Le CH de Périgueux accélère ses analyses RH et optimise ses

QlikView | Étude de cas | C
entre Hospitalier
de Périgueux
Le CH de Périgueux
accélère ses analyses RH
et optimise ses processus
grâce à QlikView
Sébastien Boutaraud, Contrôleur de Gestion, Centre Hospitalier de Périgueux
Le Centre Hospitalier de Périgueux
Etablissement public de santé, le
Centre Hospitalier de Périgueux a été
inauguré sur son site actuel en 1953.
Situé au cœur de la Dordogne, le Centre
Hospitalier de Périgueux constitue
l’établissement de santé public de
référence pour le territoire du Périgord
(410 000 habitants). Il possède tout
l’équipement médico-technique et les
compétences pour assurer une prise en
charge médicale et chirurgicale optimale
des patients, dans les conditions de
sécurité exigées par la réglementation.
Un potentiel d’analyse et
d’exploration décuplé
Le Centre Hospitalier de Périgueux
avait acquis QlikView pour de
simples besoins de reporting. C’est en
découvrant le potentiel d’exploration
des données grâce à son partenaire
Maya Business Solutions que
Centre Hospitalier de Périgueux
Établissement public de Santé
Secteur
Santé
Fonctions
Finance, RH
Localisation
France
«
«
QlikView a permis de dynamiser les échanges entre les
services et d’améliorer le circuit de l’information. Nous nous
basons maintenant sur une seule source d’informations,
fiable et interactive.
En Bref
Sébastien Boutaraud, contrôleur de
gestion, comprend qu’il peut déployer
QlikView pour de nombreux besoins
d’analyses approfondies de l’activité
du Centre Hospitalier. La première
application développée dans cette
optique avec QlikView concerne
les Ressources Humaines. « Nous
n’avions pas d’indicateurs en temps
réel sur les RH, explique Sébastien
Boutaraud, car l’établissement devait
retraiter manuellement de nombreuses
informations issues de plusieurs sources,
en manipulant des feuilles Excel. Au
final, la restitution des informations
demandait 2 ou 3 mois d’élaboration,
et ne donnait pas toujours le bon
niveau d’analyse, ce qui ne permettait
pas de mener les actions nécessaires,
notamment pour ajuster les moyens
selon les besoins de la structure. »
Avec QlikView, il est maintenant
possible d’obtenir les effectifs budgétés
et réellement travaillés, de suivre les
différents types d’absentéisme, les
arrêts et accidents de travail, et ceci
par catégorie et par grade, jusqu’au
niveau de l’agent. QlikView permet aux
utilisateurs d’obtenir les informations
de façon instantanée avec le niveau
structurel souhaité (Etablissement,
pôle, spécialités, unités fonctionnelles).
« Avec QlikView, l’information est
restituée en fonction des droits des
utilisateurs et à un niveau plus ou
Défis
•• Accélérer la production des analyses
et du reporting
•• Améliorer la gestion de
l’Etablissement grâce à la mise en
place de nouveaux indicateurs
•• Donner la capacité d’analyser selon
de multiples axes
Solution
Le Centre Hospitalier de Périgueux a
développé avec QlikView de nombreux
indicateurs qui permettent, à partir
des données issues des applications
métiers, d’obtenir des analyses
précises et fiables, en particulier pour
la gestion des ressources humaines.
Une cinquantaine d’utilisateurs
accède à QlikView pour obtenir une
information actualisée et globale du
Centre Hospitalier.
Bénéfices
•• Fiabilisation des données et
circulation de l’information RH
améliorée
•• Meilleure réactivité pour le pilotage
de l’activité quotidienne
•• Possibilité de comparaison avec les
autres établissements
•• Aide la prise de décision sur les
projets d’investissement
Systèmes Sources
Applications : McKesson (GEF, GAM,
EVRH,…)
Partenaire QlikTech
Maya Business Solutions
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moins agrégé, qui permet en outre une
grande interactivité, » ajoute Sébastien
Boutaraud.
