La note d`information mars 2008

Transcription

Ministère de l’éducation nationale
INFORMATIONS
Aux ordonnateurs
Aux agents comptables
Aux gestionnaires
Secrétariat Général
Pôle d’appui et de conseil aux établissements
Mission Conseil aux EPLE
Service des affaires juridiques et contentieuses
-0-0-0-0-0-0-0-
Cité académique Guy Debeyre
20, rue Saint-Jacques – BP 709 – 59033 Lille cedex
téléphone : 03.20.15.60.00 – télécopie : 03.20.15.65.90 – internet : www.ac-lille.fr
N° 2008 / 01 – avril 2008
RECTORAT DE L’ ACADEMIE DE LILLE
INFORMATIONS DU POLE D’APPUI ET DE CONSEIL AUX EPLE
Mission conseil aux EPLE
Service des affaires juridiques et contentieuses
N° 2008/1 - avril 2008
Numérotation continue n° 50
- SOMMAIRE -
Gestion administrative et financière
page 2
1-
Dossier d’un fonctionnaire ou d’un agent public.
pages 3 à 8
2-
Production des comptes financiers à la chambre régionale des comptes.
pages 9 et 10
3-
La LOLF et les subventions Etat allouées aux EPLE.
pages 11 et 12
Comptabilité générale
page 13
1-
Vérification manuelle du compte financier.
pages 14 et 15
2-
Anomalies relevées lors de l’examen des comptes financiers.
pages 16 à 18
3-
Ecritures de régies de recettes et d’avances.
pages 19 à 22
4-
Le suivi et la régularisation du solde débiteur constaté au compte 275
« dépôts et cautionnements versés ».
page 23
Divers … divers …
page 24
1-
Nouvelles brèves … nouvelles brèves … nouvelles brèves …
pages 25 à 27
2 -
Questions … réponses … questions … réponses … questions …
pages 28 et 29
Rectorat de Lille – Pôle d’appui aux établissements - avril 2008
-1-
Gestion
administrative
Cité académique Guy Debeyre 20 rue Saint-Jacques – BP 709 – 59033 Lille cedex
et financière
-2-
v
Le dossier d’un fonctionnaire ou d’un agent public :
Le dossier d’un fonctionnaire ou d’un agent public
enseignant ou non enseignant
Composition - Tenue – Accès - Archivage
Les textes applicables :
- Loi n°78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre
l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal articles 2, 4, 6 I
et II (RLR 104-9)
- Loi n°83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires article 18 (RLR 6100).
- Ordonnance no 2004-178 du 20 février 2004 relative à la partie législative du Code du patrimoine
articles L211-1 à L212-5 (RLR 109-0)
- Décret n°79-1037 du 3 décembre 1979 relative à la compétence des services d’archives publics et
coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives
publiques
- Décret n°84-961 du 25 octobre 1984 relatif à la procédure disciplinaire concernant les fonctionnaires de
l’Etat article 1er (RLR 610-7b)
- Décret n°86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents non
titulaires de l’Etat prises pour l’application de l’article 7 de la loi n°84-16 du 11 janvier 1984 portant
dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’Etat (RLR 615-0)
- Décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d’accès aux documents administratifs et à
la réutilisation des informations publiques, pris pour l’application de la loi n°78-753 du 17 juillet 1978
chapitre II ( RLR 104-9)
- Circulaire FP n°1430 du 5 octobre 1981 d’application aux agents de l’Etat de la loi du 17 juillet 1978
relative à la liberté d’accès aux documents administratifs (RLR 104-9)
- Circulaire Fonction publique FP/3 n°1821 du 20 octobre 1993 relative aux instructions pour le
versement, le tri et la conservation des dossiers de personnel (RLR 109-1)
- Circulaire n°1262 du 26 novembre 2007 relative aux dispositions générales applicables aux agents non
titulaires de l’Etat (fonction-publique.gouv.fr)
I - Composition du dossier :
Le dossier du fonctionnaire ou de l’agent non titulaire de droit public doit comporter toutes les pièces
intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans
discontinuité.
Les textes d’application préconisent de distinguer :
d’une part,
- les documents intéressant la situation administrative et essentiels au suivi de la carrière à
enregistrement chronologique (diplômes, état civil, stage, titularisation, affectation, nomination,
notation, avancement, positions, sanction…)
- et les pièces à caractère temporaire (changement d’adresse, demande d’autorisation d’absence quel
que soit le motif, attestations de scolarité des enfants, pièces à caractère financier relatives notamment au
traitement et indemnités diverses) qui font l’objet d’une numérotation annuelle et qui sont éliminées en
fin d’année ou qui sont archivées
-3-
d’autre part,
le dossier de carrière
tenu par le service gestionnaire
Ce dossier est le seul et unique dossier
complet sur la carrière de l’agent
le dossier administratif
détenu par le service affectataire
Il est composé de :
Il est composé de :
Les originaux, ampliations ou copies de décisions
individuelles concernant l’agent
les feuilles de notes et appréciations
les pièces originales fournies par l’agent
la correspondance de l’agent et double de la
correspondance envoyée à l’agent
la plupart des copies des pièces du dossier de
carrière
parfois les originaux des décisions individuelles
d’administration courante (c’est-à-dire les
décisions prises sur place telles que les états de
frais, les congés ordinaires de maladie, reprises de
NB : dans certains cas, il existe également un travail, certaines autorisations d’absences)
dossier de pension, un dossier d’accident et de
maladie professionnelle, un dossier chômage et un NB : En ce qui concerne les assistants
dossier médical
d’éducation, les dossiers de carrière et
administratif seront fusionnés en un seul
étant
donné
que
l’établissement
affectataire est également l’établissement
employeur et gestionnaire.
En cas de mutation, le dossier administratif doit être transmis au nouveau service affectataire ; si cette
mutation entraîne un changement de service gestionnaire, le dossier de carrière doit être communiqué au
nouveau service de gestion (exemple : en cas de changement d’académie , de passage de l’enseignement
public à l’enseignement privé, de changement de situation par exemple attaché d’administration
devenant enseignant).
II - Tenue des dossiers
La tenue des dossiers doit respecter les principes généraux suivants:
- Les pièces doivent être numérotées en principe dans l’ordre chronologique. Cependant cet ordre peut
également être celui du versement au dossier.
- Les documents ne doivent être ni surchargés ni grattés
- les documents figurant dans le dossier doivent être communicables conformément aux dispositions sur
l’accès aux documents administratifs :
* ils doivent être achevés et non pas préparatoires à une décision administrative en cours d'élaboration ;
* les mentions non communicables (qui concernent des tiers) doivent être occultées ou disjointes :
mentions qui portent atteinte au secret de la vie privée (1), les mentions qui portent une appréciation ou
un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ou
qui font apparaître le comportement d'une personne et dont la divulgation pourrait lui porter préjudice,
________________________________________________________________________
(1) l’adresse, le numéro de téléphone, l’âge, la situation familiale, la formation et l’origine professionnelle, le n°INSEE.
-4 -
- les documents ne doivent pas contenir de mentions proscrites, les principes sont énoncés dans l’article
18§2 de la loi n°83-634 du 13 juillet 1983 :
« Il ne peut être fait état dans le dossier d'un fonctionnaire ou de l’agent non titulaire de droit public, de
même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales,
religieuses ou philosophiques de l'intéressé.
