Access Initiation

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romainTutoriel
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Rôle d'Access
L'objectif premier d'une base de données (BD) est de stocker et d'exploiter les informations.
Access permet de faire des BD bureautique qui tiennent dans un fichier.
Un fichier Access contient des objets.
•
•
•
•
Tables
Requêtes
Formulaires
Etats
•
•
•
Pages
Macros
Modules
On peut travailler sur les comptoirs pour se faire la main. C'est une BD exemple fournie par
Microsoft.
Vocabulaire
Les colonnes sont des champs (Code Client, Société, Contact…)
Les lignes sont des enregistrements
http://romaintutoriel.free.fr
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En bas de l'écran, dans les tables, les requêtes
et les formulaires se trouve le défileur
d'enregistrement.
Dans l'ordre, 1er, précédent, N°Ligne, Suivant, Dernier, Nouveau.
Bouton Nouveau
Enregistrement sélectionné
Enregistrement en cours de modification
On valide en passant à un autre
enregistrement, on abandonne en faisant
Echap.
Rôle des objets
Les tables ...................... Stocker les données (Saisie, modification, suppression, tris, filtres,
impressions)
Les requêtes .................. Interroger les données, faire des extractions, trier, calculer (saisie,
modification, supprimer, imprimer). Attention, les données visibles
dans les requêtes peuvent modifier les données de la table.
...................................... Administrer la base, modifier, créer, ajouter, supprimer des
enregistrements.
Les formulaires ............. Interface de saisie, ils permettent de saisir avec convivialité.
(Imprimer, filtrer, trier, calculer).
Les états ........................ Aperçus avant impression, Imprimer les données
Les Pages ...................... Afficher, exploiter les données dans des pages Web
Les macros.................... Automatiser les tâches (si je ne sais pas développer)
Les modules.................. Programmation (Visual Basic)
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Les dépendances d'objets
Tables
Requêtes
Formulaires
Etats
Exemple, ma table clients stocke tous les clients. Je veux imprimer les clients de Lyon. Il faut
d'abord créer une requête qui extrait tous les clients de Lyon. Ensuite, pour imprimer, je fais
un état qui se base sur cette requête.
Si je modifie les données dans le formulaire (mode affichage), comme les données sont
stockées dans la table, je modifie en réalité les données stockées dans la table.
Les différents modes
Lors de la construction des objets et lors de leurs exploitations, on n'utilise la même mode de
travail.
Le mode création Æ Pour créer, modifier Le mode affichage Æ Pour exploiter les
l'objet. Le mode création s'enregistre.
données. Pas besoin d'enregistrer.
Equerre pour aller dans le mode création
Bouton au même endroit pour repasser
en mode affichage
Table
Créer les champs
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Requête
Pour poser la question
Formulaire
Créer la présentation, l'interface.
Etat
Créer la mise en page
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L'analyse – Le modèle relationnel
Une BD se construit d'abord par la réflexion sur le papier. On voit l'analyse de la base sur
Access en cliquant sur
ou sur le menu Outils – Relations.
Exemple : Gestion des absences
Etape 1 – La réflexion
•
Identifier le besoin, écrire tout ce que la base doit faire.
o Identifier les questions car on fait une base souvent à cause d'un besoin de
réponse, de clarté dans le système d'informations. Dans Access, ça deviendra
les requêtes.
o Du coup, on identifie en parallèle, les besoins de famille d'informations qui
deviendront les tables.
