Salariés agricoles - Département de l`Hérault

Consignes d’utilisation des Tableaux de Suivi des Statistiques et des Objectifs Conventionnels
(TaSSOC)
1 / CONSIGNES GENERALES
INSTALLATION DES MACROS A L’OUVERTURE DU CLASSEUR
Impératif pour activer les fonctionnalités de tri de la Base de Saisie
et à répéter sur chaque poste utilisateur (et à chaque ouverture du fichier parfois)
Sous EXCEL 2003
Lors de la première ouverture, une boite de dialogue apparaît : « Activer les macros… »
Sous EXCEL 2007-2010
Lors de la première ouverture, cliquer sur : « Activer le contenu »
Si lors de la première ouverture du classeur, un message indique que les macros sont
désactivées, suivre la procédure suivante :
REGLAGE DE LA SECURITE DES MACROS (À faire sur chaque ordinateur utilisant un TaSSOC)
Sous EXCEL 2003
Lancer Excel
Menu Outils/Macros puis Sécurité
Onglet Niveau de sécurité puis « Niveau de sécurité moyen »
Sous EXCEL 2007- 2010
Lancer Excel
Par le menu Fichier ou le bouton Office pour 2007
Cliquer sur Options
Centre de gestion de la confidentialité
Cliquer sur Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité…
Désactiver toutes les macros avec notification
Télécharger le fichier et le renommer de la façon suivante : Nom de la structure + territoire
le cas échéant + thématique + bilan inter (BI) / bilan final (BF)+ date
L’enregistrer dans « Type » en Classeur Excel .xlsm ou « prenant en charge les
macros » (selon version)
Un fichier dont le paramétrage aura été modifié ne sera pas traité par le DIES
Utiliser le même TaSSOC pour toute la durée de convention même si une nouvelle version est mise à
jour sur RSActus
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Consignes d’utilisation des Tableaux de Suivi des Statistiques et des Objectifs Conventionnels
(TaSSOC)
2 / CONSIGNES FEUILLE « IDENTIFICATION ET SYNTHESE » (IS)
Feuille paramétrée pour impression
Si problème pour visualiser l’intégralité de la feuille, réduire l’affichage
Renseigner impérativement les cellules en jaune (le jaune disparait automatiquement) sinon pb
de calcul (résultats, durée, âge…)
Mettre systématiquement à jour la date de saisie et le menu déroulant à sa gauche
Renvoi sur l’article de référence de la convention par clic dans cellule
Rappel :
Le document de référence Tableau de qualification des résultats d’insertion est disponible sur
RSActus, rubrique « Accès opérateurs », « Outillage des conventions passées avec le DIES »,
« Outils de suivi- Parcours d'insertion individuels », « Document de référence »
3 / CONSIGNES FEUILLE BASE DE SAISIE (BS)
Feuille protégée ce qui empêche de trier, insérer, supprimer… lignes et colonnes mais possibilité
- de copier des données
- de tri avec la macro
- d’utiliser les filtres
- de modifier le format des cellules (cellule par cellule)
- d’autocorrection
- de reproduire la feuille
Copier des données provenant d’un autre fichier Excel
Uniquement pour les cellules ne contenant pas de formules car les cellules contenant des formules
sont verrouillées (en fond grisé pour les identifier)
Utiliser les fonctions « copier » dans le fichier source et « coller les valeurs » dans le
fichier cible (faute de quoi certaines fonctionnalités seront supprimées)
« 123 » avec Excel 2010
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Consignes d’utilisation des Tableaux de Suivi des Statistiques et des Objectifs Conventionnels
(TaSSOC)
Faire un tri alphabétique ou chronologique
Cliquer dans une cellule (n’importe laquelle) de la colonne choisie puis cliquer sur
ou
(ordre inverse)
Pour intégrer un nouveau nom dans l’effectif, renseigner la ligne en fin de liste puis
effectuer un tri comme expliqué ci-dessus
Pour supprimer un parcours, vider toutes les cellules de la ligne puis trier comme
indiqué ci-dessus (les cellules vides se mettent automatiquement en fin de liste)
Filtrer
NOM
←Filtre en tête de chaque colonne
Penser à enlever le filtre après utilisation sinon lignes masquées et risque d’erreur
Modifier le format des cellules
Possibilité d’intégrer des codes couleur dans les cellules mais pas de modifier une ligne entière,
d’ajouter ou de supprimer des lignes ni des colonnes
En cas de difficulté pour sélectionner une cellule (hormis celles protégées, en bandeau de titre ou
colonnes de formules, qui ne sont pas accessibles), cliquer dans une autre cellule puis revenir dans la
cellule souhaitée
Identifier les erreurs de saisie ou les données manquantes
Mises en formes conditionnelles pour signaler des saisies erronées notamment les données
manquantes, les dates, les durées de suivies trop longues… (cf. précisions dans le TaSSOC)
Reproduire la feuille dans un nouveau fichier
en cliquant sur « Copier la feuille » en haut de la colonne E
Feuille libre (aucune protection), complétement dissociée du TaSSOC, avec les données de la
BS à un instant T pour supprimer/ajouter des colonnes, supprimer/ajouter des données, faire des
stats, sélectionner des plages, imprimer…
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Consignes d’utilisation des Tableaux de Suivi des Statistiques et des Objectifs Conventionnels
(TaSSOC)
Remarques
Colonne C permettant de visualiser l’état du parcours (automatique en fonction des saisies)
Comptage des doublons (et « triplions ») si nom et prénom strictement identiques
Nom + prénom impératif pour impacter l’effectif (alerte en fond vert si non renseigné)
Si homonyme nom + prénom, introduire un signe distinctif dans le nom ou le prénom
En cas de réorientation (= sans continuité de CER) d'une personne sur la même période de
convention, l'inscrire sur une nouvelle ligne en reproduisant la même saisie des nom et prénom (pour
calcul des doublons)
MAIS SI RENOUVELLEMENT DE CER, 1 SEULE LIGNE
ème
Si revient suite à un RAS : 2
ligne possible mais maintenir la date d’entrée initiale
Dans le menu déroulant des résultats d’insertion : « Motif de sortie BRSA non validé (usage exclusif
CG34)» en cas de non production du justificatif d’insertion
Calculs automatiques et actualisés de l’âge et de la tranche d’âge en fonction date de saisie en
F6 de la feuille IS
En fin de BS : colonnes facultatives, vides et libres en écriture (en rose) pour des données
propres à chaque opérateur (respecter les consignes indiquées)
Pas de possibilité d’intégrer des menus déroulants car feuille protégée (si besoin, contacter Sandra
Blondet)
4 / CONSIGNES FEUILLE Typologie PUBLIC (TP)
Feuille paramétrée pour impression
Feuille totalement protégée pour les calculs statistiques automatiques mais possibilité de la
reproduire dans un nouveau fichier pour faire des graphiques par exemple
en cliquant sur « Copier la feuille » à droite du tableau
Si besoin, contacter Sandra Blondet, de préférence par mail à
[email protected]
en indiquant votre structure, vos noms, coordonnées téléphoniques, la thématique d’intervention et
le territoire le cas échéant, sans oublier de joindre le fichier
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