1) Ouvrir Power Point. 2) Choisir un modèle de présentation

Microsoft® Power Point 2003
Démarrage rapide
! Version 2003
" Microsoft® Power Point fait partie de la suite logicielle de bureautique Office.
C’est un outil permettant de créer facilement des présentations informatiques. On crée
des diapositives qui contiennent des objets ; ceux-ci peuvent être animés ou non. On peut
insérer des images, des sons ou encore des vidéos dans une présentation.
#
Voici quelques éléments de création et d’organisation d’une présentation, acquis avec
l’expérience ; ils tiennent compte des performances du logiciel et de sa facilité à reprendre un
travail en cours tout en intégrant également des appréciations des fonctions qui restent
entièrement personnelles et de ce critiquables.
1)
2)
Ouvrir Power Point.
Choisir un modèle de présentation.
$
On peut créer des présentations sur la base de modèles préétablis. On
créera dans notre cas une présentation vide que l’on remplira comme on
souhaite. (Voir illustration ci-contre).
3)
Sauvegarder sa présentation.
%
On peut sauvegarder sa présentation sous deux formats différents. Le
format Présentation (.ppt) ouvre la présentation avec Power Point lorsqu’on
double-clique dessus. Le format Diaporama Power Point (.pps) permet un
affichage immédiat de la présentation, sans passer par Power Point
lorsqu’on double-clique dessus ; le logiciel doit néanmoins être installé pour
pouvoir afficher cette présentation. On peut cependant ouvrir un .pps dans
Power Point en ouvrant d’abord le logiciel et en faisant Fichier, Ouvrir ou
en cliquant sur l’icône appropriée
ou encore en utilisant la combinaison
de touches Ctrl+O (Ouvrir). &
%
Les enregistrements de la présentation aux formats image (Format
Gif .gif, Format JPeg .jpg, Format PNG .png, Format Tiff .tiff, Bitmap .bmp,
Métafichier Windows, …) permettent d’enregistrer chaque diapositive ou
uniquement la diapositive en cours (celle qui est affichée à l’écran) en une
image au format sélectionné. Les images ainsi produites en sont plus modifiables avec Power
Point et il faut réenregistrer la présentation en images lorsqu’on la modifie. Pratique dans
certains cas, sachez tout de même que le format JPeg est celui qui offre le meilleur rapport
qualité/taille mémoire du fichier et qui est le mieux reconnu par les logiciels de traitement
d’images et de traitement de texte. On peut trouver une application à l’enregistrement en
image de la présentation pour illustrer un rapport, …
%
Enfin, dernière recommandation, n’oubliez pas de sauvegarder régulièrement votre
présentation pour éviter toute perte de votre travail.
4)
Création de diapositives.
'
La première diapositive affichée à l’écran est vide. On peut lui appliquer une mise en
forme et la copier ensuite (la mise en forme sera copiée) ou la copier dès maintenant pour en
obtenir plusieurs.
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'
Le mode trieuse de diapositives donne un aperçu des diapositives créées. Pour nous, il
n’en a qu’une qui est vierge. On clique dessus et on fait copier coller dans le menu ou en se
servant des icônes Copier
et Coller
touches Ctrl+C (Copier) et Ctrl+V (Coller).
5)
ou encore en utilisant les combinaisons de
Mise en place d’un arrière-plan.
On double – clique sur la première diapositive pour retrouver l’affichage de départ. On
effectue un clique - droit sur la diapositive et on clique sur Arrière-plan. Dans le menu
déroulant, cliquer sur Autre couleurs ou Motifs et Textures pour remplir l’arrière-plan. On
peut insérer une image en choisissant Motifs et Textures. Quelques manipulations vous
familiariseront avec cet environnement.
(
ATTENTION ! Le bouton Appliquer partout place l’arrière-plan sélectionné sur toutes
les diapositives de la présentation ! Si cela vous arrive, cliquez sur la flèche Annuler
pour réparer cette erreur. A l’inverse, le bouton Appliquer ne place l’arrière-plan sélectionné
que sur la diapositive affichée à l’écran.
6)
Créer et gérer des objets.
)
Pour placer des objets sur la présentation, il est conseillé d’afficher la
barre d’outils Dessin en cliquant droit dans une zone vide près d’une barre
d’outils existante si elle n’est pas déjà affichée. Vous pouvez également
afficher de la même manière la barre d’outils Word Art qui permet de mettre
en forme du texte avec un style particulier.
La barre d’outils Dessin :
Cette barre permet de créer des objets divers : flèches, zones de texte,
rectangles, ronds et 2D ou 3D, à vous d’explorer les possibilités offertes qui sont nombreuses
et riches. On peut grouper les objets, les colorer, et aussi écrire à l’intérieur en faisant un
clique droit sur un objet et en cliquant sur Ajouter du texte. Les menus Dessin et Formes
automatiques sont aussi bien pratiques pour accéder à des fonctions parfois bien utiles.
