Départ, vacances, rentrée : les clés de la réussite

Magazine hebdomadaire "Challenges"
Départ, vacances, rentrée : les clés de la
réussite
par Gonzague Rambaud
Comment concilier vie professionnelle et congés d’été sans être débordé à la rentrée ?
Tout le secret réside dans la préparation… et la technologie.
Challenges.fr | 13.07.2006
Vacances d’été ! Deux ou trois semaines sans collaborateurs, sans réunions, sans tension. Ce rêve
peut-il devenir réalité quand la technologie permet de travailler à distance avec la même efficacité ? «
Durant mes congés, je me connecte au moins deux heures par jour. La dernière fois que j’ai fait un
vrai break, j’ai dû réapprendre à vivre sans travailler ! Heureusement, les vacances ont duré dix jours.
Plus, j’aurais commencé à trouver le temps long », raconte Caroline de la Clergerie, directrice
financière de Ldlc.com.
Comme elle, bon nombre de cadres prennent l’habitude de concilier vie professionnelle et vacances.
A tort, estiment certains spécialistes de l’organisation, qui suggèrent au contraire de dompter la
technologie. Pour y arriver, il faut organiser son départ, briefer ses collaborateurs, et leur faire
confiance.
1 - Organisez votre départ
Le meilleur moyen de tout oublier pendant les vacances, c’est de ne rien oublier avant de partir. Pour
cela, il faut s’organiser. « Dès que vous planifiez votre absence, bloquez les deux ou trois jours avant
votre départ. Evitez réunions et rendez-vous. Ainsi, vous consacrerez ces journées à boucler vos
dossiers. Un bon anti-stress et une méthode simple et efficace ! » conseille Bruno Savoyat,
responsable de l’Institute for Business Technology (IBT) et auteur des Secrets de l’efficacité,
en faire plus… en moins de temps (éd. Maxima).
Pour éviter les demandes de dernière minute, prévenez en amont vos collaborateurs et clients. «
J’appelle toujours mes clients les plus importants pour les informer de vive voix de mon départ. J’en
profite pour faire un point rapide sur les dossiers en cours, et je leur indique la ou les personnes à
contacter en cas d’urgence. Puis je crée un message automatique sur ma boîte courriel pour
annoncer mon absence » , explique Carole Gorce, responsable de missions audit chez Deloitte. Idem
pour la messagerie téléphonique.
Enfin, rangez votre bureau et faites le tri dans vos courriels. Dernière recommandation de Bruno
Savoyat : « Mettez à jour ce qui doit l’être (chiffres, bases de données, rapports, bilans, etc.) pour que
ces informations soient disponibles et utilisables par vos collaborateurs durant votre absence. »
2 - Apprenez à déléguer…
Nul n’est irremplaçable. « Les vacances sont faites pour faire le vide et se ressourcer, il ne faut pas
travailler , martèle Jean-Louis Muller, consultant à la Cegos et co-auteur du livre Les Stratèges du
temps (ESF éditeur-Cegos). Les personnes qui font de belles carrières sont celles qui ont le sens des
priorités, pas forcément celles qui veulent à tout prix être joignables vingt-quatre heures sur vingtquatre. » En un mot : faites confiance à vos collaborateurs et à vos suppléants qui assurent l’intérim.
Appeler le bureau tous les jours pour prendre le pouls, c’est risquer de s’attirer leurs foudres et
montrer qu’on rechigne à déléguer, surtout si vous avez crié haut et fort avant de partir que vous ne
vouliez être dérangé sous aucun prétexte !
« Il n’est pas bon de renvoyer l’image de quelqu’un de soumis et de corvéable à merci » , poursuit
Jean-Louis Muller. Préférez la diplomatie et donnez des instructions claires à votre suppléant.
Recensez notamment les points susceptibles de surgir pendant votre congé, de sorte que vos
collaborateurs ne vous sollicitent qu’en cas d’urgence.
3… - tout en restant connecté
« Je suis parti une semaine en février et j’ai fait l’essai de ne pas consulter mes courriels. A mon
retour, j’en avais plus de 260 qui m’attendaient. Autant dire que je ne réitérerai pas l’expérience ! Le
stress que cela a provoqué au retour a annihilé en grande partie le bienfait de mes vacances » ,
raconte Hugues Ménager, directeur commercial d’Altrad Equipement France, spécialisé dans la
fabrication et la vente d’échafaudages.
Pour éviter de tels déboires, il est préférable « de faire de la veille et de classer ses courriels dans des
dossiers pour préparer le retour » , indique Carole Gorce. Mais attention, consulter ses courriels ne
veut pas dire faire du télétravail… Je lis mes courriels une ou deux fois par semaine, mais je n’y
réponds qu’en cas d’urgence. Eventuellement, je transfère à un de mes collaborateurs pour qu’il suive
le dossier. Le plus important est de savoir qui est disponible et compétent pour traiter la demande.
Cela évite de se demander tous les matins comment cela se passe au bureau » , note Cyril Charzat,
directeur marketing de Heineken France.
En revanche, supprimez les sonneries en tout genre. Ces fils à la patte risquent en prime de vous
mettre en porte à faux avec votre famille ou vos amis, qui vous reprocheront de zapper les vacances
au profit du travail. « Ne tombez pas dans le piège du lien constant, prévient Bruno Savoyat. Il est
préférable de convenir qu’une fois par jour vous consulterez courriels et messages téléphoniques si
besoin. Négociez avec votre famille les moments les plus adaptés. »
4 - Préparez votre retour
Détendu, le teint hâlé, vous reprenez enfin la route du bureau après deux ou trois semaines de break.
Comme vous n’avez pas travaillé cinq heures par jour, vous êtes forcément plus reposé que votre
collaborateur du premier étage, qui, lui, a reçu 23 fax, répondu à quelque 122 courriels et passé 45
coups de fil professionnels cette semaine !
A l’instar du jour qui précède le départ, le jour de reprise doit être destiné à reprendre pied. La
première chose à faire, c’est d’organiser des réunions pour vous mettre au courant des projets qui ont
avancé pendant votre absence : lecture de comptes rendus, intranet, courrier papier, etc. « Nous
avons chaque année un séminaire fin août, et je reviens toujours un peu avant pour finir de le
préparer au calme. La distance et les vacances permettent en plus de trouver parfois de nouvelles
idées » , confie Hugues Ménager, d’Altrad Equipement.