Il faut donc opérer un tri entre les divers documents :
Documents ne pouvant pas figurer dans le dossier
Documents devant figurer dans le dossier
(toutes les pièces qui ont une incidence sur la situation
administrative, qui impliquent des modifications de carrière ou
sont nécessaires à sa compréhension)
- les documents faisant référence aux convictions
personnelles ; les mentions d’action de grève sauf sur les
documents relatifs aux retenues sur traitement pour service
non fait ; les documents faisant référence à l’appartenance
religieuse : ainsi, l’appui d’une demande d’autorisation
d’absence pour fête religieuse, la justification demandée ne
doit pas concerner l’appartenance religieuse mais la présence à
la manifestation (une déclaration sur l’honneur peut suffire) ;
les documents relatifs à un mandat syndical ou électif s’ils ne
concernent pas une demande d’autorisation d’absence.
Les documents intéressant la situation administrative :
les diplômes présentés lors de l’accès à la fonction
publique et ceux que le fonctionnaire a pu acquérir en cours
de carrière, les documents relatifs à la formation
professionnelle, les documents d’état civil, extraits de casier
judiciaire (bulletin n°2) ; certificat médical d'aptitude
physique exigée pour l'exercice de la fonction ;
autorisations spéciales d’absence ou de dispense d’activité de
service à titre syndical : il est possible de faire mention à
l’appartenance syndicale à l’appui des demandes mais il est
interdit de porter une appréciation sur la manière dont
l’intéressé exerce ses activités syndicales ;demandes ou
déclaration de cumul d’activités, avis de la commission de
déontologie et décisions administratives prises sur leur
fondement.
- les documents relatifs à la santé du fonctionnaire : le dossier
ne peut comporter que les conclusions ou les conséquences
administratives de la situation médicale du fonctionnaire et en
aucun cas un rapport médical ou d’expertise.
- les informations concernant les comportements privés qui ne
sont pas nécessaires à la gestion du personnel sauf lorsqu’ils
ont des conséquences sur l’exercice des fonctions ou s’ils
compromettent la réputation de l’administration ou son bon
fonctionnement.
- les documents dont la consultation ou la communication
porterait atteinte au déroulement des procédures engagées
devant les juridictions ou d’opérations préliminaires à de telles
procédures
Les documents relatifs au déroulement de la carrière :
les décisions relatives au stage, à la nomination, aux
affectations, à l’avancement aux positions statutaires à la
cessation définitive de fonction y compris les pièces relatives
aux dossiers de carrière antérieurs (exemple dossiers de non
titulaires y compris lorsque ceux-ci sont archivés)
Les documents relatifs aux notations et les rapports :
-
rapports et notes de l’administration
l’activité du fonctionnaire.
-
lettres, témoignages émanant d’élèves, de parents
d’élèves relatives à l’attitude de l’agent à condition
d’occulter les éléments permettant de les identifier.
- l’avertissement n’est pas inscrit au dossier du fonctionnaire
-
pièces relatives à des difficultés survenues avec le
supérieur hiérarchique.
- les textes prévoient une procédure d’effacement de certaines
sanctions disciplinaires :
-
pièces traduisant un comportement privé de nature à
affecter la réputation du service et qui a retenti sur la
manière de servir de l’agent.
-
congés.
-
pièces financières et comptables.
-
correspondance de l’agent et lettres qui lui sont
adressées ; lettres adressées par des tiers.
-
dossier disciplinaire : le rapport de saisine du Conseil de
discipline, les arrêtés de sanction disciplinaire et les
pièces relatives à la procédure disciplinaire.
- les pièces relatives à des procédures contentieuses telles que
requêtes et mémoires
- Les sanctions :
Le blâme est effacé au bout de 3 ans si aucune sanction n’est
intervenue dans cette période.
Pour les autres sanctions, le fonctionnaire qui n’a pas été exclu
des cadres peut demander leur effacement au bout de 10 ans
La sanction amnistiée doit disparaître du dossier : seule la
mention de la sanction doit être obligatoirement effacée, non
celle des faits qui l’ont entraînée
-Les bordereaux de transmission
-Les doubles
-Les notes internes au service
-5-
concernant
III - Accès au dossier individuel
La communication est obligatoire :
- en cas de procédure disciplinaire
Le fonctionnaire ou l’agent non titulaire a droit à la communication de l'intégralité de son dossier
individuel et de tous les documents annexes.
L'administration doit l’informer de son droit à communication du dossier.
L’intéressé peut autoriser son défenseur à en prendre connaissance, il doit à ce titre lui donner un
mandat sauf s’il s’agit d’un avocat ; un délai suffisant doit lui être laissé.
Le non-respect de la règle de communication du dossier ou la communication d’un dossier incomplet -si
la sanction a été prise sur la base de pièces autres que celles figurant au dossier communiqué- est
susceptible d’entraîner l’annulation de la sanction disciplinaire pour vice de forme et de procédure.
- préalablement aux mesures prises en considération de la personne : (licenciement pour
inaptitude professionnelle, pour inaptitude physique, mutations d’office…)
L’obligation de communiquer le dossier ne s’applique pas en cas de licenciement pour insuffisance
professionnelle à l’issue de la période de stage car l’agent se trouve dans une situation provisoire et
probatoire.
La suspension de fonctions ne fait pas partie des mesures pour lesquelles le fonctionnaire concerné doit
être mis à même de consulter son dossier, il en est de même en cas d’abandon de poste.
- de façon permanente dans le cadre du droit d’accès aux documents administratifs :
Tout agent public a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi.
En dehors de la procédure disciplinaire, c’est la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 qui s’applique : il est
possible à tout agent public de consulter son dossier accompagné d’un tiers (éventuellement) et d’en
demander des copies à l’exception du bulletin n°2 du casier judiciaire (la reproduction n’en est pas
autorisée). L’intéressé n’a pas à fournir les motifs de sa demande de communication.
« L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités
techniques de l'administration :
a) Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;
b) Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la
délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou
compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur.
c) Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme
électronique. »
Si le document est communicable et que l’intéressé accepte d’acquitter les frais de copie, l’administration
est tenue de délivrer la copie demandée sans pouvoir se limiter à inviter la personne à venir consulter le
document sur place ; elle peut être envoyée au domicile de l’intéressé s’il a payé par avance les frais y
compris les frais d’expédition postale.
Si le volume de documents est important, l’administration peut valablement refuser d’adresser des copies
et inviter à consulter sur place en laissant à l’intéressé la possibilité de copier ceux d’entre eux qu’il aura
sélectionnés.
La communication peut porter sur le dossier de carrière et sur le dossier tenu par le service affectataire. Il
est préconisé de faire émarger et dater par l’agent le dossier consulté, les copies délivrées seront
mentionnées. Le dossier peut être communiqué à un avocat ou à un tiers ayant un mandat exprès.
Les membres de la Commission administrative paritaire pour les agents dont la situation relève de leur
examen doivent pouvoir consulter toutes les pièces et documents nécessaires à l’accomplissement de leur
mission dans la mesure strictement nécessaire à celle-ci.
-6-
Il est vivement conseillé qu’un représentant de l’administration soit présent lors de cette consultation .
