maison de retraite - EHPAD / Maison de retraite AIGUEPERSE

E.H.P.A.D. « Serge BAYLE »
Boulevard de l’Hôpital
B.P. 31
63260 AIGUEPERSE
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 01.46.52.98.90
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PROCES VERBAL DE LA REUNION
DU CONSEIL DE LA VIE SOCIALE
DU JEUDI 17 AVRIL 2014
Présents :
Mr GARCIN Pierre Jacques
Mr AUDIN Frédéric
Mme BAHERRE Sabine
Mme BATIFOY Nathalie
Mme BEGOUIN Renée
Mr BOROT Jean Pierre
Mme BREUIL BEGOUIN Sylvie
Mme DUPUY Paulette
Mme JOUBERT Françoise
Mme MOREL Danièle
Mme PARAYRE Claudine
Mme POEY Béatrice
Mme SCIAUVAUD Séverine
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Directeur
Adjoint des Cadres
Cadre de santé
Adjoint des Cadres
Représentant des résidents
Médecin coordonnateur
Représentant des familles
Représentant des résidents
Cadre supérieur de santé
Représentant des familles
Cadre de santé
Adjoint au directeur
Cadre de santé
Excusés :
Mme BOURGOUGNON Annick
:
Représentant du personnel
Ordre du jour :
•
Examen du Procès Verbal de la séance du 27 janvier 2014
•
Exercice budgétaire 2013
 Compte administratif
 Compte de gestion
 Affectation de résultats
•
Exercice budgétaire 2014
 Présentation du budget exécutoire
 Décision modificative 2014 n°1
 Renouvellement ligne de trésorerie
•
Créances irrécouvrables
•
Modification du contrat de séjour et règlement intérieur du CVS
•
Intégration frais de téléphone sur factures en prélèvement automatique
•
Point sur les travaux
•
Questions diverses
1
Mme DUPUY, présidente du conseil, déclare la séance ouverte.
1 - EXAMEN DU PV DU PV DU 27 JANVIER 2014
Le procès verbal de la dernière réunion du Conseil de la Vie Sociale est adopté par l’ensemble des membres
présents.
2 - EXERCICE BUDGETAIRE 2013
Le compte administratif 2013 a été voté en conseil d’administration. Un solde excédentaire pour un montant
de 61 164.31 € résulte des résultats cumulés des trois sections suivantes :
- Hébergement : excédent de 46 647.13 €
Recettes : Les produits issus de la tarification ressortent avec un déficit de 192 293.24 € qui est dû au taux
d’occupation total de 98,93 % (inférieur aux 100 % prévus au budget primitif), de la facturation à taux réduit
pour les hospitalisations et les permissions ainsi qu’au montant des frais de séjour réémis en 2013 moins
important que le budget prévu.
Les produits relatifs à l’exploitation sont en excédent à hauteur de 36 402,55 €. Ces recettes proviennent
essentiellement des remboursements divers de frais de personnel.
Les recettes inscrites au groupe des produits exceptionnels proviennent d’une part d’opérations comptables
et d’autre part des produits exceptionnels tels que les remboursements des assurances.
Dépenses: Il ressort un excédent de 13 273 € pour l’exploitation courante, de 7 244 € pour le personnel (une
bonne gestion du personnel a permis de ne pas dépasser les prévisions) et de 183 642 € pour la structure en
raison des crédits non utilisés (instances d’aide sociale, frais d’assurance et provisions non constituées).
- Dépendance : excédent de 1 147.46 €
Recettes : Comme pour l’hébergement, on constate une moins value de 51 026 € due au nombre insuffisant
de journées réalisées.
Le gir moyen pondéré est de 699,50 pour les présents au 31/12/2013 contre 729,28 prévus au budget primitif
2013.
Le groupe de l’exploitation ressort avec une plus value de 1639 € provenant du remboursement de
promotion professionnelles d’aides soignantes et de l’assurance statutaire.
Une reprise sur provision de 10 000 € a été effectuée sur les produits exceptionnels.
Dépenses : On constate un excédent de 8 218 € pour l’exploitation courante, de 80 306 € pour le personnel et
de 27 011 € pour les amortissements, provisions et charges financières.
- Soins : excédent de 13 369.72 €
Recettes : Un apport supplémentaire de 900 000 € a été octroyé en novembre 2013 pour financer les frais
financiers et sera amortie dans les 5 prochaines années.
