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LE CAHIER DE LABORATOIRE Christine Culot Administration de la Recherche FUNDP MARS 2006 Le cahier de laboratoire établi par le réseau LIEU et a été subsidié par la Région Wallonne et l’Union Européenne Il est adopté simultanément dans toutes les universités francophones de Belgique A partir de maintenant, il représente un standard à respecter par tous les chercheurs MARS 2006 SOMMAIRE Qu’est ce que le cahier de laboratoire ? Qui peut l’utiliser ? Que faut-il y consigner ? Pourquoi l’utiliser ? Conseils pratiques MARS 2006 Horodatage de documents électroniques Mise en place dans l’unité de recherche Le cahier de laboratoire électronique Conclusion Qu’est–ce que le cahier ? Cahier cousu, sans feuille mobile • cahier relié et pages numérotées Page de couverture Table des matières (1ères pages) Pages à remplir • MARS 2006 espace en-bas-de-page réservé aux signatures Cahier LIEU : description de la procédure avant la table des matières Qu’est–ce que le cahier ? Page de couverture •unité de recherche •nom du projet •nom et signature de l’utilisateur •nom et signature du responsable •numéro du cahier MARS 2006 Qu’est–ce que le cahier ? MARS 2006 1ères pages dédiées à la table des matières : • date • titre descriptif • numéro de page du début de l’expérience Qu’est ce que le cahier de laboratoire ? Qui peut l’utiliser ? Que faut-il y consigner ? Pourquoi l’utiliser ? Conseils pratiques MARS 2006 Horodatage de documents électroniques Mise en place dans l’unité de recherche Le cahier de laboratoire électronique Conclusion Qui peut l’utiliser ? Toute personne réalisant des recherches dans une unité de recherche Idéalement, un cahier par personne mais peut aussi être attribué à : • • un projet un équipement Le cahier est confidentiel Le cahier appartient au laboratoire – les informations contenues dans le cahier sont confidentielles et la propriété de l’Université. MARS 2006 Qui peut l’utiliser ? MARS 2006 Qu’est ce que le cahier de laboratoire ? Qui peut l’utiliser ? Que faut-il y consigner ? Pourquoi l’utiliser ? Conseils pratiques MARS 2006 Horodatage de documents électroniques Mise en place dans l’unité de recherche Le cahier de laboratoire électronique Conclusion Que faut-il consigner ? MARS 2006 Cahier de laboratoire = cahier de bord La consignation doit être chronologique et quotidienne Que faut-il consigner ? Titre de l’expérimentation en cours et date de réalisation (jj/mm/aa) Toute nouvelle hypothèse de travail Description précise des manipulations, au fur et à mesure de leur réalisation, même si elles n’ont pas abouti N° de lots des réactifs utilisés Relevés de mesures Faits et observations marquants Interprétations et commentaires sur les résultats obtenus Critiques des résultats, idées de manipulations pour améliorer et compléter les résultats MARS 2006 Avancée d’une recherche Références des méthodes et appareillages utilisés Participations des partenaires Discussions de travail Copie des données stockées électroniquement, avec identification et localisation des fichiers Qu’est ce que le cahier de laboratoire ? Qui peut l’utiliser ? Que faut-il y consigner ? Pourquoi l’utiliser ? Conseils pratiques MARS 2006 Horodatage de documents électroniques Mise en place dans l’unité de recherche Le cahier de laboratoire électronique Conclusion Pourquoi l’utiliser ? MARS 2006 Efficacité, visibilité, excellence, recherche de contrats, partenariats universitaires ou industriels, valorisation… • Outil scientifique : mémoire du chercheur • Outil de traçabilité : premier pas vers une démarche qualité • Outil juridique : premier pas vers la protection des résultats Partenaires : • Même langage que l’industrie / gain de temps (transfert de technologie) • Volonté d’unifier les bonnes pratiques (cahier LIEU) Pourquoi l’utiliser ? Pouvoirs publics : • Assurer la transférabilité des résultats de la recherche • Conformité des résultats aux exigences de bonnes pratiques en la matière Ex. WALEO MARS 2006 Pourquoi l’utiliser ? MARS 2006 Pourquoi l’utiliser ? Scientifiquement : mémoire du chercheur • Evite de réinventer l’existant • Gain de temps / simplification du