des professionnels pour un service de qualite

Transcription

Evelyne NUBERON
Bibliothécaire Territorial
MAIRIE DU LAMENTIN - DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES
LA MODERNISATION DES SERVICES TECHINIQUES
MUNICIPAUX
LA CREATION D’UNE CELLULE
DOCUMENTATION
POUR UNE MEILLEURE
PROFESSIONNALISATION DES PRATIQUES
Evelyne NUBERON - MAIRIE DU LAMENTIN - Direction des Services Techniques
« Des professionnels pour un service de qualité »
Groupe FIA NOV7B
SOMMAIRE
INTRODUCTION .............................................................................................................................1
I/ LE LAMENTIN, VILLE FERTILE ................................................................................................. 3
•
•
•
•
A) LE LAMENTIN, UNE VILLE DYNAMIQUE ET ACTIVE ...............................................................3
B) UNE MAIRIE, DES SERVICES ET DES HOMMES ....................................................................4
C) LES SERVICES TECHNIQUES MUNICIPAUX : « DES PROFESSIONNELS POUR UN SERVICE DE QUALITE »............5
D) LA CELLULE DOCUMENTATION .....................................................................................7
II/ LES OUTILS POUR UNE MEILLEURE PROFESSIONNALISATION DES PRATIQUES ....................8
•
•
A) UN PLAN DE MODERNISATION AMBITIEUX ........................................................................8
B) LE CHOIX DE LA CELLULE DOCUMENTATION......................................................................9
- LES CONSTATS .................................................................................................9
- FINALITE ......................................................................................................10
- BUTS ET OBJECTIFS .........................................................................................10
III/ DES FREINS ET DES SOLUTIONS ENVISAGEABLES : LE JEU DES ACTEURS
•
•
LES ACTEURS.............................................................................................................13
L’ANALYSE DU SOCIOGRAMME .........................................................................................14
IV/ LES MODALITES DE CHANGEMENT DANS L’ORGANISATION .................................................17
V/ ECHEANCIER..........................................................................................................................18
CONCLUSION...............................................................................................................................19
Groupe FIA NOV7B
INTRODUCTION
La ville du LAMENTIN a connu un développement économique, démographique
et géographique très important au cours des dernières années. Ainsi les moyens des
services techniques municipaux ; qui à leur début se composaient de quelques agents
ont vite été insuffisants. En juillet 1992, en remplacement des locaux alors situés à
Calebassier, les nouveaux locaux des Services Techniques Municipaux sont inaugurés,
par le Maire Pierre SAMOT. Situés au quartier Petit Manoir, ils occupent un terrain de
1,5 ha sur une surface de 6250 m². La conception de la structure a été confiée à M.
BAZABAS (Architecte, DST).
Le volume des missions de la collectivité a augmenté, compte tenu
du
développement urbain et démographique de la ville, et, pour répondre également aux
nouvelles exigences administratives. Pour mémoire, une évolution démographique de
plus de 18% a été constatée au cours de la décennie écoulée.
Pour répondre aux besoins en découlant, la ville s’est dotée des moyens humains
et techniques conséquents. L’augmentation constante du nombre d’agents aux STM, a
généré des difficultés et des carences, créant ainsi un mal être au sein des équipes. En
2007 les STM comptaient 280 agents.
Pour prendre en compte la préoccupation des agents, une réflexion a été menée
depuis 2000 afin d’améliorer leurs conditions de travail.
Il s’agissait de recentrer l’activité des services techniques autour des activités
opérationnelles sur le patrimoine bâti, les infrastructures et les réseaux, l’entretien des
espaces publics, l’amélioration du cadre de vie.
Des nouveaux services ont donc été créés et/ou mieux dotés pour y répondre, et
un nouvel organigramme est venu clôturer ce projet.
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Cette réflexion a conduit en 2002 à la mise en œuvre d’un projet de
réorganisation des STM.
En 2004, dans le cadre du changement de direction des STM,
un PLAN DE
MODERNISATION DES SERVICES TECHNIQUES MUNICIPAUX est mis en place. Ce
projet de service vise une meilleure efficacité des Services Techniques, qui passe par
une valorisation des savoir-faire, des compétences, une meilleure organisation, une
sécurisation des activités.
Plusieurs axes ont été déterminés tels que le réaménagement et l’extension des
locaux, l’acquisition de matériels adaptés, et la création d’une Cellule Documentation.
Le présent rapport a donc pour objet de présenter le projet de création de cette
cellule ainsi que, la stratégie mise en place pour que cet outil remplisse pleinement sa
fonction ; et de la sorte participer au travail de modernisation des STM.
En tant que Cadre de la Ville du Lamentin, il s’agit pour moi de me positionner au
sein de ce dispositif de modernisation et d’apporter mon expertise afin que ce projet
aboutisse et réponde à la commande passée.
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I LE LAMENTIN, VILLE FERTILE
A) LE LAMENTIN, UNE VILLE DYNAMIQUE ET ACTIVE
D’une superficie de 6 232 hectares et 21 quartiers et plus de 100 lieudits,
située au centre de la Martinique, la ville du Lamentin occupe une place
privilégiée au carrefour des grands axes menant vers le sud et le nord de l’île.
Elle est limitrophe des communes de Saint Joseph, Gros-Morne, Fort-deFrance, Ducos, François et Robert.
