l`invitation - FFGYM Zone Sud-Est

RECOMMANDATION N° 3
L’INVITATION
L’invitation est incontournable dès lors que l’on organise une manifestation qui fera date dans
l’histoire de l’Association.
1/ Pour quelles MANIFESTATIONS :
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Assemblée Générale ordinaire ou extra- ordinaire
Compétition officielle ou non, interne ou non
Remise de Récompenses ou Distinctions
Fête du Club
Jubilés
Arbre de Noël, Foire aux Associations, Journée « Portes- ouvertes »,…
Fête Champêtre, …etc.
Evénements publics de toute nature….
2/ REALISATION :
L’Invitation doit être soignée et particulièrement étudiée.
Elle fait partie du Plan de Communication.
Elle doit posséder le même visuel que l’Affiche. C’est la déclinaison de l’Affiche.
Elle mentionne le titre de l’Evénement, la date, l’heure et le lieu.
Eventuellement elle peut préciser les horaires de début et de fin, ainsi les horaires de Vin
d’honneur et de Palmarès.
Celui(ceux) qui invite(nt) doit(vent) être nommé(s) avec leurs titres. Par exemple :
Monsieur Paul DUPONT , Président de l’Olympique de Bouvent, a le plaisir d’inviter …
………………(le titre et le nom de l’invité(e), à …. »le nom de l’ événement….
Elle doit indiquer une formule qui incitera l’invité à répondre avant son arrivée sur les
lieux. Formule du type : Réponse S.V.P. pour le ….(date), au plus tard, par tél. N°…….
3/ QUAND :
L’Invitation doit parvenir à l’invité, au plus tard 3 semaines avant l’événement. La date
souhaitée pour la réponse doit être fixée à huit jours au plus tard, avant le jour « J ».
4/ QUI LANCE l’INVITATION:
Le Responsable (ou les Responsables, s’il y a co- organisation). Celui-ci doit être le
Président de la structure organisatrice (Association, Comité, C.O.L., Fédération,…).
Si, par exemple, un Championnat Départemental est organisé par délégation par une
Association, l’invitation sera formulée comme suit :
Monsieur x XX, Président du Comité de……… et Monsieur y YY, Président de l’
Association ZZZZ (ou du Comité d’Organisation Local),
Ont le plaisir d’inviter M………………………
A …… (titre de l’événement).
Date et lieu.
(mentionner toujours : Invitation valable pour deux personnes).
5/ QUI INVITE QUI :
Si l’événement est strictement local, le Président de la structure est seul à inviter. Et invite
qui il souhaite sans restriction.
Si l’événement est de niveau départemental (avec une coorganisation), le Président du
COL invite qui il souhaite au plan local , les élus locaux, le ou les Conseillers Généraux de
la Circonscription, le Député de la Circonscription, le Sous- Préfet, le Commissaire et(ou)
le Commandant de Gendarmerie,…. (les élus et représentants de la République de
proximité).
Parallèlement, le Président Départemental invite (avec la même Invitation commune), le
Président du Conseil Général, le ou les Vice- Présidents concernés, le Directeur DDJS, le
ou les Sénateurs, le Préfet, le C.D.O.S., (les élus et représentants de
la République au plan départemental), les Partenaires privés….
Le même système horizontal sera appliqué pour les événements régionaux (Conseil
Régional, Préfet de Région, DRJS, le C.R.O.S.,…), et pour les événements nationaux
(Assemblée Nationale, Ministres, C.N.O.S.,……).
IMPORTANT :
Il faut éviter d’inviter la même personne avec deux cartons différents, par deux canaux
différents, par deux organisateurs différents,
pour UN SEUL et MEME EVENEMENT LE MEME JOUR AU MEME ENDROIT.