Rapport Moral 2013 - `Association des Anciens de l`ENSIP

jeudi 6 février 2014
RAPPORT MORAL - ANNEE 2013
ASSEMBLEE GENERALE DU VENDREDI 07 FEVRIER 2014
Rapport moral – année 2013
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L’année 2013 a été marqué par l’arrivée d’un nouveau bureau dont les priorités ont été le
développement de nos réseaux de communication, l’AAEE est désormais présente sur les
réseaux sociaux, adhérente à IESF, possède un site internet plus attrayant et se rapproche
des anciens durant l’été pour la mise à jour de la base de données.
I.
Situation administrative de l’Association
•
Le changement d’adresse a été déclaré auprès de la préfecture, de l’INSEE et des banques
en début d’année – Pour information l’adresse de l’association est :
AAEE
Bâtiment B1 ENSIP
1, rue Marcel Doré
BP 633
86022 POITIERS CEDEX
•
II.
Une nouvelle charte graphique est à prévoir
Base de Données des Anciens Elèves
•
La mise à jour de la base se fait directement par les Anciens, via le site Internet, et ce,
régulièrement, du moins pour les promotions les plus récentes.
•
Les anciens TEN ou EE adhérents via l’APTEN remplissent un formulaire papier pour la maj
de leurs coordonnées, l’APTEN les retranscrit alors sur le site.
•
La fiabilité des informations reste néanmoins problématique, notamment pour les promotions
les plus anciennes (sur 3188 anciens, 630 n’ont renseigné aucune adresse email).
Ce sujet avait été évoqué lors de la dernière AG, c’est pourquoi durant l’été deux étudiants de
l’ENSIP ont, tour à tour, effectués un stage (4 semaines en juin-juillet puis 3 semaines en
aout-septembre). Leur objectif, la mise à jour des coordonnées des anciens, les contacts se
faisant par téléphone ou par mail. Les réseaux sociaux ont également été mis à contribution.
Au total 1643 anciens (de la promo 2010 à 1995) ont été contactés, 390 mises à jour ont été
réalisées (environ 25% de réussite).
Une nouvelle campagne de mises à jour pourrait de nouveau avoir lieu cet été. Un bilan a été
réalisé en fin de stage, il sera le support de la nouvelle feuille de route.
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III.
Site Internet
•
•
Ce dernier a fait l’objet d’une mise à jour à plusieurs niveaux :
−
Nouvelles couleurs, nouveau logo
−
Evolution de certaines fonctionnalités pour la partie admin (envoi de mail, statistiques…)
−
Apparition du logo Facebook
−
Apparition du bandeau déroulant avec les logos des entreprises de la JDE
De plus en plus régulièrement utilisé par les anciens, le site est complémentaire des réseaux
sociaux et des envois de mails. En effet des annonces sont faites par mail ou via les réseaux
sociaux invitant les anciens à se rendre sur le site pour plus d’informations.
•
Les principaux administrateurs du site (équipe étudiante, secrétariat APTEN, observatoire de
l’emploi, responsable communication) relèvent parfois des bugs. Ils sont transmis au
webmaster qui fait le lien avec Netanswer.
•
Netanswer n’est pas toujours aussi réactif qu’espéré. Ceci s’explique par une activité plus
soutenue sur le site que par le passé. Le rôle du webmaster est d’autant plus important qu’il
faut régulièrement relancer le prestataire et procéder à des points d’étapes avec lui.
•
L’AAEE relève que certaines demandes de fonctionnalités ou de résolutions de bugs n’ont pas
encore été résolues. L’AAEE via son président et son webmaster et Netanswer doivent
améliorer leur communication pour gagner en rapidité de réaction.
•
Chiffrés Clés :
9
500 à 600 visiteurs en moyenne par mois
9
Les utilisateurs principaux sont les anciens post-promo 2008
9
Les pages les plus visitées sont l’agenda, les offres d’emploi et
l’annuaire
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IV.
Cotisations
•
Evolution du nombre de cotisants :
2009
233
dont
77
depuis le site
•
2010
213 dont 80
depuis le site
2011
256 dont 84
depuis le site
2012
247
dont
108
depuis le site
2013
224
dont
120
depuis le site
Le nombre d’anciens diplômés est actuellement de 3188, le nombre de cotisants en 2013
représente 7% du nombre total d’anciens.
•
Répartition :
9 Diplôme EGC : 164 adhérents soit 73% des cotisants (s’explique par le rayonnement
de l’APTEN et de l’APEMC)
9 Diplôme E : 60 adhérents soit 27% des cotisants
•
Pour mémoire, le montant de la cotisation est fixé à 35 €
9 15 € reviennent à l’AAEE pour ses diverses actions,
9 20€ aux AP.
•
En ce qui concerne les sections sans AP, l’AAEE provisionne 20 € par adhésion pour
supporter l’AP dès lors qu’elle sera créée.
•
Le montant de la cotisation pour les anciens sans emploi ou en poursuite d’études est de 10€,
•
la cotisation pour les couples d’anciens élèves mariés ou pacsés est de 45€.
V.
Rapports avec les Associations Professionnelles
•
Une convention a été signée avec l’APTEN. Elle rassemble l’ensemble des relations
contractuelles entre AAEE & APTEN, dont l’utilisation du site et le versement des quotesparts des cotisations (convention disponible sur le site internet).
•
Outre ces conventions, l’APTEN est un acteur important dans les actions de l’AAEE, c’est
ainsi que durant l’été, les étudiants stagiaires ont pu travailler sur la mise à jour de la base de
données depuis les locaux de l’APTEN. Les retours de cette expérience ont été très positifs.