Par ailleurs, Le Lamentin fait partie de la Communauté d’Agglomération
des Communes du Centre de la Martinique (CACEM) créée en Décembre 2000.
Trois autres communes en font également partie : Fort-de-France, SaintJoseph, Schœlcher.
Avec une population de 39 870 habitants (INSEE 01/2006), le Lamentin a
connu une forte expansion démographique et géographique entre 1990 et 2007
le nombre de logements construits a augmenté de 35, 7%.
C’est également un grand pôle économique. Près de 4 000 entreprises
sont réparties sur les quatorze zones d’activités.
Une politique en matière d’aménagement du territoire, de logement,
ainsi que la construction d’infrastructures socio-économiques, culturelles et
sportives offre à la Ville une image dynamique.
Les Services Techniques Municipaux (STM) en étant le poumon et l’outil
de réalisation, répondant ainsi aux besoins d’entretien des équipements et
d’aménagement du territoire.
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B) UNE MAIRIE, DES SERVICES ET DES HOMMES
La vie politique de la Ville s’organise autour du Maire et de son conseil
municipal (38 membres), et à travers les missions des différentes commissions
créées à la suite des élections municipales de mars 2001.
Ces dernières couvrent les multiples champs d’action qui constituent la
vie de la commune. On peut citer :
- La commission d’appel d’offres, contrat de ville, culture vie associative,
finances, jeunesse et sport, transport et circulation ; et
notamment
la
commission d’Urbanisme et d’Aménagement du Territoire et d’Environnement et
celle des équipements.
Cette dernière assure la gestion et l’entretien des équipements publics,
des bâtiments municipaux, des réseaux et V.R.D. (voirie réseaux divers) en
général.
La
Ville
s’organise
également
à
travers
les
multiples
services
administratifs qui la composent et les agents qui y travaillent.
Pour assurer la visibilité de son organisation, un organigramme a été mis
en place.

organigramme de la collectivité (cf. annexe 1)
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C) LES SERVICES TECHNIQUES MUNICIPAUX :
« DES PROFESSIONNELS POUR UN SERVICE DE QUALITE »
L’organisation du service, les moyens humains :
Neuf (9) services le composent :
-
La Direction assure le pilotage et la coordination des services. Elle réalise
également le suivi administratif et technique des projets. Elle élabore et gère
le budget des STM. La Cellule Documentation y est rattaché.
-
Le service « Administration et Gestion » assure la liaison administrative
entre les STM et les autres services, particulièrement l’Hôtel de Ville.
-
Le service « Espaces publics et déplacements urbains » assure la gestion
des projets d’aménagement de la ville,
en assurant la coordination des
intervenants, en améliorant les conditions de déplacements et stationnement
des usagers. Il veille également à la mise en valeur du patrimoine
architectural urbain.
-
Le service « Urbanisme et Aménagement » aide à la décision sur les
grandes orientations en matière d’aménagement du territoire. Il assure
également le suivi et le contrôle de la réglementation en matière d’urbanisme.
-
Le service « Environnement et Cadre de vie »
aide à la décision en
matière de gestion de risques « inondation » ainsi qu’à la protection et la
valorisation des milieux naturels. Il est également un outil de police dans le
domaine de la salubrité publique et la lutte contre la pollution. Il participe
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également
à
l’embellissement
de
la
ville
ainsi
qu’à
l’éducation
à
l’environnement.
-
Le service « Infrastructures » assure l’interface dans les missions
transférées aux différents partenaires (CACEM, ODYSSI, SMEM, etc…) ; ainsi
que les travaux réalisées par des entreprises extérieures sur le territoire de la
commune.
-
Le service « Régie VRD » veille à la maintenance et à la modernisation des
réseaux existants (voirie, eaux, éclairage…).
-
Le service « Parc matériel et transports » assure la gestion et
l’acquisition des véhicules, engins et tout autre matériel à combustion
conformes aux activités. Il gère également les consommables.
-
Le service « Bâtiment et Logistique » assiste la ville dans la conception
et la réalisation des bâtiments communaux. Il gère le patrimoine bâti, le
matériel et le mobilier communal (maintenance curative et préventive), il
assure la sécurité, l’accessibilité et le confort des usagers. Par ailleurs, il
assure la logistique des fêtes et cérémonies communales, et répond aux
demandes des partenaires (aménagement, déménagement).
Le service « Marchés Publics » rattaché à la Direction des Finances et de la
Commande Publique (DFCP) est installé, au sein des STM, du fait de son activité
particulière.
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Les financements :
Pour réaliser ses missions, les STM bénéficient de moyens financiers
alloués par la Ville, ainsi que diverses subventions notamment celles allouées
par la CACEM.
Ils possèdent un budget de fonctionnement et d’investissement qui lui
permettent de mener à bien le plan de campagne annuel et d’assurer le
fonctionnement des différents services.
La mise en place d’un Plan Pluriannuel d’Investissement, depuis 2006, a
permis d’assouplir le fonctionnement des services et favoriser une meilleure
projection des investissements.

Organigramme des STM (cf. annexe 2)
D) LA CELLULE DOCUMENTATION
Rattachée
à
la
Direction
des
Services
Techniques,
La
Cellule
Documentation a été mise en place le 1er avril 2007. Sa création est une des
réponses apportée dans le cadre du projet de modernisation des Services
Techniques Municipaux, aux demandes d’information et de d’auto-formation
des agents.