•
•
Exemple : Familles des employés, des motifs, des absences
Exemple : Questions
o Compter le Nb d'absence par personnes, classer les absences par motifs par
personne, définir les employés les plus absents, les moins absents, définir les
motifs les plus fréquents, les périodes où il y a le plus d'absences, durée
moyenne d'absence par personne…
Etape n°2 – Identifier les champs par famille
Employés : Nom, prénom, date de naissance, adresse, code postal, ville, pays, téléphone,
fonction, matricule, date embauche, diplôme(s) (éventuellement table diplôme ou champ
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d'observation sur les diplômes, nb enfant(s), état civil, véhiculé, type de contrat (table
contrat), sexe, titre…
Motifs : Motif
Absences : Date début, date fin, demande préalable, justifiée, remplacement, demi journée
Etape n°3 – Dessiner les tables (au papier)
EMPLOYES
MOTIFS
Nom
Prénom
Titre
Sexe
Adresse
CP
Ville
Téléphone
Date Naissance
Date Entrée
Fonction
Motif
ABSENCES
Date Début
Date Fin
Justifée
Identifier les clés primaires
Une clé est un champ qui a un rôle très spécifique. Dans ce champ il ne peut pas y avoir de
doublons. Chaque table doit avoir une clé primaire ! Une clé est un identifiant.
Dans certaines tables la clé primaire n'a qu'un rôle d'identifiant. Elle n'a pas forcément une
signification.
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EMPLOYES
MOTIFS
Matricule
Nom
Prénom
Titre
Sexe
Adresse
CP
Ville
Téléphone
Mail
Date Naissance
Date Entrée
Fonction
Service
N° Motif
Motif
ABSENCES
N°Absence
Date Début
Date Fin
Justifée
Identifier les relations directes
Une relation entre 2 tables permet de faire communiquer ces 2 tables.
•
On se pose la question de savoir si entre la table A et la table B il y a une relation
directe ?
•
On se pose la question de savoir si entre la table A et la table C il y a une relation
directe ?
•
On se pose la question de savoir si entre la table B et la table C il y a une relation
directe ?
On se pose la question pour chaque combinaison possible.
Employés Æ Absences Æ Oui
Employés Æ Motifs Æ Non
Absences Æ Motifs Æ Oui
Au final, tout doit être relié. Je peux passer d'une table à un autre à travers l'ensemble des
relations. Il ne doit pas y avoir de tables isolées.
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EMPLOYES
MOTIFS
Matricule
Nom
Prénom
Titre
Sexe
Adresse
CP
Ville
Téléphone
Mail
Date
Naissance
Date Entrée
Fonction
N° Motif
Motif
ABSENCES
N°Absence
Date Début
Date Fin
Justifée
Identifier le sens de circulation dans les relations
Par exemple, on a un lien direct entre employés et absences, je me pose la question de savoir
si ce sont les employés qui sont absents ou les absences qui sont employés.
2 questions magiques pour chaque relation.
Pour 1 enregistrement de la Table A Æ ∞ (plusieurs) enregistrements de la Table B ?
Pour 1 employé Æ ∞ absences
Pour 1 enregistrement de la Table B Æ ∞ (plusieurs) enregistrements de la Table A ?
Pour 1 absence Æ ∞ employé
Une réponse Oui ET Une réponse Non OBLIGATOIREMENT
Impossible d’avoir 2 oui ou 2 non.
Pour une absence (1 ligne), je n'ai qu'un employé et qu'un motif.
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EMPLOYES
Matricule
Nom
Prénom
Titre
Sexe
Adresse
CP
Ville
Téléphone
Mail
Date
Naissance
Date Entrée
Fonction
MOTIFS
1
1
N° Motif
Motif
ABSENCES
∞
N°Absence
Date Début
Date Fin
Justifée
∞
Placer les clés étrangères
Clé externe = clé secondaire = clé étrangère
Une clé étrangère est un champ qui permet à la relation de s'effectuer.
Une relation part toujours de la clé primaire (côté 1) pour atteindre la clé étrangère (côté ∞).
La clé étrangère est un clone de la clé primaire de la relation.