L’agent a le droit de formuler des observations qui sont consignées en annexe du document concerné ;
l’administration ne peut pas modifier le contenu du dossier à la demande de l’agent sauf dans le cas où la
loi l’oblige à éradiquer certaines mentions (opinion ou appartenance religieuse, philosophique, politique
ou syndicale du fonctionnaire) ou pour ajouter des pièces qui devraient normalement y figurer.
Le refus de communication d’un document peut être explicite ou tacite :
En cas de refus explicite celui-ci doit être notifié au demandeur par une décision écrite et motivée
comportant l’indication des voies et délais de recours.
A l’expiration d’un délai d’un mois, le silence gardé par l’autorité compétente vaut refus. (une demande
qui n’est pas entièrement satisfaite équivaut à un refus).
Le demandeur a deux mois pour saisir la CADA (2) par lettre, télécopie ou procédé électronique avec la
copie de la décision de refus de communication ou de la demande restée sans réponse ;
L’avis de la CADA est notifié au demandeur et à l’autorité administrative qui n’est pas liée par cet avis.
L’autorité administrative est tenue d’informer la CADA dans le mois qui suit la notification de la suite
qu’elle donne à l’avis.
Si l’administration persiste, le nouveau refus se substitue à l’ancien ; c’est lui qui est susceptible de
recours pour excès de pouvoir (refus implicite après deux mois à partir de l’enregistrement de la
demande à la CADA).
Dans le cadre d’une procédure disciplinaire, le refus de communiquer le dossier pourra être invoqué à
l’appui d’un recours dirigé contre la sanction infligée.
IV - Archivage :
Les dispositions relatives à l’archivage sont énoncées par la circulaire n°FP/3 1821 du 20 octobre 1993 :
Toute administration est légalement tenue de conserver les dossiers qu'elle reçoit et qu'elle produit dans
l'exercice de ses attributions réglementaires.
La conservation et l’archivage des dossiers répondent à la fois à un impératif de gestion notamment à
l’égard des fonctionnaires dont les droits peuvent être établis et validés à partir de documents
susceptibles d’apporter une présomption de preuve, et à la nécessité de constituer une documentation
historique et de recherche.
Le moment du versement du dossier de carrière se fera :
-
au départ de l'agent, tous motifs confondus (retraite, démission, décès, ou si l'agent a été rayé des
cadres) ou quelques années après ;
après la liquidation de la pension de l’intéressé ou de ses ayants cause (trois à cinq ans après).
La circulaire préconise le versement aux archives des seuls dossiers de carrière, le cas échéant, fusionnés
avec les dossiers de pension.
Les services devront verser les dossiers par ordre alphabétique, même si les versements sont faits par
tranches chronologiques.
_________________________________________________________________________
(2) Le refus ne peut être déféré directement au juge de l’excès de pouvoir : la saisine de la CADA est un préalable obligatoire.
-7-
Le dépôt aux archives publiques des documents administratifs communicables ne fait pas obstacle au
droit à communication à tout moment desdits documents.
Ainsi, Le fonctionnaire en retraite a le droit de consulter son dossier qui est archivé.
La circulaire précitée définit pour les dossiers et documents une durée d'utilité administrative (DUA)
qui constitue le temps de conservation minimal des documents dans le service producteur.
Certains documents doivent être conservés indéfiniment.
Certains documents peuvent être intégralement détruits sous la responsabilité du service compétent des
archives.
Certains documents doivent être triés sous la responsabilité du service compétent des archives, la
réalisation matérielle étant effectuée par les services de gestion du personnel.
Les documents qui sont parvenus à l'expiration de leur délai de conservation et qui sont à conserver sans
limitation de durée, intégralement ou partiellement doivent faire l'objet de versement aux Archives.
Le dossier de carrière a une durée d’utilité administrative de 90 ans à compter de la date de naissance ; il
fait ensuite l’objet d’un tri pour son versement aux archives.
Certains documents contenus dans les dossiers ont une durée d’utilité administrative plus limitée.
-8-
v Production des comptes financiers des EPLE à la chambre
régionale des comptes :
Conformément à l’article L. 231-1 du code des juridictions financières « les comptables sont tenus de
produire leurs comptes devant la chambre régionale des comptes dans les délais
prescrits par les règlements », ce qui constitue une reprise des dispositions déjà prévues à l’article
57 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique qui
précise que « les comptes des organismes publics sont produits au juge des comptes dans
les délais déterminés pour chaque catégorie d’organismes publics. En cas de retard, des
amendes peuvent être infligées aux comptables par le juge des comptes ».
En application des dispositions des articles L. 231-10, L. 131-7 et D. 131-38 du code des juridictions
financières, le comptable qui n’a pas rendu les comptes financiers de l’EPLE dans les délais prévus par
l’article 55 du décret n° 85-924 du 30 août 1985 modifié, c’est à dire au 30 octobre de l’année qui
suit l’exercice en question, peut être condamné à une amende pour retard.
Cette amende est prononcée par la chambre régionale des comptes à l’encontre de l’agent comptable en
fonction à la date réglementaire de dépôt des comptes.
Actuellement, le taux de l’amende est doublement plafonné, d’une part, pour les comptes non rendus
au titre d’un même exercice, par le montant mensuel du traitement brut afférent à l’indice
nouveau majoré 250 de la fonction publique (article L.131-7 du code des juridictions financières,
applicable aux chambres régionales des comptes en vertu des dispositions de l’article R.231-32) soit
1.133,56 euros au 1er janvier 2008 et, d’autre part, par le montant de 22,00 euros par compte
et par mois de retard (article D. 131-38 du même code, dans la mesure où il ne s’agit pas de
comptables principaux de l’Etat, mais de comptables d’établissements publics locaux).
Un projet de loi, modifiant entre autres les taux et le plafond des amendes, adopté en conseil des
ministres du 26 mars 2008 va être très rapidement soumis au Parlement .
Le juge des comptes module, en général, le taux de cette amende en fonction des circonstances ou des
difficultés spécifiques du poste comptable.
Les textes :
n Code des juridictions financières
o Article L231-10
Modifié par Loi n°96-314 du 12 avril 1996 - art. 69 ()
La chambre régionale des comptes peut condamner les comptables à l'amende pour retard dans la
production de leurs comptes et dans les réponses aux injonctions qui ont été formulées à leur encontre
dans les conditions fixées, pour la Cour des comptes, par les articles L. 131-6, L. 131-6-1, L. 131-7, L. 13110 et L. 131-12.
o Article L131-7
Créé par Loi 94-1040 1994-12-02 jorf 6 décembre 1994
Le taux maximum de l'amende pouvant être infligée à un comptable qui n'a pas produit ses comptes
dans le délai réglementaire ainsi que le taux maximum de l'amende pouvant être infligée à un
comptable pour retard dans les réponses aux injonctions formulées lors d'un jugement sur ses comptes
sont fixés par voie réglementaire dans la limite, pour les comptes d'un même exercice, du montant
mensuel du traitement brut afférent à l'indice nouveau majoré 250 de la fonction publique.
-9-
o Article D131-38
Modifié par Ordonnance n°2000-916 du 19 septembre 2000 - art. 1 (V)
Dans la limite fixée pour les comptes d'un même exercice par l'article L. 131-7, le taux maximum de
l'amende pouvant être infligée à un comptable public ne relevant pas de l'article précédent et dont les
comptes sont soumis à l'apurement juridictionnel, pour retard dans la production de ses comptes, est
fixé à 22 euros par compte et par mois de retard.
n Décret n°85-924 du 30 août 1985 relatif aux établissements publics locaux
d'enseignement.