Elle a pour mission principale de mettre à disposition des agents des
Services Techniques Municipaux les outils pour leur information et leur
autoformation dans le cadre de leurs missions.
Par ailleurs, elle assure également, en collaboration avec le Service de
Communication Interne de la collectivité, la communication autour de l’actualité
des Services Techniques Municipaux.
J’en suis la Responsable et ponctuellement l’unique agent. J’en assure la
gestion et le fonctionnement.
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II / LES OUTILS POUR UNE MEILLEURE
PROFESSIONNALISATION DES PRATIQUES
A) UN PLAN DE MODERNISATION AMBITIEUX
Le plan de modernisation des services techniques municipaux, mis en
place dès 2004, doit répondre à divers enjeux :
En interne :
-
L’amélioration de l’organisation des services et accompagner leur évolution
-
La valorisation du savoir-faire et le renforcement de la motivation des agents
-
Le renforcement de l’efficience des services tout en optimisant les coûts
-
La sécurisation des activités
En externe :
-
l’amélioration de la satisfaction des habitants et des partenaires
-
le renforcement de l’image positive et dynamique de la collectivité et des
services proposés
-
l’affichage d’un bon niveau d’efficacité et d’une gestion moderne de la collectivité
-
la capacité à concrétiser les actions lisibles et visibles pour tous
Plusieurs axes ont été déterminés tels que le l’aménagement et l’extension des locaux,
La structuration du traitement de la demande, L’amélioration des performances
administratives des STM, un plan de modernisation de la Cellule Electricité, et la
création d’une Cellule Documentation.
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B) LE CHOIX DE LA CELLULE DOCUMENTATION
Dans le cadre du projet de modernisation des STM, le Comité de Pilotage a
relevé plusieurs facteurs influant sur le ressenti, générant ainsi un malaise au sein des
équipes. Les conditions d’exercice difficiles, l’exiguïté des locaux, la saturation des
parkings et l’éloignement ou le manque d’information étant des points importants. Par
ailleurs une forte demande de professionnalisation des pratiques, par le biais de la
formation a été soulignée.
LES CONSTATS
La ville du Lamentin compte plus de 800 agents répartis sur divers sites dont 280
au sein des STM. La ville dispose d’un service de Documentation situé dans le nouvel
Hôtel de Ville situé dans le centre bourg.
Jusqu’à la création de la Cellule, ce service avait pour mission de répondre aux
demandes d’information et de documentation de tous les services municipaux.
Cependant, l’expérience a montré qu’il était mal aisé, voire impossible, pour les agents
des services excentrés de se déplacer jusqu’à ce service. Par ailleurs, une similitude
d’horaire rendait difficile l’utilisation de ce service.
Faute d’une structure adéquate, les supports disponibles au sein des STM étaient
jusqu’alors éparpillés ; peu ou pas exploités par le plus grand nombre. Les différents
services géraient les supports reçus avec plus ou moins de régularité et d’efficacité. Par
ailleurs des demandes de documentation restaient insatisfaites.
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FINALITE
La mise en place de cette cellule doit donc permettre aux agents des STM de
disposer sur place des outils, d’accès facile et immédiat, nécessaires à la réalisation de
leurs missions pour une meilleure professionnalisation des pratiques.
BUTS ET OBJECTIFS
1) RESOUDRE
LA DIFFICULTE DES AGENTS DES STM A S’INFORMER ET A
S’AUTOFORMER
Afin de répondre à la difficulté des agents à avoir accès à l’information, un
diagnostic de faisabilité de ce projet a été établi. Il prend en compte la
localisation physique du service.
Il s’agit en priorité de créer un espace convivial, accueillant et accessible à
tous au sein des STM.
Une autre phase a été le recensement des besoins en documentation des
agents, afin d’évaluer la méthode d’organisation de cet outil.
2) METTRE
A DISPOSITION DES AGENTS UN OUTIL QUI PERMET DE
REPONDRE A LEURS BESOINS ET LEURS ATTENTES
Dans cette perspective, il s’agit d’identifier la documentation nécessaire à
l’exercice des missions des STM. Un inventaire de toute la documentation
disponible aux STM a été réalisé afin de regrouper dans un seul et même lieu
toute la documentation technique et générale disponible.
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3) FACILITER L’ACCES
A LA DOCUMENTATION ET A L’INFORMATION DES
AGENTS
Dans cette démarche il s’agit de mettre en place un système de consultation
et/ou de prêt des supports proposés ; de créer des produits documentaires adaptés aux
différents publics et enfin de mettre en place un réseau professionnel efficace et adapté
pour élargir l’offre documentaire.
4) INCITER LES AGENTS A S’APPROPRIER LES RESSOURCES DE LA CELLULE
DOCUMENTATION
Cela se traduit par la mise en place d’une organisation interne avec les différents
chefs de service et les chefs d’équipe pour qu’ils soient les bons relais pour apporter
l’information à tout un chacun. Une veille documentaire et technique spécifique doit
participer de cette démarche.
5) METTRE
EN VALEUR LES FONDS ET PRODUITS DOCUMENTAIRES PAR
DIVERSES ACTIONS
Il s’agit de faire vivre les panneaux d’affichage disponibles pour une bonne
information des agents qui ne disposent pas d’ordinateur ; de proposer également des
expositions thématiques. Un catalogue des supports disponibles devra être mis à
disposition des agents dans les différents services, par tous les moyens possibles.
