratique
Quand on converti en PDF, on réalise en réalité une impression
(on utilise une imprimante virtuelle). Cette impression est
ensuite lisible par Adobe Reader (ou Acrobat).
La barre d’outils PDFMaker
Dans Office, la barre d’outils PDFMaker
se rajoute automatiquement. Parfois elle
peut se désactiver, il faut alors passer par
le menu Affichage – Barres d’outils –
PDFMaker.
Dans la barre d’outils, on dispose de 3 boutons
1. Convertir en PDF
2. Convertir en PDF & Attacher en tant que pièce jointe
3. Convertir en PDF & Attacher en tant que pièce jointe &
Demandant une révision à des collaborateurs
Seul souci de cette barre d’outils, aucun réglage ne peut
s’effectuer directement. Il faut passer par le menu Adobe
PDF.
PDFMaker connaît la structure des documents Office, les
chapitres réalisés avec les styles prédéfinis (Titre 1, 2, 3..) de
Word sont convertis automatiquement en signet.
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Dans Word
Dans Acrobat
Les options peuvent éventuellement se régler dans le menu
Acrobat PDF.
C’est ici que l’on vérifie que les titres 1, 2, 3… sont convertis en
signets et où on accède à de nombreuses autres options.
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Dans Excel, la conversion PDF travaille par défaut la feuille de
calcul active. Pour convertir tout le classeur, il faut d’abord
activer l’option du menu Adobe PDF
Pour ne convertir que certaines feuilles de calculs, on
sélectionne d’abord les onglets avec Ctrl.
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Dans PowerPoint, la conversion avec PDFMaker permet de
conserver le format Diapositive (écran) ainsi que les transitions,
les liens hypertextes…
Pour lire le diaporama dans Acrobat, il faut passer en mode
plein écran, Menu Affichage – Plein écran.
Pour que le document PDF s’ouvre directement en plein écran,
Menu Fichier – propriété du document – Onglet Vue Initiale
Option « Ouvrir en mode plein écran ».
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Si jamais, la présentation est convertie en PDF avec
l’imprimante Acrobat, les diapositives sont couchées sur le
papier et on a perdu toute transition, interactivité…
PDF Maker
Format Ecran
Imprimante
Acrobat
Format A4
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Internet Explorer
Pour imprimer facilement
en PDF une page web (si
elle est bien conçue), il
suffit d’utiliser la barre
d’outils Adobe PDF dans
Internet Explorer.
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Méthode Universelle : Dans tous les cas
Fichier - Imprimer
Dans les logiciels autres que Microsoft Office, on dispose
quasiment toujours d’une commande d’impression.
Fichier – Imprimer. Il suffit alors d’imprimer à l’aide de
l’imprimante Adobe PDF pour Convertir un fichier en PDF.
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A partir d’Acrobat
Dans
la
barre
d’outils
principale, on déroule le
bouton Création d’un fichier
PDF et on obtient d’autres
possibilités.
Cette technique est intéressante pour les images et pour les
Binder (combinaison de plusieurs PDF).
Pour une image
Quand on veut travailler le format de l’image lors de l’import
d’un Tif, on demande à afficher les formats Tif pour bénéficier
du bouton Options.
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Dans la fenêtre des options, on a la possibilité de convertir
l’image avec l’algorithme du Jpeg 2000.
Créer une combinaison (Binder)
Le bouton « A partir de
plusieurs fichiers » permet de
combiner des fichiers de
différents en un seul PDF.
• Convertir un fichier Word, un fichier Excel et un fichier
Powerpoint en un Binder PDF directement… (déconseillé).
o Acrobat ouvre chaque logiciel, imprime en PDF
chaque fichier puis réuni chaque PDF en un seul.
L’inconvénient réside dans le fait qu’on ne maitrise la
conversion de chaque PDF.
ou
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• Faire la conversion du Fichier Word en PDF (en maitrisant
la conversion) puis du Fichier Excel (en maitrisant), puis
du Powerpoint (en maitrisant)…conseillé
o Chaque PDF correspond exactement à mon attente.
• Réunir chaque PDF en un seul.
Dans la fenêtre Parcourir, faire la sélection Multiple.
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Les options de conversion (joboptions)
Les fichiers joboptions permettent de convertir en PDF avec
une série de réglages (polices incorporées, qualité des images).
Pour faciliter le travail, adobe propose une série de joboptions
correspondants à la plupart des utilisations.
•
•
•
•
•
Standard............................... Qualité bureau
Qualité supérieure ................ Qualité copieur connecté
Qualité maximale.................. Qualité presse (offset)
Taille de fichier minimale...... Qualité web
Options PDFX ...................... Normes ISO pour la presse
La liste des options de conversions se trouvent dans
• Les propriétés de l’imprimante Adobe PDF
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• Les propriétés PDFMaker
• Acrobat Distiller
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Créer un jobOptions
A tout moment, il est possible de modifier un jobOptions
prédéfinis afin de se créer un jobOptions personnalisé.
ÆDans Acrobat Distiller
1. Dérouler la liste des jobOptions
2. Menu Configuration – Modifier les options Adobe PDF
ÆDans les propriétés de l’imprimante PDF
1. Dérouler la liste des jobOptions
2. Cliquer sur le bouton « Modifier »
La fenêtre de paramètres permet de modifier
•
•
•
•
•
Les options générales (compatibilité…)
Les qualités d’images (qualité jpg, résolution…)
L’incorporation des polices
Les profils colorimétriques
…
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Une fois les modifications effectuées, on valide et on peut
sauvegarder le fichier jobOptions.
Dans Windows Xp et la version 7 d’acrobat, les jobOptions se
rangent dans C:\Documents and Settings\All
Users\Documents\Adobe PDF\Settings
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Technique d’utilisation de fichiers jobOptions
La plupart du temps, on convertit les PDF avec un jobOptions
prédéfini.
Il est possible que l’imprimeur ait créé un jobOptions
parfaitement compatible avec son matériel.
Dans ce cas, on récupère le fichier que l’on copie dans le
dossier de rangement des jobOptions et on l’utilise pour créer
des PDF.
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