•
TITRE II : Organisation financière.
o Article 55
Modifié par Décret n°2007-1276 du 27 août 2007 - art. 7 ()
A la fin de chaque exercice, l'agent comptable en fonction prépare le compte financier de l'établissement
pour l'exercice écoulé.
Le compte financier comprend :
- la balance définitive des comptes ;
- le développement, par chapitre, des dépenses et des recettes budgétaires ;
- le tableau récapitulatif de l'exécution du budget ;
- les documents de synthèse comptable ;
- la balance des comptes des valeurs inactives.
Le compte financier est visé par l'ordonnateur qui certifie que le montant des ordres des dépenses et des
ordres de recettes est conforme à ses écritures.
Avant l'expiration du quatrième mois suivant la clôture de l'exercice [soit au plus tard le 30
avril N+1], le conseil d'administration arrête le compte financier après avoir entendu l'agent comptable.
Le compte financier accompagné éventuellement des observations du conseil d'administration et de
celles de l'agent comptable est transmis à la collectivité de rattachement et à l'autorité académique
dans les trente jours suivant son adoption [soit au plus tard le 30 mai N+1].
L'agent comptable adresse le compte financier susmentionné et les pièces annexes nécessaires, avant
l'expiration du sixième mois suivant la clôture de l'exercice [soit au plus tard le 30 juin N+1],
au comptable supérieur du Trésor territorialement compétent qui, après l'avoir mis en état d'examen, le
transmet à la chambre régionale des comptes avant l'expiration du dixième mois suivant la
clôture de l'exercice [soit au plus tard le 31 octobre N+1].
- 10 -
v La LOLF et les subventions Etat allouées aux EPLE :
Programme 0141 – « Enseignement scolaire public du 2nd degré ».
q
La dotation globalisée concerne les dépenses suivantes :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
q
Les manuels scolaires en collège, en E.R.E.A et en lycée professionnel pour les
élèves de DP6,
Les ouvrages pédagogiques à usage collectif en lycée professionnel,
La redevance pour les droits de reprographie, conformément au protocole
d’accord du 17 mars 2004,
Les carnets de correspondance en collège,
Le remboursement des frais de stages en entreprise pour les élèves préparant
une formation professionnelle qualifiante et diplômante,
Les logiciels à usage exclusivement pédagogique,
Les actions pédagogiques liées au projet d’établissement, y compris les actions
de l’éducation prioritaire,
Les actions liées à l’éducation artistique et culturelle (atelier, Espace Rencontre
avec l’œuvre d’Art (EROA),
L’Enseignement artistique optionnel dans les lycées.
Les subventions spécifiques :
•
•
•
•
•
•
La subvention attribuée dans le cadre des relations internationales,
La subvention pour la maintenance des matériels informatiques et des
machines-outils,
La subvention pour l’achat de matériel informatique et pédagogique,
La subvention pour la rénovation des enseignements en lycée et lycée
professionnel,
La subvention pour les actions de la Mission Générale d’Insertion,
La subvention pour les ateliers relais.
Programme 0230 – « Vie de l’élève ».
q
La dotation globalisée concerne les dépenses suivantes :
•
•
q
Fonds social collégien et lycéen
Fonds social des cantines
Les subventions spécifiques :
§
§
§
§
L ‘Education à la santé et à la citoyenneté
Le fonds de vie lycéenne
Les actions d’animations dans les lycées
L’école ouverte
Programme 0214 – « Soutien de la politique de l’éducation nationale ».
q
Les subventions pour frais d’examens
L’imputation des subventions Etat en classe 4.
Conformément à la note de service rectorale du 20 décembre 2006, ces subventions sont
enregistrées dans les subdivisions du compte 44118 « autres subventions Etat » :
Ø Les subventions du programme 0141
:
compte 441181
:
compte 441182
:
compte 441183
- 11 -
L’utilisation des reliquats de crédits Etat issus des dotations globalisées
(programmes 0141 et 0230) constatés à la clôture de l’exercice.
Si la décision initiale de ventilation des crédits, autorisée par le conseil d’administration,
n’est pas modifiée, l’utilisation des reliquats sur l’exercice suivant relève d’une décision du
chef d’établissement (DBM de type 28 dans GFC).
Si le chef d’établissement propose une modification de la ventilation initiale, celle-ci relève
alors d’une délibération du conseil d’administration (DBM de type 38 dans GFC).
La réaffectation des reliquats constatés ne peut être envisagée qu’à l’intérieur d’un même
programme. Il n’y a pas de fongibilité entre les programmes.
Cas particuliers des reliquats de crédits « M.G.I » et « Ecole ouverte » :
Ils ne peuvent être réaffectés que lorsque l’établissement est sorti du dispositif
et avec l’accord express des services académiques.
- 12 -
Comptabilité générale
- 13 -
v Vérification manuelle du compte financier :
L’examen des comptes financiers met toujours en évidence certaines anomalies qui pourraient être
aisément évitées par une vérification manuelle préalable à la transmission du compte aux différentes
autorités chargées du contrôle (autorité académique – collectivité territoriale de rattachement – chambre
régionale des comptes).
Contrôles sur chiffres
1 - Pièce n° 14 "situation à la clôture de l'exercice" :
Vérifier la reprise de la situation des réserves après affectation du résultat de
l'exercice N-1 [ligne : rappel du total (compte 106xx)] avec les soldes créditeurs (passif) des comptes
106xx sur la balance définitive des comptes du grand livre (pièce n° 2 - page 1).
La différence éventuellement constatée peut provenir du fait que les virements entre
comptes 106XX relatifs à des achats de biens immobilisés sur l’exercice ou sur des exercices antérieurs et
financés par des services spéciaux n’ont pas été effectués en comptabilité générale.
2 - Pièce n° 5 "exécution du budget" :
page 1 : calculer le résultat du service général et de chacun des services spéciaux
[montant net des recettes moins montant net des dépenses]. La somme algébrique de ces
résultats doit correspondre à l’excédent ou au déficit de l’exercice, au solde du compte
120 ou du compte 129 de la balance définitive et au résultat repris sur la pièce n° 14
[colonne variation de l’exercice (8)].
page 2 : vérifier que la variation du fonds de roulement [augmentation ou
diminution)] inscrite sur la pièce n° 5 "exécution du budget " est en égalité avec celle
figurant sur la pièce n° 13 "fonds de roulement de l'exercice et variation constatée au
cours de l'exercice ".
3 - Détermination du montant des acquisitions de biens immobilisables
financés sur le fonds de roulement :
pièce n° 4 "développement des produits - deuxième section : opérations en capital "
totaliser les montants nets des produits des comptes de racine 102 et 131 …
[c’est le total A].
pièce n° 3 "développement des charges - deuxième section : opérations en capital "
totaliser les montants nets des charges des comptes de racine 205, 215, 216 et
218 [c’est le total B].
TOTAL A - TOTAL B = Financement des acquisitions d’immobilisations
de l’exercice sur le fonds de roulement.
[à rapprocher de la ligne "réserves utilisées à des achats immobilisables " colonne "prélèvements sur réserves disponibles..." de la pièce n° 14].