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LES MOYENS
Après avoir étudié plusieurs possibilités du fait de l’exiguïté des locaux, la cellule
Documentation a été installée dans un espace de travail modulable (mobil-home) situé
dans le parking supérieur des STM. Il compte également un bureau occupé par un
agent du Service Espaces Publics et Déplacements urbains.
Le budget de La cellule Documentation est imputé sur celui de la ville affecté aux
STM, il est distinct de celui du Service Documentation situé à l’Hôtel de Ville. Pour 2007
il a été de 10 000 euros.
La cellule Documentation dispose de deux postes informatiques, l’un dédié à la
gestion et l’autre à la disposition des agents qui ne disposent pas d’ordinateur. Les deux
postes sont équipés du logiciel de gestion de la base documentaire ; ainsi les agents
peuvent consulter la base documentaire et ainsi savoir quels ouvrages sont disponibles
à la cellule. De plus des outils de traitement de texte sont à leur disposition. Ils peuvent
également y consulter l’Intranet de la collectivité et l’Internet. Un projet de dossier
partagé est en cours de réalisation afin de leur permettre de bénéficier des outils de la
veille documentaire et juridique.
Afin de rentrer dans une démarche de développement durable, les STM utilisent
des imprimantes en réseau et ne sont imprimés que les documents indispensables.
Ainsi la Cellule Documentation travaille beaucoup au travers des services de messagerie
et de l’Intranet pour la diffusion de l’information. La production papier étant limitée.
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III DES FREINS ET DES SOLUTIONS ENVISAGEABLES
LE JEU DES ACTEURS
LES ACTEURS
ENJEUX POSITIFS FORTS
POUR
LES PARTANTS
LES DECHIRES
Maire
Elus
Adjoint Responsable des STM
DGS
DGSA
DST
DSTA
Responsable Service PRP
Agents (40 %)
Service Documentation (30%)
Le Service
Formation
Enjeux
Responsable Service Documentation
Partenaires sociaux (syndicats)
DFCP
Service Achats
Agents (20 %)
Enjeux
Négatifs Faibles
Enjeux
Négatifs Forts
Agents (30%)
Partenaires sociaux (20 %)
Agents (10%)
LE MARAIS
LES OPPOSANTS
CONTRE
ENJEUX POSITIFS FAIBLES

Jeu des acteurs - Lexique (cf. annexe 3).
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L’ANALYSE DU SOCIOGRAMME
La création de la Cellule Documentation est un des axes forts du projet de
modernisation des STM. L’installation n’a pas été cependant sans perturbation. En effet,
malgré la demande des agents, le fait d’installer cet espace dans un mobil-home
occupant deux places de parking ; alors même que des difficultés de parking ont été
soulevées ; a généré quelques réticences relevées par les partenaires sociaux.
Par ailleurs, les agents des STM, du fait de la particularité de leurs missions sont
peu nombreux à séjourner dans l’enceinte du bâtiment. Donc il est malaisé pour tous
les agents de pouvoir accès à la cellule sur leur temps de travail.
Pour remédier à cette difficulté les horaires de la cellule ont été adaptés en
conséquence. Un imprimé-type a été réalisé pour permettre aux agents de formuler
leurs demandes. Ces demandes seront traités et les réponses apportées à leur retour
des différents chantiers. Ils peuvent également prendre un rendez-vous.
La cellule Documentation a été mise en place en avril dernier, les moyens
budgétaires affectés en novembre. Dans un souci de gestion efficace des finances de la
collectivité, il avait été envisagé de rattacher son fonctionnement au service de
Documentation de l’Hôtel de Ville.
Après étude de cette éventualité, il s’est avéré que stratégiquement cela serait
difficile à mettre en œuvre pour les mêmes raisons qui ont suscité la création de ce
service. La solution de la ligne budgétaire propre a donc été choisie.
Se pose également la question du regroupement des acquisitions de même
nature, ainsi que l’arbitrage nécessaire pour juger de la pertinence des acquisitions.
Pour y remédier un travail transversal s’opère entre les différentes directions
concernées pour une prise de décision judicieuse.
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La collectivité dispose de trois structures qui acquièrent les mêmes types de
supports : La médiathèque municipale (marchés publics), le service Documentation
(marché à bons de commande) et la cellule Documentation (bons de commande). Il est
donc important d’aboutir à une démarche unique d’acquisition, en tenant compte de la
spécificité des supports acquis par les différents acheteurs. Cette question est en cours
d’analyse.
Pour une gestion efficace, des méthodes de travail entre les deux entités de
documentation ont été mises en place pour faciliter la circulation de l’information. En
fonction de leur destination, il a été décidé d’une concertation pour le choix de la
localisation des supports. Certains supports sont mutualisés et d’autres achetés en
double selon leur spécificité. De plus, les deux entités de Documentation ayant des
méthodes de diffusion différentes, leurs missions s’avèrent complémentaires.
Pour encore une meilleure efficacité, un réseau professionnel élargi est
souhaitable. Un stage pratique à la Cellule Documentation du Conseil Général de la
Martinique m’a permis de mettre en place des procédures pour le partage de méthodes
et d’informations.
Un autre frein important a été relevé autour la mission de la Cellule
Documentation. Il s’agit de difficulté de certains agents dans les pratiques écrites et
orales (Illettrisme).