TABLE A
N°A
Champ 1
Champ 2
Champ 3
1
TABLE B
∞
N°B
Champ 1
Champ 2
N°A
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EMPLOYES
Matricule
Nom
Prénom
Titre
Sexe
Adresse
CP
Ville
Téléphone
Mail
Date
Naissance
Date Entrée
Fonction
MOTIFS
1
1
N° Motif
Motif
ABSENCES
∞
N°Absence
Date Début
Date Fin
Justifée
Matricule
N° Motif
∞
Faire les relations correctement
EMPLOYES
Matricule
Nom
Prénom
Titre
Sexe
Adresse
CP
Ville
Téléphone
Mail
Date
Naissance
Date Entrée
Fonction
MOTIFS
1
1
Code Motif
Motif
ABSENCES
N°Absence
Date Début
Date Fin
Justifée
Matricule
∞ Code Motif
∞
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Construction des tables
Il faut d'abord créer la base.
Bouton Nouveau + Lien pour créer une nouvelle base.
Double cliquer sur l'icône pour créer une table en mode création.
Taper les champs dans la colonne des champs
Mettre la clé primaire sur le champ adéquat
a. Sélectionner le champ en se plaçant dessus
b. Bouton Clé primaire
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Placer le bon type de données pour chaque champ.
Texte Æ Pour saisir du texte, des nombres comme des codes postaux, des N° téléphone…
Numérique Æ Saisie de nombres permettant par la suite des calculs. Il existe ensuite plusieurs
types de numérique. Par exemple, entier, réel simple…
Monétaire Æ Saisie de montants.
Date & Heure Æ Si l'heure n'est pas précisée, ce n'est pas important. (saisir la date du jjour
avec Ctrl ;)
Oui/Non (Booléen) Æ coché=oui, décoché=non, la véritable valeur de oui -1 e la véritable de
non 0
Plutôt que d'utiliser le type de données OLE (déconseillé) on place un type Lien Hypertexte
qui permet de renseigner l'adresse d'un fichier sur le disque ou le réseau ou encore l'adresse
d'une page web.
Numérotation automatique Æ Ce type de données permet d'incrémenter un nombre de 1 en 1.
Idéal pour les tables dont la clé n'a pas vraiment de signification. Comme par exemple pour
les tables intermédiaires.
Choisir le bon type de données pour les champs
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Les descriptions
Les descriptions des champs se retrouvent en mode affichage dans la barre d'état.
Les propriétés des champs
Chaque champ a sa fenêtre des propriétés en bas de l'écran. En fonction du type de données,
la liste des propriétés est différente.
Taille du champ
C'est le nombre de caractères maxi (255 maxi) que je peux saisir dans le champ.
Exemple : le champ Sexe : 1 caractère
Parfois, on conserve une taille de champ importante, comme 30 caractères pour le nom de
famille. Cela représente une perte d’octet sur le disque dur sachant que souvent un nom de
famille est plus court. Pour redonner à la base sa taille réelle (correspondant à ce qui est
réellement stocké) on compacte la base.
Soit de manière manuelle, menu outils – utilitaires de BD – Compacter la BD
Soit de manière automatique – Outils – Options – Onglet général – Compacter lors de la
fermeture.
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Le compactage permet aussi de regagner de la place si des objets ou des enregistrements ont
été supprimés.
Le format
Cette propriété est surtout utile pour les montants (type de donnée monétaire) pour les dates…
Le type de données texte permet d'afficher des minuscules en majuscules en plaçant le code >
Le masque de saisie
Pour obliger la saisie à se faire de telle manière. Par exemple, je veux que les / se placent tout
seuls dans la saisie d'une date. Que les espaces (ou les point, tirets) se placent tout seuls pour
un téléphone…
C'est également idéal pour un code (ex 3 chiffres et 3 lettres)
Matricule Æ >000\-LLL
Sexe Æ >L
CP Æ 00000
Téléphone Æ 00\ 00\ 00\ 00\ 00
Dates Æ 00/00/0000
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Légende
Elle permet de modifier le libellé du champ pour le mode affichage
Valeur par défaut
Cette propriété permet de saisir une valeur d'un champ automatiquement lors d'un
enregistrement. Par exemple, dans une entreprise où la population est à 99% féminine, je peux
placer la valeur par défaut F pour le champ Sexe.
