Sommaire - Fontaine Picard
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Sommaire GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS EXTERNES Bac Pro Gestion Administration Préparation à la certification intermédiaire PARTIE 1 : La gestion administrative des relations avec les fournisseurs 5Situation professionnelle 1 : La tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants 9 17 23 29 Situation professionnelle 2 : Le traitement des ordres d’achat, des commandes Situation professionnelle 3 : Le traitement des livraisons, des factures et le suivi des anomalies Situation professionnelle 4 : L’évaluation et le suivi des stocks Situation professionnelle 5 : La gestion des règlements et le traitement des litiges 35 Activité de synthèse 41 Passeport professionnel : Grille d’analyse pour le passeport professionnel 43 Le Progiciel de Gestion Intégré PARTIE 2 : La gestion administrative des relations avec les clients et les usagers 47 Situation professionnelle 6 : La participation à la gestion administrative de la prospection 51 57 63 71 Situation professionnelle 7 : L a tenue des dossiers clients, des donneurs d’ordre et des usagers Situation professionnelle 8 : Le traitement des devis, des commandes Situation professionnelle 9 : Le traitement des livraisons et de la facturation Situation professionnelle 10 : Le traitement des règlements et le suivi des litiges 77 Activité de synthèse 87 Passeport professionnel : Grille d’analyse pour le passeport professionnel 89 Le Progiciel de Gestion Intégré PARTIE 3 : La gestion administrative des relations avec les autres partenaires 93 Situation professionnelle 11 : Le suivi de la trésorerie et des relations avec les banques 99 Situation professionnelle 12 : La préparation des déclarations fiscales 111 Situation professionnelle 13 : Le traitement des formalités administratives 109 119 Fiche Ressource : La déclaration de TVA CA3 Situation professionnelle 14 : Le suivi des relations avec les partenaires-métiers 125 Activité de synthèse 131 Passeport professionnel : Grille d’analyse pour le passeport professionnel Auteurs : Jean ALDON - Catherine COLIN - Lucie LEBRAY Crédits photographiques P. 3 P. 4 P. 4 P. 4 P. 4 P. 8 P. 12 P. 15 P. 19 p. 31 p. 33 p. 35 p. 45 P. 47 P. 47 P. 47 P. 55 P. 58 P. 60 P. 60 P. 60 Fotolia © carlosseller Fotolia © Jason Stit. 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De quels produits la société TOQUE LUXE a-t-elle besoin pour la fabrication des plats cuisinés vendus • • • • • • • • • Fruits-légumes • Produits sucrés dans son magasin ? Vous pouvez vous aider de recettes de cuisine pour remplir les fiches. Produits salés • • • • • Cochez les entreprises auprès desquelles TOQUE LUXE pourra se fournir pour l’achat de ces produits. 4 Boucherie Louis, détaillant Lepage SARL, grossiste en légumes bio Mc Donald’s - Lyon Fast-food Les gourmandises d’Alex, pâtisserie Laufi Fruits, Grossiste France Marché Alimentaire, commerce de gros Promocash Lyon, grossiste alimentation Maison Boulard, artisan boulanger Leader Price, magasin d’Oullins (69) Martin SA, volailler en gros Poissonnerie Bretonne, vente aux professionnels Landier SA, boucherie en gros Situation professionnelle 1 La tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants Compétences Savoirs associés Actualiser une base de données fournisseurs Certification intermédiaire • Savoirs de gestion et savoirs technologiques Les types de fournisseurs : grossiste, détaillant, prestataire, sous-traitant, centrale d’achat. • Savoirs juridiques et économiques Les types de structure des