Dans le cadre de la mise en place du Dispositif Individuel de Formation (DIF),
une analyse est organisée par la Direction des Moyens et des Ressources Humaines
(DMRH), afin d’évaluer le nombre d’agents concernés.
Un groupe projet, dont je fais partie, étudie les axes de formation à mettre en
œuvre pour pallier cette difficulté. Participer à cette réflexion me donne également des
outils pour mener à bien ma mission, il me permettra de positionner la cellule
Documentation au sein de ce dispositif.
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Groupe FIA NOV7B
En effet, au cours de cette première année d’exercice j’ai pu constater que mon
positionnement
dépasse
la
simple
fonction
de
Documentaliste.
Mon
champ
d’intervention est très flexible. Cela va de la simple demande de documentation sur un
sujet à la demande d’explication voire de rédaction de documents administratifs.
Ma participation à ce groupe projet, vise également à me permettre de mettre en
place un réseau efficace qui permette de mieux répondre aux besoins des agents en
termes de formation.
En troisième semaine de tronc commun, nous avons évoqué le rôle de
« travailleur social » du cadre A dans la collectivité, dans mon cadre d’emploi cet
aspect prend toute sa dimension. L’expérience a montré que la Cellule Documentation
de part son caractère neutre, et son positionnement stratégique, peut et doit être un
bon relais pour faciliter la prise en compte des besoins des agents en terme de
formation.
Le rôle de « médiateur » de cette structure est non négligeable.
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MES DIFFERENTES ROLES AU SEIN DE LA CELLULE DOCUMENTATION
Après un peu plus d’un an de fonctionnement, j’ai pu constater que la fonction
de « pourvoyeur » d’informations de la Cellule Documentation n’est qu’un des aspects
de sa fonction. Dans le cadre de ma mission je dois
endosser plusieurs autres
fonctions.
LA BIBLIOTHECAIRE COMME « PASSEUR »
La création de la Cellule Documentation est venue mettre en exergue un certain
nombre de carences dont souffrent les agents dans la connaissance de leur
environnement professionnel. J’en veux pour preuve que souvent des questions
concernant l’avancement de carrière ou le positionnement dans la hiérarchie de la
collectivité (différence entre statut /grade /fonction).
Par ailleurs, concernant la préparation de concours les agents viennent très
aisément me consulter pour une aide ou un conseil pour la préparation ou la possibilité
de s’inscrire ou non à un concours ou un examen professionnel. De fait la Cellule
Documentation devient un relais indispensable pour réorienter les agents vers les
services compétents.
LA BIBLIOTHECAIRE COMME « TRAVAILLEUR SOCIAL »
Depuis la mise en œuvre de ce projet, plusieurs agents ont manifesté leur
difficulté et leur besoin d’aide pour la rédaction de courriers divers. A plusieurs reprises
j’ai eu à me rendre disponible pour rédiger différents courriers pour les agents.
D’autres demandes telles que la démarche pour la validation des acquis de
l’expérience m’ont d’ores et déjà été formulées. Les réponses apportées aux
demandeurs nécessitent une bonne connaissance de mon environnement professionnel
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proche ou éloigné. De plus je me dois de faire le lien avec le service chargé de la
formation.
La mission de travail social dépend totalement de la prise en compte de l’humain.
Il est indispensable que je m’adapte à mes différents interlocuteurs.
LA CELLULE DOCUMENATION COMME « FENETRE » DES STM
La cellule documentation dans le cadre de sa mission de communication, doit
offrir une vitrine aux services qui composent les STM sur leurs activités et leur actualité.
Cela se traduit au travers d’articles dans le journal interne de la collectivité « Entre
nous », le site intranet « Calebass ».
De plus des services tels que le service Voirie Réseaux divers souhaitent mettre
en place un produit documentaire sous la forme de fiches pratiques qui permettent
d’informer les services et les administrés sur les obligations de la collectivité à leur
égard dans différents domaines mais également les limites d’intervention de la
collectivité.
PERSPECTIVES DE COMMUNICATION : LE BLOG DES STM
Dans les mois à venir, je soumettrai un projet de blog des STM à ma hiérarchie.
Cet outil permettra aux STM d’avoir sa propre entité de communication ou seraient
regroupés notre revue de presse, une sélection d’ouvrages et/ou une analyse, les flux
RSS et liens intéressants. De plus des rubriques particulières donneraient un cachet
propre à ce projet. Les rubriques potentielles seraient les suivantes :
-
FOCUS : qui mettra en avant l’actualité d’un ou de services sur leur projet.
-
INFO TRAVAUX : Cette rubrique serait un partenariat avec le service Urbanisme
à travers le SIG qui permettrait de visualiser les interventions des différents
services sur le territoire de la collectivité. Cette rubrique pourrait évoluer vers un
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partenariat avec la CACEM qui intervient également sur notre territoire ; puisque
la ville en fait partie.
-
LE SERVICE VRD VOUS INFORME : fournirait nos « fiches pratiques » en même
temps qu’un espace contact avec ce service.
-
SITOTHEQUE : liste de liens vers des sites internet qui sont susceptibles d’aider
les agents dans leurs recherches
-
TEXTES & DOCUMENTS : Une sélection de textes et de documents utiles
-
VEILLE JURIDIQUE : Liste des derniers textes parus au Journal Officiel
La réflexion reste ouverte quand aux possibilités de développement de ce produit. Un
frein essentiel sera l’adhésion du service informatique à ce projet.