Valide Si / Message si erreur
La propriété Valide Si permet de rentrer une expression explicitant les valeurs que le champ
peut accepter. La propriété Message si erreur permet de personnaliser le message en cas
d'erreur de saisie.
Par exemple le champ sexe qui ne peut
accueillir que 2 valeurs (M ou F)
Null interdit / Chaine vide autorisée
Permet de rendre la saisie obligatoire. La clé primaire est dispensée de cette propriété.
Si la propriété Null interdit prend la valeur oui Æ Le champ est à emplir obligatoirement.
Indexé
Un index permet de mémoriser la valeur du champ à travers tous les enregistrements. Si
j'essaie de saisir 2 fois la même valeur pour une clé primaire, c'est l'index qui sait que la
valeur existe déjà, ainsi, le doublon est interdit.
Un index sans doublons
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C'est une sécurité m'interdisant de saisir 2 fois la même valeur dans le champ. Surtout utilisé
pour les clés primaires.
Un index avec doublons est un moyen pour Access de se souvenir des valeurs pour accélérer
les futures recherches faites sur ce champ. Si la table est volumineuse (> 2000
enregistrements). Surtout utile pour les champs qui serviront de critères. on l'oublie pour les
petites tables.
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Créer une clé étrangère : Faire la relation
Quand je m'apprête à créer la clé étrangère, pour faire la relation avec une autre table, j'utilise
l'assistant liste de choix.
L'assistant clé étrangère
Je dois créer une relation à partir de ma clé étrangère. En déroulant le type de données.
1. Prendre la 1ère option
2. Choisir la table
3. Choisir les champs explicites à afficher dans la liste
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C'est un assistant, lui il identifie un employé avec le matricule (c'est lui qui le placera) moi
j'identifie un employé avec son nom et son prénom, ce sont ces champs que je choisis.
4. Trier la liste
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5. Aperçu de la future liste déroulée
L'assistant a bien pris la clé mais il la masque.
6. Terminer
Répondre Oui pour que l'assistant puisse effectuer la relation.
Placer l'intégrité référentielle
Menu Outils – Relations ou Bouton Relations
Double-cliquer sur la relation pour voir ses propriétés.
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Dans la fenêtre des relations, il faut parfois
rafraichir l'écran pour afficher toutes les
relations
On dit d'une relation 1 à ∞ que c'est une relation avec intégrité référentielle.
Elle garantie le bon fonctionnement de la relation.
Les risques
Si la relation entre la table Employé et la table Absence n'a pas d'intégrité référentielle, il peut
y avoir de mauvaises saisies d'absences.
Par exemple saisir une absence pour un employé qui n'existe pas dans la table des employés.
Exemple :
Table Employés
Nom
Dupond
Durand
Martin
Prénom
Anne
Jean
Paul
Table Absences
Date début
18/09/2007
18/09/2007
18/09/2007
18/09/2007
Date retour
19/09/2007
20/09/2007
21/09/2007
22/09/2007
Employé
Dupond
Durand
Martin
Toto
Motif
CP
MALADIE
RTT
RTT
(Avec l'intégrité référentielle, je ne pourrai pas faire cette erreur)
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Conséquence : Dans une requête basée sur ces 2 tables, Access va choisir de regarder pour
chaque employé les absences correspondantes. Il oublie donc l'employé TOTO. Le résultat de
la requête est FAUX.
Employé 1 (Dupond) Æ 18 au 19
Employé 2 (Durand) Æ 18 au 20
Employé 3 (Martin) Æ 18 au 21
La requête donne un résultat faux
Les options de l'intégrité référentielle
En plus de bénéficier de saisies correctes donc de requêtes correctes, l'intégrité référentielle
permet d'administrer la base en fournissant 2 options complémentaires.