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Démarrage rapide
)
Pour insérer des images, on clique sur Insertion, Images, À partir fichier (c’est-à-dire
une image contenue sur le disque dur). Une fenêtre permet de voir le contenu du disque dur et
d’insérer l’image voulue. Le fait d’insérer une image animée d’extension .gif activera le
défilement de l’image lors de l’affichage de la présentation.
Plusieurs objets peuvent ainsi être créés et être placés n’importe où sur la diapositive.
Les copies de Dessin à partir d’Autocad peuvent aussi être collées. Un double clic sur un
dessin Autocad inséré ouvre le logiciel pour modifier le dessin.
)
Afficher la barre d’outils Image (comme on affiche les barres Dessin et Word Art)
permet d’accéder à certaines fonctions bien pratiques de retouches des images (contraste et
luminosité, rognage, rotation de l’image, contour, compression, habillage, propriétés, couleur
transparente – pour éliminer une couleur et la rendre transparente, utile pour enlever une
couleur dominante et voir le fond de la diapositive par transparence et réinitialisation de
l’image.).
La barre d’outils Image
Le premier bouton de la barre d’outils
Image permet d’insérer une image contenue sur le disque dur.
)
On peut insérer des vidéos et des sons en cliquant sur Insertion, Films et sons puis sur
la rubrique désirée. Les sons et les vidéos ne sont pas contenus dans la présentation ; quand
vous la transportez, veuillez à bien joindre les fichiers concernés. Petite astuce : placez les
fichiers joints dans le même dossier que celui où se trouve la présentation ; au moment de la
graver ou de la copier sur un périphérique externe (clé USB, disque dur externe, …), prenez
soin de bien prendre tous les fichiers que la présentation utilise. Nota : les images insérées
dans la présentation sont toujours contenues dans le fichier .ppt ou .pps.
* Remarques sur les raccourcis clavier
Lors de l’insertion d’un image ou de la création d’un objet avec la barre d’outils
Dessin, on peut les redimensionner ou les créer de manière particulière. La touche Shift ou
Maj permet de sélectionner plusieurs objets pour les déplacer ou modifier tous à la fois leurs
propriétés. Lors de la création d’un rectangle, appuyer sur la touche Shift permet d’obtenir un
carré, pareil en créant une ellipse qui par appui sur Shift donne un cercle. Lors de la sélection
d’un objet, le déplacer en appuyant sur Shift produit des déplacements uniquement verticaux
ou horizontaux, essayez, c’est très pratique.
La touche Ctrl permet, après avoir cliqué sur un objet de le redimensionner de manière
symétrique horizontale ou verticale si on tire sur une poignée latérale ou de manière
horizontale et verticale si on tire sur une poignée d’angle. On peut sélectionner un objet,
appuyer sur Ctrl et glisser pour le copier.
Un objet peut subir une rotation en agissant sur la poignée verte et en la faisant tourner
autour de l’objet. Là encore, la touche Shift se révèle bien utile car elle permet de faire tourner
l’objet selon des angles prédéfinis (il faut appuyer dessus lorsqu’on fait tourner l’objet avec la
souris et ne relâcher qu’après avoir relâché le bouton de la souris), utile pour rechercher une
position à 45° par exemple.
)
Le menu Dessiner permet de faire bien des modifications pratiques et utiles sur les
objets (retournement horizontal/vertical, centrage sur la diapositive, répartition des objets,
changement de la forme automatique de l’objet, à vous d’essayer !!
* Ctrl+S : sauvegarder la présentation.
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* Ctrl+A : permet de sélectionner tous les objets présents sur une diapositive (pour les
déplacer par exemple) ou de sélectionner toutes les diapositives dans le mode Trieuse
de diapositives pour leur appliquer à toutes la même transition par exemple).
* Ctrl+W : fermer le logiciel.
)
Un clique droit sur un objet vous permettra de découvrir les possibilités du logiciel
dans la mise en place des objets. Pour certains objets, on peut modifier les points qui le
composent (tracés à main levée, forme courbe, flèches, lignes). On peut ajouter du texte à
certains objets (ce qui signifie écrire dedans) ou les enregistrer comme une image. On peut
effectuer des groupes d’objets en sélectionnant deux objets et en faisant clique droit, Groupe,
Grouper ou Dissocier pour défaire un groupe existant. Les éléments groupés sont
individuellement pas ou peu modifiables. Pour modifier l’ordre d’affichage des éléments,
faire clique droit Ordre et clic sur l’action souhaitée. Pour modifier les propriétés d’un objet,
également accessible par double clic sur l’objet sauf pour les dessins Autocad, (épaisseur et
style de la ligne de contour, couleur et transparence du remplissage, …), cliquez droit sur un
objet et cliquez sur Format de la forme automatique .
