fiche de poste - Eurorégion Pyrénées

FICHE DE POSTE
INTITULE DU POSTE
Intitulé du poste : UN ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) en CDD
MISSION GENERALE
L’Eurorégion Pyrénées-Méditerranée qui regroupe les Communautés autonomes de la
Catalogne et des Iles Baléares, et la Région de Midi Pyrénées Languedoc Roussillon, s’est
dotée d’une structure administrative et technique : le Groupement Européen de Coopération
Territoriale (GECT / Règlement (CE) n°1082/2006 du Parlement européen et du Conseil du
05/07/2006, modifié par le Règlement (UE) n°1302/2013 du 17/12/2013).
Le GECT est donc l’organe administratif qui met en œuvre les orientations stratégiques de
l’Eurorégion Pyrénées-Méditerranée en matière de politique européenne et de coopération
interrégionale. Le Groupement couvre un territoire de plus de 10 millions d’habitants au NordOuest de la Méditerranée.
POSITIONNEMENT DANS LA STRUCTURE
Le GECT est un établissement public territorial.
Rattachement à la Direction du GECT à Toulouse.
TEMPS DE TRAVAIL
Temps complet (DHP : 35 heures)
Temps de travail annualisé :
 Temps non complet : ..h.. (hebdomadaires)
 Temps partiel : ..h.. (hebdomadaires)
 oui
 non
HORAIRES DE TRAVAIL
Horaires habituels : 9h00 -14h00 / 15h00-18h00
LOCALISATION GEOGRAPHIQUE DU POSTE
Poste basé à Toulouse
ACTIVITES
Activités principales :
Sous l’autorité du directeur, vous assurerez les missions de gestion de secrétariat de la
direction administrative de l’Eurorégion, dont :
l’accueil téléphonique et physique ;
l’envoi/la réception et la diffusion en interne du courrier ;
le classement et l’archivage des dossiers ;
la gestion des agendas et la prise de rendez-vous ;
l’organisation des réunions ;
l’organisation des déplacements professionnels du directeur et de l’ensemble du
personnel, la gestion des ordres de mission et le traitement des états de frais ;
la rédaction des délibérations, des arrêtés ou tout autre acte administratif et courrier
divers ;
la tenue des registres des actes administratifs du GECT ;
la préparation, la diffusion et le suivi des documents émis à l’occasion des
assemblées générales et consultations écrites annuelles (convocations, rapports,
décisions...) ;
l’appui du suivi administratif et financier des subventions « eurorégionales » ;
l’appui de la gestion des dossiers du personnel espagnol : gestion et mandatement
de la paie, des obligations sociales et fiscales espagnoles, suivi des contrats de
recrutement et de la convention de mandat avec la société de portage salarial,
etc… ;
l’appui de la gestion des marchés publics ;
la gestion des commandes (prestations de services, fournitures administratives,
petit-équipement…) et des stocks ;
le soutien administratif permanent au directeur ;
l’aide administrative au responsable de la gestion financière et des ressources
humaines (mandatement de factures courantes,…) ;
le support administratif aux chargés de projet notamment dans le cadre des appels
à projets eurorégionaux et/ou projets européens.
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Activités secondaires :
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tâches de liaison avec les administrations régionales, le secrétariat général du
GECT à Barcelone, et les représentations des régions membres à Bruxelles ;
soutien ponctuel au secrétariat général de Barcelone du GECT ;
aide ponctuelle à la traduction de documents.
RELATIONS FONCTIONNELLES
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Rattaché(e) au Bureau du GECT à Barcelone ;
Relations permanentes avec l’ensemble de l’équipe du GECT basé au
Secrétariat Général de Barcelone et au siège de Toulouse ;
Relations avec les Directions des affaires européennes et/ou extérieures des
régions membres ;
Relations avec les organismes publics et privés espagnols et français ;
Relations avec les institutions nationales et européennes ;
Relations avec les partenaires de projets ;
Echanges réguliers avec les fournisseurs et prestataires de services.
SUJETIONS PARTICULIERES LIEES A LA FONCTION
Déplacements sur le territoire eurorégional et à l’étranger en fonction des programmes, des
projets ou des besoins du Groupement.
MOYENS A DISPOSITION
Fonds documentaire interne du GECT.
FORMATIONS EXIGEES OU SOUHAITEES
BTS Assistant de direction/ de gestion souhaité.
COMPETENCES REQUISES POUR OCCUPER LE POSTE AU REGARD DES EXIGENCES
Compétences :
- Expérience significative de secrétaire de direction (ou administrative) dans le
secteur public.
- Expérience en comptabilité publique.
- Connaissance des règles et procédures comptables et financières publiques.
- Connaissances des règles et procédures en matière de marchés publics.
- Connaissance des collectivités territoriales et des institutions communautaires.
- Maîtrise des langues étrangères (langues très appréciées : espagnol, catalan,
anglais).
- Maîtrise des logiciels de Gestion financière SEDIT-MARIANNE et E-PAIE
(MAGNUS).
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power-point) et des technologies de
l’information et de la communication.
Qualités requises :
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Esprit d’équipe et qualités relationnelles ;
Rigueur et autonomie dans l’organisation de son travail ;
Capacités d’analyse et de synthèse ;
Capacités rédactionnelles ;
Disponibilité.
RENSEIGNEMENTS LIES AU POSTE
CDD de six mois pour la période du 15 juin au 14 décembre 2016, dans le cadre d’un
accroissement d’activité, rémunéré selon la grille indiciaire du cadre d’emplois des adjoints
administratifs territoriaux.
Durée hebdomadaire : 35H00
Poste basé à Toulouse
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Modalités : Adresser une lettre de motivation ainsi qu’un CV actualisé à :
Madame la Présidente
GECT Pyrénées-Méditerranée
15 rue Rivals
31015 TOULOUSE CEDEX 6
Référence collectivité : OFFRE ASSISTANT DE DIRECTION CDD
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Date limite du dépôt des candidatures : 03/06/2016