•
Effacer en cascade les enregistrements correspondants.
o Quand cette option est activée, la suppression d'un employé supprime
automatiquement toutes les absences de cet employé.
o Quand cette option n'est pas activée, la suppression d'un employé ayant des
absences est interdite.
•
Mettre à jour en cascade les champs (clés) correspondants
o Quand cette option est activée, la modification de la valeur de la clé primaire
entraine la mise à jour de la clé étrangère dans la table absence.
o Quand cette option n'est pas activée, je n'ai pas le droit de modifier la valeur de
la clé primaire.
Les prérequis pour pouvoir placer l'intégrité référentielle
Les clés (la clé primaire et la clé étrangère) doivent avoir le même type de données et être
structurés de la même manière.
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L'assistant liste de choix devient l'assistant clé étrangère qui s'occupe de tout ce travail.
C'est lui qui fait la relation.
Si ma clé primaire est un numérique octet, ma clé étrangère devra être un numérique octet
pour que l'intégrité référentielle puisse être appliquée.
Si ma clé primaire est un texte, ma clé étrangère devra être un texte.
Si ma clé primaire est un NuméroAuto, ma clé étrangère devra être un numérique Entier
Long.
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Les formulaires
L'assistant formulaire
Pour lancer l'assistant, on utilise le
bouton Nouveau
En haut, on choisit l'assistant
En bas, on précise la table dans
laquelle le formulaire va effectuer la
saisie.
Choisir les champs à placer dans le
formulaire. La double flèche permet
de prendre tous les champs.
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Type de présentation : Colonne
simple
Choisir un style
(Ensuite modifiable en mode création
par le menu Format – Mise en forme
automatique).
Nommer et valider la création du
formulaire.
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Créer un formulaire en mode Création
Pour créer un nouveau formulaire à la main,
on se base sur le mode création.
Ne pas oublier de spécifier dans quelle table
les données saisies vont aller se ranger.
La section détail permet d'héberger les
champs.
La liste des champs permet de faire glisser
les champs vers la section détail.
On peut placer les champs un par un
Sélection, ici, il n'y a que la zone de texte à
droite qui est sélectionnée.
Ici, c'est l'étiquette (intitulé) qui est
sélectionné.
La sélection multiple peut se faire avec
SHIFT (MAJ)
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La sélection multiple peut également se
faire avec le lasso.
Faire un cliquer-glisser en partant à côté du
1er contrôle à sélectionner et prolonger
jusqu'à ce que le lasso touche tous les
éléments à sélectionner.
Le cliquer-glisser commence sur la section
détail
Pour déplacer les éléments sélectionnés on
utilise le curseur de la main.
Cette main déplace les binômes.
Cette main spéciale ne déplace que le
contrôle visé sans s'occuper du binôme.
Les poignées permettent de redimensionner
Pour ajuster la taille du contrôle à son
contenu, je peux double-cliquer sur une
poignée de redimensionnement.
On peut aligner les contrôles sélectionnés
1. Sélectionner plusieurs contrôles
2. Menu Format – Aligner à gauche, à
droite, en haut, en bas …
On peut aussi répartir les espacements entre
les contrôles par le menu Format –
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espacement horizontal ou vertical.
On peut d'abord sélectionner plusieurs
champs dans la liste des champs avant de
les faire glisser dans la section détail.
Avec la touche Ctrl.
Faire glisser l'ensemble de la sélection
Avantage, tout se dispose correctement (ou
presque)
La mise en forme se fait avec la barre
d'outils
La couleur de fond
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La couleur de la police
La couleur de bordure
Epaisseur de la bordure
Style de contour
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Ajouter des contrôles
On utilise la boite à outils.
Par exemple, on ajoute un titre au
formulaire en se servant du contrôle
Etiquette.
Un clic sur ce contrôle
Un autre clic pour taper un texte
L'outil rectangle permet d'habiller le
formulaire.
