Changement d`adresse locale - AIS

Web EDH est disponible à: https://edh.cern.ch
The Electronic Document Handling
System ©
Changement d’adresse locale
Guide de Référence rapide
Copies disponibles à
http://ais.cern.ch/apps/edh/pdf.html
Introduction
Etape 2: Vérifier votre adresse actuelle
L’adresse locale est votre adresse privée située dans la région, en
France voisine ou en Suisse pendant votre séjour au CERN. Cette
adresse est enregistrée dans la base de données centrale du personnel. Elle apparaît dans certains documents officiels fournis par
le CERN (Attestation des Fonctions, Carte de Légitimation, Carte
Française).
Le document “Changement d’adresse locale” est initialisé avec
vos données personnelles : Votre nom apparaît automatiquement
en haut du document.
Le document “Changement d’adresse locale” (LAC) vous permet
de visualiser votre adresse locale actuelle et vous offre la possibilité d’enregistrer une nouvelle adresse locale en cas de déménagement. Lorsque vous aurez rempli et envoyé votre document, et
si votre changement d’adresse locale nécessite un suivi administratif particulier, par exemple le changement de vos cartes suisse
ou française, vous serez informé par courrier électronique de la
procédure à suivre.
Les étapes que vous devez suivre pour vérifier et mettre à jour
votre adresse locale sont les suivantes:
pour accéder au document
1. Cliquer sur l’icône EDH 2. Vérifier votre adresse actuelle
3. Saisir votre nouvelle adresse
4. Envoyer le document pour validation et transfert dans les bases
de données CERN du personnel.
Etape 1: Cliquer sur l’icône LAC
Le document “changement d’adresse locale” est accessible via le
plan de travail EDH en cliquant sur l’icône correspondant. Ce
formulaire comprend deux parties : l’en-tête et l’adresse. Depuis
ce formulaire, vous avez également la possibilité d’accéder au
formulaire ‘Personnes à contacter en cas d’urgence’.
Si vous avez besoin d'aide, ou si vous avez des commentaires ou des réactions,
vous pouvez envoyer un courrier électronique au [email protected] ou téléphoner au + 41 22 767 99 33
© 2007 Copyright CERN, Genève
Le présent logiciel et sa documentation ainsi que le savoir-faire correspondant
sont la propriété du CERN et sont fournis uniquement pour être utilisé dans
l'Organisation. La distribution et la reproduction sans l'agrément exprèss de
l'Organisation sont interdites.
Tous les membres du personnel du CERN1 peuvent compléter ce
formulaire pour eux-mêmes.
Seuls les secrétariats de département ou de groupe ont la possibilité de compléter ce formulaire pour une autre personne de leur
département ou groupe.
1
Il s’agit des statuts suivants: STAF, FELL, PDAS, USAS, CASS, PJAS,
UPAS, USER, TECH, DOCT, SUMM, ADMI, APPR, CHIL.
Vous pourrez accéder à vos données personnelles telles que
l’adresse privée et les détails contractuels en cliquant sur
l’hyperlien ‘Visualiser les informations HRT’.
Les secrétariats de département ou de groupe doivent saisir dans
le champ Nom le nom de la personne dont il faut modifier
l’adresse locale. La recherche du nom peut se faire en utilisant
l’hyperlien situé à gauche du nom.
Une fois le nom de la personne trouvé, l’adresse locale apparaîtra
avec la possibilité d’enregistrer une nouvelle adresse locale.
Etape 3: Saisir votre nouvelle adresse
Le document “Changement d’adresse locale” est initialisé avec
votre adresse locale actuellement saisie dans la base de données.
Si vous souhaitez enregistrer un changement mineur dans votre
adresse actuelle, ou si vous désirez seulement ajouter ou modifier
vos numéros de téléphone, vous pouvez copier votre adresse actuelle en cliquant sur “Copier Adresse” :
Sous la colonne ‘Nouvelle Adresse’ veuillez saisir l’information
dans les champs mis à disposition. Les champs obligatoires sont :
Date effective, Rue, Ville, Code Postal, Département/Canton, et
Pays.
Des informations complémentaires sont disponibles près de chaque champ en cliquant sur le point d’interrogation.
Date effective de la nouvelle adresse
Si aucune adresse locale n’est enregistrée, la date effective est par
défaut la date de début de votre contrat au CERN et cette date ne
peut être modifiée.
Si vous avez déjà une adresse locale enregistrée, la date effective
apparaît par défaut à la date du jour. Cette date peut être modifiée
dans le passé mais ne peut être égale ni antérieure à la date effective de votre adresse actuelle. La date peut être choisie en utilisant le calendrier mis à disposition en cliquant sur l’hyperlien
‘Date effective’. Vous ne pouvez pas enregistrer une nouvelle
adresse locale à une date future.