(
Le fonctionnement des objets n’est pas limité à Power Point, mais se retrouve
exactement de la même façon dans tous les produits de la gamme Office, notamment Word et
Publisher qui peuvent également servir à créer des illustrations compositions avec des objets.
Les possibilités offertes par la création d’objets sont quasiment illimitées, d’autant plus que
l’on peut créer des formes soi-même, et présentent l’avantage, sous une interface simple, de
ne pas avoir à recourir à un logiciel de dessin pour des illustrations sommaires, à vous d’en
tirer pleinement profit !! ☺
7)
Pour animer des objets.
,
Les objets et images placés sur la diapositive peuvent être animés à leur arrivée sur
l’écran, ce qui fait tout l’impact d’une présentation informatique. Pour les présentations plutôt
sérieuses de type scolaire, préférez les animations sobres et peu spectaculaires (conseil :
Entrée brusque pour les textes et Dissolution interne pour les images), n’introduisez pas non
plus de son. Pour une présentation plus détendue, tout est permis.
Pour animer un objet, faire un clique droit sur l’objet puis cliquer sur Personnaliser
l’animation ou encore, affichez le menu Diaporama et cliquez sur Personnaliser l’animation
.
,
Un volet s’ouvre à droite (le plus souvent) de l’écran. Cliquez sur Ajouter un effet et
choisissez un effet. Les effets d’ouverture sont ceux qui amènent les objets à l’écran, les effets
de fermeture sont tout le contraire, ils font disparaître les objets de l’écran. Les effets
Emphases sont assez particuliers, toujours pour amener des objets à l’écran, ils imitent des
actions diverses (flash, écriture de machine à écrire, …), ils sont moins intéressants que les
effets d’ouverture mais peuvent être utilisés lorsqu’on recherche des effets particuliers. Les
trajectoires vous permettent d’amener un objet à l’écran selon une trajectoire personnalisée,
cela n’a d’intérêt que si l’on recherche vraiment des effets particuliers.
,
On anime tous les objets selon la même procédure. Pour modifier l’effet un objet, on
clique sur l’effet qui le concerne dans le volet de droite et on clique ensuite sur Modifier.
Prenez garde de bien sélectionner l’effet et non pas l’objet seulement (l’objet est
automatiquement sélectionné lorsqu’on clique sur l’effet qui s’y rattache) sinon vous
appliquerez deux effets au même objet, ce qui peut être pratique dans certains cas – les petits
numéros près des objets peuvent vous aider à sélectionner l’effet de l’objet en cliquant sur ce
numéro. Selon les effets, on peut changer leur vitesse et parfois d’autres propriétés (venir du
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haut, du bas, …). On peut réorganiser les effets en agissant sur les flèches Réorganiser ; on
peut aussi supprimer un effet. Les effets peuvent se produire en même temps (avec le
précédent), après le précédent ou être actionnés au clic. Un clique droit sur un effet vous
permettra d’accéder à diverses boîtes de dialogue : dans Options d’effet, on peut régler
l’animation des zones de texte par mot ou par lettre ou tout simultanément pour produire des
effets d’arrivée intéressants ou encore faire disparaître l’objet après l’animation (estomper) ou
même associer un son à l’animation (si vous choisissez un son prédéfini dans le menu
déroulant, celui-ci sera inclus à la présentation, mais on peut aussi associer un son contenu sur
le disque dur qui, lui ne sera pas inclus dans la présentation et ce sons doit absolument être en
wave (.wav) pour pouvoir être inséré) ; dans Minutage, on peut introduire des retards
automatiques sur les effets ou les répéter un certain nombre de fois, jouer sur leur durée ;
afficher la chronologie avancée donne une idée de la répartition dans le temps des effets par
un échelle en bas du volet ; supprimer supprime l’effet seulement (et non l’objet – pour
supprimer un objet, cliquez dessus et appuyez sur Suppr). A vous de découvrir en essayant
leurs fonctions ce que permettent de faire ces menus qui peuvent dans certaines circonstances
se montrer très pratiques.
,
Les boutons Lecture et Diaporama permettent d’afficher un aperçu des animations
pour la diapositive en cours pour le premier dans la diapositive uniquement et le second sur
tout l’écran.
,
Un clique droit sur un objet vous permettra aussi de régler divers paramètres lors du
diaporama (possibilité de cliquer sur un objet durant le diaporama, …), à vous de tester toutes
ces fonctions.
8)
Les transitions entre diapositives.
On peut aussi animer les transitions entre diapositives (le passage d’une diapositive à
la suivante) en appliquant un effet à la transition de la même manière que pour les objets.