Les propriétés
La fenêtre des propriétés
permet de tout régler.
Son contenu s'adapte au contrôle sélectionné.
Quand la section détail est sélectionnée
Quand un champ (une zone de texte) est
sélectionné
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Faire un calcul
1. Insérer une zone de texte indépendante
2. Dans les propriétés de la zone de texte, dans la propriété "Source Contrôle".
3. Appeler le générateur d'expressions, en cliquant sur le bouton
Zone de
l'expression
Arborescence de la
BD
En fonction de
l'objet sélectionné
à gauche, on voit
son contenu dans
la colonne
centrale.
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On double clique sur l'élément à faire passer dans la zone de l'expression.
On complète l'expression
On valide avec le bouton OK.
La fenêtre des propriétés est ensuite mise à jour.
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4. Modifier le libellé de l'expression et éventuellement adapter la mise en forme.
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Les requêtes
Les tris et les filtres dans les tables et les formulaires
Les tris
1. Se placer dans la colonne à trier (ou sur le champ à trier)
2. Utiliser les boutons tri croissant / tri décroissant
Les filtres
Appliquer le filtre
N'afficher que la valeur sélectionnée
Supprimer le filtre
1. Se placer sur la valeur à extraire
2. Utiliser le bouton "Filtrer par sélection"
3. On peut cumuler les critères, par exemple, les clients en
France avec la Fonction Chef des ventes.
Ces outils sont très pratiques pour naviguer dans les formulaires.
Ici, on a filtré sur les fonctions
"Propriétaire" en triant sur le nom du
contact.
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Créer une requête en mode création – Les requêtes sélection
Avant de faire des requêtes, il faut connaître un minimum le fonctionnement de la BD
(analyse).
Double-cliquer sur "Créer une requête en
mode création"
Double-cliquer sur la ou les table(s) dans lesquelles la requête va piocher des infos.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre "Afficher la table"
Lorsque la requête se base sur
plusieurs, il faut qu'elles soient
reliées.
Ici, la requête ne pourra pas
fonctionner.
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Placer les champs en double-cliquant dessus. Ils viennent automatiquement se positionner les
uns à la suite des autres.
On peut également les cliquer-glisser pour les insérer entre 2 colonnes déjà positionnées.
Voir le résultat de la requête : on utilise le bouton du mode affichage
Trier dans une requête
Se positionner à l'intersection du champ à trier et de la ligne "tri".
Lorsque plusieurs tris sont effectués l'ordre des tris est déterminé par la position des colonnes
de la gauche vers la droite.
Pour imposer le tri d'abord par pays puis par ville, il faut déplacer le champ pays à gauche du
champ ville.
1. Sélectionner la colonne à déplacer
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2. Se placer au même endroit
3. Faire le cliquer-glisser
Æ
On peut ensuite repositionner l'ordre des colonnes en mode affichage, pour correspondre à
mon souhait de présentation.
Les critères
Pour extraire les enregistrements correspondants à un critère, on se positionne à l'intersection
du champ pour lequel on souhaite placer un critère et de la ligne critère.
Je rentre comme critère la valeur que la requête va trouver.
Les critères texte se placent entre guillemets.
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Cumuler les critères
Pour cumuler les critères texte, on utilise généralement l'opérateur OU
ou bien
Cumuler les critères à travers plusieurs champs
Par exemple, chercher les clients propriétaire (fonction) en France (pays)
En plaçant les critères sur la même ligne on les cumule, c'est-à-dire qu'on utilise l'opérateur
ET.
Mélange du ET et du OU
Quand je demande plusieurs pays pour une fonction, par exemple les propriétaires français et
mexicains.
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ou bien
Ici, ces 2 syntaxes sont identiques.
Ici, on affiche les propriétaires allemands, les chefs des ventes français et tous les chefs
comptables.
Omettre une valeur
L'opérateur Pas permet d'enlever des valeurs.
On le cumule avec l'opérateur ET.
