Secrétaire Assistant(e)

Titre Professionnel
Secrétaire Assistant(e)
(Niveau IV)
Session 2013
L
e (la) secrétaire prend en charge les travaux administratifs et la logistique de son service.
Il (elle) saisit, met en forme des documents à l'aide des outils bureautiques, a en charge
la reproduction, la transmission et la mémorisation des informations, répond aux
demandes d'information, filtre et transmet les communications, organise matériellement les
réunions, les déplacements, les séminaires etc.
Dans tous les cas, il (elle) rationalise, fait évoluer son poste de travail avec les outils
bureautiques et télématiques et élabore des procédures 'organisation. Le métier s’exerce avec
un degré d’autonomie et de responsabilité qui varie selon l’organisation, la taille et le domaine
d’activité de l’entreprise.
La majeure partie de l’activité s’effectue en conversationnel avec un écran informatique et un
clavier. Cependant, les relations avec les autres services et les communications parfois
nombreuses en provenance de l’extérieur influent sur le rythme de travail et imposent des
interruptions fréquentes de l’activité en cours.
L'impact du secteur d'activité dans lequel exerce le (la) secrétaire n'a que peu d'influence sur
son métier. Le fait, que les secrétaires changent de secteur d'activité pratiquement chaque fois
qu'ils (elles) changent d'entreprise, nécessite une capacité d'adaptation en tant que savoir-faire spécifique du métier.
D'une manière générale, c'est la taille de l'entreprise qui est déterminante. Ceci se traduit par : un recentrage de l'activité
des secrétaires sur les fonctions de secrétariat dans les grandes entreprises ; une plus grande polyvalence des
secrétaires dans les structures PME - PMI ; une spécialisation des secrétaires dans le domaine d'activité de l'entreprise
au sein des plus petites.
Le fait de travailler pour un encadrement et un personnel télétravailleur est également un facteur porteur d'incidences sur
le métier : Il contribue à renforcer la polyvalence, l'autonomie, le rôle de courroie d'informations dans l'entreprise ; Il
implique une utilisation accrue des outils d'information et de communication et l'arrivée de nouvelles tâches directement
liées à cette utilisation, en particulier le trie et le traitement des informations.
(1)
Buts de l’action de formation
-
-
Permettre à des personnes de développer, tout en adoptant des comportements adaptés, les compétences
indispensables dans les métiers du secrétariat d’aujourd’hui, afin de s’assurer une insertion professionnelle
durable.
Pour les salariés en poste, développer leurs compétences afin qu’ils s’adaptent en permanence à la réalité
évolutive du métier
Modalités de mise en oeuvre de la formation.
La formation se déroulera en alternance sur une durée de 15 mois selon le rythme suivant :
Semaines
(2)
Hors périodes d’EFA et de Jury Titre
(2)
Semaines d’EFA
Semaine du Jury Titre
(3)
Nbre de jours en centre
Nbre de jours en
entreprise
1
2
2
4
3
3
Les périodes en centre se dérouleront en présentiel collectif
Une évaluation aura lieu à l’issue de chaque séquence et de chaque activité
Une partie des apprentissages s’effectuera en entreprise au cours de situations de travail professionnalisantes
identifiées avec les tuteurs
Le nombre maximum de participants sera de 20 par session
GENERALITES
FORMATION
Objectifs
• Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe
• Réaliser le traitement administratif des diverses fonctions de l’entreprise
Contenu
Outils bureautiques, l’entreprise et son environnement, classement et conservation des documents,
communication écrite et orale, écrits professionnels, droit social, droit commercial, Méthodes
d’organisation du travail
Démarrage nous contacter
Démarche Pédagogique
• Combinaison de démarche déductive, alternant minimum de théorie et maximum de pratique, et
inductive, à partir des difficultés rencontrées dans l’activité professionnelle
• Méthode active basée sur la coopération et le partage d’expériences
• Utilisation de fiches techniques synthétiques réutilisables en situation de travail
• Adaptation des situations d’apprentissage aux spécificités de l’entreprise d’alternance
Responsabilisation des stagiaires par l’auto analyse, l’auto évaluation et le libre accès aux
ressources
Modalités de Reconnaissance
• Titre Professionnel de « SECRETAIRE ASSISTANT(E) »
• Niveau IV
•
MOYENS MIS EN OEUVRE
CONDITIONS D’ACCES
Profil du Formateur Référent
• Maîtrise Administration Economique et Sociale
•
(Niveau II)
• 17 ans d’expérience professionnelle
• Formatrice dans le domaine depuis 8 ans
Profil
• Jeunes,
demandeurs
d’emploi,
bénéficiaires de minima sociaux,
salariés souhaitant conforter ou
développer leurs connaissances
Ressources
• Livrets d’apprentissages personnalisés
• Etudes de cas reproduisant fidèlement la réalité
professionnelle
• Fiches techniques synthétiques
• Bibliographie et sitographie
Niveau indicatif d’entrée
• Niveau BEP (V), première
Locaux
• Salle de formation spacieuse & climatisée
• Salle informatique équipée de 20 postes récents avec
accès Internet haut débit
Matériel
• Suite bureautique Office de Microsoft
• Progiciel de Gestion EBP version 2009
(3)
Pré-requis
• Adaptabilité, Sens de l’organisation
• Maîtrise écrite et orale de la langue
française
• Sens
des
relations,
capacité
d’initiative.