travail 9 9 9 • Evite la perte d’informations 9 9 MARS 2006 dans la recherche d’informations dans la rédactions de publications/ rapports/brevets Dans la reproduction des expériences perte de feuilles départ des chercheurs Pourquoi l’utiliser ? Juridiquement : protection des résultats • Moyen de définir le savoir-faire du laboratoire à une date donnée • Intérêt pour les contrats 9 licence de savoir-faire (définit le savoir-faire transféré) 9 accord de confidentialité (identifie clairement les informations confidentielles) 9 conventions entre partenaires (faire valoir ses droits en matière de propriété intellectuelle) • Preuve en cas de litige 9 article scientifique 9 non-respect d’accord de confidentialité 9 démontrer l’originalité d’une idée MARS 2006 Pourquoi l’utiliser ? • Intérêt pour les brevets 9 Premier pas vers la protection des résultats : le cahier de laboratoire atteste de l’état des connaissances du laboratoire concernant une invention à une date donnée 9 Une demande de brevet peut s’appuyer sur des données consignées à condition qu’elles n’aient pas été rendues accessibles au public préalablement au dépôt 9 Moyen de preuve pour faire valoir ses droits : Le droit à l’invention est attribué : * au premier déposant en Europe (first to file) * au premier inventeur aux Etats-Unis (first to invent) MARS 2006 Qu’est ce que le cahier de laboratoire ? Qui peut l’utiliser ? Que faut-il y consigner ? Pourquoi l’utiliser ? Conseils pratiques MARS 2006 Horodatage de documents électroniques Mise en place dans l’unité de recherche Le cahier de laboratoire électronique Conclusion Conseils pratiques Sur chaque page, indiquer la date du jour Toutes les pages sont à employer au recto et au verso Ne pas arracher de pages (entraînerait la nullité du cahier) Ecrire lisiblement au stylo à bille ou encre non effaçable (jamais au crayon!) Ne pas utiliser d’effaceur ou de correcteur : les données erronées seront barrées par un simple trait afin d’être toujours lisibles Ecrire sans passer de ligne Signaler tout saut de page ou page blanche par un trait en travers de la page MARS 2006 Conseils pratiques Pour chaque expérience • Consigner les informations de façon lisible • Reproductibles par un tiers 9 9 9 9 9 • Documents collés dans le cahier (photos, graphique, gel…) 9 9 9 MARS 2006 rédaction chronologique (suite page.. – suite de la page..) noter les détails les abréviations, sigles, codes… doivent être définis noter la référence des produits utilisés noter les idées originales relatives au projet (important pour les preuves d’antériorité) colle ou papier collant transparent mettre une légende faire deux traits (ou signature) chevauchant la feuille et l’objet collé Conseils pratiques MARS 2006 Conseils pratiques • MARS 2006 Signatures 9 Toutes les pages doivent être datées et signées par l’utilisateur (bas-de-page) 9 Le cahier doit être daté et signé par le chef de projet, au moins une fois par mois, en indiquant : « revu, de la page…à … » Conseils pratiques • • Documents annexes 9 noter, dans le cahier, les références des documents liés à un autre mode d’archivage (farde, boîte, classeur…) 9 les documents rangés dans un classeur, une farde ou une boîte seront munis d’une référence relative au cahier de laboratoire (n° du cahier, page, date) Données informatiques 9 noter, dans le cahier, le nom du fichier et son adresse 9 cahier complet : l’ensemble des données informatiques relatives au cahier sera gravé sur un CDrom et annexé au cahier → voir horodatage de documents électroniques MARS 2006 Qu’est ce que le cahier de laboratoire ? Qui peut l’utiliser ? Que faut-il y consigner ? Pourquoi l’utiliser ? Conseils pratiques MARS 2006 Horodatage de documents électroniques Mise en place dans l’unité de recherche Le cahier de laboratoire électronique Conclusion Horodatage Etablir - la date d’une création - l’identité de l’auteur de la création Horodatage physique • • • MARS 2006 courrier recommandé postal enveloppe Soleau / I-dépôt dépôt chez un huissier ou un notaire Horodatage de documents électroniques Horodatage physique Horodatage physique • Courrier recommandé postal 9 • Dépôt d’une enveloppe Soleau 9 9 9 9 9 MARS 