Règlement du tournoi

BUREAU DES SPORTS DE SUPELEC
RÈGLEMENT
TOSS 2016
Ce document présente le TOSS 2016 qui se déroulera le week-end du 14/15 mai.
Veuillez le lire intégralement, il sera utile lors de votre inscription. Vous y trouverez
également un planning du week-end ainsi que quelques conseils.
08/03/2016
A LEXIS B EGNEZ
Président
alexis.begnez @bds-supelec.fr
BUREAU DES SPORTS DE SUPELEC
Règlement TOSS 2016
TABLE DES MATIERES
1. INSCRIPTION
3
1.1. Tarifs
3
1.2. Récapitulatif packs d’inscription proposés
4
1.3. Procédure d’inscription
1.3.1. Procédure d’inscription des équipes
1.3.2. Procédure d’inscription des délégations
1.3.3. Liste d’attente
4
4
5
5
1.4. Charte en ligne
6
1.5. Deadlines
6
1.6. Acceptation des inscriptions
6
1.7. Refus d’une inscription
6
2. INFORMATIONS GENERALES ET PLANNING
7
2.1. Planning
7
2.2. Activités
8
2.3. Sécurité
8
2.4. Informations complémentaires : logement
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3. RESPONSABILITE & EXCLUSION DU TOSS 2016
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4. CONTACTS
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A LEXIS B EGNEZ
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1. Inscription
1.1. Tarifs
Le montant de l’inscription au tournoi s’élève à 30€.
L’inscription comprend : la participation à un tournoi sportif, l’accès à l’ensemble des activités
et services proposés lors de l’événement, l’accès au show surprise ainsi qu’à la soirée du
samedi.
L’inscription à plusieurs sports en parallèle n’est pas autorisée, pour des raisons
d’éloignement des sites des différents tournois et pour des raisons de superposition des
matches.
*****************************************
Concernant la nourriture, deux formules sont proposées :
•
•
La formule « déjeuner », dont le prix s’élève à 7€ : elle comprend les déjeuners
du samedi et dimanche.
La formule « tout compris », dont le prix s’élève à 10€ : elle comprend les
déjeuners du samedi et dimanche ainsi que le dîner du samedi soir, servi au
Restaurant Universitaire du campus.
*****************************************
Le montant de l’hébergement sur le campus s’élève à 5€.
La formule « hébergement » comprend :
•
•
L’hébergement du vendredi soir et du samedi soir : le Bureau Des Sports de Supélec
offre la possibilité aux participants ne venant pas d’Île-de-France de dormir sous
tentes. Cependant, les sacs de couchage et tapis de sol ne sont pas fournis.
Les petits-déjeuners du samedi matin et du dimanche matin.
NB : Un participant ayant choisi l’hébergement n’a accès qu’à la formule « tout
compris » concernant la nourriture.
Toute personne logée sur le campus doit fournir un chèque de caution de 50€ libellé à
l’ordre A.S. SUPÉLEC (cf. procédure d’inscription).
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1.2. Récapitulatif packs d’inscription proposés
Le participant a accès aux packs d’inscription suivants :
•
Tournoi seul : 30€
•
Tournoi + Déjeuners (samedi et dimanche) : 37€
•
Tournoi + Déjeuners + Dîner (déjeuners et dîner samedi soir) : 40€
•
Tournoi + Hébergement (vendredi et samedi soir + petits-déjeuners) : 35€
•
Tournoi complet : 45€
1.3. Procédure d’inscription
1.3.1. Procédure d’inscription des équipes
La procédure d’inscription au TOSS 2016 pour une équipe libre s’effectue via la plateforme
d’inscription du TOSS par le capitaine de l’équipe.
L’inscription s’effectue en deux étapes :
• Préinscription sur la plateforme
• Envoi des documents complémentaires (procédure détaillée sur la plateforme)
Le paiement de l’inscription d’une équipe est obligatoirement collectif.
C’est le capitaine qui est chargé de payer pour son équipe.
Le règlement peut être effectué de trois manières : paiement en ligne sécurisé (transaction
assurée par la Société Générale), virement bancaire ou chèque.