- 14 -
pièce n° 14 : si le financement des biens immobilisables provient des réserves
disponibles d'un ou de plusieurs services spéciaux, vérifier sur la balance définitive que le
ou les virement(s) de ce ou ces service(s) vers le service général (compte 10681) a ou ont
été effectué(s).
S'il est préférable d'opérer ces virements sur l'exercice N, il est néanmoins
possible de régulariser la situation en exercice N+1.
pièce n° 14 : la variation de l'exercice en moins des "réserves utilisées à des achats
immobilisables " correspond aux sorties de l’inventaire de biens financés, à l'origine, sur
le fonds de roulement.
Cette somme se retrouve de la façon suivante :
[Total net des mandats au chapitre D / compte 675] moins [total net des
recettes au chapitre 77 / compte 777] moins [total des sorties d'inventaire
concernant le ou les comptes de racine 102 figurant sur le feuillet n°3 de la
pièce n° 14].
pièce n° 14 : déterminer la valeur des réserves disponibles du service général et de
chacun des services spéciaux et l'inscrire dans la colonne "situation à la clôture de
l'exercice N ".
Le total des réserves disponibles de tous les services augmenté des dépôts et
cautionnements versés et éventuellement des provisions pour risques et charges
(comptes 151 – 157 - 158) et des amortissements des immobilisations (comptes
280 et 281) doit correspondre au fonds de roulement de l'exercice figurant sur la
pièce n° 13.
4 - équilibre clase 1 - classe 2 (bilan de sortie) :
classe 1 :
+
Total des comptes de racine 102 (passif)
Total des comptes de racine 131 (passif)
+
Total des réserves immobilisées (pièce n° 14)
classe 2 :
Total des comptes de racine 205 - 215 - 216 - 218 (actif)
Si une différence existe, faire le contrôle avec les bilans d'entrée afin de localiser
l’origine de celle-ci.
- 15 -
v Anomalies relevées lors de l’examen des comptes financiers :
L’examen des comptes financiers de l’exercice 2006 a mis en •vidence quelques anomalies
d’origine comptable. Les modalit•s € mettre en •uvre pour les r•gulariser sont d•taill•es cidessous.
1 – un ordre de recette a été effectué au chapitre ZR/compte 131xx pour le
montant total de la subvention allouée au lieu du montant réel de la dépense
effectuée :
exemple : Achat d’un micro-ordinateur (1.830,00 €) financé par une subvention spécifique du conseil
régional (2.000,00 €).
La dépense a été comptabilisée au chapitre ZD/compte 2183 pour 1.830,00 €.
La recette a été comptabilisée au chapitre ZR/compte 1312 pour 2.000,00 € par le débit du compte
44128.
a)
régularisation sur le même exercice :
- Réduction de recette au chapitre ZR/compte 1312 pour 170,00 € par le crédit du compte
44128.
b)
régularisation sur l’exercice suivant :
-
DBM de type 32 [prélèvement sur fonds de roulement)] : ouverture de crédit au chapitre
ZD/compte 1312 pour 170,00 €.
Mandat au chapitre ZD/compte 1312 par le crédit du compte 4042 pour 170,00 €.
Virement de comptes : débit 4042 – crédit 44128 pour 170,00 €.
-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-
2 – une sortie d’un bien de l’inventaire financé sur le fonds de roulement a donné
lieu à tort à un mandat au chapitre ZD/compte 1391 et à un ordre de recette au
chapitre 77/ compte 777 :
exemple : Sortie d’un ordinateur (1.830,00 €) financé sur le fonds de roulement.
Un mandat a été émis à tort au chapitre ZD/ compte 1391 pour 1.830,00 €.
Le compte 1391 présente un solde débiteur sur la balance définitive.
Un ordre de recette a été émis à tort au chapitre 77/ compte 777 pour 1.830,00 €.
a)
-
Ordre de reversement au chapitre ZD/compte 1391 pour 1.830,00 € par le débit du
compte 4042.
Réduction de recette au chapitre 77/compte 777 pour 1.830,00 € par le crédit du compte
4632.
Virement de comptes : débit 4632 – crédit 4042 pour 1.830,00 €.
- 16 -
b)
-
-
DBM de type 32 [prélèvement sur le fonds de roulement] : ouverture de crédit au
chapitre D/compte 6583 pour 1.830,00 € [annulation de l’ordre de recette au compte
777 émis sur un exercice antérieur].
Mandat au chapitre D/compte 6583 par le crédit du compte 4662 pour 1.830,00 €.
Ordre de recette d’ordre au chapitre ZR/compte 1391 par le débit du compte 4662 pour
1.830,00 €.
Lors de l’élaboration de la pièce n°14 du compte financier N+1 [colonne : reprise de la
situation à la clôture de l’exercice N-1], il faut augmenter les réserves disponibles du
service général de 1.830,00 € et diminuer les réserves utilisées à des achats
immobilisables de 1.830,00 €, car sur l’exercice N, du fait de l’égalité 675-777, le logiciel
n’a pas opéré ce transfert.
L’augmentation des réserves disponibles est fictive, puisqu’elle sera annulée par le mandat
d’ordre imputé au compte 6583 lors de l’affectation du résultat de l’exercice dans les comptes
de réserves.
3 - une sortie d’un bien de l’inventaire financé par un compte de racine 102 a
donné lieu à tort à un mandat au chapitre ZD/compte 1391 et à un ordre de recette
au compte 777 :
exemple : Sortie d’un micro-ordinateur (1.830,00 €) financé par un compte de racine 102.
Un mandat a été émis à tort au chapitre ZD/compte 1391 pour 1.830,00 €.
Un ordre de recette a été émis à tort au chapitre 77/compte 777 pour 1.830,00 €.
a)
-
b)
Ordre de reversement au chapitre ZD/compte 1391 pour 1.830,00 € par le débit du
compte 4042
Réduction de recette au chapitre 77/compte 777 pour 1.830,00 € par le crédit du compte
4632
Virement de comptes : débit 4632 – crédit 4042 pour 1.830,00 €.
-
DBM de type 32 [prélèvement sur le fonds de roulement] : ouverture de crédit au
chapitre D/compte 6583 pour 1.830,00 € [annulation de l’ordre de recette au compte
777 émis sur un exercice antérieur].
Mandat au chapitre D/compte 6583 par le crédit du compte 4662 pour 1.830,00 €.
Ordre de recette d’ordre au chapitre ZR/compte 1391 par le débit du compte 4662 pour
1.830,00 €.
Un virement : débit 102x – crédit 10681 pour 1.830,00 € doit être effectué puisque
l’égalité 675-777 sur l’exercice N n’a pas proposé ce virement lors de l’élaboration de la
pièce n° 14.
- 17 -
4 – un ordre de recette a été émis à tort, en première section, sur l’exercice N :
régularisation sur l’exercice N+1 :
-
DBM de type 32 [prélèvement sur le fonds de roulement] : ouverture de crédit au compte
6583, 6683 ou 67182 du service concerné selon la nature de la recette constatée à tort en
N-1 [produits de gestion courante – produits financiers – produits exceptionnels].
-
Mandat d’ordre au compte 6583 , 6683 ou 67182 du service concerné [chapitre D pour le
service général] par le crédit du compte 4662.
-
Virement de comptes pour solde du compte 4662 en débit par le crédit du compte de
classe 4 concerné par l’ordre de recette émis à tort sur l’exercice N [dans les cas prévus
par la nomenclature, utiliser le compte « exercices antérieurs » exemple 4631].