REFERENTIEL DE FORMATION
Module d’initialisation : INTEGRER LA FORMATION SECRETAIRE ASSISTANT(E)
•
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Séquence 1 :
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36 h
Se situer dans la formation Secrétaire-Assistant(e)
Evaluer les pré-acquis relatifs à la formation Secrétaire-Assistant(e)
Identifier les enjeux du métier de Secrétaire-Assistant(e)
Analyser et formaliser sa pratique professionnelle afin de la faire évoluer
Expliquer le fonctionnement et le rôle de l'entreprise dans son environnement économique
Utiliser des techniques et des outils pour gérer son temps et son organisation
Module 1 :
•
•
480 h
ASSURER LES TRAVAUX COURANTS DE SECRETARIAT ET ASSISTER UNE EQUIPE
Produire des documents professionnels courants
281h
118 h
Sélectionner l'application et les outils bureautiques adaptés pour créer et modéliser un document
Utiliser efficacement des applications bureautiques pour saisir et mettre en forme des documents (traitement de texte, tableur,
présentation assistée par ordinateur)
Préparer la communication écrite (adapter le langage au niveau culturel du récepteur afin de faciliter la compréhension du
message,…)
Mettre en œuvre une communication écrite adaptée en respectant les délais et les règles de présentation et en veillant à faciliter la
compréhension du destinataire (fond et forme)
Prendre efficacement des notes
Préparer et rédiger des synthèses claires et structurées (notes, tableaux, …)
Préparer et rédiger des notes de service et des comptes rendus
Evaluation Evaluer la compétence « Produire des documents professionnels courants »
6h
Séquence 2 :
37h
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•
•
Assurer la communication des informations utiles à l'activité de la structure
Analyser les demandes d'informations émises par son responsable
Rechercher des informations fiables en utilisant les TIC
Préparer et rédiger des synthèses claires et structurées (notes, tableaux, …)
Analyser l'information et choisir les variables de la communication adaptées aux caractéristiques de l'interlocuteur et à la situation
Gérer le fonds documentaire de l'entreprise de manière pertinente
Evaluation Evaluer la compétence « Assurer la communication des Informations utiles à l'activité de la structure »
3h
Séquence 3 :
26h
•
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•
Assurer le classement et l'archivage des documents du service ou de la structure
Organiser et coordonner le partage des informations en tenant compte de leur degré de confidentialité
Organiser matériellement son poste de travail de manière ergonomique pour faciliter la recherche de tout dossier
Concevoir et mettre ne œuvre un système de classement numérique ou papier
Archiver selon les règles de conservation des documents en veillant à la sécurité et à la confidentialité
Evaluation Evaluer la compétence « Assurer le classement et l'archivage des documents du service ou de la
structure »
Séquence 4 :
•
•
Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur
2h
18h
Accueillir, informer et orienter des visiteurs en face à face ou au téléphone, en appliquant les consignes de filtrage et les usages de
l'entreprise
Emettre les appels téléphoniques quotidiens de son service
Evaluation Evaluer la compétence « Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur »
2h
Séquence 5 :
24h
•
•
Assurer le traitement du courrier
Assurer la gestion du courrier, au départ et à l'arrivée
Préparer et rédiger des réponses adaptées à des demandes courantes
Evaluation Evaluer la compétence « Assurer le traitement du courrier »
2h
Séquence 6:
14h
•
•
Coordonner le planning d'activités d'une équipe et fixer des rendez-vous
Identifier les outils adaptés à la gestion d'agendas
Gérer des agendas personnels et partagés en utilisant des outils informatisés ou non
Evaluation Evaluer la compétence « Coordonner le planning d'activités d'une équipe et fixer des rendez-vous »»
