Etape 1 – mise en place des signets

Remplir un document Word à partir d'un formulaire
Avec cette brochure, vous apprendrez à créer un formulaire simple sous Word.
Celui-ci peut être destiné, une fois rempli, à garnir des zones du document
que vous aurez au préalable définies ...
On pourrait imaginer, par exemple, de créer un formulaire pour
remplir l'adresse du destinataire, mais les applications sont
quasiment infinies ...
Concrètement, à chaque fois que vous ouvrez le document (il
est possible de faire appel à un modèle), un formulaire se
présentant sous la forme d’une boîte de dialogue s’ouvre,
l’utilisateur remplit alors les champs qu’on lui propose, puis
valide le formulaire : les contenus des rubriques se disposent
automatiquement aux endroits prévus par avance lors de la
conception du document …
Nota : ce guide concerne les versions de Word allant de 2000 à 2007 (les illustrations sont réalisées sous Word 2007).
Etape 1 – Afficher l’onglet développeur
Important : seuls les utilisateurs de Word 2007 sont concernés par cette partie. En effet, Word 2007 n’affiche pas par défaut
les fonctions permettant d’accéder à l’éditeur Visual-Basic ou à la gestion des macros. Pour savoir comment afficher l’onglet
développeur donnant accès à ces fonctions, consultez l’article « je souhaite accéder aux fonctions de macros ou de visualbasic editor, or je ne trouve pas le menu correspondant comment faire ? » dans la rubrique questions fréquemment
posées ( http://www.landespublic.org/article/articleview/3947 )
Etape 2 – Autoriser l’exécution de macros
L’utilisation de macros est nécessaire pour mener à bien le projet, or, certains virus sont conçus à l’aide de macros. De ce
fait, depuis quelques temps déjà, les logiciels Office (dont Word) bloquent leur exécution. Pour remédier à ce problème,
choisissez le menu « Outils », l'option « Macro » puis « Sécurité ». Il est conseillé de choisir le mode « Moyen », puis cliquez
sur « OK ».
Si vous utilisez Word 2007
, choisissez alors l’option « Désactiver toutes les macros
Allez dans l’onglet développeur et cliquez sur
avec notification », de cette façon, vous pouvez choisir d'activer ces macros au cas par cas. Pour n’avoir aucun message
d’avertissement lors de la présence de macros, sélectionnez « Activer toutes les macros ».
Réalisation : alpi
Etape 3 – Création du document et mise en place des signets
- Créez un nouveau document Word, Enregistrez – le sous le nom
de « Formulaire », par exemple.
Si vous utilisez Word 2007
Du fait que nous allons utiliser des macros, il convient de
changer le type du fichier. Dans la rubrique « Type », en bas de
la fenêtre, sélectionnez « Document Word prenant en charge les
macros » (figure ci – contre).
- Après l’enregistrement, appuyez sur la touche "Entrée" trois ou
quatre fois afin de créer des marques de paragraphes. Elles
seront visibles à l'écran si vous avez activé l'icône qui permet
d’afficher les caractères invisibles (
).
- Cliquez au niveau de la première marque, et sélectionnez le
menu « Insertion – Signet » comme le montre la figure ci dessous (1).
Un signet est un repaire invisible pour l’utilisateur, chaque repère correspond à l’emplacement où doit apparaître le contenu
d’un champ du futur formulaire. Nommez votre signet « Text1 » et cliquez sur le bouton « Ajouter » (2). Faites la même
chose au niveau de la troisième marque, nommez cette fois - ci votre signet « Text2 » et cliquez sur le bouton « Ajouter ».
Ne soyez pas surpris(e), les signets n’apparaissent pas sur votre feuille…
Réalisation : alpi
Etape 4 – La création du formulaire
Pour créer notre formulaire de renseignements, nous allons utiliser un
« UserForm ». Allez dans le menu « Outils - Macros - Visual Basic Editor ».
Si vous utilisez Word 2007
Allez dans l’onglet développeur et cliquez sur l’icône « Visual Basic ».
Lorsque l'éditeur est lancé, choisissez « Insersion - User Form ».
IMPORTANT : avant de lancer cette commande, assurez – vous que la ligne
« Project (Formulaire) » ou « Project (Document1) » est bien sélectionnée
(figure ci-contre). Si ce n’est pas le cas, un message d’erreur « erreur 424,
objet requis » apparaîtra au moment de l’exécution du formulaire.
La grille de création du formulaire nommé « UserForm1 »
apparaît maintenant, nous allons créer deux zones de texte dans
lesquelles l’utilisateur pourra saisir de l’information.
, puis cliquez dans le fond du formulaire à
Cliquez sur l’icône
l’endroit où vous souhaitez créer la zone.