5 – un mandat a été émis à tort, en première section, sur l’exercice N :
régularisation sur l’exercice N+1 :
-
Ordre de recette d’ordre au compte 7583, 7683 ou 77182 du service concerné, selon la
nature de la dépense constatée à tort en N-1, par le débit du compte 4632 [charges de
gestion courante – charges financières – charges exceptionnelles].
-
Virement de comptes pour solde du compte 4632 en crédit par le débit du compte de
classe 4 concerné par le mandat émis à tort sur N [dans les cas prévus par la
nomenclature, utiliser le compte « exercices antérieurs » exemple 4011, 4661 …].
- 18 -
v
La régie de recettes
les encaissements du régisseur et le transfert à l'agent comptable.
Exercice 2008
:
Le lycée A est siège de l'agence comptable
-
Le collège B est l'établissement rattaché.
Etablissement rattaché
545
4715
4713
1
100
100
2
200
200
3
300
300
4
400
5
200
Agence comptable
4112
5132
5112
1
2
3
4
5
6
7
452
400
200
6
7
531
200
600
100
200
500
le régisseur encaisse en chèque la vente de tickets repas commensaux pour 100 €uros.
le régisseur encaisse en numéraire des produits scolaires sur les familles pour 200 €uros.
le régisseur encaisse en chèque des produits scolaires sur les familles pour 300 €uros.
les chèques sont transmis directement par le régisseur sur le compte DFT de l'établissement rattaché.
le numéraire est transmis par le régisseur à l'agent comptable de l'agence.
l'agent comptable réceptionne les espèces et toutes les pièces justificatives des encaissements pour vérification.
imputation par l'agent comptable des encaissements dans les différents comptes de classe 4 après vérification.
NB : le compte 5112 dans l'établissement rattaché sera soldé lors de la réception de l'avis d'opération Trésor constatant le crédit sur le
compte de dépôt de fonds.
- 19 -
le dépôt du numéraire de la régie par l'agent comptable sur le compte DFT de l'établissement rattaché.
Exercice 2008
:
-
5151
Agence comptable
585
5132
……. reprise des soldes …….
531
[ 200 ]
1
200
2
200
200
3
1
2
3
452
[ 200 ]
200
200
200
sortie du numéraire du coffre de l'agence comptable et dépôt à la Trésorerie.
écriture d'équilibre 5132 / 452 dans la comptabilité de l'établissement rattaché.
réception de l'avis d'opération Trésor de l'établissement rattaché : le compte DFT est crédité des 200 €uros.
NB : le régisseur peut effectuer lui même le dépôt du numéraire sur le compte DFT de l'établissement rattaché. Dans ce cas, il n'y a
aucune opération retracée dans la comptabilité de l'agence comptable. Dans la comptabilité de l'établissement rattaché, le compte 545
sera crédité par le débit du compte 585 lors du dépôt du numéraire à la Trésorerie ; le compte 585 sera soldé (opération en crédit) par le
débit du compte 5151 lors de la réception de l'avis d'opération Trésor.
- 20 -
v
La régie d'avance
la régie d'avance est alimentée par le compte DFT de l'établissement rattaché.
Exercice 2008
:
-
543
4723
5151
585
1
2
5159
100
100
100
90
100
90
5
90
6
90
90
90
1
2
3
4
5
6
7
8
9
90
90
90
9
90
90
7
8
4012
100
3
4
classe 6
100
90
émission d'un chèque sur le compte DFT de l'établissement rattaché pour un retrait d'espèces.
prise en charge du numéraire par le régisseur d'avance.
réception par le comptable de l'avis d'opération Trésor : le compte DFT de l'établissement rattaché est débité des 100 €uros.
constatation des menues dépenses effectuées dans le cadre de la régie d'avance et transmission des pièces justificatives au comptable.
mandatement des menues dépenses après vérification et prise en charge par l'agent comptable.
écriture d'ordre pour solde des comptes 4012 et 4723.
nouveau retrait d'espèces afin de reconstituer l'avance du régisseur.
reconstitution de l'avance du régisseur à hauteur de 100 €uros.
réception par le comptable de l'avis d'opération Trésor : le compte DFT de l'établissement rattaché est débité des 90 €uros.
- 21 -
la régie d'avance est alimentée par un transfert d'espèces en provenance de la caisse de l'agence comptable qui a été
abondée par des encaissements directs concernant l'EPLE rattaché.
Exercice 2008
:
-
543
4723
5132
classe 6
Agence comptable
4012
4521
…….
….. reprise des soldes …….
..[ 400 ]
1
2
3
100
100
90
90
90
5
1
3
4
5
100
100
4
2
531
[ 1200 ]
90
90
90
sortie du numéraire de la caisse de l'agence comptable et transfert sur la régie d'avance de l'établissement rattaché.
réception des fonds dans l'établissement rattaché et alimentation de la régie d'avance.
constatation des menues dépenses effectuées dans le cadre de la régie d'avance et transmission des pièces justificatives au comptable.
mandatement des menues dépenses après vérification et prise en charge par l'agent comptable.
écriture d'ordre pour solde des comptes 4012 et 4723.
- 22 -
v Le suivi et la régularisation du solde débiteur constaté au compte
275 "dépôts et cautionnements versés » :
La circulaire n° 91-132 du 10 juin 1991 dite « annexe technique » à la circulaire n° 88-079 du 28 mars
1988 portant sur l’organisation économique et financière des établissements publics locaux
d’enseignement modifiée par la circulaire n° 93-885 du 12 juillet 1993 (RLR 363-1) donne la
définition suivante du compte 275 « dépôts et cautionnements versés » :
« Le compte 275 qui enregistre les dépôts et cautionnements versés par l’établissement demeure un compte « hors
budget ». Il est débité (versement – ordre de paiement de l’ordonnateur) ou crédité (remboursement)
par le crédit ou le débit du compte de disponibilité intéressé (classe 5) »
Le compte 275 enregistre donc à son débit la caution versée par l’établissement qui constitue un
dépôt de garantie permettant de couvrir la mise à disposition par un tiers d’un matériel ou d’une
prestation au bénéfice de l’établissement.
La caution est remboursée par le tiers à l’établissement lorsque ce dernier restitue le matériel ou lorsque la prestation
cesse.
Le compte 275 ne peut donc présenter qu’un solde nul ou débiteur.
La seule contrepartie du compte 275 est un compte de trésorerie. Ce dispositif n’engendre aucune opération
budgétaire, ni lors de la constitution, ni lors de la restitution de la caution.
Néanmoins , on constate parfois, lors de l’examen des comptes financiers, que le compte 275 présente un solde
débiteur dont l’origine ne relève pas d’une caution versée mais de charges constatées d’avance sur un
exercice et qui n’ont pas été régularisées sur les exercices suivants [cf. note d’information n° 2004/3 de juin 2004
pages 12 à 14] : le compte 275 a été débité à tort, au lieu du compte 486, lors du paiement de la totalité de la charge
au fournisseur par le crédit d’un compte de trésorerie. Les mandats répartissant la charge sur les exercices suivants
et le virement du débit du compte 4012 vers le crédit du compte 275 n’ont pas été comptabilisés.
En régularisation, il convient donc de mandater sur l’exercice en cours, au chapitre et au compte
intéressé, le montant laissé en solde débiteur au compte 275 [classe 6 / 4012 ] et de procéder à un
virement pour solde du compte 275 [4012 / 275].