Réagir vite pour fiabiliser
l’information
Les analyses réalisées avec QlikView
ont permis de fiabiliser les données
RH : les cadres de santé peuvent
en effet vérifier si l’affectation de
leurs agents est correcte, et alerter
rapidement en cas d’anomalie. « Cela
a eu comme effet positif de créer une
dynamique d’échange entre les services
administratifs et les services de soins, »
constate Sébastien Boutaraud. Des
anomalies ont été également découvertes
dans les données de base des systèmes
RH, grâce aux contrôles de cohérence
réalisés avec QlikView.
Entre les différents logiciels métiers,
des interfaces existent et des données
pouvaient être non remontées (ex :
entre les logiciels gérant les dossiers
patients et la facturation). Les contrôles
d’interfaces ont aussi été utiles pour
détecter ces problématiques sur les
dossiers. Dans le cadre des procédures
de certification des établissements de
santé, ces analyses sont essentielles. Le
délai de validation des RUM (Résumé
d’Unité Médicale) a également été
amélioré. Un indicateur a été créé pour
suivre ce délai. Cette nouvelle donnée
a un effet stimulant pour accélérer
cette validation, et amène un impact
financier positif pour l’établissement.
« En rapprochant la date de validation
des RUM de la date de réalisation
de l’activité, le risque d’erreurs est
réduit, avant que les données ne soient
transmises aux services de l’ARS »,
explique Sébastien Boutaraud. 
Les indicateurs créés avec QlikView
permettent d’analyser en détail les
activités de l’hôpital : gestion horaire
et journalière des flux de patients,
nombre d’entrées, de journées, de
passages aux urgences, activités du bloc,
nombre d’actes CCAM (Classification
Commune des Actes Médicaux), etc.
Pour aller plus loin dans cette analyse,
Sébastien Boutaraud a mis en place un
système de benchmarking : il récupère
les données accessibles sur internet,
qui donnent pour chaque établissement
l’ensemble des séjours classés par
pathologie, et réalise avec QlikView
des analyses comparatives. Les durées
de séjour, l’âge moyen des patients, les
volumes d’activités peuvent être ainsi
croisés pour mieux comprendre les
facteurs influençant l’activité du Centre
Hospitalier. « QlikView nous permet
de dialoguer avec le corps médical en
vérifiant les hypothèses avancées : s’il
pense par exemple qu’une durée de
séjour plus longue est due à l’âge des
patients, une analyse dans QlikView
permet de le vérifier en quelques clics. »
Un véritable outil de prise de
décision
Ce type d’analyse est aussi un bon
moyen de mettre en avant les points
forts de l’établissement et de défendre
les projets. QlikView se révèle un outil
de prise de décision important pour le
montage des investissements concernant
une nouvelle activité ou un nouvel
équipement. « La direction apprécie
d’obtenir l’information en temps réel,
et les dossiers progressent plus vite »,
Time to Value
Value
2 semaines pour créer
les premiers indicateurs
RH.
Time
constate Sébastien Boutaraud. Le
Centre Hospitalier de Périgueux a choisi
de bâtir ses indicateurs en cohérence
avec les contrats de pôles mis en œuvre,
ce qui améliore le dialogue de gestion
entre l’administration, la direction et
les services de soins. Cela offre aux
pôles des outils pour piloter au plus
près, comme le suivi des consommables
avec des analyses sur les effets volumes
et les effets prix. Sébastien Boutaraud
a également développé des indicateurs
de suivi budgétaire dans le cadre de
l’EPRD (Etat Prévisionnel des Recettes
et des Dépenses).
Des applications utiles pour la
certification
D’autres types d’utilisation se sont
révélés utiles, au niveau du DIM
(Département de l’Information
Médicale), par exemple, qui utilise
QlikView dans le cadre de l’identitovigilance mais aussi et surtout pour
le contrôle des données médicales.
QlikView peut également servir
comme outil d’aide à la fiabilisation
des comptes, un domaine qui, selon
Sébastien Boutaraud, intéresse tous les
établissements de santé, en particulier
ceux qui sont en voie de certification.
Nous obtenons avec QlikView des analyses comparatives
avec les autres établissements, qui nous permettent de
mieux comprendre les facteurs influençant notre activité.
«
«
Analyser en détail les activités de
soins et se comparer aux autres
établissements
Sébastien Boutaraud, Contrôleur de Gestion, Centre Hospitalier de Périgueux
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