Ici, on veut tous les chefs comptables sauf les brésiliens.
Les caractères joker
Dans les critères, le caractère * permet de remplacer une série de caractères.
Chef* Æ tout ce qui commence par chef
*chef Æ tout ce qui se termine par chef
*chef* Æ tout ce qui contient chef
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Dans un code, pour accéder à une partie du code, par exemple le N°Sécu, on peut utiliser le
caractère joker ? qui permet de remplacer un seul caractère.
Exemple, je recherche toutes les assurées nées dans le Rhône.
2????69*
Ici, les ? permettent de s'assurer que 69 sera positionné à partir du 6ème caractère.
Le mot clé "comme" s'assure que l'* a un rôle de joker.
Les requêtes paramètre
Une requête paramètre permet de renseigner un critère lors de l'affichage des résultats.
Les avantages sont multiples, cela évite aux utilisateurs de connaître la création de requête et
donc ils peuvent quand même utiliser la base. Il est aussi très intéressant de baser un état
d'impression sur une requête paramètre. Par exemple, un état qui imprime les clients d'un pays
sélectionné. Si j'ai 30 pays, je peux imprimer 30 états différents avec strictement la même
mise en forme et je n'ai besoin que d'1 requête et que d'1 état.
La syntaxe du paramètre consiste à placer la question entre
crochets. L'astuce du mot clé comme placé devant permet de saisir
des caractères joker dans la réponse.
Si je dois placer plusieurs paramètres, ils ne doivent pas poser la
même question.
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Les critères Date et Numérique
Supérieur
Supérieur ou égal
Inférieur
Inférieur ou égal
Différent de
Période / fourchette
>
>=
<
<=
<>
Entre _ Et _
Les dates sont placées entre dièses, les nombres n'ont pas d'indicateurs.
Les champs de type (Booléen) Oui/Non
Pour faire ressortir tous les enregistrements dont la case est cochée
La vraie valeur de OUI Æ -1
La vraie valeur de NON Æ 0
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Faire un calcul dans une requête
1. Se positionner dans une nouvelle colonne, sur la ligne champ
2. Lancer le générateur d'expressions
3. Créer l'expression en utilisant les champs stockés dans les tables
Il est possible ensuite de renommer le libellé de la colonne en remplaçant "Expr 1".
Æ
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Les requêtes opération
A partir d'une requête sélection, on active le bouton opérations et la requête se
transforme en requête opération.
Ici, je veux compter le nombre de clients
par pays.
Une requête opération permet de regrouper les champs ayant des doublons.
Le champ ayant des doublons a la valeur "Regroupement" sur la ligne opération (ici, le champ
Pays).
Pendant que le regroupement s'effectue,
l'autre champ subit une opération.
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Pour qu'un champ ayant un critère ne soit pas regroupé, on met l'opérateur Où
Trouver les plus grandes ou les plus petites valeurs
Pour que la requête puisse trouver les valeurs les plus grandes ou les plus petites, on
fonctionne avec le tri.
Tri décroissant Æ Valeurs les + grandes
Tri croissant Æ Valeurs les + petites
Dans la liste "Premières valeurs" on choisit ensuite, le nombre
d'éléments que la requête va retourner.
Ici, les 3 plus grandes valeurs seront retournées.
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Importation & Exportation de données
Exporter
Exporter les données d'une table ou d'une requête dans Word ou Excel se fait par simple
copier-coller.
1. Copier la table ou la requête dans
Access
2. Se placer dans Word ou Excel et
Coller
Dans Excel
Dans Word
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Importer des Données d'Excel
Avant d'importer des données d'une BD Excel, il faut vérifier
•
Que c'est bien une base Excel (Champs mis en forme)
•
Il n'y a rien d'autre sur la feuille (visible ou non)
•
La base commence en A1
Menu Fichier – Données Externes – Importer
Choisir le type de fichier Excel, sélectionner le bon fichier et cliquer sur le bouton "Importer".
