Procédure d`Organisation des événements à l`Hôtel

Procédure d’Organisation des événements à l’Hôtel-Dieu de France
Demande
Toute demande d’événement prenant place à l’Hôtel-Dieu doit être adressée au Président de l’HôtelDieu de France un mois à l’avance de la date de l’événement avec les informations suivantes :
1. Nom de l’événement
2. Date de l’événement
3. Programme de l’événement
4. Intervenants
5. Invités à l’événement
6. Budget et Sponsor de l’événement
7. Logistique : Cocktail, décorations, imprimés (cartons, affiches, flyers..), invitation de presse
Toutes les informations doivent être remplies dans le Formulaire de Déclaration d’Evénement.
Décision
La décision du Président sera transmise au responsable de l’événement dans un délai d’une semaine
de la réception de la demande. Le Président informera le responsable de l’événement s’il a besoin
d’un complément d’information.
Suivi
Le bureau du Président suivra avec les responsables de l’événement les étapes de préparation de
l’événement :
1.
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9.
Salle
Photos
Traduction
Presse
Invitations
Maître de Cérémonie
Cocktail
Imprimés
Décoration
Déclaration d’événement
1-Demande par : ------------------------------------------------------2- Événement :
3- Date et lieu de l’événement : -------------------------------------------------------------------------------------------------------------4- Nom de l’événement : ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------5- Description de l’événement (objet, participants,
intervenants) :
Colloque
Conférence
Congrès
Table ronde
Repas
Signature
Remise de diplômes
Séminaire
Autre :
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------6- Cocher la case convenable :
Imprimés
Cartons d’invitation
Logistique
Réservations d’hôtel
Site Internet
Annonce sur le site
Programme
Photographe
Envoi d’une lettre
spéciale
Affiches
Vin d’honneur
Flyers
Décoration florale
Presse
Insertion d’une annonce
payante
Couverture média
Envoi d’invitations aux
journalistes
Préparation d’un
Communiqué de Presse
Banderole
Autres
7- Budget Total : --------------------------------------------------------------------------------------------------------------8- Sponsor : -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------9- Décision :
Complément d’information requis : ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Refus pour le motif suivant : -------------------------------------------------------------------------------------------Accord (Président)
Budget Prévisionnel de l'événement
Financement
Prise en charge externe (Sponsor)
123-
montant
Total financement
Dépenses
1-Ressources Humaines :
formateurs et intervenants
étudiants stagiaires
services rendus extérieurs
autres
unités tarif/unité
Total 1
2-Frais de voyages et de séjours
billet d'avion
per diem/hôtel
déplacement
Total 2
3-Achats ou location :
location de salles
interprétation et traduction
aménagement et transport de biens
matériel et matériel informatique
fournitures de bureau et photocopies
autres
Total 3
4- Imprimés, photographie et Publicité
imprimés
photographe
annonce publicitaire
frais de diffusion
Total 4
3-Frais de réception :
frais de réception (petit-déjeuner, déjeuner, vin
d'honneur, cocktail ou autres )
fleurs ou décoration
autres
Total des dépenses
montant