Téléphone
Il est vivement conseillé de saisir un numéro de téléphone local et
d’utiliser le code du pays (0041 pour la Suisse et 0033 pour la
France)
Saisir la localité
Pour la saisie de la ‘Ville’, ‘Code postal’, ‘Département/Canton’
et ‘Pays’, l’écran de recherche sur la localité doit être utilisé. Cliquer sur l’hyperlien comme illustré ci-dessous.
drez toutes les villes dont le nom commence par ‘SAINTGENIS’). Cet exemple est illustré ci-dessous.
Une fois votre document envoyé, vous serez notifié par courrier
électronique du changement d’adresse. Ce courrier vous informera des procédures éventuelles à suivre, notamment si votre changement d’adresse implique un changement de vos cartes suisse et
française.
Droits d’accès
Tous les membres du personnel du CERN peuvent visualiser et
modifier leur propre adresse locale.
Les secrétariats de département ou de groupe ont également la
possibilité de compléter la demande de changement d’adresse
pour les membres du personnel de leur département ou groupe.
Vous obtiendrez l’écran de recherche sur la localité. Cet écran de
recherche doit être utilisé pour trouver l’adresse correcte.
Routage du document
Si vous déménagez dans le même pays, que ce soit en France ou
en Suisse, et si vous êtes détenteur d’une Attestation de fonctions
suisse, vous serez invité à mettre à jour votre adresse sur ce document auprès du Users’ Office (61/R-024), si votre statut est
User ou UPAS, ou du Bureau des Cartes (33/1-015) si vous avez
un autre statut.
La recherche peut être étendue pour inclure la région et le pays en
cliquant sur le lien ‘plus d’options’ comme illustré ci-dessous
Si vous rencontrez des difficultés pour trouver votre ville, vous
pouvez utiliser un % au début de votre recherche (par exemple,
pour trouver ‘’Le Grand-Saconnex’’, recherchez ’’%Grand’’ pour
obtenir la liste de toutes les villes qui contiennent ‘’Grand’’.
Vous insérez dans le formulaire “Changement d’adresse locale”
la localité souhaitée en cliquant sur le lien qui se trouve sous le
code postal concerné.
La ville, le code postal, le département/canton et le pays
s’afficheront ensuite automatiquement dans le document EDH.
Personnes à contacter en cas d’urgence
Vous pouvez modifier également les noms des personnes à
contacter en cas d’urgence. Pour accéder à cette fenêtre, cliquer
sur l’hyperlien ‘Editer les noms des personnes à contacter en cas
d’urgence…’.
Les villes sont enregistrées en français.
Il s’agit d’une liste de villes situées dans les départements (F) et
cantons (CH) limitrophes du CERN.
Les critères de recherche peuvent être saisis en minuscules ou
majuscules. Une recherche partielle peut être effectuée sur la ville
en utilisant que les premières lettres du nom de la ville (par
exemple, pour trouver ‘SAINT-GENIS-POUILLY’, vous pouvez
rechercher comme nom de ville ‘SAINT-GENIS’ et vous obtien-
Step 4: Envoi du document
Dès que votre document est complété, vous devez l’envoyer en
cliquant sur le bouton
situé en haut du document et
saisir votre mot de passe d’autorisation.
Si vous changez de pays, (sauf si vous êtes USER or UPAS avec
une présence au CERN inferieur au 51%) vos cartes suisses et/ou
françaises doivent être mise à jour :
•
Si vous êtes User ou UPAS (présence au CERN supérieur a 50%), vous serez invité à vous rendre au Users’
Office qui fera la mise a jour de vos cartes et validera le
changement une fois que toutes les formalités nécessaires auront été accomplies.
Si vous déménagez en France, vous pouvez être soumis
à certaines conditions : voir information.
•
Si vous n’est ni User ni UPAS, votre changement
d’adresse doit être validé par le bureau des cartes. Vous
serez invité à vous y rendre pour la mise à jour de vos
cartes.
Voir
procédure
décrite
dans
http://humanresources.web.cern.ch/humanresources/ext
ernal/soc/Cards_Service.asp
Si vous déménagez de France en Suisse et si vous possédez des
Plaques Vertes, le service d’installation sera informé de votre
déménagement.
Voir ci-dessous le schéma du routage de ce document, une fois
que vous l’avez envoyé.
Si vous rencontrez des difficultés pour remplir ce
document n’hésitez pas à contacter le Ais.Support
mailto:[email protected] /79933