•
Cette même convention est en attente avec l’APEMC
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VI.
Annuaire
•
Pour la troisième année consécutive, c’est MALICE CONSEIL qui a assuré la réalisation de
l’annuaire.
•
Les relation avec ce prestataire sont bonnes et sereines, même si les bénéfices attendus ne
sont pas encore tangibles.
•
En effet, aucun gain cette année considérant la conjoncture.
•
La recherche d’annonceur est également pénalisée par la manque de fiabilité de l’annuaire.
•
Une réflexion sur la pertinence de cet outil et sa présentation est menée pour le faire évoluer.
Les axes de réflexion sont les suivants :
−
−
−
C’est un outil éphémère
Sa production doit être en phase avec les préceptes de l’ENSIP : la protection de
l’environnement
C’est un outil de communication avant tout
Ö MALICE CONSEILS et l’AAEE travaille actuellement sur un annuaire dans une version
plus numérique mais tout aussi attrayant.
VII.
Les évènements
•
Remise des diplômes
L’AAEE a poursuivi son investissement pour la remise des diplômes avec les photos de
promotion (144 photos vendues auprès des diplômés), la cuvée spéciale promo 2013 (280
bouteilles vendues à la remise des diplômes – soit plus de 2 fois plus que l’an passé), et la
remise de l’annuaire à chaque diplômé.
Les majors de promotion sur les notes de stages sont également récompensés.
Un porte cartes de visite en aluminium avec le logo de l’ AAEE a été remis à chaque étudiant.
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•
Journée Des Entreprises (JDE)
La Journée Des Entreprises 2013 s'est déroulée le mercredi 4 décembre. Neuf entreprises
étaient présentes :
VINCI ENERGIES BOUYGUES ENERGIES SPIE DV CONSTRUCTION NGE AQUALTER COLAS COFELY AXIMA EUROVIA L’organisation de l’année 2012 a été reconduite : une grosse demi-journée (8h30-14h) avec
une arrivée successive des étudiants. L’après-midi, a été l’occasion pour les entreprises de
donner une conférence en amphithéâtre devant les étudiants.
Cette organisation a reçu une nouvelle fois la satisfaction des entreprises présentes.
Le succès de cette journée tient aussi à l’implication des anciens employés dans les
entreprises participantes
Le problème de chauffage a encore été relevé, des mini radiateurs sur chaque stand feront
partis de la prestation pour la prochaine édition.
Il est à noter que le nombre d’entreprises participantes diminue d’année en année (presque 20
entreprises en 2008 !).
Des réflexions doivent être menées :
-Prix trop élevés pour les TPME ? Proposer une prestation sans stand ?
-Organiser des entretiens (concrets ou en exercice) dans l’après-midi ?
-Réflexion sur l’agenda des envois de courrier – des appels
•
Journée des Métiers de l’Ingénieur – Gala 2013
La JMI et le Gala ont été couplés une nouvelle fois.
Le nombre d’anciens inscrits au Gala est totalement dépendant de l’esprit régnant dans les
promotions anniversaires, ainsi en 2013 un record de participation a été battu avec 110
anciens…ceci s’expliquant par la cohésion de la promotion 2008 et par celle de la promotion
2012. D’une année sur l’autre le nombre de participants peut donc varier de façon
significative.
Concernant la JMI, le nombre de participants est en baisse…cela se justifie par la complexité
de prendre un jour de CP ou RTT et de payer le transport voire l’hébergement en plus.
-Une des pistes de réflexion pourrait être d’offrir la cotisation aux participants de la JMI.
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VIII.
Communication
Comme précédemment indiqué, notre communication se fait par nos événements, notre site,
notre annuaire, nos mails et les réseaux sociaux. Un vrai développement a été réalisé cette
année via le responsable communication.
SITE INTERNET : des news plus fréquentes, un message d’accueil plus souvent renouvelé, la
création de la page « DES NOUVELLES DES ANCIENS » = interview trimestrielle d’un ancien
réalisée par Simon Gouyer (EAC 2011), la première édition est l’interview de Bernard Legube,
parution très prochaine !
FACEBOOK : 271 membres – photos – rappels d’évènements – liens vers le site
VIADEO : 143 membres – articles – rappels d’évènements
A VENIR : publier les enquêtes de l’Observatoire de l’Emploi – Communiquer sur IESF
IX.
IESF
De nombreuses demandes ont été faites en 2013 afin que l’AAEE soit membre d’Ingénieurs et
Scientifiques de France en tant que personne morale. Une Association Nationale réunissant
plus de 180 associations d’ingénieurs et de scientifiques.
Objectifs : présence de nos adhérents sur leur annuaire nationale – accès à de nombreuses
enquêtes – invitation à des événements comme la Journée Nationale des Ingénieurs
Notre adhésion a été acceptée, elle prend effet dès le 1er Janvier 2014.
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X.
Bureau Etudiant
Cette année encore, l’implication de l’équipe étudiante a été exemplaire, véritables moteurs de
l’AAEE, les étudiants sont les artisans du succès des événements organisés par l’Association.
XI.
Perspectives 2014
Il semble prioritaire de diriger les efforts de l’association selon les axes suivants :
•
Effort supplémentaire sur la mise à jour de la base de données
•
Développer un nouvel annuaire
•
Communication sur IESF
•
Redévelopper la JDE et la JMI
•
Organisation en partenariat avec l’Ecole d’un événement majeur pour les 30 ans de l’ENSIP
en 2014.
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