QUELLE COMMUNICATION POUR QUEL PUBLIC ?
La cellule Documentation a deux niveaux de communication pour bien accomplir
sa mission. En effet, les personnels administratifs sont assez faciles à joindre et à
convaincre. Je n’ai aucune difficulté à faire vivre mes produits documentaires à travers
le mailing ou l’intranet. J’ai déjà l’adhésion des chefs de service et des agents de saisie
et secrétaires.
Cependant une tranche importante de mon public, composé des techniciens et
des ouvriers qui interviennent sur le terrain. Pour pallier à cette difficulté, j’ai mis en
œuvre plusieurs méthodes. En effet, dans le cadre d’un travail de communication lié à
l’évaluation du projet de modernisation des services techniques j’ai pu rencontrer
plusieurs groupes d’agents et leur présenter la cellule. Ces rencontres ont permis de
décloisonner nos relations. De plus l’humain a joué un grand rôle dans la place que
prend la Cellule Documentation au sein des STM. J’ai pu ainsi recueillir les besoins et
les demandes des agents dans leurs fonctions.
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Groupe FIA NOV7B
Ces rencontres me permettent déjà de dire que mon premier travail d’animation
sera autour des préoccupations professionnelles des agents, leur métier, leur avenir,
leur carrière. D’un autre coté j’ai pu prendre cerner les besoins de certains agents,
notamment les encadrants techniques, sur les logiciels de traitement de textes voire
tout simplement la manipulation d’un ordinateur. Le caractère « intimiste » ou discret
de la relation avec les agents à la Cellule Documentation fait qu’ils ont moins de mal à
exprimer leur difficulté ou leur besoin. Mon empathie à leur égard a permis de créer
une relation de confiance qui sans doute est le facteur le plus important dans la réussite
de ce projet.
Ces différents constats me permettent d’ajuster et de réorienter mes missions et
mon projet.
Le ¼ d’heure d’information de la Cellule Documentation : Ce projet
d’animation vise essentiellement les agents qui travaillent sur le terrain. Il a pour
objectif de leur faciliter l’accès à l’information. Il s’agira de définir un jour où ces
agents, en accord avec leur chef de service, pourront venir à la cellule ou participer à
une rencontre autour de sujet d’actualité ou professionnels définis. La fréquence de
cette animation pourrait être bi-mensuelle en fin de matinée.
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IV LES MODALITES DE CHANGEMENT DANS L’ORGANISATION
Je dispose pour l’exercice de ma mission d’une grande autonomie, mon expertise
est reconnue et validée. Le DST et moi-même travaillons de concert autour de ce
projet.
A priori, la création de ce service répond à un besoin plusieurs fois formulé, la
difficulté réside, cependant, dans les moyens et méthodes à mettre en œuvre afin
d’inciter les agents à intégrer l’usage de cet outil dans leurs pratiques professionnelles.
Cette difficulté ne pourra être résolue qu’avec un soutien actif des différents services
des STM et plus largement de la collectivité, qui doivent eux-mêmes intégrer cet outil
dans leur fonctionnement. Ma tâche consistera à créer un réseau interne efficace.
Ponctuellement, la fréquentation de la Cellule est rendue difficile du fait de sa
situation. L’utilisation de l’espace de travail modulable ne permet pas actuellement un
vrai confort pour la consultation des documents. Pour faciliter la diffusion de
l’information, les agents sont autorisés à consulter les documents à leur poste de travail
sur un court délai et le prêt de certains supports est possible. Des perspectives
d’amélioration sont possibles par l’installation de mobilier plus convivial et mieux
adapté.
Il existe également un frein psychologique à la fréquentation de cet espace.
Cette demande étant très ancienne, le temps pour la réaliser ayant été relativement
long l’intérêt s’est quelque peu amenuisé. De plus, les agents des STM, malgré le
besoin exprimé, sont peu habitués à la pratique documentaire. D’où la nécessité
d’adapter les outils pour atteindre la cible.
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V ECHEANCIER
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CONCLUSION
Après une année d’existence la Cellule Documentation commence à s’intégrer
dans le paysage des STM et de la collectivité. Elle commence à trouver son
rythme de fonctionnement.
La volonté politique et administrative de professionnaliser les pratiques
commence à porter ses fruits, le bilan d’activité montre que malgré la mise à disposition
tardive des moyens budgétaires, l’activité a quand même pu démarrer et certains
besoins satisfaits.
En matière d’évaluation, pour respecter les objectifs qui m’ont été fixés,
il s’agit de
définir des éléments mesurables afin d’évaluer le fonctionnement de la Cellule.
Des supports sont en cours de réalisation (imprimé de consultation, de recherche). De
plus le logiciel choisi pour la gestion des fonds documentaires permet à tout moment
d’établir des statistiques de prêt, sur l’état du catalogue des supports disponibles.
Pour l’avenir, dans le cadre de l’extension des STM, nous espérons la mise en
place d’un espace de lecture plus attractif qui laissera une certaine liberté et un certain
confort aux usagers.
Par ailleurs, le développement de l’activité de la cellule nécessitera à moyen
terme le recrutement d’un agent supplémentaire pour nous permettre d’offrir un service
de qualité.