organisations, les biens et les services, la sous-traitance 03 - Mise à jour et rangement des dossiers Résultats attendus Les dossiers fournisseurs et sous-traitants sont mis à jour en permanence. Connaissances Le service achats est chargé des approvisionnements pour l’entreprise. Les achats sont effectués auprès des fournisseurs suivis au moyen d’un fichier informatisé. Sont ainsi référencés : les coordonnées des fournisseurs, les articles et les prix de leur catalogue, les commandes déjà réalisées, les conditions de règlement, les modes de livraison, et toutes informations utiles pour les relations commerciales entre l’entreprise cliente et ses fournisseurs. Les différents types de fournisseurs Grossiste Exemple : Métro, Entreprises qui achètent directement grossiste alimentaire et équipement aux industriels des produits en grande (mobilier et matériel) pour quantité et qui assurent la revente professionnels (commerce, café, et la distribution auprès de détaillants. restaurant, hôtel, entreprise…). Détaillant Commerçant qui vend au consommateur final dans des quantités adaptées à son usage. Exemple : Chez Marcel, boucherie-charcuterie. Prestataire Personne ou structure qui fournit des services à un client. Exemple : Sono Lyon, sonorisation, éclairage, effets spéciaux pour soirées. Sous-traitant Une entreprise confie à une autre entreprise une partie de sa production. Exemple : SARL Embal, société de conditionnement et emballage de tous produits alimentaires. Structure gérant les achats de ses affiliés qui peuvent être des détaillants ou des grossistes. Exemple : le GALEC des Centres Leclerc. Centrale d’achats Situation professionnelle 1 La tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants 5 Activité 1 Mettre à jour la base de données fournisseurs TOQUE LUXE fait appel à de nombreux fournisseurs alimentaires et prestataires de services pour son magasin traiteur, mais également pour l’organisation des réceptions et banquets. Amélie BENITZ n’a pas eu le temps depuis plusieurs semaines de mettre à jour la base de données des fournisseurs. Elle a réuni dans un dossier toutes les informations qu’elle a reçues ou notées concernant des modifications à effectuer (ANNEXE 1). Vous ouvrez la base de données « Fournisseurs Toque Luxe » (ANNEXE 2), et préparez le travail pour la saisie des mises à jour de chaque fiche fournisseur. Annexe 1 Dossier partage sur le réseau Toque Luxe NOTES FOURNISSEURS Date 6 Commentaires 17/07 Mail Lesage changement n° tél. 03 67 55 XX XX et n° fax 03 67 56 XX XX 23/07 Tél : Moreau conditions de règlement sont à partir du mois prochain 30 jours fin de mois 24/07 Appel tél Dorsol les tarifs sont maintenant franco de port 02/08 Courrier Lesafre : nouvelle adresse à Oullins 235 Zone Industrielle des Clarins 69090 19/08 Télécopie : Auriol changement adresse mail [email protected] 22/08 Fromagerie Oréo compléter les conditions de livraison (port dû) et les conditions de règlement (comptant) 13/09 France volailles : nouveau fournisseur fiche à créer (le dernier fournisseur créé portait le N° 79). Adresse : ZAC Le Pré Saint Gervais 69100 Lyon - Tél 03 75 45 XX XX Fax 03 75 43 XX XX – [email protected] - 1re commande le 01/09/N Règlement comptant et livraison en port dû. 15/09 Message : Fournisseur 51 à supprimer (arrêt activité) Situation professionnelle 1 La tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants Annexe 2 Fichier fournisseur Toque Luxe Surligner les erreurs et écrire à côté l’information exacte. FOURNISSEUR N ° 42 FOURNISSEUR N ° 51 NOM LESAFRE SA NOM TOUT POUR LA LOCATION ADRESSE 15 