2h
Séquence 7:
26h
•
•
Organiser les déplacements et les réunions
Organiser les déplacements et les voyages d'affaires en optimisant les coûts et en assurant un suivi
Préparer et organiser une réunion en fonction des objectifs, des enjeux et des contraintes et en assurant la logistique
Evaluation Evaluer la compétence « Organiser les déplacements et les réunions »
(3)
2h
Séquence 8:
•
•
•
•
Gérer un stock de consommables
14h
Assurer l'approvisionnement d'un stock de consommable en fonction des besoins et en optimisant les coûts
Mettre en place une procédure de suivi d'un stock de consommables
Concevoir et mettre à jour un tableau de suivi de budget
Réaliser l'inventaire physique d'un stock de consommables
Evaluation Evaluer la compétence « Gérer un stock de consommables »
2h
Evaluation de fin d’activité « Assurer les travaux courant de secrétariat et assister une équipe »
4h
Module 2 :
Séquence 9 :
•
•
•
•
•
REALISER LE TRAITEMENT ADMINISTRATIF DES DIVERSES FONCTIONS DE L’ENTREPRISE
Assurer l’administration des achats et des ventes
149h
39h
Analyser une demande en pratiquant l'écoute active afin de répondre de manière pertinente
Identifier les documents relatifs aux achats et aux ventes
Identifier les différentes étapes des processus d'achats et de ventes afin de mettre en place des moyens de contrôle
Mettre en œuvre les outils de la gestion commerciale
Assurer le suivi des règlements clients et fournisseurs
Evaluation Evaluer la compétence « Assurer l’administration des achats et des ventes »
Séquence 10 :
•
•
Régler les litiges administratifs ou commerciaux de premier niveau
3h
23h
Analyser les éléments constitutifs d'un litige afin d'identifier les solutions possibles
Utiliser les méthodes et les stratégies de la négociation pour résoudre un litige dans un esprit "gagnant/gagnant"
Evaluation Evaluer la compétence «Régler les litiges administratifs ou commerciaux de premier niveau»
Séquence 11 :
•
•
•
•
•
Assurer le suivi administratif courant du personnel
3h
53h
Tenir les dossiers individuels des salariés dans le respect des règles de confidentialité
Repérer les informations pertinentes dans la législation sociale applicable à son entreprise
Accomplir les formalités relatives à l'arrivée et au départ des salariés en rédigeant les documents correspondants
Identifier et collecter les éléments préparatoires à la paie
Bâtir et mettre en œuvre des outils courants de suivi du personnel
Evaluation Evaluer la compétence « Assurer le suivi administratif courant du personnel »
Séquence 12 :
•
•
•
Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec l’activité du service ou de
l’entreprise
3h
30h
Identifier les objectifs, les enjeux et les principales caractéristiques des tableaux de suivi d'activité
Mettre à jour un tableau de suivi en vérifiant la fiabilité des sources et en contrôlant les données saisies
Présenter des calculs comparatifs, des graphiques et des statistiques à partir d'un tableau de suivi, en s'assurant de la cohérence
des résultats et de la pertinence des documents produits
Evaluation Evaluer la compétence « Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques en lien avec
l’activité du service ou de l’entreprise »
2h
Evaluation de fin d’activité «Réaliser le traitement administratif des diverses fonctions de l’entreprise »
4h
Certification : EPREUVE FINALE ET JURY TITRE
Dates Session 2013
(3)
:
14 h
Début :
Mai 2012
Fin :
Juin 2013
Durée :
480 heures
Horaires : Lundi 8h-12h et 13h - 17h
Lieu :
8 Avenue DESBASSYNS 97490 Sainte Clotilde
(1)
Source MINISTERE CHARGE DE L’EMPLOI
(2)
Evaluation de fin d’activité. La formation en comprend deux
(3)
Sous Réserve de Modifications
8 avenue Desbassyns - 97490 Sainte Clotilde - Tél. 0262 73 15 55 - Fax. 0262 97 29 87
Sarl au capital de 100.000 € - APE : 8559A - RCS St Denis 91B202 - SIRET : 381 766 328 00045
www.formaconseil.re - [email protected]