Dans mon positionnement de Responsable de la Cellule, je crois être une force
de proposition et d’impulsion pour le développement de l’activité de cet outil. Dans le
cadre de ma FIA, j’ai fait le choix de stages de spécialité qui me permettront de mieux
connaître les publics et de mieux répondre à leurs besoins et surtout de leur proposer
un outil efficace et performant.
- 23 -
Groupe FIA NOV7B
De plus la communication autour de l’activité et les productions de la Cellule lui
ont permis de trouver sa place dans l’entité Mairie. Aujourd’hui au terme de mon
parcours de FIA, j’ai le sentiment que j’ai un rôle à jouer dans le processus de
professionnalisation des agents des STM. Notre slogan, né en 2005, s’est étoffé d’un
aspect supplémentaire « Ensemble vers une démarche de progrès » que je
souhaite fortement intégrer et faire vivre.
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Groupe FIA NOV7B
ORGANI
GRAMME 2007
(MAJ Juillet 2007)
Pierre SAMOT
ANNEXE 1
MAIRE
BUREAU MUNICIPAL - CONSEIL MUNICIPAL
Protocole Relations
Internationales
Développement Social et Urbain
Marielle Iphaine
Manuella Yung-Hing
Adjoint : Frédéric Henry
Adjointe : Patricia Sinosa
DGS*
Communication Externe
Animation Economique
Judes Christine
Eddy Chénière
Adjointe : Sophie Mauvois
Magali Henriol
Joëlle Salvin
Chef de Cabinet
Citoyenneté et Proximité
Attaché de Direction
Sébastien Solbiac
Direction des Services
à la Population
Monique Beaupréau
Jeunesse Vie
Associative
Jules Agathos
Hélène Destin
Direction des Affaires Juridiques
et de la Sécurité
Hélène Destin
Médiateur
Hélène Destin
Adjoint : Raoul Oliny
Affaires Foncières
et Contentieux
Médiathèque
Joël Catol
Eloi Baratiny
Adjointe : Chantal Pastel
Bureau Scolaire
Raymond Beaudry
Etat Civil - Affaires
Militaires - Cimetière
Luc Tirnan
Adjointe : Solange Clérence
Logement / Recensement
Monique Beaupreau
Adjointe : Danielle Lamin
Crèches
Monique Beaupreau
CTP du 10/07/07
Adjointe (Foncier) :
Josette Pierre
Réglementation et
Droit de Voirie
José Lonété
Sécurité Civile
Nadine
Elie-Dit-Cosaque
Police Municipale
Intérim : Florette Zocly
Sécurité &
Tranquilité
Publique
Jacky Sinosa
Gilles Charlotte
DST*
Nicole Cyrille
DAJS* / DGAS*
DRH / DGSA*
Direction de
l’Administration
Générale
Nicole Montel
Documentation
Archives &
Reprographie
Jean-Pierre Etilé
Informatique
Alexandre Martial
Adjoint : Raymond Michigant
Elections
Maurice
Stéphanie-Victoire
Maintenance et
Exploitation
Philippe Honoré
Direction des
Ressources Humaines
Nicole Cyrille
Adjointe : Agnès Léry
Gestion
Administrative du
Personnel (GAP)
Agnès Léry
Adjointe : Jacqueline Privat
Communication
Interne - Accueil
Philippe Oliny
Adjointe : Valérie Louis-Zabeth
Formation et Prévention
des Risques
Professionnels (FPRP)
Catherine
Valère Baybaud
Adjoint : Patrick Nourel
Direction des Finances
et de la Commande
Publique
Michel Ortolé
Adjointe : Murielle Salomon Ajoup
Marchés Publics
Marlène Niémen
Adjointe : Doryse Lagrancourt
Oumar Sako
Adjoint : Charles Antonia
VRD Infrastructures
Lucien Litan
Adjoint : Jean-Marc Tinmar
VRD Régie
Achats Publics
Philippe Alexandrine
Adjointe : Marlène Duzérol
Finances et Contrôle de Gestion
Michel Ortolé
Service des
Assemblées (CM/BM)
Gilles Charlotte
Adjoint : Sako Oumar
Bâtiment et
Logistique
Financement et
Ingénierie de Projets
Mylène Jean-Louis
Direction des Services Techniques
Léon Marlin
Jean-Paul Conseil
Adjointe : Evelyne Etienne
Espaces Publics
et Déplacements
Urbains
Sarah BouletTongier
Adjoint : Williams Parsemain
Environnement et
Cadre de Vie
Adjoint : Marc Orel
Doris Joseph
Parc, Matériel et
Transport
Administration et
Gestion
Ralph Richefal
Adjointe : Josiane Herchet
Urbanisme et
Aménagement Urbain
Adjointe : Sylviane Cellamen
Olivier Claveau
Patricia Cassildé
Service Courrier
Corine Ledran
DSP : Direction des Services à la Population - DGS : Directeur Général des Services - DST : Direction des Services Techniques - DGAS: Directeur
Général Adjoint des Services - DAJS : Direction des Affaires Juridiques et de la Sécurité - DGSA : Directeur Général des Services Adjoint DRH : Direction des Ressources Humaines - DAG : Direction de l’Administration Générale - DFCP : Direction des Finances et de la Commande Publique
Etablissements Publics Communaux : C.C.AS. : Laurent Dalu (intérim)
-
Caisse des Ecoles : Claude Charpentier
Satellites : SEMAVIL : Max Tanic - OSL : Frédéric Bernard - OCL : David Zobda - OMASS : Georges Larcher - OTL : Corine Samot
Suivi des tableaux de bord stratégiques
Nicole Montel
Directrices de crèches : Bélème - Chantal Zobda / Bourg - Marielle Batrin / Croix-Rivail - Julie Priam / Gondeau - Gisèle Vénumière / Palmiste
- Monique Ertus / Pelletier - Ginette Delin
Dernières modifications
Réalisation Service Communication Interne “Entre-Nous”
Monique Beaupréau
DSP* / DGAS*
Etudes et Planification
(E. ETIENNE)
Gest° Projet & Dév.
