12 et 13 septembre 2015 Parc des Expositions de PERPIGNAN

XXIIème FORUM DES ASSOCIATIONS de PERPIGNAN
12 et 13 septembre 2015
Parc des Expositions de PERPIGNAN
REGLEMENT INTERIEUR
Le Forum des Associations se déroulera les 12 et 13 septembre 2015. Afin de garantir le bon déroulement de la manifestation,
nous vous prions de veiller au strict respect des points suivants, dans l’intérêt de tous, organisateurs, exposants et visiteurs.
INSTALLATION : L’inauguration officielle ayant lieu le samedi matin, l’installation des stands devra être achevée le vendredi 11
septembre à 20 h, sauf matériel de valeur.
Nota : les stands seront équipés de deux grilles-caddie, une table et deux chaises. En cas de besoin de matériel
supplémentaire ou d’un branchement électrique, merci de contacter le service des subventions dès votre inscription.
Certaines associations qui présenteront des animations permanentes nécessitant une surface plus importante pourront, dans la
limite de la surface disponible, être installées en extérieur et bénéficier d’un stand spécial de type tente de 3 x 3 m sans
supplément de prix.
STATIONNEMENT : les exposants sont invités à installer leur matériel lourd dès le vendredi 11 septembre, de 10h à 19h. L’accès des
véhicules sur le site sera interdit du vendredi 11 septembre à 19 h au dimanche 13 septembre 2015 à 18 h 30. Aucune
dérogation ne pourra être accordée pour des raisons de sécurité, quel qu’en soit le motif.
INCENDIE : Toujours pour des raisons de sécurité, l’installation des matériaux suivants est interdite : paille, canisses, bois fin, toile
inflammable. Les installations électriques devront être aux normes de sécurité en vigueur. Une visite de sécurité obligatoire aura
lieu vendredi 11 septembre.
Pour la sécurité et la tranquillité de tous, un certificat de qualification à la réaction au feu de certains matériaux et équipements
pourra être demandé. Les matériaux installés dans les stands devront obligatoirement avoir un coefficient de réaction au feu de
type M2, M1 ou M0. Toute non conformité pourra aller jusqu’à la fermeture du stand. En cas de doute, n’hésitez pas contacter le
service des subventions au 04 68 62 38 20.
ASSURANCE : En s’inscrivant, les exposants certifient être assurés pour toute la durée du 22ème Forum pour leur responsabilité
civile envers le public, les autres exposants et les organisateurs. L’attestation d’assurance pourra être demandée lors de la visite
de sécurité.
Aucune inscription ne pourra être prise en compte tant qu’elle ne sera pas accompagnée du chèque de règlement du stand
demandé.
En raison des délais d’impression de l’annuaire, le texte de présentation de l’association devra impérativement être transmis au
service des subventions accompagné du bulletin d’inscription et du règlement correspondant avant le 19 juin 2015. Passé cette
date, il ne sera pas possible de faire figurer votre association sur le guide.
SECURITE : Il est prévu un service de surveillance pendant les heures d’ouverture du Forum. Il est cependant conseillé de ne
laisser aucun matériel de valeur sur les emplacements. La Ville de Perpignan ne pourra être tenue pour responsable des vols ou
détériorations commis dans l’enceinte du Parc des Sports.
CLAUSE SPECIFIQUE : seules les associations qui en ont la capacité juridique sont autorisées à offrir à la vente les produits dérivés
de leur activité. Pour les autres, il est interdit de procéder à la vente d’objets sur les stands. Les associations qui le souhaiteront
pourront procéder à l’inscription de nouveaux adhérents rencontrés pendant la manifestation.
ENTREE : l’entrée des visiteurs est entièrement gratuite et autorisée aux horaires d’ouverture du Forum, soit de 10 h à 19 h le
samedi et de 10 h à 18 h le dimanche.
FERMETURE : par égard pour les visiteurs, il est obligatoire de maintenir votre stand en activité jusqu’à la fin du Forum.
Par avance, la Ville de Perpignan vous remercie de votre collaboration à la réussite du Forum des associations. Pour toutes vos
demandes, le service des subventions (04 68 62 38 20) se tient à votre disposition pour vos suggestions et vos questions.