Dépenses : Un achat de fournitures en fin d’année fait apparaitre un faible écart négatif de 2 519 € mais on
constate un excédent pour le personnel de 52 091 €.
L’activité relève un taux d’occupation à 99.12 % journée d’hospitalisations et de permissions comprises. La
différence entre la prévision et la réalisation est de l’ordre de 0.88 % soit 1 229 journées.
Le coût des formations s’élève à 148 056 € pour les formations continues et 121 399 € pour les études
promotionnelles. Le montant du remboursement de l’ANFH s’élève à 136 233 €.
L’assemblée valide l’exercice budgétaire 2013.
3 – EXERCICE BUDGETAIRE 2014
- Section hébergement : le tarificateur du Conseil Général nous a accordé en groupe 1 un supplément pour
financer nos dépenses en énergie.
Pour le groupe 2 qui correspond aux dépenses du personnel, il nous a accordé 0.5% d’augmentation alors
que nous avions sollicité 2%.
Cette donnée est valable aussi pour le groupe de la section dépendance.
Pour le groupe 3, dépenses liées à la structure, nous avions demandé 3 059 022€ et nous avons obtenu
3 022 316€. Cet écart se retrouve sur les dépenses de maintenance et d’assurances statutaires.
- Section dépendance : l’évolution au groupe 1 est de 1,5%. Pour le groupe 2, l’augmentation est de 0.5%.
Le budget exécutoire 2014 de la section soins n’est pas le budget définitif alloué par l’ARS.
Il s’agit du budget alloué 2013 hors crédits non reconductibles. La section d’investissement correspond à celle
proposée au budget primitif 2014
Décision modificative N°1
2
Pour les emplois de la section d’investissement, il a été décidé d’amortir dès 2014 la provision de 900 000€ de
prise en charge des frais financiers accordées par l’ARS.
Vu que nous avions déjà prévu 274 000€ de reprise sur provisions pour réduire les prix de journée et que ces
provisions ne sont pas sur le même chapitre budgétaire (classe 14 et 15), un ajustement doit s’effectuer en
emplois et en ressources.
Pour les acquisitions d’éléments de l’actif immobilisé, la somme de 3 040 176,82 € est ajoutée au compte
2313 pour payer les travaux en cours.
Le solde excédentaire 2013 de la section d’investissement est reporté en ressources à hauteur de
4 890 456,61€ pour les acquisitions et 3 123 236 € pour les provisions en attende d’utilisation.
En section d’exploitation, il faut noter qu’un ajout de 14 000 € est effectué au compte 61558 en section
hébergement. Il s’agit de dépenses imprévues pour les véhicules en raison de sinistres dues aux orages. Ces
dépenses ont fait l’objet de remboursement par les assurances.
Pour les autres crédits supplémentaires pour les trois sections tarifaires, il s’agit de la variation de stock et des
rémissions de titres des années antérieures.
L’assemblée valide l’exercice budgétaire 2014.
4 – CREANCES IRRECOUVRABLES
Les créances irrécouvrables pour l’année 2013 sont minimes et s’élèvent à 3554 €.
5 – MODIFICATION DU CONTRAT DE SEJOUR ET DU REGLEMENT INTERIEUR DU CVS
Les modifications suivantes ont été proposées et validées :
- Sur le contrat de séjour :
o Page 5 :
 Tarifs des abonnements téléphoniques (8 €/mois avec la mise à disposition d’un téléphone et 7 €/mois si le
téléphone est fourni par le résident)
 Le linge hôtelier est fourni et entretenu par l’établissement. Le linge personnel est identifié par code barre
par la blanchisserie. Un système de traçabilité permet de suivre le parcours des articles aussi nous nous
tenons à votre disposition si vous avez besoin d’informations. Tout complément au trousseau doit être
donné au personnel de soin pour marquage. L’établissement se dégage de toute responsabilité en cas de
perte ou de détérioration du linge délicat (exemple : lainage, Damart …). Le linge à réformer sera mis à
votre disposition dans les services de façon à ce que vous puissiez donner vos orientations. Un courrier
vous sera adressé. Dans le cas où les familles choisissent d’entretenir le linge, tout le trousseau sera
entretenu par la famille sans exception. Il est impératif que ce linge soit marqué par le service blanchisserie
de l’EHPAD.
o Page 9 :
 Le tarif pour absences pour convenances personnelles s’applique aussi pour les congés ou les permissions.
 En cas de décès dans l’établissement, la facturation des frais d’hébergement s’effectue à terme échu et
s’arrête à la date précise du décès de la personne.