Durable (D. JOSEPH)
Responsable
(E. LABORIEUX)
Pépinière
(R. DELIN)
Adjointe
(Lydia OLLON)
Responsable
(G.
LONGCHAMPS)
Nature et
Paysage
Secrétariat
(M-G. SAMOT/M-J.
BELMAT)
Assistante /Secrétariat
(R. PROSPA)
Salubrité et
Pollution
J-P. CONSEIL
Adjointe : E. ETIENNE
D. JOSEPH
Adjointe : S. CELLAMEN
C ellule S.I.G.
(S. HARBI – R. BAJOC)
Récept°-Accueil
(K. VICTOIRE
Cellule Qualité PC
(G. GRANVILLE)
Cellule Instruction
(G. LABEAU –
N. BOURGEOIS –
R. VAUDREUIL –
P. VIRAPIN)
URBANISME ET
AMENAGEMENT
ENVIRONNEMENT
ET CADRE DE VIE
Mobilité Transports
(R. RILOS)
Secrétariat
(N. ETIENNE-JEANNETTE)
Adjoint : W.
PARSEMAIN
S. DESOUS-BOULETTONGIER
ESPACES PUBLICS
ET DEPLACEMENTS
URBAINS
Chef d’équipe
(E. LAMAIN)
Logistiques Fêtes
Maîtrise de l’énergie
(M-M. COCO)
Gestion/Construction
Environnements
Lumineux & Opérations
concédées
(E. PRONZOLA)
Signalisation
(R. KIBIR)
Propreté
(C. UNNTOC)
Gest° du Patrimoine
(A. MARAN)
VRD
(J-M. TINMAR)
Assistante
(Y. CLERENCE)
L. LITAN
Adjoint : J-M. TINMAR
INFRASTRUCTURES
O. SAKO
DST
ADJOINT
G. CHARLOTTE
SAKO
Charpenterie
(R. Carougel)
Menuiserie
(A. MARCELLIN)
Ferronnerie
(C.A. BONHEUR)
Polyvalente
(J-J. LECACON)
Climatisation
(F. EUSTACHEROOLS)
Maçonnerie
(J-L. DUBOIS)
Peinture
(R. HONORE)
Equipe 2
(F.
MOUTAMALLE)
Equipe 1
(Adjoint : J.
VILLAGE)
Electricité
(L. ANAIS)
Réparation
Mobiliers
(D. RIDONY)
Plomberie
(J. MITRAIL)
Electricité
Equipes
Bâtiment
Gest° Travaux STM
(M-A. VANDESTOC)
Travaux Divers
(R. LOTHAIRE)
Travaux Bétonnage
(E. ATHANASE)
Exploitation et
Maintenance Eclairage
Public
(L. BOURGEOIS)
E.O.L.E.
(G. CANTINOL)
Béton 2
(H. CERSON)
Béton 1
Bétonnage
Convoyeurs
Conducteurs
Chauffeurs
Carrossiers
Secrétariat
(M. MYRTIL)
Mécaniciens Autos
Secrétariat
(R. JOYAUX)
R. RICHEFAL
PARC MATERIEL
ET TRANSPORT
Gestion des Travaux
(M. OREL)
L. MARLIN
Adjoint : M. OREL
Equipes
Ateliers
Equipes Ateliers
(N. PRIVAT)
Dessin (L. PELICAN)
Logistiques Fêtes
(W. LOUISOR)
Equipes Bâtiment
(C. ANTONIA)
Projet Aménagement et
Extension STM
(Chef de Projet
C. ANTONIA)
Assistante
(J. TH-CATHERINE)
O.
Adjoint : C. ANTONIA
REGIE VRD
Cellule Documentation (E. NUBERON)
Secrétariat de Direction
(F. JOSEPH -ROSE)
Attaché de Direction (O. CLAVEAU)
BATIMENT
ET LOGISTIQUE
DIRECTEUR DES
SERVICES TECHNIQUES
Signalisation
(F. ROSEAPOLLINE)
Eau &
Assainissement
(M. ELSABETHFLORA)
Béton 3
(C. HODEBAR)
Travaux Divers
Reprographie
(M-T. ANAIS)
Entretien
(A. CHERUBIN)
Gestion du Temps
(P. MAZARIN)
Projet Structuration du
Traitement de la
Demande
(O. CLAVEAU)
Secrétariat
(L. GABET)
O. CLAVEAU
ADMINISTRATION
ET GESTION
ANNEXE 2
VILLE DU LAMENTIN – DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES
(Organigramme mis à jour au 17.09.2007)
ANNEXE 3
ANNEXE 4