rue G. Eiffel 69080 OULLINS ADRESSE ZI des Alpes 69100 LYON TEL 03 64 77 XX XX TEL 03 69 71 XX XX FAX 03 65 65 XX XX FAX 03 67 60 XX XX MAIL [email protected] MAIL Date 1 commande 15/02/N-3 Date 1 commande 25/03/N-1 RÈGLEMENT 60 jours fin de mois RÈGLEMENT À réception de la facture LIVRAISON Franco de port LIVRAISON Port dû re [email protected] re FOURNISSEUR N ° 65 FOURNISSEUR N ° 34 NOM Fromagerie OREO NOM LESAGE SARL ADRESSE 53 avenue Jean Jaurès 69007 Lyon ADRESSE 69003 LYON TEL 03 64 88 XX XX TEL 03 12 34 XX XX FAX 03 65 69 XX XX FAX 03 12 35 XX XX MAIL MAIL [email protected] Date 1 commande 20/04/N-4 Date 1re commande 22/03/N RÈGLEMENT 30 jours fin de mois LIVRAISON Franco de port RÈGLEMENT [email protected] re LIVRAISON FOURNISSEUR N ° FOURNISSEUR N ° 19 NOM MOREAU NOM ADRESSE 11 avenue des Citoyens 69671 BRON ADRESSE TEL 03 61 97 XX XX FAX FAX 03 61 95 XX XX MAIL MAIL [email protected] Date 1re commande Date 1re commande 01/10/N-7 RÈGLEMENT RÈGLEMENT 60 jours fin de mois LIVRAISON LIVRAISON Franco de port TEL FOURNISSEUR N ° 27 FOURNISSEUR N ° 72 NOM AURIOL NOM DORSOL ADRESSE 15 rue G. Eiffel 69080 OULLINS ADRESSE 89 rue des Charpentiers 69132 ÉCULLY TEL 03 64 77 XX XX TEL 03 61 07 XX XX FAX 03 65 65 XX XX FAX 03 61 05 XX XX [email protected] MAIL MAIL [email protected] Date 1 commande 10/07/N-5 Date 1 commande 25/06/N RÈGLEMENT Par chèque comptant RÈGLEMENT Comptant LIVRAISON Franco de port LIVRAISON Port dû re re Situation professionnelle 1 La tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants 7 Activité 2 Rechercher des nouveaux fournisseurs Afin de satisfaire sa clientèle, TOQUE LUXE doit rechercher des grossistes français en : épicerie fine, produits biologiques, épices, assaisonnements, aides culinaires. Amélie BENITZ vous confie cette tâche et vous laisse des consignes sur votre bureau (ANNEXE 3). Annexe 3 Recherche grossistes • épicerie fine, • produits biologiques, • épices, assaisonnements, aides culinaires. À partir du site internet du Marché de gros de Rungis (Recherche rapide/Offre commerciale) Modèle de tableau pour présentation des résultats de votre recherche Grossistes épicerie fine Grossistes produits biologiques Grossistes épicerie, assaisonnements, aides culinaires 1 - SOCIÉTÉ Adresse Téléphone Site internet Résumé des produits vendus : 2- Les grossistes sélectionnés devront assurer la livraison dans toute la France. 8 Situation professionnelle 1 La tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants Situation professionnelle 2 Le traitement des ordres d’achat, des commandes Savoirs associés Compétences Passer commande à des fournisseurs Certification intermédiaire • Savoirs de gestion et savoirs technologiques - Les différentes procédures d’achat dont l’appel d’offres - La planification des commandes • Savoirs juridiques et économiques - Les biens et les services - Le contrat de vente, de prestation de service T5 - Production, contrôle et codification de documents Résultats attendus Le traitement des ordres d’achat et des commandes est assuré dans le respect des délais impartis. Connaissances Avant de passer commande l’entreprise met plusieurs fournisseurs en concurrence. C’est la procédure d’appel d’offres. Elle comporte plusieurs étapes : 1. rechercher les fournisseurs potentiels du produit ou service souhaité ; 2. définir les critères de choix (prix, délai de livraison, qualité du produit, conditions de vente) ; 3. envoyer un imprimé, une lettre, une télécopie, un mail d’appel d’offres aux fournisseurs potentiels avec le cahier des charges (descriptif des biens et services