Pour accéder au volet Transition, cliquer droit sur la diapositive là où il n’y a pas d’objet (à
l’extérieur par exemple) ou encore dans le menu Diaporama, cliquer sur Transition
.
Choisissez une transition pour visualiser son effet ; on peut aussi associer un son à une
transition avec les mêmes règles que pour les sons associés aux effets d’animation. Petit
conseil : affichez la trieuse de diapositives pour affecter des transitions à des diapositives, un
petit icône en forme d’étoile sur lequel on peut cliquer permet de visualiser la transition d’une
diapositive.
9)
Le transport des présentations et la visionneuse Power Point.
.
Outre les conseils déjà donnés quant à l’organisation des fichiers, notamment de ceux
attachés à la présentation, et qui restent valables ici, on peut aussi transporter une présentation
facilement avec Power Point 2003. Cliquez sur Fichier, puis sur Package pour CD-ROM. Le
logiciel vous propose de copier la présentation dans un fichier (pratique pour copier la
présentation et ses fichiers joints sur un support amovible de type clé USB ou disque dur
externe, car ce mode copie dans un dossier la présentation en .pps et aussi tous les fichiers que
vous lui avez joints (vidéos, sons), même si vous ne les avez pas rassemblés au départ dans le
même dossier) ou aussi de copier la présentation sur un CD. On doit insérer un CD vierge
dans le graveur ; ce CD aura la propriété d’être un autorun : il lancera automatiquement la
présentation à l’insertion de CD dans le lecteur en incluant bien sûr tous le fichiers joints. Le
CD contient la visionneuse de Power Point, cela veut dire que l’on peut afficher la
présentation sur un ordinateur où Power Point n’est pas installé car la visionneuse permet de
lire (et pas de modifier) un diaporama.
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.
Le menu Diaporama permet aussi de vérifier le minutage du diaporama (enchaînement
temporel des effets et durée de ceux-ci) ou d’enregistrer une narration (un fond sonore vocal
notamment pour faire des commentaires par exemple), les boutons d’actions peuvent s’avérer
pratiques pour réaliser certaines actions : aller à la diapositive suivante, ouvrir un document
ans le diaporama, …, bref à vous de voir les possibilités offertes.
10)
L’amélioration des performances graphiques.
/
Afin de profiter au mieux des performances graphiques de Power Point et de celles de
la carte graphique de l’ordinateur, on peut ajuster quelques paramètres dans le menu
Diaporama, Paramètres du Diaporama. Diverses fonctions sont disponibles, à vous de les
découvrir. La zone Performances permet de régler l’utilisation ou non de l’accélération
matérielle (c’est mieux avec, mais il peut y avoir un ralentissement de l’affichage si votre
carte graphique ou votre processeur sont trop faibles, c’est conseillé dans le cas où les vidéos
s’affichent de manière saccadée) et on peut aussi régler la résolution d’affichage.
11)
Quelques conseils sur les versions de Power Point.
0
Ces quelques notions vous permettront, je l’espère de démarrer avec Power Point ;
comme pour tout logiciel informatique, la théorie ne saurait remplacer totalement la pratique.
Donc, prenez le temps d’explorer les fonctions du logiciel, notamment pour bien comprendre
les principes sommaires détaillés dans ce document. Les menus de Power Point ne sont pas
présentés en détail dans ce document (Fichier, Édition, Affichage, Insertion, Format, Outils,
Diaporama, Fenêtre, ?), mais ils sont sensiblement les mêmes que sur les autres logiciels de la
suite Office (Word, Excel,…). De plus, sachez qu’à tout moment, l’aide Power Point est
consultable en appuyant sur la touche F1 au clavier. Pendant l’affichage de la présentation,
appuyez sur F1 pour obtenir la liste des commandes disponibles, un clic droit permet aussi
d’accéder à plusieurs fonctions.
1
Les captures d’écrans ont été réalisées à partir de Power Point 2003 fonctionnant sous
Windows XP Édition Familiale, certaines icônes peuvent varier en fonction des versions du
logiciel, notamment si elles sont antérieures. De même, les explications fournies se rattachent
à cette version et varient à partir de Power Point 2000 qui utilise notamment une autre
présentation pour animer les objets (boîte de dialogue au lieu d’un volet latéral).
2
Conseil : si vous avez le choix, choisissez une version de Power Point à partir de la
version 2002 XP et au-delà car l’utilisation du volet est nettement plus pratique que celle de la
boîte de dialogue ; vous vous en apercevrez bien vite à l’usage car le volet reste visible en
permanence tandis que la boîte de dialogue doit être ouverte à nouveau à chaque modification
concernant les animations. Une présentation faite avec une version récente de Power Point et
affichée avec une version plus ancienne n’aura pas tous les effets prévus à cause des conflits
entre versions.
3 Bon courage !!! ☺
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