Il peut en être de même pour des « avances sur consommations » versées à EDF ou GDF par les établissements
avant la mise en place des prélèvements automatiques sur les comptes de dépôt de fonds au Trésor : là aussi, le
compte 275 présente un solde débiteur non significatif ayant pour origine une erreur de comptabilisation : le
solde débiteur du compte 275 provient du fait que la restitution de la caution par EDF ou GDF a fait l’objet , sur une
facture, d’une réduction du montant à payer . Le mandat a été établi pour le « net à payer » alors qu’il aurait
fallu mandater le « brut », correspondant au coût réel des consommations constatées, payer le « net » et
transférer par un virement de compte la différence (c’est à dire la restitution de l’avance sur consommation) au
crédit du compte 275.
En régularisation, il appartient à l’ordonnateur de proposer au comptable un mandat d’ordre,
correspondant au solde débiteur du compte 275, imputé au chapitre et au compte par nature
intéressé [chapitre B – compte 60611 ou 60612].
275
1
350
classe 5
…..
60611
2
1 050
3
1 050
4
5
1
2
3
4
5
4012
……. reprise des soldes …….
1 050
1 050
350
350
350
350
reprise du solde débiteur au compte 275 représentant l'avance sur consommation versée antérieurement à EDF.
mandatement de la facture EDF pour 1.050 € : [montant brut de la dépense = 1.400 €] - [restitution de l'avance = 350 €].
paiement de la facture à EDF pour 1.050 €.
régularisation du solde débiteur du compte 275 : mandatement de la "restitution d'avance" déduite à tort de la facture.
régularisation du solde débiteur du compte 275 : virement pour solde des comptes 4012 et 275.
- 23 -
...divers … divers …
...divers … divers...
- 24 -
… nouvelles brèves … nouvelles brèves …nouvelles brèves …
1 – Guide d’exploitation des données extractibles depuis « GFC » avec un
tableur de type Excel.
Un gestionnaire comptable d’EPLE de l’académie d’Amiens a mis en ligne sur l’intranet de la division des
affaires financières du ministère – bureau DAF / A3 - un document intitulé « guide d’exploitation
des données extractibles depuis GFC avec un tableur de type Excel ».
Ce document peut être consulté et édité à l’adresse suivante :
http://idaf.pleiade.education.fr/fichiers/pageframe.htm
Utilisateur :
« ven »
Mot de passe :
« zen »
Rubrique :
« Kiosque des académies »
Cliquez sur l’académie d’Amiens.
2 – Candidature ou offre non retenue dans le cadre d’un marché public.
Suite à des difficultés rencontrées par quelques établissements avec des sociétés dont la candidature ou
l’offre n’a pas été retenue dans le cadre d’un marché public, il est conseillé d’utiliser, pour les lettres aux
candidats non retenus, y compris pour des contrats simples, le courrier type du ministère de l’économie,
des finances et de l’industrie.
Ce document type contient une formule sur les délais et voies de recours et donne aux courriers des
candidats non retenus un côté « officiel ».
Ce document, joint en annexe 1 - page 32, est disponible sur l’intranet du Minefi à l’adresse suivante :
http://www.minefe.gouv.fr/themes/marches_publics/formulaires/index.htm
A cette page cliquer (1 clic) sur[Formulaires pour les acheteurs publics]
Puis sur [Formulaires non obligatoires proposés pour la passation des marchés]
Puis sur [Notification des marchés]
Cliquer sur [NOTI1]
- 25 -
- annexe 1 Document facultatif
1
NOTI-1
MARCHES PUBLICS
LETTRE RELATIVE AUX CANDIDATURES OU OFFRES NON RETENUES
A. Identification de l’acheteur et du candidat
NOTI-1
Acheteur (Nom, Adresse, Direction, Sous-direction, Bureau, Télécopie, Téléphone, Courriel)
Candidat destinataire :
Avis d’appel public à la concurrence du : .................
Objet de la prestation :
B. Lettre
NOTI-1
A
, le
Comme suite au dépouillement de l’appel public à la concurrence cité en référence, j’ai le regret de vous faire
connaître que :
votre candidature n’a pas été retenue.
votre offre n’a pas été retenue.
n Echantillon
sans objet
conformément au règlement de la consultation, votre échantillon sera (rayer les mention inutiles) - détruit - rendu conservé . La personne à contacter est :
Nom :
Téléphone :
n Pièce jointe
sans objet
un pli complet non ouvert
une seconde enveloppe intérieure non ouverte
C. Délais et voies de recours
NOTI-1
"Le candidat peut, s'il le souhaite, exercer un recours contentieux dans un délai de deux mois à compter de la notification de la présente "lettre
relative aux candidatures ou offres non retenues", en l'espèce l'imprimé "NOTI 1", devant le tribunal administratif compétent".
Signature
Date de mise à jour : 10/03/2005
1
Document disponible à l’adresse suivante : http://www.minefi.gouv.fr « Espace marchés publics »
- 26 -
3 – Les conventions de mandat passées par les collectivités et
établissements publics locaux.
Le ministre de l'intérieur, de l'outre-mer et des collectivités territoriales et le ministre du budget, des
comptes publics et de la fonction publique ont publié une circulaire conjointe le 8 février 2008 sur "les
conventions de mandat passées par les collectivités et établissements publics locaux".
Cette circulaire rappelle le cadre juridique des conventions passées par les collectivités et établissements
publics locaux lorsqu’elles portent sur l’exécution de leurs dépenses et/ou de leurs recettes qui relève de
la compétence exclusive de leur comptable public sauf exceptions fixées par la loi.
Cette circulaire est accompagnée de deux annexes. L'annexe 1 fait le point sur le régime des conventions
de mandat et l'annexe 2 est un avis du Conseil d'Etat (section des finances), qui était saisi par le premier
ministre. Il apporte d'intéressantes précisions sur les conditions de l'intervention de mandataires pour
les collectivités territoriales ou les établissements publics. Il y est également rappelé que lorsqu'une
convention de mandat est signée entre une collectivité locale et un mandataire, le comptable n'a pas à
signer celle-ci. Il est toutefois nécessaire qu'il soit "mis en mesure d’émettre un avis préalable à la
conclusion de la convention, afin de s’assurer notamment des stipulations conventionnelles relatives à la
reddition des comptes du mandataire qu’il est tenu de contrôler avant leur intégration dans ses
écritures."
L'annexe 1 renvoie également à un guide appelé "subvention, marché public et délégation de service
public." Ce guide apporte des éléments de réponse à de nombreuses questions portant sur l'application
de normes relatives aux marchés publics, délégations de service public et aux divers concours financiers
qu'apportent les collectivités locales et les établissements publics aux différentes personnes morales de
droit public ou privé.
Cette circulaire et ses deux annexes sont consultable sur l’intranet de la DAF du ministère à la rubrique
EPLE – actualité de la semaine 14.
4 – Prise en compte du développement durable dans les marchés des
Etablissements Publics Locaux d'Enseignement.
L'article 5 du code des marchés publics prévoit que la nature et l'étendue des besoins des pouvoirs
adjudicateurs sont déterminés « en prenant en compte les objectifs de développement durable ».
Dès lors, il apparaît indispensable que les établissements publics locaux d'enseignement prennent en
compte les objectifs de développement durable dans la sphère de la commande publique.