à fournir) ; 4. analyser les offres reçues des fournisseurs ayant répondu à l’appel d’offres, à partir d’un tableau de comparaison des offres ; 5. choisir le fournisseur le plus adapté et le mieux placé par rapport à la concurrence. Afin de regrouper les commandes à un même fournisseur, le service Achats regroupe les demandes d’achats des différents services. La planification des commandes en est ainsi facilitée. La gestion des approvisionnements est particulièrement importante pour la gestion de la production. La commande est l’ordre donné au fournisseur de fournir un produit ou un service. Cet ordre d’achat peut être passé par téléphone, par courrier ou en ligne. Le bon de commande qu’il soit sous forme papier ou numérique, mentionne obligatoirement : • coordonnées du fournisseur et du client ; • date de la commande ; • articles commandés - quantités - prix unitaire hors taxes de chaque article ; • total HT - TVA - montant TTC de la commande ; • mode de livraison - conditions de règlement. Situation professionnelle 2 Le traitement des ordres d'achat, des commandes 9 Activité 1 Mettre en place un appel d’offres Pour l’organisation des réceptions et banquets, TOQUE LUXE a besoin de renouveler son stock d’assiettes et de verres. Étant donné les quantités importantes dont elle a besoin, le service achats est chargé de mettre en place un appel d’offres auprès de 4 fournisseurs pour : 500 assiettes plates et 500 assiettes à dessert, 800 verres à pied et 600 flûtes à champagne. Amélie BENITZ a commencé à préparer le travail (ANNEXES 1 et 2) et vous demande de l’aider à le terminer à l'aide du tableau comparatif des offres (ANNEXE 3). Annexe 1 Les 4 fournisseurs contactés ont répondu à l’appel d’offres de TOQUE LUXE en renseignant le formulaire mis en place par le service achats sur son espace numérique de travail. Formulaire à remplir Réponse appel d’offres AO 354 TOQUE LUXE - Lyon Formulaire à remplir Réponse appel d’offres AO 354 TOQUE LUXE - Lyon FOURNISSEUR ARTS TABLE DIRECT grossiste-distributeur FOURNISSEUR ROC-VAISSELLE Sarl Adresse 75 quai de la Libération 93140 BONDY Adresse Tél. Fax 01 88 98 XX XX/01 88 98 XX XX ZAC des primeurs 11 rue des Mésanges 52140 LA VILLENEUVE Site internet www.artstable.direct.com Tél. Fax 03 71 21 XX XX/Fax 03 71 22 XX XX Site internet www.roc-vaisselle.com Fourniture 84 lots de 6 assiettes plates rondes blanches verre opaque, soit 504 assiettes, diamètre 270 mm, réf. LUMIN R5674 PU lot HT 28,56 € Assiettes Grain de sable carrées (lots de 6) réf. 861, 230 x 230, prix du lot : 22,75 € HT Assiettes dessert Grain de sable carrées (lots de 6) réf. 352 155 x 155, prix du lot : 16,42 € HT Fourniture 84 lots de 6 assiettes dessert rondes blanches verre opaque, soit 504 assiettes, diamètre 155 mm, réf. LUMIN D1396 PU lot HT 16,95 € Verres à pied court 25 cl FIRST réf. 097 (lots de 12 verres) Prix du lot : 12,63 € HT Fourniture 67 lots de 12 verres à pied SELECT 28 cl PU lot HT 24,36 € Fourniture 100 lots de 6 flûtes à champagne ANGERS 22 cl PU lot HT 19,55 € 10 Flûtes à champagne réf. 991 GLASS (lots de 6 flûtes 17 cl) Prix du lot : 10,75 € HT Livraison Franco de port Livraison France, forfait 75 € Gratuite si commande > 850 € Règlement Par chèque à réception de facture Règlement 30 jours fin de mois Notes Nos produits sont livrés sous emballages résistants afin de garantir un transport sécurisé Contact : Daniel ORTEZ, service commercial pour toute information complémentaire Situation professionnelle 2 Le traitement des ordres d'achat, des commandes Annexe 1 Suite Formulaire à remplir Réponse