Prendre des notes efficaces

Prendre des notes
efficaces
Christine Harache
Assistexpo Lille
2 octobre 2007
Les Assistantes et la Cegos
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et diplômantes
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des assistantes»
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votre métier…
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Prendre des notes efficaces
Prendre des notes
efficaces
Une activité qui réclame
toute votre concentration
Écouter
Comprendre
Noter
Prendre
des notes
Synthétiser
Sélectionner
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Prendre des notes efficaces
Maîtriser les techniques
de prise de notes
Les 5 secrets de la prise de notes
efficace
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Prendre des notes efficaces
Secret 1
Soigner la préparation
Se poser les bonnes questions avant :
1. Qu’est-ce que je sais du sujet ?
2. Pour qui vais-je prendre des notes ?
3. Pour quel compte rendu ?
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?
Se fixer un but pour la prise de notes
Le but est la boussole qui permet à l’esprit
de se diriger efficacement
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Prendre des notes efficaces
Secret 1
Soigner la préparation
Soigner son confort :
1. Un bon matériel
2. Les petits détails
qui font la différence
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Prendre des notes efficaces
Secret 2
Bien écouter
> Écouter ≠ être d’accord ou non avec ce que dit l’autre
> Écouter c’est recevoir ce que dit l’autre
> Écouter c’est comprendre sa pensée
> Comprendre ne veut pas dire accepter
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Secret 2
Écouter : pourquoi est-ce difficile ?
> Nous pensons plus vite que nous parlons
la vitesse de l’influx nerveux contre 150 mots /
minutes
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nous précédons l’intervenant
> Nous entendons ce que nous nous attendons à
entendre
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notre langue favorise l’anticipation des idées…au
risque de se tromper
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Prendre des notes efficaces
Secret 2
Bien écouter : comment ?
> Laisser de côté tout jugement personnel
> Savoir discerner les faits, les opinions et les
sentiments
> Prévoir une couleur différente pour ses notes
personnelles
> Recueillir toutes les idées sans faire de tri
> Faut-il utiliser un magnétophone ?
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Prendre des notes efficaces
Secret 3
Se faire confiance
> Eviter de s‘emballer en début de réunion
> Attendre d’avoir saisi l’ensemble du point
développé.
> Il y a toujours moyen de se « récupérer »
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Prendre des notes efficaces
Secret 4
Eviter de tout noter
> Faut-il prendre en sténo ?
> Prendre la structure et les points importants
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A priori, postériori, contrario
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Mots articulateurs (d’abord, en revanche, mais, de plus, en outre…)
> Noter les informations signifiantes
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Faits, chiffres,
Définitions précises
Noms, sujets et verbes
> Utiliser les abréviations
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Les symboles (mathématiques ou autres)
Les abréviations par suppression de lettres
Les abréviations de mots à suffixe (isme, ation, ment, ité)
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Abréviations : quelques exemples
Symboles
=
égal
//
parallèle
>
supérieur à …
<
inférieur à …
≠
différent de …
~
approximativement
égal à
Ê
augmentation
Ì
baisse
⇒
implication
Suppression de lettres
bp
beaucoup
cb
combien
dvt
devant
lgtps longtemps
ms
mais
w
travail
forma° formation
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Secret 5
Structurer sa prise de notes
> Préparer son support
> Plusieurs feuilles
> Noter en recto
> La prise de notes en tableau ou en grille
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Prendre des notes efficaces
Pour une réunion « à échanges » :
la prise de notes en tableau
Points
clés
Qui
Notes
Actions /
Questions
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Prendre des notes efficaces
Pour une réunion « à échanges » :
la prise de notes en tableau
Points
clés
Qui
Notes
Actions /
Questions
Qualité :
engagement
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Sécurité
Pv
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Qualité : non– Aa
conformités
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Sécurité
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Informa.
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Prendre des notes efficaces
Pour une réunion « à échanges » :
la prise de notes en tableau
Points
clés
Points
clés
Qualité :
engagement
Informa.
Sécurité
Sécurité :
essais
Points
clés
Sécurité :
esais
Qualité : non– Qualité : non– Qualité : non–
conformités
conformités
conformités
Sécurité
Informa.
Sécurité
Informa.
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Pour une réunion « étude de problèmes » :
une grille par étapes de l’analyse
> Une feuille par sujet examiné
Constats
(les faits ; les opinions)
Causes
Propositions de solutions
Décisions :
plan d’action
(qui/quoi/quand…)
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Prendre des notes efficaces
Prendre des notes
directement sur micro
> Avant la prise de notes
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Créer des abréviations : fonction « correction automatique »
de Word
Se créer un masque pour faciliter le tri des idées ; par exemple :
X
X
liste des thèmes
deux colonnes : commentaires+décisions
> Pendant la prise de notes
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Ä
Ä
Ne pas chercher à tout noter, se faire confiance
Ne pas s’occuper des fautes de frappe,
Utiliser les styles du mode plan avec les raccourcis clavier
> Après la prise de notes
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Avant de commencer à rédiger, passer le correcteur
orthographique (outils/grammaire et orthographe ou F7).
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Aider sa mémoire : la mise au point des
notes tout de suite après
> Relire (si possible dans la salle de réunion)
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Compléter les blancs
Rectifier les mots et abréviations erronés ou incertains
Réécrire les passages peu lisibles
> Structurer
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Dégager les titres et sous-titres : les souligner, créer les
titres manquants
Accolades, flèches pour relier
> Mettre en évidence l’essentiel
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Surligneur
Relevé des décisions
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Prendre des notes efficaces
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En conclusion :
La prise de notes en 6 conseils
1. Avoir un objectif
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Pour savoir quoi prendre et ne noter que l’essentiel
2. Soigner son confort
3. Se faire confiance et ne pas se précipiter
4. Préparer son support de prise de notes en fonction
du type de réunion
5. Prendre les mots clés
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Éviter le mot à mot
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Utiliser les abréviations et le style télégraphique
6. Faciliter la relecture des notes
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Classer, souligner, aérer, utiliser la couleur
Faire apparaître la hiérarchie des informations
Faire ressortir les décisions, les idées essentielles
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…et sous forme de carte mentale :
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