Il convient alors de prendre en considération la notion de prix global et de cycle de vie du produit ou du
bien acquis, pour appliquer, dans l'analyse des offres, un critère de coût complet d'utilisation.
Par ailleurs, il est souhaitable que soit développée la pratique des achats durables entraînant un bénéfice
sociétal en réservant certains marchés ou lots d'un marché à des entreprises adaptées ou à des structures
employant des personnes handicapées comme l'autorise expressément l'article 15 du code des marchés
publics.
A ce titre, il convient de veiller tout particulièrement à la pleine utilisation des possibilités ouvertes par le
code des marchés publics, notamment dans ses articles 6, 14, 15, 45-II, 53-I-2° et 53-IV.
Enfin, la cellule d'information juridique aux acheteurs publics du ministère de l'économie, de l'industrie
et de l'emploi répond à toute question des EPLE relative à la passation des marchés publics. Cette cellule
est accessible à l'adresse suivante :
http://www.colloc.minefi.gouv.fr/colo_struct_marc_publ/cell_info.html
- 27 -
v
Questions … réponses … questions … réponses … questions … :
Question : Peut-on proposer au conseil d’administration une participation des
familles pour financer la réalisation d’objets confectionnés réalisés dans le cadre
de la technologie ?
Réponse : NON. La circulaire n° 2001-256 du 30 mars 2001 parue au BO n° 15 du 12
avril 2001 rappelle le principe de gratuité de l’enseignement : « L'article L. 132-2 du code de
l'éducation dispose que l'enseignement est gratuit pour les élèves des lycées et collèges publics.
En conséquence, aucune contribution ne peut être demandée aux familles pour le financement
des dépenses de fonctionnement administratif et pédagogique relatives aux activités
d'enseignement obligatoires des élèves.
Toute délibération contraire à ces dispositions qui serait adoptée par un quelconque conseil
d'administration ne saurait être appliquée. De telles délibérations seraient en effet illégales au
regard de la jurisprudence administrative et pourraient être contestées devant les tribunaux
administratifs ».
Néanmoins, rien n’empêche un EPLE de constater, aux comptes 70881 [service général] ou
701 [chapitre J1] une recette provenant de la vente des objets confectionnés par les élèves
dans le cadre de leur programme pédagogique. Il doit s’agir d’un achat volontaire, de la
famille des élèves ou d’autres acquéreurs, dont le prix de vente aura fait l’objet d’une
approbation préalable du conseil d’administration.
Question :
L’ordonnateur d’un EPLE peut-il décider de ne pas mettre en
recouvrement une créance d’un montant de 25 euros ?
Réponse : OUI. L’article 45 du décret n° 85-924 du 30 août 1985 modifié autorise
l'ordonnateur de l'EPLE à ne pas mettre en recouvrement les créances dont le montant initial
en principal n'atteint pas le montant fixé par le décret n° 97-775 du 31 juillet 1997 modifié,
soit actuellement 30 euros.
Il s'agit d'une faculté offerte à l'ordonnateur, et non d'une obligation de renoncer au
recouvrement, dont l'objectif est notamment de ne pas procéder à des actes (lettres de relance,
actes de poursuite) dont le coût serait disproportionné par rapport au produit attendu.
Il est précisé que cette disposition ne s'applique qu'aux droits constatés et en aucun cas aux
droits perçus au comptant (tickets de cantine, etc…).
Question : En cas d’insuffisance de trésorerie, comment et par qui sont choisies
les dépenses à régler en priorité ?
Réponse : L’insuffisance de trésorerie est un motif justifiant une suspension de paiement et le
cas échéant le refus du comptable de déférer à une réquisition de paiement émanant de
l’ordonnateur. Dans un tel cas, c’est à l’ordonnateur qu’il appartient de fixer l’ordre de priorité
des mandats à honorer selon les modalités précisées par l’ instruction DGCP n°94-118-M0
du 12 décembre 1994 relative au règlement des dépenses locales en cas d’insuffisance de
trésorerie.
A cette instruction est jointe la circulaire interministérielle du 25 novembre 1994 qui a
pour objet d’habiliter les ordonnateurs locaux à demander aux comptables de payer
partiellement un ou plusieurs mandats à hauteur des fonds détenus dans la caisse de la
collectivité territoriale ou de l’établissement public local.
- 28 -
Question : Quelle est la responsabilité de l’agent comptable lorsque le chef
d’établissement, en sa qualité d’ordonnateur, refuse de signer les actes de
poursuites soumis à son visa ?
Réponse : L’article 46 du décret n° 85-924 du 30 août 1985 modifié dispose que les
créances de l’établissement qui n’ont pu être recouvrées à l’amiable font l’objet d’états rendus
exécutoires par l’ordonnateur. L’agent comptable procède alors aux poursuites.
Par ailleurs, le paragraphe 41331 de la circulaire n° 88-079 du 28 mars 1988 (BO
hors série du 21 avril 1988) précise que si l’ordonnateur refuse son autorisation préalable de
poursuites pour l’ensemble ou certains seulement des redevables, le refus étant exprimé
par écrit, l’agent comptable est alors déchargé de toute responsabilité et peut présenter
immédiatement en non-valeurs les créances concernées.
L’absence de réponse de l’ordonnateur dans un délai d’un mois est assimilé à un refus
d’autorisation. L’ordonnateur peut également différer l’exécution des poursuites par un ordre
écrit qui suspend la responsabilité du comptable jusqu’à la reprise des poursuites.
En cas de refus ou de non-réponse, l’ordonnateur engage sa responsabilité.
Question : Quel est le taux des intérêts moratoires applicables en cas de retard
de paiement d’un marché ?
Réponse : 5,99 %, En application de l'article 98 du code des marchés publics et
conformément à l'article 5 du décret n°2002-232 du 21 février 2002, le taux des intérêts
moratoires est : "le taux de l'intérêt légal en vigueur à la date à laquelle les intérêts
moratoires ont commencé à courir, augmenté de deux points".
Question : Quel est le taux de l’intérêt légal pour l’année 2008 ?
Réponse : 3,99 %, conformément à l’article 1 du décret n° 2008-166 du 21 février 2008
fixant le taux de l’intérêt légal pour l’année 2008 paru au journal officiel n° 0046 du 23 février
2008 page 3216 [texte 16]. Il s'élevait à 2,05% en 2005 et à 4,26% en 2002.
Question : A quel compte doit-on enregistrer les versements effectués pour
alimenter une carte d’accès au restaurant scolaire dans le cadre d’une tarification
des repas à l’unité ?
Réponse : 4191. Ces versements constituent une avance faite par la famille, ils doivent donc
être comptabilisés au compte 4191-Avances reçues des familles, collectivités et établissements
hébergés. C'est la consommation des repas qui ouvre un droit pour l'établissement,
comptabilisé au compte 4712- Produits scolaires hors forfait, et qui donne lieu à l'émission du
titre de recette sur le compte 70622-Produits scolaires hors forfait. Cette technique permet en
outre d'assurer plus aisément le remboursement des versements non utilisés, par exemple
lorsque l'élève quitte définitivement l'établissement.
A noter que la dénomination des comptes 4712 et 70622 est modifiée pour 2008 : la lettre
DAF A3 n°07-115 du 22 octobre 2007 apporte toutes précisions en la matière.
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La note d`information mars 2008

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