Choisir dans quelle feuille de calcul se
situe la BD
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romainTutoriel
Préciser si la 1ère ligne correspond aux
champs.
Préciser où stocker les données Æ Dans
une nouvelle table
L'étape suivante permet de renommer les
champs, de les indexer et encore de les
omettre.
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Access Initiation
romainTutoriel
Choisir si on décide de créer une clé
primaire. Si oui, Access peut la générer
avec un numéro Automatique ou je peux
choisir le champ (sans doublons) qui aura
ce rôle.
Nommer la future de table
Importer à partir d'une autre base Access
Lors de l'importation d'une base de données, je peux choisir les objets à importer. Pour les
tables, je peux choisir d'importer avec ou sans les données.
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Access Initiation
romainTutoriel
Les états
Rappel, on peut baser les états sur les requêtes et les tables. On peut compléter les états avec
des calculs, des regroupements, des tris…
Pour créer un nouvel état on passe par le bouton nouveau.
Les étiquettes
Dans la fenêtre, on choisit
l'assistant étiquette et la table ou
la requête sur laquelle l'état va se
baser.
Choisir son modèle d'étiquette
Préciser la taille, la police… du
texte de l'étiquette.
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Access Initiation
romainTutoriel
Composer l'étiquette en plaçant
les champs et éventuellement du
texte
On doit faire avec le nombre de
lignes proposé sachant qu'il
dépend de la dimension de
l'étiquette et de la taille de la
police.
Trier les étiquettes
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Access Initiation
romainTutoriel
Nommer l'état
Je peux ensuite spécifier une mise en forme
par champ en mode création.
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Access Initiation
romainTutoriel
Les fiches
Les fiches permettent d'imprimer 1 ou
2 enregistrements par page. Idéal pour
faire un catalogue produit par exemple
ou imprimer les fiches des employés.
Choisir tous les champs importants
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Access Initiation
romainTutoriel
Pas de regroupement
Pas de tri
Choisir une disposition verticale ou
justifiée
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Access Initiation
romainTutoriel
Choisir un style de présentation
Nommer l'état
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Access Initiation
romainTutoriel
Disposition verticale
Disposition justifiée
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Access Initiation
romainTutoriel
Les listings
Les listings permettent d'afficher
beaucoup d'enregistrements sur une
page sous la forme tabulaire.
Choisir tous les champs importants,
attention, si on prend trop de champs,
ils ne tiendront pas.
Pas de regroupement
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Access Initiation
romainTutoriel
Pas de tri
Choisir une disposition tabulaire et
très souvent une orientation paysage.
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Access Initiation
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Nommer l'état
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Access Initiation
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Les sections d'un état
L'en-tête d'état ........... Titre de l'état ...................................... Sur la 1ère page
L'en-tête de page........ Afficher les libellés des colonnes ...... En haut de chaque page
Détail ......................... Champs .............................................. pour chaque enregistrement
Pied de page .............. Pour la numérotation, la date............. en bas de chaque page
Pied d'état .................. Statistique, résumé, info .................... à la fin des enregistrements
Les champs trop étroits
Quand les champs sont trop étroits, on met
en place la propriété Auto-Extensible.
Le champ s'agrandit en cas de besoin
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Access Initiation
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Les rapports (listing + regroupement)
Les rapports permettent d'afficher
beaucoup d'enregistrements sur une
page sous la forme tabulaire et de
regrouper sur certains champs ayant
des doublons.
Choisir tous les champs importants,
attention, si on prend trop de champs,
ils ne tiendront pas.
Choisir le champ ayant les doublons
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Access Initiation
romainTutoriel
Pas de tri
L'assistant offre d'autres dispositions
car l'état va avoir un regroupement.
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Access Initiation
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Nommer l'état
L'assistant ajoute une section "En-tête de groupe pays"
C'est dans cette section que l'on place des fonctions
de regroupement
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