Répétez une fois l'opération pour avoir deux zones, cliquez deux
fois (pas de double - clic) dans la première zone et inscrivez par
exemple : Votre nom ici. Répétez l'opération sur la deuxième
zone en inscrivant cette fois - ci : Votre prénom ici (voir figure
ci – contre). Bien sûr il existe de nombreuses autres possibilités
de champ…
et
Sélectionnez ensuite l'outil « Bouton de commande »
cliquez sur le formulaire. Ce bouton servira à valider la saisie.
Une fois mis en place, faites un double
- clic sur le bouton, une fenêtre
apparaît indiquant :
Private Sub CommandButton1_Click()
End Sub
Cliquez entre ces deux lignes afin d'y
insérer le texte suivant (vous pouvez le
copier – coller) :
With ActiveDocument
.Bookmarks("Text1").Range _
.InsertBefore TextBox1
.Bookmarks("Text2").Range _
.InsertBefore TextBox2
End With
UserForm1.Hide
Bien sûr, lorsque vous souhaiterez plus tard insérer vos propres formulaires, il conviendra d’adapter ce code. Pour
information, Bookmarks signifie « Signet », InsertBefore, « insère avant », UserForm1.Hide masque le formulaire nommé
« UserForm1 » …
Réalisation : alpi
Modifiez la légende du bouton en inscrivant dans la
propriété « Caption », le mot « Valider » en lieu et place
de « CommandButton1 ».
Fermez la fenêtre « Visual Basic » : vous retrouvez votre
document Word (enregistrez – le éventuellement) …
Etape 5 – La création de la macro de lancement
Nous allons maintenant créer une macro destinée à lancer le formulaire (une macro est une fonctionnalité permettant
d’automatiser des opérations simples).
Sélectionnez le menu « Outils - Macro - Nouvelle macro ».
Nommez la macro « Affiche_form », sélectionnez
« Formulaire » (le nom de votre document) dans la zone de
liste « Enregistrer la macro dans », et enfin cliquez sur le
bouton « Barres d'outils ».
Si vous utilisez Word 2007
Allez dans l’onglet développeur et cliquez sur l’icône
.
Dans la fenêtre « Enregistrer une macro », le bouton
« Barres d'outils » se nomme désormais « Bouton ».
IMPORTANT : avant de lancer cette commande, assurez –
vous que dans la ligne « Enregistrer la macro dans : »
« Formulaire » ou « Document » est bien sélectionné
(figure ci-contre). Si ce n’est pas le cas, un message
d’erreur « erreur 424, objet requis » apparaîtra au
moment de l’exécution du formulaire.
Une fenêtre s'affiche : cliquez et faites glisser l'élément : « Project.Newmacros.Affiche_form » vers une barre d'outils en
haut de votre écran (un bouton sera créé lorsque vous relâcherez le bouton de la souris). Notez que le curseur se transforme
en I si vous pouvez déposer l'élément ... Plus tard, vous pourrez modifier l’aspect de la barre d’outils en cliquant dessus à
l’aide du bouton droit de la souris et en choisissant le bouton « Personnaliser ».
Si vous utilisez Word 2007
La fenêtre des options Word s’affiche à
la rubrique « Personnaliser ». Cliquez
sur l’élément
« Project.Newmacros.Affiche_form »,
et cliquez sur le bouton « Ajouter »
l’élément apparaît dans la liste de
droite, cliquez alors sur « OK »…
Stoppez alors l’enregistrement de la
macro à l’aide de l’icône .
Réalisation : alpi
Ouvrez ensuite le menu « Outils – Macro –Macros… ».
Si vous utilisez Word 2007
Dans l’onglet « Développeur », cliquez sur l’icône
La fenêtre de gestion des macros s’ouvre, sélectionnez la macro « Affiche_form », puis cliquez sur le bouton « Modifier ».
La fenêtre « Visual – basic » s’ouvre à nouveau, avec en avant plan la fenêtre de macro « NewMacro.Affiche_form ». Dans
cette fenêtre, on trouve les bornes de la procédure :
Sub Affiche_form()
End Sub
Insérez le texte entre les bornes :
Load UserForm1
UserForm1.Show
Afin d'obtenir ceci :
Sub Affiche_form()
Load UserForm1
UserForm1.Show
End Sub
Fermez la fenêtre « Visual – basic » et sauvegardez votre
document Word…
Réalisation : alpi
Pour lancer le formulaire, cliquez sur le bouton (*) que vous aviez
créé précédemment dans la barre d’outils.
Le formulaire apparaît, garnissez les rubriques et cliquez sur
« Valider ». Les zones de signet que vous aviez définies reçoivent les
valeurs saisies.
A vous maintenant d’adapter cette technique à vos besoins …
(*) Si vous n’avez pas pu créer ce bouton, vous pouvez tout de même lancer la macro : ouvrez le menu « Outils – Macro –
Macros… ».
Si vous utilisez Word 2007
Dans l’onglet « Développeur », cliquez sur l’icône
La fenêtre de gestion des macros s’ouvre, sélectionnez la macro « Affiche_form », puis cliquez sur le bouton « Exécuter ».
Réalisation : alpi