appel d’offres AO 354 TOQUE LUXE - Lyon Formulaire à remplir Réponse appel d’offres AO 354 TOQUE LUXE - Lyon FOURNISSEUR Société RESTÉQUIPEMENT FOURNISSEUR CHEU SA Adresse 86 boulevard Leclerc 77600 BUSSY-SAINT-MARTIN Adresse 25 avenue des Esquirolles 89000 AUXERRE Tél. Fax 01 65 45 XX XX/Télécopie 01 65 47 XX XX Tél. Fax 03 86 98 XX XX/03 86 97 XX XX Site internet www.restequipement-france.com Site internet www.cheu-restauration.fr Livraison 500 assiettes plates Réf. CYPRE 374 Lot de 10 assiettes 270 mm Le lot 34,92 € HT Assiettes plates MINÉRAL C56 Diamètre 250 mm 3,99 € HT l’unité Livraison 500 assiettes à dessert Réf. CYPRE 140 Lot de 10 assiettes 155 mm Le lot 22,82 € HT Assiettes dessert MINÉRAL D43 Diamètre 117 mm 2,45 € HT l’unité Livraison 800 verres à pied CYPRE (capacité 28 cl) Lot de 10 verres 19,55 € HT Verres pied réf. CLARA 9 Lot de 10 verres capacité 22 cl 15,99 € HT Flûtes champagne réf. REIMS 11 Lot de 12 flûtes 17 cl 18,90 € HT Livraison 600 flûtes à champagne 17 cl POMERA Lot de 10 flûtes 25,82 € HT Livraison Livraison par notre transporteur, forfait 55 € Règlement Comptant Notes Garantie 6 mois Résistantes aux chocs et résistance thermique Livraison Port dû : Commande < 1 500 € = 100 € Commande > 1 500 € = 60 € Règlement Par traite à 60 jours fin de mois Annexe 2 Critères choix fournisseur Assiettes • Assiettes plates, rondes, blanches d’un diamètre minimum de 250 mm • Assiettes à dessert assorties aux assiettes plates d’une dimension de 155 mm au moins • Qualité, solidité • Prix attractif Critères choix Verres à pied • Pied court • Capacité au moins 25 cl • Prix attractif Critères choix Flûtes à champagne • Capacité 17 cl minimum • Forme classique • Bon rapport qualité/prix Situation professionnelle 2 Le traitement des ordres d'achat, des commandes 11 Annexe 3 Tableau comparatif des offres fournisseurs (appel d’offres AO 354) Merci d’effectuer les calculs et compléter le tableau à l’aide des offres des fournisseurs et des critères de choix. Amélie Fournisseurs Assiettes plates Assiettes dessert Verres à pied Flûtes champagne 1 2 3 4 Calcul prix à l’unité Calcul prix à l’unité Calcul prix à l’unité Calcul prix à l’unité e Calcul prix à l’unité e Calcul prix à l’unité e Calcul prix à l’unité e e Calcul prix à l’unité e Calcul prix à l’unité e Calcul prix à l’unité e e Calcul prix à l’unité e Calcul prix à l’unité e Calcul prix à l’unité e Conditions de livraison Conditions de règlement Informations complémentaires CHOIX RETENU 12 Situation professionnelle 2 Le traitement des ordres d'achat, des commandes e Calcul prix à l’unité e Calcul prix à l’unité e Calcul prix à l’unité e Activité 2 Passer commande à des fournisseurs Amélie BENITZ valide les choix des fournisseurs retenus pour l’achat des assiettes et verres. Elle vous demande de préparer les lettres de commande en vous aidant du modèle habituellement utilisé (ANNEXE 4). Annexe 4 Modèle lettre de commande TOQUE LUXE 41 quai des Chartroux 69000 LYON 04 78 62 XX XX Établissements LORIN 13 route de Saint-Étienne 69004 LYON Objet : commande Lyon, le 18 avril N Madame, Monsieur, Suite à notre appel d’offres A0 312, nous avons le plaisir de vous informer que votre établissement a été retenu pour la fourniture des plats de service. Nous vous confirmons donc la commande de : Désignation Référence Quantité Prix unitaire HT Montant HT Saladier 320 blanc ARCO S921 50 8,52 € 426,00 € Plat de service oval SYRUS S154 35 6,10 € 213,50 € Plat de service rond SYRUS S213 40 7,11 € 284,40 € Plateau à fromages REPS R14 15 16,45 € 246,75 € Corbeille à pain PANO P91 50 5,82 € 291,00 € Total HT TVA 19,6 % Total TTC Commande 1 461,65 € 286,48 € 1 748,13 € Conformément à vos conditions de vente, vous nous livrerez cette commande sous quinzaine (port dû à notre charge d’un forfait de 50 €) et nous vous réglerons par traite à 30 jours fin de mois. Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations les meilleures. Amélie BENITZ Responsable achats Situation professionnelle 2 Le traitement des ordres d'achat, des commandes 13 Activité 3 Recenser les demandes d’achat et planifier les commandes Chaque jeudi, le service achats est chargé de trier les demandes d’achat des différents services et de planifier les commandes. Dans un premier temps, vous prenez connaissance des demandes sur la messagerie interne du service (ANNEXE 5). Puis vous passez les commandes urgentes par le biais des formulaires en ligne des fournisseurs (ANNEXES 7 et 8), en tenant compte des procédures pour les commandes (ANNEXE 6). Annexe 5 Messagerie interne service achats TOQUE LUXE Provenance Message Date/heure Service production/pâtisserie 10 kg farine blanche 15 kg sucre poudre 20 gousses vanille Hier 15:55 Service production/chaud 20 paupiettes veau 40 paupiettes dinde 10 chorizos en U 5 saucissons de Lyon pistaché Hier 16:12 Service administratif 2 cartouche encre Laser Jet CLBP360 1 cartouche Laser Fax L200/220 (Urgent car fax en panne) Hier 17:35 Service logistique 50 lots 10 cartons emballage Hier 18:10 Service production/pâtisserie 15 plaques chocolat noir pâtisserie 200 g Aujourd’hui 08:32 Service production/cocktail 3 bocaux cerises eau-de-vie Aujourd’hui 09:14 5 litres rhum blanc Service comptabilité 1 000 enveloppes longues blanches à fenêtres Aujourd’hui 10:30 Service production/chaud Salade verte 3 cagettes Tomates cerises 20 barquettes Aujourd’hui 10:49 Annexe 6 Procédure pour le traitement des commandes par le service achats (extrait) Produits frais Produits surgelés Conserves/épicerie Papeterie Commande en ligne dès récep- Commande par télécopie dans Commande tous les vendredis Commandes groupées une fois tion de la demande d’achat. les 3 jours suivant la réception avant 12 h. par mois (le 15 du mois). de la demande d’achat. Si urgence commande sur le site internet Direct Papeterie pour livraison sous 48 heures. 14 Situation professionnelle 2 Le traitement des ordres d'achat, des commandes Annexe 7 DIRECT PAPETERIE Cartouche d’encre imprimante, télécopieur,… pas cher Livraison 48 h chrono Cartouches encre imprimantes Espace Client CANON Laser jet CXER 126 Laser jet DROI 200 Laser jet CLBP 360 Laser jet CLAP 371 LEXMARK Exjet 9964 Exjet 7732 Exjet 9012 … Accueil Identifiez-vous TOQUE PLUS Achats Catalogue Nos produits artouches d’encre C et toners ournitures F de bureau et multimédia Papier photo Enveloppes Papier impression Quantité PU HT Montant HT 76,25 € 83,80 € 72,95 € 81,15 € 56,93 € 69,30 € 75,95 € Cartouches encre Télécopieur Laser Fax C120/140 Laser Fax L200/220 Laser Fax A200/220 … 66,73 € 71,55 € 83,51 € Enveloppes (Carton 100) Kraft A5 Kraft A4 Blanches A5 Blanches longues à fenêtre Cartes visite … 27,95 € 33,50 € 27,31 € 29,80 € 11,85 € TOTAL HT TVA 19,6 % TOTAL TTC COMMANDE Frais de port 0 € à partir de 49 € d’achat Situation professionnelle 2 Le traitement des ordres d'achat, des commandes 15 Annexe 8 Remplir le formulaire de commande rapide Client Date Commande Adresse de livraison Contact livraison (Nom/Tél) Les prix sont ceux des cours du jour de la commande au marché de Rungis Livraison sous 24 heures 16 Situation professionnelle 2 Le traitement des ordres d'achat, des commandes