Il vous suffira de cocher l’option correspondante sur la plateforme et de suivre la procédure
détaillée.
Dans le cas de la réservation d’un pack hébergement, un chèque de caution de 50€ à
l’ordre de A.S. SUPÉLEC sera exigé.
Tous les documents sont à envoyer à l’adresse :
Bureau Des Sports Supélec
1 rue Joliot-Curie
91190 Gif-sur-Yvette
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1.3.2. Procédure d’inscription des délégations
Le statut de délégation est accordé à certains établissements inscrivant de nombreuses
équipes au TOSS.
Ce statut permet de faciliter les procédures d’inscriptions : le Bureau Des Sports de
l’établissement concerné centralise les documents d’inscription et procède à un envoi
groupé.
C’est donc le «responsable délégation » de l’établissement qui se charge d’inscrire toutes les
équipes à l’événement.
Nous contacterons spontanément les établissements susceptibles de constituer une
délégation. Néanmoins, si vous souhaitez demander ce statut, contactez-nous sur l’une des
deux adresses ci-dessous :
Contacts délégations :
•
•
Pour un établissement de province : [email protected]
Pour un établissement d’Île-de-France : [email protected]
1.3.3. Liste d’attente
Le nombre de places accordées à chacun des tournois étant limité, un système de liste
d’attente est mis en place au cas où ce nombre est atteint.
Le nombre d’hébergements sur le campus est également limité, ce qui donne lieu en cas de
saturation à la mise en place d’une autre liste d’attente. L’hébergement est accordé
uniquement aux équipes ne venant pas d’Île-de-France. Néanmoins, si l’hébergement
n’est pas saturé à la clôture des inscriptions, la possibilité est donnée aux équipes venant
d’Île-de-France de réserver des logements sous tentes.
Le classement au sein des listes d’attente est effectué par ordre de réception des
dossiers complets.
Vous pouvez à tout moment suivre l’état de votre inscription depuis votre espace personnel
sur la plateforme d’inscription.
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1.4. Charte en ligne
Après inscription d’une équipe ou d’une délégation, chaque participant recevra un mail avec
un code lui permettant de signer électroniquement la charte du participant au TOSS 2016.
1.5. Deadlines
Aucun dossier d’inscription reçu après le 17 avril 2016 ne sera retenu, le cachet de la poste
faisant foi.
Aucun remboursement suite à une désinscription du tournoi sans certificat médical ne sera
effectué après le 2 mai 2016.
1.6. Acceptation des inscriptions
L’inscription d’une équipe ou d’une délégation sera effective après :
•
La préinscription de l’équipe libre ou de toutes les équipes de la délégation sur le
portail du TOSS.
•
La réception du dossier complet : informations complètes et véridiques sur la
plateforme, validation de la charte par chaque participant, paiement de l’inscription et
chèques de caution.
•
L’acceptation de l’inscription par le Bureau Des Sports de Supélec, dont le capitaine
sera informé par mail. L’état de l’inscription sera également visible sur la plateforme
d’inscription.
1.7. Refus d’une inscription
Tout dossier non complet ne pourra être retenu. Le TOSS 2016 ayant une limite en nombre
de participants, le Bureau Des Sports de Supélec se réserve le droit de refuser des dossiers
complets si la limite du nombre de participants est atteinte.
Toute équipe libre ou délégation dont le dossier d’inscription a été refusé par le Bureau Des
Sports de Supélec sera remboursée dans les plus brefs délais, et les chèques de caution
seront renvoyés.
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2. Informations générales et planning
2.1. Planning
Tous les joueurs sont attendus au plus tard samedi à 8h à Supélec.
En arrivant, tous les capitaines des équipes libres ou responsables de délégations doivent se
présenter à l’accueil en salle polyvalente afin de récupérer les packs accueil de leur équipe.
Chaque participant recevra un planning détaillé de l’événement.
Les matches débutent à 8h45, échauffement préalablement effectué.
Aucun retard ne sera toléré. Merci d’apporter, dans la mesure du possible, votre propre jeu
de maillots ainsi que vos balles d’échauffement si nécessaire.