En cas de décès hors établissement (par ex pendant une hospitalisation), la facturation s’arrête alors la
veille de la date réelle du décès).
- Sur le règlement intérieur du Conseil de la Vie Sociale :
Un avenant au règlement intérieur du Conseil de la Vie Sociale sera ajouté avec les modifications
suivantes :
- Le directeur signera également les procès verbaux de chaque séance.
- Les procès verbaux seront désormais diffusés sur notre site internet http:/www.mr-aigueperse.com dans un
délai de 30 jours.
- Il en sera remis un exemplaire papier (par courrier ou par mail) aux proches ou représentants légaux sur
demande auprès du bureau d’accueil de l’établissement.
6 – INTEGRATION FRAIS DE TELEPHONE SUR FACTURES EN PRELEVEMENT
AUTOMATIQUE
Les frais et détails relatifs aux lignes téléphoniques des résidents (abonnement + communications) seront
désormais intégrés dans les factures des résidents en prélèvement automatique.
7 – POINT SUR LES TRAVAUX
Les travaux de la rotonde et de ses accès s’achèveront en juillet prochain. Cet espace accueillera une cuisine,
deux salles d’activité, un salon de coiffure et d’esthétique, une bibliothèque et un espace internet/multimédia.
Au premier étage, il sera crée une salle de spectacle d’une capacité de 90 personnes. Le choix du mobilier est
3
en cours. Cette rotonde sera ouverte au personnel, aux familles et/ou représentants et au public après
validation de la commission de sécurité et d’incendie.
Restera l’étape de la rénovation des bâtiments administratifs dont les travaux sont encore en cours et
s’étendront jusqu’à début 2015.
8- QUESTIONS DIVERSES
Mme DUPUY intervient pour faire remarquer que les salles à manger sont souvent encombrées par les cannes
des résidents et peuvent présenter un risque de chute. Cette observation est prise en compte et une réflexion
sur le stockage des cannes et/ou sur des supports de table sera étudiée.
Mme MOREL s’interroge sur le fait que l’établissement ne permet pas de bénéficier de l’allocation pour le
logement (APL). Mr AUDIN indique que l’établissement a signé une convention pour l’attribution de
l’allocation logement (AL) uniquement.
Mme BEGOUIN évoque l’intrusion malveillante et répétitive d’enfants aux abords du parc des daims et de
l’ânesse de l’établissement… Mme JOUBERT ajoute que la mairie en est informée et qu’en cas de récidive,
l’établissement fera appel à la gendarmerie.
Mme BREUIL rappelle un dysfonctionnement survenu le mercredi 2 avril : lors du repas du soir, il a été
décidé de ne pas servir le hachis parmentier prévu en raison d’une odeur « douteuse » remarquée par le
personnel. Elle ajoute qu’il est dommage que sa sœur (Mme BEGOUIN) ait eu à demander plusieurs fois un
dessert supplémentaire… En effet, Mme JOUBERT indique que, par sécurité, ce plat n’a pas été servi aux
résidents. Il a été remplacé par une tranche de pâté, une soupe, un fromage et un dessert. Néanmoins, elle
propose une réflexion sur les produits de substitution qui ne sont pas assez importants. Mr GARCIN présente
ses excuses à l’assemblée, auprès des résidents et également auprès des familles et ajoute qu’une analyse est
en cours d’étude.
Mme JOUBERT informe l’assemblée que des réunions familles-résidents-direction et personnel auront à
nouveau lieu en juin prochain et au sein de chacun des services d’hébergement. Les thèmes de la restauration,
de l’animation et des questions diverses seront donc abordées à ces rencontres.
Mr GARCIN rappelle qu’il reste à la disposition des membres du conseil pour mettre à disposition un local de
permanence aux familles et public pour les représentants de l’instance qui le souhaitent.
Il rappelle également que les stationnements vers le cimetière et devant les bâtiments Gauguin/Dali/Millet et
Renoir sont interdits pour cause de voie d’accès pompiers. Les préfabriqués des travaux (actuellement à côté
des bâtiments des services techniques) seront prochainement enlevés pour faire place à un parking de
stationnement familles et public.
Mme DUPUY remercie les personnes présentes et clôture la séance.
Président du
Conseil de la Vie Sociale
Vice Président du
Conseil de la Vie Sociale
Le directeur,
Mme DUPUY Paulette
Mme BREUIL Sylvie
PJ. GARCIN
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