2006 l’enveloppe ne doit pas être ouverte INPI (Institut National de la Propriété intellectuelle) 2 compartiments / 7 pages par compartiment conservé pendant 5 ans dans les archives de l’INPI uniquement documents papier (perforation au laser) 10 € Horodatage physique Horodatage physique • I-Dépôt (Belgique) 9 9 9 BBDM (Bureau Benelux des Dessins ou Modèles) 2 compartiments conservé pendant 5 ans dans les archives du BBDM (période de protection renouvelable) 9 9 • Dépôt chez un huissier ou notaire 9 MARS 2006 documents papier + supports non-papiers (CD-rom) 45 € cher : 100€ le dépôt à l’unité (tarifs dégressifs) Horodatage électronique MARS 2006 • Authentifier le contenu (signature électronique) • Prouver la paternité • Prouver la date de création (horodatage) • Disposer d’une sauvegarde à l’abri de la perte ou du vol (dépôt chez un notaire, huissier, INPI…) Horodatage électronique Document Empreinte du document Algorithmes spécifiques (fonctions de hachage cryptographiques) Horodatage Envoi de l’empreinte Huissier Société FIDEALIS (http://www.fidealis.com) MARS 2006 Certificat d’horodatage Horodatage électronique • Prix 9 • À partir de 7 € Formats acceptés 9 Textes : doc, pdf, rtf, txt, asc, wps,… 9 Images : jpeg, jpg, gif, tiff, eps, bmp, … • 9 Multimedia : tous clips vidéo et sons, wav, mp3, ra, swf, … 9 Programmes et exécutables : exe, zip,… 9 Pages web : html, zip. Taille des fichiers 9 Taille limite varie entre 1 à 5 Mo 9 Envoi d’un CD-rom gravé MARS 2006 Qu’est ce que le cahier de laboratoire ? Qui peut l’utiliser ? Que faut-il y consigner ? Pourquoi l’utiliser ? Conseils pratiques MARS 2006 Horodatage de documents électroniques Mise en place dans l’unité de recherche Le cahier de laboratoire électronique Conclusion Mise en place dans l’unité de recherche Le cahier contribue aux bonnes pratiques de laboratoire Responsabilité du directeur d’unité • • • Responsabilité du chercheur • • • MARS 2006 Commande des cahiers via le responsable Définir les règles d’attribution des cahiers Assurer l’archivage Assurer la confidentialité de ses recherches Suivre les conseils pratiques d’utilisation du cahier Conserver son cahier dans un endroit adéquat Qu’est ce que le cahier de laboratoire ? Qui peut l’utiliser ? Que faut-il y consigner ? Pourquoi l’utiliser ? Conseils pratiques Horodatage de documents électroniques Mise en place dans l’unité de recherche MARS 2006 Le cahier de laboratoire électronique Conclusion Le cahier de laboratoire électronique Il doit répondre aux mêmes exigences que le cahier papier • • Point de vue scientifique et traçabilité Point de vue juridique (signature, date certaine, sécurisation des données, éviter la falsification…) Cahier électronique ≠ simple fichier word MARS 2006 Le cahier de laboratoire électronique Avantages • • A une expérience sont liés tous les fichiers d’analyses (base de données moléculaires) Cahiers mis en « réseau » (consultation à distance), véritable banque de données, outil interactif Inconvénients • Plus difficile à mettre en œuvre (retranscription des données…) • • MARS 2006 Solutions commerciales chères, souvent adaptées à une discipline scientifique précise (de 400 à 7000 €) Evolution avec les systèmes d’exploitation ? Le cahier de laboratoire électronique Quelques solutions commerciales • Kalabie 9 9 • SibioCLE 9 9 • MARS 2006 initialement dédié aux instituts publics actifs dans les biotechs conçu avec Institut Pasteur et cabinet de conseils en PI Expereact, ChemFolder, ChemOffice Lab Notebook 9 initialement dédié aux industries pharmaceutiques accord avec norme FDA initialement conçu pour labo universitaire de synthèse organique (protocoles pour synthèses, analyses IR, RMN…) La société BioXpr (spin-off des FUNDP) peut mettre en place un tel outil adapté aux spécificités de chaque discipline Conclusion MARS 2006 Le cahier de laboratoire est : • La mémoire du chercheur / du laboratoire (traçabilité) • Un élément d’excellence et de professionnalisme sur le plan de la recherche scientifique • Un élément clé dans la politique de transfert de technologie • Un outil essentiel dans le processus de protection des résultats de la recherche (moyen preuve)