Programme du week-end
Vendredi 13 mai 2016
19h-09h :
20h-02h :
Accueil des participants
Service de restauration payant (Kebabs, Food Truck)
Accès au bar du campus
Concert
Samedi 14 mai 2016
06h30 :
08h45 :
10h-17h30 :
11h30-14h :
11h30-14h :
15h30 :
18h :
18h30 :
19h30-22h :
23h :
Début du petit-déjeuner
Début des matches
Activités au Village TOSS
Paniers repas froids
Exhibition de Handisport au Village TOSS
Course de mascottes au Village TOSS
Fin des matches
Show surprise
Repas chaud au Restaurant Universitaire du campus
Soirée sous un chapiteau
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Dimanche 15 mai 2016
06h30 :
08h45 :
10h-14h :
10h30 :
11h30-14h :
12h :
15h :
16h30 :
Début du petit-déjeuner
Reprise des tournois (phases finales)
Activités au Village TOSS
Color Run
Paniers repas froids
Début des finales pour les tournois de sports collectifs
Concours de pom-pom girls
Départ des bus des délégations, fin du tournoi
Participez aux animations tout au long de la journée (saut à l’élastique, paintball, stand de tir,
ostéopathes, laser game …) !
2.2. Activités
Les activités proposées tout au long du week-end ainsi que l’accès à la soirée sont compris
dans l’inscription.
Cependant, les participants sont priés de respecter le planning et de ne pas être en retard à
leurs matches.
Le samedi, les équipes disputent leur phase de poule sur une demi-journée, ce qui leur
laisse une demi-journée pour profiter des nombreuses activités proposées par l’équipe
organisatrice.
2.3. Sécurité
Un système de sécurité est mis en place afin d’assurer le bon déroulement du week-end.
L’Unité Mobile de Premier Secours (UMPS) sera présente tout au long de l’événement, prête
à intervenir si nécessaire sur les différents lieux de tournoi ainsi qu’au cours de la soirée.
2.4. Informations complémentaires : logement et nourriture
Les participants ayant choisi l’option « hébergement » et souhaitant dormir sur le campus
dès le vendredi soir doivent se présenter à l’accueil situé dans la salle polyvalente vendredi
entre 19h et 03h.
Les équipes d’une même délégation ayant réservé l’option « hébergement » seront logées
ensemble.
Les sacs de couchage et tapis de sols ne sont pas fournis.
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A LEXIS B EGNEZ
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Important : Les repas sont servis sans porc mais la nourriture n’est ni cacher ni halal.
Veuillez donc prévoir votre propre nourriture le cas échéant.
Le dîner du vendredi soir n’est pas compris dans les formules proposées, néanmoins
une vente de kekabs ainsi que la présence de food trucks sont prévues.
3. Responsabilité & exclusion du TOSS 2016
Les participants ont l’interdiction formelle d’apporter et de consommer toute forme d’alcool et
de stupéfiants sur le campus de Gif-sur-Yvette, ainsi que sur TOUTES les infrastructures
utilisées à l’occasion de l’événement.
Seule la consommation de boissons alcoolisées servies à l’occasion de la soirée par l’équipe
du Bureau Des Sports de Supélec est autorisée. Cette consommation doit s’effectuer au sein
du bâtiment mis à disposition pour la soirée, du samedi soir 23h au dimanche matin 04h, et
ce sans abus notoire, sous peine d’exclusion de la soirée.
Le non-respect du règlement peut entraîner l’exclusion immédiate du tournoi, sans recours
possible du contrevenant, de son équipe, ou même de sa délégation.
L’Association Sportive de Supélec se dégage de toute responsabilité en cas d’accident et de
dégradation liés à la consommation des produits susmentionnés durant l’événement.
4. Contacts
Pour toute information complémentaire, nous vous invitons à nous contacter aux adresses
suivantes :
Si vous êtes une délégation :
[email protected] (Province)
[email protected]
(Île-de-France)
Sinon :
[email protected] (Président du Bureau Des Sports de Supélec)
[email protected]
(Responsable TOSS 2016 au sein du Bureau Des Sports)
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08/03/2016
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